notification emails

APPENDIX G—Notification Emails 

Email to Comprehensive Center Director Regarding Comprehensive Center Evaluation 
Interviews 

To: Center Director 
CC: Key Center Staff [such as those helping to schedule site visit] 
Subject: National Evaluation of Comprehensive Centers Interviews 

Dear XXX,  
As part of the national evaluation of the Comprehensive Centers program, IMPAQ International 
is conducting site visits to interview key Center staff, leadership, technical assistance (TA) 
providers, and where possible, TA recipients (representatives from Regional Comprehensive 
Centers and SEAs). We appreciate your assistance with scheduling and planning these 
interviews.   

Each interview will take approximately 60 minutes, and will be audio recorded with the 
respondent’s permission. The information provided will be used for evaluation purposes only, 
and will only be reported in aggregate. No individual names or organizations will be reported. 

We are conducting these interviews in order to gather information from the Comprehensive 
Centers about the successes and challenges of building constituent capacity and providing TA.  
Interview responses will inform improvement of the Comprehensive Centers program.  

We are planning our site visit for [POSSIBLE DATE RANGE]. Please provide us with a two‐day 
period of time that fits your schedule and those of key respondents.  Once a date is confirmed, 
please develop a suggested schedule of interviews for this time period.  A sample schedule is 
below:  

DAY 1  

Center Director    

9:00 – 10:00am 

TA provider  

10:15 – 11:15 am 

TA provider  

11:30 – 12:30pm  

Lunch break  

12:30 – 1:30pm  

State liaison  

1:45 – 2:45pm  

IMPAQ International, LLC 

Appendix G 

Consultant/Partner  

3:00 – 4:00 pm  

DAY 2 

TA provider  

9:00 – 10:00am 

TA provider  

10:15 – 11:15 am 

TA provider  

11:30 – 12:30pm  

Lunch break  

12:30 – 1:30pm  

State liaison  

1:45 – 2:45pm  

Consultant/Partner  

3:00 – 4:00 pm  

Please let me know if you have any questions.  
Thank you for your cooperation! 

[Site Liaison’s Name] 
IMPAQ International  

Confidentiality and Privacy  

Information  collected  for  this  study  comes  under  the  confidentiality  and  data  protection  requirements  of  the 
Institute of Education Sciences (The Education Sciences Reform Act of 2002, Title I, Part E, Section 183).  Responses 
to this data collection will be used only for research purposes. The reports prepared for this study from the interview 
data will include information that is summarized and aggregated and should not associate responses with a specific 
Center, state, district or individual. However, due to the uniqueness of each Center and descriptions of particular 
projects in our reports, some Centers and/or states may be identifiable to readers.  Also, respondents’ roles and the 
Center they work with may be identified in the report, which may lead to individuals’ being identified. Other than 
this situation that we have made respondents aware of, we will not provide information that identifies you to anyone 
outside the study team, except as required by law.  

IMPAQ International, LLC 

Appendix G 
2 

Email to Comprehensive Center TA Recipients (e.g., SEAs) Regarding Comprehensive Center 
Evaluation Interviews 

To: TA Recipient 
CC: Center Director, Key Center Staff [such as those helping to schedule interviews] 
Subject: National Evaluation of Comprehensive Centers Interviews 

Dear XXX,  
As part of the external evaluation of the national Comprehensive Centers program, IMPAQ 
International is conducting telephone interviews with key Center staff, leadership, technical 
assistance providers, and representatives from Regional Comprehensive Centers and state 
education agencies. As someone who works closely with the [name of Center] Center, your 
input is critical to our study.    

Each telephone interview will take approximately 60 minutes, and will be audio recorded with 
your permission. The information provided will be used for evaluation purposes only, and will 
only be reported in aggregate. No individual names or organizations will be reported. 

We are conducting these interviews in order to gather information from multiple 
Comprehensive Centers and their constituents about the successes and challenges of technical 
assistance and capacity building.  Interview responses will inform improvement of the 
Comprehensive Centers program.  

Could you please provide me with some dates and times when you are available for a phone 
interview within the next two to three weeks?  

Please let me know if you have any questions.  
Thank you for your cooperation! 

[Site Liaison’s Name] 
IMPAQ International  

Confidentiality and Privacy  

Information  collected  for  this  study  comes  under  the  confidentiality  and  data  protection  requirements  of  the 
Institute of Education Sciences (The Education Sciences Reform Act of 2002, Title I, Part E, Section 183).  Responses 
to this data collection will be used only for research purposes. The reports prepared for this study from the interview 
data will include information that is summarized and aggregated and should not associate responses with a specific 

IMPAQ International, LLC 

Appendix G 
3 

Center, state, district or individual. However, due to the uniqueness of each Center and descriptions of particular 
projects in our reports, some Centers and/or states may be identifiable to readers.  Also, respondents’ roles and the 
Center they work with may be identified in the report, which may lead to individuals’ being identified. Other than 
this situation that we have made respondents aware of, we will not provide information that identifies you to anyone 
outside the study team, except as required by law.  

IMPAQ International, LLC 

Appendix G 
4 

Email to Comprehensive Center Staff Regarding Comprehensive Center Evaluation Survey 

To: [Recipient email address] 
CC: Center director  
Subject: National Evaluation of Comprehensive Centers Survey 

Dear XXX,  
As part of the national evaluation of the Comprehensive Centers program, IMPAQ International 
is surveying Centers’ leadership, technical assistance (TA) providers, and consultants about your 
experience with the program. We are conducting this survey in order to gather information 
from the Comprehensive Centers about the successes and challenges of building constituent 
capacity and providing TA. We are interested in your responses as someone who provides TA to 
state education agencies (SEAs) or to Regional Comprehensive Centers.  Your responses will 
inform improvement of the Comprehensive Centers program.  

The survey should take no more than 20 minutes to complete. The information you provide will 
be used for evaluation purposes only, and will only be reported in aggregate. No individual names 
or organizations will be reported.  
If you have any questions, please contact Michaela Gulemetova at 443‐367‐0088 extension 
2335 or [email protected]. 

Thank you for your cooperation! 

[Name] 
IMPAQ International  

Confidentiality and Privacy  

Information  collected  for  this  study  comes  under  the  confidentiality  and  data  protection  requirements  of  the 
Institute of Education Sciences (The Education Sciences Reform Act of 2002, Title I, Part E, Section 183).  Responses 
to this data collection will be used only for research purposes. The reports prepared for this study from the survey 
data will include information that is summarized and aggregated and should not associate responses with a specific 
Center, state, district or individual. However, due to the uniqueness of each Center and descriptions of particular 
projects in our reports, some Centers and/or states may be identifiable to readers.  Also, respondents’ roles and the 
Center they work with may be identified in the report, which may lead to individuals’ being identified. Other than 
this situation that we have made respondents aware of, we will not provide information that identifies you to anyone 
outside the study team, except as required by law.  

IMPAQ International, LLC 

Appendix G 
5 

Email to Technical Assistance Recipients Regarding Comprehensive Center Evaluation Survey 

To: [Recipient email address] 
CC: Center director  
Subject: National Study of Comprehensive Centers Survey 

Dear XXX,  
As part of the external evaluation of the national Comprehensive Centers program, IMPAQ 
International is surveying people like you about your experience with the program. Your 
responses will help assess outcomes and inform improvement of the Comprehensive Centers 
program.  

The survey should take no more than 15 minutes to complete. The information you provide will 
be used for evaluation purposes only, and will only be reported in aggregate. No individual 
names or organizations will be reported.   

If you have any questions, please contact Michaela Gulemetova at 443‐367‐0088 extension 
2335 or [email protected]. 

Thank you for your cooperation! 

[Name] 
IMPAQ International  

Confidentiality and Privacy  

Information  collected  for  this  study  comes  under  the  confidentiality  and  data  protection  requirements  of  the 
Institute of Education Sciences (The Education Sciences Reform Act of 2002, Title I, Part E, Section 183).  Responses 
to this data collection will be used only for research purposes. The reports prepared for this study from the survey 
findings will be summarized and aggregated and should not associate responses with a specific Center, state, district 
or individual. However, due to the uniqueness of each Center and descriptions of particular projects in our reports, 
some Centers and/or states may be identifiable to readers.  Also, respondents’ roles and the Center they work with 
may be identified in the report, which may lead to individuals’ being identified. Other than this situation that we 
have made respondents aware of, we will not provide information that identifies you to anyone outside the study 
team, except as required by law.  

IMPAQ International, LLC 

Appendix G 
6