Privacy Threshold Analysis

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
571-227-3813, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
June 15, 2006 Version 
Page 1 of 6 

PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
This form is used to determine whether 
a Privacy Impact Assessment is required. 

Please use the attached form to determine whether a Privacy Impact Assessment (PIA) 
under the E‐Government Act of 2002 and the Homeland Security Act of 2002 is 
required.   
Please complete the form and return for review by the DHS Privacy Office: 

Rebecca J. Richards 
Director of Privacy Compliance 
The Privacy Office 
U.S. Department of Homeland Security 
Washington, DC 20528 
Tel: 571‐227‐3813 
Fax: 571‐227‐4171 

[email protected] 

If a PIA is required, the DHS Privacy Office will send you a copy of the Official Privacy 
Impact Assessment Guide and accompanying Template to complete and return. 
A copy of the Guide and Template is available on the DHS Privacy Office website, 
www.dhs.gov/privacy, on DHSOnline and directly from the DHS Privacy Office via 
email: [email protected], phone: 571‐227‐3813, and fax: 571‐227‐4717. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
571-227-3813, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
June 15, 2006 Version 
Page 2 of 6 

PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS 
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office. 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form  
and may request additional information. 
SUMMARY INFORMATION 

DATE submitted for review: 9/15/2006   
NAME of Project: Private Sector Clearance Program Roster (PSCPR) 
Name of Component: PREP, OIP, Infrastructure Partnership Division 
Name of Project Manager:  R. James Caverly, Director  
Email for Project Manager:  [email protected]   
Phone number for Project Manager:  202-282-8409  

TYPE of Project: 
  Information Technology and/or System 
The  E‐Government  Act  of  2002  defines  these  terms  by  reference  to  the 
definition  sections  of  Titles  40  and  44  of  the  United  States  Code.  The 
following is a summary of those definitions: 
•

“Information  Technology”  means  any  equipment  or  interconnected  system 
or  subsystem  of  equipment,  used  in  the  automatic  acquisition,  storage, 
manipulation,  management,  movement,  control,  display,  switching, 
interchange, transmission, or reception of data or information. See 40 U.S.C. § 
11101(6). 

•

“Information  System”  means  a  discrete  set  of  information  resources 
organized  for  the  collection,  processing,  maintenance,  use,  sharing, 
dissemination, or disposition of information. See: 44. U.S.C. § 3502(8). 

Note, for purposes of this form, there is no distinction made between national 
security  systems  or  technologies/systems  managed  by  contractors.  All 
technologies/systems  should  be  initially  reviewed  for  potential  privacy 
impact. 

A Notice of Proposed Rule Making or a Final Rule.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
571-227-3813, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
June 15, 2006 Version 
Page 3 of 6 

Specific Questions
1.

Describe the project and its purpose: 
 Protecting  critical  and  key  infrastructures  requires  cooperation 
between  government  and  private  industry.    It  is  the  policy  of  the 
Department  of  Homeland  Security  [DHS]  to  share  pertinent 
information regarding infrastructure protection with the private sector, 
which  at  times  must  be  classified  information.  The  private  sector 
official  must  be  cleared  for  a  federal  security  clearance  prior  to 
receiving  classified  information  from  the  government.    The  Private 
Sector Security Clearance Program [PSSCP] was developed to provide 
the means to accomplish the task of granting security clearances to the 
private  sector  officials.  The  Private  Sector  Clearance  Program  Roster 
(PSCPR)  is  used  to  track  those  Private  Sector  individuals  involved  in  the 
clearance process. 

2.

Status of Project: 
X This is a new development effort. 
 This an existing project 
Date first developed: August 2004 
Date last updated: August 24, 2006 
 < The data system and physical files are updated daily with additions 
or deletions accordingly as data information is received. > 

3.

Could the project relate in any way to an individual? 
Projects can relate to individuals in a number of ways. For example, a 
project  may  include  a  camera  for  the  purpose  of  watching  a  physical 
location.  Individuals  may  walk  past  the  camera  and  images  of  those 
individuals may  be  recorded. Projects  could also  relate to  individuals 
in  more  subtle  ways.  For  example,  a  project  that  is  focused  on 
detecting  radioactivity  levels  may  be  sensitive  enough  to  detect 
whether an individual received chemotherapy. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
571-227-3813, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
June 15, 2006 Version 
Page 4 of 6 

 No. The Assessment is complete. Please send to the DHS Privacy Office. 

 X Yes. Please answer the following questions. 
 The PSCPR relates entirely to individuals from the private sector who 
apply for or who have been granted federal security clearances. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
571-227-3813, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
June 15, 2006 Version 
Page 5 of 6 

4.

What information about individuals could be collected, generated or retained? 
 Once  nominated  for  a  DHS  sponsored  security  clearance,  the 
individual submits the following: a completed SF86 Questionnaire for 
National  Security  Positions;  fingerprint  cards;  general  &  medical 
releases; and a release for DHS to obtain a credit report. Some, or all, of 
the  aforementioned  documents  are  maintained  at  the  Office  of 
Security,  7th  &  D  Street,  as  well  as  at  the  Glebe  Road  facility.    All 
electronic  mail  and  telephonic  notation  are  maintained  in  the 
respective individualʹs file at the Glebe Road facility.  An Access Data 
System  contains each  individualʹs  personal  identification  information, 
employment  information,  and  security  clearance  information.  As 
security  procedures  are  strictly  adhered  to,  all  physical  files  and 
electronic data are locked up when not attended. 

5.

Is there a Certification & Accreditation record within OCIO’s FISMA tracking 
system? 

 X Do not know. 

 No. 

 Yes. Please indicate the determinations for each of the following: 
Confidentiality: 

Integrity: 

Availability: 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
571-227-3813, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
June 15, 2006 Version 
Page 6 of 6 

PRIVACY THRESHOLD REVIEW 
(To be Completed by the DHS Privacy Office) 

DATE reviewed by the DHS Privacy Office: October 5, 2006 

NAME of the DHS Privacy Office Reviewer: Rebecca J. Richards 

DESIGNATION: This system is designated: 

  A Privacy Sensitive System 

  Not a Privacy Sensitive System – In its current version.  
  This determination may change as the system itself changes over time. 

DHS PRIVACY OFFICE COMMENTS:  
 A PIA will be required due to the collection of PII from individuals.