F05.14_F05.15 SFA FU Web Eml Eng (G3,FOA,LOA)_ Sp(LOA)

APPENDIX F05.14. SFA FOLLOW-UP WEB SURVEY AND INTERVIEW
PLANNING EMAIL - ENGLISH (GROUP 3 & FULL AND LIMITED
OUTLYING AREAS) AND APPENDIX F05.15. SFA FOLLOW-UP WEB
SURVEY AND INTERVIEW PLANNING EMAIL - SPANISH (LIMITED
OUTLYING AREAS)

FOLLOW-UP WEB SURVEY INTERVIEW PLANNING EMAIL
Subject:

[not Guam’s FSMC: Please complete final survey] [Guam’s FSMC: Please submit financial
documentation]
OMB Number: 0584-XXXX
Expiration Date: xx/xx/20xx

This information is being collected to assist the Food and Nutrition Service in understanding school food purchasing practices, the
nutritional quality of school meals and snacks, the cost to produce school meals, and student participation and dietary intakes.
This is a mandatory collection and FNS will use the information to monitor program operations. This collection does not request
any personally identifiable information under the Privacy Act of 1974. According to the Paperwork Reduction Act of 1995, an
agency may not conduct or sponsor, and a person is not required to respond to, a collection of information unless it displays a
valid OMB control number. The valid OMB control number for this information collection is 0584-[xxxx]. The time required to
complete this information collection is estimated to average 0.05 hours per response, including the time for reviewing instructions,
searching existing data sources, gathering and maintaining the data needed, and completing and reviewing the collection of
information. Send comments regarding this burden estimate or any other aspect of this collection of information, including
suggestions for reducing this burden, to: U.S. Department of Agriculture, Food and Nutrition Service, Office of Policy Support,
1320 Braddock Place, 5th Floor, Alexandria, VA 22314 ATTN: PRA (0584-xxxx). Do not return the completed form to this address.

Dear [SFA Director]:
I hope you had a nice summer. I am contacting you today as part of the 2024–2025 National School
Foods Study to:
1. [not Guam’s FSMC: Ask you to complete a web survey]
2. Request final financial documentation for SY 2024-2025
3. Schedule our follow-up interview
[Not Guam’s FSMC: Before our interview, we ask that you complete a web survey to gather information
about the meals served in your SFA for the entire SY 2024-2025, the number of days operating school
meals, and other food service operations information for the year.] Your participation in this part of the
study is critical because we are gathering information on the final costs and revenues for SY 2024-2025.
Please click on the link below to [not Guam’s FSMC: access and complete the survey] [Guam’s FSMC:
submit final financial documentation for SY 2024-2025, including expense statements, revenue
statements, and other documentation specific to the FSMC that we discussed last school year] by
[DATE].
Survey web site: [Link]
[Not Guam’s FSMC: At the end of the survey, we will ask that you submit final financial documentation
for SY 2024-2025, including expense statements, revenue statements, and other documentation specific to
your SFA that we discussed last school year.]
Lastly, please let me know your availability for the interview, which we will conduct over the phone with
screen-sharing. The interview will take about two hours to complete and will review your [not Guam’s
FSMC: SFA’s] final revenues and expenses, including indirect costs. Similar to last spring, staff with the
most knowledge of these statements should be present during the interview. Please reply to this email
with some two-hour blocks you—and other staff, as needed—have available during the following three
weeks. We will follow-up with you to schedule an exact time for the interview.
[WEEK SUGGESTIONS]
If you have any questions, please email or call me at [PHONE]. Thank you for your help and cooperation.
[Sender Name]

CORREO ELECTRÓNICO PARA PLANIFICACIÓN DE ENTREVISTA DE
ENCUESTA DE SEGUIMIENTO EN LÍNEA
Asunto:

[No FSMC de Guam: Por favor, complete la encuesta final] [FSMC de Guam: Por favor,
presente la documentación financiera].
Número de OMB: 0584-xxxx
Fecha de Vencimiento: xx/xx/20xx

Esta información se recopila para ayudar al Servicio de Alimentos y Nutrición a comprender las prácticas de compra de
alimentos en las escuelas, la calidad nutricional de las comidas y meriendas escolares, el costo de producción de las comidas
escolares y la participación e ingesta dietética de los estudiantes. Se trata de una recopilación obligatoria, y el FNS utilizará la
información para supervisar las operaciones del programa. En esta recopilación no se solicita ninguna información de
identificación personal en virtud de la Ley de Privacidad de 1974. De acuerdo con la Ley de Reducción de Trámites de 1995,
una agencia no puede llevar a cabo o patrocinar, y una persona no está obligada a responder, a una recopilación de
información a menos que muestre un número de control válido de la OMB. El número de control OMB válido para esta
recopilación de información es 0584-[xxxx]. El tiempo necesario para completar esta recopilación de información se estima en
una media de 0.05 horas por respuesta, incluyendo el tiempo necesario para revisar las instrucciones, buscar en las fuentes
de datos existentes, recopilar y mantener los datos necesarios, y completar y revisar la recopilación de información. Envíe sus
comentarios sobre esta estimación de la carga o sobre cualquier otro aspecto de esta recopilación de información, incluyendo
sugerencias para reducir esta carga, a: U.S. Department of Agriculture, Food and Nutrition Service, Office of Policy Support,
1320 Braddock Place, 5th Floor, Alexandria, VA 22314 ATTN: PRA (0584-xxxx). No envíe el formulario cumplimentado a esta
dirección.

Estimado(a) [SFA Director]:
Espero que haya tenido un buen verano. Le estoy contactando hoy como parte del Estudio Nacional de
Comidas Escolares 2024–2025 para:

1. [FSMC No de Guam: Pedirle que complete una encuesta en línea]
2. Pedir documentación financiera final para el año escolar 2024-2025
3. Programar nuestra entrevista de seguimiento
[FSMC No de Guam: Antes de nuestra entrevista, le pedimos que complete una encuesta en línea para
recopilar información acerca de las comidas servidas en su SFA durante todo el año escolar 2024-2025, el
número de días operativos de las comidas escolares y otros datos operativos del servicio de alimentos
durante el año.] Su participación en esta parte del estudio es vital porque estamos recopilando
información sobre los costos e ingresos finales del año escolar 2024-2025. Por favor haga clic en el enlace
a continuación para [No FSMC de Guam: acceder a la encuesta y completarla] [FSMC de Guam:
presentar la documentación financiera final para SY 2024-2025, incluyendo declaraciones de gastos,
declaraciones de ingresos, y otra documentación específica para el FSMC que discutimos el año escolar
pasado] antes del [DATE].
Sitio web de encuesta: [Link]
[FSMC No de Guam: Al final de la encuesta, le pediremos que entregue documentación financiera final
para el año escolar 2024-2025, incluyendo declaraciones de gastos, declaraciones de ingresos y otra
documentación específica de su SFA de la que hablamos el año escolar pasado.]
Finalmente, por favor déjeme saber su disponibilidad para la entrevista, la cual realizaremos por teléfono
compartiendo la pantalla. La entrevista llevará unas dos horas y cubrirá los ingresos y gastos finales
[FSMC No de Guam: de su SFA], incluyendo los costos indirectos. Similar a la primavera pasada, el
personal con mayor conocimiento de estas declaraciones debería estar presente durante la entrevista. Por
favor responda a este correo electrónico con algunos bloques de dos horas que usted–y otro personal, de

ser necesario–tiene disponibles durante las siguientes tres semanas. Nos comunicaremos con usted de
nuevo para programar un horario específico para la entrevista.
[WEEK SUGGESTIONS]
Si tiene alguna pregunta, por favor envíeme un correo electrónico o llámeme al [TELÉFONO]. Gracias
por su ayuda y colaboración.
[Sender Name]