Comments and Responses

Compilation of Comments Received on PL 102‐477 Forms 

Narrative Report: A Reporting System for Public Law 102‐477, Indian Employment, Training, and Related Services Demonstration Act 
Comment 
Under the Paperwork Reduction Act Statement, this section states, “The report is used to 
monitor the progress of the grantees in delivering services to Tribal members, to identify 
unmet needs, to identify any other problems, and to provide information to justify budget 
submissions by the three federal agencies involved.”  However, the first paragraph 
(correctly) identifies four federal agencies.  Three should be corrected to four.   

Page 2, item #1, strike the first sentence (“If the Tribe includes Child Care and 
Development Funds (CCDF)…”) because such a report is required only for Tribes with a 
CCDF allotment of $500,000 or more.   

1 

Response 
Change “justify budget submissions by the three 
federal agencies involved” to “justify federal 
agency budget submissions.”  While the law 
applies to four Federal agencies, only three 
have participated to date.  This edit would 
leave open the possibility that the fourth could 
participate.   
The CCDF Notice of Proposed Rule Making 
(NPRM) proposes to require all Tribes, 
regardless of their funding amount to spend a 
minimum of 4 percent on quality activities.  We 
note that the policy in the proposed rule is not 
yet final but changes to the language in the 
form should allow Tribes the flexibility to 
respond to the current requirement and any 
changes that would be made in the CCDF Final 
Rule.   

Item #1, changed to read:  Tribes subject to the 
4 percent quality should describe efforts that 
were implemented to promote higher quality 
child care (e.g., provider training and 
professional development, health and safety 
requirements, etc).   

TANF 2a‐f 
Accepted.  Clarified by keeping the first 
• Instructions regarding TANF 2a‐f in Family Assistance Plan.  Please clarify (or correct?)  paragraph and other references deleted.  
reference.   
• Item 2 second paragraph stated if the Tribal TANF grantee has submitted the 
information in #2a‐f in its Tribal Assistance Plan (TFAP).  This has no explanation of 
what #2a‐f is.  
• On the General Overview of the Program Document and on the 2nd page in the 
Narrative Report, second paragraph of number 2 refers to “If the Tribal TANF grantee 
has submitted the information required in #2a‐f in its TFAP.  As there is no longer a 
separate TANF report, this reference does not make sense and should be removed.   
It states substantive change in certain data elements but does not say detail the elements.  A change in data element refers to a change in 
the information required at 45 CFR 286.275(b), 
now incorporated into the annual 477 narrative 
report. This information includes TANF work 
activity definitions; description of transitional 
services; sanction processes for non‐
compliance; description of nonrecurring short‐
term benefits; description of displacement 
complaint resolution processes; and 
description of FVO strategies and procedures. 
Changes to these aspects of the TFAP or 
P.L.102‐477 Plan must be filed as amendments 
to the Plan. 

2 

Statistical Report 
Comment 
Section II.A.4 “Average Adult Earnings Gain” 
Asks for the Average Adult Earnings Gain.  However, in the column for Cash Assistance 
Recipients both adults and youth are included.  Is the Average Earnings Gain to be listed 
only for adult cash assistance recipients?  Or is the intent to report Average Earnings Gain 
for all (drop specification “adult”)?  We would recommend that the answer would include 
information for any CAR recipient. 
Section II.A.4 asks for the Average Adult Earnings Gain.  However, in the column for Cash 
Assistance Recipients both adults and youth are included.  Is the average earnings gain to 
be listed only for adult cash assistance recipients?   
There needs to be a category for Average Youth Earnings Gain. 
In Section II.A.4, insert the phrase “To illustrate” at the beginning of the third sentence to 
read:  “To illustrate, if at termination such a person entered…”  The reason for this change 
is to make clear that it is intended as an example of gain for purposes of determining 
average gain.  
Section II.A.4 asks for Average Adult Earnings Gain.  We recommend adding specific 
guidance that would clarify whether an Adult or Cash Recipient who entered unsubsidized 
employment and then received child care services to retain that employment would be 
reported in this row.  The current guidance for the Average Adult Earnings Gains does not 
accurately capture this type of success as this type of terminee would not be reported until 
after overall 477 program termination.   
Section II, B(1), insert a forward slash between Degree and Certificate (Degree/Certificate) 
in order to distinguish the separate types of documents. 
Instructions should CLEARLY specify that the demographics of the participant is determined 
at time of application, for both total participants and total terminees.  (If the participant 
was over 21 at time of application, the participant should be counted in the second column 
labeled, “Youth”, except for persons receiving cash assistance.  Additionally, the education 
level at the time of entry is what is reported in the terminee section.) This means that if a 
participant was a “dropout” at entry, and during the service period, obtained their GED, 
they would still be reported has a “dropout” in this report. 

3 

Response 
DOL Component and GPRA Measure.   

See above.  

See above.  
Accepted. 

This is a GPRA Measure. 

Accepted.  
Accepted ‐ More clearly designate that age is 
determined as of date of enrollment. 

Accepted – Clarify that education level is 
determined as of date of enrollment. 

Instructions should specify that the age of the participant is determined at time of 
application, for both total participants and total terminees.  (If the participant was 22 or 
older at time of application, the participant should be counted in the first column labeled, 
“Adult” except for persons receiving cash assistance. 
Instructions specify that individuals receiving cash assistance also determined at time of 
enrollment, or within six months prior to enrollment, or deemed eligible to receive cash 
assistance at any time during enrollment.   
• This manner of reporting does not accommodate a means of reporting those who 
receive TANF or GA participants at any time during the service period.  
•  (If individuals can be terminated as a cash assistance recipient because they received 
cash assistance during participation, it is conceivable that you would have more cash 
assistance terminees than total cash assistance participants).   
Instructions for Terminee Outcomes  
Clarify that terminees can be counted once in each category.  (i.e. Employment Objective, 
Education/Training Objective, and Miscellaneous Objective Achieved).   

This does raise a question regarding how to report a person who achieves multiple goals 
and then dies?  For example: this person achieves Education goal, and is seeking 
employment when they lose their life. 

4 

See above.  

If an individual is eligible for cash assistance but 
never receives, doesn’t seem to be a TANF or 
GA recipient unless they are receiving other 
services that fall under the definition of a cash 
benefit. 

Clarify that terminees may be counted more 
than once – once in each sub‐category 
(employment objective, education/training 
objective) except terminees may be counted 
more than once in miscellaneous objective 
subcategory if multiple miscellaneous 
objectives were achieved. 
Goals achieved are reported up until death.  
Goals not achieved due to death will be 
reported either as goal not attained (depending 
on the goal – it should be recorded as not 
achieved or under II. D. Other (Non‐Positive)). 

Annual Financial Expenditure Report & Instructions 
SF‐425 does not need to be submitted by 477 grantees. The 477 financial form replaces the SF‐425 
Comment 
Under item 5. Final Report, We suggest “The Total Unexpended Funds must be zero in a 
final report for the Plan Period.” In order to clarify the reporting methodology by each 
individual Plan Period.   

Response 
Accepted.  Clarified on form that final report is 
for a Plan Period.  Also changed instructions to 
read as follows:   
“Specify if this is the final financial report for 
the Plan Period.  Mark ‘No’ if this financial 
report includes funds that are unexpended.  An 
Annual Report must be prepared and submitted 
for each Plan Period until all of the funds 
available for the Plan Period have been fully 
expended and reported.  When the funds for 
the Plan Period have been fully expended, a 
final report for the Plan Period shall be 
submitted that notes the Total Unexpended 
Funds are zero.” 
Under item 5. Final Report, We suggest “Specify if this is the final financial report for the  See above. 
Plan Period, Mark “No” if this financial report includes funds that are unexpended.  
When the funds for the Plan Period have been fully expended, a final report shall be 
submitted that notes the Total Unexpended Funds are zero” in order to clarify the 
reporting methodology by each individual Plan Period.   
Under item 5. Final Report, We suggest “When a plan period ends and funds have been  See above.  
fully expended mark the report as final.  Do not mark as final if there are funds carried 
over into following report period.”   
See above. 
Add language that explains how to report based on plan period.  For example “An 
Annual Report shall be prepared and submitted for each Plan Period until all of the 
funds available for the Plan Period have been fully expended and reported.”   

5 

We recommend that this section explain the reporting methodology by Plan Period.  For 
example, an Annual Report shall be prepared and submitted for each Plan Period until 
all of the funds available for the Plain Period have been fully expended and reported.  
When the funds for a Plan Period are fully expended, the funding closeout process will 
be a final report for the Plan Period submitted with Total Unexpended Funds equal to 
zero.   
In column 8, strike line 8(e)(i), “Child Care Quality Improvement (non‐add)” and insert it 
as line 8(c)(i).  The reason for this change is that only those Tribes with a CCDF allotment 
of $500,000 or more are required to account for Child Care Quality Improvement 
expenditures.   
Clarify how to determine who is required to report child care quality improvement 
based on level of funding received.    

See above. 

Child Care Quality Improvement is not a child 
care service; it is part of the program 
operations expenditure.    

Clarify language in the document.  It should 
read: If the Tribe is subject to the 4 percent 
Child Care and Development Funds (CCDF) 
quality requirements the narrative report 
should describe any efforts that were 
implemented to promote higher quality child 
care (e.g., provider training and professional 
development, health and safety requirements, 
etc). 
In line 9 add:  “Certification:  This is to certify … have not been waived, and that all funds  The current certification statement is sufficient 
have been expended in accordance with the Tribe’s approved 477 plan.” 
– will leave as is.   
There are no instructions as to how to report (or not report) Program Income. 
This report is solely to account for Federal 
funds received.   Program income is included in 
the 477 plan submitted by the tribe for 
approval and can also be reported in the 
narrative report. 
The Program Income is not identified on this form, which is inconsistent with the SF425  This report is solely to account for Federal 
Federal Financial Report.  There are no instructions as to how to report (or not report) 
funds received.   The 477 financial report 
Program Income. 
replaces the SF‐425 and does not require 
reporting program income. 
The Program Income is not identified on this form, which is inconsistent with the SF425  This report is solely to account for Federal 
Federal Financial Report. 
funds received.   The 477 financial report 
replaces the SF‐425 and does not require 
reporting program income. 
6 

The financial reporting instructions do not address indirect rates in a report year 

Indirect cost expenditures are reported on 8.f.  
There is no requirement to report indirect rates 
here.   
Indirect cost information is not identified on this form, which is inconsistent with the 
Indirect cost expenditures are reported on 8.f.  
SF425 Financial Report. 
There is no requirement to report indirect rates 
here.   
Financial instructions do not clarify the language in TANF purpose 3 and 4 or other TANF  The cost categories documents provide 
assistance 
examples. See the last three bullets on the 
Education, Employment, Training and 
Supportive Services cost category definitions.  
The last three bullets are the definition of 
purpose 3 and 4 from the TANF regulations. 
OMB suspended A‐133 Compliance Supplement but the new PL 102‐477 Proposed 
The cost categories were created through a 
Annual Financial Expenditure Report now re‐directs tribes to report again by program 
long, deliberative process by the workgroup, 
funding stream. 
with Tribal representatives.   
Increases administrative burden on tribes with implementing the use of “cost 
The cost categories were created through a 
categories” as tribes will have to redesign their tribal financial systems to comply with 
long, deliberative process by the workgroup, 
reporting needs.    
with Tribal representatives.   
The items listed for the various cost categories are confusing and subjective 
The cost categories were created through a 
long, deliberative process by the workgroup, 
with Tribal representatives.   

7 

Combined Functional Cost Categories Guidance 
Response 
Administrative Cost document under the Guidance section, the last bullet point is 
incomplete.  It states “Other costs for goods and services required for administration, 
including rental or purchase of equipment, utilities, and office supplies, and”  
Administrative Cost document under the Guidance section, we recommend guidance 
language regarding administrative cost caps. 
Administrative Cost document under the Guidance section – we recommend guidance 
language regarding administrative cost caps to allow Tribal entities to use their 
federally negotiated indirect rate.   

In the category form for “Program Operations” strike the second sentence in the 
Definition section, which reads “Reporting for child care quality improvement… Tribes 
receiving less than $500,000 in CCDF” and insert it in the Definition section in the 
Category form for “Child Care Services.”  The reason for this change is that “Child care” 
is a specific type of activity and it would be less confusing to have the function match 
the expenditure. 

8 

Response 
The sentence should read “including rental or 
purchase of equipment, utilities, and office 
supplies.”  

Cost caps vary by agency; follow agency 
guidance. 
We cannot authorize on behalf of other 
agencies; follow agency guidance.  As 
previously stated, a workgroup involving the 
respective agency staff can be formed to deal 
with this issue. However, until then tribes 
should follow the individual program guidance 
related to administrative caps. 
“Child care quality improvement…” is accurate 
under Program Operations and therefore, will 
not be changed. 

Implementation Concerns 
Comment 
Transition from current reporting to proposed reporting forms: 
Clarifying the timeline of these changes is paramount.  An effective date needs to be 
clarified to tribes to allow adequate time and provide additional funding to make 
changes in accounting systems and training on the new forms. 

 If the new forms and functional categories are to be implemented at the beginning of 
each Tribal entity’s next plan cycle, some tribes (particularly KANA) will have limited 
timeline in which to prepare.  To limit the burdens of reporting at the time of transition, 
we suggest Tribal entities have the flexibility to report carry over funding expenses on 
either current 477 forms or the proposed form. 
Training: 
Technical Assistance and face‐to‐face training on the proposed forms is essential. 
It is impossible to judge the impact of these reporting changes without the 
accompanying OMB Supplement regarding the adoption of these forms 
OMB guidance issued December 26, 2013 on Uniform Administrative requirements, cost 
principals and audit requirements for federal awards, final rule is being rolled out to 
federal programs during 2014.  Will this affect future reporting issues for tribal programs 
or allow further flexibility in reporting?  
Carryover Fund Reporting – instructions are confusing.  It is our interpretation that Tribes 
will be required to do two financial reports BUT not two statistical or narrative reports in 
a final “closeout” report for a 3‐year plan period – is this correct? 

9 

Response 
We will clarify the timeline taking into 
consideration that tribes need to prepare for 
the new forms.   

We plan to provide training. 
Noted. 
The modification to the supplement will include 
the new forms.  A draft will be shared with the 
workgroup. 
This will be addressed in 477 training and 
technical assistance.