State and Local Governments

APPENDIX F05.04. FOOD COST WORKSHEET - ENGLISH (GROUP 3 & FULL
AND LIMITED OUTLYING AREAS) AND APPENDIX F05.05. FOOD COST
WORKSHEET - SPANISH (LIMITED OUTLYING AREAS)

OMB Number: 0584-xxxx
Expiration Date: xx/xx/20xx
This information is being collected to assist the Food and Nutrition Service in understanding school food purchasing practices,
the nutritional quality of school meals and snacks, the cost to produce school meals, and student participation and dietary
intakes. This is a mandatory collection and FNS will use the information to monitor program operations. This collection does not
request any personally identifiable information under the Privacy Act of 1974. According to the Paperwork Reduction Act of
1995, an agency may not conduct or sponsor, and a person is not required to respond to, a collection of information unless it
displays a valid OMB control number. The valid OMB control number for this information collection is 0584-[xxxx]. The time
required to complete this information collection is estimated to average 0.17 hours per response, including the time for
reviewing instructions, searching existing data sources, gathering and maintaining the data needed, and completing and
reviewing the collection of information. Send comments regarding this burden estimate or any other aspect of this collection of
information, including suggestions for reducing this burden, to: U.S. Department of Agriculture, Food and Nutrition Service,
Office of Policy Support, 1320 Braddock Place, 5th Floor, Alexandria, VA 22314 ATTN: PRA (0584-xxxx). Do not return the
completed form to this address.

USDA/Food and Nutrition Service
2024–2025 National School Foods Study
Food Cost Worksheet and Instructions
SFA MPR ID #: __________________________ - 9
SFA Name: ______________________________________________________________________
SFA Director Name: _______________________________________________________________
SFA Director Phone: _______________________________________________________________
SFA Director Email: _______________________________________________________________
Employee ID #: ___________________________________________________________________

FOOD COST WORKSHEET INTRO
[GROUP 3: When we spoke earlier, we asked you to gather documentation from all
vendors for commercially purchased food items and USDA Foods shipments, which will
help us calculate the unit price of foods used by this SFA during the scheduled week of
data collection. As part of determining the total cost of producing school meals, we need
to know what the SFA paid for both food items served as-is and food ingredients used in
recipes for foods that the SFA prepares.
[REVIEW “HANDOUT 1: FOOD VENDOR DOCUMENTS” WITH RESPONDENT TO EXPLAIN
WHAT DOCUMENTATION WE NEED.]
Do you have the documents available today? (IF NOT, SCHEDULE A TIME TO RETURN
LATER IN THE WEEK TO RETRIEVE DOCUMENTS.)]
[OACS: Thank you for submitting documentation from your food vendors, which will help
us calculate the unit prices of foods used during the week of data collection. I’d like to go
over this documentation now.] We are only interested in the foods that are served during the week
of data collection. Some of these foods will come out of inventory, and some will be delivered that week.

Prepared by Mathematica

1

FOOD COST WORKSHEET

Foods delivered for the week may include: milk, produce, baked goods, and other perishables. They may
also include plated foods, staples, and frozen foods that were ordered to arrive that week.

Please reference Handout 2, which is in the Interview Reference Guide. [REVIEW
“HANDOUT 2: LIST OF FOODS” AND PROMPT FOR VENDORS THAT PROVIDE EACH
TYPE OF FOOD.]
For each vendor we just discussed, I need to know what kinds of documents you have
that will help us to calculate the unit price of foods. [REVIEW “HANDOUT 1: VENDOR
DOCUMENTS”] As a reminder, to do this we need to know the price of a unit as delivered
(such as a case), the number of pieces per unit, and the unit size. These documents may
include:
A summary report with price information on all foods purchased
An invoice containing information for food purchased or delivered at a particular time.
Multiple invoices may be needed for a single vendor to cover all foods.
Or a different type of document, including bid lists or contracts with prices for foods, or
inventory reports with foods from multiple vendors
If invoices for the foods that are served during the week of data collection are not
available, we can collect invoices from earlier in the school year that include the same
foods.
[GO THROUGH VENDOR NAMES, CHECK OFF DOCUMENTATION TYPE AVAILABLE]
GROUP 3 INTERVIEWER: IS DOCUMENT COMPLETE OR IS FOLLOW UP NEEDED? VERIFY
THAT THE DOCUMENTATION THAT THE SFA PROVIDES INCLUDES PRODUCT NAME,
UNIT SIZE, BRAND, AND EITHER UNIT PRICE OR TOTAL COST AND NUMBER OF CASES.
SPECIFY DOCUMENT ISSUES ON SECOND PAGE OF GRID, SUCH AS DOCUMENTS TO
BE OBTAINED FROM VENDORS THAT WERE NOT AVAILABLE AND THE CONTACT
INFORMATION FOR THAT VENDOR.
END: Thanks for your help completing the Food Cost Worksheet. [IF OUTLYING AREAS
AND HAVEN’T SUBMITTED ALL DOCUMENTATION: Please send the documents
to us by [DATE].] Next, we will talk about central SFA staff.
GROUP 3 INTERVIEWER: SCAN ANY DOCUMENTS RECEIVED ON SITE

2

Vendor Name
Y N

Y N

Y N

Y N

Y N

Y N

Y N

Y N

Y N

Y N

Y N

Y N

Y N
3

USDA FOODS
DoD Fresh Foods obtained using USDA Food
entitlement

Ready-to-use end products (processed
commodities purchased through SFA, State,
and/or National processing agreements

SPECIALTY FOODS

Raw, bulk, or direct delivery

Other

Vending Machine Foods

Snack Cakes

Soda/Other Beverages

Juice

Milk/Dairy

Ice Cream

MAJOR FOODS

Entrees from Specialty Vendors

Cookies

Chips

Candy

Bread/Tortillas

Refrigerated Products (not dairy/juice)

Frozen Meats/Poultry/Seafood/Entrees/Meat Alts.

Frozen Fruits/Vegetables

Fresh Fruits/Vegetables

DOCUMENTATION TYPE

Canned Goods/Staples

Pre-plated Meals

DOCUMENTATION COMPLETE?

Other (bid list, contract, inventory, etc.)

Invoices

Summary of prices for all foods from vendor

FOOD COST WORKSHEET

USDA
DOD
FRESH

FOOD COST WORKSHEET

FOOD COST WORKSHEET, PAGE 2
Vendor name

If documentation not complete, document issues here.

4

Número de OMB: 0584-xxxx
Fecha de Vencimiento: xx/xx/20xx
Esta información se recopila para ayudar al Servicio de Alimentos y Nutrición a comprender las prácticas de compra de alimentos en las
escuelas, la calidad nutricional de las comidas y meriendas escolares, el costo de producción de las comidas escolares y la participación e
ingesta dietética de los estudiantes. Se trata de una recopilación obligatoria, y el FNS utilizará la información para supervisar las
operaciones del programa. En esta recopilación no se solicita ninguna información de identificación personal en virtud de la Ley de
Privacidad de 1974. De acuerdo con la Ley de Reducción de Trámites de 1995, una agencia no puede llevar a cabo o patrocinar, y una
persona no está obligada a responder, a una recopilación de información a menos que muestre un número de control válido de la OMB. El
número de control OMB válido para esta recopilación de información es 0584-[xxxx]. El tiempo necesario para completar esta recopilación
de información se estima en una media de 0.17 horas por respuesta, incluyendo el tiempo necesario para revisar las instrucciones, buscar
en las fuentes de datos existentes, recopilar y mantener los datos necesarios, y completar y revisar la recopilación de información. Envíe
sus comentarios sobre esta estimación de la carga o sobre cualquier otro aspecto de esta recopilación de información, incluyendo
sugerencias para reducir esta carga, a: U.S. Department of Agriculture, Food and Nutrition Service, Office of Policy Support, 1320 Braddock
Place, 5th Floor, Alexandria, VA 22314 ATTN: PRA (0584-xxxx). No envíe el formulario cumplimentado a esta dirección.

USDA/Servicio de Alimentos y Nutrición
Estudio Nacional de Comidas Escolares 2024-2025
Hoja de Trabajo de Costos de Alimentos e Instrucciones
Número de Identificación MPR del SFA: _____________________________________________ - 9
Nombre del SFA: _________________________________________________________________
Nombre del Director del SFA: ________________________________________________________
Teléfono del Director del SFA: _______________________________________________________
Dirección de correo electrónico del Director del SFA: _____________________________________
Número de Identificación del Empleado(a): _____________________________________________

INTRODUCCIÓN A LA HOJA DE TRABAJO DE COSTOS DE ALIMENTOS
[GROUP 3: Cuando hablamos anteriormente, le pedimos que recompile documentación
de todos sus proveedores de alimentos comprados comercialmente y envíos de
Alimentos USDA, lo cual nos ayudará a calcular los precios por unidad de alimentos
utilizados por esta SFA durante la semana programada de recolección de datos. Como
parte de determinar el costo total de producir las comidas escolares, necesitamos saber
cuánto pagó el SFA tanto por artículos de alimentos servidos como por ingredientes
alimentarios utilizados en recetas de comidas preparadas por el SFA.
[REVISE “MATERIAL DE APOYO 1: DOCUMENTOS DEL PROVEEDOR DE ALIMENTOS”
CON ENCUESTADO(A) PARA EXPLICAR QUÉ DOCUMENTACIÓN NECESITAMOS.]
¿Tiene los documentos disponibles hoy? (DE LO CONTRATIO, PROGRAME UN HORARIO
PARA VOLVER MÁS TARDE EN LA SEMANA PARA RECIBIR LOS DOCUMENTOS.)]

Preparado por Mathematica

1

FOOD COST WORKSHEET

[OACS: Gracias por enviar la documentación de sus proveedores de alimentos, lo cual
nos ayudará a calcular los precios por unidad de alimentos utilizados durante la semana
de recolección de datos. Ahora, me gustaría revisar esta documentación.] Nosotros solo
estamos interesados en los alimentos que se sirven durante la semana de recolección de
datos. Algunos de estos alimentos saldrán del inventario y otros serán entregados durante esa
semana. Alimentos entregados en la semana pueden incluir: leche, alimentos frescos,
productos horneados y otros alimentos perecederos. También pueden incluir alimentos
empacados, alimentos básicos y alimentos congelados que fueron ordenados para ser
entregados esa semana.
Por favor consulte el Material de Apoyo 2, el cuál es la Guía de Referencia para la
Entrevista. [REVISE EL “MATERIAL DE APOYO 2: LISTA DE ALIMENTOS” Y AVERIGUE
SOBRE LOS PROVEEDORES QUE PROPORCIONAN CADA TIPO DE ALIMENTO.]
Por cada proveedor que hemos discutido, necesito saber con qué tipo de
documentación usted cuenta que pueda ayudarnos a calcular los precios de alimentos
por unidad. [REVISE “MATERIAL DE APOYO 1: DOCUMENTOS DEL PROVEEDOR”] Como
recordatorio, para realizar esto, necesitamos conocer el precio por unidad como ha sido
entregado (por ejemplo, en caja), el número de piezas por unidad y el tamaño de la
unidad. Estos documentos pueden incluir:
Un resumen que reporte la información de precio de todos los alimentos comprados.
Una factura que contenga información de alimentos comprados y entregados en una
fecha determinada. Se pueden necesitar varias facturas del mismo proveedor para
abarcar todos los alimentos.
O un tipo diferente de documento, incluyendo listas de subastas y contratos con precios
de alimentos o reportes de inventarios con alimentos de múltiples proveedores.
Si las facturas de los alimentos que se sirven durante la semana de recolección de datos
no están disponibles, nosotros podemos recolectar las facturas de semanas anteriores
de este mismo año escolar que incluyan los mismos alimentos.
[REVISE LOS NOMBRES DE LOS PROVEEDORES Y SELECCIONE LOS TIPOS DE
DOCUMENTACIÓN DISPONIBLES]
ENTREVISTADOR DE GRUPO 3: ¿ESTÁ COMPLETA LA DOCUMENTACIÓN O SE NECESITA
SEGUIMIENTO? VERIFIQUE QUE LA DOCUMENTACIÓN PROPORCIONADA POR EL SFA INCLUYA
EL NÓMBRE DEL PRODUCTO, TAMAÑO DE LA UNIDAD, MARCA, Y YA SEA EL PRECIO POR UNIDAD
O EL PRECIO TOTAL Y EL NÚMERO DE CAJAS. ESPECIFIQUE PROBLEMAS CON LA
DOCUMENTACIÓN EN LA TABLA EN LA SEGUNDA PÁGINA DE LA HOJA DE TRABAJO, COMO
DOCUMENTOS QUE NO ESTUVIERON DISPONIBLES QUE SE DEBERÁN OBTENER DE LOS
PROVEEDORES Y LA INFORMACIÓN DE CONTACTO DE ESE PROVEEDOR.

FINAL: Gracias por su ayuda para completar la Hoja de Trabajo de Costos de Alimentos.
[SI ÁREAS PERIFÉRICAS Y NO SE HA ENTREGADO TODA LA DOCUMENTACIÓN:
Por favor envíenos sus documentos antes de [FECHA].] Ahora, platicaremos
sobre el personal de la oficina central del SFA.
ENTREVISTADOR DE GRUPO 3: REVISE CUALQUIER DOCUMENTO RECIBIDO EN EL SITIO

Prepared by Mathematica

2

Nombre del Proveedor
S N

S N

S N

S N

S N

S N

S N

S N

S N

S N

S N

S N

S N
3

ALIMENTOS
USDA

Alimentos Frescos DoD obtenidos utilizando
derechos de alimentos de USDA

Productos listos para consumo (productos
procesados comprados a través del SFA, del
Estado, y/o Acuerdos Nacionales de
procesamiento)

ALIMENTOS ESPECIALES

En crudo, a granel o entrega directa

Otros

Alimentos para Máquinas Expendedoras

Pastelillos

Soda/Otras Bebidas

Jugos

Leche/Lácteos

Helado

Comidas de Proveedores Especializados

ALIMENTOS PRINCIPALES

Galletas

Frituras (chips)

Dulces

Pan/Tortillas

Productos Refrigerados (no lácteos/jugos)

Alimentos Congelados / Carne/ Pollo/ Pescado y
Mariscos/ Platos Principales / Alternativas a la Carne

Frutas Congeladas/Vegetales Congelados

Frutas Frescas/ Vegetales Frescos

Alimentos Enlatados/Alimentos Básicos

TIPO DE
DOCUMENTACIÓN

Alimentos Pre-empacados

¿DOCUMENTATION COMPLETA?

Otros (listas de subastas, contratos, inventarios,
etc.)

Facturas

Resumen de precios de todos los alimentos del
proveedor

HOJA DE TRABAJO DE COSTOS DE ALIMENTOS

DOD
FRESCOS
USDA

HOJA DE TRABAJO DE COSTOS DE ALIMENTOS

HOJA DE TRABAJO DE COSTOS DE ALIMENTOS, PÁGINA 2
Nombre del proveedor

Si la documentación no está completa, documente los
problemas aquí.

4