Privacy Threshold Analysis

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 10, 2007 
Page 1 of 7 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
This form is used to determine whether 
a Privacy Impact Assessment is required. 

Please use the attached form to determine whether a Privacy Impact Assessment (PIA) is required under 
the E‐Government Act of 2002 and the Homeland Security Act of 2002.   
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office: 

Rebecca J. Richards 
Director of Privacy Compliance 
The Privacy Office 
U.S. Department of Homeland Security 
Washington, DC 20528 
Tel: 703‐235‐0780 
Fax: 703‐235‐0442 

[email protected] 

Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form. If a PIA is required, the DHS Privacy Office 
will send you a copy of the Official Privacy Impact Assessment Guide and accompanying Template to 
complete and return. 
A copy of the Guide and Template is available on the DHS Privacy Office website, www.dhs.gov/privacy, 
on DHSOnline and directly from the DHS Privacy Office via email: [email protected], phone: 703‐235‐0780, 
and fax: 703‐235‐0442. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 10, 2007 
Page 2 of 7 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office. 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form  
and may request additional information. 
SUMMARY INFORMATION 

DATE submitted for review: January 31, 2008 
NAME of Project: Customer Identity Verification Pilot 

Name of Component: US Citizenship and Immigration Services 

Name of Project Manager: Frank Spencer 

Email for Project Manager: [email protected]  

Phone number for Project Manger: 202‐272‐8951 

TYPE of Project: 

  Information Technology and/or System ∗

  A Notice of Proposed Rule Making or a Final Rule. 

    Other:   

∗

The E‐Government Act of 2002 defines these terms by reference to the definition sections of Titles 40 and 
44 of the United States Code. The following is a summary of those definitions: 
•“Information  Technology”  means  any  equipment  or  interconnected  system  or  subsystem  of 
equipment,  used  in  the  automatic  acquisition,  storage,  manipulation,  management,  movement, 
control,  display,  switching,  interchange,  transmission,  or  reception  of  data  or  information.  See  40 
U.S.C. § 11101(6). 
•“Information System” means a discrete set of information resources organized for the collection, 
processing, maintenance, use, sharing, dissemination, or disposition of information. See: 44. U.S.C. § 
3502(8). 
Note,  for  purposes  of  this  form,  there  is  no  distinction  made  between  national  security  systems  or 
technologies/systems  managed  by  contractors.  All  technologies/systems  should  be  initially  reviewed 
for potential privacy impact.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 10, 2007 
Page 3 of 7 
SPECIFIC QUESTIONS 
1.

Describe the project and its purpose: 
The  Customer  Identity  Verification  Pilot  (CIVP)  is  sponsored  by  the  USCIS 
Transformation  Program  Office  (TPO)  to  support  the  Agency’s  goal  to  strengthen 
National Security and deter/identify fraud within the USCIS benefit process through 
the  biometric  verification  of  itʹs  customers.    This  pilot  will  utilize  the  current 
technology deployed by US‐VISIT for customer verification and will continue to help 
USCIS transition towards a end‐to‐end electronic benefits process.   

2.

Status of Project: 
 This is a new development effort. 
 This an existing project. 
Date first developed: October 1, 1994 
Date last updated: November 1, 2007 
The Automated Biometric Identification System (IDENT) is a Department of 
Homeland  Security  (DHS)‐wide  system  for  the  storage  and  processing  of 
biometric and limited biographic information for DHS national security, law 
enforcement,  immigration,  intelligence,  and  other  DHS  mission‐related 
functions, and to provide associated testing, training, management reporting, 
planning and analysis, or other administrative uses. 
IDENT  was  originally  developed  in  1994  as  biometrics  collection  and 
processing  system  for  the  Immigration  and  Naturalization  Service  (INS).  
INS  is  now  known  as  United  States  Immigration  and  Citizenship  Services 
(USCIS).  Today, IDENT is the primary DHS wide system for the biometric 
identification  and  verification  of  individuls  encountered  in  DHS  mission‐
related  processes.    IDENT  is  primarily  a  back‐end  system  that  conducts 
identification  or  verification  services  on  behalf  of  numerous  Government 
programs  that  collect  biometric  and  associated  biographic  data  as  part  of 
their mission.  The mechanism to view data stored in IDENT is a Web‐based 
interface  called  the  Secondary  Inspections  Tool  (SIT).    USCIS  will  utilize 
IDENT to verify an individualʹs identity at various points in the application 
benefit process and will view the results of the verification through the SIT.     
The SIT was originally developed for Customs and Border Protection (CBP) 
inspections  officers  to  manage  the  US‐VISIT  referrals  to  Secondary 
Inspection  at  ports  of  entry.  In  recent  years,  the  SIT  has  been  adopted  by 
users  in  other  DHS  organizations,  including  Immigration  and  Customs 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 10, 2007 
Page 4 of 7 
Enforcement  (ICE)  and  US  Citizenship  and  Immigration  Service  (USCIS)  as 
well as additional groups within organizations such as CBP Border Patrol. 
The SIT provides you with the following capabilities:  
•Conducts a 1‐1 verificction of an individualʹs established identity.  
•View  determinations  of  certified  fingerprint  examiners  for  all  potential 
Watchlist and Mismatch hits.  
•View the details of individualsʹ current and previous encounters.  
•Look up encounter details by a Fingerprint Identification Number (FIN), an 
Encounter Identification Number (EID), or an Alien Registration Number (A‐
Number).  
•Generate reports based upon data stored in IDENT   
3.

If this project is a technology/system, does it relate solely to infrastructure? [For example, is 
the system a Local Area Network (LAN) or Wide Area Network (WAN)]? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. Is there a log kept of communication traffic? 
 No. Please continue to the next question. 
 Yes. What type of data is recorded in the log? (Please choose all that apply.) 
 Header 
 Payload Please describe the data that is logged. 
Please see the Privacy Impact Assessment (PIA) for IDENT dated July 31, 
2006 for how data is recorded in the log. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 10, 2007 
Page 5 of 7 

4.

Could the project relate in any way to an individual?∗ 
 No. Please skip ahead to question. 
 Yes. Please provide a general description, below. 
The pilot releates to individuals  as it performs one‐to‐one biometric identification  to 
determine if an individual can be matched to a previously presented identity for the 
sam  individual,  to  ensure  that  individual  doesnʹt  have  any  outstanding 
warrants/arrests and to validate whether the individual is actively on a watchlist.   

5.

Do you use or collect Social Security Numbers (SSNs)? (This includes truncated SSNs) 

 No. 
 Yes. Why does the program collect SSNs? 
The program could collect a SSN to use to search for an individual whose records are 
stored in IDENT.  The SSN would be used as a last resort to search for a customer within the 
system.  Travel document, A‐Number would be used to search for a customer before 
conducting a search using the SSN.  If the SSN had to be collected, a system user could ask 
the customer for their SSN to identify them within IDENT and verify that personʹs identity 
against the biometrics that are associated to that SSN.  If an individual has an SSN that is 
associated to their biometric record within IDENT it will be displayed within the encounter 
record of that individual.  
6.

What information about individuals could be collected, generated or retained? 
Other  information  on  an  individual  that  could  be  collected  to  search  for  a  person 
within the IDENT is a Border Crossing Card (BCC), Permanent Resident Card (LPR), 
Passport,  Reentry  Permit,  Refugee  Travel  Document,  Refugee  without  Travel 
Document,  Resident  Alien  Card, Visa (NIV  or  IV) and  personal  identifier  such  as a 
A‐number,  Fingerprint  identification  number  (FIN),  Encounter  identification  (EID) 
and  a Social  Security  Number  (SSN).   The  only  information  that  would  be  retained 
within  IDENT  through  the  verification  process  would  be  a  photograph  and  the 
personʹs  fingerprints  that  are  taken  during  the  verification  process.    Additionally, 
each  time  a  customerʹs  identity  is  verified  through  IDENT  a  new  encounter  record 

∗

Projects can relate to individuals in a number of ways. For example, a project may include a camera for 
the purpose of watching a physical location. Individuals may walk past the camera and images of those 
individuals may be recorded. Projects could also relate to individuals in more subtle ways. For example, a 
project  that  is  focused  on  detecting  radioactivity  levels  may  be  sensitive  enough  to  detect  whether  an 
individual received chemotherapy.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 10, 2007 
Page 6 of 7 
will  be  generated  within  IDENT.    An  encounter  record  displays  the  date,  time  and 
the type of transaction that occurred on an individual in reference to their biometric 
record with IDENT.  For more information please see the IDENT PIA and SORN.   
7.

Is there a Certification & Accreditation record within OCIO’s FISMA tracking system? 
 Unknown. 
 No. 
 Yes. Please indicate the determinations for each of the following: 
Confidentiality: 

Integrity: 

Availability: 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 10, 2007 
Page 7 of 7 
PRIVACY THRESHOLD REVIEW 
(To be Completed by the DHS Privacy Office) 

DATE reviewed by the DHS Privacy Office: February 7, 2008 

NAME of the DHS Privacy Office Reviewer: Rebecca J. Richards 

DESIGNATION: 
  This  is  NOT  a  Privacy  Sensitive  System  –  the  system  contains  no  Personally  Identifiable 
Information. 

 This IS a Privacy Sensitive System  
 PTA sufficient at this time 
 A PIA is required 
 National Security System 
 Legacy System 
 HR System 

DHS PRIVACY OFFICE COMMENTS 
A PIA is required due to the collection and use of PII.