Wage and Tax Statements W-2/W-3 series

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Instrucciones para la Forma W-3PR (Instructions for Form W-3PR)

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(Init. & date)

❏

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10:40 - 26-FEB-2007

The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

2007

Department of the Treasury
Internal Revenue Service

Instrucciones para la
Forma W-3PR (Instructions
for Form W-3PR)
Informe de Comprobantes de Retenci´on
(Transmittal of Withholding Statements)
Que´ Hay de Nuevo
Cambio en la ubicacion
´ de la identificacion
´ en la Forma
W-3PR. Para propositos
´
de uniformidad con los cambios hechos a
la Forma W-3, hemos transferido la ubicacion
´ del numero
´
de
identificacion
´ de la forma (“3333”) a la esquina superior izquierda
de la Forma W-3PR.

Recordatorios
La fecha de vencimiento se ha extendido para las personas
que radican electronicamente.
´
Si usted radica sus Formas
499R-2/W-2PR del 2007 con la Administracion
´ del Seguro Social
(conocida por siglas en ingles,
´ SSA) electronicamente,
´
la fecha de
vencimiento se extiende al 31 de marzo del 2008. Para informacion
´
sobre como
´
radicar electronicamente,
´
vea, Reportacion
´ por
medios electronicos,
´
en la pagina
´
2.
Forma 944-PR. Use el encasillado “944-PR” en el encasillado a de
la Forma W-3PR si radico´ la Forma 944-PR, Planilla para la
declaracion
´ federal ANUAL del patrono.

¿Necesita Ayuda?
Si usted desea informacion
´ sobre como
´
obtener formas y
publicaciones, vea la Pub. 179 (Circular PR), Gu´ıa contributiva
federal para patronos puertorriquenos.
˜
Si necesita ayuda en espanol
˜ para radicar sus reportes de
salarios, llame a la SSA al 1-800-772-6270.
Usted tambien
´ puede llamar al Servicio de Rentas Internas
(conocido por sus siglas en ingles,
´ IRS) para hacer preguntas
sobre la contribucion
´ sobre el empleo. Llame al 1-800-829-4933
(las horas de servicio son de lunes a viernes, de 7:00 a.m. a 10:00
p.m., hora local) o visite el cibersitio www.irs.gov/espanol del IRS y
escriba “patronos” en el encasillado Keyword/Search Terms
(Palabra clave/Terminos
´
a ser buscados).
Reportacion
´ de salarios por computadora. Usted puede tener
acceso a la ciberpagina
´
Business Services Online (BSO) (Servicios
comerciales en-l´ınea, conocidos por sus siglas en ingles,
´ BSO) en
el cibersitio de la SSA usando una computadora personal y un
modem,
´
para reportar datos relacionados con los sueldos o
salarios. Para obtener informacion
´ sobre como
´
reportar datos
referentes a los salarios electronicamente
´
con la SSA o para tener
acceso a los servicios de BSO, visite el cibersitio Employer
Reporting Instructions and Information (Instrucciones e informacion
´
para la radicacion
´ para empleadores o patronos) de la SSA en
www.socialsecurity.gov/employer. Si tiene dificultad con cualquiera
de los servicios de BSO, llame a la SSA al 1-888-772-2970.
Entre la informacion
´ disponible se incluye informacion
´ sobre
como
´
radicar por medios electronicos,
´
ciertas publicaciones del
IRS y de la SSA y temas generales acerca de la reportacion
´ anual
de sueldos y salarios.

Instrucciones Generales
Proposito
´
de la forma. Se usa la Forma W-3PR para enviar el
Original de las Formas 499R-2/W-2PR a la SSA. Asegurese
´
de
llenar una Forma W-3PR para el ano
˜ correcto y de guardar una
copia de la Forma W-3PR para sus archivos.
Quien
´ debe radicar la forma. Los patronos y otros pagadores
deberan
´ radicar la Forma W-3PR para enviar las Formas 499R-2/
W-2PR.
Un patrono de empleados domesticos
´
debera´ radicar una
Forma W-3PR aun cuando radique una sola Forma 499R-2/W-2PR
para un solo empleado domestico.
´
Marque el encasillado
“Domestico”
´
en el encasillado a de la Forma W-3PR. Usted debera´

tener un EIN. Vea, Encasillado c — Numero
´
de identificacion
´
patronal (EIN), en la pagina
´
2.
Quien
´ puede firmar la Forma W-3PR. Un remitente (incluyendo
una agencia de servicios, un agente de reportacion,
´ un agente
pagador o un agente de desembolsos) puede firmar la Forma
W-3PR (o usar su numero
´
de identificacion
´ personal, conocido por
sus siglas en ingles,
´ PIN, en las radicaciones electronicas)
´
por el
patrono o el pagador solo
´ si el remitente:
• Esta´ autorizado por un acuerdo de agencia (un acuerdo verbal,
por escrito o impl´ıcito) valido
´
conforme a la ley estatal y
• Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (solo
´ para las
Formas W-3PR en papel).
Si un remitente autorizado firma por el pagador, este
´
ultimo
´
es
responsable de radicar, para la fecha de vencimiento, una Forma
W-3PR correcta y completa con las Formas 499R-2/W-2PR
correspondientes y esta´ sujeto a cualesquier multas que resulten
por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegurese
´
de que el
nombre y el numero
´
de identificacion
´ del patrono (conocido por sus
siglas en ingles,
´ EIN) sean los mismos que aparecen en la Forma
941-PR, Planilla para la declaracion
´ federal TRIMESTRAL del
patrono; la Forma 943-PR, Planilla para la declaracion
´ ANUAL de
la contribucion
´ federal del patrono de empleados agr´ıcolas; la
Forma 944-PR, Planilla para la declaracion
´ federal ANUAL del
patrono; o el Anexo H-PR (Forma 1040-PR), Contribuciones sobre
el empleo de empleados domesticos,
´
radicados por el patrono o a
favor del mismo.
Cuando
´
se debe radicar. Radique la Forma W-3PR para el 2007,
con el Original de la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR entera(s), ante la
SSA para el 29 de febrero del 2008. Sin embargo, si radica la(s)
Forma(s) 499R-2/W-2PR por medios electronicos,
´
la fecha l´ımite
para radicar es el 31 de marzo del 2008. Quizas
´ tendra´ que pagar
una multa por cada Forma 499R-2/W-2PR que radique fuera de
plazo.
Prorroga.
´
Usted puede solicitar una prorroga
´
automatica
´
para
radicar su Forma 499R-2/W-2PR enviando la Forma 8809,
Application for Extension of Time To File Information Returns
(Solicitud para la extension
´ del tiempo para radicar planillas
informativas), en ingles,
´ a la direccion
´ indicada en dicha forma.
Debera´ solicitar la prorroga
´
antes de la fecha de vencimiento para
radicar las planillas. Tendra´ 30 d´ıas adicionales para radicar. Vea
la Forma 8809 para mas
´ detalles.
Aunque solicite una prorroga
´
para radicar la Forma 499R-2/
W-2PR, debera´ entregarle a sus empleados la Forma
´
PRECAUCION
499R-2/W-2PR a mas
´ tardar el 31 de enero del 2008.
Adonde
´
se env´ıa. Env´ıe el Original de la(s) Forma(s) 499R-2/
W-2PR con la pagina
´
entera de la Forma W-3PR a la:

!

Social Security Administration
Data Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001
Si usa “Certified Mail” (Correspondencia Certificada) para
CONSEJO radicar, cambie la zona postal (ZIP code) a “18769-0002”.
Si usa un servicio de entregas particular aprobado por el
IRS para radicar la informacion,
´ anada
˜
“ATTN: W-2 Process,
1150 E. Mountain Dr.” a la direccion
´ y cambie la zona postal a
“18769-7997”. Vea la pagina
´
2 de la Pub. 179 (Circular PR) para
una lista de servicios de entregas privados aprobados por el IRS.
Como
´
enviar las formas. Prepare y radique las Formas 499R-2/
W-2PR o en orden alfabetico
´
por el apellido del trabajador o en
orden numerico
´
por el numero
´
de seguro social del empleado. No
use cinta adhesiva ni engrape la Forma W-3PR a la(s) Forma(s)
499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera la(s) Forma(s) 499R-2/
W-2PR la una a la otra. Asegurese
´
de no doblar dichas formas.

Cat. No. 26400E

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Instrucciones para la Forma W-3PR (Instructions for Form W-3PR)

10:40 - 26-FEB-2007

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Env´ıelas a la SSA en un sobre plano. Si usted radica mas
´ de una
clase de planilla para la contribucion
´ por razon
´ del empleo, radique
todas las Formas 499R-2/W-2PR de la misma clase, junto con una
Forma W-3PR por separado, para cada clase de planilla en
cuestion
´ y env´ıelas cada una as´ı en su grupo particular.
Reportacion
´ por medios electronicos.
´
Si tiene que radicar 250 o
mas
´ Formas 499R-2/W-2PR, debera´ radicarlas usando medios
electronicos
´
a menos que el IRS le haya otorgado una renuncia.
Quizas
´ tendra´ que pagar una multa si no radica por medios
electronicos
´
cuando se le obliga a hacerlo.
Es preferible que usted radique por medios electronicos
´
aunque radique menos de 250 Formas 499R-2/W-2PR.
´
PRECAUCION
Para mas
´ informacion,
´ visite el cibersitio Employer
Reporting Instructions and Information (Instrucciones e informacion
´
para la radicacion
´ para empleadores o patronos) de la SSA,
www.socialsecurity.gov/employer y seleccione “Business Services
Online Tutorial” (Tutor´ıa sobre los servicios comerciales en-l´ınea),
en ingles.
´ Ademas,
´ si radica por medios electronicos,
´
no radique
las mismas formas en papel.
Puede solicitar una renuncia llenando la Forma 8508, Request
for Waiver From Filing Information Returns Electronically/
Magnetically (Solicitud para la renuncia de radicar planillas
informativas por medios electronicos/magn
´
eticos),
´
en ingles.
´ Env´ıe
la Forma 8508 al IRS por lo menos 45 d´ıas antes de la fecha de
vencimiento para radicar la planilla. Vea la Forma 8508 para
informarse sobre como
´
se radica.
Las especificaciones para reportar por medios electronicos
´
correspondientes a la Forma 499R-2/W-2PR se encuentran en la
MMREF-1, en ingles.
´ Usted puede obtener esta publicacion
´ en la
ciberpagina
´
Employer Reporting Instructions and Information
(Instrucciones e informacion
´ para la radicacion
´ para empleadores o
patronos), visitando el cibersitio de la SSA, www.socialsecurity.gov/
employer. Tambien
´ puede obtener dichas especificaciones
llamando a su Employer Services Liaison Officer (Oficial de enlace
para los servicios para empleadores o patronos, conocido por sus
siglas en ingles,
´ ESLO) de la SSA. El numero
´
de telefono
´
de este
especialista para Puerto Rico es el 212-264-1117.
Como
´
hacer correcciones. Use la Forma W-3c PR, Transmision
´
de comprobantes de retencion
´ corregidos, para enviar la(s)
Forma(s) 499R-2c/W-2CPR, Correccion
´ al comprobante de
retencion,
´ o para hacer correcciones a una Forma W-3PR radicada
anteriormente.

W-2PR para empleados domesticos
´
y no incluyo´ las contribuciones
de tales empleados en la Forma 941-PR, Forma 943-PR o en la
Forma 944-PR.
Compensacion
´ por enfermedad pagada por un tercero
pagador. Marque este encasillado si usted es un tercero pagador
de compensacion
´ por enfermedad (o reporta pagos de
compensacion
´ por enfermedad hechos por un tercero pagador)
que radica la Forma 499R-2/W-2PR con dicha compensacion
´
reportada en el encasillado 8 (“Sueldos”). No marque este
encasillado si el tercero pagador radica las Formas 499R-2/W-2PR
y usted radica una planilla unicamente
´
para recapitular los pagos
(vea la Pub. 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide (Gu´ıa
tributaria suplemental para empleadores o patronos), en ingles,
´
para mas
´ detalles). Si le corresponden dos o mas
´ encasillados (por
ejemplo, este
´
y el que es para la Forma 941-PR), marque ambos
encasillados y radique una sola Forma W-3PR tanto para la(s)
Forma(s) 499R-2/W-2PR regular(es), como para la(s) Forma(s)
499R-2/W-2PR correspondiente(s) a un tercero pagador de
compensacion
´ por enfermedad.
Solo
´ Empleados-Medicare. Marque con una X este
encasillado si usted es una agencia del gobierno y sus empleados
estan
´ sujetos solamente al 1.45% de contribucion
´ al Medicare.
Encasillado b — Total de Formas 499R-2/W-2PR adjuntas.
Anote el numero
´
de Formas 499R-2/W-2PR individuales
completadas que env´ıa con esta Forma W-3PR.
Los terceros pagadores de compensacion
´ por enfermedad a
beneficio de un empleado (o los patronos que se aprovechan de la
regla opcional para la Forma W-2, la cual se describe en el
apartado 6 de la Pub. 15-A, en ingles)
´ deben escribir
“Recapitulacion
´ (o resumen) de la compensacion
´ por enfermedad
pagada por un tercero pagador” en este espacio, si los pagadores
asegurados radican Formas 499R-2/W-2PR para reportar dicha
clase de compensacion
´ y el tercero pagador radica la forma solo
´
para recapitular o resumir los pagos. Vea la Pub. 15-A, en ingles,
´
para mas
´ detalles.
Encasillado c — Numero
´
de identificacion
´ patronal (EIN). Si
usted recibio´ una Forma W-3PR del IRS con su direccion
´ impresa
junto con la Pub. 179 (Circular PR), verifique que su EIN este´
correcto en el encasillado c. Haga cualesquier cambios necesarios
en la Forma W-3PR.
Si no usa la Forma W-3PR del IRS con su direccion
´ ya impresa,
anote el numero
´
de nueve d´ıgitos asignado a usted por el IRS.
Debera´ escribirlo de esta manera: 00-0000000. No use el EIN de
un propietario anterior. Si usted no tiene un EIN cuando radique
su Forma W-3PR, escriba “Solicitado” en el encasillado c; no
escriba su numero
´
de seguro social (SSN). Puede obtener un EIN
radicando la Forma SS-4PR, Solicitud de numero
´
de identificacion
´
patronal (EIN).
Encasillados d y e — Nombre y direccion
´ del patrono. Si no usa
la Forma W-3PR preimpresa del IRS, escriba el nombre del
patrono, numero
´
y calle, ciudad, estado y codigo
´
postal “ZIP”.
Encasillado f — Otro numero
´
de identificacion
´ patronal usado
este ano.
˜
Si ha usado un EIN (incluyendo el numero
´
de un
propietario anterior) en la Forma 941-PR, 944-PR o la Forma
943-PR, radicada para el 2007, que es distinto al EIN reportado en
el encasillado c de la Forma W-3PR, anote aqu´ı el otro EIN que
uso.
´ Los agentes del patrono, por lo general, reportan el EIN del
mismo en el encasillado f. (Si un agente reporta para mas
´ de un
solo patrono, deje el encasillado f en blanco.)
Persona de contacto, no. de telefono,
´
no. de fax y direccion
´ de
email. Por favor, provea esta informacion
´ para que la pueda usar
la SSA si surge cualquier duda durante el procesamiento de la
planilla.
Encasillados 1-4 y 6-16. En estos encasillados de la Forma
W-3PR, reporte los totales respectivos de las Formas 499R-2/
W-2PR que esta´ enviando con esta Forma W-3PR.

!

Instrucciones Espec´ıficas
La Forma 499R-2/W-2PR es le´ıda por maquinas;
´
entonces, por
favor, escriba a maquinilla, si es posible, o escriba con letra de
imprenta bien oscuras. Env´ıe la pagina
´
entera de la Forma W-3PR,
junto con el Original de la(s) Forma(s) 499R-2/W-2PR. Para anotar
las cifras en dolares,
´
omita el signo ($) y la coma, pero no omita el
punto decimal (00000.00).
Las cantidades reportadas en planillas relacionadas con el
CONSEJO empleo de empleados (tales como las Formas 499R-2/
W-2PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR o el Anexo H-PR (Forma
1040-PR)) deben coincidir con las cantidades informadas en la
Forma W-3PR. Si hay diferencias, el IRS y la SSA pudieran
comunicarse con usted. Debe guardar una conciliacion
´ para futura
referencia. Vea, Conciliacion
´ de las Formas 499R-2/W-2PR,
W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Forma
1040-PR), mas
´ adelante.
Encasillado a — Clase de pagador. Marque con una X el
encasillado que le corresponde. Marque solo
´ un encasillado (vea,
Compensacion
´ por enfermedad pagada por un tercero
pagador, para una excepcion).
´
Si le corresponden dos o mas
´
encasillados (excepto en el caso de compensacion
´ por enfermedad
pagada por un tercero pagador), env´ıe cada clase de Forma
499R-2/W-2PR con una Forma W-3PR por separado.
941-PR. Marque con una X este encasillado si radica la Forma
941-PR, Planilla para la declaracion
´ federal TRIMESTRAL del
patrono, y no le corresponde ninguna otra categor´ıa (a menos que
no sea “compensacion
´ por enfermedad pagada por un tercero
pagador”). Una iglesia o una organizacion
´ controlada por una
iglesia debera´ marcar este encasillado aunque no este´ obligada a
radicar la Forma 941-PR o Forma 944-PR.
943-PR. Marque con una X este encasillado si usted es patrono
agr´ıcola y radica la Forma 943-PR, Planilla para la declaracion
´
ANUAL de la contribucion
´ federal del patrono de empleados
agr´ıcolas, y env´ıa Formas 499R-2/W-2PR para empleados
agr´ıcolas. Para empleados no agr´ıcolas, env´ıe sus Formas 499R-2/
W-2PR con otra Forma W-3PR, marcando el encasillado
apropiado.
944-PR. Marque con una X este encasillado si usted radica la
Forma 944-PR, Planilla para la declaracion
´ federal ANUAL del
patrono, y no se aplica ninguna otra categor´ıa (excepto
“Compensacion
´ por enfermedad pagada por un tercero pagador”).
Domestico.
´
Marque con una X este encasillado si usted es un
patrono de empleados domesticos
´
que env´ıa Formas 499R-2/

Conciliacion
´ de las Formas 499R-2/W-2PR,
W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR
(Forma 1040-PR)
Se deben conciliar las cantidades relacionadas indicadas en su(s)
Forma(s) 499R-2/W-2PR para el 2007 con las de los encasillados
del 10 al 16 de su Forma W-3PR, as´ı como con las cantidades
reportadas en las l´ıneas apropiadas de las Formas 941-PR
trimestrales, la Forma 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Forma
1040-PR) anuales para el 2007. Si surgen diferencias entre las
cantidades reportadas en las Formas 499R-2/W-2PR y W-3PR,
radicadas ante la SSA, y las Formas 941-PR, 943-PR, 944-PR y el
Anexo H-PR (Forma 1040-PR), radicadas ante el IRS, tenemos
que comunicarnos con usted para resolver tales diferencias.
Las cantidades reportadas en las Formas 499R-2/W-2PR,
W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Forma
1040-PR) a veces no concuerdan por razones validas.
´
Si no
concuerdan, usted debera´ verificar que las razones son validas.
´
Conserve su conciliacion
´ por si acaso el IRS o la SSA tiene dudas
relativas a dichas formas.

-2-

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Instrucciones para la Forma W-3PR (Instructions for Form W-3PR)

10:40 - 26-FEB-2007

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interest about annual wage reporting. You can also use BSO to ask
questions about wage reporting.

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de
Informacion
´ y la Ley de Reduccion
´ de Tramites
´

General Instructions

Solicitamos la informacion
´ requerida en la Forma W-3PR para
cumplir con las leyes que regulan la recaudacion
´ de los impuestos
internos de los Estados Unidos. La necesitamos para computar y
cobrar la cantidad correcta de contribucion.
´ La seccion
´ 6051 del
Codigo
´
Federal de Rentas Internas y su reglamentacion
´
correspondiente requieren que usted provea copias de la forma de
retencion
´ a sus empleados y a la SSA. La seccion
´ 6109 requiere
que usted provea su numero
´
de identificacion
´ patronal (EIN). Si no
nos provee esta informacion
´ de una manera oportuna, pudiera
estar sujeto a penalidades.
Usted no esta´ obligado a facilitar la informacion
´ solicitada en
una forma sujeta a la Ley de Reduccion
´ de Tramites
´
a menos que
la misma muestre un numero
´
de control valido
´
de la Office of
Management and Budget (Oficina de Administracion
´ y
Presupuesto, conocida por sus siglas en ingles,
´ OMB). Los libros o
records
´
relativos a una forma o sus instrucciones deberan
´ ser
conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la
aplicacion
´ de cualquier ley contributiva federal.
Por regla general, las planillas de contribucion
´ y toda
informacion
´ pertinente son confidenciales, como lo requiere la
seccion
´ 6103. No obstante esto, la seccion
´ 6103 permite o requiere
que el IRS divulgue o provea tal informacion
´ a otros, tal como se
describe en el Codigo.
´
Por ejemplo, podemos divulgar informacion
´
contributiva al Departamento de Justicia para casos de litigio civil y
penal y a las ciudades, estados, posesiones, estados libres
asociados con los EE.UU. y el Distrito de Columbia a fin de
ayudarlos a aplicar sus leyes contributivas respectivas. Tambien
´ la
ley nos autoriza a facilitarle la informacion
´ a algunos gobiernos
extranjeros conforme a los tratados tributarios que tengan con los
Estados Unidos, a agencias federales y estatales para hacer
cumplir las leyes federales penales que no tienen que ver con la
contribucion
´ o a agencias federales encargadas de hacer cumplir
las leyes y agencias federales de inteligencia para combatir el
terrorismo.
El tiempo que se necesita para llenar y radicar esta forma
variara,
´ dependiendo de las circunstancias individuales. El tiempo
promedio que se estima para completar esta forma es de 27
minutos. Si desea hacer cualquier comentario acerca de la
exactitud de este tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude a
que esta forma sea mas
´ sencilla, por favor, env´ıenos los mismos.
Puede escribir al Internal Revenue Service, Tax Products
Coordinating Committee, SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111 Constitution
Ave. NW, IR-6406, Washington, DC 20224. No env´ıe ni la(s)
Forma(s) 499R-2/W-2PR ni la Forma W-3PR a esta direccion.
´ En
vez de eso, vea, Adonde
´
se env´ıa, en la pagina
´
1.

Purpose of form. Use Form W-3PR to transmit the Original copy
of Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3PR
for the correct year and also keep a copy of Form W-3PR for your
records.
Who must file. Employers and other payers must file Form W-3PR
to transmit Forms 499R-2/W-2PR.
A household employer must file a Form W-3PR even if filing
only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee. On
Form W-3PR check the “Household” box in box a. You must have
an EIN. See Box c — Employer identification number (EIN) on page
4.
Who may sign Form W-3PR. A transmitter or sender (including a
service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent)
may sign Form W-3PR (or use its personal identification number
(PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the
sender:
• Is authorized to sign by an agency agreement (either oral,
written, or implied) that is valid under state law and
• Writes “For (name of payer)” next to the signature (paper Form
W-3PR only).
If an authorized sender signs for the payer, the payer is still
responsible for filing, when due, a correct and complete Form
W-3PR and related Forms 499R-2/W-2PR and is subject to any
penalties that result from not complying with these requirements.
Be sure that the payer’s name and employer identification number
(EIN) are the same as those used on Form 941-PR, Planilla para la
declaracion
´ federal TRIMESTRAL del patrono; Form 943-PR,
Planilla para la declaracion
´ ANUAL de la contribucion
´ federal del
patrono de empleados agr´ıcolas; Form 944-PR, Planilla para la
declaracion
´ federal ANUAL del patrono; or Schedule H-PR (Form
1040-PR), Contribuciones sobre el empleo de empleados
domesticos,
´
filed by or for the employer.
When to file. File your 2007 Form W-3PR using the entire
Original copy of Form 499R-2/W-2PR with the SSA by February
29, 2008. However, if you file Form 499R-2/W-2PR electronically,
the due date is March 31, 2008. You may owe a penalty for each
Form 499R-2/W-2PR you file late.
Extension. You may request an automatic extension of time to
file Form 499R-2/W-2PR by sending Form 8809, Application for
Extension of Time To File Information Returns, to the address on
that form. You must request the extension before the due date of
the returns. You will have an additional 30 days to file. See Form
8809 for details.
Even if you request an extension to file Form 499R-2/
W-2PR, you must still furnish Form 499R-2/W-2PR to your
CAUTION employees by January 31, 2008.
Where to file. Send the Original copy of Form 499R-2/W-2PR
with the entire page of Form W-3PR to:

!

What’s New
Relocation of form ID on Form W-3PR. For consistency with
changes to Form W-3, we relocated the form ID number (“3333”) to
the top left corner of Form W-3PR.

Social Security Administration
Data Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001
If you use ‘‘Certified Mail’’ to file, change the ZIP code to
TIP ‘‘18769-0002.’’ If you use an IRS-approved private delivery
service to deliver this information, add ‘‘ATTN: W-2 Process,
1150 E. Mountain Dr.’’ to the address and change the ZIP code to
‘‘18702-7997.’’ See Pub. 15 (Circular E), Employer’s Tax Guide, for
a list of IRS-approved private delivery services.
Shipping and mailing. Prepare and file Forms 499R-2/W-2PR
either alphabetically by employees’ last names or numerically by
employees’ social security numbers. Do not staple or tape Form
W-3PR to Forms 499R-2/W-2PR or any Forms 499R-2/W-2PR to
each other. Do not fold either of these forms; send them to the SSA
in a flat mailing. If you file more than one type of employment tax
form, please group Forms 499R-2/W-2PR of the same type with a
separate Form W-3PR for each same type and send them in
separate groups.
Electronic reporting. If you are required to file 250 or more Forms
499R-2/W-2PR, you must file them electronically unless the IRS
granted you a waiver. You may be charged a penalty if you fail to
file electronically when required.
You are encouraged to file electronically even though you
are filing fewer than 250 Forms 499R-2/W-2PR. For more
CAUTION information, visit the SSA’s Employer Reporting Instructions
and Information website at www.socialsecurity.gov/employer and
select “Business Services Online Tutorial.” But if you file
electronically, do not file the same returns on paper.
You may request a waiver from filing electronically by filing Form
8508, Request for Waiver From Filing Information Returns
Electronically/Magnetically. Submit Form 8508 to the IRS at least

Reminders
Extended due date for electronic filers. If you file your 2007
Forms 499R-2/W-2PR with the Social Security Administration
(SSA) electronically, the due date is extended to March 31, 2008.
For information on how to file electronically, see Electronic
reporting, later.
Form 944-PR. Use the “944-PR” checkbox in box a of Form
W-3PR if you filed Form 944-PR, Planilla para la declaracion
´
federal ANUAL del patrono.

Need Help?
If you need information about how to get forms and publications,
see Pub. 15 (Circular E), Employer’s Tax Guide.
If you need assistance in filing wage reports, call the SSA at
1-800-772-6270. Help is also available in Spanish at this number.
You can also call the Internal Revenue Service (IRS) with your
employment tax questions at 1-800-829-4933 (hours of operation
are Monday through Friday, 7:00 a.m. to 10:00 p.m. local time) or
visit the IRS website at www.irs.gov and type “Employment Taxes”
in the Keyword/Search Terms box.
Online wage reporting. Using a personal computer and a modem,
you can access SSA’s Business Services Online (BSO) to
electronically report wage data. To get information regarding filing
wage data electronically with the SSA or to access BSO, visit the
SSA’s Employer Reporting Instructions and Information website at
www.socialsecurity.gov/employer. Call the SSA at 1-888-772-2970
if you experience problems using any of the services within BSO.
The website includes electronic filing information, some Internal
Revenue Service (IRS) and SSA publications, and general topics of

!

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Instrucciones para la Forma W-3PR (Instructions for Form W-3PR)

10:40 - 26-FEB-2007

The type and rule above prints on all proofs including departmental reproduction proofs. MUST be removed before printing.

45 days before the due date of the return. See Form 8508 for filing
information.
Electronic media reporting specifications for Form 499R-2/
W-2PR are in the SSA’s MMREF-1, which can be downloaded from
the SSA’s Employer Reporting Instructions and Information by
accessing SSA’s website at www.socialsecurity.gov/employer. You
can also get electronic specifications by contacting the SSA’s
Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico at
212-264-1117.
Making corrections. Use Form W-3c PR, Transmittal of Corrected
Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) 499R-2c/W-2cPR,
Corrected Withholding Statement, or to make corrections to a
previously filed Form W-3PR.

shown as 00-0000000. Do not use a prior owner’s EIN. If you do
not have an EIN when filing Form W-3PR, enter “Applied For” in
box c, not your social security number (SSN). You can get an EIN
by filing Form SS-4, Application for Employer Identification Number.
Boxes d and e — Employer’s name and address. If you are not
using the preprinted Form W-3PR, enter the employer’s name,
street address, city, state, and ZIP code.
Box f — Other EIN used this year. If you have used an EIN
(including a prior owner’s EIN) on Form 941-PR, 944-PR or 943-PR
submitted for 2007 that is different from the EIN reported in box c
on Form W-3PR, enter the other EIN used. Agents generally report
the employer’s EIN in box f. (If an agent is reporting for more than
one employer, leave box f blank.)
Contact person, telephone number, fax number, and email
address. Please enter this information for use by the SSA if any
questions arise during processing.
Boxes 1-4 and 6-16. In these boxes on Form W-3PR, report
respective totals from the Forms 499R-2/W-2PR that you are
sending with this Form W-3PR.

Specific Instructions
Form W-3PR is read by machines, so please type entries, if
possible, or print as darkly as possible. Send the entire page of
Form W-3PR with the Original copy of all Forms 499R-2/W-2PR.
Make all dollar entries without the dollar sign ($) and comma, but
with the decimal point (00000.00).
Amounts reported on related employment forms (for
TIP example, Form 499R-2/W-2PR, Form 941-PR, Form
943-PR, Form 944-PR, or Schedule H-PR (Form 1040-PR))
should agree with the amounts reported on Form W-3PR. If there
are any differences, you may be contacted by the IRS and SSA.
You should retain a reconciliation for future reference. See
Reconciling Forms 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR,
944-PR and Schedule H-PR (Form 1040-PR), later.
Box a — Kind of payer. Check the box that applies. Check only
one box (see Third-party sick pay, below, for an exception). If more
than one box applies (except for third-party sick pay), send each
type of Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR.
941-PR. Check this box if you file Form 941-PR, Planilla para la
declaracion
´ federal TRIMESTRAL del patrono, and no other
category (except “third-party sick pay”) applies. A church or church
organization should check this box even if it is not required to file
Form 941-PR or Form 944-PR.
943-PR. Check this box if you are an agricultural employer and
file Form 943-PR, Planilla para la declaracion
´ ANUAL de la
contribucion
´ federal del patrono de empleados agr´ıcolas, and you
are sending Forms 499R-2/W-2PR for agricultural employees. For
nonagricultural employees, send their Forms 499R-2/W-2PR with a
separate Form W-3PR, checking the appropriate box.
944-PR. Check this box if you file Form 944-PR, Planilla para la
declaracion
´ federal ANUAL del patrono, and no other category
(except “Third-party sick pay”) applies.
Household. Check this box if you are a household employer
sending Forms 499R-2/W-2PR for household employees, and you
did not include the household employee’s taxes on Form 941-PR,
Form 943-PR or Form 944-PR.
Third-party sick pay. Check this box if you are a third-party
payer of sick pay (or are reporting sick pay payments made by a
third party) filing Forms 499R-2/W-2PR with third-party sick pay
reported in box 8 (“Wages”). Do not check this box if the third-party
payer is filing the Forms 499R-2/W-2PR and you are filing a recap
form (see Pub. 15-A for details). If more than one box applies (for
example, this box and the Form 941-PR box), check both boxes
and file a single Form W-3PR for the regular and third-party sick
pay Forms 499R-2/W-2PR.
Medicare employees only. Check this box if you are a
government agency with employees subject only to the 1.45%
Medicare tax.
Box b — Total number of Forms 499R-2/W-2PR. Enter the
number of completed individual Forms 499R-2/W-2PR you are
sending with this Form W-3PR.
Third-party payers of sick pay (or employers using the optional
rule for Form W-2 described in section 6 of Pub. 15-A) must enter
“Third-Party Sick Pay Recap” in this space if the insured employers
are filing Forms 499R-2/W-2PR reporting the sick pay, and the
third-party payer is filing recap forms. See Pub. 15-A for details.
Box c — Employer identification number (EIN). If you received a
preprinted Form W-3PR from the IRS with Pub. 179 (Circular PR),
verify that your EIN is correct in box c. Make any necessary
corrections on the form.
If you are not using the preprinted Form W-3PR, enter the
nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be

Reconciling Forms 499R-2/W-2PR, W-3PR,
941-PR, 943-PR, 944-PR and Schedule H-PR
(Form 1040-PR)
Reconcile the related amounts shown on your 2007 Form(s)
499R-2/W-2PR with the amounts shown in boxes 10 through 16 of
your Form W-3PR, as well as with the applicable lines on the
quarterly Forms 941-PR, annual Form 943-PR, annual Form
944-PR, and Schedule H-PR (Form 1040-PR) for 2007. When there
are discrepancies between amounts reported on Forms 499R-2/
W-2PR and W-3PR, filed with the SSA and Forms 941-PR,
943-PR, Form 944-PR, and Schedule H-PR (Form 1040-PR) filed
with the IRS, we must contact you to resolve the discrepancies.
Amounts reported on Forms 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR,
943-PR, Form 944-PR, and Schedule H-PR (Form 1040-PR) may
not match for valid reasons. If the amounts do not match, you
should determine that the reasons are valid. Keep your
reconciliation in case there are inquiries from the IRS or the SSA.

Privacy Act and Paperwork Reduction Act
Notice
We ask for the information on Form W-3PR to carry out the Internal
Revenue laws of the United States. We need it to figure and collect
the right amount of tax. Section 6051 of the Internal Revenue Code
and its regulations require you to furnish wage and tax statements
to employees and to the Social Security Administration. Section
6109 requires you to provide your employer identification number
(EIN). If you fail to provide this information in a timely manner, you
may be subject to penalties.
You are not required to provide the information requested on a
form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form
displays a valid OMB control number. Books or records relating to a
form or its instructions must be retained as long as their contents
may become material in the administration of any Internal Revenue
law.
Generally, tax returns and return information are confidential, as
stated in section 6103. However, section 6103 allows or requires
the IRS to disclose or give the information shown on your tax return
to others as described in the Code. For example, we may disclose
your tax information to the Department of Justice for civil and
criminal litigation and to cities, states, territories, possessions, and
the District of Columbia for use in administering their tax laws. And
we may give it to certain foreign governments under tax treaties
they have with the United States. We may also disclose this
information to federal and state agencies to enforce federal nontax
criminal laws, or to federal law enforcement and intelligence
agencies to combat terrorism.
The time needed to complete and file this form will vary
depending on individual circumstances. The estimated average
time is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy
of this time estimate or suggestions for making this form simpler,
we would be happy to hear from you. You can write to the Internal
Revenue Service, Tax Products Coordinating Committee,
SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6406,
Washington, DC 20224. Do not send Forms 499R-2/W-2PR or
W-3PR to this office. Instead, see Where to file, on page 3.

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