Privacy Threshold Analysis (PTA)

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 1 of 8 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
This form is used to determine whether 
a Privacy Impact Assessment is required. 

Please use the attached form to determine whether a Privacy Impact Assessment (PIA) is required under 
the E‐Government Act of 2002 and the Homeland Security Act of 2002.   
Please complete this form and send it to your component Privacy Office.  If you do not have a component 
Privacy Office, please send the PTA to the DHS Privacy Office: 

Rebecca J. Richards 
Director of Privacy Compliance 
The Privacy Office 
U.S. Department of Homeland Security 
Washington, DC 20528 
Tel: 703‐235‐0780 

[email protected] 

Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form. If a PIA is required, the DHS Privacy Office 
will send you a copy of the Official Privacy Impact Assessment Guide and accompanying Template to 
complete and return. 
A copy of the Guide and Template is available on the DHS Privacy Office website, www.dhs.gov/privacy, 
on DHSOnline and directly from the DHS Privacy Office via email: [email protected], phone: 703‐235‐0780. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 2 of 8 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office. 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form  
and may request additional information. 
SUMMARY INFORMATION 

DATE submitted for review: December 11, 2009 
NAME of Project: FEMAʹs State Homeland Security Grant Program (SHSP) Tribal 

Name of Component: Federal Emergency Managment Agency 

Name of Project Manager: Paul Belkin 

Email for Project Manager: [email protected]  

Phone number for Project Manager: 202‐786‐9771 

TYPE of Project: 

  Information Technology and/or System ∗

  A Notice of Proposed Rule Making or a Final Rule. 

  Other: FEMA is seeking OMB clearance for the State Homeland Security Grant Program 
(SHSP) Tribal. 

∗

The E‐Government Act of 2002 defines these terms by reference to the definition sections of Titles 40 and 
44 of the United States Code. The following is a summary of those definitions: 
•“Information  Technology”  means  any  equipment  or  interconnected  system  or  subsystem  of 
equipment,  used  in  the  automatic  acquisition,  storage,  manipulation,  management,  movement, 
control,  display,  switching,  interchange,  transmission,  or  reception  of  data  or  information.  See  40 
U.S.C. § 11101(6). 
•“Information System” means a discrete set of information resources organized for the collection, 
processing, maintenance, use, sharing, dissemination, or disposition of information. See: 44. U.S.C. § 
3502(8). 
Note,  for  purposes  of  this  form,  there  is  no  distinction  made  between  national  security  systems  or 
technologies/systems  managed  by  contractors.  All  technologies/systems  should  be  initially  reviewed 
for potential privacy impact.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 3 of 8 
SPECIFIC QUESTIONS 
1.

Describe the project and its purpose: 
FEMAʹs  State  Homeland  Security  Grant  Program  (SHSP)  Tribal  provides  supplemental 
funding  to  directly  eligible  tribes  to  help  strengthen  their  communities  against  risks 
associated  with  potential  terrorist  attacks.    Peers  with  subject  matter  experts  in  the  area  of  
tribal matters and homeland security will review and score grant applications from eligible 
tribes based on the anticipated effectiveness of proposed investments.   

2.

Status of Project: 
 This is a new development effort. 
 This is an existing project. 
Date first developed: October 1, 2005 
Date last updated: August 1, 2009 
FEMA is seeking Office of Management & Budget (OMB) clearance for SHSP Tribal. 

3.

Could the project relate in any way to an individual?1 
 No. Please skip ahead to the next question. 
 Yes. Please provide a general description, below. 
The  types  of  information  that  may  be  collected  and/or  retained  are  the  names  of 
organizational  Point(s)  of  Contact,  organizational  address,  organizational  email  addresses, 
and additional contact information.           

4.

Do you collect, process, or retain information on: (Please check all that apply) 
 DHS Employees 
 Contractors working on behalf of DHS 
 The Public 
 The System does not contain any such information.  

1

Projects can relate to individuals in a number of ways. For example, a project may include a camera for 
the purpose of watching a physical location. Individuals may walk past the camera and images of those 
individuals may be recorded. Projects could also relate to individuals in more subtle ways. For example, a 
project  that  is  focused  on  detecting  radioactivity  levels  may  be  sensitive  enough  to  detect  whether  an 
individual received chemotherapy.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 4 of 8 
5.

Do you use or collect Social Security Numbers (SSNs)? (This includes truncated SSNs) 

 No. 
 Yes. Why does the program collect SSNs? Provide the function of the SSN and the  
legal authority to do so: 

6.

What information about individuals could be collected, generated or retained? 
SHSP  Tribal  awards  are  made  by  organization,  not  by  an  individual.  The  only 
eligible applicants for SHSP Tribal funds are federally recognized tribe as defined in 
the  9/11  Act.    SHSP  Tribal  has  six  standard  federal  grant  forms:  Application  for 
Federal  Assistance  SF‐424;  Disclosure  of  Lobbying  Activities  SF‐LLL;  Budget 
Information ‐ Non‐Construction Programs SF‐424A; Assurances ‐ Non‐Construction 
Programs  SF‐424B;  Budget  Information  ‐  Construction  Programs  SF‐424C;  and 
Assurances  ‐  Construction  Programs  SF‐424D.    However,  each  preparedness  grant 
program  varies  and  has  a  different  set  of  requirements.    Consequently,  FEMA 
collects and/or retains the type of applicant information that may be collected and/or 
retained including:  
o 

Type of Submission; 

o 

Type of Application; 

o 

Date Received; 

o 

Applicant Identifier; 

o 

Federal Entity Identifier; 

o 

Federal Award Identifier; 

o 

Date Received by State; 

o 

State Application Number; 

o 

Names of Organizational Point(s) of Contact; 

o 

Organizational Address; 

o 

Organizational Email Addresses; 

o 

Organizational Telephone and Fax Number; 

o 

Organizational Investment Justification;  

o 

Department Name; 

o 

Division Name; 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 5 of 8 
o 

Name of Federal Agency; 

o 

Catalog of Federal Domestic Assistance Numbers (CFDA); 

o 

CFDA Title; 

o 

Funding Opportunity Number; 

o 

Competition Identification Number; 

o 

Areas Affected by Project; and 

o 
Employer  Identification  Number  (EIN)  and  Dun  &  Bradstreet  (DUNS) 
numbers. 
7.

If this project is a technology/system, does it relate solely to infrastructure? [For example, is 
the system a Local Area Network (LAN) or Wide Area Network (WAN)]? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. Is there a log kept of communication traffic? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. What type of data is recorded in the log? (Please choose all that apply.) 
 Header 
 Payload Please describe the data that is logged. 

8.

Can the system be accessed remotely? 
 No.  
 Yes.   When remote access is allowed, is the access accomplished by a virtual private network 
(VPN)? 
 No.  Applicants provide application data upon submitting their proposals to FEMA 
via grants.gov, which is accessible via Internet.     
 Yes.  

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 6 of 8 
9.

Is Personally Identifiable Information2 physically transported outside of the LAN? (This can 
include mobile devices, flash drives, laptops, etc.)  
 No. 
 Yes. PII, as it relates to an individualʹs employment by an eligible grant entity, is transported 
outside the LAN (via Internet) and transmitted to grants.gov.  FEMA accesses grants.gov to 
download application data, which includes PII, such as an organizationʹs Point of Contact (POC) 
name, organizational POCʹs email address, and organizational POCʹs telephone number.  

10.

Does the system connect, receive, or share Personally Identifiable Information with any other 
DHS systems3? 
 No 
 Yes.  Please list:  

11.

Are there regular (ie. periodic, recurring, etc.) data extractions from the system? 
 No. 
 Yes.  Are these extractions included as part of the Certification and Accreditation4? 
 Yes.  
 No.            

12.

Is there a Certification & Accreditation record within OCIO’s FISMA tracking system? 
 Unknown. 
 No. 
 Yes. Please indicate the determinations for each of the following: 
Confidentiality: 

2

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

Personally Identifiable Information is information that can identify a person.  This includes; name, address, phone 
number, social security number, as well as health information or a physical description.
3
PII  may  be  shared,  received,  or  connected  to  other  DHS  systems  directly,  automatically,  or  by  manual  processes.  
Often, these systems are listed as “interconnected systems” in TAFISMA. 
4
This could include the Standard Operation Procedures (SOP) or a Memorandum of Understanding (MOU)

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 7 of 8 
Integrity: 

Availability: 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 8 of 8 
PRIVACY THRESHOLD REVIEW 
(To be Completed by the DHS Privacy Office) 

DATE reviewed by the DHS Privacy Office:            

NAME of the DHS Privacy Office Reviewer:  
DESIGNATION 
  This  is  NOT  a  Privacy  Sensitive  System  –  the  system  contains  no  Personally  Identifiable 
Information. 
 This IS a Privacy Sensitive System 
Category of System 
 IT System 
 National Security System 
 Legacy System 
 HR System 
 Rule 
 Other:            
Determination 
 PTA sufficient at this time 
 Privacy compliance documentation determination in progress 
 PIA is not required at this time 
 A PIA is required 

 System covered by existing PIA: FEMA Grants PIA 

 A new PIA is required.   
 A PIA Update is required.   
 A SORN is required  

 System covered by existing SORN: DHS/FEMA‐004 

 A new SORN is required. 
DHS PRIVACY OFFICE COMMENTS