Wage and Tax Statements W-2/W-3 series

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Instrucciones para la Forma W-3c PR Instructions for Form W-3c PR14:47

- 3-MAR-2006

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Instrucciones para la Forma
W-3c PR
Instructions for Form
W-3c PR

Department of the Treasury
Internal Revenue Service

(Rev. febrero de 2006)
Transmisi´on de Comprobantes de Retenci´on Corregidos
Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements
Las secciones a las cuales se hace referencia en estas instrucciones corresponden al Codigo
´
Federal de Rentas Internas, a menos
que se indique de otra manera.
Section references are to the Internal Revenue Code unless otherwise noted.

Que´ Hay de Nuevo
Eliminacion
´ de medios magneticos
´
como metodo
´
de
radicacion.
´
La Administracion
´ del Seguro Social (conocida
por sus siglas en ingles,
´ SSA), ya no aceptara´ planillas con
informacion
´ salarial y contributiva corregida radicadas por
medios magneticos.
´
Encasillado para la nueva Forma 944-PR. Un encasillado
ha sido anadido
˜
a la Forma W-3c PR dentro del encasillado
f para la nueva Forma 944-PR. La Forma 944-PR es una
nueva forma que puede ser radicada en lugar de la Forma
941-PR comenzando con el ano
˜ calendario 2006.

Social Security Administration
Data Operations Center
P.O. Box 3333
Wilkes-Barre, PA 18767-3333
Si usted usa una agencia portadora que no sea el
Servicio Postal de los EE.UU., env´ıe sus Formas 499R-2c/
W-2cPR y W-3c PR a la direccion
´ siguiente:
Social Security Administration
Data Operations Center
Attn: W-2c PR Process
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997
Nota: Por favor, no env´ıe la Forma 499R-2/W-2PR,
Comprobante de Retencion,
´ a ninguna de estas
direcciones. Vea las instrucciones para la Forma 499R-2/
W-2PR para dicha informacion.
´

Instrucciones Generales
Proposito
´
de la Forma
Use la Forma W-3c PR para enviar el original de una o mas
´
Forma(s) 499R-2c/W-2cPR, Correccion
´ al Comprobante de
Retencion,
´ a la Administracion
´ del Seguro Social (SSA) aun
cuando radique la Forma 499R-2c/W-2cPR unicamente
´
para corregir el nombre o numero
´
de seguro social
(conocido por sus siglas en ingles,
´ SSN) de un(a)
empleado(a).
Radique una sola Forma W-3c PR para corregir el
numero
´
de identificacion
´ patronal (conocido por sus siglas
en ingles,
´ EIN) reportado en una Forma W-3PR
anteriormente radicada. Si el EIN es el unico
´
cambio que
usted necesita hacer, por favor, complete unicamente
´
los
encasillados a, b, e y h. Luego firme la planilla.
Como
´
corregir mas
´ de una clase de patrono. Usted debe
usar una Forma W-3c PR separada para cada clase de
pagador que marque en el encasillado f (a menos que
marque el encasillado Comp. por enferm. de 3ro pagador
como su segundo encasillado). Si usted desea corregir mas
´
de una clase de patrono, debe agrupar todos los
comprobantes segun
´ sus respectivas clases y enviar cada
grupo por separado.
Adonde
´
se env´ıan las formas. Por favor, radique las
Formas 499R-2c/W-2cPR y W-3c PR ante la SSA. Si usted
usa el Servicio Postal de los EE.UU., env´ıe todas las
Formas 499R-2c/W-2cPR y W-3c PR a la direccion
´
siguiente:

Cuando
´
se debe radicar la planilla. Radique la Forma
W-3c PR lo mas
´ pronto posible despues
´ de que usted haya
descubierto el error. Ademas,
´ deles
´
a sus empleados la
Forma 499R-2c/W-2cPR cuanto antes.
Como
´
se puede radicar la planilla. Usted puede radicar la
Forma W-3c PR en papel. Por favor, si es posible, use una
maquinilla para escribir todas las anotaciones y asegurese
´
de que todas las copias salgan perfectamente legibles.
Si cualquier espacio indica un cambio de dolares
´
y una
de las cantidades en cuestion
´ es cero, por favor, anote “-0-”.
No deje en blanco dicho encasillado. Escriba en parentesis
´
las cantidades negativas (diminuciones) de la tercera
columna de la Forma W-3c PR.
Reportacion
´ usando medios electronicos.
´
Si a usted se
le requiere radicar 250 o´ mas
´ Formas 499R-2c/W-2cPR
durante un ano
˜ calendario, debera´ radicarlas por medios
electronicos
´
a menos que el IRS le conceda una renuncia.
Puede solicitar una renuncia llenando la Forma 8508,
Request for Waiver From Filing Information Returns
Electronically/Magnetically (Solicitud para la Renuncia de
Radicar Planillas Informativas por Medios Electronicos/
´
Magneticos),
´
en ingles.
´ Radique la Forma 8508 ante el IRS
por lo menos 45 d´ıas antes de que radique Formas
499R-2c/W-2cPR. Vea la Forma 8508 para informacion
´
sobre la radicacion.
´ A usted se le pudiera cargar una multa
o penalidad si usted no radica por medios electronicos
´
cuando se le requiere.

Cat. No. 26401P

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Instrucciones para la Forma W-3c PR Instructions for Form W-3c PR

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Para propositos
´
del requisito electronico,
´
solo
´ las Formas
499R-2/W-2PR del ano
˜ previo inmediato son tomadas en
cuenta. Ademas,
´ si un patrono tiene que radicar 200
Formas 499R-2c/W-2cPR para el ano
˜ previo inmediato en
marzo y luego descubre que otras 100 Formas 499R-2c/
W-2cPR para el mismo ano
˜ deben ser radicadas
electronicamente
´
en agosto, solo
´ las 100 Formas 499R-2c/
W-2cPR que se radican en agosto deben ser radicadas
electronicamente.
´

El cibersitio incluye informacion
´ sobre la radicacion
´
electronica,
´
ciertas publicaciones del Servicio Federal de
Rentas Internas (IRS) y de la SSA y temas generales
acerca de la reportacion
´ de sueldos y salarios. Usted puede
usar el BSO tambien
´ si tiene cualquier duda sobre la
reportacion
´ de los salarios.

Instrucciones Espec´ıficas
Env´ıe la Forma W-3c PR con la copia original de las Formas
499R-2c/W-2cPR. Por favor, no las una con grapas o con
cinta adhesiva a la Forma W-3c PR ni la una con la otra, ni
las doble tampoco. Radique una Forma W-3c PR separada
para cada ano
˜ contributivo y para cada clase de pagador en
cuestion
´ (que no sea “compensacion
´ por enfermedad
pagada por un tercero pagador”). Asegurese
´
de hacer una
copia de la Forma W-3c PR para su archivo.

Las especificaciones para radicar las Formas 499R-2c/
W-2cPR electronicamente
´
se encuentran en la MMREF-2,
Magnetic Media Reporting and Electronic Filing of W-2c
Information (Reportacion
´ por Medios Magneticos
´
y la
Radicacion
´ Electronica
´
de Informacion
´ de la W-2c), de la
SSA, en ingles.
´ Usted puede descargar la MMREF-2 en el
cibersitio www.socialsecurity.gov/employer de la SSA.
Tambien
´ puede ordenar una copia de la MMREF-2
llamando al Employer Reporting Branch (Rama de
Reportacion
´ del Patrono) de la SSA al 1-800-772-6270.
Puede obtener informacion
´ sobre la radicacion
´ electronica
´
comunicandose
´
con el Employer Service Liaison Officer
(Oficial de Enlace para los Servicios para Empleadores o
Patronos, conocido por sus siglas en ingles,
´ ESLO) de la
SSA para Puerto Rico, llamando al 212-264-1117.

La Forma W-3c PR puede radicarse sola (es decir, sin
la(s) Forma(s) 499R-2c/W-2cPR) a fin de corregir un EIN de
una Forma W-3PR radicada anteriormente. Si el unico
´
cambio que usted tiene que hacer es cambiar su EIN, llene
unicamente
´
los encasillados a, b, e y h. Luego firme la
planilla.
En la seccion
´ llamada Cambios de la Forma W-3c PR,
sume las cantidades de cada encasillado y columna en las
Formas 499R-2c/W-2cPR que usted env´ıa.

Si usted radica menos de 250 Formas 499R-2c/W-2cPR,
no se requiere que se radiquen electronicamente;
´
sin
embargo, el hacerlo mejorara´ el tiempo que toma el
procesamiento de formas y su veracidad. Para mas
´
informacion,
´ vea, Reportacion
´ de los salarios por
computadora, mas
´ adelante.

Encasillado a — Ano
˜ contributivo a corregirse. Anote
todas las cuatro cifras del ano
˜ contributivo de la Forma
499R-2/W-2PR que usted desea corregir. Por ejemplo, al
anotar “2005”, usted quiere decir que esta´ corrigiendo unas
Formas 499R-2/W-2PR del 2005. Si anoto´ “-0-” en el
encasillado c (vea mas
´ abajo), la SSA presume que usted
corrige unicamente
´
una Forma W-3PR.

Quien
´ puede firmar la Forma W-3c PR. Por lo general, los
patronos deben firmar la Forma W-3c PR. Sin embargo,
el(la) transmisor(a) o remitente (incluyendo una agencia de
servicios, un(a) agente de reportacion,
´ un(a) agente
pagador(a) o un(a) agente de desembolsos) puede firmar la
Forma W-3c PR (o usar su numero
´
de identificacion
´
personal, conocido por sus siglas en ingles,
´ PIN, en las
radicaciones electronicas)
´
por el patrono o el(la) pagador(a)
solo
´ si el(la) remitente:
• Esta´ autorizado(a) a firmar bajo un acuerdo de agencia
(un acuerdo oral, por escrito o impl´ıcito) que sea valido
´
conforme a la ley estatal y
• Escribe “Por (nombre del(la) pagador(a))” junto a la firma.

Encasillado b — Nombre y direccion
´ del patrono,
incluyendo el codigo
´
postal “ZIP”. Deben ser anotados
segun
´ aparecen en la Forma 941-PR, Forma 943-PR,
Forma 944-PR o en el Anexo H-PR (Forma 1040-PR).
Incluya el numero
´
del piso, habitacion
´ u otro tipo de
apartado despues
´ de la direccion
´ de su casa. Si el Servicio
Postal no entrega correspondencia a tal direccion
´ y usted,
en su lugar, usa un apartado postal, por favor, incluya el
numero
´
de este
´
en lugar de la direccion
´ de su residencia.
Cambio de direccion.
´
El IRS no usara´ la Forma W-3c
PR para poner al d´ıa la direccion
´ de usted en el registro de
direcciones. Para cambiar su direccion,
´ por favor, complete
la Forma 8822, Change of Address (Cambio de Direccion),
´
en ingles.
´ Para obtener la Forma 8822 o´ cualquier otra
forma del IRS, llame al 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676)
o visite la ciberpagina
´
en la red internet del IRS en la
direccion
´ www.irs.gov.

Aunque un(a) remitente autorizado(a) firme por el(la)
pagador(a), el(la) pagador(a) es responsable de que la
Forma W-3c PR y los documentos adjuntos esten
´
debidamente cumplimentados y de que sean radicados a
tiempo. El(la) pagador(a) estara´ sujeto(a) a cualquier
penalidad que resulte por no cumplir con estos requisitos.
Reportacion
´ de los salarios por computadora. Usando
una computadora personal y un modem,
´
usted puede tener
acceso al Business Services Online (BSO) (Servicios
Comerciales En-L´ınea, conocidos por sus siglas en ingles,
´
BSO) de la SSA para reportar datos relacionados con los
sueldos o salarios. Para obtener informacion
´ sobre como
´
reportar datos referentes a los salarios electronicamente
´
a
la SSA o para tener acceso al BSO, visite el cibersitio
Employer Reporting Instructions and Information
(Instrucciones e Informacion
´ sobre la Reportacion
´ por
Patronos), en ingles,
´ de la SSA en el internet en la direccion
´
www.socialsecurity.gov/employer. Si tiene cualquier
dificultad con cualquiera de los servicios del BSO, llame a la
SSA al 1-888-772-2970.

Encasillado c — Total de Formas 499R-2c/W-2cPR.
Anote el numero
´
de Formas 499R-2c/W-2cPR por separado
que radica con esta Forma W-3c PR, o anote “-0-” si corrige
unicamente
´
una sola Forma W-3PR radicada anteriormente.
Encasillado d — Numero
´
del establecimiento. Usted
puede llenar este encasillado para identificar
individualmente los establecimientos que tiene en su
negocio. Puede radicar una Forma W-3c PR por separado
con la Forma 499R-2c/W-2cPR para cada establecimiento
en cuestion.
´ O puede usar una sola Forma W-3c PR para
todas las Formas 499R-2c/W-2cPR. Usted no tiene que
llenar este encasillado; es completamente opcional.

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Instrucciones para la Forma W-3c PR Instructions for Form W-3c PR

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Encasillado e — Numero
´
de identificacion
´ patronal (EIN).
Anote el numero
´
correcto que le asigno´ el IRS en el formato
siguiente: 00-0000000. Si esta´ corrigiendo su EIN, anote el
EIN incorrecto en el encasillado h.
Encasillado f — Clase de patrono. Marque el encasillado
correspondiente. Si su Forma W-3PR previa estaba
marcada incorrectamente, reporte su clase de patrono
incorrecta en el espacio para anotaciones en el encasillado
8, “Explique aqu´ı cualquier reduccion”.
´
Comp. por enferm. de 3ro pagador. Marque este
encasillado y otro encasillado, tal como “941-PR Regular”,
si usted es un tercero pagador de compensacion
´ por
enfermedad (o un patrono que reporta pagos de
compensacion
´ por enfermedad hechos por un tercero) y
corrige unas Formas 499R-2/W-2PR.
941-PR Regular. Marque este encasillado si usted
radica la Forma 941-PR y ninguna de las otras categor´ıas
(que no sea “compensacion
´ por enfermedad pagada por un
tercero pagador”) le corresponde.
Domestico.
´
Marque este encasillado si usted es patrono
de empleados domesticos
´
y esta´ corrigiendo Formas
499R-2/W-2PR que pertenecen a empleados domesticos
´
(Anexo H-PR (Forma 1040-PR) o la Forma 942-PR para
anos
˜ contributivos anteriores a 1995). Si tambien
´ corrige
Formas 499R-2c/W-2cPR de empleados no domesticos,
´
complete otra Forma W-3c PR.
943-PR Agr´ıcola. Marque este encasillado si radica la
Forma 943-PR y los comprobantes corregidos pertenecen a
empleados agr´ıcolas. Para corregir Formas 499R-2c/
W-2cPR de empleados no agr´ıcolas, env´ıe otra forma por
separado, marcando con una “X” el encasillado para la
Forma 941-PR (en la mayor´ıa de los casos).
944-PR. Marque este encasillado si usted radica la
nueva Forma 944-PR y ninguna otra categor´ıa (excepto
“Compensacion
´ por enfermedad pagada por un tercero
pagador”, si le corresponde) le aplica. La Forma 944-PR es
una nueva forma que puede ser radicada en lugar de la
Forma 941-PR comenzando con el ano
˜ calendario 2006.
Empleados del gobierno Medicare. Marque este
encasillado si se trata de una agencia gubernamental que
esta´ corrigiendo Formas 499R-2/W-2PR de empleados que
estan
´ sujetos unicamente
´
a la contribucion
´ para el seguro
Medicare.
Seccion
´ 218. Marque este encasillado si usted es un
patrono gubernamental y va a corregir Formas 499R-2/
W-2PR de 1986 o´ un ano
˜ anterior a este,
´
de empleados
amparados por la seccion
´ 218 de la Ley del Seguro Social.
Debera´ anotar tambien
´ su numero
´
del patrono de la SSA o
de la Unidad de Registro de Nominas
´
(PRU) en el
encasillado g.
Encasillado g — Numero
´
patronal de seguro social (SSA)
y de PRU. Si usted esta´ corrigiendo el ano
˜ 1986 o´ un ano
˜
anterior a este,
´
anote el numero
´
que le asigno´ la SSA. Este
numero
´
comienza siempre con “69”. Ademas,
´ anada
˜
el
indicador ‘‘L’’ y numeros
´
de grupo de cobertura y/o el PRU,
si estos
´
les han sido asignados a usted por la SSA.
Encasillados de la h a la j. Haga anotaciones en estos
encasillados solamente si el numero
´
que informo´ en la
forma original no es el correcto. Los numeros
´
correctos
deben aparecer en los encasillados d, e y g.
Encasillados del 1 al 7 — Cambios. Llene estos
encasillados con las mismas partidas de las Formas

499R-2c/W-2cPR corregidas correspondientes. Los
numeros
´
de los encasillados de esta forma no
coinciden con los de la Forma 499R-2c/W-2cPR. Debera´
completar solamente los encasillados que va a corregir, los
demas
´ dejelos
´
en blanco.
Si en alguna l´ınea hay un cambio en las cantidades y
una de ellas es cero, anote “-0-”. No deje la l´ınea en blanco.
Explique aqu´ı cualquier reduccion.
´
Explique
cualesquier cantidades negativas (reducciones) que
aparecen en la tercera columna. Tambien
´ reporte aqu´ı
cualquier previa anotacion
´ incorrecta del encasillado f,
“Clase de patrono”. Incluya (pero no adhiera a la Forma
W-3c PR) unas hojas adicionales para explicar las
reducciones, si le hace falta.
Firma. Por favor, firme y feche esta planilla. Incluya
tambien
´ su t´ıtulo, numero
´
de telefono
´
y el nombre de un
individuo con quien se puede comunicar. Si usted tiene un
numero
´
de fax y/o una direccion
´ para recibir
correspondencia electronica
´
(email), por favor, incluyalos
´
tambien.
´ Si usted no es el patrono, vea, Quien
´ puede
firmar la Forma W-3c PR, en la pagina
´
2.
Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Informacion
´
y la Ley de Reduccion
´ de Tramites.
´
Solicitamos la
informacion
´ requerida en la Forma W-3c PR para cumplir
con las leyes que regulan la recaudacion
´ de los impuestos
internos de los Estados Unidos. La necesitamos para
calcular y cobrar la cantidad correcta de contribuciones. La
seccion
´ 6051 del Codigo
´
Federal de Rentas Internas y su
reglamentacion
´ requieren que usted suministre
comprobantes de ingresos y retencion
´ a sus empleados y a
la Administracion
´ del Seguro Social. La seccion
´ 6109 del
Codigo
´
requiere que usted incluya su numero
´
de
identificacion
´ patronal (EIN). Si usted no provee esta
informacion
´ oportunamente, pudiera estar sujeto(a) a multas
o penalidades e intereses.
Usted no esta´ obligado(a) a facilitar la informacion
´
solicitada en una planilla sujeta a la Ley de Reduccion
´ de
Tramites
´
a menos que la misma muestre un numero
´
de
control valido
´
de la Office of Management and Budget
(Oficina de Administracion
´ y Presupuesto, conocida por sus
siglas en ingles,
´ OMB). Los libros o records
´
relativos a una
planilla o sus instrucciones deberan
´ ser conservados
mientras su contenido pueda ser utilizado en la
administracion
´ de cualquier ley contributiva federal.
Por regla general, las planillas de contribucion
´ y
cualquier informacion
´ pertinente son confidenciales, como lo
requiere la seccion
´ 6103. No obstante esto, la seccion
´ 6103
permite o requiere que el IRS divulgue o provea tal
informacion
´ a otros, tal como se describe en el Codigo.
´
Por
ejemplo, podemos divulgar informacion
´ contributiva al
Departamento de Justicia para casos de litigio civil y/o
criminal y a las ciudades, estados, posesiones, estados
libres asociados con los EE.UU. y el Distrito de Columbia a
fin de ayudarlos en administrar sus leyes contributivas
respectivas. Tambien
´ la ley no autoriza a facilitarle la
informacion
´ a algunos gobiernos extranjeros conforme a los
tratados tributarios que tengan con los Estados Unidos, a
agencias federales y estatales para hacer cumplir las leyes
federales criminales que no tienen que ver con la
contribucion
´ o a agencias federales encargadas de la
ejecucion
´ de las leyes y agencias federales de inteligencia
para combatir el terrorismo.

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Instrucciones para la Forma W-3c PR Instructions for Form W-3c PR

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El tiempo que se necesita para llenar y radicar esta
planilla variara,
´ dependiendo de las circunstancias
individuales. El promedio de tiempo que se estima
necesario para completar esta planilla es de 31 minutos. Si
desea hacer cualquier comentario acerca de la exactitud de
este tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude a que
esta planilla sea mas
´ sencilla, por favor, env´ıenos los
mismos. Puede enviar sus comentarios y sugerencias al
Internal Revenue Service, Tax Products Coordinating
Committee, SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111 Constitution Ave.
NW, IR-6406, Washington, DC 20224. No env´ıe esta forma
a esta direccion.
´ En su lugar vea, Adonde
´
se env´ıan las
formas, en la pagina
´
1.

When to file. File Form W-3c PR as soon as possible after
you discover an error. Also, provide the appropriate copies
of Form 499R-2c/W-2cPR to your employees as soon as
possible.
How to file. You may file Form W-3c PR on paper. Please
type all entries, if possible, and make sure all copies are
legible.
If any item shows a dollar change and one of the
amounts is zero, enter “-0-.” Do not leave the box blank.
Show negative amounts (decreases) in the third column of
Form W-3c PR in parentheses.
Electronic reporting. If you are required to file 250 or more
Forms 499R-2c/W-2cPR during a calendar year, you must
now file them electronically unless the IRS grants you a
waiver. You may request a waiver on Form 8508, Request
for Waiver From Filing Information Returns Electronically/
Magnetically. Submit Form 8508 to the IRS at least 45 days
before you file Forms 499R-2c/W-2cPR. See Form 8508 for
filing information. You may be charged a penalty if you fail to
file electronically when required.

What’s New
Elimination of magnetic media as a filing method. The
Social Security Administration (SSA) will no longer accept
magnetic media submissions of corrected wage and tax
information.
Checkbox for new Form 944-PR. A checkbox in box f for
new Form 944-PR has been added to Form W-3c PR. Form
944-PR is a new form that can be filed instead of Form
941-PR beginning with calendar year 2006.

For purposes of the electronic requirement, only Forms
499R-2/W-2PR for the immediate prior year are taken into
account. Also, if an employer must file 200 Forms 499R-2c/
W-2cPR for the immediate prior year in March and then
discovers that another 100 Forms 499R-2c/W-2cPR for the
same year must be filed in August, only the 100 Forms
499R-2c/W-2cPR that are filed in August must be filed
electronically.

General Instructions
Purpose of Form

Specifications for filing Form 499R-2c/W-2cPR
electronically are contained in SSA’s MMREF-2, Magnetic
Media Reporting and Electronic Filing of W-2c Information.
You can download MMREF-2 by visiting the SSA website at
www.socialsecurity.gov/employer. You can also order a
copy of MMREF-2 by calling SSA’s Employer Reporting
Branch at 1-800-772-6270. You may obtain electronic filing
information by calling SSA’s Employer Service Liaison
Officer (ESLO) for Puerto Rico at 212-264-1117.

Use Form W-3c PR to transmit the original page of one or
more Form(s) 499R-2c/W-2cPR, Correccion
´ al
Comprobante de Retencion
´ — Corrected Withholding
Statement, to the Social Security Administration (SSA) even
if you are only filing Form 499R-2c/W-2cPR to correct an
employee’s name or social security number (SSN).
File Form W-3c PR by itself to correct an employer
identification number (EIN) on a previously filed Form
W-3PR. If the EIN is the only change you need to make,
complete only boxes a, b, e, and h; then sign the form.

If you file fewer than 250 Forms 499R-2c/W-2cPR, they
are not required to be filed electronically; however, doing so
will enhance the timeliness and accuracy of forms
processing. For more information, see Online wage
reporting below.
Who may sign Form W-3c PR. Employers generally must
sign Form W-3c PR. However, the transmitter or sender
(including a service bureau, reporting agent, paying agent,
or disbursing agent) may sign Form W-3c PR (or use its PIN
on electronic filings) for the employer or payer only if the
sender:
• Is authorized to sign by an agency agreement (either oral,
written, or implied) that is valid under state law, and
• Writes ‘‘For (name of payer)’’ next to the signature.

Correcting more than one kind of payer. You must use a
separate Form W-3c PR for each kind of payer in box f
(unless the second-marked checkbox is “Third-party sick
pay”). If you are correcting more than one kind of payer,
please group forms of the same kind and send them in
separate groups.
Where to file. File Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3c PR
with the SSA. If you use the U.S. Postal Service, send all
Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3c PR to:
Social Security Administration
Data Operations Center
P.O. Box 3333
Wilkes-Barre, PA 18767-3333

Even though an authorized sender signs for the payer,
the payer still has the responsibility for making sure the
Form W-3c PR and attachments are filed correctly and
timely. The payer is subject to any penalties that result from
not complying with these requirements.
Online wage reporting. Using a personal computer and a
modem, you can access SSA’s Business Services Online
(BSO) to electronically report wage data. To get information
regarding filing wage data electronically with the SSA or to
access BSO, visit the SSA’s Employer Reporting
Instructions and Information website at

If you use a carrier other than the U.S. Postal Service,
send Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3c PR to:
Social Security Administration
Data Operations Center
Attn: W-2c PR Process
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997
Note. Do not send Form 499R-2/W-2PR, Wage and Tax
Statement, to either of these addresses. Instead, see the
instructions for Form 499R-2/W-2PR.

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Instrucciones para la Forma W-3c PR Instructions for Form W-3c PR

14:47 - 3-MAR-2006

The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

www.socialsecurity.gov/employer. Call the SSA at
1-888-772-2970 if you experience problems using any of the
services within BSO.
The website includes information on electronic filing,
some IRS and SSA publications, and general topics of
interest about wage reporting. You can also use BSO to ask
questions about wage reporting.

made by a third party) and are correcting Forms 499R-2/
W-2PR.
941-PR Regular. Check this box if you file Form 941-PR
and none of the other categories (except “Third-party sick
pay”) applies.
Household. Check this box if you are a household
employer correcting Forms 499R-2/W-2PR for household
employees (Anexo H-PR (Form 1040-PR), or Form 942-PR
for tax years before 1995). If you also have to correct forms
of employees who are not household employees, complete
a separate Form W-3c PR.
943-PR Agriculture. Check this box if you file Form
943-PR and are correcting forms for agricultural employees.
For nonagricultural employees, send Forms 499R-2c/
W-2cPR with a separate Form W-3c PR, generally with the
“941-PR” box checked.
944-PR. Check this box if you file new Form 944-PR and
no other category (except “Third-party sick pay,” if
applicable) applies. Form 944-PR is a new form that can be
filed instead of Form 941-PR beginning with calendar year
2006.
Medicare Govt. Employees. Check this box if you are a
government agency correcting Forms 499R-2/W-2PR for
employees subject only to Medicare taxes.
Section 218. Check this box if you are a Puerto Rico or
local government employer correcting 1986 or earlier Forms
499R-2/W-2PR for employees covered under section 218 of
the Social Security Act. You must also enter your employer’s
SSA number or Payroll Record Unit (PRU) number in box g.
Box g — Employer’s SSA number and PRU. If you are
correcting a 1986 or earlier year, show the number assigned
to you by the SSA. This number always starts with “69.” Also
add the ‘‘L’’ indicator, coverage group, and/or PRU numbers
if these have been assigned to you by SSA.
Boxes h through j. Make entries here only if the number
on the original form is incorrect. Your correct numbers
should appear in boxes d, e, and g.
Boxes 1 through 7 — Changes. Enter the totals from the
same boxes on the related Forms 499R-2c/W-2cPR. The
box numbers on this form do not match Form 499R-2c/
W-2cPR. Complete only those items that are being
corrected. Otherwise, leave blank.
On any line that shows a dollar change, if one of the
amounts is zero, enter “-0-.” Do not leave blank.
Explain decreases here. Explain any decreases that
appear in the third column. Also report here any previous
incorrect entry in box f, “Kind of payer.” Enclose (but do not
attach) additional sheets explaining your decreases, if
necessary.
Signature. Sign and date the form. Also, enter your title,
phone number, and the name of a person to contact. If you
have a fax number and/or email address, also enter them. If
you are not the employer, see Who may sign Form
W-3c PR on page 4.

Specific Instructions
Send Form W-3c PR with the original copy of Form(s)
499R-2c/W-2cPR. Please do not staple or tape Forms
499R-2c/W-2cPR to Form W-3c PR or to each other, nor
fold Form W-3c PR. File a separate Form W-3c PR for each
tax year and for each kind of payer (except “Third-party sick
pay”). Make a copy of Form W-3c PR for your records.
Form W-3c PR can be filed alone (without Forms
499R-2c/W-2cPR) to correct your EIN on a previously filed
Form W-3PR. If the EIN is the only change you need to
make, complete only boxes a, b, e, and h; then sign the
form.
In the Changes section of Form W-3c PR, total the
amounts from each box and column on the Forms 499R-2c/
W-2cPR that you are sending.
Box a — Tax year being corrected. Enter all four digits of
the year of the Form(s) 499R-2/W-2PR that you are
correcting. For example, entering “2005” indicates that you
are correcting 2005 Forms 499R-2/W-2PR. If you entered
“-0-” in box c (see below), SSA assumes that you are only
correcting Form W-3PR.
Box b — Employer’s name, address, and ZIP code. This
should be the same as shown on your Form 941-PR, Form
943-PR, Form 944-PR or Anexo H-PR (Form 1040-PR).
Include the suite, room, or other unit number after the street
address. If the Post Office does not deliver mail to the street
address and you use a P.O. box, show the P.O. box instead
of the street address.
Change of address. The IRS will not use Form W-3c PR
to update your address of record. To change your address,
complete Form 8822, Change of Address. To get Form
8822, or any other IRS form, call 1-800-TAX-FORM
(1-800-829-3676) or visit the IRS website at www.irs.gov.
Box c — Total number of Forms 499R-2c/W-2cPR. Enter
the number of individual Forms 499R-2c/W-2cPR filed with
this Form W-3c PR; enter “-0-” if you are correcting only a
previously filed Form W-3PR.
Box d — Establishment number. You may use this box to
identify separate establishments in your business. You may
file a separate Form W-3c PR with Forms 499R-2c/W-2cPR
for each establishment, or you may use a single Form
W-3c PR for all Forms 499R-2c/W-2cPR. You do not have
to complete this item; it is optional.
Box e — Employer’s identification number (EIN). Enter
the correct number assigned to you by the IRS in the
following format: 00-0000000. If you are correcting your EIN,
enter the incorrect EIN in box h.
Box f — Kind of payer. Check the box that applies to you. If
your previous Form W-3PR was checked incorrectly, report
your prior incorrect payer type in the entry space in box 8,
“Explain decreases here.”
Third-party sick pay. Check this box and another box
such as the “941-PR Regular” box if you are a third-party
sick pay payer (or an employer reporting sick pay payments

Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice. We
ask for the information on Form W-3c PR to carry out the
Internal Revenue laws of the United States. We need it to
figure and collect the right amount of tax. Section 6051 of
the Internal Revenue Code and its regulations require you to
furnish wage and tax statements to employees and to the
Social Security Administration. Section 6109 of the Code

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Instrucciones para la Forma W-3c PR Instructions for Form W-3c PR

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The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

requires you to provide your employer identification number
(EIN). If you fail to provide this information in a timely
manner, you may be liable for penalties and interest.
You are not required to provide the information requested
on a form that is subject to the Paperwork Reduction Act
unless the form displays a valid OMB control number. Books
or records relating to a form or its instructions must be
retained as long as their contents may become material in
the administration of any Internal Revenue law.
Generally, tax returns and return information are
confidential, as required by section 6103. However, section
6103 allows or requires the IRS to disclose or give the
information shown on your tax return to others as described
in the Code. For example, we may disclose your tax
information to the Department of Justice for civil and/or
criminal litigation and to cities, states, and the District of

Columbia for use in administering their tax laws. We may
also disclose this information to certain foreign governments
under tax treaties they have with the United States, to
federal and state agencies to enforce federal nontax criminal
laws, or to federal law enforcement and intelligence
agencies to combat terrorism.
The time needed to complete and file this form will vary
depending on individual circumstances. The estimated
average time is 31 minutes. If you have comments
concerning the accuracy of this time estimate or suggestions
for making this form simpler, we would be happy to hear
from you. You can write to the Internal Revenue Service,
Tax Products Coordinating Committee,
SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111 Constitution Ave. NW,
IR-6406, Washington, DC 20224. Do not send this tax form
to this address. Instead, see Where to file on page 4.

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