Middle School Digital Nutrition_OMB Memo-rev3

Memorandum 

Date:   
February 10, 2016 

To: 

Stephanie Tatham, OMB Desk Officer 

Through: 

Ruth Brown, United States Department of Agriculture, Office of the Chief 
Information Officer 

From:   

Lynnette Thomas

Food and Nutrition Service, Branch Chief, Planning & Regulatory Affairs 

Under Approved Generic OMB Clearance No. 0584‐0524 Request for Approval 
to Perform Formative Research to develop Educational Digital Nutrition 
Education Materials for Middle School Students and Teachers 

Re: 

The Food and Nutrition Service (FNS) of the United States Department of Agriculture (USDA) is 
requesting approval for formative research under Approved Generic OMB Clearance No. 0584‐
0524. 

This request is to acquire clearance to conduct formative research with students in grades 6‐8 
and their teachers to obtain feedback about draft concepts and prototypes that will be 
developed into nutritional lessons for middle school students. This research will identify 
student’s and teacher’s perceptions, experiences, and expectations in order to inform the 
development of lessons and activities. The following information is provided for your review: 

1. Title of the Project:  
2. Control Number: 0584‐0524, Expires 06/30/2016 
3. Public Affected by this Project:  
Individuals/Households 
 Students in grades 6‐8 attending schools that participate in NSLP 
 Parents/Caregivers of students in grades 6‐8 attending schools that participate in NSLP 

State and Local/Tribal Employees 
 Grade 6‐8 teachers employed at schools that participate in NSLP 
 Middle school principals employed at schools that participate in NSLP 

See section 7, Project Purpose, Methodology & Formative Research Design, for a description 
of the number of participants for each audience (6th, 7th, and 8th grade students, their 
parents, and their teachers) by research methodology (focus group interviews). 

4. Number of Respondents: 

Table 4.1 – Consent Forms* 
Audience 
Grade 6‐8 Students 
Parents of Grade 6‐8 Students 
Grade 6‐8 Teachers 
Total 

# of Participants 
960 
960 
160 
2,080 

*Includes non‐responders and those choosing not to 
participate. 

Table 4.2 – School Approval* 
Audience 
School Principals 
Total 

# Of participants 
8 
8 

*Includes non‐responders and those choosing not to 
participate. 

Table 4.3 – Research Activities by Audience
Target Audience 
Grade 6‐8 Students 

Grade 6‐8 Teachers 

Research Activity 

# of 
Participants 

Focus Group Interview* 
Focus Group Interview** 

72 
48 

Distributing Flyers and 
Consents 
Schedule Confirmation 
Email 

4 
96 

*Student groups will recruit 8 to seat 6 
**Teacher groups will recruit 8 to seat 4 

5. Time Needed Per Response: 

Table 5.1 ‐ Time Needed per Initial Recruitment & Consent Form* 
Target Audience 

Grade 6‐8 Students 

Parents of Grade 6‐8 Students 
Grade 6‐8 Teachers 
School Principals (Letter of Agreement) 

Time (minutes)

Time (hours)

10 
10 
15 
15 

0.17 
0.17 
0.25 
0.25 

*The time is an average response per respondent.

2

Table 5.2 ‐ Time Needed for Research Activities by Audience 
Time 
Research Activity 
(minutes) 
Target Audience 
Grade 6‐8 Students 

Grade 6‐8 Teachers 

Time 
(hours) 

Focus Group Interview 

45 

0.75 

Focus Group Interview 

45 

0.75 

30 

0.50 

5 

0.08 

Distributing Flyers and 
Consents 
Email confirmation and 
follow up 

6. Total Burden Hours on Public: 

(a)

Affected Public

State,
Local/Tribal
Employees

(e)

(f)

(g)

Hours per
Response

Total
Burden
Hours (e
x f)

ID

No.
Respondents

Frequency
of
Response

A, K

Consent Forms

160

1

160

0.25

40

4

1

4

0.5

2

48

1

48

0.75

36

96

1

96

0.08

7.68

8

1

8

0.25

2

168

1.881

316

0.277

87.68

D, F, H,
M, N, O

J

Distribution of
Flyers and
Consents
Focus Group
Interview
Email
confirmation and
follow up
Complete
Principal Letter

Subtotal
Parent/
Caregivers

(d)

Screeners,
Surveys

L
Principals

(c)

Est. Total
Annual
Responses
per
Respondent
(c x d)

I
Grade 6-8
Teachers

(b)

B

Response &
Consent Forms

960

1

960

0.17

163.2

B

Response &
Consent Forms

960

1

960

0.17

163.2

C, E, G,
M, N, O

Focus Group
Interview

72

1

72

0.75

54

Subtotal

1920

1.038

1992

0.191

380.4

Total

2088

1.105

2308

0.203

468.08

Individuals
&
Households

Grade 6-8
Students

Total burden hours on public: 468.08 hours. 

3

7. Project Purpose, Methodology, and Formative Research Design: 
Background  
The USDA Food and Nutrition Service (FNS) administers the nutrition assistance programs for 
the United States Department of Agriculture (USDA). The mission of FNS is to provide students 
and low resource families better access to food and a more healthful diet through its nutrition 
assistance programs. Among these programs are the Child Nutrition Programs, including the 
National School Lunch Program (NSLP), School Breakfast Program (SBP), Summer Food Service 
Program (SFSP), and the Child and Adult Care Food Program (CACFP). The Child Nutrition 
Programs provide nutritionally balanced, low‐cost, or free meals and snacks. 

As authorized under Section 6(a)(3) of the Richard B. Russell National School Lunch Act, 42 USC 
1755(a)(3), FNS provides training and technical assistance for school foodservice, nutrition 
education for children and their caregivers, and encourages school and community support for 
healthy eating and physical activity. These activities are implemented under the Agency’s Team 
Nutrition initiative that is designed to improve children’s lifelong eating and physical activity 
habits by using the principles of the Dietary Guidelines for Americans. 

Under this initiative, FNS is currently developing nutrition education lessons and materials that 
promote healthy lifestyle habits among middle students, including physical activity and healthy 
eating (e.g. eating breakfast, reducing sodium), while meeting education standards for 
academic course content in grades 6‐8. This nutrition education will build skills and motivation 
for students to make healthier food and physical activity choices as part of a healthy lifestyle. 

The above‐mentioned lessons and related resources will support Team Nutrition’s behavior‐
oriented strategy of “providing multifaceted, integrated nutrition education for children and 
their parent/caregivers.”  

Purpose 
The purpose of the proposed research is to obtain feedback from the target audience, students 
in grades 6‐8 and their teachers, about early concepts and prototypes (see Attachments M, N, 
and O) that will be included in lessons for middle school students. Specifically, the objects are 
to: 1) identify student attitudes about school breakfast, sodium, and healthy beverages that can 
be addressed in the final lessons; 2) identify which concepts are clear, engaging, and motivating 
for students; 3) identify and understand contextual and other factors that present 
opportunities and/or barriers to adopt digital educational tools; and 4) confirm that 
informational text concepts, which will become the foundation for the lessons, are age‐
appropriate, clear, and aligned with relevant educational standards.  

4

Methodology/Research Design 
This research will utilize focus group interviews conducted with students in grades 6‐8 and their 
teachers. All participants will be attending/employed at schools participating in NLSP. 

Focus Group Interviews 

Focus group interviews (FGIs) will be conducted with 6‐8th grade teachers of health, English‐
language arts, history/geography, and science employed at schools participating in NLSP. A 
total of twelve (12) 45‐minute FGIs (see Attachments D, F, & H) will be conducted with 4 
educators in each group (total N=48). Eight teachers will be invited to each FGI in order to 
assure 4 participants are seated. Three focus group interviews will be conducted with grade 6‐8 
teachers at each of 4 schools, either before school, during lunch, during free periods, or after 
school, depending on teacher availability. Table 7.1 below outlines the segmentation of teacher 
focus groups by the type of school. 

Table 7.1 – Segmentation of teacher FGIs by grade level 

6th Grade 
7th Grade 
8th Grade 

Northeast Region 
Middle School 1 
Middle School 2 
1 FGI 
1 FGI 
1 FGI 
1 FGI 
1 FGI 
1 FGI 

Southeast Region 
Middle School 3 
Middle School 4 
1 FGI 
1 FGI 
1 FGI 
1 FGI 
1 FGI 
1 FGI 

Focus group interviews (FGIs) will be conducted with students in grades 6‐8 who are attending 
schools that participate in NLSP. A total of twelve (12) 45‐minute FGIs (see Attachments C, E, & 
G) will be conducted with 6 students in each group (total N=72). Eight students will be invited 
to each FGI in order to assure 6 participants are seated. Three focus group interviews will be 
conducted with students in grades 6‐8 at each of 4 schools during or before school, depending 
on the school’s preference. FGIs will be segmented by grade and gender as follows: 

Table 7.2 – Segmentation of student FGIs by grade level and gender 

6th Grade 
7th Grade 
8th Grade 

Northeast Region 
Middle School 1 
Middle School 2 
1 FGI Girls 
1 FGI Boys 
1 FGI Boys 
1 FGI Girls 
1 FGI Girls 
1 FGI Boys 

Southeast Region 
Middle School 3 
Middle School 4 
1 FGI Girls 
1 FGI Boys 
1 FGI Boys 
1 FGI Girls 
1 FGI Girls 
1 FGI Boys 

Trained research staff will conduct all focus groups. 

Design/Sampling Procedures 
Public schools, from which a sample of grade 6‐8 students and will be drawn, will be selected in 
order to meet the following specifications: 
 Geographic diversity, according to FNS regions 
 Representation from urban and rural communities 
 Participation, at the school level, in the national school lunch program 
5




An ethnically and racially diverse sample 
An oversampling of teachers of health education 

These specifications will be met through the careful selection of schools, from which research 
participants will be recruited (see Recruitment section). The following plan, details specifically 
how each of these specifications will be met. 

A database of US public schools will be compiled using publicly available data from the National 
Center for Education Statistics (NCES) and Office for Civil Rights (OCR). This database (sampling 
database), will serve as the primary source of schools. Data from these sources will allow 
researchers to aggregate schools by number of students, number of teachers, grade‐levels, 
student’s race and ethnicity, number of students who qualify for free/reduced‐price lunch, and 
school‐level NCES locale code, which determines a school’s place on the urban‐rural continuum 
(http://nces.ed.gov/ccd/commonfiles/localedescription.asp). 

Geographic Diversity. A total of four middle schools will be selected, two from each of two FNS 
regions. Schools will be selected from one state in each FNS region in order to minimize travel 
expenses.  

Rural Location. Trained research staff will use the NCES locale code to insure a diversity of 
schools from rural, suburban, and urban locations. Within each FNS region, schools will be 
segmented by locale code as follows: 

Table 2.4 School Selections for Concept Testing 
School
FNS Region
Locale Description
# of Schools
Locale Code
11, 12, or 13 Small to Large City
2 Middle Schools
Northeast Region
21, 22, or 23 Small to Large Suburb
31, 32, or 33 Town: Fringe, Distant, or Remote
2 Middle Schools
Southeast Region
41, 42, or 43 Rural: Fringe, Distant, or Remote

NLSP Participation. All participating schools will have at least 50% of students who qualify for 
free or reduced‐priced lunch. 

Student Race/Ethnicity. Schools will be selected such that the final sample will include: 
 At least 1 school with more than 33% African‐American students 
 At least 1 school with more than 33% Hispanic/Latino students 

Health Teachers. Schools will only be selected if at least two health teachers have confirmed 
interest in participating in focus group interviews. 

Recruitment and Consent 

6

Using the sampling plan detailed above, a five‐step procedure will be utilized in order to 
efficiently recruit focus group participants and encourage them to attend without the use of 
incentives. 

1. First, teachers of health education will be emailed directly (see Attachment I) and 
recruited to participate in focus groups1. Email addresses and phone numbers will be 
obtained for these teachers from publicly available databases and school websites. A 
consent packet (see Attachment A) will be distributed to interested teachers of health 
education that includes detailed information about the formative research and their 
rights as research participants. These teachers will serve as a primary contacts at each 
school, both in order to assure adequate representation from teachers of health 
education in each school, and because distribution of consent forms by principals is 
against IRB regulations given the pressure teachers may feel to comply. 
2. After a primary contact is established, approval will be obtained from the school site 
principals (see Attachment J). Any state, district or local IRB approval will also be 
obtained. Principal approval and interest from at least two teachers of health education 
will be required for school sites to be selected. 
3. After principal approval has been obtained and a primary contact established, a flyer 
will be distributed by the designated primary contact to all teachers in their mailboxes. 
The flyer will direct them to either email a member of the research team, follow a link to 
an online consent form (see Attachment K), or speak with the designated primary 
teacher contact. Teachers will also be emailed directly using email addresses obtained 
from the school website and publicly available databases (see Attachment A). The email 
will contain detailed information about the formative research, their rights as 
participants, and a link to follow for the online consent packet. Consent packets will 
include a brief survey for teachers to complete. These surveys will ask teachers about 
demographic information and teaching experience.  
4. Teachers who are interested in participating in focus groups will also distribute 
parent/caregiver (parent) consent packages (see Attachment B) to the students in their 
class. Parent consent will be used because children under 18 require parental consent to 
participate in research activities. Students will take the consent packages home for their 
parents to review, complete, and return with their child to their teacher. 
5. Teachers will collect the signed parent consent forms and give them to the research 
team when they arrive to conduct research activities. The research team has 
successfully employed this strategy on other similar projects. 
6. Finally, after times have been selected, participating teachers will be sent a scheduling 
email (see Attachment L) to remind them where and when the focus groups will take 
place. 

1

 This strategy has been successfully used by the research staff to recruit schools to agree to host research 
activities involving students and teachers. 

7

All consent forms are modeled after those previously approved by OMB under “Formative 
Research About FNS Curriculum Messages for 5th and 6th Grades” (control number: 0584‐0523, 
ICR 201207‐0584‐007), with the only modifications reflecting the content of the study. 

Compensation 
Each school will receive a $250 facility fee to cover the cost of research staff using a conference 
room or the library to conduct focus groups. This fee is based on conversations with a random 
sample of 8 schools with which the trained research staff has recently conducted research. The 
average cost of community members renting a room in the library or other spaces was $50 per 
hour. It is estimated that that preparation and focus groups will take approximately 5 hours per 
school, during which time the school may not be able to use and/or rent the rooms to other 
outside groups.  

All focus group participants will be provided with a hot meal, as the focus groups will take place 
during lunch or immediately after school.  The meal will be arranged by the research staff and is 
valued at $8 per participant.

Data Analysis 
Qualitative Data. All focus groups interviews will be audio‐recorded (with respondent 
permission) and transcribed. This text will become the data for qualitative analysis. Codes, 
representing new insights and relevant participant experiences and opinions, will be identified 
using Grounded Theory, by which codes and themes are allowed to emerge from the text 
(Corbin & Strauss, 1990; Glaser, 1992; Henwood & Pidgeon, 2003; Walker & Myrick, 2006) and 
entered into the NVivo software package in order to organize themes. In order to ensure that 
individuals did not bias findings, multiple researchers will code interview transcriptions, and 
themes will be compared and synthesized in Qualitative Debriefing Sessions. Findings will be 
considered descriptive and directional, but not definitive. No attempt will be made to 
generalize findings as nationally representative. 
Outcomes/Findings 
Information and formative input gathered from specific target audiences through the research 
will help develop a final products that are final products are relevant, meaningful and easy‐to‐
use. Research summary findings may be published either electronically or in print, but such 
documents will not include information that personally identifies any of the research 
participants. 

8. Confidentiality: 
Using the Agreement on Security of Comments Form participants will be informed of privacy act 
provisions before responding to the screener. System of Record FNS‐8, FNS Studies and 
Reports, published in the Federal Register on 4/25/1991 at 56 FR 19078, covers personal 
information collected under this study and identifies safeguards for the information collected.  

Federal Costs: $58,846.19

8

9. Research Tools/Instruments: 
 Attachment A: Consent Package for Teacher Focus Groups: Teacher Email, Teacher 
Informed Consent Form, and Teacher Questionnaire  
 Attachment B: Consent Package for Parent/Caregivers: Parent/Caregiver Letter, 
Informed Consent Form for Child’s Focus Group Participation, and Parent Questionnaire 
 Attachment C: Student Focus Group Guideline: Grade 6 
 Attachment D: Teacher Focus Group Guideline: Grade 6 
 Attachment E: Student Focus Group Guideline: Grade 7 
 Attachment F: Teacher Focus Group Guideline: Grade 7 
 Attachment G: Student Focus Group Guideline: Grade 8 
 Attachment H: Teacher Focus Group Guideline: Grade 8 
 Attachment I: Initial Contact Email 
 Attachment J: Principal Letter of Agreement 
 Attachment K: Teacher Focus Group Flyer 
 Attachment L: Scheduling Email for Teacher Focus Groups 
 Attachment M: Focus Group Stimulus: Grade 6 
 Attachment N: Focus Group Stimulus: Grade 7 
 Attachment O: Focus Group Stimulus: Grade 8 

9