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Normas de Confidencialidad y Seguridad
Junio 2007

La ley requiere que el Negociado del
Censo de los Estados Unidos mantenga
confidencial toda la información que
recopila. El Negociado del Censo
toma muy en serio la responsabilidad
de proteger la confidencialidad de
la información que se recopila. Los
respondedores confían en el Negociado
del Censo cada vez que completan una
encuesta o entrevista. Esta confianza en
la confidencialidad es vital para el éxito
de la misión del Negociado del Censo de
recopilar los datos más precisos posibles.
Para cumplir con la ley, el Negociado del
Censo requiere que cada individuo que
trabaje con los materiales confidenciales
del Negociado del Censo lea, entienda
y acepte cumplir con las normas de
confidencialidad y seguridad que se
muestran a continuación.

3) permitir a cualquier otra persona que
no sea un funcionario o empleado
juramentado del Departamento,
negociado o agencia de éste examinar
registros individuales.”
La sección 214 del Código y el Acta
Uniforme de Sentencias del 1984
establece las penalidades por ilegalmente
divulgar o revelar información protegida
bajo el Título 13 con una multa de no más
de $250,000 o encarcelamiento por no
más de 5 años, o ambas.
Para poner en práctica esta ley, todos los
empleados del Negociado del Censo (tanto
temporeros como permanentes) toman
un juramento de mantener confidencial
la información del censo que se recopile
durante su trabajo. La información del
censo incluye:

Por Qué se Protege la Información de
Direcciones

•

El Título 13 del Código de los Estados
Unidos (U. S. C.) explica el trato
confidencial de la información relacionada
con el censo. El Capítulo 1, Sección 9 del
código estipula:

Toda la información en un cuestionario
parcial o totalmente completado, o que
fuera obtenido por una entrevista por
teléfono o en persona.

•

Direcciones individuales mantenidas
por el Negociado del Censo que son
revisadas por coordinadores del
Programa de Actualización Local de
Direcciones Censales (LUCA).

•

Mapas que identifican la localización
de unidades de vivienda y/o
alojamientos de grupo individuales
(“puntos de la estructuras”).

“Ni el Secretario, ni ningún otro oficial
o empleado del Departamento de
Comercio, negociado o agencia de éste, o
coordinadores del censo de los gobiernos
locales pueden, con la excepción provista
en la sección 8 o 16 o el capítulo 10 de
este título…
1) usar la información proporcionada
bajo las provisiones de este título para
otros propósitos que no sean para los
usos estadísticos para los cuales esta
información se suministró, o
2) producir publicaciones donde los datos
provistos por cualquier establecimiento
o individuo bajo este título puedan ser
identificados, o

USCENSUSBUREAU

El Título 13 del U. S. C. no protege la
información general de direcciones tal
como los rangos de direcciones que
pueden estar disponibles en los productos
de mapas digitales (shapefiles) del
Negociado del Censo.
En 1994, el Congreso de los Estados
Unidos enmendó el Capítulo 1 del

Departamento de Comercio de los EE. UU.
Administración de Economía y Estadísticas
Negociado del Censo de los EE. UU.

Helping You Make Informed Decisions

Título 13 para permitir que gobiernos locales
designen a coordinadores para revisar la lista
de direcciones del Negociado del Censo para
su área. Esta enmienda reconoce el papel
importante que desempeñan el conocimiento
local y la participación en crear y actualizar
una lista de direcciones censales precisa y
amplia. Al enmendar este capítulo, el Congreso
reafirmó la naturaleza de confidencialidad de la
información de direcciones.

•

Aunque usted haya firmado
acuerdos de confidencialidad
del Negociado del Censo
anteriormente, estos no cumplirán
con los requisitos del programa
LUCA del Censo Decenal del 2010
de Puerto Rico.

Normas de Seguridad
El Acuerdo de Confidencialidad
Cada gobierno participante deberá designar
a un coordinador primario. El coordinador
primario, todos los revisores y cualquier otra
persona con acceso a materiales de Título 13,
U. S. C. deben entender y firmar el Acuerdo
de Confidencialidad. El Negociado del Censo
considera como coordinador/revisor a todo
individuo que tiene acceso a la información de
direcciones del Negociado del Censo y mapas
que puedan mostrar la localización de unidades
de vivienda y alojamientos de grupo. Por lo
tanto, coordinadores, revisores y cualquier otra
persona con acceso a materiales de Título 13
del programa LUCA del Censo Decenal del 2010
de Puerto Rico tienen que firmar el Acuerdo de
Confidencialidad.
Las firmas en este formulario constituyen un
acuerdo de cada individuo a acatar las normas
de seguridad que se muestran a continuación.
Aunque el acceso a información protegida
por el Título 13 es temporero, el compromiso
de mantener la información confidencial es
permanente.

•

El Negociado del Censo no
entregará los materiales de la lista
de direcciones a los participantes
hasta que no hayamos recibido
un Acuerdo de Confidencialidad
y la Lista de Cotejo para la AutoEvaluación para las Reglas de
Confidencialidad y Seguridad
completados y firmados.

El Negociado del Censo reconoce el hecho de
que la implementación de estas normas puede
variar levemente de un participante a otro.
Independientemente, el resultado tiene que ser
el mismo para cada participante—no divulgar la
información protegida por el título 13, U. S. C.
El coordinador principal acepta la
responsabilidad de proteger y salvaguardar los
materiales de LUCA cubiertos bajo el título 13,
U. S. C. Esto incluye cualquier lista que muestre
direcciones individuales del Negociado del
Censo y cualquier mapa o archivo digital que
muestre la localización individual de unidades
de vivienda y/o alojamientos de grupo (“puntos
de las estructuras”). El coordinador principal
tiene que limitar el acceso a la información de
direcciones del Negociado del Censo sólo a
individuos que hayan firmado el Acuerdo de
Confidencialidad. Los coordinadores, revisores y
cualquier otra persona con acceso a materiales
de Título 13 tienen que firmar el Acuerdo de
Confidencialidad.
Cuando usted lea los requisitos de seguridad
del Negociado del Censo, tenga en mente el
papel importante que desempeña la seguridad
en las responsabilidades generales de cada
coordinador, revisor y cualquier otra persona
con acceso a materiales de Título 13 del
programa LUCA. El Negociado del Censo tiene
que tener su entera cooperación y compromiso
a seguir estas normas. Juntos, mantendremos
confidencial la información que se le ha
confiado al Negociado del Censo por parte del
Congreso y la población en general.

2

Protección de la Información de
Direcciones del Negociado del Censo
El Negociado del Censo llevará a cabo talleres
de adiestramiento que cubrirán todos los
aspectos del programa LUCA. Además,
los talleres le proveerán a los gobiernos
participantes con la oportunidad de revisar
las normas de seguridad y precauciones para
proteger la información de direcciones del
Negociado del Censo contra usos ilegales. El
personal del Negociado del Censo que llevará
a cabo estos talleres le proveerán información
que le ayudará a decidir quién en su
organización necesita tener acceso a la Lista de
Direcciones del Negociado del Censo y revisará
las penalidades criminales y civiles al utilizar
estos datos en forma impropia o ilegal.

Protección de las Copias Impresas de
la Información de Direcciones y Mapas
del Negociado del Censo
•

Mantenga toda la información de
direcciones del Negociado del Censo en un
cuarto cerrado durante horas no laborables.
De ser posible, guarde los materiales
de direcciones del Censo y mapas que
muestren puntos de las estructuras en
escritorios o armarios cerrados con llave.

•

Durante horas laborables, no deje
desatendido los cuartos donde guarda la
información de direcciones del Negociado
del Censo. Cierre con llave el cuarto cada
vez que se vaya.

•

No deje desatendido la información de
direcciones del Negociado del Censo en su
escritorio. Devuelva todos los materiales
de Título 13 a un lugar seguro cuando no
los esté usando.

•

Solamente haga copias de la información
que necesite para completar su tarea. No
deje los materiales desatendidos en la
fotocopiadora mientras hace las copias.
Todos los materiales copiados que tengan
información de Título 13 deben tener la
siguiente declaración:

Visitas al Campo de Trabajo
Para asegurar que los participantes u
organizaciones mantengan una seguridad
adecuada, el Negociado del Censo podrá
realizar visitas al lugar de trabajo para revisar
los procedimientos de seguridad de su gobierno
u organización. El Negociado del Censo se
esforzará por no interrumpir las operaciones de
su oficina. Una visita típica puede incluir una
revisión a:

•

El almacenaje y manejo de la información
de direcciones del Negociado del Censo.

•

Los empleados que tienen acceso a la
información de direcciones del Negociado
del Censo.

•

La seguridad física de las computadoras,
cuartos y edificios donde se almacena la
información de direcciones del Negociado
del Censo.

•

Las instrucciones provistas al personal
sobre la seguridad.

•

Las operaciones de procesamiento de datos
(incluso el uso de contraseñas).

•

El conocimiento de los empleados sobre
sus responsabilidades de proteger la
confidencialidad de las direcciones del
Negociado del Censo.

“Este documento contiene
información, cuya divulgación
está prohibida bajo el Título 13,
U. S. C., y es solamente para uso
oficial del Negociado del Censo.
La divulgación o publicación
ilícita de esta información puede
ser penalizada con una multa o
encarcelamiento (Ley Pública 99474).”
•

Para enviar un facsímile de un documento
que contenga información de direcciones
del Negociado del Censo a una localidad
del Negociado del Censo, asegúrese
que el documento está propiamente
rotulado con la siguiente declaración: “LA
DIVULGACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR
EL TÍTULO 13, U. S. C.”, verifique el
número de teléfono del facsímile antes de
3

•

enviarlo y haga los arreglos para que un
empleado del Negociado del Censo esté
presente en la máquina de facsímile para
recibir el documento y que confirme el
recibo.

•

Incapacite las contraseñas después de tres
intentos no exitosos.

•

No muestre las contraseñas en los
monitores o impresoras.

No divulgue información precisa
o anecdótica de las direcciones o
localizaciones de direcciones del
Negociado del Censo a nadie que no haya
firmado el Acuerdo de Confidencialidad o
que no sea empleado del Negociado del
Censo.

•

Cambie las contraseñas cada 90 días
(con más frecuencia es opcional) o
inmediatamente, si ha sido comprometida.

•

En cuentas nuevas, el usuario debe cambiar
la contraseña asignada a una contraseña
única el primer día en que tenga acceso.

Protección de la Información de
Direcciones y Mapas del Negociado del
Censo en Formato Electrónico
Los sistemas operativos, programas,
aplicaciones y datos relacionados con la revisión
de direcciones del Negociado del Censo tienen
que ser accesibles solamente a coordinadores
y revisores del programa LUCA. Los sistemas
automatizados de procesamiento de datos (ADP)
tienen que limitar el uso de lectura, escritura,
eliminaciones y funciones de ejecución de
aplicaciones en la información de direcciones
del Negociado del Censo.
El sistema ADP tiene que usar rutinas de acceso
que requieran una identificación de usuario y
contraseña conforme a las siguientes normas:

•

Asigne identificaciones de usuario y
contraseñas únicas para coordinadores,
revisores y cualquier otra persona con
acceso a materiales de título 13.

•

Las contraseñas deben consistir en por
lo menos 8 caracteres sin espacios que
consistan en por lo menos una letra
del alfabeto, un número y un carácter
especial ($, *, &). No pueden aparecer en la
contraseña más de 6 caracteres en forma
consecutiva (AAAAAA) y solamente una
vez.

•

Rechace contraseñas que sean iguales a la
identificación de usuario y que se hayan
utilizado en los pasados 6 meses.

•

Codifique las contraseñas.

El sistema de ADP debe mostrar un aviso
como parte del procedimiento de acceso. Las
pantallas de las computadoras deben mostrar la
siguiente declaración:
**AVISO**AVISO**AVISO**
USTED HA ACCESADO UN SISTEMA
DE COMPUTADORAS QUE CONTIENE
INFORMACION DEL GOBIERNO DE
LOS ESTADOS UNIDOS. USO DE ESTA
COMPUTADORA SIN AUTORIZACIÓN O
PARA PROPÓSITOS CUYA AUTORIZACIÓN
NO HA SIDO APROBADA ES UNA
VIOLACIÓN A LA LEY FEDERAL Y PUEDE
SER PENALIZADA CON UNA MULTA O
ENCARCELAMIENTO (LEY PÚBLICA 99-474).
TODO USO PUEDE SER INTERCEPTADO,
OBSERVADO, GRABADO, COPIADO,
AUDITADO, INSPECCIONADO Y DIVULGADO
A OFICIALES DE LA LEY. REPORTE
CUALQUIER SOSPECHA DE VIOLACIONES AL
AGENTE DE SEGURIDAD DE SU AGENCIA.
EL USO DE ESTE SISTEMA INDICA SU
CONSENTIMIENTO A ESTE AVISO. SALGA
DEL SISTEMA INMEDIATAMENTE SI
USTED NO ESTÁ DE ACUERDO CON LAS
CONDICIONES DE ESTE AVISO.
**AVISO**AVISO**AVISO**
Si la información de direcciones del Negociado
del Censo se coloca en un sistema de
computadoras compartido, haga perfiles de
seguridad electrónicos que permitan el acceso
solamente a coordinadores, revisores y
cualquier otra persona con acceso a la
información de direcciones del Negociado del
Censo. Pruebe su sistema de seguridad para
asegurarse que solamente coordinadores y
revisores del programa LUCA accedan la
información de direcciones del Negociado del
Censo.
4

Comprima (ZIP) y utilice contraseñas para
proteger la información de direcciones del
Negociado del Censo.
Cierre con llave todos los cuartos que tienen
computadoras con información de direcciones
de Título 13 y todos los medios electrónicos
asociados durante horas no laborables.
No deje desatendidas durante horas laborables
las computadoras que tienen información de
direcciones del Negociado del Censo. Salga del
sistema de computadoras o cierre con llave el
cuarto cuando se vaya.
Rotule cualquier disco de computadora, CDROM, DVD, cintas magnéticas, cartuchos u otro
medio de almacenaje electrónico que tenga
información de direcciones del Negociado del
Censo con lo siguiente:

“Este documento contiene información,
cuya divulgación está prohibida bajo el
Título 13, U. S. C., y es solamente para
uso oficial del Negociado del Censo.
La divulgación o publicación ilícita de
esta información puede ser penalizada
con una multa o encarcelamiento (Ley
Pública 99-474).”
Si necesita un almacenaje adicional
(“backup”) no envíe las cintas magnéticas,
cartuchos o discos fuera de su lugar de
trabajo. Guarde estos materiales en un lugar
seguro. No mezcle, almacene o almacene
adicionalmente (“backup”) los datos de
LUCA con otros datos.
Limpie los medios magnéticos (cintas
magnéticas, discos o discos duros) que tengan
información de direcciones del Negociado del
Censo antes de reusarlos. Para limpiar estos
medios magnéticos, escriba encima de los
datos de Título 13 tres veces como mínimo
usando un programa comercial de utilidades
de disco o para desmagnetizar o utilizando un
desmagnetizador comercial.
Modifique cualquier programación que usted
desarrolle para mostrar las direcciones del
Negociado del Censo para que rotule cada
página impresa que tenga información de
direcciones del Negociado del Censo con la
siguiente declaración:

“Este documento contiene información,
cuya divulgación está prohibida bajo el
Título 13, U. S. C., y es solamente para
uso oficial del Negociado del Censo.
La divulgación o publicación ilícita de
esta información puede ser penalizada
con una multa o encarcelamiento (Ley
Pública 99-474).”

Devolución de Materiales de Título
13 al Negociado del Censo
Una vez que usted haya completado su revisión
inicial y actualización de los materiales de
LUCA, devuelva sólo esos materiales con
actualizaciones a la Oficina Regional del
Negociado del Censo en Boston. Haga una
copia a las páginas con actualizaciones para
mantenerlas en sus registros. Guarde todos
los materiales de Título 13 que no se hayan
actualizado hasta que reciba los materiales
de información. Mantenga todas las listas de
direcciones y copias en un lugar seguro.
Utilice las siguientes normas para el envío de
los materiales actualizados:

•

Envíe todos los materiales confidenciales
en dos sobres opacos sellados que sean
lo suficientemente fuertes para evitar
que alguien vea o altere los materiales
empacados.

•

Rotule ambos lados del sobre interno o
empaque con el siguiente aviso sobre
divulgación:

LA DIVULGACIÓN ESTÁ PROHIBIDA
BAJO EL TITULO 13, U. S. C.
•

Anote la siguiente dirección en el sobre
externo:
ATTN: Geography
Regional Director
4 Copley Place, Ste. 301
Boston, MA 02117-9108

•

Use compañías de envío que provean
servicios de rastreo de envíos, tales como
el servicio de correo certificado o registrado
del Correo Postal de los Estados Unidos,
FedEx, UPS o cualquier otro servicio similar.
5

Devolución o Destrucción de
Materiales Confidenciales del
Negociado del Censo
Después de concluir el proceso de apelaciones,
todos los materiales de Título 13, U. S. C., las
listas de direcciones y los mapas que muestran
puntos de las estructuras del Negociado
del Censo tienen que ser devueltos o
destruidos de acuerdo con las normas
específicas para devolver o destruir materiales
confidenciales.
Se le requiere al coordinador que verifique la
devolución o destrucción de cualquier material
de Título 13 que quede por devolver o destruir,
tanto impreso como en formato electrónico, que
puede incluir copias, archivos de almacenaje
adicional (“backups”), etc. El coordinador tiene
que firmar y devolver al Negociado del Censo
el formulario “Devolución o Destrucción de
Materiales de Título 13, U. S. C.”. Además,
se requiere que todos los revisores de LUCA
y cualquier otra persona con acceso a los
materiales de Título 13 que firmaron el Acuerdo
de Confidencialidad firmen este formulario al
terminar su participación en el programa LUCA.
Si algún coordinador, revisor o cualquier otra
persona con acceso a materiales de Título 13
salen del programa LUCA antes de éste haber
concluido, se requiere que estas personas
también firmen y escriban la fecha de su salida
del programa LUCA en el formulario.

de información en papel o archivos
electrónicos. Use uno de los siguientes
métodos para destruir materiales
confidenciales del censo:
o

Trituración

o

Descomposición química

o

Pulverización (como molinos a
martillo, picadores, etc.)

o

Crematorios (use solamente
instalaciones aprobadas por la
Agencia Federal de Protección
Ambiental)

o

Limpie los medios magnéticos
(cintas magnéticas, discos y discos
duros) que tengan información de
direcciones del Negociado del Censo
antes de reusarlos. Para limpiar estos
medios magnéticos, escriba encima
de los datos de Título 13 tres veces
como mínimo usando un programa
comercial de utilidades de disco
o utilizando un desmagnetizador
comercial.

o

Limpie los discos (“diskettes”) usando
una cinta imantada suficientemente
grande que cubra toda la superficie
y pásela por encima y por debajo
del disco por lo menos tres veces. Si
la información no ha sido destruida
como se sugiere, dañe el disco de
manera obvia para prevenir su uso en
un lector de discos y deséchelo.

Solamente aquellos individuos que firmaron el
Acuerdo de Confidencialidad están autorizados
a destruir los materiales de Título 13, U. S. C.

•

Nunca deposite materiales confidenciales
del Negociado del Censo en la basura
o recipiente de reciclaje antes de su
destrucción.

•

Almacene estos materiales en un
área segura en un recipiente rotulado
“recipiente para destrucción de
documentos” hasta que sean destruidos.

•

El proceso de destrucción tiene que
evitar el reconocimiento o reconstrucción

Nota: Romper los discos a mano
o enterrar la información en un
vertedero no son métodos aceptables
de desecho antes de la destrucción.
o

D-1675(PR)

Destruya los CD-ROM y DVD usando
un triturador de clase comercial,
capaz de hacerlos inutilizables, o
córtelos con tijeras de una manera
obvia para prevenir su uso en un
lector de discos.

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