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APPENDIX C13. RECRUITING CALL SCRIPT (GROUPS 1A, 1B, 2A, 2B, 3, & FULL
AND LIMITED OUTLYING AREAS) AND E09. RECRUITING CALL SCRIPT – SPANISH
(LIMITED OUTLYING AREAS)

OMB Number: 0584-xxxx
Expiration Date: xx/xx/20xx

This information is being collected to assist the Food and Nutrition Service in understanding school food purchasing practices, the nutritional quality of school
meals and snacks, the cost to produce school meals, and student participation and dietary intakes. This is a mandatory collection and FNS will use the
information to monitor program operations. This collection does not request any personally identifiable information under the Privacy Act of 1974. According
to the Paperwork Reduction Act of 1995, an agency may not conduct or sponsor, and a person is not required to respond to, a collection of information
unless it displays a valid OMB control number. The valid OMB control number for this information collection is 0584-[xxxx]. The time required to complete this
information collection is estimated to average 0.50 hours per response, including the time for reviewing instructions, searching existing data sources,
gathering and maintaining the data needed, and completing and reviewing the collection of information. Send comments regarding this burden estimate or
any other aspect of this collection of information, including suggestions for reducing this burden, to: U.S. Department of Agriculture, Food and Nutrition
Service, Office of Policy Support, 1320 Braddock Place, 5th Floor, Alexandria, VA 22314 ATTN: PRA (0584-xxxx). Do not return the completed form to this
address.

SUGGESTED TEXT — CALL TO SFA DIRECTOR (GROUPS 1A, 1B, 2A, 2B 3, & FULL
AND LIMITED OA; CERTAINTIES ELIGIBLE FOR 1A, 2A, 3)

Hello, my name is _____________________. I’m calling from [FIRM] on behalf of the U.S.
Department of Agriculture (USDA), Food and Nutrition Service (FNS), to follow up on a letter sent to
[SFA DIRECTOR/FSMC MANAGER NAME] (and your district) about the 2024-2025 National School
Foods Study. Could I speak to [SFA DIRECTOR NAME/FSMC MANAGER]?
IF NOT SFA DIRECTOR/FSMC MANAGER/UNAVAILABLE: And your name again? When is the
best time to call [SFA DIRECTOR/FSMC MANAGER NAME]? Is there an assistant (SFA
director/manager) I can speak with about the study or are you able to help with this study?
____________________________. Thank you _____________ for your help, and please let [SFA
DIRECTOR/FSMC MANAGER NAME] know I called!
IF SPEAKING TO THE SFA DIRECTOR/FSMC MANAGER: I am following up on a letter sent to
you and your district on [DATE] regarding the National School Foods Study. The letter advised you that
a member of the study team would be following up with your office to provide more information and to
coordinate (your district’s) participation in the study—and that’s me! Do you recall this letter?
IF YES, RECALLS LETTER: As you know… GO TO “MORE DETAIL”
IF NO, SFA DOESN’T HAVE THE LETTER: Could I confirm your email? I’d love to send you a copy
of the letter and tell you more about the study. [IF NOT RECEIVED, SEND AND TRY TO
CONTINUE BY GOING TO “MORE DETAIL” OTHERWISE TAKE DATE AND TIME FOR
CALLBACK.]
[GROUP 1A, 2B, 2A, 2B & 3] MORE DETAIL: FNS has contracted with Mathematica, and its
research partners Decision Information Resources and ProTeam to conduct the National School Foods
Study for school year 2024–2025. This important study will (1) describe the food and nutrient content
and overall nutritional quality of school meals and afterschool snacks, (2) update information on the
school food environment and food service policies and practices, (3) estimate the cost to produce school
meals and snacks, and (4) collect information about student participation, satisfaction, and dietary
intake. This important study will collect updated information from States, School Food Authorities,

schools, parents, and children on the school meal programs. These data have not been collected in over
10 years and is critical to informing current and future program and policy decisions, affecting your
schools and student lunches.
[FULL AND LIMITED OA] MORE DETAIL: FNS has selected Mathematica, and its research
partner Decision Information Resources (DIR) to conduct the National School Foods Study for school
year 2024–2025, which includes [Alaska/Guam/Hawaii/Puerto Rico/the U.S. Virgin Islands]. This
important study will determine the cost of producing reimbursable meals for the National School Lunch
Program and School Breakfast Program, including indirect and local administrative costs and the ratios
of revenues to costs. This study is important because an accurate assessment of meal costs could
eventually be used to adjust per-meal reimbursement rates in [Alaska/Guam/Hawaii/Puerto Rico/the
U.S. Virgin Islands].
MORE DETAILS, IF NEEDED: Reimbursement rates for school meals sold in the contiguous 48 States
and the District of Columbia are assessed periodically using a rigorous cost study methodology. The
methodology has never been applied in outlying areas such as [Alaska/Guam/Hawaii/Puerto Rico/the
U.S. Virgin Islands]. The 2024-2025 National School Foods Study will provide critical information to
FNS about the cost of producing school meals in [Alaska/Guam/Hawaii/Puerto Rico/the U.S. Virgin
Islands].
IF TOLD THAT THE SFA IS MANAGED BY AN FSMC: Which food service management company
is this and what is their role in food service in your SFA? Who is authorized to decide [DISTRICT
NAME]’s participation in the study?
•

IF THE FSMC HAS ALREADY ENDORSED PARTICIPATION: [FSMC name] has already
approved [DISTRICT NAME]’s participation in the study. I can forward you the email where
[FSMC’s executive name] endorsed the study. Would you like me to do this?

•

IF APPROVAL FROM FSMC’S EXECUTIVES IS REQUIRED: We’d love for you to please
provide us with a contact in your central office so that we can follow-up with to acquire approval
for participation in the study. Do you have their name and contact information on hand?
o To make the process as seamless as possible, we would like for someone from your district to
connect us with your FSMC contact so that we can explain the study in more detail and ask
for their endorsement. Let me tell you a little bit more about the study and the data collection
we’re doing.

GO TO APPROPRIATE TALKING POINTS.

TALKING POINTS FOR SFA DIRECTOR
Mathematica is selecting a nationally representative sample of more than 1,000 school districts
nationwide [GROUP 2a, 2b, 3: and 2 to 4 schools per district]. Data collection activities will be limited
to only those necessary for success of the study.
GROUPS 2a, 2b, & 3: Your SFA’s participation will focus on student nutrition, student meal program
participation, and the school environment. [GROUP 2a & 2b: You will not be asked to participate in
the extensive cost and revenue portions of the study].
OUTLYING AREAS: Your SFA’s participation will focus on the cost of producing reimbursable
meals for the National School Lunch Program and School Breakfast Program. During school year 2024–
2025, your SFA (FULL OA: and schools) will be asked to complete:
During school year 2024–2025, your SFA [GROUPS 2a, 2b, 3 & FULL OA: and schools] will be asked
to complete:
[Table will be edited so only data collection activities and incentives relevant to the SFA being
contacted are shown]
Instrument
SFA Director

This survey will ask about

Survey

district policies, the school
environment, and food
service operations.

Admin

Respondent

Group(s)

Time

Incentive

Web survey

SFA Director

1a

1.5 hours

$75

1b

1.25 hours

$60

1c, 2a, 3

45 minutes

$35

2b

20 minutes

$25

Quarterly
Food Purchase
Data

Electronic
Submittal

SFA Director

1a, 1b

6 hours

$275

Quarterly
Program Data
Form

Web

SFA director

1a, 1b

15 mins

n/a

Web

School

2a, 3

20 MINS

N/A

Nutrition
Managers
(SNMs)

2b

20 minutes

N/a

Principals

2a, 3

30 minutes

n/a

SNM Survey

This survey will ask about
district policies, the school
environment, and food
service operations.

Principal
Survey

This survey will ask about
district policies, the school
environment, and food
service operations.

Web

Instrument

Admin

Respondent

Group(s)

Observation
Guide

Data collectors will observe
On-site
Schools (SNMs) 2a, 3
one lunch and one breakfast observation
2b
period (if the school
participates in the School
Breakfast Program) in each
sampled school to document
characteristics of foodservice
operations

Menu Survey

This survey will collect

Web
detailed information on the
foods offered and served in
each sampled school during a
target week, as well as a la
In person
carte foods offered on a
single day. The Menu Survey
includes a questionnaire
about foodservice operations
that the school nutrition
manager completes.

SNMs

Time

Incentive

20 minutes

N/a

20 minutes

n/a

2a, 3, FOA 9 hours

$225 ($75
prepay/$150
post pay)

2b

30 minutes

n/a

SFA On-site
This interview is to gather
In-person
Cost Interview information about the full
cost of food service, including
indirect and administrative
costs.

SFA
directors/busin
ess managers

3, FOA,
LOA

3.25 hours

$150

SFA Follow-up
Web Survey

Web

SFA directors

3, FOA

30 minutes

n/a

SFA Follow-up This interview is to gather

Telephone

SFA

3, FOA

2 hours

$90

3

90 mins

$50

Cost Interview information about the full
plus screen
cost of food service, including sharing
indirect and administrative
costs.

directors/busin
ess managers

SNM Cost
Interview

SNMs

This interview is to gather
In person
information about the full
cost of food service, including
indirect and administrative
costs.

Instrument
Principal Cost
Interview

Admin
This interview is to gather
In person
information about the full
cost of food service, including
indirect and administrative
costs.

On-Site Self-

On-site

Serve/Madeto-Order Bar
Form

observation

Plate Waste
Observations

AMPM (24Hour Dietary
Recall)

Respondent

Group(s)

Time

Incentive

Principals

3, FOA

45 mins

$40

Schools

3

10 mins

n/a

3
10 mins
(subsampl
e)

n/a

At a subset of schools, data
On-site
Lunch &
collectors will estimate the
observation Breakfast trays
proportion of foods wasted
(SNMs)
by students in order to assess
the nutrient and food group
composition of foods wasted,
and to assess the relationship
between plate waste and
characteristics of students,
school food environments,
and school foodservice
operations.
Field staff
Students
administer
during
target week
alongside
the student
interview
with a
telephone
follow-up

2a, 2b

45

Instrument

Admin

Respondent

Student
Interview with
AMPM (24Hour Dietary
Recall)

Professional data collectors
In person
will interview a small sample
of students and their parents
to obtain information on
student characteristics,
dietary intake, and
consumption of and
satisfaction with school
meals. Data collection
activities will differ for
elementary school students
and those in middle and high
schools and have been
designed to be age
appropriate. Kindergarten
and prekindergarten students
will not be included in the
study.

Students

Parent
Interview

See student interview
description

Parents

Web or
telephone

Group(s)
2a, 2b

Time

Incentive

12 minutes

Elementar
y - $5
Middle/Hi
gh School
- $15

2a

25 minutes

The parents of elementary
students will receive a higher
payment because they will
need to assist their children
with the 24-hour recall.

Parent of
Elementar
y student $25
Parent of
Middle/Hi
gh School
- $15

Reimbursable

SNMs will provide POS report Field staff

Meal Sale
Data Request
Form

or complete hard-copy form
to indicate whether sampled
students obtained a
reimbursable breakfast
and/or lunch on the day
referenced in the 24-hour

gather this
during
school visit

SNM

2a, 2b

10 minutes

n/a

Instrument

Admin

Respondent

Group(s)

Time

Incentive

recall.

GROUP 2a & 2B: Additional Talking points for Student interviews:
•

Study Liaison. To help coordinate the details of data collection in schools, each principal should
designate a liaison. The liaison will be the primary point of contact for the study team to plan and
conduct on-site data collection, including facilitating the distribution of study materials to
selected students and their parents. To thank them for their time, liaisons are eligible to receive
[INCENTIVE AMOUNT] pending district policies.

•

Collecting Student Rosters for Sampled Schools: Once we confirm eligibility of your study
schools, we will send you a data request form that you may complete with the student roster
information. We will also send you instructions on how to upload the completed forms to a
secure website. Are you able to provide student roster information, or should we work with
someone else in the district for this request?

•

Passive/Active Consent. DESCRIBE PASSIVE CONSENT PROCESS: This study is approved
to use the passive consent process, whereby consent forms are sent home to student and parent
participants and they sign and return the forms only if they wish to OPT OUT of the study. If
they do not return a signed form, we assume they give their consent to participate. [IF
DISTRICT DOES NOT ALLOW PASSIVE CONSENT, LET THEM KNOW WE CAN USE
ACTIVE CONSENT PROCESS.]

INCENTIVES

We will be offering gift cards as incentives to school staff for their help with the study. I would like to
take a moment to discuss any restrictions your school district may have with staff receiving incentives
[Review data collection table for incentives by recruitment group, these are proposed to be paid to
SFAs, SNMs and Principals].
•

Can we mention study incentives to the schools when the study team contacts them? If no, can you
please outline what the restrictions are regarding mentioning study incentives to the schools?
Recruiter Note: We will adhere to district or school policy if employees are prohibited from
accepting incentives.

BENEFITS/RISKS FOR STUDY PARTICIPANTS

There are no known benefits to taking part in this study. Individual respondents may feel uncomfortable
answering some questions and can choose not to answer any question. The data collected in this study
will not be used to affect meal reimbursements to participating schools or school meal program benefits
of participating households.
If you have any questions about your rights as a research participant, you may contact HML IRB at 202246-8504.

OBTAINING STUDY APPROVAL (MOU/RA)

We want to make sure we get the appropriate approvals for your district to participate in the study. We
sent a letter informing you and [SUPERINTENDENT NAME] about the study. Is
[SUPERINTENDENT NAME] the best person to contact for district approval?
IF YES: Can you assist us in facilitating the process or should we reach out to the Superintendent
directly? IF NOT THE RIGHT PERSON/RESEARCH APPLICATION (RA) NEEDED: [OBTAIN
NAME, TITLE, EMAIL and PHONE #]
•

Do you know how the approval process works?

IF HE/SHE KNOWS ABOUT THE APPROVAL PROCESS
•

What are the steps in the process?

•

How long do you anticipate it will take to get approval?

•

What can we do to facilitate the process?

•

Can you assist us in facilitating the process?

[IF RESEARCH APPROVAL IS NEEDED, INFORM THE TEAM LEADERS AND DOCUMENT IN
RECRUITMENT DATABASE]

CONFIRMING IF SFA CONTRACTS WITH AN FSMC

IF FSMC UNKNOWN: Is your foodservice operation currently under the direction of a foodservice
management company, or does your school district use a consulting company or independent consultant
to help plan or manage foodservice operations? (IF YES: Which company do you work with?)

START COLLECTING BASIC SFA PLANNING INFORMATION, IF POSSIBLE

NEXT STEPS: CONFIRM POINTS OF CONTACT
So, you will be our point of contact for everything SFA related, and I’ll contact [SUPERINTENDENT
NAME]/[ADMINISTRATOR NAME] about obtaining approval for [DISTRICT NAME] to participate
in the study. Would it be best to include you in that phone call?
IF THE SFA DIRECTOR WANTS TO BE INCLUDED IN A CONFERENCE CALL:
What day and times are good for you? I’ll call the district office to set up the call with
[SUPERINTENDENT NAME]/[ADMINISTRATOR NAME] during one of the times you’ve
mentioned and send you a calendar invite for confirmation. Would you prefer I notify you of the
conference call date by email or phone before sending the calendar invitation?
END CALL: Thank you so much for your help, I will send you my contact information by email in case
you have any questions after the call. [CONFIRM CONTACT EMAIL.] IF PROMISING: I would like

to call you next week/in X days to obtain some more information about your district (PLANNING
INTERVIEW) that will be needed to determine school eligibility as well as general study planning
purposes and MOU/Research Application process purposes. As the date of our first visit to the district
approaches, a member of the data collection team will contact you to coordinate logistics.
SEND THANK YOU EMAIL (cc study Inbox and save) AFTER CALL AND UPDATE IN
RECRUITMENT DATABASE. CALL DISTRICT USING “CALL TO SUPERINTENDENT” SCRIPT
NEXT PAGE TO GAIN STUDY APPROVAL AND START MOU PROCESS.

SUGGESTED TEXT — CALL TO SUPERINTENDENT (GROUPS 2a, 2b, 3 & OA)

IF SFA STATES WE NEED TO CONTACT THE SUPERINTENDENT FOR APPROVAL / IF SFA
UNRESPONSIVE, MENTION (phone message/email) THE IMPORTANCE OF THE STUDY AND
THAT NEXT STEP IS A FOLLOW UP CALL TO THE SUPERINTENDENT’S OFFICE
REGARDING THE CORRESPONDENCE SENT TO THE DISTRICT.
Hello, my name is _____________________. I’m calling from [FIRM] on behalf of the U.S.
Department of Agriculture (USDA), Food and Nutrition Service (FNS), to follow up on a letter sent to
[SUPERINTENDENT NAME] and your district about the 2024-2025 National School Foods Study.
Could I speak to [SUPERINTENDENT NAME]?
IF NOT SUPERINTENDENT/SUPERINTENDENT UNAVAILABLE: And your name again? When is
the best time to call [SUPERINTENDENT NAME]? Is there an assistant Superintendent I can speak
with about the study? ____________________________. Thank you _____________ for your help, and
please let [SUPERINTENDENT NAME] know I called!
[GROUPS 2 & 3] MORE DETAILS: FNS has contracted with Mathematica, and its research partners
Decision Information Resources and ProTeam to conduct the National School Foods Study for school
year 2024–2025. This important study will (1) describe the food and nutrient content and overall
nutritional quality of school meals and afterschool snacks, (2) update information on the school food
environment and food service policies and practices, (3) estimate the cost to produce school meals and
snacks, and (4) collect information about student participation, satisfaction, and dietary intake. This
important study will collect updated information from States, School Food Authorities, schools, parents,
and children on the school meal programs. These data have not been collected in over 10 years and is
critical to informing current and future program and policy decisions, affecting your schools and student
lunches. [OA] MORE DETAILS: FNS has contracted with Mathematica, and its research partners
Decision Information Resources and ProTeam to conduct the National School Foods Study for school
year 2024–2025. This important study will determine the cost of producing reimbursable meals for the
National School Lunch Program and School Breakfast Program, including indirect and local
administrative costs. It will also examine the ratios of revenues to costs. Reimbursement rates for school
meals sold in the contiguous 48 States and the District of Columbia are assessed periodically using a
rigorous cost study methodology. The methodology has never been applied in
[Alaska/Guam/Hawaii/Puerto Rico/the U.S. Virgin Islands]. This study is important because an accurate
assessment of meal costs could eventually be used to adjust per-meal reimbursement rates in your
[State/Territory].
I spoke with [SFA DIRECTOR NAME] about participation and need to speak with
[SUPERINTENDENT NAME] regarding the district’s approval process.
IF SPEAKING TO SUPERINTENDENT: I am following up on a letter sent to you on [DATE] about
the 2024-2025 National School Foods Study The letter advised you that a member of the study team
would be following up to provide more information and to coordinate your district’s participation in the
study. Did you have a chance to review this letter?
IF SUPERINTENDENT DOESN’T HAVE THE LETTER/DID NOT REVIEW: Could I have/confirm
your email? I can send you a copy and tell you about the study now if you have time. [SEND AND TRY
TO CONTINUE/SEND AND SET CALLBACK] When can I call you back? [DATE and TIME]

USDA FNS has contracted with Mathematica to conduct the National School Foods Study for school
year 2024–2025, and your school district has been selected to participate. GO TO OBTAINING STUDY
APPROVAL (MOU/RA).

OBTAINING STUDY APPROVAL:

We want to make sure we get the appropriate approvals for your district to participate in the study [IF
GROUP 2a or 2b: because the study will ask for lists of students and contact information to mail letters
to households.] [IF GROUP 3: because we will be visiting schools and conducting cafeteria observations
and talking with school staff like principals and school nutrition managers. We will not have any direct
interaction with students. [IF PLATE WASTE]: However, we will need to observe students’ trays.] [IF
FULL OA: because we will be talking with school staff like principals and school nutrition managers.
We will not have any interaction with students.] [SFA DIRECTOR NAME] has agreed to participate
and has named you as the person to contact to obtain district approval in the form of a Memorandum of
Understanding, or MOU. Are you the correct contact for this approval?
IF NOT THE RIGHT PERSON/RESEARCH APPLICATION (RA) NEEDED: Who should I speak to
about obtaining approval? [OBTAIN NAME, TITLE, EMAIL and PHONE #.]
IF CORRECT CONTACT FOR APPROVAL PROCESS: I would like to send you the MOU we have
prepared for participating districts describing the responsibilities of the study team and [DISTRICT
NAME]. We can talk about it once you have reviewed it. IF NOT MENTIONED DURING
CONVERSATION ASK:
•

What are the steps in the approval process?

•

How long do you anticipate it will take to get approval?

•

What can we do to facilitate the process?

[IF DISTRICT REQUESTS AN RA OR OTHER DOCUMENTATION, ASK IF THE MOU CAN BE
REVISED TO TAKE THE PLACE OF THE RA. IF IT CANNOT, OBTAIN COPY OF RA AND
SUBMISSION REQUIREMENTS. INFORM THE RECRUITING TEAM LEADERS ABOUT THIS
REQUIREMENT AND UPDATE THE RECRUITING DATABASE (RDB).]
END CALL: Thank you so much for your help, I will send you my contact information by email in case
you have any questions after the call, and I will send you the [DISTRICT NAME] MOU shortly.
[CONFIRM CONTACT EMAIL].

SEND THANK YOU EMAIL AFTER CALL AND UPDATE RDB

•

Recruiter customizes the MOU draft and sends to the district for review. The purpose of sharing
the draft is to make sure everyone is in agreement and the MOU is approved. [NAME OF
CONTRACTS PERSON] will sign the MOU that we send to the district.

•

If no changes are needed, save the double signed MOU to the MOU folder on Mathematica’s
SharePoint site as MPRID_DISTRICT_FINALMOU_DATE and email the team.

•

Recruiter follows up as needed.

•

Recruiter sends final version (pdf) of the MOU to the district. Enter the date the countersigned
MOU was received in the recruitment database.

Número de OMB: 0584-xxxx
Fecha de Vencimiento: xx/xx/20xx

Esta información se recopila para ayudar al Servicio de Alimentos y Nutrición a comprender las prácticas de compra de alimentos en las
escuelas, la calidad nutricional de las comidas y meriendas escolares, el costo de producción de las comidas escolares y la participación e
ingesta dietética de los estudiantes. Se trata de una recopilación obligatoria, y el FNS utilizará la información para supervisar las
operaciones del programa. En esta recopilación no se solicita ninguna información de identificación personal en virtud de la Ley de
Privacidad de 1974. De acuerdo con la Ley de Reducción de Trámites de 1995, una agencia no puede llevar a cabo o patrocinar, y una
persona no está obligada a responder, a una recopilación de información a menos que muestre un número de control válido de la OMB. El
número de control OMB válido para esta recopilación de información es 0584-[xxxx]. El tiempo necesario para completar esta recopilación
de información se estima en una media de 0.50 horas por respuesta, incluyendo el tiempo necesario para revisar las instrucciones, buscar
en las fuentes de datos existentes, recopilar y mantener los datos necesarios, y completar y revisar la recopilación de información. Envíe sus
comentarios sobre esta estimación de la carga o sobre cualquier otro aspecto de esta recopilación de información, incluyendo sugerencias
para reducir esta carga, a: U.S. Department of Agriculture, Food and Nutrition Service, Office of Policy Support, 1320 Braddock Place, 5th
Floor, Alexandria, VA 22314 ATTN: PRA (0584-xxxx). No envíe el formulario cumplimentado a esta dirección.

TEXTO SUGERIDO — LLAMADA CON EL DIRECTOR DE LA SFA (GRUPOS 1A, 1B, 2A,
2B, 3 & OA COMPLETA O LIMITADA; CERTEZAS ADMISIBLES PARA 1A, 2A, 3)

Hola, mi nombre es _____________________. Estoy llamando de [EMPRESA] en nombre del
Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA por sus siglas en inglés), Servicio de
Nutrición y Alimentos (FNS por sus siglas en inglés), para hacer un seguimiento a la carta que enviamos
a [NOMBRE DEL DIRECTOR DE LA SFA/RESPONSABLE DE LA FSMC] (y su distrito) acerca del
Estudio Nacional de Comidas Escolares 2024-2025. ¿Podría hablar con el [NOMBRE DEL DIRECTOR
DE LA SFA/RESPONSABLE DE LA FSMC]?
SI EL DIRECTOR DE LA SFA/RESPONSABLE DE LA FSMC NO ESTÁ DISPONIBLE: ¿Cuál es su
nombre otra vez? ¿Cuándo es el mejor momento para comunicarnos con el [NOMBRE DEL
DIRECTOR DE LA SFA/RESPONSABLE DE LA FSMC]? ¿Hay algún (director/gerente de la SFA)
asistente con quien pueda hablar sobre el estudio, o tal vez puede usted ayudarme con este estudio?
Gracias por su ayuda, y por favor ¡déjele saber a [NOMBRE DEL DIRECTOR DE LA
SFA/RESPONSABLE DE LA FSMC] que le he llamado!
SI HABLA CON EL DIRECTOR DE LA SFA/RESPONSABLE DE LA FSMC: Le estoy dando
seguimiento a la carta que le envié a usted y a su distrito el [FECHA] con respecto al Estudio Nacional
de Comidas Escolares. La carta le indicaba que un miembro del equipo del estudio le daría seguimiento
a su oficina para proporcionar más información y coordinar la participación de Puerto Rico en el
estudio. ¡Yo soy esa persona! ¿Recuerda esa carta?
SI RECUERDA LA CARTA: Como usted sabe… “DE MÁS DETALLES”
EN CASO DE NO RECORDAR O SI LA SFA NO TIENE LA NOTA: ¿Podría confirmar su dirección
de correo electrónico? Quisiera enviarle una copia de la nota y platicarle más acerca del estudio. HAGA
UNA CITA PARA LLAMAR OTRA VEZ [SI NO RECIBIÓ LA NOTA, ENVÍELA Y TRATE DE
CONTINUAR CON “MÁS DETALLES.” EN CASO CONTRARIO PROGRAME UN DÍA Y
HORARIO PARA VOLVER A LLAMAR].

MÁS DETALLES: FNS ha seleccionado a Mathematica y su socio de evaluación Decision Information
Resources (DIR) para realizar el Estudio Nacional de Comidas Escolares para el ciclo escolar 2024–
2025, que incluye [Alaska/Guam/Hawái/Puerto Rico/ las Islas Vírgenes de EE.UU]. Este importante
estudio determinará el costo de producción de alimentos reembolsables para el Programa Nacional de
Almuerzos Escolares y el Programa de Desayunos Escolares, incluyendo costos indirectos y costos
locales administrativos y las relaciones entre ganancias y costos. Este estudio es importante porque una
evaluación precisa de los costes de las comidas podría utilizarse en su momento para ajustar las tasas de
reembolso por comida en [Alaska/Guam/Hawái/Puerto Rico/las Islas Vírgenes de EE.UU.].
MÁS DETALLES, SI FUERAN NECESARIOS: Las tasas de reembolsos por alimentos vendidos en los
48 estados contiguos y el Distrito de Columbia son evaluadas periódicamente utilizando una rigurosa
metodología. La metodología nunca se ha aplicado en zonas periféricas como
[Alaska/Guam/Hawái/Puerto Rico/las Islas Vírgenes de EE.UU.]. El Estudio Nacional de Comidas
Escolares 2024-2025 proporcionará información crítica al FNS sobre el costo de producir comidas
escolares en [Alaska/Guam/Hawái/Puerto Rico/las Islas Vírgenes de EE.UU.]
SI LA RESPUESTA ES QUE LA SFA ESTÁ GESTIONADA por una empresa de gestión de servicios
alimentarios: ¿de qué empresa de gestión de servicios alimentarios se trata y cuál es su función en los
servicios alimentarios de su SFA? ¿Quién está autorizado para decidir la participación de [NOMBRE
DEL DISTRITO] en el estudio?
•

SI LA FSMC YA HA APROBADO LA PARTICIPACIÓN: [Nombre de la FSMC] ya ha
aprobado la participación de [NOMBRE DEL DISTRITO] en el estudio. Puedo enviarle el
correo electrónico en el que [nombre del directivo de la FSMC] aprueba el estudio. ¿Quiere que
se lo envíe?

•

SI SE REQUIERE LA APROBACIÓN DE LOS DIRECTIVOS DE LA FSMC: Nos encantaría
que nos facilitara un contacto en su oficina central para que podamos hacer un seguimiento con
el fin de obtener la aprobación para participar en el estudio. ¿Tiene a mano su nombre e
información de contacto?
o Para que el proceso sea lo más fluido posible, nos gustaría que alguien de su distrito nos
pusiera en contacto con su persona de contacto en la FSMC para que podamos explicarle
el estudio con más detalle y pedirle su aprobación. Permítanme que les hable un poco
más del estudio y de la recogida de datos que estamos realizando.

VAYA A PUNTOS DE CONVERSACIÓN APROPIADOS
PUNTOS DE CONVERSACIÓN PARA EL DIRECTOR DE LA SFA

Mathematica está seleccionando una muestra nacional representativa de más de 1,000 distritos escolares
de todo el país. Las actividades de recogida de datos se limitarán únicamente a las necesarias para el
éxito del estudio.
ZONAS PERIFÉRICAS: La participación de su SFA se centrará en el costo de producir comidas
reembolsables para el Programa Nacional de Almuerzos Escolares y el Programa de Desayunos
Escolares. Durante el ciclo escolar 2024–2025, le pediremos a su SFA que complete:

Durante el curso escolar 2024-2025, se pedirá a su SFA [GRUPOS 2a, 2b, 3 & FULL OA: y escuelas]
que cumplimente:
[Edite la tabla siguiente para que sólo se muestren las actividades de recopilación de datos y los
incentivos pertinentes para la SFA con la que se está contactando].
Instrumento
Entrevista in
situ sobre
Costos de la
SFA

Admin
Esta entrevista tiene por
En persona
objeto recabar información
sobre el coste total del
servicio de comidas, incluidos
los costes indirectos y
administrativos.

Encuestado

Grupo(s)

Hora

Incentivo

Directores de
SFA/Gerentes

3, FOA,
LOA

3.25 horas

$150

INCENTIVOS

Ofreceremos tarjetas de regalo al personal escolar por su ayuda en el estudio. Me gustaría tomarme un
momento para discutir cualquier restricción que su distrito escolar pueda tener con el personal que
recibe incentivos [Revisar la tabla de recogida de datos para los incentivos por grupo de
reclutamiento, estos se proponen para ser pagados a las SFA, los SNM y Directores].
Nota para el reclutador: Nos atendremos a la política del distrito o del centro educativo si se prohíbe
a los empleados aceptar incentivos.
BENEFICIOS/RIESGOS PARA LOS PARTICIPANTES DEL ESTUDIO

No se conocen beneficios por participar en este estudio. Los encuestados pueden sentirse incómodos
respondiendo a algunas preguntas y pueden optar por no responder a ninguna. Los datos recogidos en
este estudio no se utilizarán para afectar a los reembolsos de comidas a las escuelas participantes ni a los
beneficios del programa de comidas escolares de los hogares participantes.
Si tiene alguna pregunta sobre sus derechos como participante en la investigación, puede ponerse en
contacto con la IRB de HML llamando al 202-246-8504.
OBTENCIÓN DE LA APROBACIÓN DEL ESTUDIO (MOU/RA)

Queremos asegurarnos de obtener las autorizaciones pertinentes para que su distrito participe en el
estudio. Hemos enviado una carta informándoles a usted y a [NOMBRE DEL SUPERINTENDENTE]
sobre el estudio. ¿Es [NOMBRE DEL SUPERINTENDENTE] la persona de contacto más adecuada
para obtener la aprobación del distrito?
SI LA RESPUESTA ES SÍ: ¿Puede ayudarnos a facilitar el proceso o debemos dirigirnos directamente
al Superintendente? SI NO ES LA PERSONA ADECUADA/INVESTIGUE LA SOLICITUD
NECESARIA: [OBTENGA NOMBRE, TÍTULO, EMAIL y N.º DE TELÉFONO].
•

¿Sabe cómo funciona el proceso de aprobación?

SI CONOCE EL PROCESO DE APROBACIÓN

•

¿Cuáles son los pasos del proceso?

•

¿Cuánto tiempo cree que llevará obtener la aprobación?

•

¿Qué podemos hacer para facilitar el proceso?

•

¿Puede ayudarnos a facilitar el proceso?

[SI SE NECESITA APROBACIÓN PARA LA INVESTIGACIÓN, INFORME A LOS JEFES DE
EQUIPO Y DOCUMÉNTELO EN LA BASE DE DATOS DE RECLUTAMIENTO].
CONFIRMAR SI LA SFA CONTRATA CON UNA FSMC
SI NO SE CONOCE LA FSMC: ¿Su servicio de comidas está actualmente bajo la dirección de una empresa de
gestión de servicios de comidas, o su distrito escolar recurre a una empresa consultora o a un consultor
independiente para que le ayude a planificar o gestionar el servicio de comidas? (SI LA RESPUESTA ES SÍ:
¿Con qué empresa trabaja?)
EMPEZAR A RECOPILAR INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE LA PLANIFICACIÓN DE LA
SFA, SI ES POSIBLE
PRÓXIMOS PASOS: CONFIRMAR PUNTOS DE CONTACTO

Entonces, usted será nuestro punto de contacto para todo lo relacionado a la SFA y me pondré en
contacto con [NOMBRE DEL SUPERINTENDENTE]/[NOMBRE DEL ADMINISTRADOR] para
obtener la aprobación para que [NOMBRE DEL DISTRITO] participe en el estudio. ¿Sería mejor
incluirle en esa llamada telefónica?
SI EL DIRECTOR DE LA SFA DESEA PARTICIPAR EN UNA CONFERENCIA TELEFÓNICA:
¿Qué día y a qué hora le viene bien? Llamaré a la oficina del distrito para concertar la reunión con
[NOMBRE DEL SUPERINTENDENTE]/[NOMBRE DEL ADMINISTRADOR] en uno de los horarios
que ha mencionado y le enviaré una invitación para que la confirme. ¿Prefiere que le notifique la fecha
de la conferencia por correo electrónico o por teléfono antes de enviarle la invitación?
FIN DE LA LLAMADA: Muchas gracias por su ayuda, le enviaré mi información de contacto por
correo electrónico por si tiene alguna pregunta después de la llamada. [CONFIRMAR CORREO
ELECTRÓNICO DE CONTACTO.] SI SUENA PROMETEDOR: Me gustaría llamarle la semana que
viene/en X días para obtener más información sobre su distrito (ENTREVISTA DE PLANIFICACIÓN)
que será necesaria para determinar la idoneidad de la escuela, así como a efectos de planificación
general del estudio y a efectos del proceso MOU/Research Application. A medida que se acerque la
fecha de nuestra primera visita al distrito, un miembro del equipo de recopilación de datos se pondrá en
contacto con usted para coordinar la logística.
ENVÍE UN CORREO ELECTRÓNICO DE AGRADECIMIENTO (con copia al buzón de entrada
del estudio y guárdelo) DESPUÉS DE LA LLAMADA Y ACTUALICE LA BASE DE DATOS DE
RECLUTAMIENTO. CALL DISTRICT USING “CALL TO SUPERINTENDENT” SCRIPT NEXT
PAGE TO GAIN STUDY APPROVAL AND START MOU PROCESS.

TEXTO SUGERIDO - LLAMADA AL SUPERINTENDENTE (GRUPOS 2a, 2b, 3 & OA)

Hola, me llamo _____________________. Llamo de [EMPRESA] en nombre del Departamento de
Agricultura de EE.UU. (USDA), Servicio de Alimentación y Nutrición (FNS), para dar seguimiento a
una carta enviada a [NOMBRE DEL SUPERINTENDENTE] y a su distrito sobre el Estudio Nacional
de Comidas Escolares 2024-2025. ¿Podría hablar con [NOMBRE DEL SUPERINTENDENTE]?
SI NO ES EL SUPERINTENDENTE/SUPERINTENDENTE NO ESTÁ DISPONIBLE: ¿Puede
repetirme su nombre? ¿Cuál es el mejor momento para llamar a [NOMBRE DEL
SUPERINTENDENTE]? ¿Hay algún Superintendente adjunto con el que pueda hablar sobre el estudio?
____________________________. Gracias _____________ por su ayuda y, por favor, ¡haga saber a
[NOMBRE DEL SUPERINTENDENTE] que he llamado!
[OA] MÁS DETALLES: El FNS ha contratado a Mathematica y a sus socios de investigación Decision
Information Resources y ProTeam para llevar a cabo el Estudio Nacional de Comidas Escolares para el
año escolar 2024-2025. Este importante estudio determinará el costo de producir comidas reembolsables
para el Programa Nacional de Almuerzos Escolares y el Programa de Desayunos Escolares, incluidos los
costos administrativos indirectos y locales. También examinará la relación entre ingresos y costos. Las
tasas de reembolso de las comidas escolares vendidas en los 48 Estados contiguos y el Distrito de
Columbia se evalúan periódicamente utilizando una rigurosa metodología de estudio de costos. Esta
metodología nunca se ha aplicado en [Alaska/Guam/Hawái/Puerto Rico/las Islas Vírgenes de EE.UU.].
Este estudio es importante porque una evaluación precisa de los costes de las comidas podría utilizarse
eventualmente para ajustar las tasas de reembolso por comida en su [Estado/Territorio].
He hablado con [NOMBRE DEL DIRECTOR DE SFA] sobre la participación y necesito hablar con
[NOMBRE DEL SUPERINTENDENTE] sobre el proceso de aprobación del distrito.
EN CASO DE HABLAR CON EL SUPERINTENDENTE: Me dirijo a usted en relación con la carta
que le envié el [FECHA] sobre el Estudio Nacional de Comidas Escolares 2024-2025. En la carta se le
informaba de que un miembro del equipo del estudio se pondría en contacto con usted para facilitarle
más información y coordinar la participación de su distrito en el estudio. ¿Ha tenido la oportunidad de
leer esta carta?
SI EL SUPERINTENDENTE NO TIENE LA CARTA/NO LA LEYÓ: ¿Podría tener/confirmar su
correo electrónico? Puedo enviarle una copia y hablarle del estudio ahora si tiene tiempo. [ENVIAR E
INTENTAR CONTINUAR/ENVIAR Y PROGRAMAR UNA NUEVA LLAMADA] ¿Cuándo puedo
volverle a llamar? [FECHA y HORA]
USDA FNS ha contratado a Mathematica para llevar a cabo el Estudio Nacional de Comidas Escolares
para el año escolar 2024-2025, y su distrito escolar ha sido seleccionado para participar. VAYA A
OBTENCIÓN DE LA APROBACIÓN DEL ESTUDIO (MOU/RA).

OBTENER LA APROBACIÓN DEL ESTUDIO:

Queremos asegurarnos de obtener las aprobaciones pertinentes para que su distrito participe en el
estudio [SI [NOMBRE DEL DIRECTOR DE LA SFA] ha aceptado participar y le ha nombrado a usted
como persona de contacto para obtener la aprobación del distrito en forma de Memorando de
Entendimiento, o MOU (por sus siglas en inglés). ¿Es usted la persona de contacto adecuada para
obtener esta aprobación?
SI NO ES LA PERSONA ADECUADA/SE NECESITA UNA SOLICITUD DE INVESTIGACIÓN
(RA, por sus siglas en inglés): ¿Con quién debo hablar para obtener la aprobación? [OBTENGA
NOMBRE, TÍTULO, CORREO ELECTRÓNICO y NÚMERO DE TELÉFONO].
SI ES EL CONTACTO ADECUADO PARA EL PROCESO DE APROBACIÓN: Me gustaría enviarle
el MOU que hemos preparado para los distritos participantes que describe las responsabilidades del
equipo del estudio y [NOMBRE DEL DISTRITO]. Podemos hablar sobre ello una vez que lo haya
leído. SI NO SE MENCIONA DURANTE LA CONVERSACIÓN, PREGUNTE:
•

¿Cuáles son los pasos del proceso?

•

¿Cuánto tiempo cree que llevará obtener la aprobación?

•

¿Qué podemos hacer para facilitar el proceso?

[SI EL DISTRITO SOLICITA UNA RA U OTRA DOCUMENTACIÓN, PREGUNTE SI LA MOU
PUEDE REVISARSE PARA SUSTITUIR A LA RA. SI NO ES POSIBLE, OBTENGA UNA COPIA
DEL RA Y DE LOS REQUISITOS DE PRESENTACIÓN. INFORME A LOS JEFES DE EQUIPO DE
RECLUTAMIENTO SOBRE ESTE REQUISITO Y ACTUALICE LA BASE DE DATOS DE
RECLUTAMIENTO (RDB)].
FIN DE LA LLAMADA: Muchas gracias por su ayuda, le enviaré mi información de contacto por
correo electrónico por si tiene alguna pregunta después de la llamada, y le enviaré el MOU de
[NOMBRE DEL DISTRITO] en breve. [CONFIRMAR EMAIL DE CONTACTO].