0058

Administration for Children and Families

Office of Head Start

Centers of Excellence in Early Childhood 
HHS-2010-ACF-OHS-YX-0058

Centers of Excellence in Early Childhood 
HHS-2010-ACF-OHS-YX-0058
TABLE OF CONTENTS
Overview
Executive Summary
Section I. Funding Opportunity Description
Section II. Award Information
Section III. Eligibility Information 
1. Eligible Applicants
2. Cost Sharing or Matching
3. Other - (if applicable)
Section IV. Application and Submission Information 
1. Address to Request Application Package
2. Content and Form of Application Submission
3. Submission Dates and Times
4. Intergovernmental Review
5. Funding Restrictions
6. Other Submission Requirements
Section V. Application Review Information 
1. Criteria
2. Review and Selection Process
3. Anticipated Announcement and Award Dates
Section VI. Award Administration Information 
1. Award Notices
2. Administrative and National Policy Requirements
3. Reporting 
Section VII. Agency Contact(s)
Section VIII. Other Information

Department of Health & Human Services
Administration for Children & Families

Program Office:
Office of Head Start 
Funding Opportunity Title:
Centers of Excellence in Early Childhood 
Announcement Type:
Initial
Funding Opportunity Number:
HHS-2010-ACF-OHS-YX-0058
CFDA Number:
93.600
Due Date for Applications:
[Insert 45 days from date of publication]
Executive Summary:
The Head Start program is authorized by The Head Start Act, as amended by The Improving Head Start for
School Readiness Act of 2007, Public Law 110-134.  Section 657B of the Head Start Act authorizes
the Centers of Excellence in Early Childhood to recognize programs of exceptional quality that can serve as
exemplary models for other programs.
The Centers of Excellence in Early Childhood (the Centers) program will recognize Head Start agencies that
have established records of excellence and that are currently performing at exemplary levels of
quality. Excellent and effective programs are those that have achieved, and are actively building upon, full
compliance with the Head Start Program Performance Standards. These are programs that are implementing
comprehensive, innovative, or targeted approaches to enhance program services. Such programs are
producing positive, measurable outcomes for children's school success; for families supporting children's
learning, and for increased staff competency.
The U.S. Department of Health and Human Services (HHS) OHS intends to fund 10 Centers.  Each award
will be $200,000 a year for a period of five years, subject to the availability of funds.  Should additional
funds become available, OHS plans to designate at least one Center in each State, the District of Columbia,
and the Commonwealth of Puerto Rico, as well as in the American Indian and Alaska Native Head Start
programs and Migrant and Seasonal Head Start programs.
Awardees must agree to disseminate information about their approaches and models of service to other Head
Start and early childhood programs, and must spend at least 15 percent of the award on dissemination
activities.
This national competition follows the competitions and nominations conducted in the fall and winter of 2009
and the beginning of 2010 by the Governors of States and those of the American Indian or Alaska Native
(AIAN) Head Start agency and the Migrant or Seasonal Head Start (MSHS) agency of OHS.  Each State
designed its process and application procedures in keeping with the requirements of the Head Start Act and in
some cases, adding other criteria not limited to participation in the State Quality Rating System (QRS) or
National Association for the Education of Young Children (NAEYC) program acredidation.
I. Funding Opportunity Description
Statutory Authority
The Head Start program is authorized by 42 U.S.C. §9801 et. seq., as amended by The Improving Head Start

1 of 30

The Head Start program is authorized by 42 U.S.C. §9801 et. seq., as amended by The Improving Head Start
for School Readiness Act of 2007, Public Law 110-134. 
This Centers of Excellence program is authorized by 42 U.S.C. 9852b as established in The Improving Head
Start for School Readiness Act of 2007, Public Law 110-134. Section 657B of the Head Start Act authorizes
Centers of Excellence in Early Childhood to recognize programs of exceptional quality that can serve as
exemplary models for other programs.
Description
The purpose of these awards is to carry out the activities described in The Improving Head Start for School
Readiness Act of 2007, Public Law 110-134 as follows:
Not less than 15 percent of the funds made available through the bonus grant to disseminate to other Head
Start agencies in the State involved, best practices for achieving early academic success, including-Best practices for achieving school readiness, including developing early literacy and mathematics
skills, for children at risk for school difficulties;
Best practices for achieving the acquisition of the English language for limited English proficient
children, if appropriate to the population served; and
Best practices for providing high-quality comprehensive services for eligible children and their
families; and
A Center may use the funds made available through the bonus grant To provide Head Start services to additional eligible children;
To better meet the needs of working families in the community served by the center by serving more
children in existing Early Head Start programs (existing as of the date the center is designated under
this section) or in full-working-day, full calendar year Head Start programs;
To further coordinate early childhood education and development programs and services and social
services available in the community served by the center for at-risk children (birth through age 8),
their families, and pregnant women;
To provide professional development for Head Start teachers and staff, including joint training for
Head Start teachers and staff, child care providers, public and private preschool and elementary
school teachers, and other providers of early childhood education and development programs;
To provide effective transitions between Head Start programs and elementary schools and to facilitate
ongoing communication between Head Start and elementary school teachers concerning children
receiving Head Start services to improve the teachers' ability to work effectively with low-income,
at-risk children and their families;
To develop or maintain partnerships with institutions of higher education and nonprofit
organizations, including community-based organizations, that recruit, train, place, and support
college students to serve as mentors and reading partners to preschool children in Head Start
programs; and
To carry out other activities determined by the center to improve the overall quality of the Head Start
program carried out by the agency and the program carried out under the bonus grant involved.
In selecting agencies to designate as centers of excellence under subsection (b), the Secretary shall designate
not less than one from each of the 50 States, the District of Columbia, an Indian Head Start program, a
migrant or seasonal Head Start program, and the Commonwealth of Puerto Rico.
In making bonus grant determinations the Secretary shall give priority to agencies that, through their
applications, demonstrate that their programs are of exceptional quality and would serve as exemplary
models for programs in the same geographic region. The Secretary may also consider the populations served

2 of 30

models for programs in the same geographic region. The Secretary may also consider the populations served
by the applicants, such as agencies that serve large proportions of families of limited English proficient
children or other under-served populations, and may make bonus grants to agencies that do an exceptional
job meeting the needs of children in such populations.
The Secretary shall designate a Head Start agency as a center of excellence for a five-year term. During the
period of that designation, subject to the availability of appropriations, the agency shall be eligible to receive
a bonus grant and the Secretary may also revoke an agency's designation under subsection if that the agency
is not demonstrating adequate performance or has had findings of deficiencies
OHS is particularly interested in exemplary programs that meet all the eligibility criteria and have an
established record with a demonstrated system for assessing and reporting child progress and outcomes,
including how information about program level data is responded to in program self-assessment and program
improvement.
OHS is also interested in exemplary programs that have established professional development systems that
have resulted in the highest levels of qualified education staff and staff retention.
Additional areas where programs can provide evidence of current demonstrated excellence include:
Implementing established public, private partnerships that leverage additional support for innovative
or effective ways to serve children and families;
Innovative implementation of evidence-based curricula and teaching practices that are recognized for
their effectiveness in demonstrating Head Start children are ready for continued school success; and
Demonstrating established formal models of collaborations with schools, child care and other
community providers to deliver a comprehensive, holistic approach that addresses the needs of
children and families including children with disabilities, children ages birth-to-five and effective
transitions to Early Head Start, Head Start, other placements, to school entry, and through grade
three.
II. Award Information
Funding Instrument Type:
Estimated Total Funding:
Expected Number of Awards:
Award Ceiling:
Award Floor:
Average Projected Award Amount:

Grant 
$2,000,000 
10 
$200,000 Per Budget Period 
$200,000 Per Budget Period 
$200,000 Per Budget Period 

Length of Project Periods:
60-month project with five 12-month budget periods 
Initial awards will be made for the first 12-month budget period.  Because these funds are not part of the
regular Head Start appropriations, awards will only be extended for the remaining budget periods if additional
funding for the Centers of Excellence becomes available.
Additional Information on Awards:
Awards made under this announcement are subject to the availability of Federal funds.
This announcement is soliciting applications for new awards. These awards will be new and not supplemental

3 of 30

This announcement is soliciting applications for new awards. These awards will be new and not supplemental
awards to existing grants.
Please see Section IV.5 Funding Restrictions for any restrictions on the use of grant funds awarded under this
announcement.
III. Eligibility Information
III.1. Eligible Applicants
Eligible applicants are limited to current Federally-funded Head Start and Early Head Start agencies that
have been nominated by the State Governor as a result of a previously completed competitive process
completed.
The agency shall submit the Governor's letter of nomination in the application at the time of submission.
And, in the case of an American Indian or Alaska Native (AIAN) Head Start agency or a Migrant or
Seasonal Head Start (MSHS) agency, such agencies must be nominated by the appropriate program
manager in OHS, and shall submit such letter with the application.
Individuals, foreign entities, and sole proprietorship organizations are not eligible to compete for, or
receive, awards made under this announcement.
III.2. Cost Sharing or Matching
Cost Sharing / Matching Requirement: Yes 
Grantees are required to meet a non-Federal share of the project cost, in accordance with Section 640(b) of
the Head Start Act 
Grantees must provide at least 20% percent of the total approved cost of the project. The total approved cost
of the project is the sum of the ACF (Federal) share and the non-Federal share. The non-Federal share may
be met by cash or in-kind contributions, although applicants are encouraged to meet their match
requirements through cash contributions. For example, in order to meet the match requirements, a project
requesting  $200,000.00 in ACF (Federal) funds must provide a non-Federal share of the approved total
project cost of at least $50,000.00 , which is 20% percent of total approved project cost of $250,000.00
.Grantees will be held accountable for commitments of non-Federal resources even if they exceed the
amount of the required match. Failure to provide the required amount will result in the disallowance of
Federal funds. A lack of supporting documentation at the time of application submission will not exclude
the application from competitive review. 
Non-Federal resources will be evaluated under criteria found in Section V.1. of this announcement.
III.3. Other

4 of 30

Disqualification Factors
Applications with requests that exceed the ceiling on the amount of individual awards as stated in Section II. 
Award Information, will be deemed non-responsive and will not be considered for funding under this
announcement.
Applications that fail to satisfy the due date and time deadline requirements stated in Section IV.3.
Submission Dates and Times, will be deemed non-responsive and will not be considered for funding under
this announcement. 
See Section IV.3. Submission Dates and Times for disqualification information specific to
electronically-submitted applications:
Electronically-submitted applications that do not receive a date/time-stamp email indicating
application submission on or before 4:30 p.m., eastern time, on the due date, will be disqualified and
will not be considered for competition.

Electronically-submitted applications that fail the checks and validations at www.Grants.gov because
the Authorized Organization Representative (AOR) does not have a current registration at the Central
Contractor Registry (CCR) at the time of application submission will be disqualified and will not be
considered for competition.

Applicants that do not provide the required State Governor's nomination letter or the appropriate
letter for an American Indian Alaska Native or Migrant and Seasonal program, as part of their
application, as described in Sections I. and III. of this announcement, will be disqualified and will not
be considered for competition.
Section IV. Application and Submission Information
IV.1. Address to Request Application Package
Standard Forms, assurances, and certifications are available at the ACF Forms webpage at 
http://www.acf.hhs.gov/grants/grants_resources.html.  
Standard Forms are also available at the Grants.gov Forms Repository website at 
http://apply07.grants.gov/apply/FormLinks?family=15.

Michele Plutro
Office of Head Start
OHS Operations Center
c/o Master Key Consulting
4915 St. Elmo Avenue, Suite 101
Bethesda, MD 20814
Phone: 1-866-796-1591 
Email: [email protected]

5 of 30

Federal Relay Service:
Hearing-impaired and speech-impaired callers may contact the Federal Relay Service for assistance at
1-800-877-8339 (TTY - Text Telephone or ASCII - American Standard Code For Information Interchange).
Section IV.2. Content and Form of Application Submission
This section provides information on the required format, Standard Forms (SFs) and other
forms, certifications, assurances, D-U-N-S requirement, project description, budget and budget
justification, and methods of application submission.  A checklist of required application elements is
available for applicants' use in Section VIII of this announcement.
Applicants are required to submit one original and two copies of all application materials if applying in
hard-copy.  Applicants submitting applications electronically via www.grants.gov need not provide
additional copies of their application materials. The original signature of the Authorized Organization
Representative (AOR) is required only on the original copy.  The AOR is named by the applicant, and is
authorized to act for the applicant, to assume the obligations imposed by the Federal laws, regulations,
requirements, and conditions that apply to the grant application or awards.  A point of contact on matters
involving the application must also be identified on the SF-424 at 8f.  This point of contact, known as the
Project Director or Principal Investigator, should not be identical to the person identified as the AOR.
Applications must be organized according to the checklist in Section VIII of this announcement.
The project description of the application must be double-spaced and single-sided on 8.5" x 11" plain white
paper, with 1" margins on all sides. Applicants must use a 12-point font throughout the application. 
All sections of the application, including appendices, resumes, charts, references, footnotes, tables, maps and
exhibits, must be sequentially numbered, beginning on the first page after the table of contents.
The length of the narrative portion of the application must be limited to 75 pages, including the abstract,
budget and budget justification, with an additional limit of up to 25 pages for all appendices and resumes.
Applications that exceed the 75-page limit in the narrative portion and the 25-page limit in the appendices
will be removed and will not be considered by the reviewers.
The narrative must be double-spaced.  If the narrative is single-spaced or uses one-and-a-half spacing, the
number of pages must be reduced by half. If numerical tables are included as part of the narrative, they may
be single-spaced.
Each application should be submitted in the following order: SF-424, SF-P/PSL, SF-424A, SF-424B, Table
of Contents, Project Abstract, Objectives, Approach, Organizational Capacity, Outcomes, and Budget and
Budget Justification. Additional supporting documentation should be placed in the appendices. Assurances
and Certifications may be placed after the appendices.
Each application will be duplicated. Therefore, please do not use or include colored paper, colored ink,
separate covers, binders, clips, tabs, plastic inserts, over-sized paper, videotapes, or any other items that
cannot be easily duplicated on a photocopy machine with an automatic feed. Do not bind, clip, staple, or
fasten separate subsections of the application in any way, including the supporting documentation.

6 of 30

Forms, Assurances, and Certifications
Applicants seeking financial assistance under this announcement must submit the listed Standard Forms
(SFs), assurances, and certifications.  All required Standard Forms, assurances, and certifications are
available at ACF Funding Opportunities Forms or at the Grants.gov Forms Repository unless specified
otherwise.
Forms / Assurances /
Certifications

Submission Requirement

Notes / Description

SF-424 - Application for
Federal Assistance

Submission required for all
applicants by the application
due date.

Required for all applications

Submission required for all
applicants applying for a
non-construction project by
the application due date.

Required for all applications.

Certification Regarding
Lobbying

Submission required of all
applicants prior to award.

Required for all applications.

SF-LLL - Disclosure of
Lobbying Activities, if
applicable

If applicable, submission is
required prior to award.

If any funds have been paid or will be
paid to any person for influencing or
attempting to influence an officer or
employee of any agency, a Member of
Congress, an officer or employee of
Congress, or an employee of a Member
of Congress in connection with this
commitment providing for the United
States to insure or guarantee a loan, the
applicant shall complete and submit the
SF-LLL, "Disclosure Form to Report
Lobbying," in accordance with its
instructions. Applicants must furnish an
executed copy of the Certification
Regarding Lobbying prior to award.

SF-P/PSL  Project/Performance Site
Location(s)
SF-424A - Budget
Information Non-Construction Programs
SF-424B - Assurances  Non-Construction Programs

The Pro-Children Act of 2001, 42 U.S.C. 7181 through 7184, imposes restrictions on smoking in facilities
where federally funded children's services are provided. HHS grants are subject to these requirements only if
they meet the Act's specified coverage.  The Act specifies that smoking is prohibited in any indoor facility
(owned, leased, or contracted for) used for the routine or regular provision of kindergarten, elementary, or
secondary education or library services to children under the age of 18.  In addition, smoking is prohibited in
any indoor facility or portion of a facility (owned, leased, or contracted for) used for the routine or regular
provision of federally funded health care, day care, or early childhood development, including Head Start
services to children under the age of 18.  The statutory prohibition also applies if such facilities are
constructed, operated, or maintained with Federal funds.  The statute does not apply to children's services

7 of 30

provided in private residences, facilities funded solely by Medicare or Medicaid funds, portions of facilities
used for inpatient drug or alcohol treatment, or facilities where WIC coupons are redeemed.  Failure to
comply with the provisions of the law may result in the imposition of a civil monetary penalty of up to
$1,000 per violation and/or the imposition of an administrative compliance order on the responsible entity.

By signing and submitting the application, applicants are making the appropriate certification of their
compliance with all Federal statutes relating to nondiscrimination.
Additional information on certifications and assurances may be found in the HHS Grants Policy Statement
at: http://www.acf.hhs.gov/grants/grants_related.html.
Non-Federal Reviewers
Since ACF will be using non-Federal reviewers in the review process, applicants have the option of omitting
from the application copies (not the original) specific salary rates or amounts for individuals specified in the
application budget as well as Social Security Numbers, if otherwise required for individuals. The copies may
include summary salary information. If applicants are submitting their application electronically, ACF will
omit the same specific salary rate information from copies made for use during the review and selection
process.

D-U-N-S Requirement
All applicants must have a D&B Data Universal Numbering System (D-U-N-S) number.   A D-U-N-S
number is required whether an applicant is submitting a paper application or using the Government-wide
electronic portal, Grants.gov.   A D-U-N-S number is required for every application for a new award or
renewal/continuation of an award, including applications or plans under formula, entitlement, and block grant
programs.  A D-U-N-S number may be acquired at no cost online at http://www.dnb.com.  To acquire a
D-U-N-S number by phone, contact the D&B Government Customer Response Center:
U.S. and U.S Virgin Islands: 1-866-705-5711
Alaska and Puerto Rico: 1-800-234-3867 (Select Option 2, then Option 1)
Monday - Friday 7 AM to 8 PM C.S.T. 
The process to request a D-U-N-S® Number by telephone takes between 5 and 10 minutes.
You will need to provide the following information:
Legal Name 
Tradestyle, Doing Business As (DBA), or other name by which your organization is commonly
recognized 
Physical Address, City, State and Zip Code 
Mailing Address (if separate) 
Telephone Number 
Contact Name 
SIC Code (Line of Business) 
Number of Employees at your location 
Headquarters name and address (if there is a reporting relationship to a parent corporate entity) 
Is this a home-based business? 

The Project Description

8 of 30

The Project Description
Part I: The Project Description Overview
The project description provides the majority of information by which an application is evaluated and ranked
in competition with other applications for available assistance.  The project description should be concise and
complete.  It should address the activity for which Federal funds are being requested.  Supporting documents
should be included where they can present information clearly and succinctly.  In preparing the project
description, information that is responsive to each of the requested evaluation criteria must be provided. 
Awarding offices use this and other information in making their funding recommendations.   It is important,
therefore, that this information be included in the application in a manner that is clear and complete.

General Expectations and Instructions
ACF is particularly interested in specific project descriptions that focus on outcomes and convey strategies
for achieving intended performance. Project descriptions are evaluated on the basis of substance and
measurable outcomes, not length. Extensive exhibits are not required. Cross-referencing should be used
rather than repetition. Supporting information concerning activities that will not be directly funded by the
grant or information that does not directly pertain to an integral part of the grant-funded activity should be
placed in an appendix.

Part II: General Instructions for Preparing a Full Project Description
Introduction
Applicants that are required to submit a full project description shall prepare the project description
statement in accordance with the following instructions while being aware of the specified evaluation
criteria. The topics listed in this section provide a broad overview of what the project description should
include while the Criteria in Section V.1 identify the measures that will be used to evaluate applications.

Table of Contents
List the contents of the application including corresponding page numbers.

Project Summary/Abstract
Provide a summary of the application's project description.  The summary must be clear, accurate, concise,
and without reference to other parts of the application.  The abstract must include a brief description of the
proposed grant project including the needs to be addressed, the proposed services, and the population
group(s) to be served. 
Please place the following at the top of the abstract: 
Project Title
Applicant Name
Address
Contact Phone Numbers (Voice, Fax)
E-Mail Address
Web Site Address, if applicable
 The project abstract must be single-spaced and limited to one page in length.

9 of 30

Objectives And Need For Assistance
Clearly identify the physical, economic, social, financial, institutional, and/or other problem(s) requiring a
solution.  The need for assistance including the nature and scope of the problem must be demonstrated, and
the principal and subordinate objectives of the project must be clearly and concisely stated; supporting
documentation, such as letters of support and testimonials from concerned interests other than the applicant,
may be included.  Any relevant data based on planning studies or needs assessments should be included or
referred to in the endnotes/footnotes.  Incorporate demographic data and participant/beneficiary information,
as needed.  In developing the project description, the applicant may volunteer or be requested to provide
information on the total range of projects currently being conducted and supported (or to be initiated), some
of which may be outside the scope of the program announcement.

Outcomes Expected
Identify the outcomes to be derived from the project.

Applicants must describe the outcomes in terms of (1) the results and benefits to the grantee receiving an
award for a Center of Excellence, (2) the results and benefits of the award on the specific area, center or
centers within the agency and (3) the results and benefits that will be derived from the required
dissemination activities for other Head Start, Early Head Start programs, child care programs, pre-k
programs, and other early childhood entities and partners.

Approach
Outline a plan of action that describes the scope and detail of how the proposed work will be accomplished. 
Account for all functions or activities identified in the application.  Cite factors that might accelerate or
decelerate the work and state your reason for taking the proposed approach rather than others. Describe any
unusual features of the project such as design or technological innovations, reductions in cost or time, or
extraordinary social and community involvement.
Provide quantitative monthly or quarterly projections of the accomplishments to be achieved for each
function or activity in such terms as the number of people to be served and the number of activities
accomplished.  Data may be organized and presented as project tasks and subtasks with their corresponding
timelines during the project period. For example, each project task could be assigned to a row in the first
column of a grid. Then, a unit of time could be assigned to each subsequent column, beginning with the first
unit (i.e., week, month, quarter) of the project and ending with the last.  Shading, arrows, or other markings
could be used across the applicable grid boxes or cells, representing units of time, to indicate the approximate
duration and/or frequency of each task and its start and end dates within the project period.
When accomplishments cannot be quantified by activity or function, list them in chronological order to show
the schedule of accomplishments and their target dates.
Provide a list of organizations, cooperating entities, consultants, or other key individuals who will work on
the project, along with a short description of the nature of their effort or contribution.

The application shall include:

10 of 30

The application shall include:
evidence that the Head Start program carried out by the agency involved has significantly improved
the school readiness of children who have participated in the program;
evidence that the program meets or exceeds standards described in section 641A(a)(1), as evidenced
by the results of monitoring reviews described in section 641A(c), and has no findings of deficiencies
in the preceding three years;
evidence that the program is making progress toward meeting the requirements described in section
648A;
an assurance that the Head Start agency will develop a collaborative partnership with the State (or a
State agency) and other providers of early childhood education and development programs and
services in the local community involved to conduct activities under subsection (d);
a nomination letter from the Governor, or appropriate regional office, demonstrating the agency's
ability to provide the coordination, transition, and training services of the program to be carried out
under the bonus grant involved, including coordination of activities with State and local agencies that
provide early childhood education and development to children and families in the community served
by the agency, and carry out the activities described under subsection (d)(1); and
a description of how the center involved, in order to expand accessibility and continuity of quality
early childhood education and development services and programs, will coordinate activities, as
appropriate with:programs carried out under the Child Care and Development Block Grant Act of
1990 (42 U.S.C. 9858 et seq.); Early Head Start programs; Early Reading First and Even Start
programs carried out under subparts 2 and 3 of part B of title I of the Elementary and Secondary
Education Act of 1965 (20 U.S.C. 6371 et seq., 6381 et seq.);other preschool programs carried out
under title I of that Act (20 U.S.C. 6301 et seq.); programs carried out under section 619 and part C of
the Individuals with Disabilities Education Act (20 U.S.C. 1419, 1431 et seq.); State prekindergarten
programs; and other programs of early childhood education and development.

Evaluation
Provide a narrative addressing how the conduct of the project and its results will be evaluated.  In addressing
the evaluation of results, state what measures will be used to determine the extent to which the project has
achieved its stated objectives and the extent to which the accomplishment of objectives can be attributed to
the project.  Discuss the criteria to be used to evaluate results, and explain the methodology that will be used
to determine if the needs identified and discussed are being met and if the project results and benefits are
being achieved.  With respect to the conduct of the project, define the procedures to be employed to
determine whether the project is being conducted in a manner consistent with the work plan presented and
discuss the impact of the project's various activities that address the project's effectiveness.

The organization shall conduct research to measure the success of the Center of Excellence at encouraging
delegate agencies, additional Head Start agencies, and other providers of early childhood education and
development to meet measurable improvement goals, particularly in the area of school readiness.
Additionally participation in a national evaluation may be required at the direction of the Secretary of
HHS, and subject to the availability of funds in order to examine the ability of The Centers to use the funds
received under this section to improve the school readiness of children and to positively impact school results
in the earliest grades.
Geographic Location
Describe the precise location of the project and boundaries of the area to be served by the proposed project.

11 of 30

Describe the precise location of the project and boundaries of the area to be served by the proposed project.
Maps or other graphic aids may be attached.

Logic Model 
Applicants are expected to use a model for designing and managing their project. A logic model is a
one-page diagram that presents the conceptual framework for a proposed project and explains the links
among program elements. While there are many versions of logic models, for the purposes of this
announcement the logic model should summarize the connections between the: 
Goals of the project (e.g., objectives, reasons for proposing the interventions, if applicable); 
Assumptions (e.g., beliefs about how the program will work and its supporting resources.
Assumptions should be based on research, best practices, and experience); 
Inputs (e.g., organizational profile, collaborative partners, key staff, budget); 
Activities (e.g., approach, listing key intervention, if applicable); 
Outputs (i.e., the direct products or deliverables of program activities); and 
Outcomes (i.e., the results of a program, typically describing a change in people or systems). 

Project Sustainability Plan
Provide a plan for sustainability that details how the proposed project approach will create project
self-sufficiency and help to ensure that the impact of the project will continue after Federal assistance has
ended.  The applicant may include information on plans to secure additional financial resources.

Organizational Capacity
Organizational charts
Contact persons and telephone numbers
Child care licenses and other documentation of professional accreditation
Information on compliance with Federal/State/local government standards
Documentation of experience in the program area
Any other pertinent information the applicant deems relevant.

Provide a biographical sketch or resume for each key person appointed. Resumes should be no more than
two pages in length. Job descriptions for each vacant key position should be included as well. As new key
staff are appointed, biographical sketches or resumes will also be required.

Protection of Sensitive and/or Confidential Information
If any confidential or sensitive information will be collected during the course of the project, whether from
staff (e.g., background investigations) or project participants and/or project beneficiaries, provide a
description of the methods that will be used to ensure that confidential and/or sensitive information is
properly handled and safeguarded.  Also provide a plan for the disposition of such information at the end of
the project period.

Dissemination Plan

Provide a plan for distributing reports and other project outputs to colleagues and to the public.  Applicants
12 of 30

Provide a plan for distributing reports and other project outputs to colleagues and to the public.  Applicants
must provide a description of the method, volume, and timing of distribution.
Third-Party Agreements
Provide written and signed agreements between grantees and subgrantees, or subcontractors, or other
cooperating entities. These agreements must detail the scope of work to be performed, work schedules,
remuneration, and other terms and conditions that structure or define the relationship.

Budget and Budget Justification
Provide a budget with line-item detail and detailed calculations for each budget object class identified on the
Budget Information Form (SF-424A or SF-424C).  Detailed calculations must include estimation methods,
quantities, unit costs, and other similar quantitative detail sufficient for the calculation to be duplicated.  If
matching is a requirement, include a breakout by the funding sources identified in Block 18 of the SF-424.

Provide a narrative budget justification for each year of the proposed project. The narrative budget
justification should describe how the categorical costs are derived. Discuss the necessity, reasonableness,
and allocation of the proposed costs. 

General
Use the following guidelines for preparing the budget and budget justification.  Both Federal and
non-Federal resources (when required) shall be detailed and justified in the budget and budget narrative
justification.   "Federal resources" refers only to the ACF grant funds for which you are
applying.  "Non-Federal resources" are all other non-ACF Federal and non-Federal resources.  It is suggested
that budget amounts and computations be presented in a columnar format:  first column, object class
categories; second column, Federal budget; next column(s), non-Federal budget(s); and last column, total
budget.  The budget justification should be in a narrative form.

Personnel
Description:  Costs of employee salaries and wages. 
Justification:  Identify the project director or principal investigator, if known at the time of application.   For
each staff person, provide:  the title; time commitment to the project in months; time commitment to the
project as a percentage or full-time equivalent; annual salary; grant salary; wage rates; etc.  Do not include
the costs of consultants, personnel costs of delegate agencies, or of specific project(s) and/or businesses to be
financed by the applicant.

Fringe Benefits
Description: Costs of employee fringe benefits unless treated as part of an approved indirect cost rate. 
Justification: Provide a breakdown of the amounts and percentages that comprise fringe benefit costs such as
health insurance, Federal Insurance Contributions Act (FICA) taxes, retirement insurance, taxes, etc.

13 of 30

Travel
Description: Costs of project-related travel by employees of the applicant organization.  (This item does not
include costs of consultant travel). 
Justification:  For each trip show:  the total number of traveler(s); travel destination; duration of trip; per
diem; mileage allowances, if privately owned vehicles will be used to travel out of town; and other
transportation costs and subsistence allowances.  If appropriate for this project, travel costs for key staff to
attend ACF-sponsored workshops should be detailed in the budget.

Equipment
Description:  "Equipment" means an article of nonexpendable, tangible personal property having a useful
life of more than one year and an acquisition cost that equals or exceeds the lesser of:  (a) the capitalization
level established by the organization for the financial statement purposes, or (b) $5,000.  (Note:   Acquisition
cost means the net invoice unit price of an item of equipment, including the cost of any modifications,
attachments, accessories, or auxiliary apparatus necessary to make it usable for the purpose for which it is
acquired. Ancillary charges, such as taxes, duty, protective in-transit insurance, freight, and installation, shall
be included in or excluded from acquisition cost in accordance with the organization's regular written
accounting practices.) 
Justification:  For each type of equipment requested provide:  a description of the equipment; the cost per
unit; the number of units; the total cost; and a plan for use on the project; as well as use and/or disposal of
the equipment after the project ends.  An applicant organization that uses its own definition for equipment
should provide a copy of its policy, or section of its policy, that includes the equipment definition.

Supplies
Description:  Costs of all tangible personal property other than that included under the Equipment category. 
Justification:  Specify general categories of supplies and their costs.  Show computations and provide other
information that supports the amount requested.

Contractual
Description:  Costs of all contracts for services and goods except for those that belong under other categories
such as equipment, supplies, construction, etc.  Include thirdparty evaluation contracts, if applicable, and
contracts with secondary recipient organizations, including delegate agencies and specific project(s) and/or
businesses to be financed by the applicant.
Justification:  Demonstrate that all procurement transactions will be conducted in a manner to provide, to the
maximum extent practical, open and free competition. Recipients and subrecipients, other than States that are
required to use 45 CFR Part 92 procedures, must justify any anticipated procurement action that is expected
to be awarded without competition and exceeds the simplified acquisition threshold fixed at 41 U.S.C.
403(11), currently set at $100,000.  Recipients may be required to make pre-award review and procurement
documents, such as requests for proposals or invitations for bids, independent cost estimates, etc. available to
ACF.

14 of 30

Note:    Whenever the applicant intends to delegate part of the project to another agency, the applicant must
provide a detailed budget and budget narrative for each delegate agency, by agency title, along with the
same supporting information referred to in these instructions.

Other
Description:  Enter the total of all other costs.  Such costs, where applicable and appropriate, may include but
are not limited to:  local travel; insurance; food; medical and dental costs (noncontractual); professional
services costs; space and equipment rentals; printing and publication; computer use; training costs, such as
tuition and stipends; staff development costs; and administrative costs. 
Justification:  Provide computations, a narrative description and a justification for each cost under this
category.

Indirect Charges
Description:  Total amount of indirect costs.  This category should be used only when the applicant currently
has an indirect cost rate approved by the Department of Health and Human Services (HHS) or another
cognizant Federal agency. 
Justification:  An applicant that will charge indirect costs to the grant must enclose a copy of the current rate
agreement.  If the applicant organization is in the process of initially developing or renegotiating a rate, upon
notification that an award will be made, it should immediately develop a tentative indirect cost rate proposal
based on its most recently completed fiscal year, in accordance with the cognizant agency's guidelines for
establishing indirect cost rates, and submit it to the cognizant agency.  Applicants awaiting approval of their
indirect cost proposals may also request indirect costs.  When an indirect cost rate is requested, those costs
included in the indirect cost pool should not be charged as direct costs to the grant.  Also, if the applicant is
requesting a rate that is less than what is allowed under the program, the authorized representative of the
applicant organization must submit a signed acknowledgement that the applicant is accepting a lower rate
than allowed.

Program Income
Description:  The estimated amount of income, if any, expected to be generated from this project. 
Justification:  Describe the nature, source and anticipated use of program income in the budget or refer to the
pages in the application that contain this information.

Commitment of Non-Federal Resources
Description:  Amounts of non-Federal resources that will be used to support the project as identified in Block
18 of the SF-424.
Justification:  If an applicant is relying on match from a third party, then a firm commitment of these
resources (letter or other documentation) is required with the application.   Detailed budget information must
be provided for every funding source identified in Block 18 of the SF-424.

15 of 30

Paperwork Reduction Disclaimer
As required by the Paperwork Reduction Act of 1995, Pub.L. 104-13, the public reporting burden for the
Project Description is estimated to average 40 hours per response, including the time for reviewing
instructions, gathering and maintaining the data needed, and reviewing the collection information. The
Project Description information collection is approved under OMB control number 0970-0139, which
expires 11/30/2012. An agency may not conduct or sponsor, and a person is not required to respond to, a
collection of information unless it displays a currently valid OMB control number.

Application Submission Options
Electronic Submission via www.Grants.gov
ACF will not accept applications via facsimile or email.
The Funding Opportunity Announcement is found on the Grants.gov website at 
http://www.grants.gov where the electronic application can be downloaded for completion.
 To apply electronically, applicants must be registered with Grants.gov, Dun and Bradstreet, and the
Central Contractor Registry (CCR).
Electronically submitted applications must be submitted and time/date stamped by the due date and
receipt time described in Section IV.3. Submission Dates and Times, of this announcement.
To submit an application through Grants.gov, the applicant must be an Authorized Organization
Representative (AOR) for their organization and must have a current registration with the Central
Contractor Registry (CCR).
Central Contractor Registry (CCR) registration must be updated annually. Electronically
submitted applications will not pass the validation check at Grants.gov if the AOR does not have a
current CCR registration and electronic signature credentials. 
Applications rejected by Grants.gov for an unregistered AOR will be disqualified and will not be
considered for competition.
Additional guidance on the submission of electronic applications can be found at 
http://www.acf.hhs.gov/grants/registration_checklist.html. 
If difficulties are encountered in using Grants.gov, applicants must contact the Grants.gov Contact
Center at:1-800-518-4726, or by email at [email protected], to report the problem and obtain
assistance. 
Applicants are advised to retain Grants.gov Contact Center service ticket number(s) as they may be
needed for future reference.
Applicants that submit their applications electronically are encouraged to retain a hard copy of their
application.
It is to an applicant's advantage to submit their applications 24 hours in advance of the closing date
and time. 

16 of 30

Contact with the Grants.gov Contact Center prior to the listed due date and time does not ensure
acceptance of your application. If difficulties are encountered, the Grants Management Officer
(GMO) will make a determination whether the issues are due to system errors or user error.
Hard Copy Submission
Applicants that are submitting their application in paper format should submit one original and two copies of
the complete application with all attachments. The original and each of the two copies must include all
required forms, certifications, assurances, and appendices, be signed by the Authorized Organization
Representative (AOR), and be unbound. The original copy of the application must have original signature(s).
See  Section IV.6 of this announcement for address information for hard copy application submissions.
Applicants may refer to Section VIII. Other Information for a checklist of application requirements that may
be used in developing and organizing application materials.  Details concerning acknowledgment of received
applications are available in  Section IV.3. Submission Dates and Times of this announcement.
IV.3. Submission Dates and Times
Due Date for Applications: [Insert 45 days from date of publication] 

Explanation of Due Dates
The due date for receipt of applications is listed in this section. Applications received after 4:30 p.m., eastern
time, on the due date will be classified as late and will not be considered in the current competition.
Applicants are responsible for ensuring that applications are received by mail, hand-delivery, or submitted
electronically well in advance of the application due date and time.
Mailed Applications
Mailed applications must be received no later than 4:30 p.m., eastern time, at the address provided in Section
IV.6 of this announcement on the due date listed in this section.
Hand-Delivered Applications
Applications hand-delivered by applicants, applicant couriers, other representatives of the applicant, or by
overnight/express mail couriers must be received on, or before, the due date listed in this section, between
the hours of 8:00 a.m. and 4:30 p.m., eastern time, Monday through Friday (excluding Federal holidays).
Applications should be delivered to the address provided in  Section IV.6. of this announcement.
Electronically-Submitted Applications
ACF cannot accommodate transmission of applications by facsimile or email.  Instructions for electronic
submission through www.Grants.gov may be found at 
http://www.acf.hhs.gov/grants/registration_checklist.html. 
After the application is submitted electronically via Grants.gov, the applicant will receive three emails.  
The following emails will be sent to the applicant from Grants.gov: 
1. An automatic acknowledgement from Grants.gov of the application's submission that provides a
Grants.gov tracking number. 
The date/time-stamp in this email serves as the official record of your application submission.
The date/time-stamp must reflect a submission time on or before 4:30 p.m., eastern time, on the
application due date for the application to be considered as meeting the due date and to be

17 of 30

considered for competition.
2. An acknowledgement from Grants.gov that the submitted application package has passed or failed a
series of checks and validations. 
Applications that fail the validation check at Grants.gov because the Authorized Organization
Representative (AOR) is not currently registered with the Central Contractor Registry (CCR)
will be disqualified and will not be considered for competition. 
3. An additional email from the Administration for Children and Families (ACF) will be sent to the
applicant indicating that the application has been retrieved from Grants.gov and received by ACF.
Late Applications
No appeals will be considered for applications classified as late under the three cited circumstances:
Hard-copy applications received after 4:30 p.m., eastern time, on the due date will be classified
as late and will be disqualified.
Electronically-submitted applications are considered late and are disqualified when the
date/time-stamp received by email from www.Grants.gov is after 4:30 p.m., eastern time, on
the due date.
Electronically-submitted applications submitted by an AOR that does not have a current
registration with the Central Contractor Registry (CCR) will be rejected by Grants.gov.
Although the applicant may have an acceptable dated and time-stamped email from
Grants.gov, these applications are considered late and are disqualified and will not be
considered for competition.
Extension/Waiver of Due Date and Receipt Time
ACF may extend an application due date and receipt time when circumstances such as natural disasters occur
(floods, hurricanes, etc.); when there are widespread disruptions of mail service; or in other rare cases.  The
determination to extend or waive due date and receipt time requirements rests with ACF's Chief Grants
Management Officer.

Acknowledgement of Received Application
ACF will not provide acknowledgement of receipt of hard copy application packages submitted via mail or
courier services. 
Applicants who submit their application packages electronically via http://www.Grants.gov will receive two
email acknowledgements from that website: 
1. Your application has been submitted and provides a Time/Date Stamp. This is considered the
official submission time.
2. Your application has been validated and provides a Time/Date Stamp. See the previous section on
disqualification for failing validation check because of an unregistered Authorized
Organization Representative.
An acknowledgement email from the Administration on Children and Families (ACF) indicating that the
application has been retrieved and received by ACF will be sent to applicants that apply via 
http://www.Grants.gov 

18 of 30

IV.4. Intergovernmental Review of Federal Programs
This program is covered under Executive Order (E.O.) 12372, "Intergovernmental Review of Federal
Programs," and 45 CFR Part 100, "Intergovernmental Review of Department of Health and Human Services
Programs and Activities."  Under the Executive Order, States may design their own processes for reviewing
and commenting on proposed Federal assistance under covered programs.
Applicants should go to the following URL for the official list of the jurisdictions that have elected to
participate in E.O. 12372 http://www.whitehouse.gov/omb/grants_spoc/.
Applicants from participating jurisdictions should contact their SPOC, as soon as possible, to alert them of
their prospective applications and to receive instructions on their jurisdiction's procedures.  Applicants must
submit all required application materials to the SPOC and indicate the date of submission on the Standard
Form (SF) 424 at item 19.
Under 45 CFR 100.8(a)(2), a SPOC has 60 days from the application due date to comment on proposed new
awards.
SPOC comments may be submitted directly to ACF to: U.S. Department of Health and Human Services,
Administration for Children and Families, Office of Grants Management, Division of Discretionary Grants,
370 L'Enfant Promenade SW., 6th Floor East, Washington, DC 20447.
Entities that meet the eligibility requirements of this announcement are still eligible to apply for a grant even
if a State, Territory or Commonwealth, etc., does not have a SPOC or has chosen not to participate in the
process.  Applicants from non-participating jurisdictions need take no action with regard to E.O.
12372.  Applications from Federally-recognized Indian Tribal governments are not subject to E.O. 12372.
IV.5. Funding Restrictions
Costs of organized fund raising, including financial campaigns, endowment drives, solicitation of gifts and
bequests, and similar expenses incurred solely to raise capital or obtain contributions, are considered
unallowable costs under grants awarded under this announcement.
Grant awards will not allow reimbursement of pre-award costs.
Construction is not an allowable activity or expenditure under this grant award.
Purchase of real property is not an allowable activity or expenditure under this grant award.
Successful applicants that receive bonus grants are required to use not less than 15 percent of the bonus grant
funds for dissemination of best practices for achieving school readiness and early academic success to other
Head Start agencies, beginning in their State.

IV.6. Other Submission Requirements
Submit applications to one of the following addresses:

19 of 30

Submission By Mail
Office of Head Start
OHS Operations Center
c/o Master Key Consulting
4915 St. Elmo Avenue, Suite 101
Bethesda, MD 20814

Hand Delivery
Office of Head Start
OHS Operations Center
c/o Master Key Consulting
4915 St. Elmo Avenue, Suite 101
Bethesda, MD 20814

Electronic Submission
See Section IV.2 for application requirements and for guidance when submitting applications electronically
via  http://www.Grants.gov. 
For all submissions, see Section IV.3 for information on due dates and times.
V. Application Review Information
V.1. Criteria
Applications competing for financial assistance will be reviewed and evaluated using the criteria described in
this section. The corresponding point values indicate the relative importance placed on each review criterion.
Points will be allocated based on the extent to which the application proposal addresses each of the criteria
listed. Applicants should address these criteria in their application materials, particularly in the project
description and budget justification, as they are the basis upon which competing applications will be judged
during the objective review. The required elements of the project description and budget justification may be
found in Section IV.2 of this announcement.

Goals and Objectives

Maximum Points: 10

The following will be used to evaluate this criterion  based upon the extent to which the applicant's
proposal addresses the following:
The goals that the Center will address for the agency and for other early childhood programs
through implementation activities
The goals that the Center will address through dissemination actions.  
The anticipated collaborations with public and/or private entities providing early childhood
education, parent education, and/or child development services in the community and/or in the State
will address school readiness of young children within and beyond the applicant agency.  
A logic model for the work of the Center of Excellence and how the model will guide the Center. 

20 of 30

Approach

Maximum Points: 40

The evaluation of this criterion will be based upon the extent to which the applicant's proposal addresses the
following:
The maintenance of exemplary services and dissemination of best practices.  
The ageny's approaches to the provision of comprehensive, high quality school readiness services.
The role(s) of existing staff, proposed staff, consultants, and  parents in the maintenance of
excellence and in the dissemination of the best practices.
The agency's curricula and teaching practices based on research promoting school readiness. 
Dissemination strategies, methods, audiences (such as parents, teachers, partners, others) and
scheduling, and outreach (community, State, national, including the Early Childhood Learning and
Knowledge Center, ECLKC) for each year of the project.  
The agency's enhancement of collaborative partnerships with state agencies and other providers in
the local community to conduct activities.
Outreach activities to child care partners, child care organizations, and early childhood partners such
as Even Start, Title I pre-k, county or State pre-k, family literacy providers, Early Reading First, or
others that influence young children and their school success.  
Exemplary service implementation.  
Sustainability strategies for maintaining current levels of exemplary services throughout the
project.  

Organizational Capacity

Maximum Points: 20

The evaluation of this criterion will be based upon the extent to which the applicant's proposal addresses the
following:
Meeting or exceeding standards described in section 641A(a)(1) of the Head Start Act, and as
evidenced in the results of monitoring reviews with no findings of deficiencies in the past three
years.
An organizational structure to support the accomplishment of the goals and objectives, including the
capacity to educate others about the strategies that provide success to the Center.
A range of dissemination strategies that will be used, including participatory opportunities as well as
electronic methods.  
Sound financial management.  
Exemplary accomplishments with children and families, including significant improvement in the
school readiness of children.  
Staff capability of existing staff and any additional staff or consultants who will be involved in
providing training for others both on and off site.  
Qualifications and competencies of teaching staff that meet the requirements of Section 648A of the
Head Start Act.
Systems for data management to inform program planning, program improvement, internal
and/external communication, record keeping, reporting, self-assessment and ongoing
self-monitoring.  
Capacity to carry out the dissemination activities of the Center.  
Capacity to evaluate and/or report the outcomes of the Center, including the required dissemination
activities, and those necessary for annual reporting.
The letter of nomination describes recognition of exemplary services and accomplishments.

21 of 30

Outcomes

Maximum Points: 20

The evaluation of this criterion will be based upon the extent to which the applicant's proposal is able to
describe measurable outcomes that address the following:
The anticipated results and benefits to the agency receiving an award,
The anticipated results and benefits of the award for specific locations,
The anticipated results and benefits that can be derived from the required dissemination activities
for other Head Start and/or Early Head Start programs, child care programs, pre-k programs, and
other early childhood entities and partners, and
The projected or anticipated numbers and types of individuals and organizations that can or will be
affected by the work of the Center both internally and externally through dissemination actions.  
Budget & Budget Justification

Maximum Points: 10

The following factors will be used to evaluate this criterion:
The completeness of the budget.
The line-item details and calculations for each object class identified on the budget information form
(SF-424A or SF-424C).  Detailed calculations must include estimation methods, quantities, unit
costs, and other similar details sufficient for the calculations.
The detail for at least 15% of the total project funds for required dissemination.  
A breakout by funding sources for all non-federal resources that will support the project. 
How categorical costs are derived.

V.2. Review and Selection Process
No grant award will be made under this announcement on the basis of an incomplete application.

Initial ACF Screening
Each application will be screened to determine whether it was received by the closing date and time and
whether the requested amount exceeds the award ceiling.  Applications that are designated as late according
to Section IV.3. Submission Dates and Times or those with requests that exceed the award ceiling, stated in
Section II. Award Information will be returned to the applicant with a notation that they were
deemed non-responsive and will not be reviewed.
Objective Review and Results
Applications competing for financial assistance will be reviewed and evaluated by objective review panels
using the criteria described in Section V.1 of this announcement.  Each panel is made up of experts with
knowledge and experience in the area under review. Generally, review panels are composed of three
reviewers and one chairperson.

22 of 30

Results of the competitive objective review are taken into consideration by ACF in the selection of projects
for funding; however, objective review scores and rankings are not binding and are one element of the
decision-making process.
ACF may elect to not fund applicants with management or financial problems that would indicate an
inability to successfully complete the proposed project. Applications may be funded in whole or in part. 
Successful applicants may be funded at an amount lower than that requested.  ACF reserves the right to
consider a preference to fund organizations serving emerging, unserved, or under-served populations,
including those located in pockets of poverty, and to consider the geographic distribution of Federal funds in
its funding decisions.
The review will be conducted by one or more panels of reviewers who are knowledgeable about Head Start
programs and early childhood program quality.
Each panel will be composed of three reviewers and a chair. The results of the competitive review are one
factor that will be taken into consideration by ACF in determining the projects to be funded. Per
Section(c)(3) of the Head Start Act, ACF reserves the right to consider geographic distribution and the
populations being served, including agencies serving large numbers of families with children who speak
languages other than English and who are just learning to understand and speak English. 
Please refer to Section IV.2. of this announcement for information on non-Federal reviewers in the review
process.

Approved but Unfunded Applications
Applications that are approved but unfunded may be held over for funding in the next funding cycle, pending
the availability of funds, for a period not to exceed one year.

V.3. Anticipated Announcement and Award Dates
Announcement of awards and the disposition of applications will be provided to applicants at a later date.
VI. Award Administration Information
VI.1. Award Notices
Successful applicants will be notified through the issuance of a Financial Assistance Award (FAA)
document that sets forth the amount of funds granted, the terms and conditions of the grant, the effective
date of the grant, the budget period for which initial support will be given, the non-Federal share to be
provided (if applicable), and the total project period for which support is contemplated. The FAA will be
signed by the Grants Officer and transmitted via postal mail.  Following the finalization of funding
decisions, organizations whose applications will not be funded will be notified by letter, signed by the
Program Office head.

VI.2. Administrative and National Policy Requirements
Awards issued under this announcement are subject to the uniform administrative requirements and cost

23 of 30

Awards issued under this announcement are subject to the uniform administrative requirements and cost
principles of 45 CFR Part 74 (Awards And Subawards To Institutions Of Higher Education, Hospitals,
Other Nonprofit Organizations, And Commercial Organizations), or 45 CFR Part 92 (Grants And
Cooperative Agreements To State, Local, And Tribal Governments).
An application funded with the release of Federal funds through a grant award, does not constitute, or imply,
compliance with Federal regulations.  Funded organizations are responsible for ensuring that their activities
comply with all applicable Federal regulations.
Grantees are subject to the limitations set forth in 45 CFR Part 74, Subpart E-Special Provisions for Awards
to Commercial Organizations (45 CFR §74.81_Prohibition against profit), which states that, "... no HHS
funds may be paid as profit to any recipient even if the recipient is a commercial organization.  Profit is any
amount in excess of allowable direct and indirect costs."
Grantees are also subject to the requirements of 45 CFR Part 87, Equal Treatment for Faith-Based
Organizations: "Direct Federal grants, sub-award funds, or contracts under this ACF program shall not be
used to support inherently religious activities such as religious instruction, worship, or proselytization.
Therefore, organizations must take steps to separate, in time or location, their inherently religious activities
from the services funded under this program.  Regulations pertaining to the Equal Treatment for Faith-Based
Organizations, which includes the prohibition against Federal funding of inherently religious activities, can
be found at the HHS web site at:  http://www.hhs.gov/fbci/waisgate21.pdf.
A faith-based organization receiving HHS funds retains its independence from Federal, State, and local
governments, and may continue to carry out its mission, including the definition, practice, and expression of
its religious beliefs. For example, a faith-based organization may use space in its facilities to provide secular
programs or services funded with Federal funds without removing religious art, icons, scriptures, or other
religious symbols. In addition, a faith-based organization that receives Federal funds retains its authority
over its internal governance, and it may retain religious terms in its organization's name, select its board
members on a religious basis, and include religious references in its organization's mission statements and
other governing documents in accordance with all program requirements, statutes, and other applicable
requirements governing the conduct of HHS funded activities."  Additional information on "Understanding
the Regulations Related to the Faith-Based and Community Initiative" can be found at:
http://www.hhs.gov/fbci/regulations/index.html.
The Code of Federal Regulations (CFR) is available at http://www.gpoaccess.gov/CFR/.
Award Term and Condition for Trafficking in Persons
Awards issued under this announcement are subject to the requirements of Section 106 (g) of the
Trafficking Victims Protection Act of 2000, as amended (22 U.S.C. 7104).  For the full text of the award
term, go to http://www.acf.hhs.gov/grants/award_term.html.  If you are unable to access this link, please
contact the Grants Management Contact identified in Section VII. Agency Contacts of  this announcement
to obtain a copy of the Term.
HHS Grants Policy Statement
The HHS Grants Policy Statement (HHS GPS) is the Department of Health and Human Services' single
policy guide for discretionary grants and cooperative agreements.  ACF grant awards are subject to the
requirements of the HHS GPS, which covers basic grants processes, standard terms and conditions, and
points of contact, as well as important agency-specific requirements.  Appendices to the HHS GPS include a
glossary of terms and a list of standard abbreviations for ease of reference.  The general terms and

24 of 30

conditions in the HHS GPS will apply as indicated unless there are statutory, regulatory, or award-specific
requirements to the contrary that are specified in the Financial Assistance Award (FAA). The HHS GPS is
available at  
http://www.acf.hhs.gov/grants/grants_related.html. 
Other Administrative and National Policy Requirements
Applicable Head Start regulations, 45 C.F.R. Parts 1301-1310, are available at the websites identified at the
end of this announcement.
Applicable Office of Management and Budget (OMB) Circulars can be found at: 
http://www.whitehouse.gov/omb/grants/grants_circulars.html.
The Head Start Act requires that HHS/ACF/OHS take steps to establish the ownership by the Federal
Government of all studies, reports, proposals and data produced as part of the implementation of grants.'
[Section 649(f) of the Head Start Act, 42 U.S.C. 9844(f)]." 
Therefore, OHS will incorporate into the terms and conditions of awards under this announcement, works
produced with funding under the Head Start Act will be considered "works made for hire." This
statement will acknowledge that 'works for hire' are considered U.S. Government publications.
VI.3. Reporting
Grantees under this announcement will be required to submit performance progress and financial reports
periodically throughout the project period. The frequency of required reporting is listed later in this section.
In FY 2009, most ACF grantees began using a standard form for required performance progress reporting
(PPR). Use of the new standard form, the ACF-OGM SF-PPR, began for new awards and continuation
awards made by ACF in FY 2009.  At a minimum, grantees are required to submit the ACF-OGM SF-PPR,
which consists of the ACF-OGM SF-PPR Cover Page and the Program Indicators-Attachment B. ACF
Programs that utilize reporting forms or formats in addition to, or instead of, the ACF-OGM SF-PPR have
listed the reporting requirements later in this section. 
Grant award documents will inform grantees of the appropriate performance progress report form or format
to use beginning in FY 2009.  Grantees should consult their award documents to determine the appropriate
performance progress report format required under their award.
Grantees will continue to use the Financial Status Report (FSR) SF-269 (long form) for required financial
reporting.
Performance progress and financial reports are due 30 days after the end of the reporting period. Final
program performance and financial reports are due 90 days after the close of the project period.  Final
reports may be submitted in hard copy to the Grants Management Office Contact listed in Section VII.
Agency Contacts of this announcement.
The SF-269 (long form) and the ACF-OGM-SF-PPR may be found at 
http://www.acf.hhs.gov/grants/grants_resources.html.

Program Progress Reports:
Semi-Annually 
Financial Reports:
Semi-Annually 

Successful applicants that receive awards as Centers of Excellence will be required to submit an annual

25 of 30

Successful applicants that receive awards as Centers of Excellence will be required to submit an annual
report that contains a description of the activities that the Center carried out with funds received under the
award, including a description of how such funds improved services for children and families.

VII. Agency Contacts
Program Office Contact
Michele Plutro
Administration on Children and Families
Office of Head Start
1250 Maryland Ave., SW.
Washington, DC 20024
Phone: (866) 796-1591
Email: [email protected]

Office of Grants Management Contact
David Kadan
ACF Grants Management Officer
Office of Grants Management
Administration on Children and Families
370 L'Enfant Promenade, SW.
Aerospace Building - 6th Floor East
Washington, DC 20447
Phone: (202) 401-5513
Email: [email protected]

Federal Relay Service:
Hearing-impaired and speech-impaired callers may contact the Federal Relay Service for assistance at
1-800-877-8339 (TTY - Text Telephone or ASCII - American Standard Code For Information Interchange).
VIII. Other Information
Reference Websites
U.S. Department of Health and Human Services (HHS) on the Internet  http://www.hhs.gov/
Administration for Children and Families (ACF) on the Internet http://www.acf.hhs.gov/.
Administration for Children and Families - Funding Opportunities
homepage  http://www.acf.hhs.gov/grants/.
Catalog of Federal Domestic Assistance (CFDA) https://www.cfda.gov/. 

26 of 30

Code of Federal Regulations (C.F.R.)  http://www.gpoaccess.gov/cfr/index.html  
United States Code (U.S.C) http://www.gpoaccess.gov/uscode/
Sign up to receive notification of ACF Funding Opportunities at www. Grants.gov 
http://www.grants.gov/applicants/email_subscription.jsp

The Office of Head Start home page http://www.acf.hhs.gov/programs/ohs/
The Early Childhood Learning and Knowledge Center,  http://www.ECLKC.ohs.acf.hhs.gov
The Head Start Act as amended by The Improving Head Start for School Readiness Act of 2007, Public Law
110-134,  http://www.acf.hhs.gov/programs/ohs/legislation/HS_act.html

Checklist
All required Standard Forms, assurances, and certifications are available on the ACF Forms page
at http://www.acf.hhs.gov/grants/grants_resources.html and on the Grants.gov Forms Repository webpage
at  http://apply07.grants.gov/apply/FormLinks?family=15.
Versions of other Standard Forms (SFs) are available on the Office of Management and
Budget (OMB) Grants Management Forms web site at http://www.whitehouse.gov/omb/grants_forms/.
For information regarding accessibility issues, visit the Grants.gov Accessibility Compliance Page at 
http://www07.grants.gov/aboutgrants/accessibility_compliance.jsp.
Applicants may use the checklist below as a guide when preparing your application package.

What to Submit

Where Found

When to Submit

SF-424 - Application for Federal
Assistance

Referenced in Section IV.2  and
found at http:// www.acf.hhs.gov/
grants/grants_resources.html and at
the Grants.gov Forms Repository at   
http:// apply07.grants.gov
/apply/FormLinks?family=15.

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

Referenced in Section IV.2 and
found at http:// www.acf.hhs.gov
/grants/grants_resources.html.

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

SF-P/PSL  - Project/Performance
Site Location(s)

SF-424A - Budget Information Non-Construction Programs
SF-424B - Assurances  Non-Construction Programs

27 of 30

Table of Contents

Referenced in Section IV.2 of the
announcement under "Project
Description."

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

Project Summary/Abstract

Referenced in Section IV.2 of the
announcement under "Project
Description."

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

Project Description

Referenced in Section IV.2 of the
announcement.

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

Budget and Budget Justification

Referenced in Section IV.2 of the
announcement under "Project
Description."

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

Third-Party Agreements

Referenced in Section IV.2 of the
announcement under "Project
Description."

If available, submission is
due by application due date
found in Overview and
Section IV.3. or by time of
award.

Documentation of  Commitment
of Non-Federal Resources

Referenced in Section IV.2 of the
announcement under "Budget and
Budget Justification."

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

Project Sustainability Plan

Referenced in Section IV.2 of the
announcement under "Project
Description."

Required of all applicants
for projects of three years
(36 months) or more in
length.
By application due date
found in Overview and
Section IV.3.

Certification Regarding Lobbying

Referenced in Section IV.2 of the
announcement and found at http://
www.acf.hhs.gov
/grants/grants_resources.html. 

Submission due by date of
award.

28 of 30

This program is covered under
E.O. 12372, "Intergovernmental
Review of Federal Programs,"
and 45 CFR Part 100,
"Intergovernmental Review of
Department of Health and
Human Services Programs and
Activities". Applicants must
submit all required application
materials to the State Single
Point of Contact (SPOC) and
indicate the date of submission
on the Standard Form (SF) 424
at item 19.

Applicants should go to the
following URL for the official list of
the jurisdictions that have elected to
participate in E.O. 12372 http://
www.whitehouse.gov
/omb/grants_spoc/ as indicated in
Section IV.4 of this announcement.

Submission due to State
Single Point of Contact by
the application due date
found in Overview and
Section IV.3.

Logic Model

Referenced in Section IV.2 of the
announcement under "Project
Description."

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

SF-LLL - Disclosure of
Lobbying Activities, if applicable

"Disclosure Form to Report
Lobbying" is referenced in Section
IV.2 and found at http://
www.acf.hhs.gov
/grants/grants_resources.html.

Submission due by
application due date found
in Overview and Section
IV.3.

Submission of this form is required if
any funds have been paid, or will be
paid, to any person for influencing,
or attempting to influence, an officer
or employee of any agency, a
Member of Congress, an officer or
employee of Congress, or an
employee of a Member of Congress
in connection with this commitment
providing for the United States to
insure or guarantee a loan.
The letter of nomination from
the State Governor, or for AIAN
or MSHS programs, the letter
from the Office of Head Start.

Referenced in Section III.1. of the
announcement under "Eligible
Applicants" and in Section III.3.
"Other" under Disqualification
Factors.

The letter is to be submitted
as part of the application.

Signature
Date: 

_________________________________________________
29 of 30

Yvette Sanchez Fuentes 
Director 
Office of Head Start 

30 of 30