Email reminder to participate

Attachment 7 

  FIRST EMAIL REMINDER   

Send from Confirmit to all contacts and delegates for sites that do not yet register as “complete.”   
Send at 1 AM EDT, on MONTH DATE, 2012.   

Dear [Name],     

We recently sent you an email invitation to participate in the Census of Problem‐Solving Courts.    We 
would like to do everything we can to make it easy for you to participate and complete the Census 
survey.    If you have any questions regarding the project, have any concerns regarding your 
involvement, or experience technical problems with the Census survey, please contact us 
at [email protected] or by phone at 800‐616‐6109.   

To initiate or resume the Census for the [PSC name], click on the web link below or copy the address and 
paste it in your Internet browser.     

Web Link:      [confirmit web address]   
User ID:    [e.g., nominee’s email address]
Access Code:    [5‐digit numeric password]   

You will be prompted to log in each time you access the Census website. Your responses are saved and 
can be edited any time prior to the closing date, MONTH DATE, 2012.   

Thank you,   
Nicole L. Waters, Ph.D.   
Project Director   
National Center for State Courts   
300 Newport Avenue   
Williamsburg, VA 23188   
Email: [email protected]   
Phone: 757‐259‐1574   

Attachment 7 
P SECOND EMAIL REMINDER 2 ‐ Draft   

Send from Confirmit to all contacts and delegates for sites that do not yet register as “complete.”   
Send at 1 AM EDT, MONTH DATE.   

Dear [Name],     

We noticed that you have not yet completed the Census of Problem‐Solving Courts. Your participation is 
important to us. If you are experiencing any difficulties with the Census survey, please contact us 
at [email protected] or 800‐616‐6109 and we will work with you to resolve any issues you may have. 

Otherwise, we hope you will choose to participate during this final week of the Census of 
Problem‐Solving Courts. You can access the Census at any time using the individual login information 
for your court, listed below.     

Web Link:      [confirmit web address]   
User ID:    [e.g., nominee’s email address]
Access Code:    [5‐digit numeric password]

Remember, your responses will be saved so you can resume with the Census or edit your responses any 
time prior to the DAY MONTH DATE, 2012 closing date for this survey.       

Many thanks for your participation in this important undertaking.   

Sincerely,     
Nicole L. Waters, Ph.D.   
Project Director   
National Center for State Courts   
300 Newport Avenue   
Williamsburg, VA 23188   
Email: [email protected]   
Phone: 757‐259‐1574   

Attachment 7 
P FINAL EMAIL REMINDER ilot Final Notice ‐ Draft   

Send from Confirmit to all contacts and delegates for sites that do not yet register as “complete.”     
Send at 1 AM EDT on last business day to complete, MONTH DATE, 2012.   

Dear [Name],     

Today is the last business day for you and the [PSC name] to participate in the Census of Problem‐Solving 
Courts.    We hope you will choose to complete the Census before the participation period ends at 8:00 
PM EDT on DAY MONTH DATE, 2012.     

You can access the Census using the individual login information for your court, listed below.   

Web Link:      [confirmit web address]   
User ID:    [e.g., nominee’s email address]
Access Code:    [5‐digit numeric password]

Should you have any questions, please contact us at [email protected] or 800‐616‐6109 for 
assistance.    If you have any concerns you may also reach me directly using the contact 
information provided below.   

Best regards,     
Nicole L. Waters, Ph.D.   
Project Director   
National Center for State Courts   
300 Newport Avenue   
Williamsburg, VA 23188   
Email: [email protected]   
Phone: 757‐259‐1574