Pta

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 1 of 9 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
This form is used to determine whether 
a Privacy Impact Assessment is required. 

Please use the attached form to determine whether a Privacy Impact Assessment (PIA) is required under 
the E‐Government Act of 2002 and the Homeland Security Act of 2002.   
Please complete this form and send it to your component Privacy Office.  If you do not have a component 
Privacy Office, please send the PTA to the DHS Privacy Office: 

Rebecca J. Richards 
Director of Privacy Compliance 
The Privacy Office 
U.S. Department of Homeland Security 
Washington, DC 20528 
Tel: 703‐235‐0780 

[email protected] 

Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form. If a PIA is required, the DHS Privacy Office 
will send you a copy of the Official Privacy Impact Assessment Guide and accompanying Template to 
complete and return. 
A copy of the Guide and Template is available on the DHS Privacy Office website, www.dhs.gov/privacy, 
on DHSOnline and directly from the DHS Privacy Office via email: [email protected], phone: 703‐235‐0780. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 2 of 9 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office. 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form  
and may request additional information. 
SUMMARY INFORMATION 

DATE submitted for review: June 23, 2009 
NAME of Project: Customs Trade Partnership Against Terrorism (C‐TPAT)  

Name of Component: Customs and Border Protection 

Name of Project Manager: Lamont Newton 

Email for Project Manager: [email protected]  

Phone number for Project Manager: 703‐553‐1785  

TYPE of Project: 

  Information Technology and/or System ∗

  A Notice of Proposed Rule Making or a Final Rule. 

    Other:   

∗

The E‐Government Act of 2002 defines these terms by reference to the definition sections of Titles 40 and 
44 of the United States Code. The following is a summary of those definitions: 
•“Information  Technology”  means  any  equipment  or  interconnected  system  or  subsystem  of 
equipment,  used  in  the  automatic  acquisition,  storage,  manipulation,  management,  movement, 
control,  display,  switching,  interchange,  transmission,  or  reception  of  data  or  information.  See  40 
U.S.C. § 11101(6). 
•“Information System” means a discrete set of information resources organized for the collection, 
processing, maintenance, use, sharing, dissemination, or disposition of information. See: 44. U.S.C. § 
3502(8). 
Note,  for  purposes  of  this  form,  there  is  no  distinction  made  between  national  security  systems  or 
technologies/systems  managed  by  contractors.  All  technologies/systems  should  be  initially  reviewed 
for potential privacy impact.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 3 of 9 
SPECIFIC QUESTIONS 
1.

Describe the project and its purpose: 
The  objective  of  Customs  Trade  Partnership  Against  Terrorism  C‐TPAT  is  to  further  the 
efforts of CBP to secure entry of goods into the United States from terrorist infiltration and 
the introduction of other illegal activities.  One of the best means to prevent further terrorist 
attacks is to use border authorities to make it more difficult for terrorist and terror weapons 
to  enter  the  U.S.  and  to  better  secure  the  international  supply  chain  by  preventing  terrorist 
access  to  transportation  modalities,  thereby  eliminating  the  potential  for  trafficking  of 
implements  of  terror  within  the  global  supply  chain.    The  C‐TPAT  system  is  a  critical 
component  of  reaching  that  goal,  because  it  provides  a  mechanism  to  meet  the  C‐TPAT 
mandate: to inform and engage its members in a way that will continue to foster and improve 
global  supply‐chain  security.  This  goal  directly  supports  the  Department  of  Homeland 
Security  (DHS)  efforts  to  secure  supply  channels  by  enlisting  Trade  Partners  in  security 
efforts.   
C‐TPAT  recognizes  that  CBP  can  provide  the  highest  level  of  cargo  security  only  through 
close  cooperation  with  the  ultimate  owners  of  the  international  supply  chain  such  as 
importers,  carriers,  consolidators,  licensed  customs  brokers,  and  manufacturers.  C‐TPAT 
offers  trade‐related  businesses  an  opportunity  to  play  an  active  role  in  the  war  against 
terrorism. By participating in this first worldwide supply chain security initiative, companies 
will  ensure a  more  secure  and  expeditious  supply  chain  for  their  employees,  suppliers  and 
customers. 

To 
participate, 
businesses 
must 
apply 
online 
at 
https://ctpat.cbp.dhs.gov/CompanyProfile.aspx , through a CBP host site. 

The  PIA  was  submitted  to  the  CBP  Privacy  Office  in  May  2008  and  is  currently  awaiting 
review and approval.   

2.

Status of Project: 
 This is a new development effort. 
 This is an existing project. 
Date first developed: March 1, 2006 
Date last updated: May 1, 2009 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 4 of 9 
3.

Could the project relate in any way to an individual?1 
 No. Please skip ahead to the next question. 
 Yes. Please provide a general description, below. 
Initially,  business‐identifying  information  is  collected  by  C‐TPAT  through  the  online 
application form.  Business‐identifying information may include identification numbers such 
as  U.S.  Social  Security  Numbers  for  sole  proprietors,  Internal  Revenue  Service  Business 
Identification  Numbers,  Customs  assigned  identification  numbers  such  as  Manufacturer 
Identification numbers and Broker/Filer codes, etc.  
Pre‐set fields of business‐identifying information within the online application include: 
Business Entity Type  
Tax Identification Number (TIN) 
Legal Company Name 
Company “Doing Business As”   
Company Telephone 
Company Fax  
Physical Address 
Mailing Address 
Owner Type: (Select) Corporation\ Partnership\ Sole Proprietor 
Years In Business 
Number of Employees   
Company Contacts   
First Name 
Last Name 
Title 
Email Address 
Telephone 

1

Projects can relate to individuals in a number of ways. For example, a project may include a camera for 
the purpose of watching a physical location. Individuals may walk past the camera and images of those 
individuals may be recorded. Projects could also relate to individuals in more subtle ways. For example, a 
project  that  is  focused  on  detecting  radioactivity  levels  may  be  sensitive  enough  to  detect  whether  an 
individual received chemotherapy.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 5 of 9 
Contact Type 
4.

Do you collect, process, or retain information on: (Please check all that apply) 
 DHS Employees 
 Contractors working on behalf of DHS 
 The Public 
 The System does not contain any such information.  

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 6 of 9 
5.

Do you use or collect Social Security Numbers (SSNs)? (This includes truncated SSNs) 

 No. 
 Yes. Why does the program collect SSNs? Provide the function of the SSN and the  
legal authority to do so: 

6.

What information about individuals could be collected, generated or retained? 
Tax Identification Number (TIN) 
Legal Company Name 
Company “Doing Business As”   
Company Telephone 
Company Fax  
Physical Address 
Mailing Address 
Company Contacts   
First Name 
Last Name 
Title 
Email Address 
Telephone 

7.

If this project is a technology/system, does it relate solely to infrastructure? [For example, is 
the system a Local Area Network (LAN) or Wide Area Network (WAN)]? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. Is there a log kept of communication traffic? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. What type of data is recorded in the log? (Please choose all that apply.) 
 Header 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 7 of 9 
 Payload Please describe the data that is logged. 

8.

Can the system be accessed remotely? 
 No.  
 Yes.   When remote access is allowed, is the access accomplished by a virtual private network 
(VPN)? 
 No.  C‐TPAT is an outward facing system that is only accessible via the internet for 
both internal and external users.  The connection (session) is encrypted via HTTPS over 
TLS and the certificates are generated from DHS. 
 Yes.  

9.

Is Personally Identifiable Information2 physically transported outside of the LAN? (This can 
include mobile devices, flash drives, laptops, etc.)  
 No. 
 Yes. Trade Partners are only able to access their own information, therefore any removal of 
such PII informtiaon is limited to what pertains to them. 

10.

Does the system connect, receive, or share Personally Identifiable Information with any other 
DHS systems3? 
 No 
 Yes.  Please list:  

11.

Are there regular (ie. periodic, recurring, etc.) data extractions from the system? 
 No. 

2

Personally Identifiable Information is information that can identify a person.  This includes; name, address, phone 
number, social security number, as well as health information or a physical description.
3
PII  may  be  shared,  received,  or  connected  to  other  DHS  systems  directly,  automatically,  or  by  manual  processes.  
Often, these systems are listed as “interconnected systems” in TAFISMA. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 8 of 9 
 Yes.  Are these extractions included as part of the Certification and Accreditation4? 
 Yes.  
 No.            
12.

Is there a Certification & Accreditation record within OCIO’s FISMA tracking system? 
 Unknown. 
 No. 
 Yes. Please indicate the determinations for each of the following: 
Confidentiality: 

Integrity: 

Availability: 

4

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

This could include the Standard Operation Procedures (SOP) or a Memorandum of Understanding (MOU)

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 9 of 9 
PRIVACY THRESHOLD REVIEW 
(To be Completed by the DHS Privacy Office) 

DATE reviewed by the DHS Privacy Office: October 22, 2009 

NAME of the DHS Privacy Office Reviewer: Rebecca J. Richards 
DESIGNATION 
  This  is  NOT  a  Privacy  Sensitive  System  –  the  system  contains  no  Personally  Identifiable 
Information. 
 This IS a Privacy Sensitive System 
Category of System 
 IT System 
 National Security System 
 Legacy System 
 HR System 
 Rule 
 Other:            
Determination 
 PTA sufficient at this time 
 Privacy compliance documentation determination in progress 
 PIA is not required at this time 
 A PIA is required 

 System covered by existing PIA:            

 A new PIA is required.   
 A PIA Update is required.   
 A SORN is required  

 System covered by existing SORN:            

 A new SORN is required. 
DHS PRIVACY OFFICE COMMENTS