Privacy Threshold Analysis

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 1 of 9 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
This form is used to determine whether 
a Privacy Impact Assessment is required. 

Please use the attached form to determine whether a Privacy Impact Assessment (PIA) is required under 
the E‐Government Act of 2002 and the Homeland Security Act of 2002.   
Please complete this form and send it to your component Privacy Office.  If you do not have a component 
Privacy Office, please send the PTA to the DHS Privacy Office: 

Rebecca J. Richards 
Director of Privacy Compliance 
The Privacy Office 
U.S. Department of Homeland Security 
Washington, DC 20528 
Tel: 703‐235‐0780 

[email protected] 

Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form. If a PIA is required, the DHS Privacy Office 
will send you a copy of the Official Privacy Impact Assessment Guide and accompanying Template to 
complete and return. 
A copy of the Guide and Template is available on the DHS Privacy Office website, www.dhs.gov/privacy, 
on DHSOnline and directly from the DHS Privacy Office via email: [email protected], phone: 703‐235‐0780. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 2 of 9 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office. 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form  
and may request additional information. 
SUMMARY INFORMATION 

DATE submitted for review: October 28, 2009 
NAME of Project: IMAGE Information Request & Membership Application Form  

Name of Component: Immigration and Customs Enforcement 

Name of Project Manager: Kurt Fitz‐Randolph 

Email for Project Manager: [email protected]  

Phone number for Project Manager: 202‐732‐5868 

TYPE of Project: 

  Information Technology and/or System ∗

  A Notice of Proposed Rule Making or a Final Rule. 

  Other: Process workflow and management of information requests and application form 
submissions leveraging DHS Network email and existing DHS systems.  

∗

The E‐Government Act of 2002 defines these terms by reference to the definition sections of Titles 40 and 
44 of the United States Code. The following is a summary of those definitions: 
•“Information  Technology”  means  any  equipment  or  interconnected  system  or  subsystem  of 
equipment,  used  in  the  automatic  acquisition,  storage,  manipulation,  management,  movement, 
control,  display,  switching,  interchange,  transmission,  or  reception  of  data  or  information.  See  40 
U.S.C. § 11101(6). 
•“Information System” means a discrete set of information resources organized for the collection, 
processing, maintenance, use, sharing, dissemination, or disposition of information. See: 44. U.S.C. § 
3502(8). 
Note,  for  purposes  of  this  form,  there  is  no  distinction  made  between  national  security  systems  or 
technologies/systems  managed  by  contractors.  All  technologies/systems  should  be  initially  reviewed 
for potential privacy impact.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 3 of 9 
SPECIFIC QUESTIONS 
1.

Describe the project and its purpose: 
The  ICE  Mutual  Agreement  between  Government  and  Employers  (IMAGE)  program  is  the 
outreach and education component of the Office of Investigations (OI) worksite enforcement 
(WSE)  program.    IMAGE  is  designed  to  build  cooperative  relationships  with  the  private 
sector  to  enhance  compliance  with  the  immigration  laws  and  reduce  the  number  of 
unauthorized aliens within the American workforce.  Under this program, ICE will partner 
with businesses representing a broad cross‐section of industries.  Businesses must adhere to a 
series of best practices, enroll in E‐Verify, and complete an IMAGE Membership Application 
form. 
ICE  has  developed  a  developed  an  electronic  Information  Packet  Request  form  to  be 
completed  by  businesses  interested  in  requesting  additional  information  about  the  IMAGE 
program.    This  electronic  form  is  available  on  ICEʹs  public  Internet  website  at 
http://www.ice.gov/partners/opaimage/index.htm.    The  data  requested  includes  generic 
information such as the companyʹs name, industry, mailing address, email address, name of 
the  point  of  contact,  and  telephone  number  of  the  companyʹs  point  of  contact.    When  a 
business completes and submits the Information Packet Request form, ICE personnel receive 
an email via the DHS Network with the information provided.  Upon receipt of the request, 
ICE  will  use  the  email  provided  to  send  the  business  additional  information  about  the 
IMAGE program.  ICE also creates a Case Management Investigative Referral (CMIR) in the 
Treasury  Enforcement  Communications  Systems  (TECS)  using  the  general  company 
information provided and assigns it to the appropriate Special Agent in Charge (SAC) Field 
Office for further follow‐up and outreach coordination. 
For  those  businesses  interested  in  participating  in  the  IMAGE  program,  ICE  has  also 
developed a Membership Application form for prospective businesses to complete, outlining 
their corporate structure and current hiring practices.  The application form will be available 
via the ICE public Internet for downloading, and can be submitted to ICE via email or mailed 
to the SAC Office.  Examples of information requested in the application include providing 
an  organizational  chart  identifying  the  organizational  make‐up  of  the  business  by  position 
title, description of internal controls on hiring and processes used in the event unauthorized 
alien  workers  have  been  identified.    Businesses  are  also  asked  how  they  administer  the  I‐9 
forms  (Employment  Eligibility  Verification  Forms)  and  to  identify  employment  and 
immigration related topics of importance to them, such as the use of contract employees, the 
availability  of  informational  brochures,  onsite  training  on  the  review  of  documentation 
presented  by  foreign  nationals  in  pursuit  of  gaining  employment,  and  safeguards  against 
discrimination.  ICE has included a statement on the Membership Application form explicitly 
requesting  the  no  information  about  individual  employees  be  provided  as  part  of  the 
application. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 4 of 9 
If  businesses  indicate  participation  with  other  government  employment  verification 
programs  such  as  E‐Verify,  they  are  requested  to  submit  summary  reports  demonstrating 
their  participation  along  with  their  application.    Examples  include  an  E‐Verify  Summary 
Report  or  Social  Security  Number  Verification  Service  Results  Page,  which  provide 
participating  employers  mechanisms  for  verifying  the  employment  eligibility  of  their 
employees.    Businesses  do  not  submit  information  relating  to  individual  employees  in  the 
application form.   
Once  a  business  has  submitted  a  Membership  Application  form,  ICE  reviews  the  form  and 
makes  a  determination  as  to  the  suitability  of  the  business  to  become  an  IMAGE  program 
participant.  Reasons a company may not be suitable for participation in the IMAGE program 
include  but  are  not  limited  to  an  on‐going  criminal  investigation  of  the  company  or  prior 
violations  of  law  (administrative  and/or  criminal)  with  no  good‐faith  effort  to  correct  the 
deficiencies.  After ICE performs its evaluation and determines that a business is suitable to 
become an IMAGE participant, ICE enters into a formal written agreement with the business, 
pursuant to which the business is recognized as a participant, and receives cooperation and 
assistance from ICE in the area of immigration work site enforcement. As part of the IMAGE 
program,  the  participating  businesses  enroll  in  the  E‐Verify  program  administered  by  U.S. 
Citizenship  and  Immigration  Services,  to  verify  the  status  of  new  employees,  but  ICE  does 
not  collect  any  information  regarding  any  of  the  businessesʹ  employees  as  part  of  the 
application process.  The only information collected will be the name of the companyʹs point 
of contact (name, business telephone number, email address, and address) for IMAGE.  ICE 
also  requests  that  participating  businesses  submit  annual  reports  describing  the  results  of 
their  businessesʹ  partnering  with  ICE.    These  annual  reports  will  not  include  personally 
identifiable information (PII) relating to individual employees. 
The  Membership  Application  form  will  be  maintained  either  in  hard  copy  or  electronically 
consistent with the format in which it is received, and a duplicate file maintained by ICE HQ 
for management purposes and to generate the IMAGE participant agreements.  Annotations 
will also be made in TECS reflecting any ICE Field Office communications with the business 
as  well  as  any  Membership  Application  forms  received.    Additionally,  any  attachments 
supplied by the company when submitting their Membership Application will be maintained 
in the paper file and not uploaded in TECS. 
2.

Status of Project: 
 This is a new development effort. 
 This is an existing project. 
Date first developed:            
Date last updated:            

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 5 of 9 
3.

Could the project relate in any way to an individual? 1  
 No. Please skip ahead to the next question. 
 Yes. Please provide a general description, below. 
The project will maintain points of contact (company name, individual point of contact name 
name(s),  company  or  job  title,  company  email  addresses,  and  company  telephone  number) 
for each company that submits an Information Packet Request form or completes an IMAGE 
Membership Application. 

4.

Do you collect, process, or retain information on: (Please check all that apply) 
 DHS Employees 
 Contractors working on behalf of DHS 
 The Public 
 The System does not contain any such information.  

5.

Do you use or collect Social Security Numbers (SSNs)? (This includes truncated SSNs) 

 No. 
 Yes. Why does the program collect SSNs? Provide the function of the SSN and the  
legal authority to do so: 

6.

What information about individuals could be collected, generated or retained? 
The  project  will  maintain  points  of  contact  (individualʹs  name(s),  company  title,  company 
email  addresses  and  company  telephone  number)  for  each  company  that  completes  an 
IMAGE  Information  Packet  Request  or  Membership  Application  form.    Using  the  general 
information  provided  by  the  business  in  the  Information  Packet  Request,  ICE  generates  a 
CMIR  in  TECS  and  assigns  it  to  the  appropriate  SAC  Field  Office  for  continued  follow‐up 

1

Projects can relate to individuals in a number of ways. For example, a project may include a camera for 
the purpose of watching a physical location. Individuals may walk past the camera and images of those 
individuals may be recorded. Projects could also relate to individuals in more subtle ways. For example, a 
project  that  is  focused  on  detecting  radioactivity  levels  may  be  sensitive  enough  to  detect  whether  an 
individual received chemotherapy.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 6 of 9 
and outreach coordination.  The information provided in the Membership Application form 
is used to develop training, employment policies, and other employment related materials to 
assist the businesses in complying with immigration laws. 
7.

If this project is a technology/system, does it relate solely to infrastructure? [For example, is 
the system a Local Area Network (LAN) or Wide Area Network (WAN)]? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. Is there a log kept of communication traffic? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. What type of data is recorded in the log? (Please choose all that apply.) 
 Header 
 Payload Please describe the data that is logged. 

8.

Can the system be accessed remotely? 
 No.  
 Yes.   When remote access is allowed, is the access accomplished by a virtual private network 
(VPN)? 
 No.             
 Yes.  

9.

Is Personally Identifiable Information 2  physically transported outside of the LAN? (This can 
include mobile devices, flash drives, laptops, etc.)  
 No. 
 Yes.            

10.

2

Does the system connect, receive, or share Personally Identifiable Information with any other 
DHS systems 3 ? 

Personally Identifiable Information is information that can identify a person.  This includes; name, address, phone 
number, social security number, as well as health information or a physical description.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 7 of 9 
 No 
 Yes.  Please list:  
The business points of contact information (company name, individual point of contact name 
name(s), company or job title, company email addresses, and company telephone number) will 
be input into TECS in a CMIR for routing to the local ICE Field Office for follow‐up coordination 
and outreach.  No PII of individual employees is collected or shared with other DHS systems. 
11.

Are there regular (ie. periodic, recurring, etc.) data extractions from the system? 
 No. 
 Yes.  Are these extractions included as part of the Certification and Accreditation 4 ? 
 Yes.  
 No.            

12.

Is there a Certification & Accreditation record within OCIO’s FISMA tracking system? 
 Unknown. 
 No. 
 Yes. Please indicate the determinations for each of the following: 
Confidentiality: 

Integrity: 

Availability: 

3

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

PII  may  be  shared,  received,  or  connected  to  other  DHS  systems  directly,  automatically,  or  by  manual  processes.  
Often, these systems are listed as “interconnected systems” in TAFISMA. 
4
This could include the Standard Operation Procedures (SOP) or a Memorandum of Understanding (MOU)

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 8 of 9 
PRIVACY THRESHOLD REVIEW 
(To be Completed by the DHS Privacy Office) 

DATE reviewed by the DHS Privacy Office: January 8, 2010 

NAME of the DHS Privacy Office Reviewer: Rebecca J. Richards 
DESIGNATION 
  This  is  NOT  a  Privacy  Sensitive  System  –  the  system  contains  no  Personally  Identifiable 
Information. 
 This IS a Privacy Sensitive System 
Category of System 
 IT System 
 National Security System 
 Legacy System 
 HR System 
 Rule 
 Other:            
Determination 
 PTA sufficient at this time 
 Privacy compliance documentation determination in progress 
 PIA is not required at this time 
 A PIA is required 

 System covered by existing PIA: DHS Contact Lists 

 A new PIA is required.   
 A PIA Update is required.   
 A SORN is required  

 System covered by existing SORN: DHS/ALL‐002 

 A new SORN is required. 
DHS PRIVACY OFFICE COMMENTS 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 9 of 9 
Please ensure that the IMAGE application has a valid OMB control number. System 
name added to PIA appendix.