Evaluation of the Comprehensive Technical Assistance Centers

Evaluation of the Comprehensive Technical Assistance Centers

1850-0914 Appendix F - 7 - TA Event Observation Guide

Evaluation of the Comprehensive Technical Assistance Centers

OMB: 1850-0935

Document [pdf]
Download: pdf | pdf
 

APPENDIX F 
7. TA EVENT OBSERVATIONS 
 
The OMB Control Number for this information collection is  and the expiration date is . 
According to the Paperwork Reduction Act of 1995, persons are not required to respond to this collection of 
information unless it displays a currently valid OMB control number and expiration date. Responding to this 
interview  is  voluntary.  Public  reporting  burden  for  this  collection  of  information  is  estimated  to  average  10 
minutes per response. Send comments regarding this burden estimate or any other aspect of this collection of 
information to XXXXXXXXXXXXXXX at [email protected]. 

Observer: I work for IMPAQ International, and we are evaluating the system of Comprehensive 
Technical  Assistance  Centers.  The  U.S.  Department  of  Education’s  Institute  for  Education 
Sciences  contracted  with  us  to  conduct  this  study.  As  part  of  our  study,  we  are  observing  TA 
events and activities that Centers provide. The purpose of the study is to gather data to describe 
the  work  of  the  Centers  and  how  the  Centers  build  the  capacities  of  state  departments  of 
education, and to report that information to the Department of Education. Observations of TA 
events will provide detailed data about the strategies that CCs use to support capacity building 
and achieve planned outcomes. We will describe various types of TA activities in our reports to 
the Department of Education, but we do not use any individual names in our reports.  
Basic Information [summary of basic descriptors to be completed by the observer before, during 
and after the observation] 
1. Title and Date of Event: 
 
2. Brief Description of the Event:  
(e.g., This event was a 45 minute webinar offered to SEA staff to increase awareness and 
understanding of College and Career Readiness and Success definitions and measures, 
and to share best practices and encourage collaboration across states.) 
 
3. If the event is part of a larger project, provide a name and brief description of the 
project here:  
 
4. Date and Time of Observation: 
 
5. Observer Name: 
 
6. Comprehensive Center(s) Sponsoring Event: 
 
 

IMPAQ International, LLC 
 

 
 

7. TA Event Observations 
 

 

7. Other Organizational Sponsors, Organizers, Supporters of the Event: 
 
8. Location: 
 
9. Number of Participants: 
 
10. Organizational Affiliations and Positions of Participants (if available): 
 
11. Priority(ies) Addressed: 
 
Background Information [obtained by the observer prior to the event through interviews and 
document reviews] 
12. Intended Constituents/Audience for the Event: 
 
13. SEA or regional needs to be addressed: 
 
14. Goals of the event: 
 
15. Expected outcomes: 
 
16. Other background/history of the event: 
 
17. Is there a formal plan (prospectus or other document) for the event? If so, describe (and 
attach document if available): 
 
18. How was this event designed to contribute to the overall capacity the targeted SEA(s), 
regions or other Regional Centers?  Who were the targeted participants? 
 
19. Who participated in planning for the event? 
 
20. What were the roles of Center staff, partners, SEA staff etc.? 
 
21. Is this one of a series?  How many have taken place so far and over what time period? 
 
22. Is there any other important background on how the event was planned? 
 
Event Information [completed during the observation] 

 

IMPAQ International, LLC 
 

 
 

7. TA Event Observations 
2 

 

23. Indicate which of the following methods/modes are in use and describe how they are 
used: 
a. In‐person presentations  
 
b. Web‐based presentations   
c. Slideshows   
d. Videos  
e. Handouts 
 
f. Web‐based dialogues, discussion pods 
 
g. In‐person discussions, including breakout groups   
h. Other   
 
24. Who is presenting or facilitating? 
 
25. What are their backgrounds and qualifications? 
 
26. What are the roles of Center staff, partners, SEAs in presenting or facilitating? 
 
 
Observers should address each of the following based on the observation, interview, and other 
relevant materials (if a question  is not applicable, explain why not): 
27. How was the agenda and purpose of the event communicated to the participants? 
 
28. How, if at all, do the presentations or materials use data, scans or research findings,  as 
needed, to support recommendations for action? 
 
29. How do the presentations, materials or discussion convey, if at all, the applicability of 
the information to the targeted SEAs or regions? 
 
30. How is the event is organized and structured? 
 
31. Are there opportunities for participant discussion and questions and, if so, please 
describe. Is there opportunity for participants to enter into discussion with experts? 
With their own colleagues from their own SEA, LEA or other organization?  With 
colleagues from other SEAs or organizations like their own?  How actively are most 
participants engaged in discussion or activity? 
 
32. Does the event provide tools or shared practices that can be used by the participants? If 
so, please describe.  Do participants receive guidance on how to use/apply these tools 
and practices? 
 
 

IMPAQ International, LLC 
 

 
 

7. TA Event Observations 
3 

 

33. Describe how the event concludes.  Is there a wrap‐up discussion, including discussion 
of plans or next steps, if relevant, at the close of the event?  Is there opportunity for 
reflection/feedback at the end of the event?  Please describe. 
 
Additional Questions [addressed by either during or after the observation] 
34. Does the event address the identified need posed by the SEA(s) or identified in the 
prospectus  or workplan?  Describe how it does or does not do so:  
 
35. If different than the above, does the event address the goals identified in the prospectus 
or workplan? Describe how it does or does not do so: 
 
36. If relevant, does the event have any definable outcomes, such as plans, decisions, or 
products? 
 
37. Does the product or event contribute to SEA and/or RC capacity, and if so, in what 
ways? (explain each): 
a. Knowledge building/human capacity  
(e.g., knowledge, expertise, skills, will, understanding necessary to implement 
something)   
b. Structural capacity  
(e.g., policies, procedures, and formalized practices) 
 
c. Organizational capacity  
(e.g., interaction, collaboration, communication among individuals in a system; 
evaluation and feedback on processes and structures for continuous 
improvement)  
 
38. Is it clear how the event will build towards future work, and if so, how?  Are follow‐up 
activities planned? 
 

 

IMPAQ International, LLC 
 

 
 

7. TA Event Observations 
4 


File Typeapplication/pdf
File Modified2017-01-11
File Created2014-12-12

© 2024 OMB.report | Privacy Policy