Application for RICE certification

Integrated Ocean
Observing System (IOOS)
Certification Criteria

April 2012

Produced by the
Interagency Ocean Observation Committee
1201 New York Ave., N.W. 4th Floor
Washington, D.C.

1 

Table of Contents

Executive Summary ...................................................................................................................................... 3 
Certification Criteria ..................................................................................................................................... 4 
Introduction .............................................................................................................................................. 4 
Organizational Structure .................................................................................................................. 6 
Strategic Operational Plan ............................................................................................................... 7 
Gaps Identification ........................................................................................................................... 8 
Financial Oversight ........................................................................................................................... 8 
Appendix A. Definitions ............................................................................................................................... 9 
Appendix B. Relevant ICOOS Act Sections................................................................................................. 10 

2 

Executive Summary
This report provides the criteria to be certified as a regional governance entity with the associated civil 
liability protection arising from the dissemination and use of IOOS data. In order to be integrated into 
IOOS, an entity must demonstrate certain attributes and meet requirements called out in the Integrated 
Coastal and Ocean Observing System Act of 2009 (ICOOS Act). The criteria in this document have been 
formally  adopted  by  the  IOOC  as  the  final  non‐federal  certification  criteria.  NOAA,  as  the  lead  federal 
agency for IOOS, will provide program guidelines to direct certification applicants at a later date. 
To  be  certified  an  applicant  must  meet  the  Governance  and  Management  criteria  which  addresses  a 
RICE’s  organizational  requirements.  These  requirements  are  based  on  historical  Regional  Association 
management documents  and map to the five legislative requirements for RICEs in the ICOOS Act. The 
five  categories  include:  Organizational  Structure,  Gaps  Identification,  Strategic  Operational  Plan, 
Partnership Collaboration, and Financial Oversight. Meeting the criteria is necessary to coordinate non‐
federal assets in order to fulfill regional observation missions and priorities.    
Upon meeting the specific criteria, entities will have demonstrated their ability to sustain organizational 
capacity  and  supply  quality  data  necessary  for  operating  under  the  auspices  of  IOOS.  Advantages  to 
becoming  certified  include  federal  liability  protection  for  the  use  of  their  data  as  well  as  ancillary 
benefits  when  engaging  in  requests  or  proposals,  the  entity  can  advertise  that  they  have  received 
federal approval.  

3 

Introduction

By definition in the ICOOS Act, RICEs are responsible for coordinating State, Federal, local, and private 
interests  at  a  regional  level  and  engaging  the  private  and  public  sectors  in  designing,  operating,  and 
improving  regional  coastal  and  ocean  observing  systems  in  order  to  ensure  the  provision  of  data  and 
information  that  meet  the  needs  of  user  groups  from  the  respective  regions.    The  IOOC  therefore 
focused on identifying governance and management criteria necessary to coordinate non‐federal assets 
in  order  to  fulfill  regional  observation  missions  and  priorities.      The  criteria  and  related  information 
presented in the following sections are linked directly to the ICOOS Act.   

Governance refers to the regional representation of stakeholder interests, and is the organizational body 
that directs and oversees management so the regional system achieves desired outcomes. Management 
refers to the group of people who are given the authority by the governing body to achieve results and 
defines the actions they take to do so. This includes assuring that the necessary policies, standards, data, 
information,  and  services  associated  with  the  IOOS  sub‐systems  are  appropriately  established, 
coordinated,  overseen  and  enforced.  The  governance  and  management  functions  of  each  RICE  must 
improve  the  Nation’s  capability  to  measure,  track,  explain,  and  predict  events  related  directly  and 
indirectly  to  weather  and  climate  change,  natural  climate  variability,  and  interactions  between  the 
oceanic  and  atmospheric  environments  along  the  US  Oceans,  Coasts,  and  Great  Lakes,  and  promote 
regional‐to‐national scale innovation and system improvements. Since the coastal component of IOOS is 
comprised  of  a  national  network  of  regional  systems,  both  the  regional  governance  and  management 
bodies are accountable to the larger U.S. IOOS program. 

The IOOC researched other  models for governance and management certification, considered historical 
IOOS  documents  such  as  the  System  Development  Plan  (2006)  and  the  Regional  Association  Maturity 
Index  (2010),  along  with  other  previously  developed,  but  not  adopted  or  implemented,  regional 
certification  criteria.    This  helped  shape  IOOC  deliberations  and  clarified  not  only  what  was  being 
certified,  but  also  what  was  required  for  certification.    The  IOOC  developed  governance  and 
management  criteria  within  the  context  of  the  five  provisions  contained  in  the  ICOOS  Act    section 
12304(c)(4), which requires that a certified RICE: 
1. Demonstrate  an  organizational  structure  capable  of  gathering  required  System  observation 
data,  supporting  and  integrating  all  aspects  of  coastal  and  ocean  observing  and  information 
programs  within  a  region  and  that  reflects  the  needs  of  State  and  local  governments, 
commercial interests, and other users and beneficiaries of the System and other requirements 
specified under this subtitle and the System Plan;  

2. Identify gaps in observation coverage needs for capital improvements of Federal assets and non‐
Federal assets of the System, or other recommendations to assist in the development of annual 
and  long‐terms  plans  and  transmit  such  information  to  the  Interagency  Ocean  Observing 
Committee via the Program Office; 

3. Develop  and  operate  under  a  Strategic  Operational  Plan  that  will  ensure  the  efficient  and 
effective  administration  of  programs  and  assets  to  support  daily  data  observations  for 
integration into the System, pursuant to the standards approved by the Council; 

4 

4. Work  cooperatively  with  governmental  and  non‐governmental  entities  to  identify  and  provide 
information  products  of  the  System  for  multiple  users  within  the  service  area  of  the  regional 
information coordination entities; and  

5. Comply  with  all  financial  oversight  requirements  established  by  the  Administrator,  including 
requirements relating to audits.  

Once an entity is certified as a RICE, they will be a designated non‐Federal IOOS regional partner. With 
regard to governance, a RICE must: 

 Exist  for  the  purpose  of  facilitating  interests  and  needs  related  to  the  collection,  use,  and 
dissemination  of  coastal  and  ocean  observations  and  related  data  and  products  within  a 
specified geographic region.  

 Be  responsible  for  engaging  both  the  public  and  private  sector  in  the  design,  operation,  and 
improvement of a regional coastal ocean observing system. 

5 

Certification Criteria
I.

Organizational Structure
Section  12304(c)(4)(A)(i)  Demonstrate  an  organizational  structure  capable  of 
gathering required System observation data, supporting and integrating all aspects of 
coastal  and  ocean  observing  and  information  programs  within  a  region  and  that 
reflects  the  needs  of  State  and  local  governments,  commercial  interests,  and  other 
users  and  beneficiaries  of  the  System  and  other  requirements  specified  under  this 
subtitle and the System Plan; 

To  demonstrate  this  requirement,  the  RICE  must  meet  the  criteria  below  as  prescribed  by  the  NOAA 
program guidelines; 

1. Show documentation of an organizational structure: 
a. Pursuant  to  the  article  of  incorporation  in  the  home  state,  or  binding  agreement  that 
includes a legal mechanism for: 
i. Accepting  and  disbursing  funds,  that  includes  the  establishment  and  use  of 
criteria  for  distributing  funds  based  on  a  well‐defined  system  for  setting 
observing system priorities; 
ii. Entering into contracts, grants, and cooperative agreements; 
iii. Addressing issues of accountability and liability. 
b. Create  and  maintain  a  representative  Governing  Board  with  the  power  and 
responsibility to ensure its autonomy.  The Governing Board shall: 
i. Operate  with  bylaws,  signed  articles  of  agreement,  or  similarly  binding 
agreements that: 
1. Provide  for  the  formulation  and  implementation  of  a  Strategic 
Operational Plan and budget, as described in Section II and the System 
Plan, Appendix F; 
2. Provide procedures for calling meetings of the Board, decision‐making, 
establishing policies, and amending by‐laws. 
ii. Articulate a process used to solicit/receive advice on RICE membership diversity, 
stakeholder  coordination  and  engagement  strategies,  and  requirements  to 
ensure  the  provision  of  data  and  information  that  meet  the  needs  of  user 
groups; 
iii. Describe methods for assessing user satisfaction with the system, including the 
adequacy  of  the  system  and  subsystems  to  meet  needs;  and  procedures  for 
responding to user feedback 
iv. Ensure  decisions  about  the  priorities  and  the  overall  design  of  the  system  are 
transparent and available; 

2. Devise and adopt a Membership policy that: 
a. Articulates  the  process  by  which  individuals  or  organizations  may  become  members, 
maintain  their  membership,  or  lose  their  membership,  including  qualification  for 
membership, categories of membership, and rights and responsibilities of membership; 

6 

b. Strives  for  organizational  diversity  to  include  intra‐regional  geographic  representation, 
and a diversity of member activities and interests from both public and private sectors; 
c. Allows for non‐voting or advisory members from adjacent regions or nations. 

II.

Strategic Operational Plan
Section 12304(c)(4)(A)(iii) develop and operate under a strategic operational plan that 
will  ensure  the  efficient  and  effective  administration  of  programs  and  assets  to 
support  daily  data  observations  for  integration  into  the  System,  pursuant  to  the 
standards approved by the Council; 

To demonstrate this requirement a RICE must develop a Strategic Operational Plan which fully describes 
the  operations  of  the  regional  coastal  ocean  observing  system,  including  specific  subsystems,  and 
consists of the following: 

1. Background and Context, including a description of: 
a. The role of the RICE in the region and within  U.S. IOOS 
b. The processes that will be used to update and maintain the Strategic Operational Plan 
c. The primary RICE assets and partners 

2. Goals and Objectives of the RICE, including a description of: 
a. How the observing system will serve to meet IOOS societal goals in the region; 
b. The  major  objectives  that  address  priorities  for  data  collection  and  management, 
development  of  products  and  services,  research  and  development,  and  education  and 
outreach to meet user needs and improve system capacity. 

3. Operational Plan for the Observing System, including a description of: 
a. How  the  individual  elements‐‐data  collection  and  management,  development  of 
products  and  services,  research  and  development,  and  education  and  outreach‐‐come 
together as an integrated system; 
b. A  strategy  for  ongoing  system  operations  that  demonstrates  those  responsible  for 
current  and  future  operations  have  appropriate  skills  and  experience  to  successfully 
deliver observations; 
c. A  strategy  for  ongoing  system  operations  that  demonstrates  proper  equipment 
management procedures including the nature and schedule for calibration, testing, and 
other quality management factors; 

4. A  development  strategy  to  sustain  and  enhance  the  system  that  balances  long‐term 
observations with changing user needs and requirements.  

5. Data Management and Communications (DMAC) Plan, including a description of: 
a. Documentation  of  the  personnel  and  processes  dedicated  to  data  management  to 
ensure data usability, documentation, quality, preservation, and accessibility; 
b. Data  sharing  policy  including  any  special  exceptions  to  an  open  data  sharing  policy  or 
any ethical or intellectual property issues that must be independently managed by the 
RICE; 

7 

c. The Council approved protocols that have been adopted by the RICE to integrate data 
into the System;  
d. Documentation of a strategy to address how data collected by the RICE is preserved for 
future users and is independently understandable by them. 

6. Budget  Plan: 
a. The RICE shall annually  update its budget plan to include a description of: 
i. The current and projected sources of funding and in‐kind support; 

ii. The plans and strategies for diversifying the funding base; 
iii. The  apportionment  of  funding  across  all  RICE  activities,  and  project  future 
funding shortfalls and associated risks. 

III.

Gaps Identification
Section  12304(c)(4)(A)(ii)  identify  gaps  in  observation  coverage  needs  for  capital 
improvements  of  Federal  assets  and  non‐Federal  assets  of  the  System,  or  other 
recommendations  to  assist  in  the  development  of  the  annual  and  long‐term  plans 
created  pursuant  to  subsection  (c)(2)(A)(i)  and  transmit  such  information  to  the 
Interagency Ocean Observing Committee via the Program Office;

To demonstrate this requirement, the RICE must: 

1. Identify gaps in observation coverage within the region  by: 
a. Identifying  gaps  in  the  spatial  and  temporal  coverage  of  the  existing  observation 
network, both federal and non‐federal, and including in the Strategic Operational Plan 
priorities and options for addressing these gaps. 

IV.

Financial Oversight
Section 12304(c)(4)(A)( v) comply with all financial oversight requirements established 
by the Administrator, including requirements relating to audits; 

To demonstrate this requirement, the RICE must; 

1. Fulfill  requirements  for  financial  oversight  and  compliance  including  audits  detailed  in  the 
grant, contract, Cooperative Agreement or other vehicle for the exchange of funds.   
2. Document, the budget for operating and maintaining regional observation assets, platforms, 
sensors, etc. owned and operated by the RICE. 

8 

Appendix A. Definitions

Criteria:  
Standards on which a judgment or decision may be based. 

Data Management Maturity Criteria:  
Standards reflecting the quality and validity of data. 

Federal Assets:  
All  relevant  non‐classified  civilian  coastal  and  ocean  observations,  technologies,  and  related  modeling,  research, 
data  management, basic  and  applied  technology  research  and  development,  and public  education and  outreach 
programs, that are managed by federal agencies. 

Non‐Federal Assets:  
All  relevant  coastal  and  ocean  observation  technologies,  related  basic  and  applied  technology  research  and 
development, and public education and outreach programs that are integrated into the System and are managed 
through  States,  tribes  or  tribal  government,  regional  organizations,  universities,  nongovernmental  organizations, 
or the private sector. 

Program Office:  
Within  the  National  Oceanic  and  Atmospheric  Administration,  an  Integrated  Ocean  Observing  Program  Office 
utilizes  personnel  from  member  agencies  participating  on  the  Interagency  Ocean  Observation  Committee,  to 
oversee daily operations and coordination of the System. 

Regional Coastal Ocean Observing System (RCOOS):  
A  network  of  observations,  DMAC,  data  analysis  and  modeling  that  links  the  needs  of  users  to  observations  of 
coastal marine and estuarine environments and the Great Lakes on regional scales. This definition is located in the 
System Plan in Appendix B. 

Regional Information Coordination Entities:  
An  organizational  body  that  is  certified  or  established  by  contract  or  memorandum  by  the  lead  Federal  agency 
designated  in  the  Integrated  Coastal  and  Ocean  Observation  System  Act  of  2009,  and  that  coordinates  State, 
Federal,  local, and private  interests  at  a  regional  level  with  the  responsibility  of  engaging  the  private  and public 
sectors in designing, operating, and improving regional coastal and ocean observing systems in order to ensure the 
provision of data and information that meet the needs of user groups from the respective regions.   

System Elements:  
A  national  system  that  contains:  (A)  Federal  assets  to  fulfill  national  and  international  observation  missions  and 
priorities;  (B)  non‐Federal  assets,  including  a  network  of  regional  information  coordination  entities,  to  fulfill 
regional observation missions and priorities; (C) data management, communication, and modeling systems for the 
timely  integration  and  dissemination  of  data  and  information  products  from  the  System;  (D)  a  research  and 
development  program.  The  research  and  development  program  consists  of  (i)  basic  and  applied  research  and 
technology development to improve understanding of coastal and ocean systems and their relationships to human 
activities  and  to  ensure  improvement  of  operational  assets  and  products,  including  related  infrastructure, 
observing  technologies,  and  information  and  data  processing  and  management  technologies;  and(ii)  large  scale 
computing resources and research to advance modeling of coastal and ocean processes. 

System Plan:  
Ocean. US Publication No. 9, The First Integrated Ocean Observing System (IOOS) Development Plan. 

Verification:  
The process to establish the truth, accuracy, or reality of a claim; e.g. that of data quality. 

9 

Appendix B. Relevant ICOOS Act Sections

Section 12303(6):  
IN GENERAL‐ The term `regional information coordination entity' means an organizational body that is certified or 
established  by  contract  or  memorandum  by  the  lead  Federal  agency  designated  in  section  12304(c)(3)  of  this 
subtitle  and  coordinates  State,  Federal,  local,  and  private  interests  at  a  regional  level  with  the  responsibility  of 
engaging  the  private  and  public  sectors  in  designing,  operating,  and  improving  regional  coastal  and  ocean 
observing systems in order to ensure the provision of data and information that meet the needs of user groups 
from the respective regions. 
CERTAIN  INCLUDED  ASSOCIATIONS‐  The  term  `regional  information  coordination  entity'  includes  regional 
associations described in the System Plan. 
Section 12303(9): 
(9)  SYSTEM  PLAN‐  The  term  `System  Plan'  means  the  plan  contained  in  the  document  entitled  `Ocean.  US 
Publication  No.  9,  The  First  Integrated  Ocean  Observing  System  (IOOS)  Development  Plan',  as  updated  by  the 
Council under this subtitle. 
Section 12304(c)(2)(D): 
The  Council  shall  establish  or  designate  an  Interagency  Ocean  Observing  Committee  which  shall  –  establish 
protocols and standards for System data processing, management and communication. 
Section 12304(c)(2)(E):  
The  Council  shall  establish  or  designate  an  Interagency  Ocean  Observation  Committee  which  shall  –  develop 
contract  certification  standards  and  compliance  procedures  for  all  non‐Federal  assets,  including  regional 
information coordination entities,  to establish eligibility for integration into the System and to ensure compliance 
with all applicable standards and protocols established by the Council, and ensure that regional observations are 
integrated into the System on a sustained basis. 
Section 12304(c)(3)(C): 
The  National  Oceanic  and  Atmospheric  Administration  shall  –  promulgate  program  guidelines  to  certify  and 
integrate  non‐Federal  assets,  including  regional  information  coordination  entities,  into  the  System  to  provide 
regional coastal and ocean observing data that meet the needs of user groups from the respective regions. 
Section 12304(c)(4)(A) (i): 
REGIONAL INFORMATION COORDINATION ENTITIES‐ To be certified or established under this subtitle, a regional 
information  coordination  entity  shall  be  certified  or  established  by  contract  or  agreement  by  the  Administrator, 
and  shall  agree  to  meet  the  certification  standards  and  compliance  procedure  guidelines  issued  by  the 
Administrator and information needs of user groups in the region while adhering to national standards and shall‐‐ 
(i) demonstrate an organizational structure capable of gathering required System observation data, supporting and 
integrating all aspects of coastal and ocean observing and information programs within a region and that reflects 
the needs of State and local governments, commercial interests, and other users and beneficiaries of the System 
and other requirements specified under this subtitle and the System Plan; 

(ii) identify gaps in observation coverage needs for capital improvements of Federal assets and non‐Federal assets 
of the System, or other recommendations to assist in the development of the annual and long‐term plans created 
pursuant to subsection (c)(2)(A)(i) and transmit such information to the Interagency Ocean Observing Committee 
via the Program Office; 

10 

(iii)  develop  and  operate  under  a  strategic  operational  plan  that  will  ensure  the  efficient  and  effective 
administration  of  programs  and  assets  to  support  daily  (why  daily?)  data  observations  for  integration  into  the 
System, pursuant to the standards approved by the Council; 

(iv)  work  cooperatively  with  governmental  and  non‐governmental  entities  at  all  levels  to  identify  and  provide 
information  products  of  the  System  for  multiple  users  within  the  service  area  of  the  regional  information 
coordination entities; and 

(v)  comply  with  all  financial  oversight  requirements  established  by  the  Administrator,  including  requirements 
relating to audits. 

Section 12304(e): 
Civil  Liability  –  For  purposes  of  determining  liability  arising  from  the  dissemination  and  use  of  observation  data 
gathered pursuant to this section, any non‐Federal asset or regional information coordination entity incorporated 
into the System by contract, lease, grant, or cooperative agreement under subsection (c)(3)(D) that is participating 
in  the  System  shall  be  considered  to  be  part  of  the  National  Oceanic  and  Atmospheric  Administration.  Any 
employee  of  such  a  non‐Federal  asset  or  regional  information  coordination  entity,  while  operating  within  the 
scope  of  his  or  her  employment  in  carrying  out  the  purposes  of  this  subtitle,  with  respect  to  tort  liability,  is 
deemed to be an employee of the Federal Government. 

11