Privacy Threshold Analysis

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 1 of 10 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
This form is used to determine whether 
a Privacy Impact Assessment is required. 

Please use the attached form to determine whether a Privacy Impact Assessment (PIA) is required under 
the E‐Government Act of 2002 and the Homeland Security Act of 2002.   
Please complete this form and send it to your component Privacy Office.  If you do not have a component 
Privacy Office, please send the PTA to the DHS Privacy Office: 

Rebecca J. Richards 
Director of Privacy Compliance 
The Privacy Office 
U.S. Department of Homeland Security 
Washington, DC 20528 
Tel: 703‐235‐0780 

[email protected] 

Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form. If a PIA is required, the DHS Privacy Office 
will send you a copy of the Official Privacy Impact Assessment Guide and accompanying Template to 
complete and return. 
A copy of the Guide and Template is available on the DHS Privacy Office website, www.dhs.gov/privacy, 
on DHSOnline and directly from the DHS Privacy Office via email: [email protected], phone: 703‐235‐0780. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 2 of 10 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office. 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form  
and may request additional information. 
SUMMARY INFORMATION 

DATE submitted for review:            
NAME of Project: FOIA/PA Information Processing System (FIPS)  

Name of Component: US Citizenship and Immigration Services 

Name of Project Manager: Lawrence Carter 

Email for Project Manager: [email protected]  

Phone number for Project Manager: 202‐272‐9213 

TYPE of Project: 

  Information Technology and/or System ∗

  A Notice of Proposed Rule Making or a Final Rule. 

    Other:   

∗

The E‐Government Act of 2002 defines these terms by reference to the definition sections of Titles 40 and 
44 of the United States Code. The following is a summary of those definitions: 
•“Information  Technology”  means  any  equipment  or  interconnected  system  or  subsystem  of 
equipment,  used  in  the  automatic  acquisition,  storage,  manipulation,  management,  movement, 
control,  display,  switching,  interchange,  transmission,  or  reception  of  data  or  information.  See  40 
U.S.C. § 11101(6). 
•“Information System” means a discrete set of information resources organized for the collection, 
processing, maintenance, use, sharing, dissemination, or disposition of information. See: 44. U.S.C. § 
3502(8). 
Note,  for  purposes  of  this  form,  there  is  no  distinction  made  between  national  security  systems  or 
technologies/systems  managed  by  contractors.  All  technologies/systems  should  be  initially  reviewed 
for potential privacy impact.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 3 of 10 
SPECIFIC QUESTIONS 
1.

Describe the project and its purpose: 
The  Freedom  of  Information  Act/Privacy  Act  (FOIA/PA)  Information  Processing  System  
(FIPS)  enables  Office  of Records  Services  personnel to  efficiently and  effectively  respond  to 
more than 130,000 FOIA/PA requests annually. FIPS uses document imaging, workflow and 
client‐server  technologies  to  manage  the  FOIA/PA  case  life  cycle  for  USCIS.  FIPS  generates 
automated  letters  and  reports,  with  flexible  workflow,  rigorous  first‐in‐first‐out  (FIFO) 
processing and accurate audit trails.  Government personnel and their contractors are able to 
review electronically scanned images of documents responsive to FOIA requests to ascertain 
whether FOIA exemptions may be applied. 
Based on previous conversations with the USCIS Privacy Officer it was determined that this 
system is legacy and will not require its own PIA. 

2.

Status of Project: 
 This is a new development effort. 
 This is an existing project. 
Date first developed: August 1, 1998 
Date last updated: July 20, 2009 
Minor sofware changes in response to a System Change Request (SCR). 

3.

Could the project relate in any way to an individual?1 
 No. Please skip ahead to the next question. 
 Yes. Please provide a general description, below. 
FOIA requests for USCIS records could include requests for an A‐File or for a DHS employee 
personnel file. 

4.

Do you collect, process, or retain information on: (Please check all that apply) 
 DHS Employees 

1

Projects can relate to individuals in a number of ways. For example, a project may include a camera for 
the purpose of watching a physical location. Individuals may walk past the camera and images of those 
individuals may be recorded. Projects could also relate to individuals in more subtle ways. For example, a 
project  that  is  focused  on  detecting  radioactivity  levels  may  be  sensitive  enough  to  detect  whether  an 
individual received chemotherapy.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 4 of 10 
 Contractors working on behalf of DHS 
 The Public 
 The System does not contain any such information.  

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 5 of 10 
5.

Do you use or collect Social Security Numbers (SSNs)? (This includes truncated SSNs) 

 No. 
 Yes. Why does the program collect SSNs? Provide the function of the SSN and the  
legal authority to do so: 

6.

What information about individuals could be collected, generated or retained? 
Individuals submitting FOIA or PA requests may submit all or some of the following 
information in order to have their request fulfilled:  
• 

Name 

• 

Date of Birth 

• 

Mailing Address 

• 

Phone Numbers (e.g., phone, fax, and cell) 

• 

Certificates (e.g., birth, death, and marriage) 

• 

Email Address 

• 

Alien Number (A‐Number) 

• 

Country or Place of Birth 

This  information,  which  is  provided  directly  by  the  individual,  is  entered  into  the 
system.  The  only  mandatory  information  is  the  requester’s  name,  mailing  address 
and the information being requested. Any additional information provided is used to 
assist in identifying and locating the specifically requested material. 
Responsive  records  obtained  from  other  USCIS  System  of  Records  pertinent  to  the 
request  are  scanned  into  the  system.  Such  records  may  include  the  following 
information: 
• 

Name 

• 

Date of Birth 

• 
Social  Security  Number  (or  other  number  originated  by  a  government  that 
specifically identifies an individual) 
• 

Photographic Identifiers (e.g., photograph image, x‐rays, and video tapes) 

• 

Driver’s License 

• 

Biometric Identifiers (e.g., fingerprint and voiceprint) 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 6 of 10 
• 

Mother’s Maiden Name 

• 

Vehicle Identifiers (e.g., license plates) 

• 

Mailing Address 

• 

Phone Numbers (e.g., phone, fax, and cell) 

• 

Certificates (e.g., birth, death, and marriage) 

• 

Legal Documents or Notes (e.g., divorce decree, criminal records, or other) 

• 

Email Address 

• 

Education Records 

• 

Alien Number (A‐Number) 

• 

Financial Records 

In addition to information provided directly by the individual, the system maintains 
electronic copies of correspondence with the individual or his/her representative, and 
digital image copies of responsive material (most typically, genealogy and/or A‐file 
material). 
7.

If this project is a technology/system, does it relate solely to infrastructure? [For example, is 
the system a Local Area Network (LAN) or Wide Area Network (WAN)]? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. Is there a log kept of communication traffic? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. What type of data is recorded in the log? (Please choose all that apply.) 
 Header 
 Payload Please describe the data that is logged. 

8.

Can the system be accessed remotely? 
 No.  
 Yes.   When remote access is allowed, is the access accomplished by a virtual private network 
(VPN)? 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 7 of 10 
 No.             
 Yes.  

9.

Is Personally Identifiable Information2 physically transported outside of the LAN? (This can 
include mobile devices, flash drives, laptops, etc.)  
 No. 
 Yes.            

10.

Does the system connect, receive, or share Personally Identifiable Information with any other 
DHS systems3? 
 No 
 Yes.  Please list:  

11.

Are there regular (ie. periodic, recurring, etc.) data extractions from the system? 
 No. 
 Yes.  Are these extractions included as part of the Certification and Accreditation4? 
 Yes.  
 No.            

12.

Is there a Certification & Accreditation record within OCIO’s FISMA tracking system? 
 Unknown. 
 No. 
 Yes. Please indicate the determinations for each of the following: 

2

Personally Identifiable Information is information that can identify a person.  This includes; name, address, phone 
number, social security number, as well as health information or a physical description.
3
PII  may  be  shared,  received,  or  connected  to  other  DHS  systems  directly,  automatically,  or  by  manual  processes.  
Often, these systems are listed as “interconnected systems” in TAFISMA. 
4
This could include the Standard Operation Procedures (SOP) or a Memorandum of Understanding (MOU)

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 8 of 10 
Confidentiality: 

Integrity: 

Availability: 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 9 of 10 
PRIVACY THRESHOLD REVIEW 
(To be Completed by the DHS Privacy Office) 

DATE reviewed by the DHS Privacy Office: December 23, 2009 

NAME of the DHS Privacy Office Reviewer: Rebecca J. Richards 
DESIGNATION 
  This  is  NOT  a  Privacy  Sensitive  System  –  the  system  contains  no  Personally  Identifiable 
Information. 
 This IS a Privacy Sensitive System 
Category of System 
 IT System 
 National Security System 
 Legacy System 
 HR System 
 Rule 
 Other:            
Determination 
 PTA sufficient at this time 
 Privacy compliance documentation determination in progress 
 PIA is not required at this time 
 A PIA is required 

 System covered by existing PIA:            

 A new PIA is required.   
 A PIA Update is required.   
 A SORN is required  

 System covered by existing SORN: DHS/ALL‐001 

 A new SORN is required. 
DHS PRIVACY OFFICE COMMENTS 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 10 of 10 
PIA  will  be  required  for  next  major  change  or  update  to  system  per  previous 
discussions.