CMS-304a - Instructions Crosswalk

2019 (old version)

2020 (new version)

Type of
Change

Reason for Change

Burden Change

Header ‐ Instructions: 
PRIOR QUARTER ADJUSTMENT STATEMENT (PQAS) INSTRUCTIONS

Header ‐ Instructions:  
MEDICAID DRUG REBATE PROGRAM
PRIOR QUARTER ADJUSTMENT STATEMENT (PQAS) 
Form CMS‐304a
DATA DEFINITIONS
Effective: July 1, 2021

Rev

To align Header with other Medicaid Drug  N/A
Rebate Program documentation.

Header ‐ Data Definitions: 
PQAS Form (CMS‐304a) Labeler Data Definitions

Header ‐ Data Definitions: 
MEDICAID DRUG REBATE PROGRAM
PRIOR QUARTER ADJUSTMENT STATEMENT (PQAS) 
Form CMS‐304a
DATA DEFINITIONS
Effective: July 1, 2021

Rev

To align Header with other Medicaid Drug  N/A
Rebate Program documentation.

Sub‐Header ‐ Data Definitions: 
Data Fields
Sub‐Header ‐ Data Definitions: 
N/A
N/A

Sub‐Header ‐ Data Definitions: 
N/A
Sub‐Header ‐ Data Definitions: 
RECORD 1 – PQAS: 
Record ID: Constant of “P1” for “PQAS 1”.

Del

No longer relevant

N/A

Add

To align verbiage with other Medicaid Drug 
Rebate Program documentation.

N/A

Add

N/A

Labeler Name:…Alpha‐numeric;

Labeler Name:Alpha‐numeric values;

Rev

To align verbiage with other Medicaid Drug 
Rebate Program documentation.
To align verbiage with other Medicaid Drug 
Rebate Program documentation.

Rev

The Fax Field is no longer relevant so it is 
being replaced with an Email Field

N/A

Add

To align verbiage with other Medicaid Drug 
Rebate Program documentation.

N/A

Add

To align verbiage with other Medicaid Drug 
Rebate Program documentation.
To align verbiage with other Medicaid Drug 
Rebate Program documentation.

N/A

To align verbiage with other Medicaid Drug 
Rebate Program documentation.

N/A

Fax: Labeler’s Invoice contact fax number. Numeric values; 10‐digit field; area code and fax 
number. 
Sub‐Header ‐ Data Definitions: 
N/A
N/A

Email: Labeler’s Invoice contact email address. Alpha‐numeric values; 50‐digit field. 
Sub‐Header ‐ Data Definitions: 
RECORD 2 – PQAS: 
Record ID: Constant of “P2” for “PQAS 2”.

N/A

N/A

Labeler Code: The first segment of the National Drug Code (NDC) that identifies the  Add
labeler. Numeric values; 5‐digit field; right‐justified; zero‐padded.

FFS/MCO Record ID (Column C): ...The MCOU Record ID indicates that the information for 
this NDC represents a Managed Care Organization record.

FFS/MCO Record ID (Column C):...The MCOU Record ID indicates that the 
information for this NDC represents a Managed Care Organization record.  4‐digit 
field; no blanks.

Original Unit Rebate Amount (URA) (Column  D): ...Numeric values; 11‐digit field: 5 whole 
numbers and 6 decimal places; zero‐padded; right‐justified.

Original Unit Rebate Amount (URA) (Column  D): ...Numeric values; 15‐digit field:  Rev
8 whole numbers, the decimal point (‘.’) and 6 decimal places; zero‐padded; right‐
justified.  

Updated verbiage to account for increased  N/A
field size from 11 ‐ 15 digits

Current Unit Rebate Amount (URA) (Column  E): ...Numeric values; 11‐digit field: 5 whole 
numbers and 6 decimal places; right‐justified; blank‐filled if not applicable. 

Current Unit Rebate Amount (URA) (Column  E): ...Numeric values; 15‐digit field: 8  Rev
whole numbers, the decimal point (‘.’) and 6 decimal places; right‐justified; blank‐
filled if not applicable. 

Updated verbiage to account for increased  N/A
field size from 11 ‐ 15 digits

Type of Change: Rev = Revision, Del = Deletion, Add = Addition, and Red = Redesgnation.

Add

N/A

2019 (old version)

2020 (new version)

Type of
Change

Reason for Change

Burden Change

Original Units Invoiced (Column  F): ...Numeric values; 12‐digit field: 9 whole numbers and 3  Original Units Invoiced (Column  F): ...Numeric values; 16‐digit field: 12 whole 
Rev
decimal places; right‐justified; zero‐padded. 
numbers, the decimal point (‘.’) and 3 decimal places; right‐justified; zero‐padded. 

Updated verbiage to account for increased  N/A
field size from 12 ‐ 16 digits

Current Units to Date (Column  G): ...Numeric values; 12‐digit field; 9 whole numbers and 3  Current Units to Date (Column  G): ...Numeric values; 16‐digit field; 12 whole 
Rev
decimal places; right‐justified; zero‐padded.
numbers, the decimal point (‘.’) and 3 decimal places; right‐justified; zero‐padded.   

Updated verbiage to account for increased  N/A
field size from 12 ‐ 16 digits

Prior Units Paid (Column  H): ...Numeric values; 12‐digit field: 9 whole numbers and 3 
decimal places; right‐justified; zero‐padded. 

Prior Units Paid (Column  H): ...Numeric values; 16‐digit field: 12 whole numbers, 
the decimal point (‘.’) and 3 decimal places; right‐justified; zero‐padded. 

Rev

Updated verbiage to account for increased  N/A
field size from 12 ‐ 16 digits

Current Units Paid to Date (Column  I): ...Numeric values; 12‐digit field: 9 whole numbers 
and 3 decimal places; right‐justified; zero‐padded. 

Current Units Paid to Date (Column  I) ...Numeric values; 16‐digit field: 12 whole  Rev
numbers, the decimal point (‘.’) and 3 decimal places; right‐justified; zero‐padded. 

Updated verbiage to account for increased  N/A
field size from 12 ‐ 16 digits

Prior Units Disputed (Column  J): ...Numeric values; 12‐digit field: 9 whole numbers and 3 
decimal places; right‐justified; zero‐padded. 

Prior Units Disputed (Column  J): ...Numeric values; 16‐digit field: 12 whole 
Rev
numbers, the decimal point (‘.’) and 3 decimal places; right‐justified; zero‐padded. 

Updated verbiage to account for increased  N/A
field size from 12 ‐ 16 digits

Rev
Current Units Disputed to Date (Column  K): ...Numeric values; 16‐digit field: 12 
whole numbers, the decimal point (‘.’) and 3 decimal places; right‐justified; zero‐
padded. 
Original Amount Invoiced (Column  L): ...Numeric values; 9‐digit field: 7 whole numbers and  Original  Amount  Invoiced  (Column   L):  ...Numeric  values;  16‐digit  field:  13  whole  Rev
2 decimal places; right‐justified;  zero‐padded.
numbers,  the  decimal  point  (‘.’)  and  2  decimal  places;  right‐justified;  zero‐padded. 

Updated verbiage to account for increased  N/A
field size from 12 ‐ 16 digits

Revised  Invoice  Amount  (Column   M):  ...Numeric  values;  9‐digit  field:  7  whole  numbers  and  Revised  Invoice  Amount  (Column   M):  ...Numeric  values;  16‐digit  field:  13  whole 
2  decimal  places;  right‐justified;  zero‐padded. 
numbers,  the  decimal  point  (‘.’)  and  2  decimal  places;  right‐justified;  zero‐padded.

Rev

Updated  verbiage  to  account  for  increased  N/A
field  size  from  9 ‐  16  digits

Prior  Amount  Paid  (Column   N):  ...Numeric  values;  9‐digit  field:  7  whole  numbers  and  2 
decimal  places;  right‐justified;  zero‐padded.

Rev

Updated  verbiage  to  account  for  increased  N/A
field  size  from  9 ‐  16  digits

Current  Amount  Paid  to  Date  (Column   O):  ...Numeric  values;  9‐digit  field:  7  whole  numbers  Current  Amount  Paid  to  Date  (Column   O):  ...Numeric  values;  16‐digit  field:  13 
and  2  decimal  places;  right‐justified;  zero‐padded.
whole  numbers,  the  decimal  point  (‘.’)  and  2  decimal  places;  right‐justified;  zero‐
padded. 

Rev

Updated  verbiage  to  account  for  increased  N/A
field  size  from  9 ‐  16  digits

Amount  Paid  This  Transaction  (Column   P):  ...Numeric  values;  9‐digit  field:  7  whole  numbers  Amount  Paid  This  Transaction  (Column   P):  ...Numeric  values;  16‐digit  field:  13 
and  2  decimal  places;  right‐justified;  zero‐padded.
whole  numbers,  the  decimal  point  (‘.’)   and  2  decimal  places;  right‐justified;  zero‐
padded.
Sub‐Header ‐  Data  Definitions: 
Sub‐Header ‐  Data  Definitions: 
N/A
RECORD  3  –  ROSI: 
N/A
Record ID: Constant of “R3” for “ROSI 3”.

Rev

Updated  verbiage  to  account  for  increased  N/A
field  size  from  9 ‐  16  digits

Add

To align verbiage with other Medicaid Drug 
Rebate Program documentation.

N/A

Add

N/A

Current Units Disputed to Date (Column  K): ...Numeric values; 12‐digit field: 9 whole 
numbers and 3 decimal places; right‐justified; zero‐padded.

Prior  Amount  Paid  (Column   N):  ...Numeric  values;  16‐digit  field:  13  whole 
numbers,  the  decimal  point  (‘.’)  and  2  decimal  places;  right‐justified;  zero‐padded.

Updated  verbiage  to  account  for  increased  N/A
field  size  from  9 ‐  16  digits

N/A

Labeler Code: The first segment of the National Drug Code (NDC) that identifies the  Add
labeler. Numeric values; 5‐digit field; right‐justified; zero‐padded.

To align verbiage with other Medicaid Drug 
Rebate Program documentation.
To align verbiage with other Medicaid Drug 
Rebate Program documentation.

Plus Interest Payment: ...Numeric; values 8‐digit field: 6 whole numbers and 2 decimal 
places; right‐justified; zero‐padded.

Plus Interest Payment: ...Numeric values; 16‐digit field: 13 whole numbers, the 
decimal point (‘.’) and 2 decimal places; right‐justified; zero‐padded. 

Rev

Updated verbiage to account for increased  N/A
field size from 8 ‐ 16 digits

Total Remittance: ...Numeric values; 10‐digit field: 8 whole numbers and 2 decimal places; 
right‐justified; zero‐padded.

Total Remittance: ...Numeric values; 16‐digit field: 13 whole numbers, the decimal  Rev
point (‘.’) and 2 decimal places; right‐justified; zero‐padded.

Updated verbiage to account for increased  N/A
field size from 8 ‐ 16 digits

Type of Change: Rev = Revision, Del = Deletion, Add = Addition, and Red = Redesgnation.

N/A