Pta

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: December , 2008 
Page 1 of 8 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
This form is used to determine whether 
a Privacy Impact Assessment is required. 

Please use the attached form to determine whether a Privacy Impact Assessment (PIA) is required under 
the E‐Government Act of 2002 and the Homeland Security Act of 2002.   
Please complete this form and send it to your component Privacy Office.  If you do not have a component 
Privacy Office, please send the PTA to the DHS Privacy Office: 

Rebecca J. Richards 
Director of Privacy Compliance 
The Privacy Office 
U.S. Department of Homeland Security 
Washington, DC 20528 
Tel: 703‐235‐0780 

[email protected] 

Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form. If a PIA is required, the DHS Privacy Office 
will send you a copy of the Official Privacy Impact Assessment Guide and accompanying Template to 
complete and return. 
A copy of the Guide and Template is available on the DHS Privacy Office website, www.dhs.gov/privacy, 
on DHSOnline and directly from the DHS Privacy Office via email: [email protected], phone: 703‐235‐0780. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: December , 2008 
Page 2 of 8 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office. 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form  
and may request additional information. 
SUMMARY INFORMATION 

DATE submitted for review: April 30, 2009 
NAME of Project: Integrated Hiring Operations and Personnel (IHOP) Program 

Name of Component: Transportation Security Administration 

Name of Project Manager: Mohammed A. Taher 

Email for Project Manager: [email protected]  

Phone number for Project Manger: 571‐227‐1141 

TYPE of Project: 

  Information Technology and/or System ∗

  A Notice of Proposed Rule Making or a Final Rule. 

    Other:  Provides  a  full  range  of  human  capital  services,  seamlessly,  in  an  end‐to‐end 
process supporting the entire life cycle of the TSA employee. 

∗

The E‐Government Act of 2002 defines these terms by reference to the definition sections of Titles 40 and 
44 of the United States Code. The following is a summary of those definitions: 
•“Information  Technology”  means  any  equipment  or  interconnected  system  or  subsystem  of 
equipment,  used  in  the  automatic  acquisition,  storage,  manipulation,  management,  movement, 
control,  display,  switching,  interchange,  transmission,  or  reception  of  data  or  information.  See  40 
U.S.C. § 11101(6). 
•“Information System” means a discrete set of information resources organized for the collection, 
processing, maintenance, use, sharing, dissemination, or disposition of information. See: 44. U.S.C. § 
3502(8). 
Note,  for  purposes  of  this  form,  there  is  no  distinction  made  between  national  security  systems  or 
technologies/systems  managed  by  contractors.  All  technologies/systems  should  be  initially  reviewed 
for potential privacy impact.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: December , 2008 
Page 3 of 8 
SPECIFIC QUESTIONS 
1.

Describe the project and its purpose: 
The  HRAccess  Program  is  a  replacement    for  Human  Resource  Services  which  is  currently 
furnished by three contractors ‐ Accenture, CPS, and AVUE.  The contact will provide most 
of the Human Resource processing for TSA.  Lockheed Martin will perform a wide range of 
Human  Resource  Services  which  include  Recruitment  and  Hiring,  Personnel,  Payroll 
Processing,  Workforce  Planning,  Postion  Management/Classification,  Help  Desk,  Program 
Management,  Project  Management,  Contractor  Financial/Contract  Management,  Systems 
Integration, and Transition Services.  

2.

Status of Project: 
 This is a new development effort. 
 This an existing project. 
Date first developed: July 14, 2008 
Date last updated:            
Update of PTA in latest DHS format. 

3.

Could the project relate in any way to an individual? 1  
 No. Please skip ahead to the next question. 
 Yes. Please provide a general description, below. 
The  System  will  provide  the  majority  of  Human  Resource  Services  for  employees  of  the 
Transportation  Security  Administration.  As  such  it  requires  the  collection,  storage,  and 
dissemination of a wide range of information about individuals.  This information is required 
to meet the Human Resource needs of the agency. 

4.

Do you collect, process, or retain information on: (Please check all that apply) 
 DHS Employees 
 Contractors working on behalf of DHS 

1

Projects can relate to individuals in a number of ways. For example, a project may include a camera for 
the purpose of watching a physical location. Individuals may walk past the camera and images of those 
individuals may be recorded. Projects could also relate to individuals in more subtle ways. For example, a 
project  that  is  focused  on  detecting  radioactivity  levels  may  be  sensitive  enough  to  detect  whether  an 
individual received chemotherapy.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: December , 2008 
Page 4 of 8 
 The Public 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: December , 2008 
Page 5 of 8 
5.

Do you use or collect Social Security Numbers (SSNs)? (This includes truncated SSNs) 

 No. 
 Yes. Why does the program collect SSNs? Provide the function of the SSN and the  
legal authority to do so: 
The system collects social security numbers because they are needed to keep records 
accurate. Other people may have the same name and birth date. Public Law 104‐134 (April 
26, 1996) asks Federal agencies to use this number to help identify individuals in agency 
records. Without the social security number the  application may be deemed incomplete. 
6.

What information about individuals could be collected, generated or retained? 
a.  Personally Identifiable Information (PII) including name, social security number, 
bank account number, and residence address. 
b.    The  full  range  of  applicant  and  employee  related  data  such  as  employee  status, 
qualifications, benefits, and education. 

7.

If this project is a technology/system, does it relate solely to infrastructure? [For example, is 
the system a Local Area Network (LAN) or Wide Area Network (WAN)]? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. Is there a log kept of communication traffic? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. What type of data is recorded in the log? (Please choose all that apply.) 
 Header 
 Payload Please describe the data that is logged. 

8.

Can the system be accessed remotely? 
 No.  
 Yes.  

9.

When remote access is allowed, is the access accomplished by a virtual private network 
(VPN)? 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: December , 2008 
Page 6 of 8 
 Yes 
 No 
10.

Is Personally Identifiable Information 2  physically transported outside of the LAN? (This can 
include mobile devices, flash drives, laptops, etc.)  
 No. 
 Yes.  

11.

Does the system connect, receive, or share Personally Identifiable Information with any other 
DHS systems? 
 No 
 Yes.  Please list:  

12.

Are there regular data extractions from the system? 
 No. 
 Yes.  Are these extractions included as part of the Certification and Accreditation 3 ? 
 Yes.  
 No. 

13.

Is there a Certification & Accreditation record within OCIO’s FISMA tracking system? 
 Unknown. 
 No. 
 Yes. Please indicate the determinations for each of the following: 
Confidentiality: 

2

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

Personally  Identifiable  Information  is  information  that  can  identify  a  person.    This  includes;  name, 
address, phone number, social security number, as well as health information or a physical description.
3
This  could  include  the  Standard  Operation  Procedures  (SOP)  or  a  Memorandum  of  Understanding 
(MOU)

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: December , 2008 
Page 7 of 8 
Integrity: 

Availability: 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: December , 2008 
Page 8 of 8 
PRIVACY THRESHOLD REVIEW 
(To be Completed by the DHS Privacy Office) 

DATE reviewed by the DHS Privacy Office: May 5, 2009 
NAME of the DHS Privacy Office Reviewer: Nathan Coleman 
DESIGNATION 
  This  is  NOT  a  Privacy  Sensitive  System  –  the  system  contains  no  Personally  Identifiable 
Information. 
 This IS a Privacy Sensitive System 
Category of System 
 IT System 
 National Security System 
 Legacy System 
 HR System 
 Rule 
 Other:            
Determination 
 PTA sufficient at this time 
 Privacy compliance documentation determination in progress 
 PIA is not required at this time 
 A PIA is required 

 System covered by existing PIA: HRAccess is currently in draft  

 A new PIA is required.   
 A PIA Update is required.   
 A SORN is required  

 System covered by existing SORN:   DHS/TSA‐022         

 A new SORN is required. 
DHS PRIVACY OFFICE COMMENTS