FY2016 Edit Validation Reference Guide

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1

Line 
New Line 
Number Number
022
A‐230

2
7

023
026

A‐240
B‐020

11

077b

E‐020

12
13
14
15
16
17
18
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36

077b
078
079
029
031
083
084
082
107
110
110
113
117
117
118
118
189a
189b
119d
120d
077a
077b
121d
122d

E‐020
E‐030
E‐040
B‐050
B‐070
E‐060
E‐070
E‐050
F‐070
G‐010
G‐010
G‐040
H‐020
H‐020
H‐030
H‐030
K_TE‐010a
K_TE‐010b
I‐010d
I‐020d
E‐010
E‐020
I‐030d
I‐040d

37
42

123d
173d

I‐050d
K_AO‐010d

Edit Message

Edit Condition

Severity

FISCAL YEAR DATES (A‐230, A‐240) invalid. Please 
FISCAL YEAR STARTING DATE (A‐230) is invalid. All data in this survey  Fatal
report on fiscal year 2015‐2016. The start date 
(except Parts B and I) are to be reported on the basis of State fiscal 
FISCAL YEAR DATES (A‐230, A‐240) invalid. Please 
Year of FISCAL YEAR ENDING DATE (A‐240) is invalid. All data in this  Fatal
Fatal
Board or commission (B‐020) is selected but 
Board or commission (B‐020) is selected but APPOINTED BY 
GOVERNOR (B‐030) and APPOINTED BY OTHER OFFICIAL (B‐040) are 
methods of selection are blank, or vice versa.
TOTAL HOURS / WEEK (main or central outlet) (E‐
TOTAL HOURS / WEEK (main or central outlet) (E‐020) is greater than  Explanation
020) is greater than 0 but is less than 32.
0 but less than 32.
TOTAL HOURS/WEEK (main or central outlet) (E‐020)  TOTAL HOURS/WEEK (main or central outlet) (E‐020) are greater than  Explanation
MONDAY‐FRIDAY AFTER 5 P.M. hours (main or 
MONDAY‐FRIDAY AFTER 5 P.M. hours (main or central outlet) (E‐030)  Explanation
SATURDAY AND SUNDAY hours (main or central outlet) (E‐040) are  Explanation
SATURDAY AND SUNDAY hours (main or central 
PART OF LARGER AGENCY (B‐050) is selected but (B‐ PART OF LARGER AGENCY (B‐050) is selected but (B‐070) (does SLAA  Fatal
BOARD OR COMMISSION (B‐070) is selected "yes"  Yes to (B‐070) (does SLAA have board or commission) but APPOINTED Fatal
OTHER OUTLETS number (E‐060) is too small 
OTHER OUTLETS (E‐060) is less than largest number in column b of  Explanation
BOOKMOBILES number (E‐070) is too small 
BOOKMOBILES (E‐070) is less than largest number in column c of user  Explanation
MAIN OR CENTRAL OUTLET (E‐050) does not serve  MAIN OR CENTRAL OUTLET (E‐050) is greater than 0 but column a of  Explanation
Have FEDERAL DEPOSITORY LIBRARY (F‐070) but 
Have FEDERAL DEPOSITORY LIBRARY (F‐070) but REGIONAL (F‐080)  Fatal
Annual CIRCULATION per annual LIBRARY VISITS less than 75% of last  Explanation
Annual CIRCULATION (G‐010) per annual LIBRARY 
Annual CIRCULATION (G‐010) per annual LIBRARY 
Annual CIRCULATION (G‐010) per annual LIBRARY VISITS (G‐050) is  Explanation
Explanation
The amount of REFERENCE TRANSACTIONS (G‐040)  Annual REFERENCE TRANSACTIONS (G‐040) per annual LIBRARY 
Continuing education programs: NUMBER OF 
Continuing education programs: The NUMBER OF EVENTS (H‐020) is  Explanation
NUMBER OF EVENTS (H‐020) for the current 
Continuing Education EVENTS (H‐020) not 25% to 225% of last year,  Explanation
ATTENDANCE AT EVENTS (H‐030) for the current 
ATTENDANCE AT EVENTS (H‐030) not 50% to 200% of last year, and  Explanation
ATTENDANCE AT EVENTS (H‐030) per NUMBER OF  (H‐030)/(H‐020) Average Attendance at Continuing Education Events  Explanation
TOTAL FEDERAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in 
TOTAL FEDERAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column a must be 
Explanation
TOTAL STATE EXPENDITURES (K_TE‐010) in column b  TOTAL STATE EXPENDITURES (K_TE‐010) in column b must be greater  Explanation
ADMINISTRATION (I‐010d) for the current reporting  ADMINISTRATION (I‐010d) not 50% to 125% of last year, and the 
Explanation
LIBRARY DEVELOPMENT (I‐020d) for the current 
LIBRARY DEVELOPMENT (I‐020d) not 50% to 125% of last year, and  Explanation
TOTAL HOURS / WEEK (E‐010) are provided, but 
TOTAL HOURS/WEEK (all SLAA outlets) (E‐010) is greater than 0 but  Fatal
Have public service hours (E‐020) to (E‐040) but no  TOTAL HOURS/WEEK (main or central outlet) (E‐020), or MONDAY‐ Fatal
LIBRARY SERVICES (I‐030d) for the current reporting  LIBRARY SERVICES (I‐030d) not 50% to 125% of last year, and the 
Explanation
OTHER SERVICES (I‐040d) for the current reporting  OTHER SERVICES (I‐040d) not 75% to 125% of last year, and the prior  Explanation
period has had a large change from prior reporting  year to current year change is greater than + or ‐ 2. Note: Run this 
period. Please check for possible errors or explain  edit only when values are greater than 0 for the current and prior 
why the correct data are out of range.
year.
TOTAL STAFF (I‐050d) for the current reporting 
TOTAL STAFF (I‐050d) not 50% to 125% of last year, and the prior 
Explanation
SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) are less than or  SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in column d is less than or equal  Explanation

1

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
43

Line 
New Line 
Number Number
188a
K_OE‐020a

44
45
47

188b
188c
054a

K_OE‐020b
K_OE‐020c
D_PA‐010a

55

091

F‐010

58

157

J‐090

59

167

J‐100

60

168

J‐110

61

170

J‐130

62

172

J‐150

67

191

L‐020

68

183a

K_FA‐050a

69

183a

K_FA‐050a

70

189a

K_TE‐010a

Edit Message

Edit Condition

Severity

OTHER EXPENDITURES (K_OE‐020a) from federal 
TOTAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060) + TOTAL FINANCIAL  Fatal
ASSISTANCE (K_FA‐080) + CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010) in column a = 
sources equals the sum of TOTAL OPERATING 
EXPENDITURES (K_AO‐060a), TOTAL FINANCIAL 
OTHER EXPENDITURES (K_OE‐020) in column a.
ASSISTANCE (K_FA‐080a), CAPITAL OUTLAY (K_OE‐
OTHER EXPENDITURES (K_OE‐020b) from state 
TOTAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060) + TOTAL FINANCIAL  Fatal
OTHER EXPENDITURES (K_OE‐020c) from other 
TOTAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060) + TOTAL FINANCIAL  Fatal
Directly or Contract to CONTINUING EDUCATION PROGRAMS (D_PA‐ Explanation
Provide CONTINUING EDUCATION PROGRAMS 
010) in any of columns a‐e, but NUMBER OF EVENTS (H‐020) or 
(D_PA‐010) but NUMBER OF EVENTS (H‐020) or 
TOTAL ATTENDANCE AT EVENTS (H‐030) is ‐1 or 0, or  TOTAL ATTENDANCE AT EVENTS (H‐030) is ‐1 or 0. Or, Not Provided 
If any of collections (F‐010) to (F‐050) is greater than 0, but service  Explanation
Have collections (F‐010) to (F‐050) but no service 
transactions (G‐010) to (G‐050), or vice versa.
transactions (G‐010) to (G‐050) are each equal to –1 or 0. Or, (F‐010) 
to (F‐050) are each equal to –1 or 0, but any of (G‐010) to (G‐050) is 
Difference between TOTAL FEDERAL REVENUE (J‐
TOTAL FEDERAL REVENUE (J‐090) is less than 80% or more than 120%  Explanation
090) and TOTAL FEDERAL EXPENDITURES (K_TE‐
of TOTAL federal EXPENDITURES (K_TE‐010) in column a, and 
State revenue for SLAA OPERATION (J‐100) is less than 70% or more  Explanation
Difference between state revenue for SLAA 
OPERATION (J‐100) and TOTAL OPERATING 
than 150% of TOTAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060) from 
EXPENDITURES (K_AO‐060b) from state funds is 
state funds in column b.
greater than expected. Please check for possible 
Explanation
Difference between state revenue for STATE AID TO  STATE AID TO LIBRARIES revenue (J‐110) is less than 70% or more 
LIBRARIES (J‐110) and FINANCIAL ASSISTANCE (K_FA‐ than 150% of TOTAL FINANCIAL ASSISTANCE (K_FA‐080) to libraries 
080b) from state funds is greater than expected. 
and library cooperatives from state funds in column b. Note: Run this 
Difference between TOTAL STATE REVENUE (J‐130)  TOTAL STATE REVENUE (J‐130) is less than 80% or more than 120% of  Explanation
and TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010b) from state  TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) from state funds in column b, and 
difference is greater than + or ‐ 200,000.
funds is greater than expected. Please check for 
Explanation
Difference between TOTAL REVENUE (J‐150) and 
TOTAL REVENUE (J‐150) is less than 90% or more than 110% of 
TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010d) is greater than  TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column d, and difference is 
expected. Please check for possible errors or explain  greater than + or ‐ 200,000.
Explanation
GRANTS (L‐020) expenditures, but no expenditures  GRANTS (L‐020) expenditures from LSTA is greater than 0, but 
on INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) or 
expenditures on both INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) and 
LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC LIBRARIES  LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC LIBRARIES ONLY (K_FA‐020) 
Have SINGLE AGENCY OR LIBRARY PROVIDING 
SINGLE AGENCY OR LIBRARY PROVIDING STATEWIDE SERVICE (K_FA‐ Explanation
STATEWIDE SERVICE (K_FA‐050) federal 
050) federal expenditures in column a are greater than 0, but 
expenditures for GRANTS (L‐020) are ‐1 or 0. Note: If any LSTA funds 
expenditures, but no expenditures for GRANTS (L‐
SINGLE AGENCY OR LIBRARY (K_FA‐050) federal 
SINGLE AGENCY OR LIBRARY (K_FA‐050) expenditures from federal  Explanation
expenditures are greater than GRANTS (L‐020).
funds in column a are greater than expenditures for GRANTS (L‐020). 
Note: (K_FA‐050) cannot be greater than (L‐020) unless some or all of 
TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) from federal funds  TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) from federal funds in column a are  Fatal
are less than TOTAL LSTA EXPENDITURES (L‐040).
less than TOTAL LSTA EXPENDITURES (L‐040). Note: (K_TE‐010) 

2

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
72

Line 
New Line 
Number Number
082
E‐050

73

083

E‐060

74

084

E‐070

75

085

E‐080

77

184d

K_FA‐060d

84

207

M‐020

85

107

F‐070

86

108

F‐080

90

169

J‐120

91

171

J‐140

92

189c

K_TE‐010c

93

171

J‐140

98

171

J‐140

Edit Message

Edit Condition

Severity

MAIN OR CENTRAL OUTLET (E‐050) greater than 0 
but sum of column a of user groups (E‐090) to (E‐
OTHER OUTLETS (E‐060) greater than 0 but sum of 
column b of user groups (E‐090) to (E‐130) is less 
BOOKMOBILES (E‐070) greater than 0 but sum of 
column c of user groups (E‐090) to (E‐130) is less 
than or equal to 0.

MAIN OR CENTRAL OUTLET (E‐050) is greater than 0 but main or 
Fatal
central outlets reported in column a of user groups (E‐090) to (E‐130) 
OTHER OUTLETS (EXCLUDING BOOKMOBILES) (E‐060) is greater than  Fatal
0 but other outlets (excluding bookmobiles) reported in column b of 
BOOKMOBILES (E‐070) is greater than 0 but bookmobiles reported in  Fatal
column c of user groups (E‐090) to (E‐130) are each equal to –1 or 0. 
Or, BOOKMOBILES (E‐070) is equal to 0 but any of bookmobiles (E‐
070) reported in column c of user groups (E‐090) to (E‐130) is greater 
TOTAL OUTLETS (E‐080) greater than 0 but sum of  TOTAL OUTLETS (E‐080) is greater than 0 but total outlets reported in  Fatal
column d of user groups E‐090  to E‐130  are each equal to –1 or 0. 
column d of user groups (E‐090)  to (E‐130) is less 
Or, TOTAL OUTLETS (E‐080) is equal to 0 but any of total outlets (E‐
than or equal to 0.
080) reported in column d of user groups (E‐090)  to (E‐130)  is 
LIBRARY CONSTRUCTION K_FA‐060 expenditures in column d are 
Explanation
LIBRARY CONSTRUCTION K_FA‐060 total 
expenditures are equal to CAPITAL OUTLAY K_OE‐
equal to CAPITAL OUTLAY K_OE‐010  expenditures in column d. (This 
Fatal
Yes to ELECTRONIC NETWORK OPERATION (M‐020)  Yes to ELECTRONIC NETWORK OPERATION (M‐020) but No to 
but No to ELECTRONIC NETWORK PLANNING OR 
ELECTRONIC NETWORK PLANNING OR MONITORING (M‐010).
No to FEDERAL DEPOSITORY LIBRARY (F‐070) but Yes  No to FEDERAL DEPOSITORY LIBRARY (F‐070) but Yes to REGIONAL (F‐ Fatal
080) or SELECTIVE (F‐090). Enter Yes to (F‐070) if you have a 
to REGIONAL (F‐080) or SELECTIVE (F‐090).
Yes to REGIONAL (F‐080) and SELECTIVE (F‐090).
Yes to REGIONAL (F‐080) and SELECTIVE (F‐090). Enter Yes to only 
Fatal
one.
OTHER STATE REVENUE (J‐120) was expended and  OTHER STATE REVENUE (J‐120) was expended and reported in Part K  Explanation
reported in Part K (items 173 to 189) incorrectly in  (items 173 to 189) incorrectly in Other column (c) instead of State 
Other column (c) instead of State column (b).
column (b). Expenditures of OTHER STATE REVENUE (J‐120) must be 
reported in State column in Part K. (If the exact dollar figure reported 
in item 169 (Other state revenue) appears in any of items 173‐189 in 
column c, it should trigger an edit message.)
Explanation
OTHER REVENUE (J‐140) greater than 0 but TOTAL  OTHER REVENUE (J‐140) greater than 0 but TOTAL EXPENDITURES 
EXPENDITURES (K_TE‐010) in Other column (c) equal  (K_TE‐010) in Other column (c) equal 0. Or, OTHER REVENUE (J‐140) 
0, or vice versa.
is less than or equal to 0 but TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in 
TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in Other column (c) are less than  Explanation
TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010c) compared to 
OTHER REVENUE (J‐140) in other sources has had a  80% or more than 120% of OTHER REVENUE (J‐140), and difference is 
greater than + or ‐ 200,000. Note: Run this edit only if TOTAL 
large change. Please check for possible errors or 
EXPENDITURES in Other column (c) is greater than 0.
explain why the correct data are out of range.
OTHER REVENUE (J‐140) was expended and reported  OTHER REVENUE (J‐140) was expended and reported in Part K (items  Explanation
in Part K (items K_AO‐010  to K_TE‐010 ) incorrectly  K_AO‐010  to K_TE‐010 ) incorrectly in State column (b) instead of 
in State column (b) instead of Other column (c).
Other column (c). Expenditures of OTHER REVENUE (J‐140) must be 
OTHER REVENUE (J‐140) greater than 20% of TOTAL REVENUE (J‐
Explanation
OTHER REVENUE (J‐140) compared to TOTAL 
150). Note: Report state revenue for any purpose other than SLAA 
REVENUE (J‐150) is higher then expected. Please 

3

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
99

Line 
New Line 
Number Number
188d
K_OE‐020d

Edit Message

Edit Condition

102

153a

J‐020

103

220a

M‐140

104

178a

K_AO‐060a

105

186a

K_FA‐080a

106

115

H‐010

GRANTS AWARDED (H‐010) greater than 400.

109
111

118
223d

H‐030
M‐160d

112

230

M‐230

TOTAL ATTENDANCE AT EVENTS (H‐030) greater 
TOTAL ATTENDANCE AT EVENTS (H‐030) greater than 6,000.
Explanation
STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) is greater  STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in column d is greater 
Explanation
than 0 and no user groups are reported, or vice 
than 0 and all user groups, items (M‐170) through (M‐220), are 
versa.
selected No. Or, STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in 
column d is less than or equal to 0 and one or more user groups, 
REMOTE USER (M‐230) is Yes and STATEWIDE DATABASE LICENSING  Explanation
REMOTE USER (M‐230) is Yes and STATEWIDE 
DATABASE LICENSING (M‐160) is less than or equal  (M‐160) is less than or equal to 0.
to 0.

OTHER EXPENDITURES (K_OE‐020d) compared to 
OTHER EXPENDITURES (K_OE‐020) in column d are greater than 20 
percent of TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column d.
TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010d) is higher then 
expected. Please check for possible errors or explain 
why the correct data are out of range.

Severity
Explanation

No to (J‐020) ACADEMIC LIBRARIES state funds and (J‐No to (J‐020) ACADEMIC LIBRARIES state funds and (J‐040) SPECIAL  Explanation
040) SPECIAL LIBRARIES state funds, but (K_FA‐030)  LIBRARIES state funds, but (K_FA‐030) OTHER INDIVIDUAL LIBRARIES 
OTHER INDIVIDUAL LIBRARIES in column b is greater  in column b is greater than 0. Note: Do not report grants to school 
library media centers in (K_FA‐030)‐‐report them in (K_FA‐070) 
than 0.
instead.
INTERNET WORKSTATIONS FOR GENERAL PUBLIC (M‐ INTERNET WORKSTATIONS FOR GENERAL PUBLIC (M‐140) or (M‐150)  Fatal
140) or (M‐150) but no GENERAL PUBLIC (E‐130 ) 
are greater than 0 but GENERAL PUBLIC (E‐130 ) outlets in column d 
outlets.
is less than or equal to 0.

Sum of TOTAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐
Sum of TOTAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060) + CAPITAL 
Fatal
060a), CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010a), and OTHER 
OUTLAY (K_OE‐010) + OTHER EXPENDITURES (K_OE‐020) in column a 
Fatal
TOTAL FINANCIAL ASSISTANCE (K_FA‐080) in column  TOTAL FINANCIAL ASSISTANCE (K_FA‐080) in column a is less than 
a is less than GRANTS (L‐020).
GRANTS (L‐020). Note: All expenditures for grants to libraries (L‐020) 
in Part L should also be reported under financial assistance to 
libraries (items 179 to 186) in Part K.
GRANTS AWARDED (H‐010) greater than 400.

4

Explanation

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
114

Line 
New Line 
Number Number
191
L‐020

115
116

193
223d

L‐040
M‐160d

117

223a

M‐160a

118

223b

M‐160b

119

223c

M‐160c

122

083

E‐060

123
125

084
192

E‐070
L‐030

126
127

170
192

J‐130
L‐030

Edit Message

Edit Condition

GRANTS (L‐020) not equal to TOTAL FINANCIAL 
ASSISTANCE (K_FA‐080a) minus LIBRARY 
CONSTRUCTION (K_FA‐060a) from federal sources.

TOTAL LSTA EXPENDITURES (L‐040) compared to 
STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160d) 
compared to TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010d) 
from all sources is higher then expected. Please 
check for possible errors or explain why the correct 
STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160a) 
compared to TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010a) 
from federal sources is higher then expected. Please 
check for possible errors or explain why the correct 
STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160b) 
compared to TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010b) 
from state sources is higher then expected. Please 
check for possible errors or explain why the correct 
STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160c) 
compared to TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010c) 
from other sources is higher then expected. Please 
check for possible errors or explain why the correct 
data are out of range.

OTHER OUTLETS (E‐060) is greater than sum of user 
groups in column b of (E‐090) to (E‐130). Please 
check for possible errors or explain why the correct 
data is greater.
BOOKMOBILES (E‐070) is greater than sum of user 
LSTA ADMINISTRATION (L‐030) compared to TOTAL 
LSTA EXPENDITURES (L‐040) is higher then expected. 
Please check for possible errors or explain why the 
correct data are out of range.
Sum of TOTAL STATE REVENUE (J‐130) and OTHER 
LSTA ADMINISTRATION (L‐030) compared to LSTA 
STATE PROGRAM (J‐070) revenue is greater than 
expected. Please check for possible errors or explain 
why the correct data are out of range.

5

Severity

GRANTS (L‐020) not equal to TOTAL FINANCIAL ASSISTANCE (K_FA‐ Explanation
080) minus LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060) in column a. Item (L‐
020) should equal item (K_FA‐080) minus item (K_FA‐060) in column 
a unless federal funds other than LSTA/LSCA are included in item 
(K_FA‐080) in column a.
TOTAL LSTA EXPENDITURES (L‐040) are less than 70% of TOTAL 
Explanation
STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in column d is greater 
Explanation
than 30 percent of TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column d.

STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in column a is greater 
than 50 percent of TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column a.

Explanation

STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in column b is greater 
than 30 percent of TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column b.

Explanation

STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in column c is greater 
than 30 percent of TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column c.

Explanation

OTHER OUTLETS (E‐060) is greater than sum of user group numbers 
in column b of (E‐090) to (E‐130).

Explanation

BOOKMOBILES (E‐070) is greater than sum of user group numbers in  Explanation
LSTA ADMINISTRATION (L‐030) expenditures greater than 5 percent  Explanation
of TOTAL LSTA EXPENDITURES (L‐040).

TOTAL STATE REVENUE (J‐130) + OTHER REVENUE (J‐140) = TOTAL  Explanation
Explanation
LSTA ADMINISTRATION (L‐030) expenditures are greater than 5 
percent of LSTA STATE PROGRAM (J‐070) revenue. This edit is a 
rough approximation of the LSTA requirement that the amount spent 
on LSTA administration cannot exceed the greater of: (a) 5 percent of 

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
128
129

Line 
Number
077a
077a

New Line 
Number
E‐010
E‐010

130
131

077a
082

E‐010
E‐050

137
138

152
153a

J‐010
J‐020

139

153b

J‐030

140

153c

J‐040

141

153d

J‐050

142

153d

J‐050

143

223a

M‐160a

144

223b

M‐160b

145

223c

M‐160c

501

0

Edit Message

Edit Condition

Severity

Average weekly hours open per outlet ((E‐010) 
Average weekly hours open per outlet ((E‐010) 
divided by (E‐080)) is greater than 70. Please check 
for possible errors or explain why the correct data 
are out of range.
TOTAL HOURS/WEEK (all outlets, regardless of 
Only one outlet may be designated as the main or 
central outlet.

(E‐010) / (E‐080) Average hours open per outlet per week less than  Explanation
(E‐010) / (E‐080) Average hours open per outlet per week greater 
Explanation
than 70. Note: Divided TOTAL HOURS/WEEK (all outlets, regardless of 
whom they serve) (E‐010) by TOTAL OUTLETS (E‐080).

Yes to (J‐010) SLAA administration of all PUBLIC 
Yes to (J‐020) SLAA administration of ACADEMIC 
LIBRARIES state funds, but OTHER INDIVIDUAL 
LIBRARIES (K_FA‐030), SINGLE AGENCY OR LIBRARY 
PROVIDING STATEWIDE SERVICE (K_FA‐050), and 
Yes to (J‐030) SLAA administration of SCHOOL 
LIBRARY MEDIA CENTERS state funds, but SINGLE 
AGENCY OR LIBRARY PROVIDING STATEWIDE 
Yes to (J‐040) SLAA administration of SPECIAL 
LIBRARIES state funds, but OTHER INDIVIDUAL 
LIBRARIES (K_FA‐030), SINGLE AGENCY OR LIBRARY 
Yes to (J‐050) SLAA administration of LIBRARY 
COOPERATIVES state funds, but LIBRARY 
COOPERATIVES SERVING PUBLIC LIBRARIES ONLY 
(K_FA‐020) and LIBRARY COOPERATIVES SERVING 
No to (J‐050) SLAA administration of LIBRARY 
COOPERATIVES state funds, but LIBRARY 
COOPERATIVES SERVING PUBLIC LIBRARIES ONLY 
STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in 
column a is greater than TOTAL EXPENDITURES 
STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in 
column b is greater than TOTAL EXPENDITURES 
(K_TE‐010) in column b.
STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in 
column c is greater than TOTAL EXPENDITURES 
(K_TE‐010) in column c.
Please enter a value for this item.

Yes to (J‐010) SLAA administration of all PUBLIC LIBRARY state funds 
Yes to (J‐020) SLAA administration of ACADEMIC LIBRARIES state 
funds but OTHER INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030), SINGLE AGENCY 
OR LIBRARY PROVIDING STATEWIDE SERVICE (K_FA‐050), and OTHER 
ASSISTANCE (K_FA‐070) in column b are all equal to 0.
Yes to (J‐030) SLAA administration of SCHOOL LIBRARY MEDIA 
CENTERS state funds but SINGLE AGENCY OR LIBRARY PROVIDING 
STATEWIDE SERVICE (K_FA‐050) and OTHER ASSISTANCE (K_FA‐070) 
Yes to (J‐040) SLAA administration of SPECIAL LIBRARIES state funds 
but OTHER INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030), SINGLE AGENCY OR 
LIBRARY PROVIDING STATEWIDE SERVICE (K_FA‐050), and OTHER 
Yes to (J‐050) SLAA administration of LIBRARY COOPERATIVES state 
funds but LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC LIBRARIES ONLY 
(K_FA‐020) and LIBRARY COOPERATIVES SERVING MORE THAN ONE 
TYPE OF LIBRARY (K_FA‐040) and LIBRARY PROVIDING STATEWIDE 
No to (J‐050) SLAA administration of LIBRARY COOPERATIVES state 
funds but LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC LIBRARIES ONLY 
(K_FA‐020) or LIBRARY COOPERATIVES SERVING MORE THAN ONE 
STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in column a is greater 
than TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column a.
STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in column b is greater 
than TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column b.

6

TOTAL HOURS/WEEK (all outlets, regardless of whom they serve) (E‐ Explanation
MAIN OR CENTRAL OUTLET (E‐050), (E‐090a), (E‐100a), (E‐110a), (E‐ Fatal
120a), or (E‐130a) greater than 1. Note: Only 1 outlet may be 
designated as the main or central outlet.

Fatal
Fatal

Explanation

Fatal

Fatal

Fatal

Fatal
Fatal

STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in column c is greater 
than TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column c.

Fatal

Edit check message is generated for the following character 
(alphanumeric) fields that are left blank:

Fatal

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
501
501
501
501
501
501
501
501
501
501
501
501
501
501
501
501
501
501
501
501
502
502
502

Line 
Number
001
002
003
004
005
007
008
009
010a
011
012
013
014
016
017
018
019
021
022
023
0
029
044

New Line 
Number
A‐010
A‐020
A‐030
A‐040
A‐050
A‐070
A‐080
A‐090
A‐100
A‐120
A‐130
A‐140
A‐150
A‐170
A‐180
A‐190
A‐200
A‐220
A‐230
A‐240

520
502

113
155

G‐040
J‐080

502

236

M‐250

503
503
503
503
503
503
503
503
503
503

0
077a
077b
078
079
082
083
084
085
086a

E‐010
E‐020
E‐030
E‐040
E‐050
E‐060
E‐070
E‐080
E‐090a

Edit Message

Edit Condition

Severity

* SLAANAME (A‐010)
* STREET (A‐020)
* CITY (A‐030)
* STATE (A‐040)
* ZIP CODE (A‐050)
* STREET (A‐070)
* CITY (A‐080)
* STATE (A‐090)
* ZIP CODE (A‐100)
* WEB ADDRESS (A‐120)
* NAME (A‐130)
* TITLE (A‐140)
* VOICE (A‐150)
* INTERNET (A‐170)
* NAME (A‐180)
* TITLE (A‐190)
* VOICE (A‐200)
* INTERNET (A‐220)
* FISCAL YEAR STARTING DATE (A‐230)
* FISCAL YEAR ENDING DATE (A‐240)
Edit check message is generated for the following conditions:
Fatal
* OTHER AGENCY (B‐050) is selected but SPECIFY (B‐060) is blank, or 
* Yes to OTHER ALLIED OPERATION (C‐050) but SPECIFY (C‐060) is 
blank, or vv.
* Annual REFERENCE TRANSACTIONS (G‐040)
* OTHER FEDERAL REVENUE PROGRAM (J‐080.1a ‐ J‐080.10a) is 
entered but AMOUNT (J‐080.1b ‐ J‐080.10b) is blank, or vv.

Have item but not specified, or vice versa.
B‐050
C‐050

* Yes to OTHER TYPE OF ELECTRONIC ACCESS (M‐250) but SPECIFY (M‐
260) is blank. Or, No to (M‐250) but (M‐260) is not blank.
Edit check message is generated if no value was entered for a 
Fatal
* TOTAL HOURS/WEEK (E‐010)
* TOTAL HOURS/WEEK (E‐020)
* MONDAY‐FRIDAY after 5:00 p.m. (main or central outlet) (E‐030)
* SATURDAY AND SUNDAY (main or central outlet) (E‐040)
* MAIN OR CENTRAL OUTLET (E‐050)
* OTHER OUTLETS, EXCLUDING BOOKMOBILES (E‐060)
* BOOKMOBILES (E‐070)
* TOTAL OUTLETS (E‐080)
* BLIND & PHYSICALLY HANDICAPPED INDIVID (E‐090) in column a

Please enter a numeric value for this item.

7

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503

Line 
Number
086b
086c
086d
087a
087b
087c
087d
088a
088b
088c
088d
089a
089b
089c
089d
090a
090b
090c
090d
091
092
094
095
096
110
111
112

New Line 
Number
E‐090b
E‐090c
E‐090d
E‐100a
E‐100b
E‐100c
E‐100d
E‐110a
E‐110b
E‐110c
E‐110d
E‐120a
E‐120b
E‐120c
E‐120d
E‐130a
E‐130b
E‐130c
E‐130d
F‐010
F‐020
F‐030
F‐040
F‐050
G‐010
G‐020
G‐030

503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503

113
114
115
117
118
119a
119b
119c
119d
120a
120b

G‐040
G‐050
H‐010
H‐020
H‐030
I‐010a
I‐010b
I‐010c
I‐010d
I‐020a
I‐020b

Edit Message

Edit Condition
* BLIND & PHYSICALLY HANDICAPPED INDIVID (E‐090) in column b
* BLIND & PHYSICALLY HANDICAPPED INDIVID (E‐090) in column c
* BLIND & PHYSICALLY HANDICAPPED INDIVID (E‐090) in column d
* RESIDENTS OF STATE CORRECTIONAL INST. (E‐100) in column a
* RESIDENTS OF STATE CORRECTIONAL INST. (E‐100) in column b
* RESIDENTS OF STATE CORRECTIONAL INST. (E‐100) in column c
* RESIDENTS OF STATE CORRECTIONAL INST. (E‐100) in column d
* RESIDENTS OF OTHER STATE INSTITUTIONS (E‐110) in column a
* RESIDENTS OF OTHER STATE INSTITUTIONS (E‐110) in column b
* RESIDENTS OF OTHER STATE INSTITUTIONS (E‐110) in column c
* RESIDENTS OF OTHER STATE INSTITUTIONS (E‐110) in column d
* STATE GOVERNMENT EMPLOYEES (E‐120) in column a
* STATE GOVERNMENT EMPLOYEES (E‐120) in column b
* STATE GOVERNMENT EMPLOYEES (E‐120) in column c
* STATE GOVERNMENT EMPLOYEES (E‐120) in column d
* GENERAL PUBLIC (E‐130) in column a
* GENERAL PUBLIC (E‐130) in column b
* GENERAL PUBLIC (E‐130) in column c
* GENERAL PUBLIC (E‐130) in column d
* BOOK AND SERIAL VOLUMES (F‐010)
* AUDIO MATERIALS (F‐020)
* VIDEO MATERIALS (F‐030)
* CURRENT SERIAL SUBSCRIPTIONS (F‐040)
* GOVERNMENT DOCUMENTS (F‐050)
* Total CIRCULATION (G‐010)
* PROVIDED TO OTHER LIBRARIES (G‐020)
* RECEIVED FROM OTHER LIBRARIES AND DOCUMENT DELIVERY 
SERVICES (G‐030)
* Annual REFERENCE TRANSACTIONS (G‐040)
* Annual LIBRARY VISITS (G‐050)
* GRANTS AWARDED (H‐010)
* Continuing education EVENTS (H‐020)
* ATTENDANCE AT EVENTS (H‐030)
* ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ ADMINISTRATION (I‐010) in column a
* NON ALA LIBRARIANS ‐ ADMINISTRATION (I‐010) in column b
* OTHER STAFF ‐ ADMINISTRATION (I‐010) in column c
* ADMINISTRATION (I‐010) in column d
* ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ LIBRARY DEVELOPMENT (I‐020) in column a
* NON ALA LIBRARIANS ‐ LIBRARY DEVELOPMENT (I‐020) in column b

8

Severity

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503

Line 
Number
120c
120d
121a
121b
121c
121d
122a
122b
122c
122d
123a
123b
123c
123d
154
155
157
167
168
169
170
171
172
173a

New Line 
Number
I‐020c
I‐020d
I‐030a
I‐030b
I‐030c
I‐030d
I‐040a
I‐040b
I‐040c
I‐040d
I‐050a
I‐050b
I‐050c
I‐050d
J‐070
J‐080
J‐090
J‐100
J‐110
J‐120
J‐130
J‐140
J‐150
K_AO‐010a

503

173b

K_AO‐010b

503

173c

K_AO‐010c

503

173d

K_AO‐010d

503
503
503
503
503

174a
174b
174c
174d
175a

K_AO‐020a
K_AO‐020b
K_AO‐020c
K_AO‐020d
K_AO‐030a

503

175b

K_AO‐030b

Edit Message

Edit Condition
* OTHER STAFF ‐ LIBRARY DEVELOPMENT (I‐020) in column c 
* LIBRARY DEVELOPMENT (I‐020) in column d
* ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ LIBRARY SERVICES (I‐030) in column a 
* NON ALA LIBRARIANS ‐ LIBRARY SERVICES (I‐030) in column b
* OTHER STAFF ‐ LIBRARY SERVICES (I‐030) in column c
* LIBRARY SERVICES (I‐030) in column d
* ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ OTHER SERVICES (I‐040) in column a
* NON ALA LIBRARIANS ‐ OTHER SERVICES (I‐040) in column b
* OTHER STAFF ‐ OTHER SERVICES (I‐040) in column c
* OTHER SERVICES (I‐040) in column d
* TOTAL STAFF (I‐050) in column a
* TOTAL STAFF (I‐050) in column b
* TOTAL STAFF (I‐050) in column d
* TOTAL STAFF (I‐050) in column d
* LSTA STATE PROGRAMS revenue (J‐070) 
* FEDERAL REVENUE ‐ OTHER (J‐080)
* TOTAL FEDERAL REVENUE (J‐090)
* SLAA OPERATION revenue (J‐100) 
* STATE AID TO LIBRARIES (J‐110)
* STATE REVENUE ‐ OTHER (J‐120)
* TOTAL STATE REVENUE (J‐130)
* OTHER REVENUE (J‐140)
* TOTAL REVENUES (J‐150)
* OPERATING EXPENDITURES ‐ SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in 
column a
* OPERATING EXPENDITURES ‐ SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in 
column b
* OPERATING EXPENDITURES ‐ SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in 
column c
* OPERATING EXPENDITURES ‐ SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in 
column d
* OPERATING EXPENDITURES ‐ EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in 
* OPERATING EXPENDITURES ‐ EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in 
* OPERATING EXPENDITURES ‐ EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in 
* OPERATING EXPENDITURES ‐ EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in 
* OPERATING EXPENDITURES ‐ TOTAL STAFF EXPENDITURES (K_AO‐
030) in column a
* OPERATING EXPENDITURES ‐ TOTAL STAFF EXPENDITURES (K_AO‐
030) in column b

9

Severity

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
503

Line 
New Line 
Number Number
175c
K_AO‐030c

503

175d

K_AO‐030d

503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503

176a
176b
176c
176d
177a
177b
177c
177d
178a
178b
178c
178d
187a
187b
187c
187d
188a
188b
188c
188d
179a

K_AO‐040a
K_AO‐040b
K_AO‐040c
K_AO‐040d
K_AO‐050a
K_AO‐050b
K_AO‐050c
K_AO‐050d
K_AO‐060a
K_AO‐060b
K_AO‐060c
K_AO‐060d
K_OE‐010a
K_OE‐010b
K_OE‐010c
K_OE‐010d
K_OE‐020a
K_OE‐020b
K_OE‐020c
K_OE‐020d
K_FA‐010a

503

179b

K_FA‐010b

503

179c

K_FA‐010c

503

179d

K_FA‐010d

503

180a

K_FA‐020a

503

180b

K_FA‐020b

503

180c

K_FA‐020c

Edit Message

Edit Condition
* OPERATING EXPENDITURES ‐ TOTAL STAFF EXPENDITURES (K_AO‐
030) in column c
* OPERATING EXPENDITURES ‐ TOTAL STAFF EXPENDITURES (K_AO‐
030) in column d
* OPERATING EXPENDITURES ‐ COLLECTION (K_AO‐040) in column a
* OPERATING EXPENDITURES ‐ COLLECTION (K_AO‐040) in column b
* OPERATING EXPENDITURES ‐ COLLECTION (K_AO‐040) in column c
* OPERATING EXPENDITURES ‐ COLLECTION (K_AO‐040) in column d
* OPERATING EXPENDITURES ‐ OTHER (K_AO‐050) in column a
* OPERATING EXPENDITURES ‐ OTHER (K_AO‐050) in column b
* OPERATING EXPENDITURES ‐ OTHER (K_AO‐050) in column c
* OPERATING EXPENDITURES ‐ OTHER (K_AO‐050) in column d
* TOTAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060) in column a
* TOTAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060) in column b
* TOTAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060) in column c
* TOTAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060) in column d
* CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010) in column a
* CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010) in column b
* CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010) in column c
* CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010) in column d
* OTHER EXPENDITURES in column a
* OTHER EXPENDITURES in column b
* OTHER EXPENDITURES in column c
* OTHER EXPENDITURES in column d
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) 
in column a
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) 
in column b
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) 
in column c
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) 
in column d
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC 
LIBRARIES ONLY (K_FA‐020) in column a
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC 
LIBRARIES ONLY (K_FA‐020) in column b
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC 
LIBRARIES ONLY (K_FA‐020) in column c

10

Severity

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
503

Line 
New Line 
Number Number
180d
K_FA‐020d

503
503
503
503
503

181a
181b
181c
181d
182a

K_FA‐030a
K_FA‐030b
K_FA‐030c
K_FA‐030d
K_FA‐040a

503

182b

K_FA‐040b

503

182c

K_FA‐040c

503

182d

K_FA‐040d

503

183a

K_FA‐050a

503

183b

K_FA‐050b

503

183c

K_FA‐050c

503

183d

K_FA‐050d

503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503
503

184a
184b
184c
184d
185a
185b
185c
185d
186a
186b
186c
186d
189a
189b
189c
189d
190

K_FA‐060a
K_FA‐060b
K_FA‐060c
K_FA‐060d
K_FA‐070a
K_FA‐070b
K_FA‐070c
K_FA‐070d
K_FA‐080a
K_FA‐080b
K_FA‐080c
K_FA‐080d
K_TE‐010a
K_TE‐010b
K_TE‐010c
K_TE‐010d
L‐010

Edit Message

Edit Condition
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC 
LIBRARIES ONLY (K_FA‐020) in column d
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING MORE 
THAN ONE LIBRARY TYPE (K_FA‐040) in column a
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING MORE 
THAN ONE LIBRARY TYPE (K_FA‐040) in column b
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING MORE 
THAN ONE LIBRARY TYPE (K_FA‐040) in column c
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING MORE 
THAN ONE LIBRARY TYPE (K_FA‐040) in column d
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ SINGLE AGENCY/LIBRARY PROVIDING 
STATEWIDE SERVICES (K_FA‐050) in column a
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ SINGLE AGENCY/LIBRARY PROVIDING 
STATEWIDE SERVICES (K_FA‐050) in column b
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ SINGLE AGENCY/LIBRARY PROVIDING 
STATEWIDE SERVICES (K_FA‐050) in column c
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ SINGLE AGENCY/LIBRARY PROVIDING 
STATEWIDE SERVICES (K_FA‐050) in column d
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ OTHER (K_FA‐070) in column a
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ OTHER (K_FA‐070) in column b
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ OTHER (K_FA‐070) in column c
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ OTHER (K_FA‐070) in column d
* TOTAL FINANCIAL ASSISTANCE (K_FA‐080) in column a
* TOTAL FINANCIAL ASSISTANCE (K_FA‐080) in column b
* TOTAL FINANCIAL ASSISTANCE (K_FA‐080) in column c
* TOTAL FINANCIAL ASSISTANCE (K_FA‐080) in column d
* TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column a
* TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column b
* TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column c
* TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column d
* STATEWIDE SERVICES  (L‐010)

11

Severity

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
503
503
503
503
503
503
503

Line 
Number
191
192
193
220a
220b
223a
223b

New Line 
Number
L‐020
L‐030
L‐040
M‐140
M‐150
M‐160a
M‐160b

503
503
504
504
504
504
504
504
504
504
504
504
504
509

223c
223d
0
005
006
010a
010b
014
015
019
020
022
023
0

M‐160c
M‐160d

509
509
509

025
040
041

B‐010
C‐010
C‐020

509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509

042
043
044
046
047
106
107
108
109
152
153a
153b

C‐030
C‐040
C‐050
C‐070
C‐080
F‐060
F‐070
F‐080
F‐090
J‐010
J‐020
J‐030

A‐050
A‐060
A‐100
A‐110
A‐150
A‐160
A‐200
A‐210
A‐230
A‐240

Edit Message

Edit Condition

Severity

* GRANTS (L‐020) 
* LSTA ADMINISTRATION (L‐030) 
* TOTAL LSTA EXPENDITURES (L‐040)
* LIBRARY–OWNED PUBLIC–ACCESS INTERNET WORKSTATIONS (M‐
* ALL OTHER PUBLIC–ACCESS INTERNET WORKSTATIONS (M‐150) 
* EXPENDITURES FOR STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in 
* EXPENDITURES FOR STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in 
column b
* EXPENDITURES FOR STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in 
* STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in column d
Value contains invalid number of digits for this item. Edit check message is generated if the following items contain invalid  Fatal
* ZIP CODE (A‐050)
* ZIP + 4 (A‐060)
* ZIP CODE (A‐100)
* ZIP + 4 (A‐110)
* VOICE (A‐150)
* FAX (A‐160)
* VOICE (A‐200)
* FAX (A‐210)
* FISCAL YEAR STARTING DATE (A‐230)
* FISCAL YEAR ENDING DATE (A‐240)
Edit check message is generated for the following items that require  Fatal
Select yes or no for this item.
a Yes or No response when the items are left blank:
* BRANCH OF GOVERNMENT (B‐010)
* Combined with SLAA ‐ STATE ARCHIVES (C‐010)
* Combined with SLAA ‐ PRIMARY STATE LEGISLATIVE RESEARCH 
ORGANIZATION (C‐020)
* Combined with SLAA ‐ STATE HISTORY MUSEUM/ART GALLERY (C‐
* Combined with SLAA ‐ STATE RECORDS MANAGEMENT SERVICE (C‐
* Combined with SLAA ‐ OTHER ALLIED OPERATION (C‐050)
* Contract with LOCAL PUBLIC LIBRARY OR ACADEMIC LIBRARY (C‐
* Provide funding to a STATE CENTER FOR THE BOOK (C‐080)
* STATE DEPOSITORY LIBRARY (F‐060)
* FEDERAL DEPOSITORY LIBRARY (F‐070)
* REGIONAL (F‐080)
* SELECTIVE (F‐090)
* State funds administered by SLAA (J‐010)
* State funds to ACADEMIC LIBRARIES (J‐020)
* State funds to SCHOOL LIBRARY MEDIA CENTERS (J‐030)

12

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
509
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510

Line 
Number
153c
153d
206
207
208
209
210a
210b
210c
211a
211b
212
213
214
215
224
225
226
227
228
229
230
234
236
238
0
077a
077b
078
079
082
083
084
085
086a
086b
086c
087a
087b

New Line 
Number
J‐040
J‐050
M‐010
M‐020
M‐030
M‐040
M‐050
M‐060
M‐070
M‐080
M‐090
M‐100
M‐110
M‐120
M‐130
M‐170
M‐180
M‐190
M‐200
M‐210
M‐220
M‐230
M‐240
M‐250
M‐270

Edit Message

Edit Condition

Severity

* State funds to SPECIAL LIBRARIES (J‐040)
* State funds to LIBRARY COOPERATIVES (J‐050)
* ELECTRONIC NETWORK PLANNING OR MONITORING (M‐010)
* ELECTRONIC NETWORK OPERATION (F‐070)
* BIBLIOGRAPHIC DATABASES (M‐030)
* FULL TEXT OR DATA FILES (M‐040)
* Digital programs ‐ FOR THE SLAA (M‐050)
* Digital programs ‐ TO OTHER STATE AGENCIES (M‐060)
* Digital programs ‐ TO OTHER LIBRARIES/LIBRARY COOPERATIVES 
* Training ‐ LIBRARY STAFF (M‐080)
* Training ‐ STATE LIBRARY END USERS (M‐090)
* PROVIDE DIRECT FUNDING FOR INTERNET ACCESS (M‐100)
* PROVIDING EQUIPMENT (M‐110)
* PROVIDING ACCESS TO DIRECTORIES, ETC. (M‐120)
* MANAGING A WEB SITE, ETC. (M‐130)
* Access by PUBLIC LIBRARIES (M‐170)
* Access by ACADEMIC LIBRARIES (M‐180)
* Access by SCHOOL LIBRARY MEDIA CENTERS (M‐190)
* Access by SPECIAL LIBRARIES (M‐200)
* Access by LIBRARY COOPERATIVES (M‐210)
* Access by OTHER STATE AGENCIES (M‐220)
* Access by REMOTE USERS (M‐230)
* Subsidize electronic access ‐ WEB‐BASED UNION CATALOG (M‐240)
* Subsidize electronic access ‐ OTHER (M‐250)
* UNIVERSAL SERVICE (E‐RATE DISCOUNT) PROGRAM (M‐270)
Edit check is generated for the following numeric items that are 
Explanation
* TOTAL HOURS/WEEK (E‐010)
* TOTAL HOURS/WEEK (E‐020)
* MONDAY‐FRIDAY after 5:00 p.m. (main or central outlet)(E‐030)
* SATURDAY AND SUNDAY (main or central outlet) (E‐040)
* MAIN OR CENTRAL OUTLET (E‐050)
* OTHER OUTLETS, EXCLUDING BOOKMOBILES (E‐060)
* BOOKMOBILES (E‐070)
*TOTAL OUTLETS (E‐080)
* BLIND & PHYSICALLY HANDICAPPED INDIVID (E‐090) in column a
* BLIND & PHYSICALLY HANDICAPPED INDIVID (E‐090) in column b
* BLIND & PHYSICALLY HANDICAPPED INDIVID (E‐090) in column c
* RESIDENTS OF STATE CORRECTIONAL INST. (E‐100) in column a
* RESIDENTS OF STATE CORRECTIONAL INST. (E‐100) in column b

Item is ‐1.
E‐010
E‐020
E‐030
E‐040
E‐050
E‐060
E‐070
E‐080
E‐090a
E‐090b
E‐090c
E‐100a
E‐100b

13

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510

Line 
Number
087c
088a
088b
088c
089a
089b
089c
090a
090b
090c
091
092
094
095
096
110
111
112

New Line 
Number
E‐100c
E‐110a
E‐110b
E‐110c
E‐120a
E‐120b
E‐120c
E‐130a
E‐130b
E‐130c
F‐010
F‐020
F‐030
F‐040
F‐050
G‐010
G‐020
G‐030

510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510

113
114
115
117
118
119a
119b
119c
120a
120b
120c
121a
121b
121c
122a
122b
122c
154
155
167

G‐040
G‐050
H‐010
H‐020
H‐030
I‐010a
I‐010b
I‐010c
I‐020a
I‐020b
I‐020c
I‐030a
I‐030b
I‐030c
I‐040a
I‐040b
I‐040c
J‐070
J‐080
J‐100

Edit Message

Edit Condition
* RESIDENTS OF STATE CORRECTIONAL INST. (E‐100) in column c
* RESIDENTS OF OTHER STATE INSTITUTIONS (E‐110) in column a
* RESIDENTS OF OTHER STATE INSTITUTIONS (E‐110) in column b
* RESIDENTS OF OTHER STATE INSTITUTIONS (E‐110) in column c
* STATE GOVERNMENT EMPLOYEES (E‐120) in column a
* STATE GOVERNMENT EMPLOYEES (E‐120) in column b
* STATE GOVERNMENT EMPLOYEES (E‐120) in column c
* GENERAL PUBLIC (E‐130) in column a
* GENERAL PUBLIC (E‐130) in column b
* GENERAL PUBLIC (E‐130) in column c
* BOOK AND SERIAL VOLUMES (F‐010)
* AUDIO MATERIALS (F‐020)
* VIDEO MATERIALS (F‐030)
* CURRENT SERIAL SUBSCRIPTIONS (F‐040)
* GOVERNMENT DOCUMENTS (F‐050)
* Total CIRCULATION (G‐010)
* PROVIDED TO OTHER LIBRARIES (G‐020)
* RECEIVED FROM OTHER LIBRARIES AND DOCUMENT DELIVERY 
SERVICES (G‐030)
* Annual REFERENCE TRANSACTIONS (G‐040)
* Annual LIBRARY VISITS (G‐050)
* GRANTS AWARDED (H‐010)
* Continuing education EVENTS (H‐020)
* ATTENDANCE AT EVENTS (H‐030)
* (I‐010a) ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ ADMINISTRATION
* (I‐010b) NON ALA LIBRARIANS ‐ ADMINISTRATION
* (I‐010c) OTHER STAFF ‐ ADMINISTRATION
* (I‐020a) ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ LIBRARY DEVELOPMENT
* (I‐020b) NON ALA LIBRARIANS ‐ LIBRARY DEVELOPMENT
* (I‐020c) OTHER STAFF ‐ LIBRARY DEVELOPMENT
* (I‐030a) ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ LIBRARY SERVICES
* (I‐030b) NON ALA LIBRARIANS ‐ LIBRARY SERVICES
* (I‐030c) OTHER STAFF ‐ LIBRARY SERVICES
* (I‐040a) ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ OTHER SERVICES
* (I‐040b) NON ALA LIBRARIANS ‐ OTHER SERVICES
* (I‐040c) OTHER STAFF ‐ OTHER SERVICES
* (J‐070) LSTA STATE PROGRAMS revenue
* FEDERAL REVENUE ‐ OTHER
* (J‐100) SLAA OPERATION revenue

14

Severity

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
510
510
510
510

Line 
Number
168
169
171
173a

New Line 
Number
J‐110
J‐120
J‐140
K_AO‐010a

510

173b

K_AO‐010b

510

173c

K_AO‐010c

510
510
510
510
510
510
510
510
510
510

174a
174b
174c
176a
176b
176c
177a
177b
177c
179a

K_AO‐020a
K_AO‐020b
K_AO‐020c
K_AO‐040a
K_AO‐040b
K_AO‐040c
K_AO‐050a
K_AO‐050b
K_AO‐050c
K_FA‐010a

510

179b

K_FA‐010b

510

179c

K_FA‐010c

510

180a

K_FA‐020a

510

180b

K_FA‐020b

510

180c

K_FA‐020c

510
510
510
510

181a
181b
181c
182a

K_FA‐030a
K_FA‐030b
K_FA‐030c
K_FA‐040a

510

182b

K_FA‐040b

510

182c

K_FA‐040c

Edit Message

Edit Condition
* STATE AID TO LIBRARIES (J‐110)
* STATE REVENUE ‐ OTHER (J‐120)
* OTHER REVENUE(J‐140)
* OPERATING EXPENDITURES ‐ SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in 
column a
* OPERATING EXPENDITURES ‐ SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in 
column b
* OPERATING EXPENDITURES ‐ SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in 
column c
* OPERATING EXPENDITURES ‐ EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in 
* OPERATING EXPENDITURES ‐ EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in 
* OPERATING EXPENDITURES ‐ EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in 
* OPERATING EXPENDITURES ‐ COLLECTION (K_AO‐040) in column a
* OPERATING EXPENDITURES ‐ COLLECTION (K_AO‐040) in column b
* OPERATING EXPENDITURES ‐ COLLECTION (K_AO‐040) in column c
* OPERATING EXPENDITURES ‐ OTHER (K_AO‐050) in column a
* OPERATING EXPENDITURES ‐ OTHER (K_AO‐050) in column b
* OPERATING EXPENDITURES ‐ OTHER (K_AO‐050) in column c
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) 
in column a
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) 
in column b
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) 
in column c
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC 
LIBRARIES ONLY (K_FA‐020) in column a
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC 
LIBRARIES ONLY (K_FA‐020) in column b
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC 
LIBRARIES ONLY (K_FA‐020) in column c
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING MORE 
THAN ONE LIBRARY TYPE (K_FA‐040) in column a
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING MORE 
THAN ONE LIBRARY TYPE (K_FA‐040) in column b
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING MORE 
THAN ONE LIBRARY TYPE (K_FA‐040) in column c

15

Severity

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
510

Line 
New Line 
Number Number
183a
K_FA‐050a

510

183b

K_FA‐050b

510

183c

K_FA‐050c

510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
510
517

184a
184b
184c
185a
185b
185c
187a
187b
187c
188a
188b
188c
190
191
192
220a
220b
223a
223b
223c
0

K_FA‐060a
K_FA‐060b
K_FA‐060c
K_FA‐070a
K_FA‐070b
K_FA‐070c
K_OE‐010a
K_OE‐010b
K_OE‐010c
K_OE‐020a
K_OE‐020b
K_OE‐020c
L‐010
L‐020
L‐030
M‐140
M‐150
M‐160a
M‐160b
M‐160c

517
517
517
517
517
517
517
517
517
517
517

077a
077b
078
079
082
083
084
085
086
087
088

E‐010
E‐020
E‐030
E‐040
E‐050
E‐060
E‐070
E‐080
E‐090
E‐100
E‐110

Edit Message

Edit Condition

Severity

* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ SINGLE AGENCY/LIBRARY PROVIDING 
STATEWIDE SERVICES (K_FA‐050) in column a
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ SINGLE AGENCY/LIBRARY PROVIDING 
STATEWIDE SERVICES (K_FA‐050) in column b
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ SINGLE AGENCY/LIBRARY PROVIDING 
STATEWIDE SERVICES (K_FA‐050) in column c
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ OTHER (K_FA‐070) in column a
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ OTHER (K_FA‐070) in column b
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ OTHER (K_FA‐070) in column c
* CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010) in column a
* CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010) in column b
* CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010) in column c
* OTHER EXPENDITURES in column a
* OTHER EXPENDITURES in column b
* OTHER EXPENDITURES in column c
* (L‐010) STATEWIDE SERVICES
* (L‐020) GRANTS
* (L‐030) LSTA ADMINISTRATION
* (M‐140) LIBRARY–OWNED PUBLIC–ACCESS INTERNET 
* (M‐150) ALL OTHER PUBLIC–ACCESS INTERNET WORKSTATIONS
* EXPENDITURES FOR STATEWIDE DATABSE LICENSING (M‐160) in 
* EXPENDITURES FOR STATEWIDE DATABSE LICENSING (M‐160) in 
* EXPENDITURES FOR STATEWIDE DATABSE LICENSING (M‐160) in 
Edit check message is generated for the following numeric items that  Fatal
exceed the maximum allowable value (9,999) for the item:
* TOTAL HOURS/WEEK (all SLAA outlets) (E‐010)
* TOTAL HOURS/WEEK (main or central outlet) (E‐020)
* MONDAY‐FRIDAY AFTER 5 P.M. hours (main or central outlet) (E‐
* SATURDAY AND SUNDAY hours (main or central outlet) (E‐040)
* TOTAL OUTLETS (main or central outlet) (E‐050)
* TOTAL OUTLETS (other outlets) (E‐060)
* TOTAL OUTLETS (bookmobiles) (E‐070)
* TOTAL OUTLETS (E‐080)
* BLIND & PHYSICALLY HANDICAPPED INDIVID (E‐090) in columns a‐d
* RESIDENTS OF STATE CORRECTIONAL INST. (E‐100) in columns a‐d
* RESIDENTS OF OTHER STATE INSTITUTIONS (E‐110) in columns a‐d

Value exceeds the limit (9,999) for this item.

16

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
517
517
517

Line 
Number
089
090
220a

New Line 
Number
E‐120
E‐130
M‐140

517
519

220b
0

M‐150

519
519
519
520

115
117
118
0

H‐010
H‐020
H‐030

520
520
520

110
111
112

G‐010
G‐020
G‐030

520
521

114
0

G‐050

521
521
521
521
521

091
092
094
095
096

F‐010
F‐020
F‐030
F‐040
F‐050

522

0

522
522
522
522
522
522
522
522
522

173
174
175
176
177
178
187
188
179

Edit Message

Edit Condition

Value exceeds the limit (999,999) for this item.

Value exceeds the limit (9,999,999) for this item.

Value exceeds the limit (99,999,999) for this item.

Value exceeds the limit (999,999,999) for this item.
K_AO‐010
K_AO‐020
K_AO‐030
K_AO‐040
K_AO‐050
K_AO‐060
K_OE‐010
K_OE‐020
K_FA‐010

17

* STATE GOVERNMENT EMPLOYEES (E‐120) in columns a‐d
* GENERAL PUBLIC E‐130  in columns a‐ d
* LIBRARY‐OWNED PUBLIC‐ACCESS GRAPHICAL INTERNET 
WORKSTATIONS (M‐140)
* ALL OTHER PUBLIC‐ACCESS INTERNET WORKSTATIONS (M‐150)
Edit check message is generated for numeric items that exceed the 
maximum allowable value (999,999) for the item. Part H—items 
* GRANTS AWARDED (H‐010)
* Continuing education EVENTS (H‐020)
* ATTENDANCE AT EVENTS (H‐030)
Edit check message is generated for numeric items that exceed the 
maximum allowable value (9,999,999) for the item. Part G—items 
* Total CIRCULATION (G‐010)
* PROVIDED TO OTHER LIBRARIES (G‐020)
* RECEIVED FROM OTHER LIBRARIES AND DOCUMENT DELIVERY 
SERVICES (G‐030)
* Annual LIBRARY VISITS (G‐050)
Edit check message is generated for numeric items that exceed the 
maximum allowable value (99,999,999) for the item. Part F—items 
091–096.
* BOOK AND SERIAL VOLUMES (F‐010)
* AUDIO MATERIALS (F‐020)
* VIDEO MATERIALS (F‐030)
* CURRENT SERIAL SUBSCRIPTIONS (F‐040)
* GOVERNMENT DOCUMENTS (F‐050)

Severity

Fatal

Fatal

Fatal

Edit check message is generated for numeric items that exceed the  Fatal
maximum allowable value (999,999,999) for the following items: 
* SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in columns a‐d
* EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in columns a‐d
* TOTAL STAFF EXPENDITURES (K_AO‐030) in columns a‐d
* TOTAL COLLECTION EXPENDITURES (K_AO‐040) in columns a‐d
* TOTAL OTHER OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐050) in columns a‐
* TOTAL FEDERAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060) in columns 
* TOTAL CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010) in columns a‐d
* TOTAL OTHER EXPENDITURES (K_OE‐020) in columns a‐d
* TOTAL EXPENDITURES FOR INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐
010) in columns a‐d

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
522

Line 
New Line 
Number Number
180
K_FA‐020

522

181

K_FA‐030

522

182

K_FA‐040

522

183

K_FA‐050

522

184

K_FA‐060

522
522

185
186

K_FA‐070
K_FA‐080

522
522
522
522
522
523

190
191
192
193
223
0

L‐010
L‐020
L‐030
L‐040
M‐160

523
523
523
523
523
523
523
523
523
523
523
523
523
523
523
523
523
523
523

119a
119b
119c
119d
120a
120b
120c
120d
121a
121b
121c
121d
122a
122b
122c
122d
123a
123b
123c

I‐010a
I‐010b
I‐010c
I‐010d
I‐020a
I‐020b
I‐020c
I‐020d
I‐030a
I‐030b
I‐030c
I‐030d
I‐040a
I‐040b
I‐040c
I‐040d
I‐050a
I‐050b
I‐050c

Edit Message

Edit Condition

Severity

* TOTAL EXPENDITURES FOR LIBRARY COOPERATIVES SERVING 
PUBLIC LIBRARIES ONLY (K_FA‐020) in columns a‐d
* TOTAL EXPENDITURES FOR OTHER INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐
030) in columns a‐d
* TOTAL EXPENDITURES FOR LIBRARY COOPERATIVES SERVING 
MORE THAN ONE TYPE OF LIBRARY (K_FA‐040) in columns a‐d
* TOTAL EXPENDITURES FOR SINGLE AGENCY OR LIBRARY 
PROVIDING STATEWIDE SERVICE (K_FA‐050) in columns a‐d
* TOTAL EXPENDITURES FOR LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060) in 
columns a‐d
* TOTAL EXPENDITURES FOR OTHER ASSISTANCE (K_FA‐070) in 
* TOTAL FEDERAL EXPENDITURES FINANCIAL ASSISTANCE  (K_FA‐080) 
in columns a‐d
* STATEWIDE SERVICES  (L‐010)
* GRANTS (L‐020) 
* LSTA ADMINISTRATION (L‐030) 
* TOTAL LSTA EXPENDITURES (L‐040)
* STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in columns a‐d
Edit check message is generated for numeric items that exceed the  Fatal
maximum allowable value (9,999.99) for the following items: 
* ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ ADMINISTRATION (I‐010) in column a
* NON ALA LIBRARIANS ‐ ADMINISTRATION (I‐010) in column b
* OTHER STAFF ‐ ADMINISTRATION (I‐010) in column c
* ADMINISTRATION (I‐010) in column d
* ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ LIBRARY DEVELOPMENT (I‐020) in column a
* NON ALA LIBRARIANS ‐ LIBRARY DEVELOPMENT (I‐020) in column b
* OTHER STAFF ‐ LIBRARY DEVELOPMENT (I‐020) in column c 
* LIBRARY DEVELOPMENT (I‐020) in column d
* ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ LIBRARY SERVICES (I‐030) in column a 
* NON ALA LIBRARIANS ‐ LIBRARY SERVICES (I‐030) in column b
* OTHER STAFF ‐ LIBRARY SERVICES (I‐030) in column c
* LIBRARY SERVICES (I‐030) in column d
* ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ OTHER SERVICES (I‐040) in column a
* NON ALA LIBRARIANS ‐ OTHER SERVICES (I‐040) in column b
* OTHER STAFF ‐ OTHER SERVICES (I‐040) in column c
* OTHER SERVICES (I‐040) in column d
* TOTAL STAFF (I‐050) in column a
* TOTAL STAFF (I‐050) in column b
* TOTAL STAFF (I‐050) in column d

Value exceeds the limit (9,999.99) for this item.

18

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
523
524

Line 
New Line 
Number Number
123d
I‐050d
0

524
524
524
524
524
524
524
524
524
524
524
524
524
524
524

048
050
051
052
053
057
064
071
075
076
055
056
062
065
066

D_SV‐010
D_SV‐020
D_SV‐030
D_SV‐040
D_SV‐050
D_SV‐060
D_SV‐070
D_SV‐080
D_SV‐090
D_SV‐100
D_OA‐010
D_OA‐020
D_OA‐030
D_CI‐010
D_CI‐020

524
524
524
524

067
070
074
072

D_CI‐030
D_CI‐040
D_CI‐050
D_CI‐060

524
524
524
524
524
524
525

054
058
059
061
068
073
0

D_PA‐010
D_PA‐020
D_PA‐030
D_PA‐040
D_PA‐050
D_PA‐060

525
525
525
525
525
525
525

154
155
157
167
168
169
170

J‐070
J‐080
J‐090
J‐100
J‐110
J‐120
J‐130

Edit Message

Edit Condition

Severity

* TOTAL STAFF (I‐050) in column d
Must select a response.
Edit check message is generated for any item that requires a 
Fatal
Directly/Contract/Not provided response and the item is left blank:
* ACCREDITATION OF LIBRARIES (D_SV‐010)
* ADMINISTRATION OF STATE AID (D_SV‐020)
* CERTIFICATION OF LIBRARIANS (D_SV‐030)
* COLLECTION OF LIBRARY STATISTICS (D_SV‐040)
* CONSULTING SERVICES (D_SV‐050)
* LIBRARY LEGISLATION PREPARATION/REVIEW (D_SV‐060)
* STATE STANDARDS/GUIDELINES (D_SV‐070)
* ADMINISTRATION OF LIBRARY SYSTEM SUPPORT (D_SV‐080)
* LSTA STATE PROGRAM GRANTS (D_SV‐090)
* LSTA STATEWIDE SERVICES (D_SV‐100)
* COOPERATIVE PURCHASING OF LIBRARY MATERIALS (D_OA‐010)
* INTERLIBRARY LOAN REFERRAL SERVICES (D_OA‐020)
* REFERENCE REFERRAL SERVICES (D_OA‐030)
* STATEWIDE COORDINATED DIGITAL PROGRAM OR SERVICE (D_CI‐
* STATEWIDE PUBLIC RELATIONS/LIBRARY PROMOTION CAMPAIGNS 
(D_CI‐020)
* STATEWIDE VIRTUAL REFERENCE SERVICE (D_CI‐030)
* UNIVERSAL SERVICE PROGRAM (D_CI‐040)
* STATEWIDE RESOURCE SHARING (D_CI‐050)
* INVOLVEMENT IN THE ACQUISITION OF OTHER FEDERAL PROGRAM 
FUNDS (D_CI‐050)
* CONTINUING EDUCATION PROGRAMS (D_PA‐010)
* LIBRARY PLANNING/EVALUATION/RESEARCH (D_PA‐020)
* LITERACY PROGRAMS (D_PA‐030)
* PRESERVATION/CONSERVATION SERVICES (D_PA‐040)
* SUMMER READING PROGRAMS (D_PA‐050)
* STATEWIDE READING PROGRAMS (D_PA‐060)
Value exceeds the limit (9,999,999,999) for this item. Edit check message is generated for numeric items that exceed the  Fatal
maximum allowable value (9,999,999,999) for the following items:
* LSTA STATE PROGRAMS revenue (J‐070) 
* FEDERAL REVENUE ‐ OTHER (J‐080)
* TOTAL FEDERAL REVENUE (J‐090)
* SLAA OPERATION revenue (J‐100) 
* STATE AID TO LIBRARIES (J‐110)
* STATE REVENUE ‐ OTHER (J‐120)
* TOTAL STATE REVENUE (J‐130)

19

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
525
525
525
525
525
600
601
602

Line 
Number
171
172
187
188
189
077a
083
084

New Line 
Number
J‐140
J‐150
K_OE‐010
K_OE‐020
K_TE‐010
E‐010
E‐060
E‐070

Edit Message

Edit Condition

Severity

603

085

E‐080

604
605
606
607
608

083
084
085
091
092

E‐060
E‐070
E‐080
F‐010
F‐020

OTHER OUTLETS, EXCLUDING BOOKMOBILES (E‐060) 
BOOKMOBILES (E‐070) for the current reporting 
TOTAL OUTLETS (E‐080) for the current reporting 
BOOK AND SERIAL VOLUMES (F‐010) for the current 
AUDIO MATERIAL (F‐020) for the current reporting 
period has had a large change from prior reporting 
period. Please check for possible errors or explain 
why the correct data are out of range.

OTHER OUTLETS, EXCLUDING BOOKMOBILES (E‐060) not + or – 2 of 
BOOKMOBILES (E‐070) not + or – 2 of last year Note: Run this edit 
TOTAL OUTLETS (E‐080) not + or – 2 of last year. Note: Run this edit 
BOOK AND SERIAL VOLUMES (F‐010) not 50% to 150% of last year, 
AUDIO MATERIALS (F‐020) not 50% to 150% of last year, and the 
prior year to current year change is greater than + or – 500. Note: 
Run this edit only when values are greater than 0 for the current and 
prior year.

609

094

F‐030

VIDEO MATERIALS (F‐030) for the current reporting 
period has had a large change from prior reporting 
period. Please check for possible errors or explain 
why the correct data are out of range.

VIDEO MATERIALS (F‐030) not 25% to 175% of last year, and the prior  Explanation
year to current year change is greater than + or – 500. Note: Run this 
edit only when values are greater than 0 for the current and prior 
year.

610

095

F‐040

CURRENT SERIAL SUBSCRIPTIONS (F‐040) for the 
current reporting period has had a large change 
from prior reporting period. Please check for 
possible errors or explain why the correct data are 
out of range.

Explanation
CURRENT SERIAL SUBSCRIPTIONS (F‐040) not 50% to 150% of last 
year, and the prior year to current year change is greater than + or – 
500. Note: Run this edit only when values are greater than 0 for the 
current year and prior year.

* OTHER REVENUE (J‐140)
* TOTAL REVENUES (J‐150)
* TOTAL CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010) in columns a‐d
* TOTAL OTHER EXPENDITURES (K_OE‐020) in columns a‐d
* TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in columns a‐d
TOTAL HOURS/WEEK (all SLAA outlets) (E‐010) for  TOTAL HOURS/WEEK (all SLAA outlets) (E‐010) not 50% to 125% of  Explanation
OTHER OUTLETS EXCLUDING BOOKMOBILES (E‐060)  OTHER OUTLETS EXCLUDING BOOKMOBILES (E‐060) is greater than 2  Explanation
BOOKMOBILES (E‐070) is greater than 2 this year, but last year = 0.  Explanation
BOOKMOBILES (E‐070) for the current reporting 
period is greater than 2 and prior reporting period  Note: Run this edit only when current year value is greater than 0 and 
prior year value is 0.
was 0. Please check for possible errors or explain 
why the correct data are out of range.
TOTAL OUTLETS (E‐080) is greater than 2 this year, but last year = 0.  Explanation
TOTAL OUTLETS (E‐080) for the current reporting 
period is greater than 2 and prior reporting period  Note: Run this edit only when current year value is greater than 0 and 
prior year value is 0.
was 0. Please check for possible errors or explain 
why the correct data are out of range.

20

Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
611

Line 
New Line 
Number Number
096
F‐050

612

110

613

Edit Message

Edit Condition

Severity

GOVERNMENT DOCUMENTS (F‐050) for the current 
reporting period has had a large change from prior 
reporting period. Please check for possible errors or 
explain why the correct data are out of range.

Explanation
GOVERNMENT DOCUMENTS (F‐050) not 50% to 150% of last year, 
and the prior year to current year change is greater than + or – 1000. 
Note: Run this edit only when values are greater than 0 for the 
current and prior year.

G‐010

CIRCULATION (G‐010) for the current reporting 
period has had a large change from prior reporting 
period. Please check for possible errors or explain 
why the correct data are out of range.

CIRCULATION (G‐010) not 25% to 175% of last year, and the prior 
Explanation
year to current year change is greater than + or – 1000. Note: Run 
this edit only when values are greater than 0 for the current and prior 
year.

111

G‐020

614

112

G‐030

Explanation
PROVIDED TO OTHER LIBRARIES (G‐020) for the 
PROVIDED TO OTHER LIBRARIES (G‐020) not 50% to 150% of last 
current reporting period has had a large change 
year, and the prior year to current year change is greater than + or – 
1000. Note: Run this edit only when values are greater than 0 for the 
from prior reporting period. Please check for 
possible errors or explain why the correct data are  current and prior year.
out of range.
RECEIVED FROM OTHER LIBRARIES AND DOCUMENT  RECEIVED FROM OTHER LIBRARIES AND DOCUMENT DELIVERY 
Explanation
DELIVERY SERVICES (G‐030) for the current reporting  SERVICES (G‐030) not 50% to 150% of last year, and the prior year to 
period has had a large change from prior reporting  current year change is greater than + or – 1000. Note: Run this edit 
period. Please check for possible errors or explain  only when values are greater than 0 for the current and prior year.
why the correct data are out of range.

615

113

G‐040

REFERENCE TRANSACTIONS (G‐040) for the current 
reporting period has had a large change from prior 
reporting period. Please check for possible errors or 
explain why the correct data are out of range.

REFERENCE TRANSACTIONS (G‐040) not 25% to 175% of last year, 
Explanation
and the prior year to current year change is greater than + or – 1000. 
Note: Run this edit only when values are greater than 0 for the 
current and prior year.

616

114

G‐050

LIBRARY VISITS (G‐050) for the current reporting 
period has had a large change from prior reporting 
period. Please check for possible errors or explain 
why the correct data are out of range.

LIBRARY VISITS (G‐050) not 50% to 150% of last year, and the prior  Explanation
year to current year change is greater than + or – 1000. Note: Run 
this edit only when values are greater than 0 for the current and prior 
year.

618

040

C‐010

618
618

040
041

C‐010
C‐020

618
618

042
043

C‐030
C‐040

The response this reporting period is different from  Applies to all items with Yes/No answers: 
last reporting period. Please check for possible 
errors or explain the difference.
* Combined with SLAA ‐ STATE ARCHIVES (C‐010)
* Combined with SLAA ‐ PRIMARY STATE LEGISLATIVE RESEARCH 
ORGANIZATION (C‐020)
* Combined with SLAA ‐ STATE HISTORY MUSEUM/ART GALLERY (C‐
* Combined with SLAA ‐ STATE RECORDS MANAGEMENT SERVICE (C‐

21

Explanation

Explanation
Explanation
Explanation

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
618
619

Line 
Number
044
046
047
106
107
108
109
152
153a
153b
153c
153d
206
207
208
209
210a
210b
210c
211a
211b
212
213
214
215
224
225
226
227
228
229
230
234
236
238
168

New Line 
Number
C‐050
C‐070
C‐080
F‐060
F‐070
F‐080
F‐090
J‐010
J‐020
J‐030
J‐040
J‐050
M‐010
M‐020
M‐030
M‐040
M‐050
M‐060
M‐070
M‐080
M‐090
M‐100
M‐110
M‐120
M‐130
M‐170
M‐180
M‐190
M‐200
M‐210
M‐220
M‐230
M‐240
M‐250
M‐270
J‐110

620

189d

K_TE‐010d

Edit Message

Edit Condition

STATE AID TO LIBRARIES (J‐110) revenue for the 
current reporting period has had a large change 
TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010d) for the current 
reporting period has had a large change from prior 

22

* Combined with SLAA ‐ OTHER ALLIED OPERATION (C‐050)
* Contract with LOCAL PUBLIC LIBRARY OR ACADEMIC LIBRARY (C‐
* Provide funding to a STATE CENTER FOR THE BOOK (C‐080)
* STATE DEPOSITORY LIBRARY (F‐060)
* FEDERAL DEPOSITORY LIBRARY (F‐070)
* REGIONAL (F‐080)
* SELECTIVE (F‐090)
* State funds administered by SLAA (J‐010)
* State funds to ACADEMIC LIBRARIES (J‐020)
* State funds to SCHOOL LIBRARY MEDIA CENTERS (J‐030)
* State funds to SPECIAL LIBRARIES (J‐040)
* State funds to LIBRARY COOPERATIVES (J‐050)
* ELECTRONIC NETWORK PLANNING OR MONITORING (M‐010)
* ELECTRONIC NETWORK OPERATION (F‐070)
* BIBLIOGRAPHIC DATABASES (M‐030)
* FULL TEXT OR DATA FILES (M‐040)
* Digital programs ‐ FOR THE SLAA (M‐050)
* Digital programs ‐ TO OTHER STATE AGENCIES (M‐060)
* Digital programs ‐ TO OTHER LIBRARIES/LIBRARY COOPERATIVES 
* Training ‐ LIBRARY STAFF (M‐080)
* Training ‐ STATE LIBRARY END USERS (M‐090)
* PROVIDE DIRECT FUNDING FOR INTERNET ACCESS (M‐100)
* PROVIDING EQUIPMENT (M‐110)
* PROVIDING ACCESS TO DIRECTORIES, ETC. (M‐120)
* MANAGING A WEB SITE, ETC. (M‐130)
* Access by PUBLIC LIBRARIES (M‐170)
* Access by ACADEMIC LIBRARIES (M‐180)
* Access by SCHOOL LIBRARY MEDIA CENTERS (M‐190)
* Access by SPECIAL LIBRARIES (M‐200)
* Access by LIBRARY COOPERATIVES (M‐210)
* Access by OTHER STATE AGENCIES (M‐220)
* Access by REMOTE USERS (M‐230)
* Subsidize electronic access ‐ WEB‐BASED UNION CATALOG (M‐240)
* Subsidize electronic access ‐ OTHER (M‐250)
* UNIVERSAL SERVICE (E‐RATE DISCOUNT) PROGRAM (M‐270)
STATE AID TO LIBRARIES (J‐110) revenue not 70% to 150% of last 
year. Note: Run this edit only when values are greater than 0 for the 
TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column d not 70% to 150% of 
last year. Note: Run this edit only when values are greater than 0 for 

Severity
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation
Explanation

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
624

Line 
New Line 
Number Number
173d
K_AO‐010d

625

174d

K_AO‐020d

627

223d

M‐160d

628

220a

M‐140

629

220b

M‐150

630

048a

D_SV‐010a

631

068b

D_PA‐050b

632

070b

D_CI‐040b

633

0

633
633
633
633
633
633
633
633
633
633

085
086d
089d
090d
119d
120d
121d
122d
123d
157

Edit Message

Edit Condition

SALARIES AND WAGES (K_AO‐010d) for the current 
reporting period has had a large change from prior 
EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020d) for the current 
reporting period has had a large change from prior 
reporting period. Please check for possible errors or 
explain why the correct data are out of range.
STATEWIDE DATABASE LICENSING EXPENDITURES 
(M‐160d) for the current reporting period has had a 
large change from prior reporting period. Please 
check for possible errors or explain why the correct 
data are out of range.
LIBRARY‐OWNED PUBLIC‐ACCESS GRAPHICAL 
INTERNET WORKSTATIONS (M‐140) for the current 
reporting period has had a large change from prior 
reporting period. Please check for possible errors or 
explain why the correct data are out of range.
ALL OTHER PUBLIC‐ACCESS INTERNET 
WORKSTATIONS (M‐150) for the current reporting 
The response this reporting period is different from 
the prior reporting period. Please check for possible 
errors or explain the difference.
Directly or Contract to SUMMER READING 
PROGRAM SUPPORT (D_PA‐050) in column b.
Directly or Contract to UNIVERSAL SERVICE 
PROGRAM (REVIEW AND APPROVAL OF 
TECHNOLOGY PLANS) (D_CI‐040) in column b.
Total for this item is 0 this year, but was not 0 last 
year.

E‐080
E‐090d
E‐120d
E‐130d
I‐010d
I‐020d
I‐030d
I‐040d
I‐050d
J‐090

23

Severity

SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in column d not 70% to 150% of  Explanation
last year. Note: Run this edit only when values are greater than 0 for 
EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in column d not 70% to 150% of last  Explanation
year. Note: Run this edit only when values are greater than 0 for the 
current and prior year.
STATEWIDE DATABASE LICENSING EXPENDITURES (M‐160) in column  Explanation
d not 40% to 160% of last year, and the prior year to current year 
change is greater than + or – 1000. Note: Run this edit only when 
values are greater than 0 for the current and prior year.
Explanation
LIBRARY‐OWNED PUBLIC‐ACCESS GRAPHICAL INTERNET 
WORKSTATIONS (M‐140): Current year value not 50% to 150% of last 
year, and the prior year to current year change is greater than + or – 
10. Note: Run this edit when values are greater than or equal to 0 in 
the current and prior year.
ALL OTHER PUBLIC‐ACCESS INTERNET WORKSTATIONS (M‐150): Prior  Explanation
year to current year change is greater than + or – 5. Note: Run this 
Response this year is different from last year. Items in part D. If all 5  Explanation
preservation/conservation services variables (D_PA‐040a‐e) switch to 
"Not Provided", do not flag this.
Directly or Contract to SUMMER READING PROGRAM SUPPORT 
Fatal
(D_PA‐050) in column b.
Directly or Contract to UNIVERSAL SERVICE PROGRAM (REVIEW AND  Fatal
APPROVAL OF TECHNOLOGY PLANS (D_CI‐040) in column b.
Edit check message is generated if the total for the following items is  Explanation
0 this year, but was not 0 last year.
* TOTAL OUTLETS (E‐080)
* BLIND & PHYSICALLY HANDICAPPED INDIVID (E‐090) in column d
* STATE GOVERNMENT EMPLOYEES (E‐120) in column d
* GENERAL PUBLIC (E‐130) in column d
* ADMINISTRATION (I‐010d)
* LIBRARY DEVELOPMENT (I‐020d)
* LIBRARY SERVICES (I‐030d)
* OTHER SERVICES (I‐040d)
* TOTAL STAFF (I‐050d)
* TOTAL FEDERAL REVENUE (J‐090)

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
633
633
633
633
633
633
633
633
633
633
633
633
634

Line 
Number
170
172
173d
174d
175d
178d
179d
186d
189c
189d
193
223d
0

New Line 
Number
J‐130
J‐150
K_AO‐010d
K_AO‐020d
K_AO‐030d
K_AO‐060d
K_FA‐010d
K_FA‐080d
K_TE‐010c
K_TE‐010d
L‐040
M‐160d

634
634
634
634
634
634
634
634
634
634
634
634
634
634
634

077a
077b
078
079
082
083
084
091
092
094
095
096
110
111
112

E‐010
E‐020
E‐030
E‐040
E‐050
E‐060
E‐070
F‐010
F‐020
F‐030
F‐040
F‐050
G‐010
G‐020
G‐030

634
634
634
634
634
634
634
634
634

113
114
115
117
118
119d
120d
121d
122d

G‐040
G‐050
H‐010
H‐020
H‐030
I‐010d
I‐020d
I‐030d
I‐040d

Edit Message

Edit Condition
* TOTAL STATE REVENUE (J‐130)
* TOTAL REVENUES (J‐150)
* SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in column d
* EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in column d
* TOTAL STAFF EXPENDITURES (K_AO‐030) in column d
* TOTAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060) in column d
* INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) in column d
* TOTAL FINANCIAL ASSISTANCE (K_FA‐080) in column d
* TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in Other column (c)
* TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column d
* TOTAL LSTA EXPENDITURES (L‐040)
* STATEWIDE DATABASE LICENSING (M‐160) in column d
Edit check message is generated if the amount for the following 
items is 0 this year, but was not 0 last year.
* TOTAL HOURS/WEEK (E‐010)
* TOTAL HOURS/WEEK (E‐020)
* MONDAY‐FRIDAY after 5:00 p.m. (main or central outlet) (E‐030)
* SATURDAY AND SUNDAY (main or central outlet) (E‐040)
* MAIN OR CENTRAL OUTLET (E‐050)
* OTHER OUTLETS, EXCLUDING BOOKMOBILES (E‐060)
* BOOKMOBILES (E‐070)
* BOOK AND SERIAL VOLUMES (F‐010)
* AUDIO MATERIALS (F‐020)
* VIDEO MATERIALS (F‐030)
* CURRENT SERIAL SUBSCRIPTIONS (F‐040)
* GOVERNMENT DOCUMENTS (F‐050)
* Total CIRCULATION (G‐010)
* PROVIDED TO OTHER LIBRARIES (G‐020)
* RECEIVED FROM OTHER LIBRARIES AND DOCUMENT DELIVERY 
SERVICES (G‐030)
* Annual REFERENCE TRANSACTIONS (G‐040)
* Annual LIBRARY VISITS (G‐050)
* GRANTS AWARDED (H‐010)
* Continuing education EVENTS (H‐020)
* ATTENDANCE AT EVENTS (H‐030)
* (I‐010) ADMINISTRATION
* (I‐020) LIBRARY DEVELOPMENT
* (I‐030) LIBRARY SERVICES
* OTHER SERVICES (I‐040)

Item is 0 this year, but was not 0 last year.

24

Severity

Explanation

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
634
634
634
634
634
634
634
634
634
637

Line 
Number
154
167
168
171
190
191
192
220a
220b

New Line 
Number
J‐070
J‐100
J‐110
J‐140
L‐010
L‐020
L‐030
M‐140
M‐150

Edit Message

Edit Condition

The value reported for this item equals the value 
from the prior reporting period. Please check for 
possible errors or explain why they are equal.

637
637
637
637
637
637
637
637

091
092
094
095
096
110
111
112

F‐010
F‐020
F‐030
F‐040
F‐050
G‐010
G‐020
G‐030

637
637
637
637
637
637
637
637
637
637
637
637
637
637
637
637
637

113
114
115
117
118
154
155
167
168
169
171
173a
173b
173c
174a
174b
174c

G‐040
G‐050
H‐010
H‐020
H‐030
J‐070
J‐080
J‐100
J‐110
J‐120
J‐140
K_AO‐010a
K_AO‐010b
K_AO‐010c
K_AO‐020a
K_AO‐020b
K_AO‐020c

* (J‐070) LSTA STATE PROGRAMS revenue
* (J‐100) SLAA OPERATION revenue
* STATE AID TO LIBRARIES (J‐110)
* OTHER revenue (J‐140)
* (L‐010) STATEWIDE SERVICES
* (L‐020) GRANTS
* (L‐030) LSTA ADMINISTRATION
* (M‐140) LIBRARY–OWNED PUBLIC–ACCESS INTERNET 
* (M‐150) ALL OTHER PUBLIC–ACCESS INTERNET WORKSTATIONS
Edit check message is generated for the following items: if the item 
was greater than 0 both years, and the value this year equals last 
year.
* BOOK AND SERIAL VOLUMES (F‐010)
* AUDIO MATERIALS (F‐020)
* VIDEO MATERIALS (F‐030)
* CURRENT SERIAL SUBSCRIPTIONS (F‐040)
* GOVERNMENT DOCUMENTS (F‐050)
* Total CIRCULATION (G‐010)
* PROVIDED TO OTHER LIBRARIES (G‐020)
* RECEIVED FROM OTHER LIBRARIES AND DOCUMENT DELIVERY 
SERVICES (G‐030)
* Annual REFERENCE TRANSACTIONS (G‐040)
* Annual LIBRARY VISITS (G‐050)
* GRANTS AWARDED (H‐010)
* Continuing education EVENTS (H‐020)
* ATTENDANCE AT EVENTS (H‐030)
* (J‐070) LSTA STATE PROGRAMS REVENUE
* OTHER FEDERAL REVENUE (J‐080)
* (J‐100) SLAA OPERATION REVENUE
* STATE AID TO LIBRARIES (J‐110)
* OTHER STATE REVENUE (J‐120)
* OTHER REVENUE (J‐140)
* SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in column a
* SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in column b
* SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in column c
* EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in column a
* EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in column b
* EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in column c

25

Severity

Explanation

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
637
637
637
637
637
637
637
637
637
637
637

Line 
Number
176a
176b
176c
177a
177b
177c
179a
179b
179c
180a
180b

New Line 
Number
K_AO‐040a
K_AO‐040b
K_AO‐040c
K_AO‐050a
K_AO‐050b
K_AO‐050c
K_FA‐010a
K_FA‐010b
K_FA‐010c
K_FA‐020a
K_FA‐020b

637
637
637
637
637
637

180c
181a
181b
181c
182a
182b

K_FA‐020c
K_FA‐030a
K_FA‐030b
K_FA‐030c
K_FA‐040a
K_FA‐040b

637
637

182c
183a

K_FA‐040c
K_FA‐050a

637

183b

K_FA‐050b

637
637
637
637
637
637
637
637
637
637
637
637
637
637
637

183c
184a
184b
184c
185a
185b
185c
186a
186b
186c
187a
187b
187c
188a
188b

K_FA‐050c
K_FA‐060a
K_FA‐060b
K_FA‐060c
K_FA‐070a
K_FA‐070b
K_FA‐070c
K_FA‐080a
K_FA‐080b
K_FA‐080c
K_OE‐010a
K_OE‐010b
K_OE‐010c
K_OE‐020a
K_OE‐020b

Edit Message

Edit Condition
* COLLECTION EXPENDITURES (K_AO‐040) in column a
* COLLECTION EXPENDITURES (K_AO‐040) in column b
* COLLECTION EXPENDITURES (K_AO‐040) in column c
*OEXPOTHA(K_AO‐050a)
*OEXPOTHA(K_AO‐050b)
*OEXPOTHA(K_AO‐050c)
* INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) in column a
* INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) in column b
* INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) in column c
*AIDPLSA(K_FA‐020a)
* LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC LIBRARIES ONLY (K_FA‐
020) in column b
*AIDPLSC(K_FA‐020c)
* OTHER INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030) in column a
*AIDOILB(K_FA‐030b)
*AIDOILC(K_FA‐030c)
*AIDMLSA(K_FA‐040a)
* LIBRARY COOPERATIVES SERVING MORE THAN ONE TYPE OF 
LIBRARY (K_FA‐040) in column b
*AIDMLSC(K_FA‐040c)
* SINGLE AGENCY OR LIBRARY PROVIDING STATEWIDE SERVICE 
(K_FA‐050) in column a
* SINGLE AGENCY OR LIBRARY PROVIDING STATEWIDE SERVICE 
(K_FA‐050) in column b
*AIDSALC(K_FA‐050c)
*AIDLCA(K_FA‐060a)
* LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060) in column b
*AIDLCC(K_FA‐060c)
*AIDOTHA(K_FA‐070a)
* OTHER ASSISTANCE (K_FA‐070) in column b
*AIDOTHC(K_FA‐070c)
*TOTAIDA(K_FA‐080a)
* TOTAL FINANCIAL ASSISTANCE (K_FA‐080) in column b
*TOTAIDC(K_FA‐080c)
*CAPITALA(K_OE‐010a)
* CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010) in column b
*CAPITALC(K_OE‐010c)
*OTHEXPA(K_OE‐020a)
*OTHEXPB(K_OE‐020b)

26

Severity

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
637
637
637
637
637
637
637
637
637
637
1000

Line 
Number
188c
189a
189b
189c
190
191
192
223a
223b
223c
0

New Line 
Number
K_OE‐020c
K_TE‐010a
K_TE‐010b
K_TE‐010c
L‐010
L‐020
L‐030
M‐160a
M‐160b
M‐160c

1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000

077a
077b
078
079
082
083
084
085
086a
086b
086c
086d
087a
087b
087c
087d
088a
088b
088c
088d
089a
089b
089c
089d
090a

E‐010
E‐020
E‐030
E‐040
E‐050
E‐060
E‐070
E‐080
E‐090a
E‐090b
E‐090c
E‐090d
E‐100a
E‐100b
E‐100c
E‐100d
E‐110a
E‐110b
E‐110c
E‐110d
E‐120a
E‐120b
E‐120c
E‐120d
E‐130a

Edit Message

Edit Condition
*OTHEXPC(K_OE‐020c)
* TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column a
* TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column b
* TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010) in column c
* (L‐010) STATEWIDE SERVICES
* (L‐020) GRANTS
* (L‐030) LSTA ADMINISTRATION
* STATEWIDE DATABASE LICENSING EXPENDITURES (M‐160) in 
* STATEWIDE DATABASE LICENSING EXPENDITURES (M‐160) in 
* STATEWIDE DATABASE LICENSING EXPENDITURES (M‐160) in 
Edit check message is generated when invalid negative value is 
entered for numeric data. The only acceptable negative value for 
numeric data is –1 (–1 means the SLAA has the item but does not 
collect data on it, or you don’t know the answer).
* TOTAL HOURS/WEEK (E‐010)
* TOTAL HOURS/WEEK (E‐020)
* MONDAY‐FRIDAY after 5:00 p.m. (main or central outlet) (E‐030)
* SATURDAY AND SUNDAY (main or central outlet) (E‐040)
* MAIN OR CENTRAL OUTLET (E‐050)
* OTHER OUTLETS, EXCLUDING BOOKMOBILES (E‐060)
* BOOKMOBILES (E‐070)
* TOTAL OUTLETS (E‐080)
* BLIND & PHYSICALLY HANDICAPPED INDIVID (E‐090) in column a
* BLIND & PHYSICALLY HANDICAPPED INDIVID (E‐090) in column b
* BLIND & PHYSICALLY HANDICAPPED INDIVID (E‐090) in column c
* BLIND & PHYSICALLY HANDICAPPED INDIVID (E‐090) in column d
* RESIDENTS OF STATE CORRECTIONAL INST. (E‐100) in column a
* RESIDENTS OF STATE CORRECTIONAL INST. (E‐100) in column b
* RESIDENTS OF STATE CORRECTIONAL INST. (E‐100) in column c
* RESIDENTS OF STATE CORRECTIONAL INST. (E‐100) in column d
* RESIDENTS OF OTHER STATE INSTITUTIONS (E‐110) in column a
* RESIDENTS OF OTHER STATE INSTITUTIONS (E‐110) in column b
* RESIDENTS OF OTHER STATE INSTITUTIONS (E‐110) in column c
* RESIDENTS OF OTHER STATE INSTITUTIONS (E‐110) in column d
* STATE GOVERNMENT EMPLOYEES (E‐120) in column a
* STATE GOVERNMENT EMPLOYEES (E‐120) in column b
* STATE GOVERNMENT EMPLOYEES (E‐120) in column c
* STATE GOVERNMENT EMPLOYEES (E‐120) in column d
* GENERAL PUBLIC (E‐130) in column a

Negative values other than –1 are invalid.

27

Severity

Fatal

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000

Line 
Number
090b
090c
090d
091
092
094
095
096
110
111
112

New Line 
Number
E‐130b
E‐130c
E‐130d
F‐010
F‐020
F‐030
F‐040
F‐050
G‐010
G‐020
G‐030

1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000

113
114
115
117
118
119a
119b
119c
119d
120a
120b
120c
120d
121a
121b
121c
121d
122a
122b
122c
122d
123a
123b
123c
123d
154
155

G‐040
G‐050
H‐010
H‐020
H‐030
I‐010a
I‐010b
I‐010c
I‐010d
I‐020a
I‐020b
I‐020c
I‐020d
I‐030a
I‐030b
I‐030c
I‐030d
I‐040a
I‐040b
I‐040c
I‐040d
I‐050a
I‐050b
I‐050c
I‐050d
J‐070
J‐080

Edit Message

Edit Condition
* GENERAL PUBLIC (E‐130) in column b
* GENERAL PUBLIC (E‐130) in column c
* GENERAL PUBLIC (E‐130) in column d
* BOOK AND SERIAL VOLUMES (F‐010)
* AUDIO MATERIALS (F‐020)
* VIDEO MATERIALS (F‐030)
* CURRENT SERIAL SUBSCRIPTIONS (F‐040)
* GOVERNMENT DOCUMENTS (F‐050)
* Total CIRCULATION (G‐010)
* PROVIDED TO OTHER LIBRARIES (G‐020)
* RECEIVED FROM OTHER LIBRARIES AND DOCUMENT DELIVERY 
SERVICES (G‐030)
* Annual REFERENCE TRANSACTIONS (G‐040)
* Annual LIBRARY VISITS (G‐050)
* GRANTS AWARDED (H‐010)
* Continuing education EVENTS (H‐020)
* ATTENDANCE AT EVENTS (H‐030)
* ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ ADMINISTRATION (I‐010) in column a
* NON ALA LIBRARIANS ‐ ADMINISTRATION (I‐010) in column b
* OTHER STAFF ‐ ADMINISTRATION (I‐010) in column c
* ADMINISTRATION (I‐010) in column d
* ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ LIBRARY DEVELOPMENT (I‐020) in column a
* NON ALA LIBRARIANS ‐ LIBRARY DEVELOPMENT (I‐020) in column b
* OTHER STAFF ‐ LIBRARY DEVELOPMENT (I‐020) in column c 
* LIBRARY DEVELOPMENT (I‐020) in column d
* ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ LIBRARY SERVICES (I‐030) in column a 
* NON ALA LIBRARIANS ‐ LIBRARY SERVICES (I‐030) in column b
* OTHER STAFF ‐ LIBRARY SERVICES (I‐030) in column c
* LIBRARY SERVICES (I‐030) in column d
* ALA‐MLS LIBRARIANS ‐ OTHER SERVICES (I‐040) in column a
* NON ALA LIBRARIANS ‐ OTHER SERVICES (I‐040) in column b
* OTHER STAFF ‐ OTHER SERVICES (I‐040) in column c
* OTHER SERVICES (I‐040) in column d
* TOTAL STAFF (I‐050) in column a
* TOTAL STAFF (I‐050) in column b
* TOTAL STAFF (I‐050) in column d
* TOTAL STAFF (I‐050) in column d
* LSTA STATE PROGRAMS revenue (J‐070) 
* FEDERAL REVENUE ‐ OTHER (J‐080)

28

Severity

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000

Line 
Number
157
167
168
169
170
171
172
173a

New Line 
Number
J‐090
J‐100
J‐110
J‐120
J‐130
J‐140
J‐150
K_AO‐010a

1000

173b

K_AO‐010b

1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000

173c
173d
174a
174b
174c
174d
175a

K_AO‐010c
K_AO‐010d
K_AO‐020a
K_AO‐020b
K_AO‐020c
K_AO‐020d
K_AO‐030a

1000

175b

K_AO‐030b

1000

175c

K_AO‐030c

1000

175d

K_AO‐030d

1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000

176a
176b
176c
176d
177a
177b
177c
177d
178a
178b
178c
178d
187a
187b

K_AO‐040a
K_AO‐040b
K_AO‐040c
K_AO‐040d
K_AO‐050a
K_AO‐050b
K_AO‐050c
K_AO‐050d
K_AO‐060a
K_AO‐060b
K_AO‐060c
K_AO‐060d
K_OE‐010a
K_OE‐010b

Edit Message

Edit Condition
* TOTAL FEDERAL REVENUE (J‐090)
* SLAA OPERATION revenue (J‐100) 
* STATE AID TO LIBRARIES (J‐110)
* STATE REVENUE ‐ OTHER (J‐120)
* TOTAL STATE REVENUE (J‐130)
* OTHER REVENUE (J‐140)
* TOTAL REVENUES (J‐150)
* OPERATING EXPENDITURES ‐ SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in 
column a
* OPERATING EXPENDITURES ‐ SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in 
column b
* OPERATING EXPENDITURES ‐ SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in 
* OPERATING EXPENDITURES ‐ SALARIES AND WAGES (K_AO‐010) in 
* OPERATING EXPENDITURES ‐ EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in 
* OPERATING EXPENDITURES ‐ EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in 
* OPERATING EXPENDITURES ‐ EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in 
* OPERATING EXPENDITURES ‐ EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐020) in 
* OPERATING EXPENDITURES ‐ TOTAL STAFF EXPENDITURES (K_AO‐
030) in column a
* OPERATING EXPENDITURES ‐ TOTAL STAFF EXPENDITURES (K_AO‐
030) in column b
* OPERATING EXPENDITURES ‐ TOTAL STAFF EXPENDITURES (K_AO‐
030) in column c
* OPERATING EXPENDITURES ‐ TOTAL STAFF EXPENDITURES (K_AO‐
030) in column d
* OPERATING EXPENDITURES ‐ COLLECTION (K_AO‐040) in column a
* OPERATING EXPENDITURES ‐ COLLECTION (K_AO‐040) in column b
* OPERATING EXPENDITURES ‐ COLLECTION (K_AO‐040) in column c
* OPERATING EXPENDITURES ‐ COLLECTION (K_AO‐040) in column d
* OPERATING EXPENDITURES ‐ OTHER (K_AO‐050) in column a
* OPERATING EXPENDITURES ‐ OTHER (K_AO‐050) in column b
* OPERATING EXPENDITURES ‐ OTHER (K_AO‐050) in column c
* OPERATING EXPENDITURES ‐ OTHER (K_AO‐050) in column d
* TOTAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060) in column a
* TOTAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060) in column b
* TOTAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060) in column c
* TOTAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060) in column d
* CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010) in column a
* CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010) in column b

29

Severity

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000

Line 
Number
187c
187d
188a
188b
188c
188d
179a

New Line 
Number
K_OE‐010c
K_OE‐010d
K_OE‐020a
K_OE‐020b
K_OE‐020c
K_OE‐020d
K_FA‐010a

1000

179b

K_FA‐010b

1000

179c

K_FA‐010c

1000

179d

K_FA‐010d

1000

180a

K_FA‐020a

1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000

180b
180c
180d
181a
181b
181c
181d
182a
182b
182c
182d
183a
183b
183c
183d
184a
184b
184c
184d
185a
185b
185c
185d

K_FA‐020b
K_FA‐020c
K_FA‐020d
K_FA‐030a
K_FA‐030b
K_FA‐030c
K_FA‐030d
K_FA‐040a
K_FA‐040b
K_FA‐040c
K_FA‐040d
K_FA‐050a
K_FA‐050b
K_FA‐050c
K_FA‐050d
K_FA‐060a
K_FA‐060b
K_FA‐060c
K_FA‐060d
K_FA‐070a
K_FA‐070b
K_FA‐070c
K_FA‐070d

Edit Message

Edit Condition
* CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010) in column c
* CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010) in column d
* OTHER EXPENDITURES in column a
* OTHER EXPENDITURES in column b
* OTHER EXPENDITURES in column c
* OTHER EXPENDITURES in column d
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) 
in column a
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) 
in column b
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) 
in column c
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES (K_FA‐010) 
in column d
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC 
LIBRARIES ONLY (K_FA‐020) in column a
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING PUBLIC 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING MORE 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING MORE 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING MORE 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY COOPERATIVES SERVING MORE 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ SINGLE AGENCY/LIBRARY PROVIDING 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ SINGLE AGENCY/LIBRARY PROVIDING 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ SINGLE AGENCY/LIBRARY PROVIDING 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ SINGLE AGENCY/LIBRARY PROVIDING 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060) in 
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ OTHER (K_FA‐070) in column a
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ OTHER (K_FA‐070) in column b
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ OTHER (K_FA‐070) in column c
* FINANCIAL ASSISTANCE ‐ OTHER (K_FA‐070) in column d

30

Severity

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000
1000

Line 
Number
186a
186b
186c
186d
189a
189b
189c
189d
190
191
192
193
220a
220b
223a

New Line 
Number
K_FA‐080a
K_FA‐080b
K_FA‐080c
K_FA‐080d
K_TE‐010a
K_TE‐010b
K_TE‐010c
K_TE‐010d
L‐010
L‐020
L‐030
L‐040
M‐140
M‐150
M‐160a

Edit Message

Edit Condition

1000

223b

M‐160b

1000
1000
1003

223c
223d
154

M‐160c
M‐160d
J‐070

1004

115

H‐010

1005

077b

E‐020

TOTAL HOURS/WEEK main or central outlet (E‐020)  TOTHRSCEsum(MON2FRCE,SATSUNCE)
Explanation
is greater than the sum of TOTAL HOURS Monday‐
Friday after 5 main or central outlet (E‐030) and 
TOTAL HOURS Saturday and Sunday main or central 
outlet (E‐040). This should only occur if one or more 
of the details contained in the total are missing (‐1). 
Please correct data or explain/verify that data are 
correct.

1009
1010

085
085

E‐080
E‐080

TOTAL NUMBER OF SLAA OUTLETS (E‐080) is less 
TOTALOUTsum(MAINOUT,OTHEROUT,BKMOBILE)
than the sum of the number of MAIN OR CENTRAL 
OUTLET (E‐050), OTHER OUTLETS (E‐060), and 
BOOKMOBILES (E‐070). This should only occur if one 
or more of the details contained in the total are 
missing (‐1). Please correct data or explain/verify 
that data are correct.

Fatal
Explanation

1011

086d

E‐090d

TOTAL NUMBER OF OUTLETS that serve 

Fatal

Fatal
Contract was selected for ADMINISTRATION OF LSTA STATE 
PROGRAM GRANTS (D_SV‐090) in any of columns a to e. Note: IMLS 
has indicated that states cannot contract out the administration of 
LSTA grants; the answer should be Directly if you provide this service.
Fatal
Contract was selected for ADMINISTRATION OF LSTA STATE 
PROGRAM GRANTS (D_SV‐090) in any of columns a to e. Note: IMLS 
has indicated that states cannot contract out the administration of 
LSTA grants; the answer should be Directly if you provide this service.
TOTEXPT>TOTEXPB
Fatal

ADMINISTRATION OF LSTA STATE PROGRAM 
GRANTS (D_SV‐090a‐e) cannot be contracted.

BPHOUTDsum(BPHOUTA, BPHOUTB, BPHOUTC)
Blind/Physically handicapped individuals (E‐090d) is 
greater than the sum of the number of MAIN OR 
CENTRAL OUTLETS (E‐090a), OTHER OUTLETS (E‐
090b), and BOOKMOBILES (E‐090c) that serve 
Blind/Physically handicapped individuals. This should 
only occur if one or more of the details contained in 
the total are missing (‐1). Please correct data or 
explain/verify that data are correct.

Explanation

E‐100d

TOTAL NUMBER OF OUTLETS that serve residents of  COROUTDsum(COROUTA, COROUTB, COROUTC)
state correctional institutions (E‐100d) is greater 
than the sum of the number of MAIN OR CENTRAL 
OUTLETS (E‐100a), OTHER OUTLETS (E‐100b), and 
BOOKMOBILES (E‐100c) that serve residents of state 
correctional institutions. This should only occur if 
one or more of the details contained in the total are 
missing (‐1). Please correct data or explain/verify 
that data are correct.

Explanation

088d

E‐110d

TOTAL NUMBER OF OUTLETS that serve residents of  OTSTOUTDsum(OTSTOUTA, OTSTOUTB, OTSTOUTC)
other state institutions (E‐110d) is greater than the 
sum of the number of MAIN OR CENTRAL OUTLETS 
(E‐110a), OTHER OUTLETS (E‐110b), and 
BOOKMOBILES (E‐110c) that serve residents of other 
state institutions. This should only occur if one or 
more of the details contained in the total are missing 
(‐1). Please correct data or explain/verify that data 
are correct.

Explanation

E‐120d

TOTAL NUMBER OF OUTLETS that serve state 
GVEMOUTDsum(GVEMOUTA, GVEMOUTB, GVEMOUTC)
government employees (E‐120d) is greater than the 
sum of the number of MAIN OR CENTRAL OUTLETS 
(E‐120a), OTHER OUTLETS (E‐120b), and 
BOOKMOBILES (E‐120c) that serve state government 
employees. This should only occur if one or more of 
the details contained in the total are missing (‐1). 
Please correct data or explain/verify that data are 
correct.

Explanation

1019

090d

E‐130d

TOTAL NUMBER OF OUTLETS that serve the general  GPOUTDsum(GPOUTA, GPOUTB, GPOUTC)

Explanation

34

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1021

Line 
New Line 
Number Number
119d
I‐010d

1022

119d

1023

Edit Message

Edit Condition

Severity

ADMINsum(MADMIN,NADMIN,OADMIN)
010d) is greater than the sum of the number of ALA‐
MLS LIBRARIANS (I‐010a), NON ALA‐MLS LIBRARIANS 
(I‐010b), and OTHER STAFF (I‐010c). This should only 
occur if one or more of the details contained in the 
total are missing (‐1). Please correct data or 
explain/verify that data are correct.

Explanation

120d

I‐020d

TOTAL NUMBER OF LIBRARY DEVELOPMENT STAFF (I‐ LIBDEVsum(MLIBDEV,NLIBDEV,OLIBDEV)
020d) is greater than the sum of the number of ALA‐
MLS LIBRARIANS (I‐020a), NON ALA‐MLS LIBRARIANS 
(I‐020b), and OTHER STAFF (I‐020c). This should only 
occur if one or more of the details contained in the 
total are missing (‐1). Please correct data or 
explain/verify that data are correct.

Explanation

1025
1026

121d
121d

I‐030d
I‐030d

TOTAL NUMBER OF LIBRARY SERVICES STAFF (I‐
LIBSERVsum(MLIBSERV,NLIBSERV,OLIBSERV)
030d) is greater than the sum of the number of ALA‐
MLS LIBRARIANS (I‐030a), NON ALA‐MLS LIBRARIANS 
(I‐030b), and OTHER STAFF (I‐030c). This should only 
occur if one or more of the details contained in the 
total are missing (‐1). Please correct data or 
explain/verify that data are correct. 

Fatal
Explanation

35

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1027

Line 
New Line 
Number Number
122d
I‐040d

1028

122d

1029
1030

1031

Edit Message

Edit Condition

Severity

TOTAL NUMBER OF OTHER SERVICES STAFF (I‐040d)  OTHSERVsum(MOTHSERV,NOTHSERV,OOTHSERV)
is greater than the sum of the number of ALA‐MLS 
LIBRARIANS (I‐040a), NON ALA‐MLS LIBRARIANS (I‐
040b), and OTHER STAFF (I‐040c). This should only 
occur if one or more of the details contained in the 
total are missing (‐1). Please correct data or 
explain/verify that data are correct. 

Explanation

123a
123a

I‐050a
I‐050a

TOTAL NUMBER OF ALA‐MLS LIBRARIANS (I‐050a) is  MTOTSTAFsum(MADMIN,MLIBDEV,MLIBSERV,MOTHSERV)
greater than the sum of the number of 
ADMINISTRATION (I‐010a), LIBRARY DEVELOPMENT 
(I‐020a), LIBRARY SERVICES (I‐030a), and OTHER 
SERVICES (I‐040a) ALA‐MLS LIBRARIANS. This should 
only occur if one or more of the details contained in 
the total are missing (‐1). Please correct data or 
explain/verify that data are correct. 

Fatal
Explanation

123b

I‐050b

TOTAL NUMBER OF NON ALA‐MLS LIBRARIANS (I‐
NTOTSTAFsum(NADMIN,NLIBDEV,NLIBSERV,NOTHSERV)
050b) is greater than the sum of the number of 
ADMINISTRATION (I‐010b), LIBRARY DEVELOPMENT 
(I‐020b), LIBRARY SERVICES (I‐030b), and OTHER 
SERVICES (I‐040b) NON ALA‐MLS LIBRARIANS. This 
should only occur if one or more of the details 
contained in the total are missing (‐1). Please correct 
data or explain/verify that data are correct. 

Explanation

I‐050c

TOTAL NUMBER OTHER STAFF (I‐050c) is less than  OTOTSTAFsum(OADMIN,OLIBDEV,OLIBSERV,OOTHSERV)
TOTAL NUMBER OF STAFF (I‐050d)  is less than the  TOTSTAFsum(MTOTSTAF,NTOTSTAF,OTOTSTAF)
the sum of the TOTAL number of ALA‐MLS 
LIBRARIANS (I‐050a), NON ALA‐MLS LIBRARIANS (I‐
050b), and OTHER STAFF (I‐050c). This should only 
occur if one or more of the details contained in the 
total are missing (‐1). Please correct data or 
explain/verify that data are correct. 

Explanation

1037

157

J‐090

TOTAL FEDERAL REVENUE (J‐090) is less than the 
TOTAL_FISUM(LSTAINC,FIOTH)
sum of FEDERAL LSTA STATE PROGRAM  (J‐070) and 
OTHER FEDERAL (J‐080) REVENUE. This should only 
occur if one or more of the details contained in the 
total are missing (‐1). Please correct data or 
explain/verify that data are correct. 

Explanation

J‐130

TOTAL STATE REVENUE (J‐130) is less than the sum  TOTAL_SIsum(SISTLAOP,SIAIDLIB,SIOTHER)
sum of SLAA OPERATION (J‐100), STATE AID TO 
LIBRARIES (J‐110), and OTHER (J‐120) STATE 
REVENUE. This should only occur if one or more of 
the details contained in the total are missing (‐1). 
Please correct data or explain/verify that data are 
correct. 
TOTINCMsum(TOTAL_FI,TOTAL_SI, OTHINCM)
TOTAL FEDERAL (J‐090), TOTAL STATE (J‐130), and 
OTHER (J‐140) REVENUE. This should only occur if 
one or more of the details contained in the total are 
missing (‐1). Please correct data or explain/verify 
that data are correct. 

1043

173d

K_AO‐010d

TOTAL EXPENDITURES SALARIES AND WAGES (K_AO‐ OEXPSALDsum(OEXPSALA‐OEXPSALC)
010d)  is greater than the sum of the FEDERAL (K_AO‐
010a), STATE (K_AO‐010b), and OTHER  (K_AO‐010c) 
EXPENDITURES for SALARIES AND WAGES. This 
should only occur if one or more of the details 
contained in the total are missing (‐1). Please correct 
data or explain/verify that data are correct. 

Explanation

K_AO‐020d

TOTAL EXPENDITURES EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐ OEXPPBENDsum(OEXPBENA‐OEXPBENC)
020d)  is greater than the sum of the FEDERAL (K_AO‐
020a), STATE (K_AO‐020b), and OTHER  (K_AO‐020c) 
EXPENDITURES for EMPLOYEE BENEFITS. This should 
only occur if one or more of the details contained in 
the total are missing (‐1). Please correct data or 
explain/verify that data are correct. 

Explanation

1047

175a

K_AO‐030a

TOTAL FEDERAL STAFF EXPENDITURES (K_AO‐030a)  TOTOXSTASUM(OEXPSALA, OEXPBENA)
is greater than the sum of FEDERAL SALARIES and 
WAGES (K_AO‐010a) and FEDERAL EMPLOYEE 
BENEFITS (K_AO‐020a). This should only occur if one 
or more of the details contained in the total are 
missing (‐1). Please correct data or explain/verify 
that data are correct. 

Explanation

39

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1049

Line 
New Line 
Number Number
175b
K_AO‐030b

1050

175b

1051

Edit Message

Edit Condition

Severity

TOTAL STATE STAFF EXPENDITURES (K_AO‐030b) is  TOTOXSTBSUM(OEXPSALB, OEXPBENB)
greater than the sum of STATE SALARIES and WAGES 
(K_AO‐010b) and STATE EMPLOYEE BENEFITS (K_AO‐
020b). This should only occur if one or more of the 
details contained in the total are missing (‐1). Please 
correct data or explain/verify that data are correct. 

Explanation

175c

K_AO‐030c

TOTAL OTHER STAFF EXPENDITURES (K_AO‐030c) is  TOTOXSTCSUM(OEXPSALC, OEXPBENC)
greater than the sum of OTHER SALARIES and 
WAGES (K_AO‐010c) and OTHER EMPLOYEE 
BENEFITS (K_AO‐020c) . This should only occur if one 
or more of the details contained in the total are 
missing (‐1). Please correct data or explain/verify 
that data are correct. 

Explanation

1053

175d

K_AO‐030d

Fatal

1054

175d

K_AO‐030d

TOTAL STAFF EXPENDITURES (K_AO‐030d)  is less 
TOTOXSTDsum(TOTOXSTA‐TOTOXSTC)
than the sum of the FEDERAL (K_AO‐030a), STATE 
(K_AO‐030b), and OTHER  (K_AO‐030c) TOTAL STAFF 
EXPENDITURES. This should only occur if one or 
more of the details contained in the total are missing 
(‐1). Please correct data or explain/verify that data 
are correct. 

40

Explanation

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1055

Line 
New Line 
Number Number
176d
K_AO‐040d

1056

176d

K_AO‐040d

1057

177d

1058

1059

Edit Message

Edit Condition

Severity

TOTAL COLLECTION EXPENDITURES (K_AO‐040d) is  OEXPCOLDsum(OEXPCOLA‐OEXPCOLC)
greater than the sum of FEDERAL (K_AO‐040a), 
STATE (K_AO‐040b), and OTHER (K_AO‐040c) 
COLLECTION EXPENDITURES. This should only occur 
if one or more of the details contained in the total 
are missing (‐1). Please correct data or explain/verify 
that data are correct. 

Fatal

K_AO‐050d

OEXPOTHDsum(OEXPOTHA‐OEXPOTHC)
050d) is greater than the sum of FEDERAL (K_AO‐
050a), STATE (K_AO‐050b), and OTHER (K_AO‐050c) 
OTHER OPERATING EXPENDITURES. This should only 
occur if one or more of the details contained in the 
total are missing (‐1). Please correct data or 
explain/verify that data are correct. 

Explanation

178a

K_AO‐060a

TOTAL FEDERAL OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐ TOTOPEXAsum(OEXPSALA,OEXPBENA,OEXPCOLA,OEXPOTHA)
060a) is greater than the sum of FEDERAL SALARIES 
AND WAGES (K_AO‐010a), FEDERAL EMPLOYEE 
BENEFITS (K_AO‐020a), FEDERAL COLLECTION 
EXPENDITURES (K_AO‐040a), and FEDERAL OTHER 
OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐050a). This 
should only occur if one or more of the details 
contained in the total are missing (‐1). Please correct 
data or explain/verify that data are correct. 

Explanation

K_AO‐060b

TOTAL STATE OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐
TOTOPEXBsum(OEXPSALB,OEXPBENB,OEXPCOLB,OEXPOTHB)
TOTAL STATE OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐
060b) is greater than the sum of STATE SALARIES 
AND WAGES (K_AO‐010b), STATE EMPLOYEE 
BENEFITS (K_AO‐020b), STATE COLLECTION 
EXPENDITURES (K_AO‐040b), and STATE OTHER 
OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐050b). This 
should only occur if one or more of the details 
contained in the total are missing (‐1). Please correct 
data or explain/verify that data are correct. 

Explanation

178c

K_AO‐060c

TOTAL OTHER OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐
TOTOPEXCsum(OEXPSALC,OEXPBENC,OEXPCOLC,OEXPOTHC)
060c) is greater than the sum of OTHER SALARIES 
AND WAGES (K_AO‐010c), OTHER EMPLOYEE 
BENEFITS (K_AO‐020c), OTHER COLLECTION 
EXPENDITURES (K_AO‐040c), and OTHER  
OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐050c). This 
should only occur if one or more of the details 
contained in the total are missing (‐1). Please correct 
data or explain/verify that data are correct. 

Explanation

TOTAL  OPERATING EXPENDITURES (K_AO‐060d) is  TOTOPEXDsum(TOTOPEXA‐TOTOPEXC)
greater than the sum of FEDERAL (K_AO‐060a), 
STATE (K_AO‐060b), and OTHER (K_AO‐060c) OTHER 
EXPENDITURES. This should only occur if one or 
more of the details contained in the total are missing 
(‐1). Please correct data or explain/verify that data 
are correct. 

Fatal

TOTAL EXPENDITURES FOR INDIVIDUAL PUBLIC 
AIDIPLDsum(AIDIPLA‐AIDIPLC)
LIBRARIES (K_FA‐010d) is greater than the sum of 
FEDERAL (K_FA‐010a), STATE (K_FA‐010b), and 
OTHER (K_FA‐010c) EXPENDITURES FOR INDIVIDUAL 
PUBLIC LIBRARIES. This should only occur if one or 
more of the details contained in the total are missing 
(‐1). Please correct data or explain/verify that data 
are correct. 

Fatal

43

Explanation

Explanation

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1069

Line 
New Line 
Number Number
180d
K_FA‐020d

1070

180d

1071

1072

Edit Message

Edit Condition

Severity

TOTAL EXPENDITURES FOR LIBRARY COOPERATIVES  AIDPLSDsum(AIDPLSA‐AIDPLSC)
SERVING PUBLIC LIBRARIES ONLY (K_FA‐020d) is 
greater than the sum of FEDERAL (K_FA‐020a), 
STATE (K_FA‐020b), and OTHER (K_FA‐020c) 
EXPENDITURES FOR LIBRARY COOPERATIVES 
SERVING PUBLIC LIBRARIES ONLY. This should only 
occur if one or more of the details contained in the 
total are missing (‐1). Please correct data or 
explain/verify that data are correct. 

Explanation

181d

K_FA‐030d

Fatal

181d

K_FA‐030d

TOTAL EXPENDITURES FOR OTHER INDIVIDUAL 
AIDOILDsum(AIDOILA‐AIDOILC)
TOTAL EXPENDITURES FOR OTHER INDIVIDUAL 
LIBRARIES (K_FA‐030d) is greater than the sum of 
FEDERAL (K_FA‐030a), STATE (K_FA‐030b), and 
OTHER (K_FA‐030c) EXPENDITURES FOR OTHER 
INDIVIDUAL LIBRARIES. This should only occur if one 
or more of the details contained in the total are 
missing (‐1). Please correct data or explain/verify 
that data are correct. 

44

Explanation

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1073

Line 
New Line 
Number Number
182d
K_FA‐040d

1074

182d

1075

1076

Edit Message

Edit Condition

Severity

TOTAL EXPENDITURES FOR LIBRARY COOPERATIVES  AIDMLSDsum(AIDMLSA‐AIDMLSC)
SERVING MORE THAN ONE TYPE OF LIBRARY (K_FA‐
040d) is greater than the sum of FEDERAL (K_FA‐
040a), STATE (K_FA‐040b), and OTHER (K_FA‐040c) 
EXPENDITURES FOR LIBRARY COOPERATIVES 
SERVING MORE THAN ONE TYPE OF LIBRARY. This 
should only occur if one or more of the details 
contained in the total are missing (‐1). Please correct 
data or explain/verify that data are correct.     

Explanation

183d

K_FA‐050d

TOTAL EXPENDITURES FOR SINGLE AGENCY OR 
AIDSALDsum(AIDSALA‐AIDSALC)
TOTAL EXPENDITURES FOR SINGLE AGENCY OR 
LIBRARY PROVIDING STATEWIDE SERVICE (K_FA‐
050d) is greater than the sum of FEDERAL (K_FA‐
050a), STATE (K_FA‐050b), and OTHER (K_FA‐050c) 
EXPENDITURES FOR SINGLE AGENCY OR LIBRARY 
PROVIDING STATEWIDE SERVICE. This should only 
occur if one or more of the details contained in the 
total are missing (‐1). Please correct data or 
explain/verify that data are correct.     

Explanation

45

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1077

Line 
New Line 
Number Number
184d
K_FA‐060d

1078

184d

1079

1080

Edit Message

Edit Condition

Severity

TOTAL EXPENDITURES FOR LIBRARY CONSTRUCTION  AIDLCDsum(AIDLCA‐AIDLCC)
(K_FA‐060d) is greater than the sum of FEDERAL 
(K_FA‐060a), STATE (K_FA‐060b), and OTHER (K_FA‐
060c) EXPENDITURES FOR LIBRARY CONSTRUCTION. 
This should only occur if one or more of the details 
contained in the total are missing (‐1). Please correct 
data or explain/verify that data are correct.         

Explanation

185d

K_FA‐070d

AIDOTHDsum(AIDOTHA‐AIDOTHC)
(K_FA‐070d) is greater than the sum of FEDERAL 
(K_FA‐070a), STATE (K_FA‐070b), and OTHER (K_FA‐
070c) EXPENDITURES FOR OTHER ASSISTANCE. This 
should only occur if one or more of the details 
contained in the total are missing (‐1). Please correct 
data or explain/verify that data are correct.   

Explanation

46

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1081

Line 
New Line 
Number Number
186a
K_FA‐080a

1082

186a

K_FA‐080a

Edit Message

Edit Condition

Severity

TOTAL FEDERAL EXPENDITURES FINANCIAL 
TOTAIDAsum(AIDIPLA,AIDPLSA,AIDOILA,AIDMLSA,AIDSALA,AIDLCA, Explanation
ASSISTANCE  (K_FA‐080a) is greater than the sum of  AIDOTHA)
FEDERAL EXPENDITURES for INDIVIDUAL PUBLIC 
LIBRARIES (K_FA‐010a), LIBRARY COOPERATIVES 
SERVING PUBLIC LIBRARIES ONLY (K_FA‐020a), 
OTHER INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030a), LIBRARY 
COOPERATIVES SERVING MORE THAN ONE TYPE OF 
LIBRARY (K_FA‐040a), SINGLE AGENCY OR LIBRARY 
PROVIDING STATEWIDE SERVICE (K_FA‐050a), 
LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060a), and OTHER 
ASSISTANCE (K_FA‐070a). This should only occur if 
one or more of the details contained in the total are 
missing (‐1). Please correct data or explain/verify 
that data are correct.      

47

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1083

Line 
New Line 
Number Number
186b
K_FA‐080b

1084

186b

K_FA‐080b

Edit Message

Edit Condition

Severity

TOTAL STATE EXPENDITURES FINANCIAL ASSISTANCE  TOTAIDBsum(AIDIPLB,AIDPLSB,AIDOILB,AIDMLSB,AIDSALB,AIDLCB,A Explanation
(K_FA‐080b) is greater than the sum of STATE 
IDOTHB)
EXPENDITURES for INDIVIDUAL PUBLIC LIBRARIES 
(K_FA‐010b), LIBRARY COOPERATIVES SERVING 
PUBLIC LIBRARIES ONLY (K_FA‐020b), OTHER 
INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030b), LIBRARY 
COOPERATIVES SERVING MORE THAN ONE TYPE OF 
LIBRARY (K_FA‐040b), SINGLE AGENCY OR LIBRARY 
PROVIDING STATEWIDE SERVICE (K_FA‐050b), 
LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060b), and OTHER 
ASSISTANCE (K_FA‐070b). This should only occur if 
one or more of the details contained in the total are 
missing (‐1). Please correct data or explain/verify 
that data are correct.          

48

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1085

Line 
New Line 
Number Number
186c
K_FA‐080c

Edit Message

Edit Condition

Severity

1086

186c

K_FA‐080c

TOTAL OTHER EXPENDITURES FINANCIAL 
TOTAIDC>sum(AIDIPLC,AIDPLSC,AIDOILC,AIDMLSC,AIDSALC,AIDLCC,A Explanation
ASSISTANCE  (K_FA‐080c) is greater than the sum of  IDOTHC)
OTHER EXPENDITURES for INDIVIDUAL PUBLIC 
LIBRARIES (K_FA‐010c), LIBRARY COOPERATIVES 
SERVING PUBLIC LIBRARIES ONLY (K_FA‐020c), 
OTHER INDIVIDUAL LIBRARIES (K_FA‐030c), LIBRARY 
COOPERATIVES SERVING MORE THAN ONE TYPE OF 
LIBRARY (K_FA‐040c), SINGLE AGENCY OR LIBRARY 
PROVIDING STATEWIDE SERVICE (K_FA‐050c), 
LIBRARY CONSTRUCTION (K_FA‐060c), and OTHER 
ASSISTANCE (K_FA‐070c). This should only occur if 
one or more of the details contained in the total are 
missing (‐1). Please correct data or explain/verify 
that data are correct.      

1087

186d

K_FA‐080d

TOTAL FINANCIAL ASSISTANCE (K_FA‐080d) is less  TOTAIDDsum(TOTAIDA‐TOTAIDC)
greater than the sum of TOTAL FEDERAL FINANCIAL 
ASSISTANCE (K_FA‐080a), TOTAL STATE FINANCIAL 
ASSISTANCE (K_FA‐080b), and TOTAL OTHER 
FINANCIAL ASSISTANCE (K_FA‐080c). This should 
only occur if one or more of the details contained in 
the total are missing (‐1). Please correct data or 
explain/verify that data are correct.      

Explanation

K_OE‐010d

TOTAL CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010d) is less than the  CAPITALDsum(CAPITALA‐CAPITALC)
the sum of  FEDERAL CAPITAL OUTLAY  (K_OE‐010a), 
STATE CAPITAL OUTLAY  (K_OE‐010b), and OTHER 
CAPITAL OUTLAY  (K_OE‐010c). This should only 
occur if one or more of the details contained in the 
total are missing (‐1). Please correct data or 
explain/verify that data are correct.      

Explanation

1091

188d

K_OE‐020d

TOTAL OTHER EXPENDITURES (K_OE‐020d) is less 
than the sum of  FEDERAL OTHER EXPENDITURES  
(K_OE‐020a), STATE OTHER EXPENDITURES  (K_OE‐
020b), and OTHER OTHER EXPENDITURES (K_OE‐
020c). Please correct total or associated details.

Fatal

1092

188d

K_OE‐020d

TOTAL OTHER EXPENDITURES (K_OE‐020d) is greater  OTHEXPD>sum(OTHEXPA‐OTHEXPC)
than the sum of  FEDERAL OTHER EXPENDITURES  
(K_OE‐020a), STATE OTHER EXPENDITURES  (K_OE‐
020b), and OTHER OTHER EXPENDITURES (K_OE‐
020c). This should only occur if one or more of the 
details contained in the total are missing (‐1). Please 
correct data or explain/verify that data are correct.    

50

OTHEXPDsum(TOTOPEXA,TOTAIDA)
is greater than the sum of FEDERAL CAPITAL OUTLAY 
(K_OE‐010a) AND FEDERAL OTHER EXPENDITURES 
(K_OE‐020a). This should only occur if one or more 
of the details contained in the total are missing (‐1). 
Please correct data or explain/verify that data are 
correct.      

Fatal

K_TE‐010b

TOTAL STATE OTHER EXPENDITURES (K_TE‐010b) is  TOTEXPBsum(TOTOPEXB,TOTAIDB)
greater than the sum of STATE CAPITAL OUTLAY 
(K_OE‐010b) AND STATE OTHER EXPENDITURES 
(K_OE‐020b). This should only occur if one or more 
of the details contained in the total are missing (‐1). 
Please correct data or explain/verify that data are 
correct.      

Explanation

1097

189c

K_TE‐010c

TOTAL OTHER OTHER EXPENDITURES (K_TE‐010c) is  TOTEXPCsum(TOTOPEXC,TOTAIDC)
greater than the sum of OTHER CAPITAL OUTLAY 
(K_OE‐010c) AND OTHER OTHER EXPENDITURES 
(K_OE‐020c). This should only occur if one or more 
of the details contained in the total are missing (‐1). 
Please correct data or explain/verify that data are 
correct.      

Explanation

51

Explanation

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1099

Line 
New Line 
Number Number
189d
K_TE‐010d

1100

189d

1101

Edit Message

Edit Condition

Severity

TOTAL TOTAL EXPENDITURES (K_TE‐010d) is less 
TOTEXPDsum(TOTOPEXD,TOTAIDD)
than the sum TOTAL CAPITAL OUTLAY (K_OE‐010d) 
AND TOTAL OTHER EXPENDITURES (K_OE‐020d). 
This should only occur if one or more of the details 
contained in the total are missing (‐1). Please correct 
data or explain/verify that data are correct.      

Explanation

193

L‐040

TOTAL LSTA EXPENDITURES (L‐040) is less than the  TOTEXPTsum(SWEXPT,GREXPT,ADMEXPT)
the sum of EXPENDITURES for STATEWIDE SERVICE 
(L‐010), GRANTS (L‐020), and LSTA ADMINISTRATION 
(L‐030). This should only occur if one or more of the 
details contained in the total are missing (‐1). Please 
correct data or explain/verify that data are correct.    

Explanation

1103

223d

M‐160d

TOTAL EXPENDITURES FOR STATEWIDE DATABASE  SWDBLICDsum(SWDBLICA‐SWDLICC)
LICENSING (M‐160d) is greater than the sum of 
FEDERAL (M‐160a), STATE (M‐160b), and OTHER (M‐
160c) EXPENDITURES FOR STATEWIDE DATABASE 
LICENSING. This should only occur if one or more of 
the details contained in the total are missing (‐1). 
Please correct data or explain/verify that data are 
correct.      

Explanation

52

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1105

Line 
New Line 
Number Number
075a
D_SV‐090a

1106

076a

D_SV‐100a

1106

076b

D_SV‐100b

1106

076c

D_SV‐100c

1106

076d

D_SV‐100d

1107

075a

D_SV‐090a

1108

076a

D_SV‐100a

1109

075a

D_SV‐090a

1110

076a

D_SV‐100a

Edit Message

Edit Condition

ADMINISTRATION OF LSTA STATE PROGRAM 
GRANTS (D_SV‐090a‐e) cannot be contracted.

Contract was selected for ADMINISTRATION OF LSTA STATE 
PROGRAM GRANTS (D_SV‐090) in any of columns a to e. Note: IMLS 
has indicated that states cannot contract out the administration of 
LSTA grants; the answer should be Directly if you provide this service.
Contract was selected for ADMINISTRATION OF LSTA STATEWIDE 
ADMINISTRATION OF LSTA STATEWIDE SERVICES 
(D_SV‐100a‐e) cannot be contracted.
SERVICES GRANTS (D_SV‐100) in any of columns a to e. Note: IMLS 
has indicated that states cannot contract out the administration of 
LSTA grants; the answer should be Directly if you provide this service.
Contract was selected for ADMINISTRATION OF LSTA STATEWIDE 
ADMINISTRATION OF LSTA STATEWIDE SERVICES 
(D_SV‐100a‐e) cannot be contracted.
SERVICES GRANTS (D_SV‐100) in any of columns a to e. Note: IMLS 
has indicated that states cannot contract out the administration of 
LSTA grants; the answer should be Directly if you provide this service.
ADMINISTRATION OF LSTA STATEWIDE SERVICES 
Contract was selected for ADMINISTRATION OF LSTA STATEWIDE 
(D_SV‐100a‐e) cannot be contracted.
SERVICES GRANTS (D_SV‐100) in any of columns a to e. Note: IMLS 
has indicated that states cannot contract out the administration of 
LSTA grants; the answer should be Directly if you provide this service.
ADMINISTRATION OF LSTA STATEWIDE SERVICES 
Contract was selected for ADMINISTRATION OF LSTA STATEWIDE 
(D_SV‐100a‐e) cannot be contracted.
SERVICES GRANTS (D_SV‐100) in any of columns a to e. Note: IMLS 
has indicated that states cannot contract out the administration of 
LSTA grants; the answer should be Directly if you provide this service.
All SLAAs must directly administer LSTA state 
Not Provided was selected for Administration of LSTA state program 
program grants.
grants (D_SV‐090) in column a (public libraries). Note: This answer is 
not possible, as all SLAAs must directly administer LSTA grants in 
order to receive LSTA funds.
All SLAAs must directly administer LSTA statewide  Not Provided was selected for Administration of LSTA statewide 
services.
services (D_SV‐100) in column a (public libraries). Note: This answer 
is not possible, as all SLAAs must directly administer LSTA grants in 
order to receive LSTA funds.
Provide ADMINISTRATION OF LSTA STATE PROGRAM  Directly or Contract to ADMINISTRATION OF LSTA STATE PROGRAM 
GRANTS (D_SV‐090) but no GRANTS AWARDED (H‐ GRANTS (D_SV‐090) in any of columns a‐e but GRANTS AWARDED (H‐
010) is ‐1 or 0. Or, Not Provided to (D_SV‐090) in all of columns a‐e 
010), or vice versa.
but (H‐010) is greater than 0.
Provide ADMINISTRATION OF LSTA STATE 
Directly or Contract to ADMINISTRATION OF LSTA STATEWIDE 
SERVICES (D_SV‐100) in any of columns a‐e but GRANTS AWARDED 
STATEWIDE SERVICES (D_SV‐100) but no GRANTS 
(H‐010) is ‐1 or 0. Or, Not Provided to (D_SV‐100) in all of columns a‐
AWARDED (H‐010), or vice versa.
e but (H‐010) is greater than 0.

53

Severity
Fatal

Fatal

Fatal

Fatal

Fatal

Fatal

Fatal

Explanation

Explanation

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1114

1115

1116

1117

1118
1119
1120
1121
1122
1123
1124
1125
1126

Line 
New Line 
Number Number
073.1
D_PA‐060.1

Edit Message

Edit Condition

You provide program assistance for Statewide 
At least one value of D_PA‐060a‐e = "Directly" or "Contract" and 
Reading Programs (D_PA‐060a‐e) and you selected  D_PA‐060.1.5 through D_PA‐060.1.5 = "Yes".
“Yes” to all statewide reading program target 
population items for D_PA‐060.1 ‐ D_PA‐060.5. 
Please explain how all populations are targeted. 
NOTE: If you target the general population and no 
population item specifically, then you should select 
“No” to all target population items.

At least one value of D_PA‐060a‐e = "Directly" or "Contract" and 
You provide program assistance for Statewide 
Reading Programs (D_PA‐060a‐e) and you selected  D_PA‐060.1.1 through D_PA‐060.1.5 = "Don't Know".
“Don’t Know” to all statewide reading program 
target population items for D_PA‐060.1 ‐ D_PA‐
060.5.
053.1.10 D_SV‐050.1.10 You selected “Yes” for D_SV‐050.1.9 “Other”, but did  OTHER (D_SV‐050.1.9) is selected as "Yes" but OTHER (D_SV‐
not submit a comment in the D_SV‐050.1.10 “Other”  050.1.10) comment box is blank, or vv. 
comment box.
072.1.6 D_CI‐060.1.6
You selected “Yes” for D_CI‐060.1.5 “Other”, but did   OTHER (D_CI‐060.1.5) is selected as "Yes" but OTHER (D_CI‐060.1.6) 
not submit a comment in the D_CI‐060.1.6 “Other”  comment box is blank, or vv.
comment box.
053.1.1 D_SV‐050.1.1 Please select a response for this item.
At least one value of D_SV‐050a‐e = "Directly" or "Contract" and 
D_SV‐050.1.1=blank/not answered.
053.1.2 D_SV‐050.1.2 Please select a response for this item.
At least one value of D_SV‐050a‐e = "Directly" or "Contract" and 
D_SV‐050.1.2=blank/not answered.
At least one value of D_SV‐050a‐e = "Directly" or "Contract" and 
053.1.3 D_SV‐050.1.3 Please select a response for this item.
D_SV‐050.1.3=blank/not answered.
053.1.4 D_SV‐050.1.4 Please select a response for this item.
At least one value of D_SV‐050a‐e = "Directly" or "Contract" and 
D_SV‐050.1.4=blank/not answered.
At least one value of D_SV‐050a‐e = "Directly" or "Contract" and 
053.1.5 D_SV‐050.1.5 Please select a response for this item.
D_SV‐050.1.5=blank/not answered.
053.1.6 D_SV‐050.1.6 Please select a response for this item.
At least one value of D_SV‐050a‐e = "Directly" or "Contract" and 
D_SV‐050.1.6=blank/not answered.
053.1.7 D_SV‐050.1.7 Please select a response for this item.
At least one value of D_SV‐050a‐e = "Directly" or "Contract" and 
D_SV‐050.1.7=blank/not answered.
053.1.8 D_SV‐050.1.8 Please select a response for this item.
At least one value of D_SV‐050a‐e = "Directly" or "Contract" and 
D_SV‐050.1.8=blank/not answered.
053.1.9 D_SV‐050.1.9 Please select a response for this item.
At least one value of D_SV‐050a‐e = "Directly" or "Contract" and 
D_SV‐050.1.9=blank/not answered.
073.1

D_PA‐060.1

54

Severity
Explanation

Explanation

Fatal

Fatal

Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1127

Line 
New Line 
Number Number
072.1.1 D_CI‐060.1.1

1128

072.1.2

D_CI‐060.1.2

1129

072.1.3

D_CI‐060.1.3

1130

072.1.4

D_CI‐060.1.4

1131

072.1.5

D_CI‐060.1.5

1132

073.1.1

D_PA‐060.1.1

1133

073.1.2

D_PA‐060.1.2

1134

073.1.3

D_PA‐060.1.3

1135

073.1.4

D_PA‐060.1.4

1136

073.1.5

D_PA‐060.1.5

1137

059.1

D_PA‐030.1

1138

059.1.1

D_PA‐030.1.1

1139

059.1.2

D_PA‐030.1.2

1140

059.1.3

D_PA‐030.1.3

1141

059.1.4

D_PA‐030.1.4

1142

059.1.5

D_PA‐030.1.5

1143
1144
1145
1146

059.1.6
059.1.7
053.1
059.1

D_PA‐030.1.6
D_PA‐030.1.7
D_SV‐050.1
D_PA‐030.1

Edit Message

Edit Condition

Please select a response for this item.

At least one value of D_CI‐060a‐e = "Directly" or "Contract" and D_CI‐
060.1.1  = blank/not answered
Please select a response for this item.
At least one value of D_CI‐060a‐e = "Directly" or "Contract" and D_CI‐
060.1.2  = blank/not answered
Please select a response for this item.
At least one value of D_CI‐060a‐e = "Directly" or "Contract" and D_CI‐
060.1.3  = blank/not answered
Please select a response for this item.
At least one value of D_CI‐060a‐e = "Directly" or "Contract" and D_CI‐
060.1.4  = blank/not answered
Please select a response for this item.
At least one value of D_CI‐060a‐e = "Directly" or "Contract" and D_CI‐
060.1.5  = blank/not answered
Please select a response for this item.
At least one value of D_PA‐060a‐e = "Directly" or "Contract" and 
D_PA‐060.1.1  = blank/not answered
At least one value of D_PA‐060a‐e = "Directly" or "Contract" and 
Please select a response for this item.
D_PA‐060.1.2  = blank/not answered
Please select a response for this item.
At least one value of D_PA‐060a‐e = "Directly" or "Contract" and 
D_PA‐060.1.3  = blank/not answered
At least one value of D_PA‐060a‐e = "Directly" or "Contract" and 
Please select a response for this item.
D_PA‐060.1.4  = blank/not answered
Please select a response for this item.
At least one value of D_PA‐060a‐e = "Directly" or "Contract" and 
D_PA‐060.1.5  = blank/not answered
You provide literacy program support (D_PA‐030a‐e)  At least one value of D_PA‐030a‐e = "Directly" or "Contract" and 
but selected Don’t Know to D_PA‐030.1.1‐D_PA‐
D_PA‐030.1.1 through D_PA‐030.1.7  = " Don’t Know "
030.1.7.
Please select a response for this item.
At least one value of D_PA‐030a‐e = "Directly" or "Contract" and 
D_PA‐030.1.1  = blank/not answered
Please select a response for this item.
At least one value of D_PA‐030a‐e = "Directly" or "Contract" and 
D_PA‐030.1.2  = blank/not answered
Please select a response for this item.
At least one value of D_PA‐030a‐e = "Directly" or "Contract" and 
D_PA‐030.1.3  = blank/not answered
Please select a response for this item.
At least one value of D_PA‐030a‐e = "Directly" or "Contract" and 
D_PA‐030.1.4  = blank/not answered
Please select a response for this item.
At least one value of D_PA‐030a‐e = "Directly" or "Contract" and 
D_PA‐030.1.5  = blank/not answered
Please select a response for this item.
At least one value of D_PA‐030a‐e = "Directly" or "Contract" and 
Please select a response for this item.
At least one value of D_PA‐030a‐e = "Directly" or "Contract" and 
You provide consulting services (D_SV‐050a‐e) but  At least one value of 053a‐053e = "Directly" or "Contract" and D_SV‐
You provide literacy program support (D_PA‐030a‐e)  At least one value of 059a‐059e = "Directly" or "Contract" and D_PA‐

55

Severity
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Explanation

Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Fatal
Explanation

FY 2016 State Library Agency Survey ‐ Edit Validation Reference Guide

Edit Code
1147

Line 
New Line 
Number Number
072.1
D_CI‐060.1

1150

n/a

J_080

1151

n/a

J_080

1152

n/a

J‐080

Edit Message

Edit Condition

You apply for non‐IMLS funds (D_CI‐060a‐e) but you  At least one value of D_CI‐060a‐e = "Directly" or "Contract" and 
selected No to D_CI‐060.1.1 ‐ D_CI‐060.1.5.
0D_CI‐060.1.1 through D_CI‐060.1.5 = "No".

Severity
Fatal

FIOTH < 
Fatal
OTHER FEDERAL REVENUE (J‐080) is less than the 
sum(FIOTH1B,FIOTH2B,FIOTH3B,FIOTH4B,FIOTH5B,FIOTH6B,FIOTH7B
sum of the individual other revenue sources 
reported in J‐080.1 ‐ J‐080.10. Please correct total or  ,FIOTH8B,FIOTH9B,FIOTH10B)
associated details.
OTHER FEDERAL REVENUE (J‐080) is greater than the  FIOTH > 
Explanation
sum of the individual other revenue sources 
sum(FIOTH1B,FIOTH2B,FIOTH3B,FIOTH4B,FIOTH5B,FIOTH6B,FIOTH7B
reported in J‐080.1 ‐ J‐080.10. Please correct total or  ,FIOTH8B,FIOTH9B,FIOTH10B)
associated details. This should only occur if one or 
more of the details contained in the total are missing 
(‐1). Please correct data or explain/verify that data 
are correct.   
OTHER FEDERAL REVENUE (J‐080) is reported but no  * OTHER FEDERAL REVENUE (J‐080) is greater than 0 but all SPECIFY  Fatal
individual other revenue sources reported in J‐080.1 ‐ PROGRAM(S) AND TITLE(S) AND AMOUNT (J‐080.1‐J‐080.10) is blank, 
J.080‐10. Please correct total or associated details. or vv.

56