Grantee Reporting Requirements for Industry/University Cooperative Research Center (I/UCRC)

Overview
• What is DIMS
What is DIMS
• DIMS Creation
• DIMS Usage/ Expectations
S
/
i
SCREEN SHOTS:
• Software Module for Center/ Site/ Operations
Software Module for Center Evaluators
• Software Module for Center Evaluators

What is DIMS
What is DIMS
DIMS= Divisional Information Management System
DIMS= 
Divisional Information Management System
• Online
Online Tool to collect and store Information 
Tool to collect and store Information
about the I/UCRCs real time
• Valuable for:
– I/UCRCs
– NSF
– Center Evaluators

DIMS Creation
DIMS Creation
• DIMS
DIMS Requirements came from YOU: Focus Group
Requirements came from YOU: Focus Group
– 14 attendees contributed at I/UCRC Meeting
– 100% of inputs incorporated into DIMS
of inputs incorporated into DIMS
• Help Desk
– Hours
• Thursday: 11:30‐12:30, 2‐5 in lobby
• Friday: 8
Friday: 8‐12
12 in lobby
in lobby

– Drop Off I/UCRC DIMS Comment Form ANYTIME

DIMS Usage/ Expectations
DIMS Usage/ Expectations
• I/UCRCs
– Data can be input anytime
• Recommendation: Update data as “events” occur
• Recommendation: Insure “current” data prior to IAB meeting

– Data SNAPSHOT by NSF will be quarterly captured and 
stored 
• QUARTERLY: March 31st, June 30th, Sept 30th, Dec 31st

• Center Evaluators
– Data will be input during AND immediately proceeding the 
IAB meeting
IAB meeting
– Center AND Site data will be validated by the Center 
Evaluator during AND immediately proceeding the IAB 
meetingg

Software Module for Center/ Site/ 
/
/
Operations

If login as center director, this is the first page to see in site report.
g
,
p g
p

If login as site director, this is the first page to see in site report.

After Click on “Edit Site Report”

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TOTAL

Definitions

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calculates TOTAL

Automatically 
calculates TOTAL
Note: %

Can update 
tabs in any 
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Can update 
tabs in any 
y
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Detail both 
project and 
research uses.  
Include BOTH 
successes and 
failures .
failures .

Company A

Can update 
tabs in any 
y
order.

Automatically 
calculates 
TOTAL
Company A
Company B
Company C
Company D
Company D
Company E
Company F

Recall: Site Information Historyy

Software Module for Center Evaluators
Software Module for Center Evaluators 

Must Start with IAB Date

9
Company A
Company B
Company C
Company D
Company E
Company F
Company G
Company H
Company I

Full List of I/UCRC Questions

Center Evaluators 
must contact Sites 
to change data if
to change data if 
incorrect. 

Site changes are 
Si
h
viewable real time 
in Center 
Evaluator Module.

Center Evaluators must 
contact Site Directors to
contact Site Directors to 
Change Data if Incorrect. 

Site Director Changes are 
viewable real time in 
Center Evaluator Module.