Catch monitoring plans / First Receivers Preparation & Inspection

Wes
st Coast Groundfish
Sho
orebased IFQ Prog
gram

First Receiver Site Lice
ense

Ca
atch
h Mo
onitorring
g
Pla
an Gui
G delline
es

Any  buyer  of  ind
dividual  fishing  quota  (IFFQ)  groundfish  from  an  IFQ  vessel  must  have  a  first  receiveer  site  license
e 
(site  license)  for  each  physiccal  landing  site  where  th
hey  will  receeive  IFQ  grouundfish.  If  yo
our  businesss  accepts  IFQ
Q 
catch
h  at  more  than  one  ph
hysical  locattion,  you  will  be  requirred  to  obtaain  a  site  liccense  for  eaach  location
n.  
Convversely,  if  more  than  one  buyer  unloads  at  a  sin
ngle  physicaal  location,  each  buyer  iss  required  to
o  have  a  site
e 
licen
nse. The buye
er, as repressented on the electronic fish ticket, is required to
o be the firstt receiver in all cases.  

To  apply  for  a  firrst  receiver site  license,  submit  the  following  materials  to  thhe  National  Marine  Fisheries  Service
e 
(NMFS) West Co
oast Region Fisheries Permit Office: 

1.
2.
3.
4.

A first re
eceiver site liicense appliccation form
The site license application fee  
A catch monitoring plan for the site 
A copy of your curre
ent state buyyer’s license 

First  receiver  sitte  licenses  have  a  comm
mon  end  daate  of  June  30  and  musst  be  re‐registered  each
h  year.  A  re‐
regisstration  application  consists  of  the  same  mateerials  as  a  neew  application  (listed  above).  Please  note  that 
ns  without  v erification  from  the  Ecconomic  Datta  Collection
n 
NMFFS  will  not  process  any  site  licensee  application
(EDC
C)  program  coordinatorss  that  all  req
quired  EDC  forms  are  suubmitted  and  complete.  Additionally,  NMFS  will 
e license unttil all required cost recovvery fees asssociated withh a license arre paid. 
not reissue a site

Cattch Monittoring Pla
an

Undeer the shore
ebased  IFQ program, eacch  first  receiver  is  requirred  to  have  a  certified caatch monitor present for 
the  entire  durattion  of  any  IFQ  landing..    Thereforee,  all  site  liceense  applicaants  are  req
quired  to  submit  a  catch
h 
monitoring  plan.  The  plan  will  be  used  by  NMFS  to  ensure  safeety  and  accuurate  catch  accounting,  and  by  catch
h 
monitors  to  assist  in  comple
eting  their  du
uties.  The  do
ocument  shoould  includee  description
ns  of  sorting  spaces,  how
w 
catch
h is accurate
ely sorted, weighed and recorded, methods usedd to preventt unsorted caatch from en
ntering areas 
beyo
ond  the  sorting  space,  sccales  used  fo
or  weighing  and  their  loocations,  delivery  points  and  the  cattch  monitor’s 
obseervation areaa. This guide is intended to help you through thee process of  creating a catch monito
oring plan for 
a First Receiver Site License application. 

Last updateed: 10/22/2015 

Additional Requirements

In addition to your application, you will also need to:  

1. Set  up  a  contract  with  a  catch  monitor  provider  and  arrange  to  have  a  catch  monitor  available  for  the 
entire duration of any IFQ landing.  
2. Work  with  Pacific  States  Marine  Fisheries  Commission  (PSMFC)  to  ensure  that  you  have  the  most 
current  version  of  the  electronic  fish  ticket  submission  software  installed.  Please  contact  Dave  Colpo  at 
503‐595‐3100.   
3. The Catch Monitor Program coordinator will conduct a site inspection for each initial application, and at 
least  once  every  three  years  for  re‐registrations.  The  Catch  Monitor  Program  coordinator  will  contact 
you to schedule an inspection once your complete application has been submitted.  

Catch Monitoring Plan Contents
Please include the following sections and information in your catch monitoring plan. At the time of initial 
application or re‐registration, the Catch Monitor Program coordinator and NMFS staff will review your catch 
monitoring plan to ensure that all of the contents have been included and appropriately addressed, and that 
the plan matches the actual layout and processes at the facility.  
A. Identifying Information 
 Name and physical location of the first receiver 
 Business mailing address, telephone, fax, and email of the first receiver 
 Identify whether you are a whiting first receiver, a non‐whiting first receiver, or both 
 Name, title, and signature of the person submitting the catch monitoring plan 
 Submission date 

B. Sorting Requirements  
1. Delivery Points 
 Identify each location at the site where catch is removed from IFQ vessels. 
2. Sorting Process 
 Sorting locations and amount of space available for sorting activities  
 Explain what equipment is available to ensure that all catch is accessible to be viewed by the 
catch monitor throughout the duration of the offload.  
 Number of people assigned to assist in sorting activities (please provide a range‐ for example: 3‐
5 people) 
 Approximate rate at which catch flows through the sorting area (for example: approximately 
5,000 pounds/hour) 
 Note whether grinders are located on site. If there are not grinders on site, please say so. If there 
are grinders on site, note the location of each grinder and its proximity to sorting and weighing 
activities.  

Last updated: 10/22/2015 



Explain what steps are taken to prevent unsorted catch from entering the factory or other areas 
beyond the catch monitor’s observable area. In the unlikely event that catch was missorted or 
unsorted during sorting activities, what steps would be taken to ensure all species were 
accurately reported to federal species or species groups? 
3. Employee Skills and Training for Sorting to IFQ Species Groups 
 Identify training given to employees on fish identification (for example: how much time was 
spent training employees; was the training formal or on‐the‐job?)  
 Include the name of the person responsible for training new employees in the sorting process 
 List resources on‐site for training and sorting (for example: fish ID manuals, fish posters) 

C. Weighing Requirements 
1. Scales 
a. For each scale to be used for weighing IFQ species or species groups include the following 
information:  
 Make and model for each scale used to weigh IFQ catch 
 Most recent scale test date and name of the organization conducting the scale test. 
Scales intended for use in IFQ landings require a valid sticker indicating that the scales are 
valid in the state where the scale is located.  
 The number of divisions and maximum capacity 
b. Scales designed for bulk weighing (hopper/flow scale): 
 If your location does not have a hopper or flow scale, please write “Not Applicable” for 
this section. 
 The scale must have a printer with an automatic recording function – please verify that it 
does in your plan, and include a sample print‐out and tote label as an attachment to your 
plan.  
c. Scales not designed for bulk weighing (platform or hanging scales): 
 If you receive 200,000 pounds or more of fish in any month, a printer is required – please 
verify the presence of a printer, list the information provided on the print‐out, and 
include a sample print‐out as an attachment to your plan. 
 If you receive less than 200,000 pounds of fish each month, a printer is not required, 
provided that the first receiver ensures that all catch is weighed, and the catch monitor, 
NMFS staff, or an authorized officer can verify that all catch is weighed. (Note: if you 
were required to have a printed record under a previous catch monitor plan, you must 
continue to produce a print‐out.)  
o If the scale can produce a print‐out, list the information provided on the print‐out, 
and include a sample print‐out and a tote label as an attachment to your plan.  
o If the scale cannot produce a printed record, state how the scale will be used and 
explain how the first receiver will keep a complete and accurate record for each 
delivery. Please attach a sample tally sheet and tote label.  

Last updated: 10/22/2015 

2. Weighing Process 
 Describe how the weight of large volumes of catch is accurately determined. Include the physical 
process and calculations to determine catch weight when weighing totes of catch and/or when 
using a hopper scale. (For example: “All totes are weighed with bottom ice and tagged with the 
tote/ice weight, usually 200 lbs. The scale is set to account for this weight (‐200 lbs), so the 
weight that is visible on the scale is only the weight of the catch in the tote. This weight is 
recorded on a tally sheet and totaled when all catch has been removed from the vessel.”) 
 Describe how the weight of small volumes of catch is accurately determined. Include the physical 
process and calculations to determine weight of a small amount (i.e. 4 pounds) of a specific 
species. (For example: “When weighing just one fish, we use a small scale that weighs in 0.1 lb 
increments to ensure an accurate weight is obtained.  This weight is recorded on a tally sheet 
and totaled when all catch has been removed from the vessel”). 
 Describe the process for determining the accurate weights of totes/containers used to weigh 
catch. 
 Describe the process for determining the actual weight of ice used for each IFQ species or 
species group (if ice is not used, please state this). 

D. Catch Monitor Requirements 
1. First Receiver Liaison: Provide the name and title of the person who will be responsible for: (1) orienting 
new catch monitors to the facility and operations, (2) assisting in the resolution of catch monitor 
concerns, and (3) informing and submitting any changes to the catch monitoring plan to NMFS. Instead 
of simply writing the first receiver liaison’s name and title, be sure to write out that they will be 
responsible for these duties and list the duties.  
2. Reasonable Assistance: Provide the name and title of the person who will be responsible for: (1) 
notifying the catch monitor of processor activities at any time IFQ catch is being received, sorted or 
weighed, (2) ensuring dock personnel provide reasonable assistance to the CM when required, (3) 
responding to the catch monitor when they have a question or problem. Instead of simply writing their 
name and title, be sure to write out that they will be responsible for these duties and list the duties. 
3. Catch Monitor Safety 
 Is an emergency action plan available? If yes, please state where a copy of the plan is available to 
the catch monitor. If not, please state and provide details of planned response in an emergency 
situation. (For example: “In an emergency requiring evacuation (fire/tsunami/earthquake etc.), 
we would muster on the hillside behind the dock.  The dock foreman is responsible for ensuring 
everyone is accounted for.”) 
 Do any employees have first aid/CPR training? If yes, please provide a list or the location of a list 
of the name and title of employees with first aid/CPR training. If not, please state and provide 
details of planned response in an emergency medical situation. (For example: “In an emergency, 
we would call 9‐1‐1”, and/or “The hospital is 1.6 miles away on xxx road”). 
 Describe the locations of first aid supplies and safety equipment (for example: life ring, fire 
extinguishers, and any other available safety equipment). 

Last updated: 10/22/2015 



Describe lighting for limited visibility conditions to ensure catch can be effectively sorted to IFQ 
species or groups and to ensure catch monitor safety. 
4. Catch Monitor Access to Facility 
 Explain how the catch monitor will have access to the catch throughout the sorting and weighing 
process 
 Identify the location of an observation area where the catch monitor has an unobstructed view 
of the entire flow of catch between the delivery point and the location where sorting takes place 
and each species/species group is weighed. 
 Identify the location of a secure space or lockable cabinet for storage of catch monitor gear 
 Explain how the catch monitor will have access to state fish tickets, electronic fish tickets, scale 
test results and other required information 
5. Catch Monitor Maximum Work Hours 
 The working hours of each individual catch monitor is limited as follows: the time required for a 
catch monitor to conduct monitoring duties must not exceed 14 consecutive hours in a calendar 
day. Following a monitoring shift of more than 10 hours, each catch monitor must be provided 
with a minimum of 8 hours break before they may resume monitoring.  

E. Diagram – at a minimum, must include: 
 The delivery point ‐ Identify each location where catch is removed from the IFQ vessel.  
 The catch monitor observation area (see D4) – Identify the location where the catch monitor has an 
unobstructed view of the entire flow of catch between the delivery point, the sorting location, and the 
location where each species/species group is weighed. 
 Sorting locations 
 Location of each scale used to weigh IFQ catch 
 Location of grinders, if applicable (see B2) 
 Location of safety equipment (first aid kit, life ring, fire extinguisher, etc. ‐ see D3) 

F. Prohibited Species (Note: Now a required section for all first receivers)  
 Provide the name and title of the person(s) responsible for counting, weighing, and labeling prohibited 
species by vessel and date 
 Describe how prohibited species are secured 
 Identify refrigerated or iced location 
 Name all persons and positions who will have access to prohibited species once secured 
 How will any landed prohibited species be dealt with (for example: will prohibited species be donated to 
a food share, surrendered to state enforcement, or disposed of?) 

G. Electronic Fish Ticket (E‐Ticket) Submittal 
For the information below ‐ instead of simply writing the person’s name and title, be sure to write out that they 
will be responsible for these duties and list the duties. 
 Identify the name and title of the person(s) who will provide the catch monitor with the fish ticket 
number. 
Last updated: 10/22/2015 






Identify the name and title of the person(s) responsible for comparing data with the catch monitor and 
vessel operator, and ensuring that hard copies of e‐tickets or dock tickets are signed by both vessel 
operator and IFQ first receiver. If catch will be transported, this occurs prior to transport.  
Identify the name and title of the person(s) responsible for entering, editing, and submitting the data 
within 24 hours. 
Identify the name and title of the person(s) who will act as a contact point for the catch monitor in case 
they have questions about dock tickets or submitted e‐ticket data. Please also include contact 
information (phone and/or email) for this person if different than above. 

Last updated: 10/22/2015