Privacy Threshold Analysis (PTA)

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 1 of 8 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
This form is used to determine whether 
a Privacy Impact Assessment is required. 

Please use the attached form to determine whether a Privacy Impact Assessment (PIA) is required under 
the E‐Government Act of 2002 and the Homeland Security Act of 2002.   
Please complete this form and send it to your component Privacy Office.  If you do not have a component 
Privacy Office, please send the PTA to the DHS Privacy Office: 

Rebecca J. Richards 
Director of Privacy Compliance 
The Privacy Office 
U.S. Department of Homeland Security 
Washington, DC 20528 
Tel: 703‐235‐0780 

[email protected] 

Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form. If a PIA is required, the DHS Privacy Office 
will send you a copy of the Official Privacy Impact Assessment Guide and accompanying Template to 
complete and return. 
A copy of the Guide and Template is available on the DHS Privacy Office website, www.dhs.gov/privacy, 
on DHSOnline and directly from the DHS Privacy Office via email: [email protected], phone: 703‐235‐0780. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 2 of 8 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office. 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form  
and may request additional information. 
SUMMARY INFORMATION 

DATE submitted for review: August 14, 2009 
NAME  of  Project:  Environmental‐Historic  Preservation  Management  Information  System 
(EMIS) 

Name of Component: Federal Emergency Managment Agency 

Name of Project Manager: Angela Gladwell; Laura Shick 

Email for Project Manager: [email protected]; [email protected]  

Phone number for Project Manager: A. Gladwell: 202‐646‐3193; L. Shick: 202‐646‐2685 

TYPE of Project: 

  Information Technology and/or System 

  A Notice of Proposed Rule Making or a Final Rule. 

    Other:   


The E‐Government Act of 2002 defines these terms by reference to the definition sections of Titles 40 and 
44 of the United States Code. The following is a summary of those definitions: 
•“Information  Technology”  means  any  equipment  or  interconnected  system  or  subsystem  of 
equipment,  used  in  the  automatic  acquisition,  storage,  manipulation,  management,  movement, 
control,  display,  switching,  interchange,  transmission,  or  reception  of  data  or  information.  See  40 
U.S.C. § 11101(6). 
•“Information System” means a discrete set of information resources organized for the collection, 
processing, maintenance, use, sharing, dissemination, or disposition of information. See: 44. U.S.C. § 
3502(8). 
Note,  for  purposes  of  this  form,  there  is  no  distinction  made  between  national  security  systems  or 
technologies/systems  managed  by  contractors.  All  technologies/systems  should  be  initially  reviewed 
for potential privacy impact.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 3 of 8 
SPECIFIC QUESTIONS 
1.

Describe the project and its purpose: 
EMIS is a stand‐alone web‐based system created to standardize FEMAʹs environmental 
planning and historic preservation (EHP) compliance review process through consistency in 
data collection, storage, and decision‐making.  Numerous Federal EHP laws and Executive 
Orders apply to Federal agencies and Federally‐funded actions, including FEMAʹs grant‐
funded projects related to disaster response, recovery, mitigation, and emergency 
preparedness.  Examples of EHP laws and Executive Orders include the following: National 
Environmental Policy Act, National Historic Preservation Act, Endangered Species Act, 
Executive Order 19988 ‐ Floodplain Management, Executive Order 11990 ‐ Protection of 
Wetlands, and Executive Order 12898 ‐Federal Actions to Address Environmental Justice in 
Minority Populations and Low‐Income Populations. EMIS is used to document the agencyʹs 
compliance with these EHP requirements.  
With EMIS, all EHP reviews are conducted and all EHP‐related documentation is stored in a 
standard manner in a single system.  The use of EMIS ensures that the EHP compliance 
review is performed consistently and in a standard manner for all FEMA‐funded projects 
across all disaster and non‐disaster programs.  The automation of the EHP review and 
compliance determination process is more efficient than conducting paper‐based project 
reviews, thereby allowing faster approval and funding of projects. 

2.

Status of Project: 
 This is a new development effort. 
 This is an existing project. 
Date first developed: September 21, 2006 

Date last updated: May 27, 2009 

Database  code  change  (no  application/java  changes)  so  that  EMIS  is  able  to  process  Public 
Assistance  Grant  Program  projects  submitted  by  the  Emergency  Management  Mission 
Integrated Environment (EMMIE) that were initially not queued to EMIS for EHP review.  

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 4 of 8 
3.

Could the project relate in any way to an individual?1 
 No. Please skip ahead to the next question. 
 Yes. Please provide a general description, below. 
EMIS does not collect information from applicants for FEMA grant assistance, instead that 
information is collected by the FEMA grant program itself (e.g. Public Assistance Grant 
Program).  However, EMIS  stores copies of correspondence (letters, emails, faxes, and 
transcripts of telephone conversations) with resource agencies (e.g. US Fish and Wildlife 
Service, State Historic Preservation Offices), which may include names of staff at those 
agencies and their business contact information.  The names and business contact 
information of these individuals consulted can be typed and stored in the various comment 
fields of EMIS. The sole purpose of collecting and storing this information is to document 
compliance with EHP requirements.  

4.

Do you collect, process, or retain information on: (Please check all that apply) 
 DHS Employees 
 Contractors working on behalf of DHS 
 The Public 
 The System does not contain any such information.  

5.

Do you use or collect Social Security Numbers (SSNs)? (This includes truncated SSNs) 

 No. 
 Yes. Why does the program collect SSNs? Provide the function of the SSN and the  
legal authority to do so: 

1

Projects can relate to individuals in a number of ways. For example, a project may include a camera for 
the purpose of watching a physical location. Individuals may walk past the camera and images of those 
individuals may be recorded. Projects could also relate to individuals in more subtle ways. For example, a 
project  that  is  focused  on  detecting  radioactivity  levels  may  be  sensitive  enough  to  detect  whether  an 
individual received chemotherapy.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 5 of 8 
6.

What information about individuals could be collected, generated or retained? 
Under the various EHP laws, (examples of which are located in section 1), FEMA is legally 
required to consult with other Federal, state and local agencies and offices responsible for the 
protection and management of environmental resources and historic properties. 
EMIS may store information on staff, consultants, and contractors who prepare EHP 
documents, conduct EHP analyses, and perform the EHP project review.  Information that 
may be stored in EMIS includes: 

7.



Names (first, last, middle)  



Business mailing addresses 



Business email addresses 



Business telephone numbers (desk, cell, blackberry) 



Business fax numbers   

If this project is a technology/system, does it relate solely to infrastructure? [For example, is 
the system a Local Area Network (LAN) or Wide Area Network (WAN)]? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. Is there a log kept of communication traffic? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. What type of data is recorded in the log? (Please choose all that apply.) 
 Header 
 Payload Please describe the data that is logged. 

8.

Can the system be accessed remotely? 
 No.  
 Yes.   When remote access is allowed, is the access accomplished by a virtual private network 
(VPN)? 
 No.             
 Yes.  

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 6 of 8 
9.

Is Personally Identifiable Information2 physically transported outside of the LAN? (This can 
include mobile devices, flash drives, laptops, etc.)  
 No. 
 Yes.            

10.

Does the system connect, receive, or share Personally Identifiable Information with any other 
DHS systems3? 
 No 
 Yes.  Please list:  
EMIS has a link to view subgrant applications that are generated in the Mitigation Directorateʹs 
eGrants system (MTeGrants) and in EMMIE.  MTeGrants is currently the grants management 
system for the non‐disaster Hazard Mitigation Assistance Grant Program (Pre‐Disaster 
Mitigation Grant Program, Flood Mitigation Assistance Grant Program, Severe Repetitive Loss 
Grant Program, Repetitive Flood Claims Grant Program), and EMMIE is currently the grants 
management system for the Public Assitance Grant Program. 

11.

Are there regular (ie. periodic, recurring, etc.) data extractions from the system? 
 No. 
 Yes.  Are these extractions included as part of the Certification and Accreditation4? 
EMIS data is extracted, transformed, and loaded (ETL) electronically via Oracle’s materialized 
views every night into FEMA’s Enterprise Data Warehouse. The Data Warehouse is a web‐based 
analytical database used to perform ad‐hoc reporting, evaluate trends, and decide where best to 
assign resources to accomplish FEMAʹs mission. Both EMIS and Data Warehouse are only 
available to users with a FEMA domain account (i.e. agency staff and contractors). 
 Yes.  
 No.            

2

Personally Identifiable Information is information that can identify a person.  This includes; name, address, phone 
number, social security number, as well as health information or a physical description.
3
PII  may  be  shared,  received,  or  connected  to  other  DHS  systems  directly,  automatically,  or  by  manual  processes.  
Often, these systems are listed as “interconnected systems” in TAFISMA. 
4
This could include the Standard Operation Procedures (SOP) or a Memorandum of Understanding (MOU)

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 7 of 8 
12.

Is there a Certification & Accreditation record within OCIO’s FISMA tracking system? 
 Unknown. 
 No. 
Office of Environmental Planning & Historic Preservation (OEHP) is currently working with the 
Mitigation Directorate’s Enterprise Architecture team to complete the C&A, and has budgeted to 
complete the initial phase in FY10.  
 Yes. Please indicate the determinations for each of the following: 
Confidentiality: 

Integrity: 

Availability: 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 8 of 8 
PRIVACY THRESHOLD REVIEW 
(To be Completed by the DHS Privacy Office) 

DATE reviewed by the DHS Privacy Office: September 16, 2009 

NAME of the DHS Privacy Office Reviewer: Rebecca J. Richards 
DESIGNATION 
  This  is  NOT  a  Privacy  Sensitive  System  –  the  system  contains  no  Personally  Identifiable 
Information. 
 This IS a Privacy Sensitive System 
Category of System 
 IT System 
 National Security System 
 Legacy System 
 HR System 
 Rule 
 Other:            
Determination 
 PTA sufficient at this time 
 Privacy compliance documentation determination in progress 
 PIA is not required at this time 
 A PIA is required 

 System covered by existing PIA: FEMA Grants 

 A new PIA is required.   
 A PIA Update is required.   
 A SORN is required  

 System covered by existing SORN: DHS/FEMA‐004 

 A new SORN is required. 
DHS PRIVACY OFFICE COMMENTS