Pta

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 1 of 7 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
This form is used to determine whether 
a Privacy Impact Assessment is required. 

Please use the attached form to determine whether a Privacy Impact Assessment (PIA) is required under 
the E‐Government Act of 2002 and the Homeland Security Act of 2002.   
Please complete this form and send it to your component Privacy Office.  If you do not have a component 
Privacy Office, please send the PTA to the DHS Privacy Office: 

Rebecca J. Richards 
Director of Privacy Compliance 
The Privacy Office 
U.S. Department of Homeland Security 
Washington, DC 20528 
Tel: 703‐235‐0780 

[email protected] 

Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form. If a PIA is required, the DHS Privacy Office 
will send you a copy of the Official Privacy Impact Assessment Guide and accompanying Template to 
complete and return. 
A copy of the Guide and Template is available on the DHS Privacy Office website, www.dhs.gov/privacy, 
on DHSOnline and directly from the DHS Privacy Office via email: [email protected], phone: 703‐235‐0780. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 2 of 7 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office. 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form  
and may request additional information. 
SUMMARY INFORMATION 

DATE submitted for review: December 8, 2009 
NAME of Project: Humanitarian Adjudication for Victims, Enterprise, Nationwide (HAVEN)  

Name of Component: US Citizenship and Immigration Services 

Name of Project Manager: Brian Peyrat  

Email for Project Manager: [email protected]  

Phone number for Project Manager: (802) 527‐ 4712 

TYPE of Project: 

  Information Technology and/or System ∗

  A Notice of Proposed Rule Making or a Final Rule. 

    Other:   

∗

The E‐Government Act of 2002 defines these terms by reference to the definition sections of Titles 40 and 
44 of the United States Code. The following is a summary of those definitions: 
•“Information  Technology”  means  any  equipment  or  interconnected  system  or  subsystem  of 
equipment,  used  in  the  automatic  acquisition,  storage,  manipulation,  management,  movement, 
control,  display,  switching,  interchange,  transmission,  or  reception  of  data  or  information.  See  40 
U.S.C. § 11101(6). 
•“Information System” means a discrete set of information resources organized for the collection, 
processing, maintenance, use, sharing, dissemination, or disposition of information. See: 44. U.S.C. § 
3502(8). 
Note,  for  purposes  of  this  form,  there  is  no  distinction  made  between  national  security  systems  or 
technologies/systems  managed  by  contractors.  All  technologies/systems  should  be  initially  reviewed 
for potential privacy impact.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 3 of 7 
SPECIFIC QUESTIONS 
1.

Describe the project and its purpose: 
The  Vermont  Service  Center  (VSC)  is  using  an  MS  Access  database  to  adjudicate  the 
immigration  froms  associated  with  the  Violence  Against  Women  Act  (VAWA).    The  forms 
include, but are not limited to, I‐914, I‐918, I‐929.   
Recently, VSC Office of Information Technology (OIT) was tasked to convert the existing MS 
database  into  a  modern  application  using  the  Standard  Lightweight  Operational 
Programming  Environment  (SLOPE)  programing  environment  (development  tool).    SLOPE 
is a platform on which other applications may be developed and hosted. The Humanitarian 
Adjudication  for  Victims,  Enterprise,  Nationwide  (HAVEN)  database  will  be  designed  to 
facilitate VCSʹs ability to administer and adjudicate petitions for VAWA benefits in a timely 
and effient manner.    

2.

Status of Project: 
 This is a new development effort. 
 This is an existing project. 
Date first developed: January 1, 2002 
Date last updated: November 1, 2009 
The  current  HAVEN  database  is  an  MS  access  database.    The  VSC  developers  are 
building an interim solution in an SQL database until the final project, HAVEN can 
be brought on line. 

3.

Could the project relate in any way to an individual?1 
 No. Please skip ahead to the next question. 
 Yes. Please provide a general description, below. 
HAVEN will contain sensitive PII from individuals applying for benefits under the VAWA of 
1994.    

1

Projects can relate to individuals in a number of ways. For example, a project may include a camera for 
the purpose of watching a physical location. Individuals may walk past the camera and images of those 
individuals may be recorded. Projects could also relate to individuals in more subtle ways. For example, a 
project  that  is  focused  on  detecting  radioactivity  levels  may  be  sensitive  enough  to  detect  whether  an 
individual received chemotherapy.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 4 of 7 
4.

Do you collect, process, or retain information on: (Please check all that apply) 
 DHS Employees 
 Contractors working on behalf of DHS 
 The Public 
 The System does not contain any such information.  

5.

Do you use or collect Social Security Numbers (SSNs)? (This includes truncated SSNs) 

 No. 
 Yes. Why does the program collect SSNs? Provide the function of the SSN and the  
legal authority to do so: 
USCIS collects the SSN (if available) of the self‐petitioner to process the petition 
associated with VAWA.  VSC uses the provided SSN to locate the self‐petitioner’s A‐number, 
if the A‐number was not provided in the petition.   
The legal authority to collect SSN is derived from the Immigration and Nationality Act.  
6.

What information about individuals could be collected, generated or retained? 
The  HAVEN  database  will  maintain  information  derived  from  the  immigration 
forms  for  VAWA  benefits.  These  data  elements  include  the  self‐petitioner’s  name, 
safe address (not necessarily the petitioner’s  residential address, but it could be the 
address of the attorney or representative), gender, marital status, country and date of 
birth,  country  of  citizenship,  passport  number,  passport  issue  date,  passport  issue 
place, I‐94 number, date of last entry, place of last entry, and current status. 

7.

If this project is a technology/system, does it relate solely to infrastructure? [For example, is 
the system a Local Area Network (LAN) or Wide Area Network (WAN)]? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. Is there a log kept of communication traffic? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. What type of data is recorded in the log? (Please choose all that apply.) 
 Header 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 5 of 7 
 Payload Please describe the data that is logged. 

8.

Can the system be accessed remotely? 
 No.  
 Yes.   When remote access is allowed, is the access accomplished by a virtual private network 
(VPN)? 
 No.             
 Yes.  

9.

Is Personally Identifiable Information2 physically transported outside of the LAN? (This can 
include mobile devices, flash drives, laptops, etc.)  
 No. 
 Yes. Teleworkers process VAWA forms at  remote locations (i.e., approved work location, 
such as home).  This data is not loaded onto “mobile devices.” 

10.

Does the system connect, receive, or share Personally Identifiable Information with any other 
DHS systems3? 
 No 
 Yes.  Please list:  

11.

Are there regular (ie. periodic, recurring, etc.) data extractions from the system? 
 No. 
 Yes.  Are these extractions included as part of the Certification and Accreditation4? 

2

Personally Identifiable Information is information that can identify a person.  This includes; name, address, phone 
number, social security number, as well as health information or a physical description.
3
PII  may  be  shared,  received,  or  connected  to  other  DHS  systems  directly,  automatically,  or  by  manual  processes.  
Often, these systems are listed as “interconnected systems” in TAFISMA. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 6 of 7 
 Yes.  
 No.            
12.

Is there a Certification & Accreditation record within OCIO’s FISMA tracking system? 
 Unknown. 
 No. 
 Yes. Please indicate the determinations for each of the following: 
Confidentiality: 

Integrity: 

Availability: 

4

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

This could include the Standard Operation Procedures (SOP) or a Memorandum of Understanding (MOU)

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: June 10th, 2009 
Page 7 of 7 
PRIVACY THRESHOLD REVIEW 
(To be Completed by the DHS Privacy Office) 

DATE reviewed by the DHS Privacy Office: December 10, 2009 

NAME of the DHS Privacy Office Reviewer: Rebecca J. Richards 
DESIGNATION 
  This  is  NOT  a  Privacy  Sensitive  System  –  the  system  contains  no  Personally  Identifiable 
Information. 
 This IS a Privacy Sensitive System 
Category of System 
 IT System 
 National Security System 
 Legacy System 
 HR System 
 Rule 
 Other:            
Determination 
 PTA sufficient at this time 
 Privacy compliance documentation determination in progress 
 PIA is not required at this time 
 A PIA is required 

 System covered by existing PIA:            

 A new PIA is required.   
 A PIA Update is required.   
 A SORN is required  

 System covered by existing SORN:            

 A new SORN is required. 
DHS PRIVACY OFFICE COMMENTS 

SORN Determination will be made during the PIA process