Environmental Scan_OMB Memo_Final

Memorandum 

Date: 

January 15, 2016 

To: 

Steph Tatham, OMB Desk Officer 

Through: 

Ruth Brown, United States Department of Agriculture, Office of Chief 
Information Office 

From: 

Lynnette Thomas 
Food and Nutrition Service, Branch Chief, Planning & Regulatory Affairs 

Re: 

Generic OMB Clearance No. 0584‐0524 ‐ Request for Approval to Perform 
Formative Research for Educational Technology Environmental Scan 

The Food and Nutrition Service (FNS) of the United States Department of Agriculture (USDA) is 
requesting approval for formative research under Approved Generic OMB Clearance No. 0584‐ 
0524. 

This request is to acquire clearance to conduct formative research with grade K‐12 teachers to 
obtain feedback about their experiences and perceptions of educational technology. This 
research will explore audience perceptions, attitudes, ownership, and usage in order to inform 
future FNS Team Nutrition initiatives. The following information is provided for your review: 

1.   Title of the Project: Team Nutrition Educational Technology Environmental Scan 
2.   Control Number: 0584‐0524, Expires 06/30/2016 
3. Public Affected by this Project: 
State and Local/Tribal Employees 
 Grade K‐12 educators 
 Principals of elementary, middle, and high schools. 

See section 7, Project Purpose, Methodology & Formative Research Design, for a description 
of the number of participants for each audience (K‐12 educators and health educators) by 
research methodology (focus group interviews and surveys). 

4. Number of Respondents: 

Table 4.1 – Consent Forms* 
Audience 
Grade K‐12 Educators (all subjects) and 
librarians^ 
Teachers of Health Education 
Total 

# Of participants
1,240 
1,190
2,430 

*Includes non‐responders and those choosing not to participate. 
^Teachers in this category include teachers of health education, 
librarians, and core academic subjects. 

Table 4.2 – School Approval* 

Audience 
School Principals 
Total 

# Of participants
28
28 

*Includes non‐responders and those choosing not to 
participate. 

Table 4.3 – Research Activities by Audience^ 
Target Audience 
K‐12 Educators (all 
subjects) and 
librarians 
Teachers of Health 
Education 

# of 
Participants 
155 

Research Activity 
Focus Group Interview* 
Distributing Flyers and Consents 

14 

Schedule Confirmation Email 

248 

Survey^ 

119 

*Groups will recruit 8 to seat 5 educators. 
^It is estimated that 10% of teachers contacted will complete a survey 

5. Time Needed Per Response: 

Table 5.1 ‐ Time Needed per Initial Recruitment & Consent Form for Focus 
Groups Participation* 
Target Audience 

Grade K‐12 Teachers (all subjects) 
School Principals (Letter of Agreement) 

Time (minutes) 

Time (hours) 

12
10 

0.20
0.17 

*The time is an average response per respondent. 

Table 5.2 ‐ Time Needed per Initial Recruitment & Consent Form for Survey 
Participation* 
Target Audience 

Teachers of Health Education 

Time (minutes) 

Time (hours) 

5 

0.08 

*The time is an average response per respondent. 

2

Table 5.3 ‐ Time Needed for Research Activities by Audience 
Time 

Research Activity 
(minutes) 
Target Audience 
Focus Group Interview 
45 
Distributing Flyers and 
K‐12 Teachers (all 
30 
Consents 
subjects) 

Teachers of Health 
Education 

Time 
(hours) 
0.75 
0.50 

Schedule Confirmation 
Email 

2 

0.03 

Survey 

10 

0.17 

6. Total Burden Hours on Public: 

Screeners,
Surveys

Affected Public

Consent
Forms
Distribution
of Flyers

Grade K12
Teachers

Teachers
of Health
Education

Est. Total  

Total
Annual
Responses
Burden
Hours per
Hours
per
Response
Respondent
(e x f)
(c x d)

No.
Respondents

Frequency
of
Response

A,B,
F

1240

1

1240

0.20

248.00

G

14

1

14

0.50

7.00

Focus Group
D
Interview
Consent
C,J
Forms
Online
E
Survey

Complete
I
Principal
Letter

ID

Scheduling  
Confirmation
H
Email

State,
Local/Tribal
Employees

Total

248

1

248

0.03

7.44

155

1

155

0.75

116.25

1190

1

1190

0.08

99.16

119

1

119

0.17

20.23

14
2980

1

14
2980

0.17

2.38
500.46

Total burden hours on public: 500.46 hours. 

7. Project Purpose, Methodology, and Formative Research Design: 

Background 
The mission of the US Department of Agriculture’s (USDA) Food Nutrition Service (FNS) is to 
provide children and needy families better access to food and a more healthful diet through its 
nutrition assistance programs. Among the programs administered by FNS are the National 
School Lunch Program (NSLP), School Breakfast Program (SBP), Summer Food Service Program 

3

(SFSP), and Child and Adult Care Food Program (CACFP). The Child Nutrition Programs provide 
nutritionally balanced, low‐cost or free meals and snacks. Team Nutrition is an FNS initiative 
that supports the Child Nutrition Programs through training and technical assistance for 
foodservice, nutrition education for children and their caregivers, and school and community 
support for healthy eating and physical activity. 

According to the President’s Council of Advisors on Science and Technology (2010), there is a 
growing need for new technology‐based instructional materials to provide rich learning 
experiences and compelling content for children in grades K‐12. The Council concludes that 
technology has rapidly advanced to the point that it should play a prominent role in driving 
educational innovation, and that the federal government specifically should be at the forefront 
of developing these technologies and content for all subject areas. 

FNS is conducting an environmental scan of technology in K‐12 schools as well as the specific 
application of technology to nutrition education and promotion in schools that participate in 
NSLP. The environmental scan includes multiple methods of primary and secondary data 
collection in order to understand the current landscape and possible trends pertaining to 
technology in K‐12 schools. This knowledge will inform the planning and development of future 
FNS initiatives, programs, technologies, and content to help support the mission of FNS. The 
proposed formative research will support this larger environmental scan by obtaining feedback 
directly from educators. 

Purpose 
The purpose of the proposed research is specifically to: (1) identify the ways in which 
technology is used to support classroom instruction, communicate with families and the 
community, facilitate reading in the library, discover and share instructional materials, provide 
professional development, and promote the availability of healthy food at school; 
identify 
effective methods for using technology‐based nutrition education to change children’s eating 
and physical activity behaviors; (3) identify effective methods and best practices for using 
technology to engage parents/caregivers in school activities and events; 
identify and 
understand contextual factors that may engender or inhibit the use of technology in K‐12 
schools; (5) identify and understand differences and disparities in the use of technology by K‐12 
schools, such as rural status, teacher attitudes towards and experiences with technology, and 
community access to technology; and (6) identify and understand the school processes and 
policies that shape technology access and usage. 

Methodology/Research Design 
This research will utilize qualitative and quantitative methodologies: 1) focus group interviews; 
and 2) surveys. All research activities will be conducted with educators and librarians employed 
at K‐12 schools participating in NSLP. 

Focus Group Interviews. Focus group interviews (FGIs) will be conducted with K‐12 teachers, 
including teachers of health education and librarians (K‐12 teachers), employed at schools 
participating in NSLP. A total of thirty‐one (31) 45‐minute FGIs (see Attachment D) will be 

4

conducted with 5 educators in each group (total N=155). At least one teacher of health 
education will participate in each group. Eight teachers will be invited to each FGI in order to 
assure 5 participants are seated. 

Two to three focus group interviews will be conducted with K‐12 teachers at each of 14 schools, 
either before school, during lunch, during free periods, or after school, depending on teacher 
availability. Table 7.1 below outlines the segmentation of the school‐based teacher focus groups 
by the type of school. 

Table 7.1 – Segmentation of School‐Based FGIs by teacher grade level. 

Educator Grade Level 
Elementary School (K‐4 or K‐5) 
Middle School (5‐8 or 6‐8) 
High School (9‐12 or 7‐12) 
K‐12 
Total 

# of 
Schools 
5 
4 
4 
1 
14 

# of school 
FGIs per 
grade level 
10
8
8
3
29

# Educators 
per FGI 

# of 
Educators 

5
5
5
5
2

50 
40 
40 
15 
145^ 

^This total does not reflect the full sample of educators. 

In addition to the school‐based FGIs described above, two focus groups will be conducted at the 
Society of Health And Physical Educators (SHAPE) conference in Minneapolis, MN. These groups 
will be conducted with K‐12 teachers of health education (N=10). Trained research staff will 
conduct all focus groups. 

Online Surveys. Online surveys (see Attachment E) will be administered to 119 teachers of 
health education employed at schools participating in NSLP. Surveys will take approximately 10 
minutes to complete and contain open‐ended questions about their experiences with 
technology as well as multiple‐choice questions about their attitudes and perceptions of 
technology. 

Design/Sampling Procedures 
Public schools, from which a sample of K‐12 teachers, librarians, and teachers of health 
education (K‐12 teachers) will be drawn, will be selected in order to meet the following 
specifications: 
 Representation of elementary, middle school, and high school teachers 
 Geographic diversity, according to FNS regions 
 Representation from urban, suburban, and rural communities 
 Participation, at the school level, in the national school lunch program 
 An ethnically and racially diverse sample 
 An oversampling of teachers of health education 

In order to meet the above specifications, a database of all US public schools will be compiled 
using publicly available data from the National Center for Education Statistics (NCES) and Office 

5

for Civil Rights (OCR). This database (sampling database), will serve as the primary source of 
school selection, from which the sample of K‐12 teachers and librarians will be drawn. This data 
will aggregate schools by number of students, number of teachers, grade‐levels, student’s race 
and ethnicity, number of students who qualify for free/reduced‐price lunch, and school‐level 
NCES locale code, which determines a school’s place on the urban‐rural continuum 
(http://nces.ed.gov/ccd/commonfiles/localedescription.asp). 

In addition to the public schools described above, a sample of teachers of health education will 
be drawn from attendees of the Society of Health And Physical Educators (SHAPE) conference in 
Minneapolis, MN. The conference draws teachers of health education from all FNS regions, 
allowing for a regionally diverse oversampling of teachers of health education. 

Sample for Focus Group Interviews 
Grade Level ‐ A total of 14 schools will be selected, from which K‐12 teachers will be recruited 
for participation in focus group interviews. One K‐12 school is included in this sample because it 
is a common structure for small schools in rural areas. The specific school segmentation plan is 
detailed in chart 7.1 on previous page. 

Geographic Diversity. Two schools will be selected from one state in each of the seven (7) FNS 
regions (one state will be selected to minimize travel costs). 

Rural Location. NCES locale codes will be used to insure a diversity of schools from rural, 
suburban, and urban locations. Within each FNS region, schools will be segmented by locale 
code as follows: 

Table 7.2 – School Selection by Locale 

School Locale 
Code 

Locale Description* 

FNS Region 
Mid‐Atlantic Region 

21, 22, or 23 

Small to Large Suburb

Midwest Region 

11, 12, or 13 

Small to Large City

Mountain Plains 
Region 

41, 42, or 43 

Rural ‐ Fringe, Distant, or
Remote 

Northeast Region 

11, 12, or 13 

Small to Large City

Southeast Region 

41, 42, or 43 

Southwest Region 

31, 32, or 33 

Rural ‐ Fringe, Distant, or 
Remote
Town ‐ Fringe, Distant, or 
Remote

Western Region 

21, 22, or 23 

Small to Large Suburb

Proposed # of Schools & 
Type 
1 Elementary School 
1 Middle School 
1 Elementary School 
1 Middle School 
1 High School 
1 K‐12 School 
1 Middle School 
1 High School 
1 Elementary School 
1 Middle School 
1 Elementary School 
1 High School 
1 Elementary School 
1 High School 

*The local description is taken from the NCES http://nces.ed.gov/ccd/commonfiles/localedescription.asp. 

6

National School Lunch Program. All participating schools will have at least 33% of students who 
qualify for free or reduced‐priced lunch, and at least 5 schools will have more than 75%. 
Participating teachers of health education recruited from the SHAPE conference will work at 
schools that participate in NSLP1. 

Student Race/Ethnicity. Schools will be selected such that the final sample will include: 
 At least 2 schools with more than 40% African‐American students 
 At least 2 schools with more than 40% Hispanic/Latino students 
 At least one school with more than 15% Native American students 
 Fewer than 4 schools with more than 80% non‐Hispanic White students 

Sample for Survey 

After the participating states from each of the seven (7) FNS regions are determined (one state 
per region, for 7 total states), all schools in the participating states with the appropriate locale 
code that are not hosting focus groups (see Table 7.2) will be identified using the sampling 
database. All teachers of health education at these non‐participating schools will be considered 
part of the target sample. Teachers of health education who participate in focus groups will not 
be eligible to participate in the survey. 

Recruitment and Consent 

Focus Group Recruitment ‐ Schools 
Using the sampling plan detailed above, a four‐step procedure will be utilized in order to 
efficiently recruit focus group participants and encourage them to attend without the use of 
incentives. 

1. First, teachers of health education will be emailed directly (see Attachment G) and 
recruited to participate in focus groups. Email addresses and phone numbers will be 
obtained for these teachers from publicly available databases and school websites. A 
consent packet (see Attachment A) will be distributed to interested teachers of health 
education that includes detailed information about the formative research and their 
rights as research participants. These teachers will serve as primary contacts and 
coordinators at each school in order to assure adequate representation from teachers of 
health education in each focus group. 
2. After a primary contact is established, approval will be obtained from the school 
principals (see Attachment I). Any state, district or local IRB approval will also be 
obtained. Principal approval and interest from at least one teacher of health education 
will be required for school sites to be selected. This process has been successfully 
employed in similar projects, and was chosen to assure that at least one teacher of 
health education is interested and available to participate in research activities in each 

1

A minimum percentage is not included as these teachers may not be able to provide accurate estimates of their
school’s participation in NSLP.

7

school location. Obtaining principal approval first does not guarantee participation of 
teachers of health education because principals can’t appoint or nominate participants 
as it constitutes a manipulation of power dynamics and may be viewed as exploitive by 
IRB. 
3. After principal approval has been obtained and a primary contact established, all 
teachers in the participating schools will receive email invitations to participate in FGIs 
(see Attachment A), using contact information obtained from publicly available 
databases. In addition, the designated primary contact at each school will distribute 
flyers in teacher mailboxes with information about the study (see Attachment F). Both 
the flyer and the invitation email will direct K‐12 teachers to a website that contains an 
online consent packet (see Attachment A). Consent packets will include a brief survey 
for teachers to complete. These surveys will ask teachers about demographic 
information, familiarity with technology, and teaching experience. 
4. Finally, after times have been selected, participating teachers will be sent a scheduling 
email (see Attachment H) to remind them where and when the focus groups will take 
place. 

Once interest and consent has been established at one school in any given FNS region, 
researchers will focus recruitment to additional schools within 150 miles, to reduce the cost of 
travel between school sites. Efforts will be made to select diverse participants, however, in our 
experience conducting research, both with and without the use of recruiting firms, respondent 
diversity quota attainment will be suppressed without the use of incentives. 

Focus Group Recruitment – SHAPE Conference 
Trained research staff will attend the SHAPE Conference and approach teachers of health 
education in between conference events, during networking breaks, and on the expo floor. 
Teachers will be provided with a consent packet (see Attachment B), which contains 
information about the study and a proposed time and location for the focus group, a brief 
questionnaire, and consent form. Interested qualifying teachers will be asked to sign the 
consent forms and will given the specific time and location for the FGIs (see Attachment B). 

Survey Recruitment 
All teachers of health education (e.g. health education, health enhancement, physical 
education, school nutritionists, and school food service directors) identified using the sampling 
plan detailed above will be contacted via email (see Attachment J) using contact information 
obtained through publicly available databases and school websites. The email will be sent by 
MCG, and will include information about the study and link to the survey (see Attachment E). 
The first page of the survey link will be a consent form (see Attachment C). A screener will not 
be used as teachers of health education will be directly targeted by the sampling plan, however 
the survey will ask teachers of health education to indicate their position for analysis purposes. 

All consent forms are modeled after those previously approved by OMB under “Formative 
Research About FNS Curriculum Messages for 5th  and 6th  Grades” (control number: 0584‐0523, 
ICR 201207‐0584‐007), with the only modifications reflecting the content of the study. 

8

Compensation 
Each school will receive a $150 facility fee to cover the cost of MCG research staff using a 
conference room or the library to conduct focus groups. This fee is based on conversations with 
a random sample of 8 schools with which MCG has recently conducted research. The average 
cost of community members renting a room in the library or other spaces was $50 per hour. It  
is estimated that that preparation and focus groups will take approximately 3 hours per school, 
during which time the school may not be able to use and/or rent the rooms to other outside 
groups. 

Educator focus group participants will be provided with a hot meal, as the focus groups will 
take place during lunch or immediately after school.  The meal will be arranged by the research 
staff and is valued at $8 per participant. 

Data Analysis 
Qualitative Data. All focus groups interviews will be conducted using the moderator’s guide 
(Attachment D), audio‐recorded (with respondent permission), and transcribed. This text will 
become the data for qualitative analysis. Codes, representing new insights and relevant 
participant experiences and opinions, will be identified using Grounded Theory, by which codes 
and themes are allowed to emerge from the text (Corbin & Strauss, 1990; Glaser, 1992; 
Henwood & Pidgeon, 2003; Walker & Myrick, 2006) and entered into the NVivo software 
package in order to organize themes. In order to ensure that individuals did not bias findings, 
multiple researchers will code interview transcriptions, and themes will be compared and 
synthesized in Qualitative Debriefing Sessions. Findings will be considered descriptive and 
directional, but not definitive. No attempt will be made to generalize findings as nationally 
representative or statistically valid. 

Quantitative Data.  All educator surveys (Attachment E) will be entered into PASW Statistics 
Program of quantitative analysis. Descriptive and correlational analysis will be conducted in 
order to identify patterns and relationships among and between key variables (Tabachnick & 
Fidell, 2007). In addition, and depending on the final cell sizes, exploratory t‐tests and ANOVAs 
will be conducted to identify key differences between by key variables (e.g. rural vs. urban, size 
of school, percentage of students receiving free or reduced‐price lunch). Though the results of 
this analysis will be quantitative in nature, no attempt will be made to generalize findings to the 
larger population given the sample size and sampling procedure. 

Outcomes/Findings 
Information and formative input gathered from specific target audiences through the research 
will help develop final products that are relevant, meaningful and easy‐to‐use. Research 
summary findings may be published either electronically or in print, but such documents will 
not include information that personally identifies any of the research participants. 

9

8. Confidentiality: 
Using the Agreement on Security of Comments Form participants will be informed of 
confidentiality and privacy act provisions before responding to the screener. System of Record 
FNS‐8, FNS Studies and Reports, published in the Federal Register on 4/25/1991 at 56 FR 19078, 
covers personal information collected under this study and identifies safeguards for the 
information collected. 

Federal Costs: $112,816.11 

9. Research Tools/Instruments: 
 Attachment A: Consent Package for School Focus Groups: Teacher Email, Teacher 
Informed Consent Form for Focus Group Participation, and Questionnaire for 
Participation in Focus Groups 
 Attachment B: Consent Package for SHAPE Conference Focus Groups: Teacher Letter, 
Teacher Informed Consent Form for Focus Group Participation, and Questionnaire for 
Participation in Focus Groups 
 Attachment C: Consent Package for Teacher of Health Education Survey: Teacher Letter 
and Teacher of Health Education Informed Consent Form 
 Attachment D: Moderators Guide for Teacher Focus Groups 
 Attachment E: Teacher of Health Education Survey 
 Attachment F: Flyer for School Focus Groups 
 Attachment G: Introduction Email for School Focus Groups 
 Attachment H: Scheduling Email for School Focus Groups 
 Attachment I: Principal Letter of Agreement 
 Attachment J: Introduction Email for Teacher of Health Education Survey 

10