Form FHWA PPR FHWA PPR FHWA Performance Progress Report

FHWA PERFORMANCE PROGRESS REPORT 
FHWA‐PPR 
Federal Highway Administration 
U.S. Department of Transportation 

1. Federal Agency and 
Organization Element to Which 
Report is Submitted 

2. Federal Grant or Other 
3a. Unique Entity Identifier (UEI) 
Identifying Number Assigned   
by Federal Agency 
3b. EIN 

4. Recipient Organization (Name and complete address 
including zip code) 

5. Total Grant Award Amount 

6. NOFO Funding Year or Year 
Range 

7. Grant Program Name 

8. Grant Project Name 

10. Report Calendar Year 

11. Report Period End Date 

9. Report Frequency 
Quarterly  ☐ 
Semiannual  ☐ 
Annual  ☐ 
Other  ☐ 
12. Final Report?  Yes ☐ 
  No ☐ 

13. Performance Narrative (Complete performance narrative fields as instructed in the PPR 
Instructions.) 

13a. Scope changes 

13b. Schedule changes 

13c. Budget changes 

1 

FHWA PERFORMANCE PROGRESS REPORT 
FHWA‐PPR 
Federal Highway Administration 
U.S. Department of Transportation 

13d. Key accomplishments 
from last reporting period 

13e. Project risks and 
mitigation steps 

13f. Special events 

13g. NEPA approval date(s) 
13h. Construction Project – 
Substantial completion and 
open to traffic date(s) 
13i. Non‐Construction – 
Project completion date 

14. Certification: I certify to the best of my knowledge and belief that this report is correct and 
complete for performance of activities for the purposes set forth in the award documents. 
14a. Typed or Printed Name and Title of Authorized Certifying  14c. Telephone (area code and 
Official 
number) 

14d. Email Address 

14b. Signature of Authorized Certifying Official 

14e. Date Report Submitted 
(month, day, year) 

15. Agency use only 

OMB Approval Number:  
Expiration Date:  

2 

FHWA PERFORMANCE PROGRESS REPORT 
FHWA PPR INSTRUCTIONS 
Federal Highway Administration 
U.S. Department of Transportation 
Item 

Data Elements 
Awarding Federal Agency 
and Organizational 
Element to Which Report is 
Submitted 
Federal Grant or Other 
Identifying Number 
Assigned by the awarding 
Federal agency 
Unique Entity Identifier 
(UEI) 

Instructions 
Enter the name of the awarding Federal agency and 
organizational element identified in the award document or 
1 
otherwise instructed by the agency. The organizational element 
is the sub‐agency within an awarding Federal agency. 
Enter the grant award number contained in the award 
document. This could be the Federal Award Identification 
2 
Number (FAIN) or other grant award identification number from 
the agency‐approved grant administration system. 
Enter the recipient organization’s Unique Entity Identifier (UEI) 
3a 
assigned by the System for Award Management (SAM). 
Enter the recipient organization’s Employer Identification 
3b  EIN 
Number (EIN) provided by the Internal Revenue Services. 
Enter the name of recipient organization and address, including 
4  Recipient Organization 
zip code. 
5  Total Grant Award Amount  Enter the total grant fund award amount. 
Enter the Federal Fiscal Year or range of Federal Fiscal Years for 
NOFO Funding Year or Year 
6 
the grant program as stated in the Notice of Funding 
Range 
Opportunity (NOFO). 
7  Grant Program Name 
Enter the name of the grant program. 
8  Grant Project Name 
Enter the grant project name. 
Select the appropriate term corresponding to the requirements 
contained in the award document. “Other” may be used when 
9  Report Frequency 
more frequent reporting is required for high‐ risk grantees, as 
specified in OMB Circular A‐110. 
10  Report Calendar Year 
Enter the calendar year for the reporting period. 
Enter the ending date of the reporting period. For quarterly, 
semi‐annual, and annual interim reports, use the following 
11  Report Period End Date 
reporting period end dates: 3/31, 6/30, 9/30, or 12/31. For final 
PPRs, the reporting period end date shall be the end date of the 
project or grant period. 
Mark appropriate box. Check “yes” only if this is the final report 
12  Final Report? 
for the project/grant period specified in Box 6. 
Complete items 13a, 13b, 13c, 13d, 13e, 13f, 13g, 13h, and 13i 
13  Performance Narrative 
following the instructions for each item. 
Describe any changes to the project scope in the grant 
13a  Scope changes 
agreement or the most recent amendment. 
Describe any changes to the schedule milestones in the grant 
13b  Schedule changes 
agreement or the most recent amendment. 
Describe any changes to the budget in the grant agreement or 
13c  Budget changes 
the most recent amendment. 
Enter key project milestones achieved during the reporting 
Key accomplishments from 
13d 
period. Examples include, initiation or completion of 
last reporting period 
contractor procurement, community outreach activities, 

I‐1 

FHWA PERFORMANCE PROGRESS REPORT 
FHWA PPR INSTRUCTIONS 
Federal Highway Administration 
U.S. Department of Transportation 
Item 

Data Elements 

Instructions 
status of NEPA document development, completion of a 
project phase, construction notice to proceed issued, start 
of construction, and/or construction completion. 

If there are scope, schedule, and/or budget changes, then 
enter a summary of the project risks and/or mitigation 
Project risks and mitigation  steps that have been or will be implemented to monitor 
13e 
steps 
the risks. The summary should identify a timeline for the 
implementation of risk mitigation. 
If a special public event, such as a groundbreaking or 
ribbon cutting, is planned or was held, then identify the 
event and enter the date for the special public event. 
Enter the planned or actual NEPA document approval date 
for the grant project. If the grant project contains multiple 
components that require separate evaluation under the 
13g  NEPA approval date(s) 
NEPA, then identify each grant component and enter the 
planned or actual NEPA document approval date for the 
component. 
Complete for construction grants: 
Enter the planned or actual construction substantial 
Construction Grant – 
completion and open to traffic date for the grant project. If 
13h  Substantial completion and  the grant project contains multiple components, then 
open to traffic date(s) 
identify each grant component and enter the planned or 
actual construction substantial completion and open to 
traffic date for the component. 
Complete for non‐construction grants: 
Non‐Construction Grant – 
13i 
Enter the planned or actual project completion date for the 
Completion date 
grant project. 
13f 

Special events 

I‐2