Neighborhood Networks Management and Tracking Data Collection Instruments

Collection Forms 

 Strategic Tracking and Reporting Tool and Item Justification 

Purpose/Usage: 
This screen directs the user to the appropriate login screen. 

Description/Function: 
Separate links to login screens exist both in the center of the screen and in the left navigation bar for center users, HUD 
Coordinators, and HUD staff. 

1

Center Users Login Screen

Purpose/Usage: 
This screen takes the user to the principal login screen. 

Description/Function: 
The user can select to “create a new center profile”, “request a login account”, or login directly into the online Web tool.  
The user must create a new center profile before requesting a login account for the Web site. 

2

 Create A New Center Profile 

Purpose/Usage: 
This screen allows centers that are not listed in the center name drop‐down list to request a profile for their center. 

Description/Function: 
After filling in all of the relevant contact and property information, the user clicks the “submit” button at the bottom of 
the menu.  This sends the request for a new profile to the Neighborhood Networks database specialist.    

3

 Create A New Center Profile (Continued) 

See description above. 

4

 Create A New Center Profile (Continued) 

See description above. 

5

 Center Login Creation 

Purpose/Usage: 
This screen allows centers to log into the portal. 

Description/Function: 
This is the initial login screen for the center user, where they enter their center’s credentials and log into the portal. 

6

Portal Welcome Site

Purpose/Usage: 
This screen welcomes the centers to their customized portal and lists the tools available to them. 

Description/Function: 
This page lists all of the portal’s tools and resources available to the center. 

7

 Calendar Of Events 

Purpose/Usage: 
This screen allows centers to advertise center events, which populates the Calendar of Events on the Neighborhood 
Networks Web page. 

Description/Function: 
This is a Web site page for centers to submit and organize their planned events. 

8

Center Activity

Purpose/Usage: 
This tool allows centers to inform their HUD Coordinator of center activities and ongoing events.  It functions as a 
weekly/monthly "report" to let HUD Coordinators know what's going on. 

Description/Function: 
This page allows the centers to inform their HUD Coordinators about center events. 

9

Modify Existing Center Profile

Purpose/Usage: 
This screen allows centers to access their profile and update contact information. 

Description/Function: 
This page allows the center staff to submit updates to their center’s existing profile. 

10

 Modify Existing Center Profile (Continued) 

Online form continued. 

11

 Modify Existing Center Profile (Continued) 

Online form continued. 

12

 Center Website Creation 

Purpose/Usage: 
This screen allows center staff to create a Web site specifically for their center. 

Description/Function: 
This page allows the center staff to create or update a Web site for their location by using the provided templates or 
HTML. 

13

 Center Website Creation (Continued) 

Online form continued. 

14

 Center Website Creation (Continued) 

Online form continued. 

15

 Center Website Creation (Continued) 

Online form continued. 

16

 Center Website Creation (Continued) 

Online form continued. 

17

 Center Website Creation (Continued) 

Online form continued. 

18

 Strategic Tracking and Reporting Tool and Item Justification 

Purpose/Usage: 
This screen welcomes users to the START database. 

Description/Function: 
This page provides a brief description of how to use the START database. 

19

 Strategic Tracking and Reporting Tool and Item Justification  (Continued) 

See description above. 

20

 Introduction 

Purpose/Usage: 
This page suggests phases to be followed when creating a START business plan. 

Description/Function: 
This page divides the business plan process into four distinct phases.  Links are provided to a .PDF of the START 
workbook, a general description of business plans, and information about “goals, activities, and outcomes”. 

21

 Business Plan Timeframe 

Purpose/Usage: 
This page allows the user to pick the appropriate fiscal year for the business plan. 

Description/Function: 
The user selects the fiscal year from the drop‐down list and clicks on “next” to advance to the next screen. 

22

 Mission Statement 

Purpose/Usage: 
This screen allows the user to enter the center’s mission statement. 

Description/Function: 
- The user clicks on the “SAVE” button to save* entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

The center’s mission statement is entered into the START business plan via the text box.  Information typed into a text 
box will be lost after moving to a new screen, if “save” is not clicked.  This holds true for all subsequent screens with text 
boxes. 

23

 Benefits to Stakeholders 

Purpose/Usage:   
- This page allows the user to enter text that describes benefits the center will provide to various stakeholders. 

Description/Function: 
- Separate text boxes are available for users to enter a description of benefits provided to the following groups:  
Owners/Managers, Residents, Local Community/Employers & Other Stakeholders. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save the entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

24

 Benefits to Stakeholders (Continued) 

See description above. 

25

 Identify Community Resources 

Purpose/Usage: 
- This screen allows the user to identify community resources that can assist with center operations. 

Description/Function: 
- The user clicks on the “Click to Add an Institution” button and a pop‐up window appears. 
- Once all community resources are entered, the user clicks on “NEXT” to advance to the next screen. 

26

 Identify Community Resources (Continued) 

See description above. 

27

 Community Asset Pop‐Up* 

Purpose/Usage: 
- This screen allows the user to enter community institutions that may assist with center operations. 

Description/Function: 
- Users enter the name of the institution and then select the type of institution and the resource provided from 
drop‐down lists. 
- The user clicks on “Save” to save the data. 
- The user clicks on “Close” to return to the Identify Community Resources page.  

* This functionality is consistent across all pop‐ups, so it will only be described here. 

28

 Staffing Resources 

Purpose/Usage:   
- This screen allows the user to list staff members that support the center. 

Description/Function: 
- The user clicks on “Click to Add a Staff Member,” which produces pop‐up window. 
- The user fills out information on pop‐up, save and close. 
- The user clicks on “NEXT” to advance to the next screen. 

29

 Staffing Resources (Continued) 

See description above. 

30

 Who Are You Going to Serve? 

Purpose/Usage: 
- This screen allows the user to determine the population that the center will serve. 

Description/Function: 
- Users click in the check boxes to indicate center users.  
- The user clicks on the “SAVE” button to save the entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

31

 Property/Center – Demographic Reporting Tool 

Purpose/Usage: 
- This screen allows users to record center user demographics. 

Description/Function: 
- Users fill in the demographic information for the center users. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save the entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

32

 Property/Center – Demographic Reporting Tool (Continued) 

See description above. 

33

 Property/Center – Demographic Reporting Tool (Continued) 

See description above. 

34

 Identify Residents’ Interests 

Purpose/Usage: 
- This screen provides information that helps determine the types of services most beneficial to the center users. 

Description/Function: 
- This screen provides links to a .PDF document that describes how to conduct a resident interest survey. 
- Users click “NEXT” to proceed to the next screen. 

35

 Identify Residents’ Interests  

Purpose/Usage:   
- This document gives the user a hard copy to distribute to residents. 

Description/Function: 
- This .PDF document allows the user to print out copies and distribute it to residents for submission. 

36

 Expense Budgeting Worksheet 

Purpose/Usage: 
- This screen helps centers prepare a list of expenses to determine budget needs. 

Description/Function: 
- Users enter dollar amounts for appropriate categories in the “Startup” column. 
- The system automatically populates the amounts for the following years based on the rate of inflation the user 
selects from the drop‐down list. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save the entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

37

 Expense Budgeting Worksheet (Continued) 

See description above. 

38

 Expense Budgeting Worksheet (Continued) 

See description above. 

39

 Expense Budgeting Worksheet (Continued) 

See description above. 

40

 Expense Budgeting Worksheet (Continued) 

See description above. 

41

 Expense Budgeting Worksheet (Continued) 

See description above. 

42

 Sources of Funding Worksheet 

Purpose/Usage: 
- This screen establishes the amounts of funding available to the center, and helps uncover deficits. 

Description/Function: 
- Users input amounts of funding that will be contributed from various sources. 
- The source of funding is indicated at the top of the screen via check boxes. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save the entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

43

 Sources of Funding Worksheet (Continued) 

See description above. 

44

 Fundraising Goals 

Purpose/Usage: 
- This screen encourages the user to establish goals, outcomes, and activities related to fundraising. 
- This screen represents the last part of data necessary to complete the business plan. 

Description/Function: 
- Users click on the “Click to Add Goal” link to access a pop‐up screen allowing them to add information about 
goals related to fundraising. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save the entry. 

45

 Fundraising Goals (Continued) 

Purpose/Usage: 
This screen allows users to enter goals and timelines to support successful goal completion. 

Description/Function: 
This “pop up” box appears for the user to enter goal information. 

46

 Space Requirements 

Purpose/Usage: 
- This screen collects information on the physical infrastructure of the center, and gathers dates for activities 
required to “make the space work”. 

Description/Function: 
- Users enter a description of the center’s physical infrastructure in the text box. 
- Users also have the opportunity to schedule dates, via a pop‐up calendar, for physical modifications needed. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save the entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

47

 Equipping Your Center 

Purpose/Usage: 
- This screen assists the user in determining the center’s equipment needs. 

Description/Function: 
- The user enters the square footage of the center in the first text box; the number of computers that the center 
can support (based on 20 sq. ft./computer) is automatically calculated in the second text box. 
- The remaining text boxes gather information on computers needed, computers available, and the plan for 
acquiring additional resources. 
- The bottom section of the screen provides pop‐up calendars that assists the center to schedule obtaining and 
testing of new equipment, as well as implementation of a security plan (the presence of which will be indicated 
by a radio button). 
- The user clicks on the “SAVE” button to save the entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

48

 Equipping Your Center (Continued) 

See description above. 

49

 Accessibility Plan 

Purpose/Usage: 
- This screen encourages the user to consider users with disabilities when planning the center. 

Description/Function: 
- The user indicates if a plan to accommodate center users with disabilities is in place via radio buttons. 
- The user enters dates relating to accessibility in the first two boxes with help of a pop‐up calendar, which is 
accessed by clicking on the icon to the right of the text box. 
- Pop‐up containing information, which pertains to ADA requirements, is accessed by clicking on “Click here”. 
- A third text box allows users to enter the details of their accessibility plan. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save the entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

50

 Center Operations Timeline 

Purpose/Usage: 
- This screen establishes a schedule of required tasks to ready the center for operation. 

Description/Function: 
- The system automatically populates dates for the first four items in this list if they were entered in subsequent 
pages. If the dates are not entered, the corresponding fields are blank. 
- A pop‐up window, accessed by clicking the icon to the right of the text box assists users in establishing dates for 
the remaining items in the list. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save the entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

51

 Management Timeline 

Purpose/Usage: 
- This screen establishes a timeline for overall center management tasks. 

Description/Function: 
- Users indicate their answers to the questions on the screen via radio buttons.  
- Pop‐up windows with calendar information to assist in choosing dates are accessed by clicking the icon to the 
right of the text boxes. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

52

 Management Timeline (Continued) 

See description above. 

53

 Organizational Goals 

Purpose/Usage: 
- This screen allows the user to enter goals for their organization. 

Description/Function: 
- Users click on “Click to Add Goal” to access the pop‐up utility allowing them to add organizational goals to their 
business plan. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

54

 Organizational Goals (Continued) 

See description above. 

55

 Management and Governance 

Purpose/Usage: 
- This screen captures information on the management infrastructure and governance of the center. 

Description/Usage: 
- Users utilize the provided text boxes to enter descriptions of the management infrastructure and governance 
policies of their center. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

56

Resident Survey Summary

Purpose/Usage: 
This Web page allows the user to submit all of their resident survey information online. 

Description/Function: 
- This helps the user compile accurate and up‐to‐date information about center residents. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

57

Appendix B: Resident Survey Summary (Continued) 

See description above. 

58

 Program Planning 

Purpose/Usage: 
- The purpose of this screen is to allow the user to design the right programs for their center. The “level of 
interest” column is automatically populated based on survey results from the previous screen shot. 

Description/Function: 
- The user clicks the radio buttons to indicate which programs are being offered. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

59

 Program Planning (Continued) 

See description above. 

60

 Annual Program Objectives 

Purpose/Usage: 
- This screen captures statistics for program objectives. These proposed statistics are later compared against 
actual results in the assessment. 

Description/Function: 
- The user enters totals in each space where applicable. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

61

 Annual Program Objectives (Continued) 

See description above. 

62

 Goals, Activities, and Outcomes 

Purpose/Usage: 
- This screen allows the user to establish goals, activities, and outcomes for their center. 

Description/Function: 
- Sample goals, activities, and outcomes are provided. 
- The user clicks on the “Click to Add Goal” link to access the pop‐up utility, which allows the addition of new 
goals, activities, and outcomes. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

63

 Goals, Activities, and Outcomes (Continued) 

Purpose/Usage: 
- This screen displays the pop‐up utility for the users to enter a goal, activity, or outcome. 

Description/Function: 
- Users may enter as many goals, activities, or outcomes as is necessary for their center. 

64

 Program Calendar 

Purpose/Usage:   
- This screen allows the user to enter daily center programs or events, and generate a printed calendar that can 
be displayed for center users. 

Description/Function: 
- Users click on the date in each square on the calendar that provides access to the “daily scheduler” pop‐up. The 
“daily scheduler” allows the user to enter an event/program for that particular day, as well as view events that 
are already scheduled. 
- Clicking on the name of the month at the top of the calendar displays all events scheduled for that month via a 
pop‐up window. 
- Navigation is accomplished one month at a time, backwards and forwards, via the << >> buttons. 
- A help screen is accessible by clicking on “Click here” at the top of the page. 
- A print utility is provided to allow the user to print a copy of the calendar for display at the center. 
- The user clicks “NEXT” to proceed to the next screen. 

65

 Marketing Plan 

Purpose/Usage: 
- This page establishes goals, activities, and outcomes for internal marketing. 

Description/Function: 
- Users click the “Click to Add Goal” link to access the pop‐up utility. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

66

 National Partnership Resources 

Purpose/Usage:   
- This page provides contact information for Neighborhood Networks staff that can assist with national 
partnerships. Also, a link is provided to the partnerships section of the Neighborhood Networks Web site. 

Description/Function: 
- Users click on the link for “Neighborhood Networks National Partners” to go to the partnership section of the 
Neighborhood Networks Web site where they can find more information on partnership resources. 
- Users click “NEXT” to proceed to the next screen. 

67

 Partnership Profile 

Purpose/Usage: 
- This screen allows the user to select community resources that can function as partners for the center. 

Description/Function: 
- Users click on the link labeled “Click here” to access a pop‐up window containing “Six Tips for Building a 
Successful Partnership.” 
- Users select partners from the drop‐down list, and then enter contact information in to the corresponding pop‐
up box. 
- Users edit previously entered partner information by clicking on that partner’s name in the list. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

68

 Partnership Tracking Log 

Purpose/Usage: 
- This screen helps the center staff keep track of interactions with partners. 

Description/Function: 
- After selecting a partner from the drop‐down list, a pop‐up window is activated to capture the details of the 
interaction (date, responsible staff person, and notes). 
- Previously established entries are edited by clicking on the “action” name from the list. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

69

 Funding Commitments 

Purpose/Usage: 
- This page tracks resources and funding commitments from partners. 

Description/Function: 
- Users click on the name of the partner to open a pop‐up window. The pop‐up allows users to select the type of 
institution and resource provided from a drop‐down list. Users enter the dollar amount of funds (or in‐kind 
value) of donations from partners, if applicable. 
- The user clicks on the “SAVE” button to save entry. 
- The user clicks on the “NEXT” button to move to the next screen. 

70

 Preview Business Plan 

Purpose/Usage: 
- This screen allows the user to review data that was submitted to the HUD Coordinator. 

Description/Function: 
- Users access this screen to view their submitted business plans. 
- Next, users await approval/denial of their START business plan by their HUD Coordinator.

71

 Save Business Plan Report 

Purpose/Usage: 
- This screen explains the minimum requirements to complete and save a START business plan. 

Description/Function: 
- This Web site is purely informational.  The user clicks on the link labeled “required forms” for a pop‐up window 
that lists the forms necessary to establish a complete business plan. 

72

 Existing Business Plan Report 

Purpose/Usage: 
- This page displays existing business plans, and shows their approval status, timeframe, submission date, and 
review date. 

Description/Function: 
- There are no entries required by the user on this screen.  It is purely informational. 
- Users view the data in the business plans that have been submitted by clicking on the link(s) in the “Creation 
Date” column. 

73

 (Preview) Existing Business Plan Report (Continued) 

Purpose/Usage: 
- This page displays existing business plans, and indicates their approval status, timeframe, submission date, and 
review date. 

Description/Function: 
- Users preview their latest business plan, view comments from HUD Coordinators, and can print it for their 
convenience. 

74

 View/Edit Existing Assessment 

Purpose/Usage: 
- This page displays existing assessments, and indicates their fiscal year, creation date, submission date, 
completion date, and review date. 

Description/Function: 
- User preview their latest assessment and can print it by clicking on any assessment link in the creation date 
column. 

75

 View/Edit Existing Assessment (Continued) 

See description above. 

76

 View/Edit Existing Assessment (Continued) 

See description above. 

77

 View/Edit Existing Assessment (Continued) 

See description above. 

78

 View/Edit Existing Assessment (Continued) 

See description above. 

79

 View/Edit Existing Assessment (Continued) 

See description above. 

80

See description above. 

81

 Send E‐Mail Message 

Purpose/Usage: 
- This screen allows the user to contact a Neighborhood Networks specialist for assistance with START. 

Description/Function: 
- Users click on the link in the left navigation bar labeled “Send E‐mail Message” to access the e‐mail utility. A 
pop‐up window provides a text box that allows the user to type a message for the Neighborhood Networks 
specialist. 
- The “To” section of the e‐mail is automatically populated by the system, as is the “Subject” of the message. 
- Users may add additional recipients to the message by entering their e‐mail address (es) in the “cc” field. 

82

 Send E‐Mail Message (Continued) 

See description above. 

83

 Send E‐Mail Message (Continued) 

See description above. 

84

 Center User Management 

Purpose/Usage: 
This tool allows center administrators to create or update new center user logins. 

Description/Function: 
This tool allows the center to add or delete authorized users to their Web site portal. 

85

Classification Tool and Item Justification

Purpose/Usage: 
This screen displays the center’s present classification status. 

Description/Function: 
The user can view the requirements to advance to the next classification. 

86

Promotion Requirements 

Purpose/Usage: 
This screen displays to the center the requirements for each level of classification. 

Description/Function: 
The user can view the requirements for each level of classification. 

87

Level Three Classification (Must Qualify) 

Purpose/Usage: 
This screen displays the form for requesting advancement to Model classification. 

Description/Function: 
This screen displays only after a center has attained Certified classification.  After the center staff has 
filled the Model classification requirements, they may submit this request.  This form is “submitted” by 
clicking on the “submit” button at the end of the form. 

When the “submit” button is activated it e‐mails the HUD Coordinator to review their request for 
advancement to Model classification. 

88

 Level Three Classification (Must Qualify) (Continued) 

Online form continued. 

89

 Level Three Classification (Must Qualify) (Continued) 

Online form continued. 

90

Electronic Postcard Contact Information Update and Item Justification

Justification: The items to be collected from the postcard will assist HUD in maintaining accurate and 
up‐to‐date information about Neighborhood Networks centers. The request for multiple methods of 
contact will help to ensure that center staff members receive appropriate resources and 
announcements. Regular verification of these items is the first step in addressing HUD's need for more 
complete knowledge of the centers and the residents served.  

91

Electronic Postcard Telephone Follow-up Script and Item Justification

Section A
Hello.  I am calling from HUD’s Neighborhood Networks Initiative. Neighborhood Networks is committed 
to maintaining accurate and up‐to‐date information about Neighborhood Networks centers to ensure 
that all important resources and announcements are received.  We normally ask Neighborhood 
Networks centers to provide updates via e‐mail.  Did you receive an e‐mail requesting an update of your 
contact information? 

If Yes: Great.  We only call those centers that don’t respond.  If you don’t mind, can you provide your 
updates to me over the phone right now?  Next time, you can simply reply to the e‐mail. (Go to Section 
B.) 

If No:  I apologize for that.  We will be sure to send you an electronic request next time.  (Go to Section 
B.)   

Section B 
Do you have two minutes to verify your Neighborhood Networks center’s contact information? 

If No:  Okay.  Is there a better time when I can call you back?  _____________  Thank you for your time. 
(End of call.) 

If Yes:  Thank you.  I have your center name listed as _____________________.  Is this correct? 

I have your center address listed as _______________________.  Is this correct? 

I have your center contact person listed as ____________________.  Is this correct? 

I have your center phone number listed as __________________.  Is this correct? 

I have your center fax number listed as _________________.  Is this correct? 

I have your center e‐mail address listed as _______________.  Is this correct? 

Thank you very much for your time.  If you have any questions about Neighborhood Networks, feel free 
to call the Neighborhood Networks Information Center at (888) 312‐2743. (End of call.) 

Justification: The items to be collected from the telephone follow‐up call will assist HUD in maintaining 
accurate and up‐to‐date information about Neighborhood Networks centers. The request for multiple 
methods of contact will help to ensure that center staff members receive appropriate resources and 
announcements. Regular verification of these items is the first step in addressing HUD's need for more 
complete knowledge of the centers and the residents served.  

92