Hosptial Staff Data collection

HAvBed Assessment for 2009-H1N1 Influenza Serious Illness

0990Attachment 2 HAvBED User Guide

Hosptial Staff Data collection

OMB: 0990-0344

Document [pdf]
Download: pdf | pdf
HAvBED 
User Guide 

 
  
 
 
 
 
 
 

 

 

 

2

 

 

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

TABLE OF CONTENTS 
TABLE OF CONTENTS ........................................................................................................................................................................... 3 
1.  INTRODUCTION ................................................................................................................................................................................ 5 

1.1 
1.2 

Purpose ............................................................................................................................................................................. 5 
Audience ........................................................................................................................................................................... 5 

2.  ACCESSING HAVBED....................................................................................................................................................................... 6 

2.1 
2.2 
2.3 
2.4 
2.5 

The HAvBED Web Site .................................................................................................................................................... 6 
Requesting an Account ..................................................................................................................................................... 6 
Submitting Your Request ................................................................................................................................................. 9 
Log in to HAvBED ........................................................................................................................................................... 9 
2.4.1  Logging into HAvBED via Dial‐up Connection ................................................................................................ 10 
HAvBED Home Page ..................................................................................................................................................... 10 
2.5.1  User Permissions ‐ Roles & Functions in HAvBED .......................................................................................... 12 

3.  DEFINITIONS AND GENERAL NAVIGATION THROUGH HAVBED............................................................................... 13 

3.1 
3.2 
3.3 

Home Page ...................................................................................................................................................................... 13 
HAvBED Facility Types ................................................................................................................................................. 13 
HAvBED Geographies .................................................................................................................................................... 13 

4.  VIEWING AND UPDATING BED COUNTS & MEDICAL RESOURCE AVAILABILITY ................................................ 14 

4.1 
4.2 
4.3 
4.4 

Viewing Bed Availability and Medical Resource Information ........................................................................................ 14 
4.1.1  View Bed Availability/Medical Resources Page Description ............................................................................. 15 
Updating Bed Availability and Medical Resource Information ...................................................................................... 17 
4.2.1  Available Bed Projection Guidance .................................................................................................................... 19 
Printing Bed Availability................................................................................................................................................ 20 
Refreshing Bed and Medical Resource Availability Information .................................................................................... 20 

5.  VIEWING FACILITIES’ BED AVAILABILITY – SUMMARY REPORTS & MAPS ............................................................. 21 

5.1 

5.2 

5.3 

5.4 

5.5 

Viewing a Summary Report ............................................................................................................................................ 21 
5.1.1  Summary Report Page Description .................................................................................................................... 23 
5.1.2  Bed Count Reporting from Automatic Data Feed .............................................................................................. 24 
Modifying the Summary Report ..................................................................................................................................... 24 
5.2.1  “Modify My Report” Dialog Description .......................................................................................................... 26 
5.2.2  Limit a Report by Geographic Area .................................................................................................................... 27 
5.2.3  Modify the Definition of “Current” Bed Counts ............................................................................................... 28 
5.2.4  Perform a Historical Data Search ....................................................................................................................... 29 
5.2.5  Exporting a Report ............................................................................................................................................. 30 
Viewing Facilities on a Map ........................................................................................................................................... 30 
5.3.1  Identifying Facilities on a Map .......................................................................................................................... 33 
5.3.2  Quick View to Bed Availability .......................................................................................................................... 33 
Modifying the Map ......................................................................................................................................................... 34 
5.4.1  Modify the Geographic Area of the Map ............................................................................................................ 36 
5.4.2  Perform a Historical Data Search ....................................................................................................................... 38 
Viewing a Detailed List of Facilities from Summary Reports and Maps ........................................................................ 39 
5.5.1  Facility List Sorting ........................................................................................................................................... 41 
5.5.2  Viewing Current Data ....................................................................................................................................... 41 
5.5.3  Facility List Paging ............................................................................................................................................ 42 
3

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

5.6 

Printing Reports and Maps ............................................................................................................................................ 42 

6.  STATE AGGREGATE DATA REPORTING (ADR) .................................................................................................................... 43 

6.1 
6.2 

Viewing/Editing Bed Availability and Medical Resource Information for State ADR ................................................... 43 
Modifying My Report to view State ADR ...................................................................................................................... 44 

7.  SITE ADMINISTRATION ............................................................................................................................................................... 47 

7.1 
7.2 

7.3 
7.4 

View Facility Details ....................................................................................................................................................... 47 
Editing Facility Details ................................................................................................................................................... 50 
7.2.1  Editing Phone and Fax Numbers: ...................................................................................................................... 51 
7.2.2  Updating AHA Survey Bed Count Numbers .................................................................................................... 52 
Creating a New Facility .................................................................................................................................................. 53 
7.3.1  Populating Latitude and Longitude ................................................................................................................... 55 
Modifying My Profile (Including Password) ................................................................................................................. 56 

8.  GETTING HELP FOR HAVBED ..................................................................................................................................................... 60 

8.1 
8.2 

Help Menus ‐ Explain This Page & Glossary ................................................................................................................. 60 
System Contact Information ........................................................................................................................................... 62 

9.  TABLES ................................................................................................................................................................................................ 63 

9.1 
9.2 
9.3 
9.4 
9.5 
9.6 

HAvBED Roles/Permissions Matrix .............................................................................................................................. 63 
Facility Type Definitions ................................................................................................................................................ 64 
HAvBED Geography Definitions ................................................................................................................................... 65 
Bed Category Definitions ................................................................................................................................................ 66 
Medical Resource Field Descriptions .............................................................................................................................. 67 
Administrative Functions ............................................................................................................................................... 67 

  

4

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

1. Introduction
The HAvBED system and web site provides a centralized, national view of bed availability for supporting the 
medical response to a Federal, regional, state or local emergency, disaster or disaster training event.  This document 
describes how to use the HAvBED web site to maintain counts of available medical beds and other hospital 
resources, display summary bed count reports for a geographic area (city, state, region or custom‐defined area), and 
maintain facility details. 

1.1 Purpose
This guide describes the HAvBED site, the roles which a user may have when accessing the site, and the navigational 
options available for each role.  It also provides direction for performing various operations while using the site. 

1.2 Audience
The audience for this document includes all the HAvBED users who are authorized to access this site. This user guide 
assumes that the reader/user is familiar with browsing and navigating  web sites. If additional assistance is needed 
with browser settings and other general IT problems please contact your local IT department. 

5

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

2. Accessing HAvBED
2.1 The HAvBED Web Site
The HAvBED web site is accessed at:  https://havbed.hhs.gov .  Access to this system is limited to those individuals 
who have an authorized account (See Section 1.2 above.) 

 
Figure 1 ‐ HAvBED Login Page 

2.2 Requesting an Account
New users will need to request an account from the system administrator using one of two methods:  
•

Method 1: On the login page, click the Account Help link on the left side of the page.  This page provides a 
phone number and email address to contact a system administrator and request a new account (Figure 2).    

6

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

 
Figure 2 ‐ Account Access Request Page 
NOTE: the phone number in the screen print above is for example purposes only. A valid phone number will 
be available in the version of the HAvBED application that you are using.
 
•

Method 2: On the Login page, click “Account Request Form” link.   The following form will appear which 
must be completed and faxed to 202‐619‐7870 or emailed to [email protected] 

7

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

 
Figure 3 ‐ Account Access Request Form 
 
8

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

You will need to provide the System Administrator with the following required information: 
1.

Your first and last name  

2.

A valid email address 

3.

A valid phone number 

4.

Job Title 

5.

Approved By  

6.

The role (Bed Data Display, Bed Data Entry, National/Regional Data Display, Facility Details Editor, Facility 
Creator, Web Service User) and geographies (facility, city, state, etc) you are requesting. For more 
information on permissions (roles and geographies) refer to Section 2.4.1 –User Permissions – Roles and 
Functions in HAvBED. 

2.3 Submitting Your Request
There are two way to submit a request to the System Administrator 
1.

By email at [email protected] 

2.

By Fax at 202‐619‐7870 

After approval of your request, the System Administrator will contact you with login information and instructions.  

2.4 Log in to HAvBED
At the Home page of HAvBED all users are required to login with a username and password.  The system 
administrator will provide a username and password for you after approval of your request for a HAvBED account.  
Enter this information at this login page and click “Log In” to proceed.   
NOTE: Passwords are case sensitive; usernames are not. 

9

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

 
Figure 4 ‐ Logging into HAvBED 
 

2.4.1

Logging into HAvBED via Dial-up Connection

If you are connecting to HAvBED over a dialup connection and have permissions only to update bed counts for a 
single facility, it is important to select the “I am connecting via dialup” checkbox.  This option provides a significant 
performance improvement in viewing and updating of bed counts for the facility that you are authorized to view and 
update.  If you have the ability to view/update bed counts for more than single facility you will not be directed to 
these optimized pages. Instead, you will be directed to the HAvBED Home page as if you were on a standard 
Internet connection.  
For more information on permissions refer to Section 2.4.1: User Permissions – Roles and Functions in HAvBED. 

2.5 HAvBED Home Page
After successfully logging into the web site all users are taken to the Home page.  Each of the links presented in the 
main area of the page can also be found in the menu toolbar at the top of the page.   
NOTE: The links and menu bar options available to the user will vary depending on the permissions assigned to 
the user by the system administrator.   
Figure 5 and Figure 6 depict the differences in options a user has based on permissions. Figure 5 shows the Home 
Page for a user with Bed Data Entry permissions for a single facility.  Figure 6 shows the Home Page for a HAvBED 
administrator. 

10

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

 
Figure 5 ‐ HAvBED Home Page ‐ User Can View Bed Counts in Region I and Region IV 

11

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

 
Figure 6 ‐ HAvBED Home Page – User has Administrator Permissions 

2.5.1

User Permissions - Roles & Functions in HAvBED

The HAvBED web site is designed so that every user of the system has one or more assigned permissions.  A 
permission is made up of a HAvBED role that is associated with a specific HAvBED geography.  
Permission = Role + HAvBED Geography 
The role granted to the user by the HAvBED administrator dictates whether or not the user is permitted to only 
view data or both view and enter / edit data.  Navigation options on HAvBED web pages are specific to the role.   
 
 Table 9.1 lists the roles and the associated capabilities defined for the HAvBED application. 
 
 
   

12

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

3. Definitions and General Navigation through HAvBED
3.1 Home Page
When you log into HAvBED, the first page displayed is the HAvBED Home page.  The Home page lists the 
functionality that is available to the user based on the role that was assigned by the system administrator.  Figure 7 
depicts the content within the HAvBED site.   
 

 
Figure 7 – HAvBED Site Map 

3.2 HAvBED Facility Types 
Bed availability is tracked and reported for a variety of types of facilities.  Table 9.2 provides a list of facility types 
defined for use in HAvBED.  

3.3 HAvBED Geographies
Users can view bed availability and the status of medical facilities at various levels of granularity.  Each level of 
granularity is referred to in HAvBED as a “geography”.  The specific geographies used in HAvBED are facility, city, 
metropolitan (metro) area, county, state, region and national.  The HAvBED geographies are defined in Table 9.3 
 
 
 
 
13

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

4. Viewing and Updating Bed Counts & Medical Resource Availability
4.1 Viewing Bed Availability and Medical Resource Information
1.

Click the “View / Edit Bed Availability” link on the Home page or select “View / Edit Bed Availability” from 
the menu toolbar provided at the top of each page.   
NOTE:  If you have permission to view a single hospital you will be taken directly to the View\Edit Bed 
Availability screen for that hospital (Figure 10). 

 
Figure 8 ‐ HAvBED Home Page ‐ View/Edit Bed Availability Option 
2.

 If you have permission to view/edit more than one facility, select a facility for which bed availability is to be 
viewed by using the + indicators in the geography list on the left side of the page.  By clicking the + symbol 
you can expand the list to drill‐down to facilities. Facility types are identified by the icon adjacent to the 
facility name (the icons are defined in the legend on the same page).  

 
Figure 9 – View/Update Bed Availability – Select Facility 
 
14

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

NOTE: Only System Administrators will be able to see the red circle icons as those are facilities that 
have been disabled.  Non‐administrators will see only the active facilities listed in the geographical 
list.  
 
After selecting the facility, the bed availability for the facility displays (Figure 10).   

 
Figure 10 ‐ View Bed Availability/Medical Resources 
The View Bed Availability/Medical Resources screen displays the facility name and address and information 
described in section 4.1.1 

4.1.1

View Bed Availability/Medical Resources Page Description

This section explains the information provided on the View Bed Availability/Medical Resources page.  You can also 
obtain definitions directly on the HAvBED site by mousing‐over items on the screen (the 24/72 hour forecasts link, 
specific bed categories, and column headings) to view pop‐up information. 
Available Bed Section – This section of the screen provides information about bed availability for the facility. 
•

Facility Last Updated – The date and time the facility bed counts or medical resources were last updated. 

•

Availability As Of: – The point in time availability data was requested. The “Availability As Of…” date 
defaults to the current time unless you chose to view historical data.  For more information about retrieving 
historical data, refer to Section 5.4.2‐Perform a Historical Data Search.  

•

Show 24/72 Hour Forecasts Counts ‐  The Show 24/72 Hour Forecasts link displays two additional columns 
for viewing/editing the projected the number of beds that will be available in the future for a particular bed 
category, as shown in Figure 16. The 24/72 Hour Forecasts are hidden by default. For more information on 
projecting available beds, refer to the following Section: 4.2.1 – Available Bed Projection Guidance. 

 
•

24 hour Beds Available ‐  This value represents an estimate as to how many vacant (staffed, unoccupied) 
beds for each bed category could be made available to accept patients within 24 hours, over and above those 
listed as currently available. 
 
15

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

•

72 hour Beds Available ‐ This value represents an estimate as to how many vacant (staffed, unoccupied) 
beds for each bed category could be made available to accept patients within 72 hours, over and above those 
listed as currently available. 
 

Figure 16 ‐ Edit\View Bed Availability and Medical Resources Page ‐ 24 Hour and 72 Hour Bed Counts 
Displayed 

 
•

Bed Category – List of bed types for the type of facility.  For Example, a Mental Health institution will only 
display the Psychiatric bed type.  For a list of bed category definitions, hover over the bed type in the 
application or refer Table 9.4, Bed Category Definitions. 

•

Current – The current bed count value for the particular bed type. 

•

AHA Survey – The number of beds available in the institution in each bed category based upon the 
institution’s response to the AHA Survey if provided.  
NOTE: Only Facility Details Editors and Administrators have permission to update these fields 

•

Remarks – Comments related the bed count value for a particular bed type. 
 

For Bed Categories refer to Table 9.4 
Resources Section ‐ This section of the screen provides information about medical resources for the facility. 
•

Emergency Department Status/Facility Status ‐ Indication of whether or not the facility or facility’s 
Emergency Department is accepting new patients. Only Hospitals will have “Emergency Department 
Status”.  All other facilities will have “Facility Status.”  Options for this field include No Data Provided, 
Open, or On Divert. 

•

Mass Decontamination Status ‐ The facilities Mass Decontamination status.  Options for this field include 
No Data Provided, Available and Unavailable. 

•

Ventilators ‐ The number of currently unused ventilators available at the facility. 
 

For Medical Resource Categories refer to Table 9.5 

16

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

  
 

4.2 Updating Bed Availability and Medical Resource Information
To update bed availability data and Medical Resource information: 
1.

Click “Edit Availability” in the Options Menu at the upper right hand side of the page (Figure 7).  This 
Options Menu lists all functions that are available to you for this particular facility based on the permissions 
that the System Administrator has assigned to you.   

 
Figure 17‐ Permissions‐based User Options 
After you click the “Edit Availability” option the page displays in Edit mode. 
 
 
 
 
 
 
 
 
17

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

 
2.

Edit Bed Counts or Medical resource Information 
Editing Bed Counts 
Use your mouse or the Tab key to go to the bed count space to be updated.  Enter the number of beds 
available, and continue to update other counts as necessary.  Using the Tab key will tab through the actual 
bed counts, the AHA Survey bed counts (not updatable except by the Facility Details Editor or 
Administrator roles) and then Remarks.  Following remarks, pressing the tab key will move down the list of 
medical resource fields. 

 
Figure 18 ‐ Edit Bed Counts and Medical Resources Information 
If you enter a bed count that is larger than the AHA survey value for that bed category, a warning box will 
appear (Figure 19) asking for confirmation that you indeed want to enter a number of available beds that is 
larger than the survey value.  You can click “Yes, They Are Correct” to confirm and save your counts or 
click “No” to not save and modify the counts you entered. 

 
Figure 19 ‐ Confirm Bed Counts Dialog Box 

18

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

Users can enter current counts for each of these bed categories as well as forecast the number of beds that 
are projected to be available in the immediate future. For more information on projecting 24 and 72 hour bed 
counts refer to Section 4.2.1 
•

24 hr Beds Available: This value represents an  estimate as to how many vacant (staffed, unoccupied) 
beds for each bed category that could be made available to accept patients within 24 hours, over and 
above those listed as currently available. 

•

72 hr Beds Available: This value represents an  estimate as to how many vacant (staffed, unoccupied) 
beds for each bed category that could be made available to accept patients within 72 hours, over and 
above those listed as currently available. 

Because these 24 and 72 hour counts are usually not the primary bed count data of interest, the View/Edit 
Bed Availability page shows these values hidden by default with the option to reveal them by clicking on 
“Show 24 & 72 Hour Forecast Counts”  
NOTE: The Summary Report page shows all bed counts, including 24 and 72 Hour forecasts.  
Editing Medical Resources 
Using the mouse or the tab key select the Medical Resource field you want to update.  Table 9.5 provides a 
list of Medical Resource Fields and options for selection or entry. 
3.

Click “Save Changes” in the Options Menu at the upper right hand side of the page.  The updated 
information will be saved. 

For information on updating the AHA Survey Bed Counts, refer to section 6.2.2. 

4.2.1

Available Bed Projection Guidance

 
To allow planners and responders to evaluate the potential needs and resources required to manage a mass casualty 
incident, a projection of hospital bed availability 24 and 72 hours into the future of an event may be requested at the 
time of hospital notification. It is understood that these numbers represent a “best guess” estimate and that the actual 
number of beds available in 24 and 72 hours will vary from these estimates, based upon the demands of the incident 
as well as the “routine”, non‐incident‐related patient workload. 
 
Such beds could be made available by a number of means including: 
•
Early discharge of patients 
•
Cancellation of elective admissions 
•
Transfer of patients to alternative care sites and facilities, and 
•
Creation and opening of institutional surge beds. 
 
Evidence suggests that anywhere from 15‐25% of a hospital’s bed capacity could be made available by the early 
discharge of patients and cancellation of elective admissions. Furthermore, evidence suggests that an additional 5‐ 
20% of a hospital’s bed capacity could be made available by transfer of stable patients requiring ward‐type care (with 
the exception of oxygen administration) to a non‐hospital alternative care site or facility.  
 

19

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

4.3 Printing Bed Availability
Use the print function in your web browser (e.g., Internet Explorer, Netscape, Firefox, etc.) to print any page that 
you are viewing.   
NOTE: Internet Explorer will split the content of a web page across multiple printed pages, and some 
information on the right side of the page will be cut off. .Printing pages in landscape format may provide 
optimum results. Using Netscape or Firefox to print bed availability pages will ensure that the printed page will 
match the monitor view.  

4.4 Refreshing Bed and Medical Resource Availability Information
When bed counts are updated frequently or more than one user is viewing the facility’s bed counts, clicking the 
“Refresh Bed Counts” option will ensure that all users are viewing the most recent information. 

20

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

5. Viewing Facilities’ Bed Availability – Summary Reports & Maps
The HAvBED Summary Report provides a view of the total number of the various types of facilities and the count of 
available beds and medical resources for those facilities in the selected (and permitted) HAvBED geography.  A 
Summary Report can be generated for cities, metropolitan areas, counties, states, and regions.   
NOTE: Summary Reports are not generated for individual facilities because this view is the same as that shown in 
the ‘Bed Availability’ page for that facility. 

5.1 Viewing a Summary Report
1.

Click the “Summary Report” link on the Home page or select “Summary Report” from the menu at the top 
of the page.  See Figure 20 - Select Summary Report Methods.   

 
Figure 20 ‐ Select Summary Report Methods 
 
 
 

 

 
 
21

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

After selecting Summary Report, the View Summary Report page displays where you can select a 
geography.   
Summary Reports are available for regions, states, metro areas and cities. User permissions determine the 
level of summary report that can viewed.  You must have permissions to view facilities at least at the city 
level to view a summary report.  
NOTE: If you have permission to view only one geography, the summary report for that geography will 
automatically display and you may skip the next step.  For example, if you have only permissions to view 
only the Colorado state data, the Colorado Summary Report will display rather than the View Summary 
Report page.  

 
Figure 21 ‐ View Summary Report ‐ Select Geography 
 
 
 
 
 
 
 
 
22

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

 
2. 

Select the geography that you wish to view by using the + indicators in the geography list on the left side of 
the page.  Click directly on the name of the geography to generate the summary report.  

 
Figure 22 ‐ Summary Report (Colorado) 

5.1.1

Summary Report Page Description

The Summary Report Page (Figure 22) provides the following information: 
•

Search Results for Facilities: – The types of facilities included in the report.  The sample summary report 
depicts a default search.  To modify the search criteria, reference the Section 5.2 – Modifying the Summary 
Report section. 

•

Availability Report As Of: ‐ The point in time summary data was requested. The “Availability As Of…” 
date defaults to the current time unless you chose to view historical data.  For more information about 
retrieving historical data, refer to Section 5.2.4 – Perform a Historical Data Search 

•

Facility Summary: – Provides the total number of facilities of a particular type that exists in the geography 
as well as how many of those facilities have current data, how many are not current and how many have not 
ever been updated.   It also provides the number of facilities in the geography affiliated with NDMS and 
TRICARE. 

23

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

•

Total Available Beds – Aggregates the hospital bed counts for each bed category for the geography.  The 
page provides the Current, Forecasted (24 and 72 hour bed counts) and AHA Survey bed counts.  

•

Facility Status – Provides the number of Open (accepting patients) and On Divert (not accepting patients) 
facilities for the geography. 

•

Mass Decontamination Status  ‐ Provides the number of facilities Available and Unavailable for mass 
decontamination 

•

Ventilators – Provides the number of ventilators that are currently available. 

5.1.2

Bed Count Reporting from Automatic Data Feed

In the example of the bed count list below, notice the bed count of ≥1.  This indicates that some facilities have 
reported that they have at least one available bed in that category, but not the specific value.  In those cases this 
notation is used to indicate that this is the minimum number of beds available in that category.   

 
Figure 23 ‐ Example of non‐specific Bed Count Reporting from an Automatic Data Feed 

5.2 Modifying the Summary Report
Users have the ability to customize a summary report.  For example, users can specify the facility to be contained in 
the report: 
•

Facility Types 

•

NDMS or TRICARE Affiliations 

•

Trauma Center Level 

•

Time Frame (User can modify the definition of “current”) 

•

By Distance from a Selected Point 

•

Historical information  

 
 
 
 
 
 
 
 
24

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

To Modify a Summary Report: 
1.

Click “Modify My Report” in the Options Menu on the top right hand side of the Summary Report page. 

 
Figure 24 ‐ Modify My Report Option – Summary Report 
The “Modify My Report” dialog displays. 

 
Figure 25 ‐ Modify My Report dialog 
2.

Select the criteria for your report: Refer to the next section – “Modify My Report” Dialog Description. 

25

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

3.

Click “Update Report” at the bottom of the “Modify My Map” page to refresh the Summary Report with 
your selected options.  
Once you click “Update Report”, the selected search criteria will appear in a black box at the top of the 
Summary Report.  

 
Figure 26 ‐ Summary Report ‐ Selected Search Criteria 

5.2.1

“Modify My Report” Dialog Description
•

Select Facility Types – The Select Facility Types section enables you to select the specific facility 
types you want included in the report. Check the checkboxes for the facility types that you want 
included in your report.  By default, Hospital, Advanced Alternate Care Site, Basic Alternate Care 
Site, DoD Facility and VA Facility are selected.  Anything that is not checked will not appear on the 
report. 

•

Associations – Associations enables you to limit facilities contained in the report by one of two 
hospital associations – NDMS or TRICARE.  By default, the report will not limit the facilities in the 
report by hospital affiliation. To limit your report to only those facilities with a specific affiliation, 
select the “Display bed availability for facilities with the selected affiliations” button and then 
select either NDMS or TRICARE. 

•

Trauma Centers – Trauma Centers enables you to limit the facilities contained in the report by 
Trauma Level designation.  By default the report’s Trauma Center setting is set to “Any Facility” so 
facilities with all trauma level designation or no trauma level designation are included in the 
report. To limit the report to a specific Trauma Level designation, select the Trauma Level you 
want included from the drop‐down list.  When choosing the Trauma Level, choose the lowest 
Trauma Level you want to include.  For example, if you want to obtain a report with all Trauma 
Centers with a Level II designation, the report will also include Trauma Centers with a Level II 
designation as well as those with a Level I designation.  Options are:  Level I, Level I and II, Level I, 
II and III, Level I, II, III and IV, and Level I, II, III, IV and V. 

26

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

•

Search by Geographic Area – Search by Geographic Area enables you to use a map to select an 
area for facilities you want included in the summary report.  

NOTE:  You must have permissions to view facilities in the area that you select for this feature to work. Refer to 
Section 5.2.1 – Limit a Report by Geographic Area. 

5.2.2

•

Time – Time enables you to do two things – change the definition of what the system defines as 
current so you can differentiate between facilities updated from a time that you select. For more 
information on using this feature, refer to Section 5.2.3 – Modify the Definition of “Current” Bed 
Counts.  It also enables you to retrieve a summary report of a facility (or facilities) in the past.  
Refer to Section 5.2.4 – Perform a Historical Data Search. 

•

Update Report – Once you have selected the report criteria you want to include, click Update 
Report to generate the report. 

•

Reset to Default Settings – The Reset to Default Settings link will reset all of the custom settings 
you selected back to the default settings including setting the date and time back to the current 
date and time of your system. 

•

Cancel This Dialog – The Cancel This Dialog option will close the “Modify My Report” dialog and 
return to the Summary Report page. 

Limit a Report by Geographic Area

Search by Geographic Area enables you to use a map to select an area for facilities you want included in the 
summary report.   
NOTE:  Because permissions are based on geography, you must select an area for which you have permission to view 
or edit facilities. If you select a geographic area on the map that you do not have permission to view a generic map 
of the world will display and will not show facilities. 
1.

Click the Search by Geographic Area checkbox. 

 
Figure 27 ‐ Modify My Report ‐ Geographic Search 
27

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

2.

Click the area on the map.  To zoom to the area you want to select, double‐click (or use the + symbol).  Use 
the – sign to zoom out if you’ve zoomed in too far. 

 
Figure 28  ‐ Search by Geographic Area 
3.

To alter the radius of the geographic search, change the number of miles in the “Find facilities within a X 
mile radius of the selected point”. 

5.2.3

Modify the Definition of “Current” Bed Counts

This option enables you set the time frame within 7 days (default) for how the system displays “current” of “not 
current” data.  For Example, if you set “current” to be four hours, the system will show facilities in the summary 
report as current if an update has been received in the last four hours.  The available options are 4 hours, 8 Hours, 12 
Hours, 1 day, 2 days, 3 days, 4 days, 5 days, 6 days or 7 days. 
In the Time section of the “Modify My Report” dialog box, select an option in the “Facility data is current if updated 
in the past” field. 
 
 
 
 
 
 
 

28

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

5.2.4

Perform a Historical Data Search

To view a report for a date in the past: 
1.

Navigate to the Modify My Report dialog (see Modify a Summary Report steps above for information on 
navigating to the Modify My Report dialog). 

 
Figure 29 ‐ Modify My Report dialog ‐ Get Historical Data Option 
2.

Click the Get Historical Data link at the bottom of the “Modify My Report” section.  You will be prompted 
to enter the date and/or time for which you would like to see results. 

 
Figure 30 ‐ Historical Data Report Date/Time Selection 
3.

Enter the Date using the Calendar Date Picker and enter a specific time.  If no time is entered, the time will 
default to midnight. 

4.

Click View Selected Date.  The Summary Report for the selected date will display.  

NOTE: To cancel the Historical Date Search, click “Cancel This Dialog”. To return to viewing current data for a 
facility or summary report, select “Return to Default Settings”. 
  
29

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

5.2.5

Exporting a Report

Summary reports can be exported to Microsoft Excel format to permit additional analyses.  To export a summary 
report: 
1.

In the Options Menu, click the “Export My Report” selection. You will be presented with a file download 
window asking whether you would like to open the report in spreadsheet format or save your data as an 
Excel file.   

2.

Click Open or Save. 
•

Clicking Save will prompt you to select a location for the file. 

•

Clicking Open will open the file in spreadsheet format.   

NOTE: If you are using Firefox or Netscape, the browser will prompt you to select the application in which you 
want to open the file. The Export My Report feature requires that Microsoft Office 2000 or later version. 

5.3 Viewing Facilities on a Map
As an alternative to viewing information about selected facilities in a summary report, a user may choose to have the 
data displayed graphically on a map showing the facilities.   
NOTE: In viewing maps for a state, some border hospitals, because of the granularity of the map when zoomed 
out, may appear to be outside of their actual state.  As you zoom in, the location of the facility will be located 
on the map correctly.   
The HAvBED system uses Google Maps to provide its mapping capabilities. Maps may be slightly outdated as 
map data is dependent on the update schedule determined by Google. 
To view facilities on a map: 
1.

Click the “Display Map” link on the Home page or select “Display Map” from the “Reports & Maps” menu 
toolbar at the top of the page.  From the Summary Report, you can also click the “Display Map” link in the 
Options Menu at the top right. 

 
Figure 31 ‐ HAvBED Home Page ‐ Display Map Option 

30

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

NOTE: If you navigate to the map from the Summary Report, the map will automatically display without 
selecting a geography.  If you access the map from the Home Page, the View Map page will display.   
If you have permissions for a single region or lower, you will be taken directly to the highest level 
geography for which you have permissions.  For example, if you have permissions only for Region VIII, you 
will be taken directly to Region VIII where you can drill down to states, cities, counties, metro areas and 
facilities only in Region VIII.  If you have permissions only for Colorado, you will be taken directly to 
Colorado on the Nav tree where you can select only cities, counties, metro areas and facilities only in 
Colorado. 

 
Figure 32 ‐ View Map ‐ Geography Selection

2.

Select the geography that you wish to view by using the + indicators in the geography list on the left side of 
the page.

3.

Click directly on the name of the geography to display the map.  

31

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

 
Figure 33 ‐ Summary Map ‐ Metropolitan Area (Denver, Colorado) 
NOTE: The legend at the bottom of the map indicates the facility types represented by the icons on the map.  
The status of the facility is represented by the color of the facility icon: 
•

Green icon indicates that the facility is currently open and has available beds. 

•

Red icon indicates that the facility is not currently able to accept patients. 

•

Dark grey icon indicates that there is no current data for the facility’s status. 

To pan (move) the map: 
Click somewhere on the map with the left mouse button, hold the mouse button down, and move the mouse 
(and map) to the desired location.  You can also us the Pan arrows located on the top left corner of the map. 
To Zoom in on an Area: 
Left double‐click on a point on the map.  Alternatively, click a specific marker (or click the + symbol to move 
the marker up) on the vertical ladder on the top left corner of the map.  

32

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

 
Figure 34 ‐ Zoom In/Zoom Out Ladder 
To Zoom out of an area: 
Right double click a point on the map.  Alternatively, click a specific marker (or click the –symbol to move 
the marker down) on the vertical ladder on the left side of the map.   

5.3.1

Identifying Facilities on a Map

To identify a facility quickly on a map, move your mouse indicator over the top of a facility symbol, and a text box 
will appear that provides the name of the facility.    

5.3.2

Quick View to Bed Availability

To get a quick view of the bed availability data for a particular facility, move your mouse indicator over the top of a 
facility symbol and click your left mouse button.  A balloon will appear on the map with the current status of the 
facility, medical resource information and bed availability data.  The balloon will also display the last date and time 
that bed data was updated.  You can also click the “Click for more detail…” link to view the bed availability data 
report for that facility. 

 
Figure 35 ‐ Quick Bed/Resource Availability View 
33

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

5.4 Modifying the Map
As in the Summary Report, users can customize the data displayed in the map.  Users can specify the facilities that 
display on a map based upon: 
•

Facility types 

•

NDMS and TRICARE Affiliations 

•

Trauma center level 

•

Time frame (user can modify the definition of “current”) 

•

By Distance from a selected point 

•

Historical information for a past date 

To Modify the Map: 
1.

Navigate to the “Modify My Map” section from the Home page or from the Options Menu. 

 
Figure 36 ‐ Modify My Report Option ‐ Map 

34

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

2.

Click the “Modify My Map” in the Options Menu on the top right hand side of the page to open the Modify 
My Map Dialog. 

 
Figure 37 ‐ Modify My Map Dialog 
3.

Select the criteria for your report.  For more information on these selections refer to Step 2 in Modify a 
Summary Report in Section 5.2 – Modifying the Summary Report.  

4.

Click “Update Report” at the bottom of the Modify My Map dialog to refresh the map with your selected 
options. 

To cancel modifying the map, click “Cancel This Dialog”. To return to viewing current facility or summary 
report information, click “Reset to Default Settings”. 
 

35

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

Once you click the “Update Report” the map displays according to the criteria you selected.  The Search 
Results summary lists the criteria you selected.  

 
Figure 38 – Map ‐ Selected Search Criteria 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5.4.1

Modify the Geographic Area of the Map

Search by Geographic Area enables you to modify the geographic area in which you want to view selected facilities 
on a map.   
36

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

NOTE:  Because permissions are based on geography, you must select an area for which you have permission to view 
or edit facilities. If you select a geographic area on the map that you do not have permission to view a generic map 
of the world will display and will not show facilities. 
1.

Click the Search by Geographic Area checkbox. 

 
Figure 39 ‐ Modify My Map ‐ Geographic Search 
2.

Click the area on the map.  To zoom to the area you want to select, double‐click (or use the + symbol).  
Use the – sign to zoom out if you’ve zoomed in too far. 

 
Figure 40 ‐ Search by Geographic Area 
37

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

3.

5.4.2

To alter the radius of the geographic search, change the number of miles in the “Find facilities within a 
X mile radius of the selected point”. 

Perform a Historical Data Search

To view map detail for a date in the past: 
1.

Navigate to the Modify My Map option. 

 
Figure 41 ‐ Modify My Map Dialog ‐ Get Historical Data Option 
2.

Click the “Get Historical Data” link at the bottom of the “Modify My Report” section.  You will be prompted 
to enter the date and/or time for which you would like to see results. 

 
Figure 42 ‐ Historical Data Report Date/Time Selection 
3.

Enter the Date using the Calendar Date Picker and enter a specific time.  If not time is entered, the time will 
default to midnight. 

4.

Click View Selected Date.  The map for the selected date (and other selected criteria) will display.   

To cancel the historical search, select “Cancel This Dialog” in the Modify My Map Dialog. To return to viewing 
current facility or summary report information, click “Reset to Default Settings”. 
 

38

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

5.5 Viewing a Detailed List of Facilities from Summary Reports and Maps
Users can view a complete list of facilities that are contained in a Summary Report or on a Map.   
To view a facilities list: 
Select an option to display the Facility List via either the Summary Report or Map pages: 
•

From the Summary Report view, click the “List Facilities in Summary Report” link in the Options Menu on 
the upper right hand section of the page. 

•

From the Map view, click the ”List Facilities on Map” link in the Options Menu on the upper right hand 
section of the page.  

 
Figure 43 ‐ Display Facilities List Option 
 
 
 
39

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

 
 
Once the Facility List displays, you can view the list of facilities.  The first column displays the facility type icon 
as well as the facilities that are affiliated with NDMS  
NOTE:  To obtain quick information about what exists on this page, mouse over the column heading. 

 
Figure 44 ‐ Facility List 

40

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

5.5.1

Facility List Sorting

The facilities list is sortable. By default, the Facilities list displays facilities by Name in ascending order.  The default 
sort for each column varies: 
•

Facility Name – Default sort will sort the facilities alphabetically in ascending order.  If you click this once 
without having selected another column first, the sort will change to descending. 

•

Bed Type Columns – Default sort (first click on column) will sort the facilities with the highest number of 
the particular bed type first. 

•

Ventilators – Default sort (first click on column) will list the facilities with the highest number of 
ventilators first. 

•

Last Update – Default sort (first click on column) will list the facilities with the most recent updates first. 

•

Emergency Department Status – Default sort (first click on column) will list the facilities that have an ED 
status of Open first, followed by Closed and then No Data. 

•

Mass Decontamination Status – Default sort will list the facilities with Available Status first, followed by 
Not Available and then No Data. 

•

Trauma Level – Default sort will the facilities with Trauma Level 1 first, followed by Trauma Level 2, etc.  
Facilities without a trauma level designation will be listed last. 

NOTE:  Arrow direction     will always pointing in the direction of the higher value. Facility Type and 
Association columns are not sortable. 

5.5.2

Viewing Current Data

Age of data is reflected by the color of the facility name text: 
•

Green text indicates that the facility has current updates.  
NOTE:  the definition of current can be modified as described in the Modify My Report (Summary Report) 
and Modify My Map sections.  By default, current information is defined as facility bed counts or medical 
resources have been updated with the last week (7 days). 

•

Blue text indicates that the facility has received updates that are older than the threshold defined as 
current. For example, by default facilities that were updated eight days ago would appear blue.  If the 
“Current” threshold was set for 4 hours, facilities that were updated five hours ago would appear blue. 

•

Black text indicates that the facility has not provided updated information. 

 
 
 
 
 
 
 

41

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

Figure 45 shows a Facilities List that has current updates.  The Denver Health Medical Center facility displays as 
green because it has been updated in the last 4 hours.  

 
Figure 45 ‐ Colorado Facilities List 
To change the definition of “Current”, refer to Section 5.2.3 – Modify the Definition of “Current” Bed Counts. 

5.5.3

Facility List Paging

If the facility list is long and spans multiple pages, use the Page Navigation on the top right of the page (or bottom 
right) to access other pages of the list.  See Figure 45. 

5.6 Printing Reports and Maps
Use the print function in your web browser (e.g., Internet Explorer, Netscape, Firefox, etc.) to print any page that you 
are viewing.  
 
 
 
 
 
 
 

42

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

6. State Aggregate Data Reporting (ADR)
State Aggregate Data Reporting permits States to update bed counts for their entire State. The State ADR method and 
facility type is independent from the data that is reported in facilities located within the State.  Data will not be 
reported in the State ADR if data is has already been reported in State (individual hospital reporting, either through 
the manual or automated method).  
The State ADR method of reporting may be used if one of the following situations has occurred. 
•

A State does not have a database system that automatically sends data to the HAvBED web site 

•

A State has a database system but the connection to the HAvBED web site is not establish or is 
malfunctioning 

6.1 Viewing/Editing Bed Availability and Medical Resource Information for State ADR
If you have permission to view/edit more than one facility, select a facility for which bed availability is to be viewed 
by using the + indicators in the geography list on the left side of the page.  By clicking the + symbol you can expand 
the list to drill‐down to facilities. Facility types are identified by the icon adjacent to the facility name (the icons are 
defined in the legend on the same page).  
Note:  When using State ADR method to update bed availability and medical resources, Mass Decontamination 
Status and Emergency Department Status/Facility Status will not be included in the report.  The fields will be No 
Data Provided.  Please refer to Table 9.5 
Please refer to Chapter 4 for an in depth overview of viewing and updating facilities. 

 
Figure 46 – View/Update Bed Availability State ADR 
43

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

6.2 Modifying My Report to view State ADR
1.

Click the “Summary Report” link on the Home page or select “Summary Report” from the menu at the top 
of the page.      

 
Figure 47 ‐ Select Summary Report Methods 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
44

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

2.

Select the state for which you want to view the summary report for from the geography list on the left side 
of the page by mousing over the desired State ADR and left clicking. 

3.

Click on Modify My Report 

 
 

 
Figure 48 – Modifying Summary Report for State ADR 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

45

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

4.

When the Modify My Report dialog box appears select the State Aggregate Data Reporting (ADR) from the 
Facility Types list.   

5.

Select Update Report to close the dialog bog. 

 
Figure 49 – Dialog Box for State ADR 
 
6.

The resulting view will be the summary report for your desired State ADR 

 
Figure 50 – State ADR Summary Report 
46

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

7. Site Administration
 Users with the role of System Administrator have full access to all functions within the HAvBED web site.  System 
Administrators are responsible for creating and modifying facilities, creating and managing user profiles on the site, 
and assigning role and geography permissions to users.  This section describes each of the functions that 
administrators can perform as well as the few administrative functions that non‐Administrators can perform.   Figure 
51 lists the possible administrative options: 

 
Figure 51 ‐ Administrative Options 
Table 9.6 Administrative Functions list all of the administrative functions and who might have access to perform 
these functions: 

7.1 View Facility Details
The facility details page provides comprehensive information about a selected facility.  Facility details include the 
facility’s address, phone and fax numbers, AHA identifier (if the facility is a hospital), contact information for an 
individual at the facility, latitude and longitude values, and hours of operation for the facility  Any user that has 
permissions to view bed availability for a geography can also view details for any facility within that geography.   
There are several methods to access the Facility Details page – the Home Page, the View/Edit Bed Availability Page 
and the Facilities List.  Figure 52 shows a sample View Facility Details page. 

47

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

 
Figure 52 ‐ View Facility Details Page 
•

Method 1: Access Facility Details Via the Home Page 
Click the “Facility Details” link on the Home page or select “Facility Details” from the “Administration” menu 
provided at the top of each page.  The Facility Details page will display where you will use the geography 
navigation tree to select a facility. 

 
Figure 53 ‐ Facility Details Option 
48

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

•

Method 2: Access Facility Details Via the View/Edit Bed Availability Page 
From the bed availability page or map of a selected individual facility, click on “View Facility Details” in the 
Options Menu in the upper right hand corner of the page.  This will display details for that facility. 

 
Figure 54 ‐ View Facility Details Option 
•

Method 3: Access Facility Details Via the Facilities List 
1.

From a Summary Report select List Facilities in Summary Report or from the Map select Display Facility 
List.  The list of facilities will display.   

 
Figure 55 ‐ Facilities List ‐ View Facility Details 
2.

Click a facility name.  The View Bed Availability page displays. 

3.

On the View Bed Availability Page, click View Facility Details.

49

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

7.2 Editing Facility Details
The Facility Details section provides key information about facilities including Trauma Level, Address, contact 
information, etc. Only System Administrators and users with the “Facility Data Editor” permission are able to edit 
details for facilities.   

 
Figure 56 ‐ Edit Facility Details Page 
1.

To edit a Facility, access a facility using one of the following methods described in the previous section ‐ 7.1 –
View Facility Details. 
50

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

2.

Edit the specific fields of interest.  
•

Name – Unique name for the facility. 

•

Trauma Level – Trauma Level of the facility, if applicable. 

•

Facility Status – Indicates the facility status. Options include Active, Inactive and Decommissioned. 
o

Active ‐ an institution or patient care site that is fully functional for the delivery of acute patient 
care in the designated category and whose status and bed availability number are reported in 
HAvBED. 

o

Inactive ‐ an institution or patient care site that does not provide acute patient care, but which 
could be made an active site through the addition of appropriate personnel, supplies and 
equipment.  Inactive facility status and bed availability are not reported in HAvBED. 

o

Decommissioned ‐ an institution or patient care site that is no longer physically available and 
which cannot be made active for the delivery of patient care. Decommissioned facility status and 
bed availability are not reported in HAvBED. 

•

Contact Name\Contact Email – Contact for the facility. 

•

Facility Type – Indicates the type of facility.  

•

AHA Number – Indicates the AHA identification number for hospitals (only) listed in the American 
o Hospital Association survey database. 
Address – Indicates the facility of the address.  
NOTE: The mapping features relies on an accurate address provided in this field and uses Zip Code first to 
map the facility. If the address is inaccurate (especially Zip Code), the facility will not appear in the 
appropriate latitude and longitude on the map. 
Latitude/Longitude – The latitude and longitude fields should be populated or entered during facility 
creation. However, if you update the address you will need to update the Latitude and Longitude. If you 
want to update the latitude and longitude based on the address, click the Lookup Latitude and Longitude 
link. For more information on updating Latitude and Longitude, refer to Section 7.3.1. 
Affiliations – Indicates the facility’s NDMS or TRICARE affiliation. 
Hours of Operation – Indicates the hours during which the facility is open. 

•

•

•

•

7.2.1

Editing Phone and Fax Numbers:

Phone / fax numbers are added, deleted and modified individually.  To edit phone and fax numbers: 
1.

Click “Add a Phone/Fax” or “Edit” in the “Phone and Fax Numbers” box, as appropriate 

2.

 Once you have made your additions/changes, click “Update”. 

3.

Once all edits on the “Edit Facilities Details” page have been made, click “Save Changes.” 

 
 
 
 
 
 

51

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

7.2.2

Updating AHA Survey Bed Count Numbers

If you edit facility details AND you have the ability to update bed counts, you will be able to edit AHA Survey Bed 
Counts.  
NOTE: AHA Survey Bed Counts will not change very frequently.  
To Update AHA Survey Bed Counts: 
1.

Access the Edit Bed Availability Page (Figure 57) 

 
Figure 57 ‐ Update AHA Survey Counts 
From the Home page:   
a.

Select View/Update Bed Availability. 

b.

If your permissions are for only one hospital, you will be taken directly to that facility’s 
summary page.  If you have permissions for more that one hospital. Use the Geography Tree 
to select the desired facility to update the AHA bed counts. 

52

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

c.

Click Edit Bed Availability in the Options menu on right side of the page.  The Edit Bed 
Availability page displays.  

 
From the Facility Details page 
a.

Select View Bed Availability. 

b.

Select Edit Bed Availability.  The Edit Bed Availability page displays for the selected facility. () 

2.

Click in the appropriate bed category field for the AHA Survey bed count you want to update. 

3.

Enter the bed count value. 

4.

Click “Save Changes”. 

7.3 Creating a New Facility
One of the features of HAvBED is the ability to create a new facility at any time.  The most likely scenario is a mass 
casualty event that requires the use of a public building, facility of convenience, tent or other structure as an alternate 
care site to provide medical care for patients.   Once such a facility is created in HAvBED, this facility will 
automatically appear in all HAvBED views and reports.  System Administrators as well as users with the “Facility 
Creator” permission can define such a facility by clicking on the “Create Facility” link from the Main Display.   
NOTE: Administrators can create any type of facility whereas Facility Creators can create alternate care sites 
only.   
1.

Click the “Create New Facility” link on the Home page or select “Create New Facility” from the 
“Administration” menu toolbar provided at the top of each page.   This will take you to a form for entry of 
data for the new facility.   

53

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

 
Figure 58 ‐ Create New Facility 
2.

Complete as many fields as possible.  At a minimum, you must complete the required fields (as indicated by 
a red asterisk (*)). For more information on the fields on this screen refer to Section 7.2 – Editing Facility 
Details. For more information on populating latitude and longitude, refer to the next section (7.3.1) 

3.

When creating a new facility, it is important to accurately define the status of the facility (Active, Inactive, 
and Decommissioned). Definitions of the three valid values for Facility Status are: 

a.

 Active ‐ an institution or patient care site that is fully functional for the delivery of acute patient 
care in the designated category and whose status and bed availability number are reported in 
HAvBED. 
54

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

4.

b.

Inactive ‐ an institution or patient care site that does not provide acute patient care, but which 
could be made an active site through the addition of appropriate personnel, supplies and 
equipment. Inactive facility status and bed availability are not reported in HAvBED. 

c.

Decommissioned ‐ an institution or patient care site that is no longer physically available and 
which cannot be made active for the delivery of patient care. Decommissioned facility status and 
bed availability are not reported in HAvBED. 

 After entering all information for the facility you are adding, click “Save New Facility” in the Options Menu 
in the upper right hand corner of the page. This will save the new facility information and the facility will 
immediately added and available for use in the geographic list on the left side of each page. 

7.3.1

Populating Latitude and Longitude

It is necessary to populate the required latitude and longitude fields for HAvBED to properly map the 
facility.  If you do not have the latitude and longitude values readily available, click on the “Look up 
Latitude/Longitude” link after entering the other address information.  This link uses Google Maps to look 
up these values based on the entered address.  These values can be directly entered from Google’s map 
window into the HAvBED Latitude and Longitude fields by clicking “OK” on the popup window. 

 
Figure 59 ‐ Lookup Latitude and Longitude (Google Maps) 
NOTE:  If the facility does not display in the appropriate location on the map, verify the address and zip code. 

55

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

7.4 Modifying My Profile (Including Password)
All users can maintain their own account information and password through the “My Profile” option. 
1.

Select the “My Profile” option from the top menu toolbar or Home page option. 

 
Figure 60 ‐ Modifying My Profile 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
56

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

2.

Click the appropriate link in the “Options” box for the desired action.   
To change a password, select “Change Password”.  To change your address, phone number, etc., click “Edit 
My Profile”  

 
Figure 61 ‐ My Profile Options 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
57

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

To change your password: 
a.

Verify your current password 

b.

Enter your new password twice.  
NOTE: Passwords must be at least seven characters long and contain at least one character that is 
not a letter or a number (#, !, *.are three examples). Also, Passwords are case sensitive 
Example Password: XYZ123!  

c.

Click “Update Password”.  When your new password is successfully saved, you will be returned to 
the My Profile page.  

NOTE: a warning will be displayed if the password fields do not match when resetting the password.  
Be sure the password is entered correctly in both fields.  Also, passwords must be at least 7 characters 
long and contain at least 1 non‐alphanumeric character. 

 
Figure 62 – My Profile – Change Password 
 
 
 
 
 
 
 
 
58

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

To update your profile (phone number, etc.): 
a.

Click the “Edit My Profile” link. 

b.

Select the tab that contains the information you want to update.  You will NOT be able to update 
your HAvBED permissions. If you desire to change to your permissions, you must contact the 
System Administrator using the Help menu at the top and then selecting “Contact Us”. 

c.

Once you have completed your updates, click “Save Changes” in the Options Menu at the top right 
and you will be taken back to the My Profile page. 

 
Figure 63 ‐ Edit My Profile Page 
 
 
 
 
 
59

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

8. Getting Help for HAvBED
8.1 Help Menus - Explain This Page & Glossary
Users can get more information about and assistance for HAvBED in the Help menu toolbar at the top of the page.   

 
Figure 64 ‐ HAvBED Home Page ‐ Help Menu Options 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
60

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

 
Three items are available in the Help menu:  
•

Contact Us – Provides information for users to contact System Administrators with questions, issues, 
feedback, comments, etc.   

•

Explain This Page – Provides a context‐sensitive explanation of the current page that you are viewing.  
This information will open in a new window to avoid navigation away from what you are working on in 
HAvBED.   

 
Figure 65 ‐ Explain This Page ‐ Help Page for Bed View\Edit Bed Availability 
•

HAvBED Glossary ‐ Defines terms that are used throughout all pages of the HAvBED site, including bed 
count definitions, emergency department status, bed categories and resources. 

 
 
 
 
 
 
 

61

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

8.2 System Contact Information
Administrators are responsible for maintaining HAvBED system information, including administrator contact 
information (phone and email), user account contact information (phone and email) for users that require account 
assistance, and HAvBED version information.   

 
Figure 66 – System Contact Information 

62

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

9. Tables
9.1 HAvBED Roles/Permissions Matrix
Role 

Role Description 

Update Bed 
Availability 

Update 
Facility 
Contact / 
Location  

Add New 
Facility – 
Any Type 

Add 
Alternate 
Care Site 
Facility 

Retrieve / 
View Bed 
Availability 
& 
Summaries 

Add/ 
Change 
User Info 

 

 

 

 

 

X 

 

X 

 

 

 

X 

 

Can only display bed 
availability & 
summaries for any 
geography.   

 

 

 

 

X 

 

Facility 
Details Editor 

Can edit contact and 
location information 
for an existing facility 
within specified 
geographies.   

 

X 

 

 

X 

 

Facility 
Creator 

Can add new 
facilities and edit 
contact and location 
information only for 
those facilities.   

 

X 

 

X 

X 

 

Web Service 
User 

Automated data feed 
to update bed counts. 

X 

 

 

 

 

 

Bed Data 
Display 

Can only display bed 
availability & 
summaries for 
specified geographies 

Bed Data 
Entry 

Can update bed 
counts for specified 
geographies 

National  
Data Display  

NOTE: The Web Service User role is used for system‐to‐system communication and is reserved for systems that are 
providing automatic feeds of bed count information into the HAvBED application. The Web Service Role and 
specific instructions for pushing data automatically to the HAvBED are not discussed in this document. For more 
information, please refer to the HAvBED Web Service Guide. HAvBED System Administrators assign roles for each 
user based on the user’s needs and then match each role to a HAvBED geography. 
 
63

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

9.2 Facility Type Definitions
Hospital 

Civilian facilities that routinely provide inpatient medical care. 

Basic Alternate Care Site 

A non‐traditional location for limited, basic health care comparable to hospital 
inpatient ward care that has been specifically created to deal with a specific event or 
disaster. 

Advanced Alternate Care 
Site 

Same as “Basic Alternate Care Site”, but as a result of advanced staffing, equipment, 
and infrastructure, a more robust level of care is able to be provided. 

DoD Facility 

A hospital owned and operated by the military. 

VA Facility 

A hospital owned and operated by the Veteran’s Administration 

Clinic 

A location where routine ambulatory healthcare is provided. 

Federal Medical Station 

A pre‐packaged alternate care site developed by the Department of Health and 
Human Services that can be transported and established in a structure of convenience  

Hospital Vessel 

Vessels of the US Navy that are specifically utilized for  the provision of healthcare 

Mental Health Institution 

A facility dedicated to the inpatient treatment of mental illness. 

Nursing Home 

An extended care facility usually with the capability to provide basic level healthcare 

Quarantine Station 

A non‐traditional location that has been designated to hold individuals who require a 
period of quarantine 

Shelter 

A traditional or non‐traditional facility which has been designated to provide food and 
shelter 

 
NOTE: The terms “Alternate Care Site” and “Alternate Care Facility” refer to the same type of facility and are used 
interchangeably throughout the HAvBED application and supporting HAvBED documentation. 
 
 
 
 
 
64

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

9.3 HAvBED Geography Definitions
Facility: 

An individual institution that is used in most cases as a medical facility.  This may be a 
permanent or temporary facility.  Types of facilities include: hospital, basic alternate care site, 
advanced alternate care site, clinic, federal medical station, nursing Home / extended care site, 
DoD facility, hospital vessel (e.g., ships), quarantine station, shelter, and mental health 
institution. 

City: 

An urban area, town, village, borough or hamlet that has within its’ borders a hospital or other 
medical facility. 

Metropolitan 
(Metro) Area:   

A large population center consisting of a large metropolis and its adjacent zone of influence or 
support, or of more than one closely adjoining neighboring cities and their zone of influence or 
support.  One or more large cities may serve as its hub or hubs, and the metropolitan area is 
normally named after either the largest or most important city within it.  Metropolitan areas 
may be defined by a HAvBED administrator and may consist of any combination of cities and 
counties, usually geographically contiguous.  Several metropolitan areas have been defined as a 
part of initial development. 

 

County: 

A sub‐unit of regional self‐government within a sovereign jurisdiction, such as a state.  

State: 

The 50 states within the United States of America as well as Washington, D.C, Puerto Rico and 
the Virgin Islands. 

Region:   
 

There are three categories of regions: FEMA/ NDMS/ PHS Federal Regions, CDC Federal 
Regions, and East / West. 

FEMA/ 
NDMS/ PHS 
Federal 
Regions: 

Region I:  MA, ME, NH, CT, RI, VT (Massachusetts, Maine, New Hampshire, Rhode Island, 
Vermont, Connecticut) 
Region II:  NY, NJ, (New Jersey, New York) 
Region III:  DC, DE, MD, PA, VA, WV (Washington DC, Delaware, Maryland, Pennsylvania, 
Virginia, West Virginia) 
Region IV:  AL, FL, GA, KY, MS, NC, SC, TN (Alabama, Florida, Georgia, Kentucky, 
Mississippi, North Carolina, South Carolina, Tennessee) 
Region V:  IL, IN, MN, WI, MI, OH (Illinois, Indiana, Michigan, Minnesota, Ohio and 
Wisconsin) 
Region VI:  AR, LA, OK, NM, TX (Arkansas, Louisiana, New Mexico, Oklahoma and Texas) 
Region VII:  IA, KS, MO, NE (Iowa, Kansas, Missouri, Nebraska) 
Region VIII:  CO, MT, UT, WY, ND, SD (Colorado, Montana, Utah, Wyoming, North Dakota, 
South Dakota) 
Region IX:  AZ, CA, HI, NV (Arizona, California, Hawaii and Nevada) 
Region X: AK, WA, OR, ID (Alaska, Idaho, Oregon, Washington) 

CDC Federal 
Regions: 
 

New England:  Connecticut, Maine, Massachusetts, New Hampshire, Rhode Island, Vermont 
Mid‐Atlantic:  New Jersey, New York, Pennsylvania 
East North Central:  Wisconsin, Michigan, Illinois, Indiana, Ohio 
West North Central:  Minnesota, North Dakota, South Dakota, Iowa, Missouri, Nebraska, 
65

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

Kansas 
South Atlantic:  Florida, Georgia, North Carolina, South Carolina, Virginia, West Virginia, 
Maryland, Delaware, District of Columbia 
East South Central:  Tennessee, Alabama, Mississippi, Kentucky 
West South Central:  Texas, Louisiana, Oklahoma, Arkansas 
Mountain:  Montana, Idaho, Wyoming, Colorado, Utah, Nevada, Arizona, New Mexico 
Pacific:  Washington, Oregon, California, Alaska, Hawaii 

East/ West 
Regions: 
 

East:  All states east of the Mississippi River: 
Wisconsin, Illinois, Michigan, Indiana, Ohio, Kentucky, Tennessee, Alabama, Mississippi, 
Florida, Georgia, South Carolina, North Carolina, Virginia, West Virginia, Maryland, Delaware, 
New Jersey, New York, Pennsylvania, New Hampshire, Rhode Island, Massachusetts, 
Vermont, Maine, Connecticut, District of Columbia 
West:  All states west of the Mississippi River: 
Minnesota, Iowa, Missouri, Arkansas, Louisiana, Texas, Oklahoma, Kansas, Nebraska, South 
Dakota, North Dakota, Montana, Idaho, Wyoming, Colorado, New Mexico, Arizona, Utah, 
Nevada, Washington, Oregon, California, Alaska, Hawaii 

National: 

The entire 50 states that comprise the United States of America and Washington, D.C, Puerto 
Rico and the Virgin Islands. 

9.4 Bed Category Definitions
Adult Intensive 
Care (ICU) 

Beds that can support critically ill/injured patients, including ventilator support 

Medical/Surgical 

Also thought of as “Ward” beds 

Burn 

Thought of as Burn ICU beds either approved by the American Burn Association or self‐
designated.  (These beds are NOT to be included in other ICU bed counts.) 

Pediatric ICU 

As for Adult ICU, but for patients 17 years and younger 

Pediatrics 

“Ward Medical/Surgical” beds for patients 17 and younger 

Psychiatric 

“Ward” beds on a closed/locked psychiatric unit or ward beds where a patient will be 
attended by a sitter. 

Negative 
Pressure/Isolation 

Beds provided with negative airflow, providing respiratory isolation.  NOTE: This value 
may represent available beds included in the counts of other bed categories. 

Operating Rooms: 

An operating room that is equipped and staffed and could be made available for patient 
care in a short period of time 

 
 
 
 

66

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5

9.5 Medical Resource Field Descriptions
Medical Resource Field 

Description 

Options 

Emergency Department 
Status/Facility Status (*) 

Provides information about whether 
or not the facility or facility’s 
Emergency Department is accepting 
new patients.  Only Hospitals will 
have Emergency Department Status. 
All other facilities will have a Facility 
Status. 

• No Data Provided 

Provides information about the 
facility’s Mass Decontamination 
status.  

• No Data Provided 

Provides the number of ventilators 
available at the facility. 

• Any number 

Mass Decontamination 
Status (*) 

Ventilators Available 

 

• Open 
• On Divert 

• Available 
• Unavailable 

(*) Not included in State Aggregate Data Reporting  

9.6 Administrative Functions
Administrative Function 

Roles with Access 

Facility Details 

Some non‐administrative users with Facility Details Editor Role and System 
Administrators 

Create New Facilities 

Some non‐administrative users with Facility Creator Role and System Administrators 

Manage Users 

System Administrators Only 

My Profile 

All users will have the ability to update his or her own contact information and 
password. 

Define Metro Areas 

System Administrators Only 

Edit System Information  System Administrators Only 
Notify Facilities 

System Administrators Only 

67

Last Modified On: August 22, 2008
Version .5


File Typeapplication/pdf
AuthorSolomon Freeman
File Modified2008-08-22
File Created2008-08-22

© 2024 OMB.report | Privacy Policy