LEEWG Implementation Plan

IMPLEMENTATION OF RECOMMENDATIONS:
Federal Support for Local Law Enforcement Acquisition
October 1, 2015
In May 2015, a Federal inter‐agency Working Group, established by Executive Order 13688 and 
co‐chaired by the Departments of Justice, Homeland Security, and Defense with members from 
several other Federal agencies, delivered a report to the President entitled, “Recommendations 
Pursuant  to  Executive  Order  13688:    Federal  Support  for  Local  Law  Enforcement  Equipment 
Acquisition”  (Report).1    The  Report,  among  other  things,  established  consistent  Federal 
Government‐wide  controlled  and  prohibited  equipment  lists,  harmonized  procedures  across 
Federal agencies governing the provision of controlled equipment to law enforcement agencies 
(LEAs),  and  established  policy  and  training  requirements  for  LEAs  that  acquire  controlled 
equipment from the Federal Government.  As the title and content of the Report make clear, the 
recommendations  were  designed  to  support  LEAs  in  –  not  prevent  them  from  –acquiring 
necessary  equipment  and  using  that  equipment  appropriately  to  protect  and  serve  their 
communities and promote officer safety. 

Since delivering the Report to the President, Federal agencies have taken key steps specified in 
the Report to ensure that its recommendations will take effect at the beginning of Fiscal Year 
2016.2    These  include  the  formation  of  a  Permanent  Federal  Interagency  Law  Enforcement 
Equipment  Working  Group  (Working  Group)3  to  support  oversight  and  policy  development 
functions  for  controlled  equipment  programs  (see  below)  and  engagement  with  relevant 
stakeholders through multiple meetings and the receipt of written comments to obtain feedback 
on  implementation  approaches.    The  Working  Group  will  continue  this  type  of  interaction 
throughout FY16 and beyond. 4 

This  Implementation  Update  (Update)  describes  the  progress  made  on  significant  issues  and 
policy  decisions  related  to  the  Report.    Federal  agencies  should  ensure  that  applicants  for 
controlled equipment are aware of all the requirements contained in the Report as well as in this 
Update.  It should be noted that, for any inconsistencies, the directives described in this Update 
supersede the Report.  Both documents are publicly available on the website of DOJ’s Office of 
Justice Programs, Bureau of Justice Assistance (www.bja.gov) as well as through other Federal 
agency guidance and communication materials.  Applicants with questions about the Report’s 
recommendations should contact the Federal equipment program from which they are requesting 
controlled or other equipment. 

1

 https://www.whitehouse.gov/sites/default/files/docs/le_equipment_wg_final_report_final.pdf 
 Report, p. 5. 
3
 Report, p. 32, Recommendation 5.1. 
4
 Report, pp. 5, 35. 
2

1

GENERAL ISSUES

TRANSITION PERIOD.  The Working Group will implement a six‐month transition period to allow 
law enforcement agencies to perform their duties to the fullest extent while working to comply 
with new training and policy requirements.  The transition period provides LEAs the opportunity 
to examine their policies and training programs and make adjustments so they are in compliance 
with  the  Report’s  recommendations.    During  the  transition  period,  LEAs  will  be  permitted  to 
apply for and acquire controlled equipment by certifying that they will be in compliance with the 
appropriate policies, training, and other requirements by April 1, 2016.  LEAs will not be able to 
use  any  controlled  equipment  they  receive  during  this  six‐month  period,  except  for  training 
purposes, until they have certified that the appropriate policies and training are in place.   

TRIBAL.  The Report stated that “[b]efore the recommendations are implemented with respect 
to  Tribal  LEAs,  the  Working  Group  will  ensure  that  the  specific  requirements  triggered  by 
potential  changes  to  Federal  programs  affecting  sovereign  tribes,  including  appropriate  Tribal 
consultation, are met.”5  The Working Group has initiated the process of Tribal consultation and 
engagement  in  cooperation  with  DOJ’s  Office  of  Tribal  Justice.    This  process  has  included 
contacting key tribes to solicit their initial input, developing a framing paper, and arranging to 
participate in Tribal convenings, including the conferences of the National Congress of American 
Indians and the International Association of Chiefs of Police.  The Working Group also will solicit 
written comments from Tribal Governments and Law Enforcement and, after review, will make 
appropriate changes to the Report’s recommendations. 

EQUIPMENT LISTS

RECALL OF PROHIBITED EQUIPMENT.6  Equipment in LEA inventories acquired through Federal 
equipment programs that are now on the Prohibited Equipment List will be recalled during the 
first six months of Fiscal Year 2016.  This applies only to prohibited equipment acquired by LEAs 
through the Department of Defense, which is the only Federal agency that has the authority to 
recall.    DOD  will  provide  guidance  and  assistance  to  LEAs,  especially  on  how  to  return  large 
prohibited equipment. Those LEAs returning tracked armored vehicles will receive priority for 
equivalent wheeled vehicles as long as the relevant controlled equipment requirements are met.   

EQUIPMENT  DEFINITIONS.7    In  general,  if  an  LEA  has  a  question  as  to  whether  equipment  is 
prohibited or controlled, it should contact the Federal agency to which it is applying.  For DOD, 
equipment that is either controlled or prohibited will be identified by the National Stock Number 
(NSN).    For  DHS,  equipment  that  is  either  controlled  or  prohibited  will  be  identified  on  the 
Approved Equipment List (AEL). 

5

 Report, p. 10, n. 13.   
 Report, p. 13, n. 22. 
7
 Report, p. 12, n. 20. 
6

2

MODIFICATIONS.  LEAs may not modify equipment acquired using Federal resources that would 
cause it to be considered prohibited equipment, or, absent specific approval from the Federal 
agency and adherence to all relevant requirements, controlled equipment.   

POLICIES, TRAINING, AND PROTOCOLS FOR CONTROLLED EQUIPMENT

MODEL  POLICIES  AND  DEFINITION  OF  POLICY  GUIDELINES.  8    DOJ  has  provided  funding  to  a 
group  led  by  the  International  Association  of  Chiefs  of  Police  (IACP),  in  partnership  with  the 
National Tactical Officers Association and the Commission on Accreditation for Law Enforcement 
Agencies, to provide more detailed definitions for the General Policing and Specific Controlled 
Equipment Standards and to develop model policies.  The IACP‐led group has consulted a number 
of subject matter experts during this process and has produced the detailed definitions, which 
the  Working  Group  has  accepted.9    Each  Federal  agency‐member  of  the  Working  Group  will 
ensure  that  applicants  are  made  aware  of  the  detailed  definitions,  as  well  as  the  other 
recommendations in the Report and Update, through normal agency guidance and processes.  
The model policies will be available at the end of Calendar Year 2015. 

RESPONSIBILITY  OF  ACQUIRING  LEA.    LEAs  are  responsible  for  ensuring  that  whoever  uses 
controlled  equipment  acquired  by  the  LEA  through  Federal  resources  adheres  to  the  LEA’s 
relevant policies or the regional sharing agreement, regardless of whether the user is employed 
by that LEA. 

ACQUISITION PROCESS FOR CONTROLLED EQUIPMENT

CIVILIAN GOVERNING BODY REVIEW.10  The Working Group has amended this requirement for 
LEAs  where  the  chief  executive  is  popularly  elected  (e.g.,  Sheriffs).    Such  LEAs  must  provide 
official written notice to – but are not required to obtain approval from – their civilian governing 
body at least 30 days in advance of any application to acquire controlled equipment from the 
Federal Government.  This change takes into account the fact that popularly‐elected heads of 
LEAs are directly accountable to their community‐constituency. 

“REASONABLE  OPPORTUNITY”  FOR  CIVILIAN  GOVERNING  BODY  REVIEW.11    A  reasonable 
opportunity for a civilian governing body to review an LEA’s application for controlled equipment 
is 30 days.  Thus, an LEA in its application must certify that (1) the civilian governing body explicitly 
approved  of  or  concurred  in  the  LEA’s  acquisition  of  the  controlled  equipment  listed  in  the 
application, or (2) it provided formal written notice to the civilian governing body at least 30 days 
prior  to  the  submission  of  the  application  of  its  intent  to  acquire  the  specified  controlled 
equipment and has not received disapproval or non‐concurrence.   

8

 Report, p. 20. 
 Appendix. 
10
 Report, p. 28, Recommendation 3.1. 
11
 Id. 
9

3

CAMPUS LAW ENFORCEMENT AT INSTITUTIONS OF HIGHER EDUCATION (IHEs).  The Working 
Group  has  clarified  the  requirements  for  Campus  LEAs  operating  in  Institutions  of  Higher 
Learning.  First, the Campus LEA’s civilian governing body – which is the IHE’s Board of Governors 
or  an  equivalent  body –  must  explicitly  approve  the  acquisition  of  controlled  equipment,  and 
such  approval  must  be  evidenced  in  the  Campus  LEA’s  application  to  the  Federal  equipment 
program.  In other words, silence or inaction by the Campus LEA’s civilian governing body does 
not constitute evidence of approval, and the “reasonable opportunity to review” standard does 
not apply to Campus LEA applications.  Second, Campus LEAs must certify that their policies and 
training include specific provisions on using equipment in a way that does not chill speech, is not 
disruptive  to  the  educational  environment,  and  does  not  foster  a  hostile  climate  among 
students.    Third,  Campus  LEAs  must  remove  the  militaristic  appearance  of  any  controlled 
equipment vehicles they acquire (if allowed by the Federal program) by, for example, painting 
them a different color.  The U.S. Department will advise the Permanent Working Group about 
the specific criteria appropriate for the detailed justification that apply to Campus LEAs. 

QUARTERLY SAMPLE AND REVIEW OF APPLICATION STANDARDS.  In an ongoing effort toward 
uniformity of the standards and processes to assess the adequacy of each application, including 
the detailed justification, the Permanent Working Group will meet quarterly to review a sample 
of applications from each Federal agency to determine the factors and the weight given to each 
element  that  were  considered  in  approving  or  disapproving  an  application.    The  continued 
engagement and inter‐agency coordination will lead toward a more dependable, standardized 
process throughout the Federal equipment programs.12 

EFFECT OF FINDINGS OF CIVIL RIGHTS VIOLATIONS.  As the Report indicates, LEAs are required 
to state in their application to acquire controlled equipment “whether they have been found to 
be in violation of a Federal civil rights statute or programmatic term during the past three (3) 
years  and,  if  so,  whether  any  disposition  was  reached  or  corrective  actions  were 
taken.”13  Accordingly, LEAs must disclose any finding by a Federal court or a Federal government 
agency,  including  an  agency’s  Office  of  Civil  Rights  or  the  Civil  Rights  Division  of  the  U.S. 
Department  of  Justice,  that  the  LEA  has  violated  a  Federal  civil  rights  law  with  respect  to  its 
policing functions.  LEAs must also disclose any admissions of liability they have made regarding 
violations of Federal civil rights law in their policing functions.  Federal agencies should obtain as 
much information as possible about the violation, which, along with any effort the LEA has taken 
to  cure  the  violation,  will  be  considered  in  determining  whether  the  LEA  should  acquire 
controlled equipment.      

CAMOUFLAGE UNIFORMS.14  Federal agencies must ensure that LEA applicants are aware that 
Federally‐acquired  camouflage‐patterned  uniforms  are  authorized  to  be  worn  only  in 
environments where they actually camouflage the wearer, as opposed to, for example, cities, 
towns, and other urban or populous areas.  Implementing this requirement can be accomplished 
12

 Report, p. 27. 
 Report, p. 26.   
14
 Report, p. 13. 
13

4

through changes to Memoranda of Understanding/Agreement, Federal agency guidance, or the 
application form. 

TRANSFER / SALE OF CONTROLLED EQUIPMENT

TRANSFER / SALE OF CONTROLLED EQUIPMENT TO NON‐LEAs.  Recommendation 4.2 limits the 
type of equipment that LEAs can transfer or sell to non‐LEAs to fixed‐wing aircrafts, rotary‐wing 
aircrafts, and command and control vehicles.15  The Working Group has added a fourth category 
of vehicles to this list –  Tactical Vehicles, such as HMMWVs, which are not armored vehicles.  
Consistent  with  the  Report,  any  equipment  in  these  four  categories  must  be  stripped  of  law 
enforcement insignias and markings prior to transferring or selling the equipment; sensitive or 
potentially dangerous components must also be removed.   The LEA also must notify and receive 
approval  for  the  sale  from  the  Federal  agency  through  which  it  acquired  the  controlled 
equipment. 

OVERSIGHT, COMPLIANCE, AND IMPLEMENTATION

PERMANENT  WORKING  GROUP.16    As  stated  above,  a  Permanent  Working  Group  has  been 
established and has met regularly since the Report was delivered to the President to plan for the 
implementation of the recommendations.  The Working Group has held three meetings with law 
enforcement stakeholders and two meetings with civil rights and civil liberties groups to discuss 
their implementation questions and concerns.  Additionally, Federal agencies have conducted 
briefings  for  their  respective  State  Coordinators  and  Administrative  Agencies  who  are  key 
partners in implementing the recommendations.   

Beginning in October 2015, the Working Group will meet quarterly to review implementation 
efforts, address concerns and questions from applicants, provide and review information for the 
interagency  database  (see  below),  and  continue  to  harmonize  the  standards  for  Federal 
equipment programs.  Additionally, the Working Group is planning to hold a July 2016 annual 
review  of  the  implementation  of  the  Report’s  recommendations,  including  an  assessment  of 
whether equipment  categories  should  be  added  or  deleted  from  the  prohibited  or  controlled 
equipment  lists.    This  review  will  include  engagements  with  stakeholders  from  the  law 
enforcement, civil rights and civil liberties, and other interested communities.  

DATABASE.17  The Working Group has established the criteria for an interagency database that 
will be managed by the Bureau of Justice Assistance at DOJ and will be staffed by a dedicated 
contractor.  The Database will include information on applicant‐LEAs; the controlled equipment 
they acquired; whether any controlled equipment was transferred, sold, or otherwise disposed; 
and  whether  the  LEA  has  been  found  to  be  in  violation  of  any  programmatic  rule  or  statute, 
including civil rights violations, that would raise concerns of suitability for acquiring controlled 
15

 Report, p. 31. 
 Report, pp. 33‐34, Recommendation 5.1. 
17
 Report, p. 33. 
16

5

equipment.  This information will be collected quarterly in advance of the regular Working Group 
meetings. 

COORDINATION OF OFFICES OF CIVIL RIGHTS AND RELEVANT MOUs.18  In October 2015, the 
Federal  Coordination  and  Compliance  Section  (FCS)  of  DOJ’s  Civil  Rights  Division  will  begin 
meeting  with  Federal  Offices  of  Civil  Rights  (OCRs)  to  begin  planning  ongoing  training  and 
coordination consistent with the recommendations of the report.  FCS is charged under Executive 
Order 12250 with coordinating the enforcement of the nondiscrimination provisions in various 
civil rights laws, including Title VI of the Civil Rights Act of 1964.  FCS will train OCRs on how to 
respond to complaints received from the community, initiate compliance reviews, and request 
relevant data.  FCS also will work with agency OCRs on coordinating compliance reviews to avoid 
duplicating efforts and ensuring that a large representative sample of LEAs are reviewed. 

* * * * * 

18

 Report, p. 34. 
6