Privacy Threshold Analysis (PTA)

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 1 of 9 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
This form is used to determine whether 
a Privacy Impact Assessment is required. 

Please use the attached form to determine whether a Privacy Impact Assessment (PIA) is required under 
the E‐Government Act of 2002 and the Homeland Security Act of 2002.   
Please complete this form and send it to your component Privacy Office.  If you do not have a component 
Privacy Office, please send the PTA to the DHS Privacy Office: 

Rebecca J. Richards 
Director of Privacy Compliance 
The Privacy Office 
U.S. Department of Homeland Security 
Washington, DC 20528 
Tel: 703‐235‐0780 

[email protected] 

Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form. If a PIA is required, the DHS Privacy Office 
will send you a copy of the Official Privacy Impact Assessment Guide and accompanying Template to 
complete and return. 
A copy of the Guide and Template is available on the DHS Privacy Office website, www.dhs.gov/privacy, 
on DHSOnline and directly from the DHS Privacy Office via email: [email protected], phone: 703‐235‐0780. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 2 of 9 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office. 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form  
and may request additional information. 
SUMMARY INFORMATION 

DATE submitted for review: August 1, 2009 
NAME of Project: Freight Rail Security Grant Program (FRSGP)  

Name of Component: Federal Emergency Managment Agency 

Name of Project Manager: Paul Belkin 

Email for Project Manager: [email protected]  

Phone number for Project Manager: 202‐786‐9771 

TYPE of Project: 

  Information Technology and/or System ∗

  A Notice of Proposed Rule Making or a Final Rule. 

    Other:   
6.

What information about individuals could be collected, generated or retained? 
FRSGP  awards  are  made  by  organization,  not  by  an  individual.    The  only  eligible 
applicants  are  Class  I,  II,  and  III  freight  railroad  carriers  that  transport  SSM  and 
owners  of  railroad  cars  that  transport  TIH  materials.  FRSGP  has  four  standard 
federal  grant  forms:  Application  for  Federal  Assistance  SF‐424,  Disclosure  of 
Lobbying  Activities  SF‐LLL,  Budget  Information  SF‐424A,  and  Assurances  SF‐424B.  
Consequently,  each  preparedness  grant  program  varies  and  has  a  different  set  of 
requirements.  FRSGP collects and/or retains applicant information including:  
•

Type of Submission; 

•

Type of Application; 

•

Date Received; 

•

Applicant Identifier; 

•

Federal Entity Identifier; 

•

Federal Award Identifier; 

•

State Application Identifier; 

•

Names of organizational Point(s) of Contact; 

•

Employer  Identification  Number  (EIN)  and  Dun  &  Bradstreet  (DUNS) 
numbers; 

•

Organizational address; 

•

Organizational email addresses; 

•

Department Name; 

•

Division Name; 

•

Organizational telephone and fax number; 

•

Organizational Investment Justification;  

•

Name of Federal Agency; 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 6 of 9 
•

Catalog of Federal Domestic Assistance (CFDA) Number; 

•

CFDA Title and; 

•

Funding Opportunity Number; 

•

Competition Identification Number; and 

•

Areas Affected by Project 

7.

If this project is a technology/system, does it relate solely to infrastructure? [For example, is 
the system a Local Area Network (LAN) or Wide Area Network (WAN)]? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. Is there a log kept of communication traffic? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. What type of data is recorded in the log? (Please choose all that apply.) 
 Header 
 Payload Please describe the data that is logged. 

8.

Can the system be accessed remotely? 
 No.  
 Yes.   When remote access is allowed, is the access accomplished by a virtual private network 
(VPN)? 
 No.  Applicants provide application data upon submitting their proposals to FEMA 
via grants.gov, which is accessible via Internet. 
 Yes.  

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 7 of 9 
9.

Is Personally Identifiable Information 2  physically transported outside of the LAN? (This can 
include mobile devices, flash drives, laptops, etc.)  
 No. 
 Yes. PII, as it relates to an individualʹs employment by an eligible grant entity, is transported 
outside the LAN (via Internet) and transmitted to grants.gov.  FEMA accesses grants.gov to 
download application data, which includes PII, such as an organizationʹs Point of Contact (POC) 
name, organizational POCʹs email address, and organizational POCʹs telephone number .        

10.

Does the system connect, receive, or share Personally Identifiable Information with any other 
DHS systems 3 ? 
 No 
 Yes.  Please list:  

11.

Are there regular (ie. periodic, recurring, etc.) data extractions from the system? 
 No. 
 Yes.  Are these extractions included as part of the Certification and Accreditation 4 ? 
 Yes.  
 No.            

12.

Is there a Certification & Accreditation record within OCIO’s FISMA tracking system? 
 Unknown. 
 No. 
 Yes. Please indicate the determinations for each of the following: 
Confidentiality: 

2

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

Personally Identifiable Information is information that can identify a person.  This includes; name, address, phone 
number, social security number, as well as health information or a physical description.
3
PII  may  be  shared,  received,  or  connected  to  other  DHS  systems  directly,  automatically,  or  by  manual  processes.  
Often, these systems are listed as “interconnected systems” in TAFISMA. 
4
This could include the Standard Operation Procedures (SOP) or a Memorandum of Understanding (MOU)

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 8 of 9 
Integrity: 

Availability: 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 9 of 9 
PRIVACY THRESHOLD REVIEW 
(To be Completed by the DHS Privacy Office) 

DATE reviewed by the DHS Privacy Office: October 30, 2009 

NAME of the DHS Privacy Office Reviewer: Rebecca J. Richards 
DESIGNATION 
  This  is  NOT  a  Privacy  Sensitive  System  –  the  system  contains  no  Personally  Identifiable 
Information. 
 This IS a Privacy Sensitive System 
Category of System 
 IT System 
 National Security System 
 Legacy System 
 HR System 
 Rule 
 Other:            
Determination 
 PTA sufficient at this time 
 Privacy compliance documentation determination in progress 
 PIA is not required at this time 
 A PIA is required 

 System covered by existing PIA: Grant Management Programs 

 A new PIA is required.   
 A PIA Update is required.   
 A SORN is required  

 System covered by existing SORN: DHS/FEMA‐2006‐002 

 A new SORN is required. 
DHS PRIVACY OFFICE COMMENTS