Bmis Sorn

Federal Register, Volume 76 Issue 31 (Tuesday, February
15, 2011)
[Federal Register Volume 76, Number 31 (Tuesday, February 15, 2011)] 
[Notices] 
[Pages 8761‐8764] 
From the Federal Register Online via the Government Publishing Office [www.gpo.gov] 
[FR Doc No: 2011‐3448] 

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 
DEPARTMENT OF HOMELAND SECURITY 
Office of the Secretary 
[Docket No. ICEB‐2011‐0001] 

Privacy Act of 1974; U.S. Immigration and Customs Enforcement,  
DHS/ICE‐004 Bond Management Information System (BMIS) System of Records 
AGENCY: Privacy Office; DHS. 
ACTION: Notice of amended Privacy Act system of records. 
‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 
SUMMARY: In accordance with the Privacy Act of 1974, the Department of  
Homeland Security proposes to amend a U.S. Immigration and Customs  
Enforcement system of records titled DHS/ICE‐004 Bond Management  
Information System (Dec. 21, 2009) to expand the categories of records  
and system purpose, and to modify an existing routine use. An existing  
category of records has been expanded to include records collected,  
created, or maintained for income tax purposes. The purpose has been  
updated to include the withholding of income taxes from payments made  
to bond obligors. A routine use has been modified to clarify the scope  
of disclosures made from the system to the U.S. Department of the  
Treasury. 

DATES: The established system of records will be effective March 17,  
2011. Written comments must be submitted on or before March 17, 2011. 
ADDRESSES: You may submit comments, identified by ICEB‐2011‐0001 by one  
of the following methods: 
     Federal e‐Rulemaking Portal: http://www.regulations.gov.  
Follow the instructions for submitting comments. 
     Fax: 703‐483‐2999. 
     Mail: Mary Ellen Callahan, Chief Privacy Officer, Privacy  
Office, Department of Homeland Security, Washington, DC 20528. 
     Instructions: All submissions received must include the  
agency name and docket number for this rulemaking. All comments  
received will be posted without change to http://www.regulations.gov,  
including any personal information provided. 
     Docket: For access to the docket to read background  
documents or comments received go to http://www.regulations.gov. 
FOR FURTHER INFORMATION CONTACT: Lyn Rahilly, Privacy Officer, U.S.  
Immigration and Customs Enforcement, 500 12th Street, SW., Mail Stop  
5004, Washington, DC 20536 (202‐732‐3300), or Mary Ellen Callahan,  
Chief Privacy Officer, Privacy Office, U.S. Department 
[[Page 8762]] 
of Homeland Security, Washington, DC 20528 (703‐235‐0780). 
SUPPLEMENTARY INFORMATION:  
I. Background 
    In accordance with the Privacy Act of 1974, the Department of  
Homeland Security (DHS) proposes to amend a U.S. Immigration and  
Customs Enforcement (ICE) system of records titled DHS/ICE‐004 Bond  
Management Information System (74 FR 57891, Dec. 21, 2009) expand the  
categories of records, purposes, and an existing routine use. This  
system of records contains paper and electronic records maintained by  
ICE to support its immigration bond administration and financial  
management activities related to the immigration bonds that are posted  
for detained aliens. 
    Some of the information in this system of records is maintained in  

BMIS, an immigration bond management database used by the ICE Office of  
Financial Management to track the life cycle of immigration bonds from  
the time an individual posts the bond at an ICE Enforcement and Removal  
Operations (ERO) field office until the bond is considered closed.  
(BMIS was formerly known as BMIS‐Web.) The BMIS PIA was recently  
updated to reflect the initiation of income tax withholding from  
interest payments made to individuals who post a cash immigration bond.  
These withholding payments are mandatory for foreign nationals, and in  
some cases may occur for U.S. citizens or lawful permanent residents.  
To properly implement and document these withholding requirements, ICE  
will also be collecting and/or reporting income tax‐related information  
using various IRS forms. The BMIS PIA Update is available on the  
Department of Homeland Security (DHS) Privacy Office Web site at 
http://www.dhs.gov/privacy. 
    Accordingly, DHS is modifying the BMIS system of records in order  
to support and provide public notice in advance of the initiation of  
income tax withholdings and the associated changes to BMIS. An existing  
category of records has been expanded to include information ICE  
collects, creates or maintains for income tax purposes. The purpose of  
the system of records has been expanded and clarified to include the  
payment and reporting of interest income; calculation, withholding, and  
reporting of income taxes; and the collection or filing of associated  
income tax forms. Finally, routine use H has been modified to expand  
and clarify the information that ICE may disclose from the system of  
records to the U.S. Department of the Treasury. 
II. Privacy Act 
    The Privacy Act embodies fair information principles in a statutory  
framework governing the means by which the United States Government  
collects, maintains, uses, and disseminates personally identifiable  
information. The Privacy Act applies to information that is maintained  
in a ``system of records.'' A ``system of records'' is a group of any  
records under the control of an agency for which information is  
retrieved by the name of an individual or by some identifying number,  
symbol, or other identifying particular assigned to the individual. In  
the Privacy Act, an individual is defined to encompass United States  
citizens and lawful permanent residents. As a matter of policy, DHS  
extends administrative Privacy Act protections to all individuals where  
systems of records maintain information on U.S. citizens, lawful  
permanent residents, and visitors. Individuals may request access to  

their own records that are maintained in a system of records in the  
possession or under the control of DHS by complying with DHS Privacy  
Act regulations, 6 CFR part 5. 
    The Privacy Act requires each agency to publish in the Federal  
Register a description denoting the type and character of each system  
of records that the agency maintains, and the routine uses that are  
contained in each system in order to make agency record keeping  
practices transparent, to notify individuals regarding the uses to  
which personally identifiable information is put, and to assist  
individuals to more easily find such files within the agency. Below is  
the description of the BMIS system of records. 
    In accordance with 5 U.S.C. 552a(r), DHS has provided a report of  
this amended system of records to the Office of Management and Budget  
and to Congress. 
System of Records 
    DHS/ICE‐004. 
System name: 
    Bond Management Information System (BMIS). 
Security classification: 
    Unclassified. 
System location: 
    Records are maintained at U.S. Immigration and Customs Enforcement  
(ICE) Headquarters in Washington, DC; ICE Office of Financial  
Management facilities in Williston, Vermont; and ICE field offices. 
Categories of individuals covered by the system: 
    Categories of individuals covered by this system include:  
Individuals who post cash immigration bonds for aliens (known as  
obligors); aliens for whom an immigration bond is posted (known as  
bonded aliens); individuals who arrange for the posting of surety bonds  
for aliens (known as indemnitors); individual bond agents who post  
surety bonds; and notaries public and attorneys. 
Categories of records in the system: 
    For the obligor: Name; Social Security Number/Tax Identification  
Number; address; phone number; U.S. citizenship or immigration status;  
and government‐issued identification (type and number) shown at the  
time the bond is posted. Also, income tax‐related information about the  

obligor, such as taxpayer status, rate of withholding, income taxes  
withheld, income reporting (interest paid), tax treaty status, foreign  
tax identification number, country of residence, and information  
collected or reported on various income tax forms, such as IRS Forms W‐ 
9, W‐8BEN, 945, 1042, 1042‐S, and 1099‐INT. 
    For the bonded alien: Name; alien number; location (while in  
detention); address(es) and phone number of residence upon release;  
date and country of birth; nationality; and date and port of arrival. 
    For the indemnitor: Name; address(es); and phone number. 
    For the bonding agent: Name; Tax Identification Number;  
address(es); and phone number. 
    General bond information, including: Bond number; bond amount;  
securities pledged; bond types; bond status; location and date of  
posted bond; dates for bond‐related activities, such as declaration of  
breach; names and titles of DHS officials that approve, cancel, or  
declare breaches of bonds; names and contact information for notary  
public and attorney in fact; information such as dates, forms, status  
and outcome, concerning motions to reconsider a breach or cancellation  
of bonds; and information such as dates, forms, status and outcome,  
about bond‐related appeals. 
Authority for maintenance of the system: 
    Sections 103, 213, 236, 240B, and 293 of the Immigration and  
Nationality Act, as amended (8 U.S.C. 1103, 1183, 1226, 1229c, and  
1363, respectively). 
Purpose(s): 
    The purpose of this system is to maintain records related to the  
administration and financial management operations of ICE's 
[[Page 8763]] 
immigration bond program. Immigration bond administration includes the  
issuance, maintenance, cancellation, and revocation of bonds. Financial  
management operations include collection, reimbursement or forfeiture  
of the bond principal; calculation, payment and reporting of interest  
income; calculation, withholding, and reporting of income taxes; and  
the collection or filing of associated income tax forms. 
Routine uses of records maintained in the system, including categories  
of users and the purposes of such uses: 

    In addition to those disclosures generally permitted under 5 U.S.C.  
552a(b) of the Privacy Act, all or a portion of the records or  
information contained in this system may be disclosed outside DHS as a  
routine use pursuant to 5 U.S.C. 552a(b)(3) as follows: 
    A. To the Department of Justice or other federal agency conducting  
litigation or in proceedings before any court, adjudicative or  
administrative body, when (1) DHS or any component thereof; (2) any  
employee of DHS in his/her official capacity; (3) any employee of DHS  
in his/her individual capacity where DOJ or DHS has agreed to represent  
the employee; or (4) the United States or any agency thereof, is a  
party to the litigation or has an interest in such litigation; and DHS  
determines that the records are both relevant and necessary to the  
litigation and the use of such records is compatible with the purpose  
for which DHS collected the records. 
    B. To a congressional office from the record of an individual in  
response to an inquiry from that congressional office made at the  
request of the individual to whom the record pertains. 
    C. To the National Archives and Records Administration or other  
federal government agencies pursuant to records management inspections  
being conducted under the authority of 44 U.S.C. 2904 and 2906. 
    D. To an agency, organization, or individual for the purpose of  
performing audit or oversight operations as authorized by law, but only  
such information as is necessary and relevant to such audit or  
oversight function. 
    E. To appropriate agencies, entities, and persons when: 
    1. ICE suspects or has confirmed that the security or  
confidentiality of information in the system of records has been  
compromised; 
    2. DHS has determined that as a result of the suspected or  
confirmed compromise there is a risk of harm to economic or property  
interests, identity theft or fraud, or harm to the security or  
integrity of this system or other systems or programs (whether  
maintained by DHS or another agency or entity) that rely upon the  
compromised information, or harm to the individual; and 
    3. The disclosure made to such agencies, entities, and persons is  
reasonably necessary to assist in connection with DHS's efforts to  
respond to the suspected or confirmed compromise and prevent, minimize,  
or remedy such harm. 
    F. To contractors and their agents, grantees, experts, consultants,  
and others performing or working on a contract, service, grant,  
cooperative agreement, or other assignment for DHS, when necessary to  

accomplish an agency function related to this system of records.  
Individuals provided information under this routine use are subject to  
the same Privacy Act requirements and limitations on disclosure as are  
applicable to DHS officers and employees. 
    G. To an appropriate federal, state, tribal, local, international,  
or foreign law enforcement agency or other appropriate authority  
charged with investigating or prosecuting a violation or enforcing or  
implementing a law, rule, regulation, or order, where a record, either  
on its face or in conjunction with other information, indicates a  
violation or potential violation of law, which includes criminal,  
civil, or regulatory violations and such disclosure is proper and  
consistent with the official duties of the person making the  
disclosure. 
    H. To the U.S. Department of the Treasury and its bureaus to carry  
out financial transactions and any debt‐or tax‐related reporting,  
withholding, collection, and/or processing activities required or  
permitted by federal law, regulation, or policy. 
    I. To the Department of Justice, the U.S. Treasury Department,  
other appropriate federal agencies, state insurance regulators, credit  
bureaus, debt collection agencies, legal representatives for surety  
companies and bonding agencies, and insurance investigators to provide  
information relevant to (1) investigations of an agent or bonding  
agency that posts surety bonds, or (2) activities related to collection  
of unpaid monies owed to the U.S. Government on immigration bonds. 
    J. To agencies, individuals, or entities as necessary to locate  
individuals who are owed money or property connected with the issuance  
of an immigration bond. 
    K. To an individual or entity seeking to post or arrange, or who  
has already posted or arranged, an immigration bond for an alien to aid  
the individual or entity in (1) identifying the location of the alien,  
or (2) posting the bond, obtaining payments related to the bond, or  
conducting other administrative or financial management activities  
related to the bond. 
    L. To the news media and the public, with the approval of the Chief  
Privacy Officer in consultation with legal counsel, when there exists a  
legitimate public interest in the disclosure of the information or when  
disclosure is necessary to preserve confidence in the integrity of DHS  
or is necessary to demonstrate the accountability of DHS's officers,  
employees, or individuals covered by the system, except to the extent  
it is determined that release of the specific information in the  
context of a particular case would constitute an unwarranted invasion  

of personal privacy. 
Disclosure to consumer reporting agencies: 
    Pursuant to 5 U.S.C. 552a(b)(12), disclosures may be made from this  
system to consumer reporting agencies in accordance with 31 U.S.C.  
3711(e). 
Policies and practices for storing, retrieving, accessing, retaining,  
and disposing of records in the system: 
Storage: 
    Records in this system are stored electronically or on paper in  
secure facilities in a locked drawer behind a locked door. The records  
are stored on magnetic disc, tape, digital media, and CD‐ROM. 
Retrievability: 
    Records may be retrieved by any of the following: bond number,  
Social Security or Tax Identification Numbers (SSN/TIN), alien name,  
alien number, obligor name, surety company name, or location and date  
bond was posted. 
Safeguards: 
    Records in this system are safeguarded in accordance with  
applicable rules and policies, including all applicable DHS automated  
systems security and access policies. Strict controls have been imposed  
to minimize the risk of compromising the information that is being  
stored. Access to the computer systems containing the records in this  
system is limited to those individuals who have a need to know the  
information for the performance of their official duties and who have  
appropriate clearances or permissions. The system maintains a real‐time  
auditing function of individuals who access electronic records.  
Additional safeguards may vary by component and program. 
[[Page 8764]] 
Retention and disposal: 
    Under the existing retention schedule, information is retained for  
six years and three months after the bond is closed or cancelled and  
the collateral is returned to the obligor. Copies of the Form I‐352  
(Immigration Bond) are placed into the alien's A‐File and maintained  
for the life of that file (75 years). 

System Manager and address: 
    Director, Financial Systems Modernization, 800 K Street, NW.,  
Washington, DC 20536; Chief, Bond Management Unit, Office of  
Enforcement and Removal Operations, 500 12th Street, SW., Washington,  
DC 20536. 
Notification procedure: 
    Individuals seeking notification of and access to any record  
contained in this system of records, or seeking to contest its content,  
may submit a request in writing to the component's FOIA Officer, whose  
contact information can be found at http://www.dhs.gov/foia under 
``contacts.'' If an individual believes more than one component  
maintains Privacy Act records concerning him or her the individual may  
submit the request to the Chief Privacy Officer, Department of Homeland  
Security, 245 Murray Drive, SW., Building 410, STOP‐0655, Washington,  
DC 20528. 
    When seeking records about yourself from this system of records or  
any other Departmental system of records your request must conform with  
the Privacy Act regulations set forth in 6 CFR part 5. You must first  
verify your identity, meaning that you must provide your full name,  
current address and date and place of birth. You must sign your  
request, and your signature must either be notarized or submitted under  
28 U.S.C. 1746, a law that permits statements to be made under penalty  
or perjury as a substitute for notarization. While no specific form is  
required, you may obtain forms for this purpose form the Director,  
Disclosure and FOIA, http://www.dhs.gov or 1‐866‐431‐0486. In addition  
you should provide the following:
     An explanation of why you believe the Department would  
have information on you, 
     Identify which component(s) of the Department you believe  
may have the information about you, 
     Specify when you believe the records would have been  
created, 
     Provide any other information that will help the FOIA  
staff determine which DHS component agency may have responsive records, 
     If your request is seeking records pertaining to another  
living individual, you must include a statement from that individual  
certifying his/her agreement for you to access his/her records. 
    Without this bulleted information the component(s) will not be able  
to conduct an effective search, and your request may be denied due to  
lack of specificity or lack of compliance with applicable regulations. 

Record access procedures: 
    See ``Notification procedure'' above. 
Contesting record procedures: 
    See ``Notification procedure'' above. 
Record source categories: 
    Information is obtained from individuals, entities, indemnitors,  
surety companies, and bonding agencies and agents. 
Exemptions claimed for the system: 
    None. 
    Dated: January 19, 2011. 
Mary Ellen Callahan, 
Chief Privacy Officer, Department of Homeland Security. 
[FR Doc. 2011‐3448 Filed 2‐14‐11; 8:45 am] 
BILLING CODE 9111‐28‐P