Pta

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: April 25, 2008 
Page 1 of 5 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 

CONTACT LISTS 
This form is used to determine whether 
a Privacy Impact Assessment is required. 

Please use the attached form to determine whether a Privacy Impact Assessment (PIA) is required under 
the E‐Government Act of 2002 and the Homeland Security Act of 2002.   
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office: 

Rebecca J. Richards 
Director of Privacy Compliance 
The Privacy Office 
U.S. Department of Homeland Security 
Washington, DC 20528 
Tel: 703‐235‐0780 
Fax: 703‐235‐0442 

[email protected] 

Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form. If a PIA is required, the DHS Privacy Office 
will send you a copy of the Official Privacy Impact Assessment Guide and accompanying Template to 
complete and return. 
A copy of the Guide and Template is available on the DHS Privacy Office website, www.dhs.gov/privacy, 
on DHSOnline and directly from the DHS Privacy Office via email: [email protected], phone: 703‐235‐0780, 
and fax: 703‐235‐0442. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: April 25, 2008 
Page 2 of 5 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office. 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form  
and may request additional information. 
SUMMARY INFORMATION 

DATE submitted for review: June 18, 2008 
NAME of Project: National Fire Academy Long‐Term Evaluation 

Name of Component: Federal Emergency Managment Agency 

Name of Project Manager: Terry Gladhill 

Email for Project Manager: [email protected]  

Phone number for Project Manger: 301‐447‐1239 

TYPE of Project: 

  Information Technology and/or System ∗

  A Notice of Proposed Rule Making or a Final Rule. 

    Other:   

∗

The E‐Government Act of 2002 defines these terms by reference to the definition sections of Titles 40 and 
44 of the United States Code. The following is a summary of those definitions: 
•“Information  Technology”  means  any  equipment  or  interconnected  system  or  subsystem  of 
equipment,  used  in  the  automatic  acquisition,  storage,  manipulation,  management,  movement, 
control,  display,  switching,  interchange,  transmission,  or  reception  of  data  or  information.  See  40 
U.S.C. § 11101(6). 
•“Information System” means a discrete set of information resources organized for the collection, 
processing, maintenance, use, sharing, dissemination, or disposition of information. See: 44. U.S.C. § 
3502(8). 
Note,  for  purposes  of  this  form,  there  is  no  distinction  made  between  national  security  systems  or 
technologies/systems  managed  by  contractors.  All  technologies/systems  should  be  initially  reviewed 
for potential privacy impact.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: April 25, 2008 
Page 3 of 5 
SPECIFIC QUESTIONS 
1.

Describe the project and its purpose: 
The National Fire Academy regularly surveys students and their supervisors on the 
long term impacts of NFA training on Fire and EMS departments and organizations.  
This  voluntary  survey  (O.M.B.  No.  1660‐0039  ‐  Expires  March  31,  2009),  formerly 
paper‐based, will now be conducted through the U.S. Fire Administration Web site.  
Participants  will  sign‐up  for  the  survey  on  completion  of  the  course.    They  will 
provide  contact  information  (name,  organization  name,  phone  number,  mailing 
address,  and  e‐mail  address)  for  both  themselves  and  their  supervisors.    Contact 
information  may  be  for  their  physical  organization  or  home,  dependent  on  the 
studentʹs  preference.  Participants  will  then  be  sent  an  e‐mail  4‐6  months  after 
completion  of  the  training  to  invite  them  to  complete  the  survey  on  the  U.S.  Fire 
Administration Web site.  The survey itself contains questions about how personnel 
and the fire department overall have benefited from National Fire Academy training.  
It does not collect personal information.  

2.

Status of Project: 
 This is a new development effort. 
 This an existing project. 
Date first developed:            
Date last updated:            

3.

Could the project relate in any way to an individual?∗ 
 No. 
 Yes. Please provide a general description, below. 
Contact  information  is  collected  from  National  Fire  Academy  students  in  order  to 
send  the  survey.    Contact  information  may  be  for  their  physical  organization  or 
home,  dependent  on  the  studentʹs  preference.    In  addition,  the  students  provide 
contact information for their supervisors.  Submission of information is voluntary. 

∗

Projects can relate to individuals in a number of ways. For example, a project may include a camera for 
the purpose of watching a physical location. Individuals may walk past the camera and images of those 
individuals may be recorded. Projects could also relate to individuals in more subtle ways. For example, a 
project  that  is  focused  on  detecting  radioactivity  levels  may  be  sensitive  enough  to  detect  whether  an 
individual received chemotherapy.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: April 25, 2008 
Page 4 of 5 
4.

What information about individuals could be collected, generated or retained? 
For  both  students  and  supervisors,  the  following  information  is  collected:    Name, 
Organization Name, Phone Number, Mailing Address, E‐mail Address 

5.

With whom could the information be shared? 
The information will be retained in the USFA web farm application and used only by the 
Natioanl Fire Academyʹs Traininig Evaluation Center to send out email notifications and 
reminders alterting both students and their supervisors about the availability of the long‐
term evaluation evaluation survey instruments.   

6.

Is the contact information limited to non‐sensitive personally identifiable information?  An 
example of sensitive personally identifiable information is the social security number or date of 
birth. 
 Yes. 
 No. 

7.

Are program or project user access controls in place governing who may view or access the 
contact information?  
 Yes. 

8.

 No. The contact information must not be universally accessible. 
Is the contact information only being used for the purpose for which it originally was 
collected, i.e., to contact individuals?  
 Yes. 
 No.  Any additional sharing or use will require a separate PIA. 

9.

Has an Authority to Operate from the Chief Information Security Officer been granted to the 
program or project that the document or database which stores the contact information?   
 No. 
 Yes. Please indicate the determinations for each of the following: 
Confidentiality: 
Integrity: 
Availability: 

 Low 
 Low 
 Low 

 Moderate 
 Moderate 
 Moderate 

 High 
 High 
 High 

 Undefined 
 Undefined 
 Undefined 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: April 25, 2008 
Page 5 of 5 
PRIVACY THRESHOLD REVIEW 
(To be Completed by the DHS Privacy Office) 

DATE reviewed by the DHS Privacy Office: June 19, 2008 

NAME of the DHS Privacy Office Reviewer: Rebecca J. Richards 

DESIGNATION: 
  This  is  NOT  a  Privacy  Sensitive  System  –  the  system  contains  no  Personally  Identifiable 
Information. 

 This IS a Privacy Sensitive System  
 PTA sufficient at this time 
 A PIA is required 
 National Security System 
 Legacy System 
 HR System 

DHS PRIVACY OFFICE COMMENTS 
Due  to  the  collection  of  PII,  a  PIA  is  required.    The  system  has  been  added  to  the 
Contact List PIA appendix B.  The system is covered by the DHS/ALL‐002 SORN.