EIB 12-02 EIB 12-02 CGF Disbursement Approval Requests

EIB 12‐02 MT CGF Disbursement Approval Request  
Disbursement Request Submission Screenshots (CGF) 

April 2019 

1 | P a g e

Table of Contents 
I.
Summary ............................................................................................................................................... 3 

 7 
Disbursement Request Forms ‐ Workflow............................................................................................

II.
A.

 7 
Workflow processes..........................................................................................................................

B.

 8 
Data displayed with each disbursement request form.....................................................................

C.

Accessing a Transaction ....................................................................................................................  9 

III.

Sample Disbursement Request Forms ............................................................................................  10 

A.

Disbursement Request Form – CGF (US Cost) ................................................................................  10 

B.

Disbursement Request Form – CGF (Local Cost) ............................................................................  11 

C.

Disbursement Request Form – CGF (US Cost Foreign Currency ‐ Fixed) ........................................ 12 

D.

Disbursement Request Form – CGF (Local Cost Foreign Currency – Fixed).................................... 13 

E.

Disbursement Request Form – CGF (US Cost Foreign Currency – Floating) ................................... 14 

F.

Disbursement Request Form – CGF (Local Cost Foreign Currency ‐ Floating)................................

 15 

2 | P a g e

I.
Summary
Ex‐Im Bank has developed an electronic disbursement approval processing system for guaranteed
lenders with Credit Guarantee Facilities.  After a Credit Guarantee Facility (CGF) has been authorized by
Ex‐Im Bank and legal documentation has been completed, the Lender will obtain and review the
required disbursement documents (e.g. invoices, bills of lading, Exporter’s Certificates, etc.) and will
disburse the proceeds of the loan for eligible goods and services. The Lender will access and complete
an electronic questionnaire through ExIm Online inputting key data and requesting approval of the
disbursement.  Ex‐Im Bank’s action (approved or declined) will be posted on the Lender’s history page.
Eligible costs in the following categories may be authorized by Ex‐Im Bank and the electronic 
disbursement approval request will have variations depending on the type of cost selected: 



U.S. goods and services
Local cost goods and services

CGFs denominated in a foreign currency may be authorized.  Disbursements under these transactions 
have special foreign exchange conversion rules depending on whether the U.S. exporter receives 
payment in U.S. dollars or a foreign currency under the terms of its supply contract.  There are slight 
variations in the request which reflect the foreign exchange conversion approach: 
 Fixed (the U.S. Exporter is paid in foreign currency): The Lender is required to enter all financial
data in foreign currency values and the System will convert the information to U.S. dollars based
on a pre‐approved fixed exchange rate associated to the transaction.
 Floating (the U.S. Exporter is paid in U.S. dollars):  The Lender is required to enter the total
amount of the request in both U.S. dollars and foreign currency values so that a conversion rate
can be established with the remaining financial data entered only in U.S. dollars.
The remainder of this document will provide screenshots of the sample Disbursement Request Forms 
that can be submitted by a Lender through the Ex‐Im Online System.  These forms are only available in 
electronic format and therefore all Lenders are required to submit for approval “on‐line.”  The on‐line 
process helps to confirm that all necessary data is collected up‐front by enforcing data validations upon 
submission as well as ensuring the integrity of the data, meaning what was entered by the Lender, is 
what is received by Ex‐Im Bank.  As mentioned earlier, the decision to approve or decline a 
disbursement request is recorded on the history page and, in addition, is communicated via email to the 
individual assigned as the contact person on the disbursement request form.  Depending on certain 
attributes of the transaction, the System will dynamically display the appropriate request form (i.e., if 
the transaction is a foreign currency deal, if the transaction contains local cost, etc.).  In addition, the 
System will automatically display certain fields that are “view‐only.”  This is data that Ex‐Im Bank is able 
to pre‐populate based on transaction details stored in our transaction processing systems.  These fields 

3 | P a g e

are included in the Transaction Information Section.  

The System will default the Contact Information fields based on the contact information submitted with 
the disbursement request and provide the option for the Lender to update this information.  The 
contact person will receive all email correspondence distributed by the System in reference to the 
disbursement request submitted.  

Lastly, the System will require at least one invoice entry to be included with a disbursement request as 
well as any required field will be designed with an asterisk (*).  For transactions where the Exposure Fee 
was paid up front and not financed, the System will not require the Lender to input the Exposure Fee 
amount and Date Exposure Fee paid.  This information is known by the System because it is data that is 
collected prior to disbursement and subsequently stored in Ex‐Im Online.   

4 | P a g e

To better understand what is being communicated in the following pages, see below for a list of 
acronyms and their corresponding definition: 



CGF – Credit Guarantee Facility
FC – Foreign Currency
5 | P a g e




USD – US Dollar
EOL – Ex‐Im Online

The following section provides workflow diagrams, which define the process that will lead the 
System to determine which form should be presented to the Lender.  In order to better illustrate the 
data collected for each form, a matrix has been included to show the data elements captured for 
each variation of the disbursement request form.  In addition, Section III includes sample 
screenshots of each request form with the appropriate reference to a particular workflow process 
(i.e.    A. Disbursement Request Form – CGF Guarantee (US Cost) corresponds to CGF Guarantee – 
US Cost Workflow “Form A reference” and “Form A” on the matrix). 

6 | P a g e

II.

Disbursement Request Forms ‐ Workflow

A.
Workflow processes
The workflow diagrams illustrate the System processes that occur when identifying which disbursement 
request form to display to the Lender.  Section III provides sample screenshots which correspond to an 
“end state” outlined through the workflow as well as a column in the data matrix outlining the specific 
elements displayed on a particular form (see section II.B ) . 
CGF Workflow 

7 | P a g e

B.

Data displayed with each disbursement request form
Data Element 

TRANSACTION INFORMATION 
Transaction Number
Agreements/Transaction/Program Type
Operative  Date
Final  Disbursement Date
Initial  Eligibility Date
Authorized Amount/Undisbursed (USD)
CONTACT INFORMATION 
Contact Person
Telephone  Number
Email  
DISBURSEMENT INFORMATION 
Total  amount of  this request (USD)
Total  amount of  this request (FC (i.e. EUR))
Amount of  Exposure  Fee  related to this request (USD)
Exposure  Fee  Rate  related to this request 
Date  of  Disbursement related to this request
Date  Exposure  Fee  was paid to Ex‐Im Bank under this request

Repayment Term related to this request 
CERTIFICATIONS
Is payment of  the  Facility Fee  current?
Have  all  Conditions Precedent and Special  Conditions to disbursement 
been met?
Have  all  Disbursement Documents been received and are  they all  in 
compliance  with the  Facility Agreement?
Has the  Disbursement been calculated in accordance  with the  Facility 
Agreement?
Are  any of the  Goods used equipment?
Are  any of the  Local  Cost Goods used equipment?
  If  yes, has Ex‐Im Bank's written approval  been obtained?
Does the  Disbursement include  any items on the  list of  Excluded Goods 
and Services for which Ex‐Im Bank's written apropval  has not been 
obtained?
Are  the  dates that Goods and Services were  shipped and/or provided 
earlier than 180 days prior to the  Disbursement Date  in accordance  with 
the  Facility Agreement (unless Ex‐Im Bank has provided written approval)?
Are  the  dates that Local  Cost Goods and Services were  shipped and/or 
provided earlier than 180 days prior to the  Disbursement Date  in 
accordance  with the  Facility Agreement (unless Ex‐Im Bank has provided 
written approval)?
Have  all  Exporters been approved by Ex‐Im Bank?
Have  all  Local  Cost Providers been approved by Ex‐Im Bank?
Has any Exporter provided a statement pursuant to its Exporter's 
Certificate describing Goods and/or Services listed on the  U.S. Munitions 
List (part 121 of Title  22 of the  Code of Federal  Regulations)?  If yes, 
identify the  Exporter and attach the Exporter's statement or list the  
Good/Services and the  U.S. Dollar amount of each in the  comment box  
below?
Additional  Comments Box
ATTACHMENTS  
Attachments Link
EXPORTER/LOCAL COST PROVIDER INVOICE(S) 

Exporter/Local  Cost Provider   
NAICS Code
Product Description
Gross/total  invoice  amount paid (USD)
Gross/total  invoice  amount paid (FC (i.e. EUR))
Financed Amount (excluding Exposure  Fee) (USD)
Financed Amount (excluding Exposure  Fee) (FC (i.e. EUR))
Number of invoices
U.S. Content Percentage from the  Exporter's Certificate

Form #
A B C D  E  F
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

Comment
System populated ‐  view only
System populated ‐  view only
System populated ‐  view only
System populated ‐  view only
System populated ‐  view only
System populated ‐  view only

Default to individual  entering 
X X X X X X the  request
Default to individual  entering 
X X X X X X the  request
Default to individual  entering 
X X X X X X the  request
X X
X
X
X
X

X
X
X
X

X X

X
X
X
X System populated ‐ view only
X
X
Available  values include:       
2 years, 3 years, 4 years, 5 
years, 7 years and Other (with 
X X X X text box)

X
X
X
X
X

X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X

X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X
X
X
X
X
X
X X X X X X

X X X X X X

X

X

X
X

X

X
X

X

X
X

X

X

X
X
X
X X X X X X
X X X X X X

X
X
X
X

Pre‐populated based on 
approved list of exporter/local  
X cost providers
X
X
X

X X X X
X X X X
X X X X
X
X
X X
X X
X X
X X
X X X X X X
X
X
X

8 | P a g e

C.
Accessing a Transaction
Once logged into ExIm Online, the System will present the Lender with a menu of options asking the 
Lender, “What do you want to do today?”  On the left hand side, the Lender will select “Manage – 
Request a Disbursement Approval” (see below). 

From this screen, the System will ask the Lender what action they want to take and the Lender will 
select to “Start a New Request”.     

Once this option is selected, the System will display a listing of transactions associated to the Lender.  
Based on the transaction selected, the System will display the appropriate disbursement request screens 
which are included in Section III of this document. 

9 | P a g e

III.

Sample Disbursement Request Forms
A.

Disbursement Request Form – CGF (US Cost)

10 | P a g e

B.

Disbursement Request Form – CGF (Local Cost)

11 | P a g e

C.

Disbursement Request Form – CGF (US Cost Foreign Currency ‐ Fixed)

12 | P a g e

D.

Disbursement Request Form – CGF (Local Cost Foreign Currency – Fixed)

13 | P a g e

E.

Disbursement Request Form – CGF (US Cost Foreign Currency – Floating)

14 | P a g e

F.

Disbursement Request Form – CGF (Local Cost Foreign Currency ‐ Floating)

15 | P a g e