Group Quarters

Draft 9 (5-16-2017)

OMB No. xxxx-xxxx: Approval Expires xx/xx/xxxx

DH-30(L)(SH)(E/S)
(5-2017)

DC

UNITED STATES DEPARTMENT OF COMMERCE
Economics and Statistics Administration

U.S. Census Bureau
Washington, DC 20233-0001
OFFICE OF THE DIRECTOR

To: Student Housing Administrator
In preparation for the 2020 Census, your college/university has been selected by the U.S. Census Bureau
to participate in the 2018 Census Test. The Census Bureau is researching modern and cost-efficient
methods for everyone in the nation to be counted in the 2020 Census. Participation in this test will help
ensure an accurate count.
the area census office will contact you to:
Make or confirm an appointment.
Verify your enumeration method.
Collect information about the residents who live or stay at your facility.
Answer any questions you may have about the 2018 Census Test.

T

Staff in
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R
AF

It is important to remember that for census purposes, college/university students living in student housing
are considered residents of the place where they live while attending school, (students are not counted
at their parents’ addresses).
It is vital that the Census Bureau has an accurate and complete count of everyone living in student
housing at your college/university. Many federal laws require the use of census data to distribute funding,
monitor important programs, and enforce laws against discrimination. States, cities, counties, and
American Indian reservations use census data to plan future programs, services, and development.

D

The Census Bureau collects data in compliance with the Family Educational Rights and Privacy Act
(FERPA). When counting the students at your college/university, we will collect each student’s name,
sex, age, date of birth, race, ethnicity, and an alternate address where they live or stay when not at
your college/university. For students who do not respond, colleges and universities can lawfully
disclose directory information from student records to the Census Bureau without prior consent of the
student, parents, or guardians as stated in FERPA. Directory information includes a student’s name,
date of birth, school address, and dates of attendance.
The Census Bureau is required by law to protect your information. The Census Bureau is not
permitted to publicly release your responses in a way that could identify anyone at your college/university.
We are conducting this survey under the authority of Title 13, U.S. Code, Sections 141, 193, 221
and 223. Federal law protects your privacy and keeps your answers confidential (Title 13, U.S. Code,
Section 9). By law, the Census Bureau can only use your responses to produce statistics. Per the
Federal Cybersecurity Enhancement Act of 2015, your data are protected from cybersecurity risks
through screening of the systems that transmit your data. For more information about how we protect
your responses, please visit our website at census.gov, and at the bottom of the home page, click on
“Data Protection and Privacy Policy.”
For more information about the 2018 Census Test, please visit our website at census.gov/2018census.test.
Additional questions can be answered when a Census Bureau worker contacts you. Thank you for
your cooperation, and we look forward to working with you.
Sincerely,

John H. Thompson
Director

census.gov

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Núm. de OMB xxxx-xxxx: La aprobación vence xx/xx/xxxx

DH-30(L)(SH)(E/S)
(5-2017)

DC

UNITED STATES DEPARTMENT OF COMMERCE
Economics and Statistics Administration

U.S. Census Bureau
Washington, DC 20233-0001
OFFICE OF THE DIRECTOR

Para: Administrador(a) de esta residencia de estudiantes:
En preparación para el Censo del 2020, su colegio universitario o universidad ha sido seleccionado(a) por la
Oficina del Censo de los EE. UU. para participar en la Prueba del Censo del 2018. La Oficina del Censo
está investigando métodos modernos y económicos para que todas las personas de la nación sean contadas en
el Censo del 2020. Su participación en esta prueba ayudará a asegurar un conteo más preciso.

T

El personal de la Oficina del Censo en el área se comunicarán con usted para:
• Hacer o confirmar una cita.
• Verificar su método de enumeración.
• Recopilar información de los residentes en su instalación.
• Responder cualquier pregunta que usted pueda tener sobre la Prueba del Censo del 2018.

R
AF

Es importante recordar que, para propósitos del censo, los estudiantes del colegio universitario o universidad se
consideran residentes del lugar donde viven mientras asisten a la institución (a los estudiantes no se los cuenta
en los domicilios de sus padres).
Es indispensable que la Oficina del Censo tenga un conteo preciso y completo de todas las personas que vivan
en residencias para estudiantes en su colegio universitario o universidad. Muchas leyes federales requieren el
uso de los datos del censo para la distribución de fondos, el seguimiento de programas importantes y la
aplicación de leyes contra la discriminación. Los estados, las ciudades, los condados y las reservas de indígenas
de las Américas usan los datos del censo para planificar futuros programas, servicios y desarrollo.

D

La Oficina del Censo recopila información en conformidad con la Ley de Derechos Educacionales y Privacidad
de las Familias (FERPA, por sus siglas en inglés). Cuando contemos a los estudiantes en su colegio
universitario o universidad, recopilaremos el nombre, sexo, edad, fecha de nacimiento, raza y origen étnico de
cada estudiante y una dirección alternativa donde vivan o se queden cuando no estén en su colegio universitario
o universidad. Para los estudiantes que no respondan, los colegios universitarios y universidades pueden
divulgar legalmente información de directorio de los archivos de los estudiantes a la Oficina del Censo sin
consentimiento previo de los estudiantes, padres o tutores, tal como figura en FERPA. La información de
directorio incluye el nombre del estudiante, fecha de nacimiento, dirección de la institución y fechas de
asistencia.
La Oficina del Censo de los EE. UU. está obligada por ley a proteger su información. A la Oficina del Censo no
se le permite divulgar sus respuestas de manera que alguien en su institución pudiera ser identificado. Estamos
llevando a cabo esta encuesta en conformidad con la autoridad que nos otorgan las secciones 141, 193, 221 y
223 del Título 13 del Código de los EE. UU. La ley federal protege su privacidad y mantiene confidenciales sus
respuestas (Título 13, Código de los EE. UU., Sección 9). Por ley, la Oficina del Censo puede usar sus
respuestas solamente para producir estadísticas. En conformidad con la Ley para el
Fortalecimiento de la Seguridad Cibernética Federal del 2015, sus datos están protegidos contra los riesgos de
seguridad cibernética mediante los controles aplicados a los sistemas que trasmiten su información. Para más
información acerca de cómo protegemos su información, visite nuestro sitio web census.gov, y en la parte inferior
de la página principal haga clic en “Data Protection & Privacy Policy”.
Para más información sobre la Prueba del Censo del 2018, visite nuestro sitio web census.gov/2018censustest.
El trabajador de la Oficina del Censo que se ponga en contacto con usted podrá contestar otras preguntas.
Muchas gracias por su cooperación, y esperamos poder trabajar con usted.
Atentamente,

John H. Thompson
Director
census.gov

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