Privacy Threshold Analysis (PTA)

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 1 of 8 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
This form is used to determine whether 
a Privacy Impact Assessment is required. 

Please use the attached form to determine whether a Privacy Impact Assessment (PIA) is required under 
the E‐Government Act of 2002 and the Homeland Security Act of 2002.   
Please complete this form and send it to your component Privacy Office.  If you do not have a component 
Privacy Office, please send the PTA to the DHS Privacy Office: 

Rebecca J. Richards 
Director of Privacy Compliance 
The Privacy Office 
U.S. Department of Homeland Security 
Washington, DC 20528 
Tel: 703‐235‐0780 

[email protected] 

Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form. If a PIA is required, the DHS Privacy Office 
will send you a copy of the Official Privacy Impact Assessment Guide and accompanying Template to 
complete and return. 
A copy of the Guide and Template is available on the DHS Privacy Office website, www.dhs.gov/privacy, 
on DHSOnline and directly from the DHS Privacy Office via email: [email protected], phone: 703‐235‐0780. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 2 of 8 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office. 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form  
and may request additional information. 
SUMMARY INFORMATION 

DATE submitted for review: August 1, 2009 
NAME of Project: Interoperable Emergency Communications Grant Program (IECGP) 

Name of Component: Federal Emergency Managment Agency 

Name of Project Manager: Paul Belkin 

Email for Project Manager: [email protected]  

Phone number for Project Manager: 202‐786‐9771 

TYPE of Project: 

  Information Technology and/or System ∗

  A Notice of Proposed Rule Making or a Final Rule. 

    Other:  FEMA  is  seeking  OMB  clearance  for  FEMAʹs  Interoperable  Emergency 
Communications Grant Program (IECGP). 

∗

The E‐Government Act of 2002 defines these terms by reference to the definition sections of Titles 40 and 
44 of the United States Code. The following is a summary of those definitions: 
•“Information  Technology”  means  any  equipment  or  interconnected  system  or  subsystem  of 
equipment,  used  in  the  automatic  acquisition,  storage,  manipulation,  management,  movement, 
control,  display,  switching,  interchange,  transmission,  or  reception  of  data  or  information.  See  40 
U.S.C. § 11101(6). 
•“Information System” means a discrete set of information resources organized for the collection, 
processing, maintenance, use, sharing, dissemination, or disposition of information. See: 44. U.S.C. § 
3502(8). 
Note,  for  purposes  of  this  form,  there  is  no  distinction  made  between  national  security  systems  or 
technologies/systems  managed  by  contractors.  All  technologies/systems  should  be  initially  reviewed 
for potential privacy impact.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 3 of 8 
SPECIFIC QUESTIONS 
1.

Describe the project and its purpose: 
In  partnership  with  the  Department  of  Homeland  Security  (DHS)  Office  of  Emergency 
Communications  (OEC),  the  Interoperable  Emergency  Communications  Grant  Program 
(IECGP) is mandated by Section 1809 of the Homeland Security Act of 2002 (6 U.S.C. §579), as 
amended  by  Section  301(a),  Title  III  of  the  Implementing  Recommendations  of  the  9/11 
Commission Act of 2007 (P.L. 110‐053), which states the Secretary shall establish the IECGP 
to make grants to States to carry out initiatives to improve local, tribal, statewide, regional, 
national  and,  where  appropriate,  international  interoperable  emergency  communications, 
including  communications  in  collective  response  to  natural  disasters,  acts  of  terrorism,  and 
other man‐made disasters. 
FEMA  and  OEC  officials with  subject  matter  expertise  will  evaluate  and  select  applications 
for  those  applicants  that  have  complied  with  all  administrative  and  programmatic  grant 
requirements, as determined by FEMA.  

2.

Status of Project: 
 This is a new development effort. 
 This is an existing project. 
Date first developed: 2008 
Date last updated: August 1, 2009 
FEMA is seeking Office of Management & Budget (OMB) clearance for the IECGP. 

3.

Could the project relate in any way to an individual?1 
 No. Please skip ahead to the next question. 
 Yes. Please provide a general description, below. 
The  type  of  information  that  may  be  collected  and/or  retained  are  the  names  of 
organizational  Point(s)  of  Contact,  organizational  address,  organizational  email  addresses, 
and additional contact information 

4.
1

Do you collect, process, or retain information on: (Please check all that apply) 

Projects can relate to individuals in a number of ways. For example, a project may include a camera for 
the purpose of watching a physical location. Individuals may walk past the camera and images of those 
individuals may be recorded. Projects could also relate to individuals in more subtle ways. For example, a 
project  that  is  focused  on  detecting  radioactivity  levels  may  be  sensitive  enough  to  detect  whether  an 
individual received chemotherapy.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 4 of 8 
 DHS Employees 
 Contractors working on behalf of DHS 
 The Public 
 The System does not contain any such information.  
5.

Do you use or collect Social Security Numbers (SSNs)? (This includes truncated SSNs) 

 No. 
 Yes. Why does the program collect SSNs? Provide the function of the SSN and the  
legal authority to do so: 

6.

What information about individuals could be collected, generated or retained? 
IECGP  awards  are  made  by  organization,  not  by  an  individual.  The  only  eligible 
applicants for IECGP funds are Governor‐designated State Administrative Agencies 
(SAAs).    IECGP  has  six  standard  federal  grant  forms:  Application  for  Federal 
Assistance  SF‐424,  Disclosure  of  Lobbying  Activities  SF‐LLL,  Budget  Information  ‐ 
Non‐Construction Programs SF‐424A, Assurances ‐ Non‐Construction Programs SF‐
424B,  Budget  Information  ‐  Construction  Form  SF‐424C,  and  Assurances  ‐ 
Construction Programs SF‐424D.  Each preparedness grant program varies and has a 
different set of requirements.  Consequently, FEMA collects and/or retains the type of 
applicant information that may be collected and/or retained including:  
•

Type of Submission; 

•

Type of Application; 

•

Date Received; 

•

Applicant Identifier; 

•

Federal Entity Identifier; 

•

Federal Award Identifier; 

•

Date Received by State; 

•

State Application Number; 

•

Names of Organizational Point(s) of Contact; 

•

Organizational Address; 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 5 of 8 

7.

•

Organizational Email Addresses; 

•

Organizational Telephone and Fax Number; 

•

Organizational Investment Justification;  

•

Department Name; 

•

Division Name; 

•

Name of Federal Agency; 

•

Catalog of Federal Domestic Assistance Numbers (CFDA); 

•

CFDA Title; 

•

Funding Opportunity Number; 

•

Competition Identification Number; 

•

Areas Affected by Project; and 

•

Employer  Identification  Number  (EIN)  and  Dun  &  Bradstreet  (DUNS) 
numbers. 

If this project is a technology/system, does it relate solely to infrastructure? [For example, is 
the system a Local Area Network (LAN) or Wide Area Network (WAN)]? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. Is there a log kept of communication traffic? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. What type of data is recorded in the log? (Please choose all that apply.) 
 Header 
 Payload Please describe the data that is logged. 

8.

Can the system be accessed remotely? 
 No.  
 Yes.   When remote access is allowed, is the access accomplished by a virtual private network 
(VPN)? 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 6 of 8 
 No.  Applicants provide application data upon submitting their proposals to FEMA 
via grants.gov, which is accessible via Internet.    
 Yes.  

9.

Is Personally Identifiable Information2 physically transported outside of the LAN? (This can 
include mobile devices, flash drives, laptops, etc.)  
 No. 
 Yes. PII, as it relates to an individualʹs employment by an eligible grant entity, is transported 
outside the LAN (via Internet) and transmitted to grants.gov.  FEMA accesses grants.gov to 
download application data, which includes PII, such as an organizationʹs Point of Contact (POC) 
name, organizational POCʹs email address, and organizational POCʹs telephone number .  

10.

Does the system connect, receive, or share Personally Identifiable Information with any other 
DHS systems3? 
 No 
 Yes.  Please list:  

11.

Are there regular (ie. periodic, recurring, etc.) data extractions from the system? 
 No. 
 Yes.  Are these extractions included as part of the Certification and Accreditation4? 
 Yes.  
 No.            

12.

Is there a Certification & Accreditation record within OCIO’s FISMA tracking system? 
 Unknown. 

2

Personally Identifiable Information is information that can identify a person.  This includes; name, address, phone 
number, social security number, as well as health information or a physical description.
3
PII  may  be  shared,  received,  or  connected  to  other  DHS  systems  directly,  automatically,  or  by  manual  processes.  
Often, these systems are listed as “interconnected systems” in TAFISMA. 
4
This could include the Standard Operation Procedures (SOP) or a Memorandum of Understanding (MOU)

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 7 of 8 
 No. 
 Yes. Please indicate the determinations for each of the following: 
Confidentiality: 

Integrity: 

Availability: 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 8 of 8 
PRIVACY THRESHOLD REVIEW 
(To be Completed by the DHS Privacy Office) 

DATE reviewed by the DHS Privacy Office: November 5, 2009 

NAME of the DHS Privacy Office Reviewer: Rebecca J. Richards 
DESIGNATION 
  This  is  NOT  a  Privacy  Sensitive  System  –  the  system  contains  no  Personally  Identifiable 
Information. 
 This IS a Privacy Sensitive System 
Category of System 
 IT System 
 National Security System 
 Legacy System 
 HR System 
 Rule 
 Other:            
Determination 
 PTA sufficient at this time 
 Privacy compliance documentation determination in progress 
 PIA is not required at this time 
 A PIA is required 

 System covered by existing PIA: FEMA Grant Management Programs 

 A new PIA is required.   
 A PIA Update is required.   
 A SORN is required  

 System covered by existing SORN: DHS/FEMA‐004 

 A new SORN is required. 
DHS PRIVACY OFFICE COMMENTS