Wage and Tax Statements W-2/W-3 series

2016

Department of the Treasury
Internal Revenue Service

Instrucciones para el
Formulario W-3PR
(Instructions for Form
W-3PR)
Informe de Comprobantes de Retención
(Transmittal of Withholding Statements)
Las secciones a las cuales se hace referencia abajo corresponden
al Código Federal de Impuestos Internos a menos que se indique de
otra manera.

Acontecimientos Futuros

Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos
relacionados con el Formulario W-3PR y sus instrucciones, como
legislación promulgada después de que dichos documentos se
hayan publicado, por favor visite www.irs.gov/w3pr.

Qué Hay de Nuevo
La nueva fecha de vencimiento para radicar ante la SSA. La
fecha de vencimiento para radicar los Formularios 499R-2/W-2PR
ante la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en
inglés) correspondientes al año contributivo 2016, es ahora el 31 de
enero de 2017, sin tomar en cuenta si usted radica su formulario en
papel o electrónicamente.
Matrimonio del mismo sexo. Para propósito de los impuestos
federales, el matrimonio entre una pareja del mismo sexo se trata
igual que el matrimonio de parejas del sexo opuesto. El término
“cónyuge” incluye a un individuo que está casado con una persona
de su mismo sexo. Sin embargo, las personas que están en una
sociedad doméstica que se ha inscrito, unión civil u otra relación
similar que no se considera un matrimonio conforme a las leyes
estatales no se consideran como casadas para propósito de los
impuestos federales. Para más información, vea el Revenue Ruling
(Resolución Administrativa Contributiva) 2013-17, que se encuentra
en la página 201 del Internal Revenue Bulletin (Boletín de Rentas
Internas o I.R.B., por sus siglas en inglés) 2013-38, disponible en
inglés en https://www.irs.gov/irb/2013-38_IRB/ar07.html. El Notice
(Aviso) 2013-61 provee guías administrativas especiales para que
los patronos efectúen reclamaciones de reembolsos o ajustes por
pagos en exceso de las contribuciones al Seguro Social y al
Medicare en relación con ciertos beneficios para cónyuges del
mismo sexo, antes de que venza el período de prescripción para
tales reclamaciones. El Aviso 2013-61, que se encuentra en la
página 432 del Boletín de Rentas Internas 2013-44, está disponible
en inglés en https://www.irs.gov/irb/2013-44_IRB/ar10.html.
Informe del resumen de compensación por enfermedad de
tercero pagador. Para obtener información sobre cómo se informa
el resumen de compensación por enfermedad de tercero pagador,
vea el Formulario 8922, Third-Party Sick Pay Recap (Resumen de
compensación por enfermedad de tercero pagador), en inglés.

Recordatorios
Informes de salarios denegados por la SSA. La SSA denegará
los informes electrónicos y en papel del Formulario 499R-2/W-2PR
bajo las circunstancias siguientes:
El total de salarios y propinas sujetos a la contribución al
Medicare es menor que el total de los salarios y propinas sujetos a
la contribución al Seguro Social,
La contribución al Seguro Social es mayor que cero; pero hay
cero salarios y propinas sujetos a la contribución al Seguro Social y
Jan 25, 2016

La contribución al Medicare es mayor que cero; pero hay un total
de cero salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare.
Además, los informes electrónicos y en papel de los Formularios
499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR correspondientes a
patronos domésticos se denegarán bajo las circunstancias
siguientes:
El total de salarios y propinas sujetos a la contribución al Seguro
Social es menor que las ganancias mínimas anuales sujetas a la
retención de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare para
un empleado doméstico y
Los salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare son
menores que las ganancias mínimas anuales sujetas a la retención
de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare para un
empleado doméstico.
Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un
informe de salarios presentado electrónicamente o en papel, la SSA
le notificará por medio del correo electrónico o correo postal sobre
la denegación del informe a la persona que presentó dicho informe.
Se le pedirá a la persona que corrija el informe y lo envíe
nuevamente a la SSA.
Nota: No escriba “corrected” (corregida) o “amended”
(enmendada) en alguno de los informes presentados de nuevo.
Si es patrono de empleados domésticos, vea la Publicación 179
(Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos
Puertorriqueños.
Contribución Adicional al Medicare. Además de retener la
contribución al Medicare de 1.45%, el patrono está requerido a
retener un 0.9% de la Contribución Adicional al Medicare en los
salarios o compensación sujeta a la Federal Insurance Contributions
Act (Ley de contribuciones al seguro federal o FICA, por sus siglas
en inglés) pagados a un empleado en exceso de $200,000 en un
año natural. Se le requiere al patrono que comience a retener la
Contribución Adicional al Medicare en el período de paga en el cual
le paga salarios o compensación en exceso de $200,000 a un
empleado y continuar reteniendo dicha contribución hasta el fin del
año natural. La Contribución Adicional al Medicare se le impone
únicamente al empleado. No hay porción correspondiente al
patrono de la Contribución Adicional al Medicare. Todo salario o
compensación sujeto a la contribución al Medicare está sujeto a la
retención de la Contribución Adicional al Medicare si es pagado en
exceso del límite de retención de $200,000.
Si desea obtener más información sobre la Contribución
Adicional al Medicare, visite IRS.gov e ingrese “Additional Medicare
Tax” (Contribución Adicional al Medicare) en el recuadro Search
(Buscar). La información está disponible en inglés.
A menos que se indique de otro modo, las referencias a la
contribución al Medicare incluyen la Contribución Adicional al
Medicare.
Fecha de vencimiento para radicar los formularios. Cuando
radica sus Formularios 499R-2/W-2PR por medios electrónicos o en
papel ante la SSA la fecha de vencimiento para radicar dichos
formularios correspondientes al año contributivo 2016 es el 31 de

Cat. No. 26400E

Rico, llamando al 787-722-0216 o envíe un fax al 787-977-3806.
Puede enviar correspondencia a:

enero de 2017. Para información sobre cómo radicar
electrónicamente, vea Radicación usando medios electrónicos,
más adelante.

Departamento de Hacienda de Puerto Rico
P.O. Box 9024140
San Juan, P.R. 00902-4140

Servicios para negocios en Internet (BSO). La SSA ha
mejorado su página web Business Services Online (Servicios para
Empresas o BSO, por sus siglas en inglés) para facilitar la
navegación de la página y el proceso de inscripción. Para tener
acceso a los servicios de BSO, visite el sitio web de la SSA,
www.segurosocial.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm, para
obtener información sobre temas generales acerca de la radicación
anual de sueldos y salarios y utilizar otros servicios ofrecidos por la
SSA a los patronos. Si tiene dificultad con alguno de los servicios de
BSO, llame a la SSA al 1-888-772-2970.
Para obtener información adicional sobre estos temas, consulte
al Departamento de Hacienda de Puerto Rico visitando su sitio web,
www.hacienda.gobierno.pr. También puede llamar al 787-722-0216
o enviar un fax al 787-977-3806.

Para localizar su Centro de Servicio del Departamento de Hacienda
más cercano, visite www.hacienda.gobierno.pr y pulse sobre el
enlace Contáctenos.

¿Necesita Ayuda?

Si desea información sobre cómo obtener formularios y
publicaciones, vea la Publicación 179.
Información de la contribución patronal sobre la nómina.
Información detallada de la contribución patronal sobre la nómina se
encuentra en los siguientes productos:
Publicación 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para
Patronos Puertorriqueños;
Publicación 15 (Circular E), Employer's Tax Guide (Guía
contributiva federal para patronos), en inglés;
Publicación 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía
contributiva suplementaria del patrono), en inglés;
Publicación 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits (Guía
contributiva del patrono que paga beneficios marginales), en inglés;
Publicación 51 (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide
(Guía contributiva del patrono agrícola), en inglés;
Publicación 926, Household Employer's Tax Guide (Guía
contributiva para patronos de empleados domésticos), en inglés;
Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el
Empleo de Empleados Domésticos, para uso exclusivo en Puerto
Rico; y
Publicación 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in
the U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the
Commonwealth of the Northern Mariana Islands (Guía contributiva
federal para patronos en las Islas Vírgenes Estadounidenses, la
Samoa Estadounidense y la Comunidad Autónoma de las Islas
Marianas del Norte), en inglés.
También puede obtener más información sobre las
contribuciones sobre la nómina visitando www.irs.gov/espanol e
ingresando “patronos” en el recuadro Search (Buscar).

Información de contacto. En los recuadros provistos, tiene que
proporcionar el nombre de la persona de contacto del patrono, el
número de teléfono del patrono, el número de fax del patrono y la
dirección del patrono para recibir correspondencia electrónica
(email). La SSA le notificará al patrono a través del correo
electrónico o correo postal si éste tiene que corregir y enviar de
nuevo algún informe relacionado con la información provista en el
Formulario W-3PR.
La Ley Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). El
patrono podría estar obligado a informar salarios y contribuciones
en un formulario distinto al formulario que normalmente utiliza si el
empleado reclama residencia o domicilio conforme a la Military
Spouses Residency Relief Act (Ley de Alivio Residencial para
Cónyuges de Miembros de las Fuerzas Armadas o MSRRA, por sus
siglas en inglés) en una jurisdicción distinta en uno de los 50
estados, el Distrito de Columbia, la Samoa Estadounidense, la
Comunidad Autónoma de las Islas Marianas del Norte, Guam,
Puerto Rico o las Islas Vírgenes Estadounidenses.
La Ley MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge (cónyuge
que no es miembro de las Fuerzas Armadas) de un miembro de las
Fuerzas Armadas que presta servicio activo, de conservar su
residencia o domicilio previo para propósitos contributivos (domicilio
contributivo) cuando acompaña a su cónyuge militar, el cual se está
trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a un nuevo local
donde prestará servicios militares en uno de los 50 estados, el
Distrito de Columbia, un estado libre asociado con los Estados
Unidos o un territorio (posesión) estadounidense. Antes de
trasladarse, ambos cónyuges tienen que haber tenido la misma
residencia o domicilio contributivo.
Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero
reclama propiamente domicilio contributivo en uno de los 50
estados conforme a la Ley MSRRA, sus ingresos por prestar
servicios no serían considerados como ingresos sujetos a la
contribución para propósitos de las contribuciones puertorriqueñas.
Las contribuciones federales sobre los ingresos deben ser retenidas
y enviadas al Servicio Federal de Rentas Internas (IRS, por sus
siglas en inglés). Las contribuciones estatales y locales sobre los
ingresos pueden tener que retenerse y ser enviadas a las
autoridades estatales y locales pertinentes. Consulte con las
autoridades contributivas estatales, locales o territoriales
estadounidenses en referencia con sus obligaciones retentivas
conforme a la Ley MSRRA.

Internet. Puede acceder al sitio web del IRS, IRS.gov/espanol, los
7 días de la semana, las 24 horas al día para:
Descargar (bajar), ver y pedir formularios, instrucciones y
publicaciones contributivos;
Ver repuestas sobre preguntas tributarias que se hacen con
frecuencia;
Buscar información en línea para sus preguntas sobre
contribuciones;
Hacer búsquedas de publicaciones por tema o por palabra clave;
Utilizar el Código Federal de Rentas Internas, los reglamentos u
otras guías oficiales;
Ver los Internal Revenue Bulletins (Boletines de Rentas Internas o
IRB, por sus siglas en inglés) que se han publicado en años
recientes;
Inscribirse para recibir noticias locales y nacionales sobre
contribuciones por medio de correo electrónico; y
Temas tributarios que le proveerán información sobre las
contribuciones patronales y otra información contributiva para los
residentes de Puerto Rico. Si desea ver estos temas, acceda a
www.irs.gov/Spanish/Temas-Tributarios. Luego busque la serie de
temas número “900”, los cuales proveen información para
residentes de Puerto Rico.
Puede pedir formularios, instrucciones y publicaciones en
www.irs.gov/orderforms, en inglés. Si desea obtener más
información contributiva, acceda a www.irs.gov/uac/Tax-LawQuestions, disponible en inglés.

Pagos de indemnización por despido. Los pagos de
indemnización por despido son salarios que están sujetos a las
contribuciones al Seguro Social y al Medicare . Tal como se indica
en el apartado 15 , Reglas especiales para varias clases de
servicios y de pagos , de la Publicación 179, los pagos de
indemnización por despido también están sujetos a la contribución
conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley federal de
contribución para el desempleo o FUTA , por sus siglas en inglés).

En persona. Puede visitar nuestro Centro de Ayuda al
Contribuyente (TAC, por sus siglas en inglés) de Guaynabo en:

Información sobre las obligaciones contributivas estatales para patronos. Si es un patrono del Estado Libre Asociado de Puerto
Rico, comuníquese con el Departamento de Hacienda de Puerto
-2-

electrónicos, la fecha límite para radicar el formulario será también
el 31 de enero de 2017. Quizás tenga que pagar una multa por cada
Formulario 499R-2/W-2PR que radique fuera de plazo.

City View Plaza II Bldg. 48
Carr. 165 km. 1.2
Guaynabo, P.R. 00968-8000

Nota: Consulte con el Departamento de Hacienda para obtener las
fechas de radicación de las declaraciones informativas
puertorriqueñas.

Para obtener información general de horarios de oficina,
localización y servicios prestados, puede llamar al número 787–
522–8660. El horario es de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 4:30 p.m.

Adónde enviar el formulario. Envíe el Formulario 499R-2/W-2PR
con la página entera del Formulario W-3PR a:

Por correo. Si desea solicitar formularios, instrucciones y
publicaciones, envíe su solicitud a la dirección siguiente. Deberá
recibir el material solicitado en un período de 10 días después de
que recibamos su solicitud.

Social Security Administration
Data Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Internal Revenue Service
1201 N. Mitsubishi Motorway
Bloomington, IL 61705-6613

Si usa “Certified Mail” (Correspondencia certificada) para
radicar la información, cambie el código postal (ZIP code) a
“18769-0002”. Si usa un servicio de entrega privado
aprobado por el IRS para radicar la información, añada “Attn: W-2
Process, 1150 E. Mountain Dr.” a la dirección y cambie el código
postal a “18702-7997”. Vea la Publicación 179, para obtener una
lista de servicios de entrega privados aprobados por el IRS.
CONSEJO

Instrucciones Generales para el
Formulario W-3PR
Propósito del formulario. Se usa el Formulario W-3PR para
transmitir uno o más Formulario(s) 499R-2/W-2PR a la SSA.
Asegúrese de llenar un Formulario W-3PR para el año correcto y de
guardar una copia del Formulario W-3PR en su documentación.

No envíe efectivo, cheques, giros ni otras clases de
pagos con los Formularios 499R-2/W-2PR ni los
´
PRECAUCION
Formularios W-3PR que envíe a la SSA. Los formularios
de contribuciones sobre la nómina (por ejemplo, Formularios
941-PR, 943-PR o 944(SP)) y los pagos correspondientes a estos
formularios se tienen que enviar al IRS.

!

Quién tiene que radicar el Formulario W-3PR. Los patronos y
otros pagadores tienen que radicar el Formulario W-3PR para
radicar los Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA.
Patrono de empleados domésticos. Tiene que radicar un
Formulario W-3PR aun si radica un Formulario 499R-2/W-2PR para
un solo empleado doméstico. Marque el recuadro “Doméstico” en el
recuadro a del Formulario W-3PR. Para más información, vea el
Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) y las instrucciones por
separado. Tiene que tener un número de identificación (EIN, por sus
siglas en inglés). Vea Recuadro c: Número de identificación
patronal (EIN), más adelante.

Cómo enviar los formularios. Prepare y radique los Formularios
499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del trabajador o
en orden numérico por el número de Seguro Social del empleado.
No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3PR al
Formulario 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera el Formulario
499R-2/W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios.
Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si radica más de una clase
de planilla para la contribución sobre la nómina, radique todos los
Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase, junto con un
Formulario W-3PR por separado, para cada clase de planilla en
cuestión y envíelos cada uno en grupos por separado.

Quién puede firmar el Formulario W-3PR. Un transmisor o
remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente de
reportación, un agente pagador o un agente de desembolsos)
puede firmar el Formulario W-3PR (o usar su número de
identificación personal o PIN, por sus siglas en inglés, en las
radicaciones electrónicas) en nombre del patrono o del pagador
sólo si el remitente satisface los dos siguientes puntos:
Está autorizado por un acuerdo de agencia (ya sea verbal, por
escrito o implícito) válido conforme a la ley estatal y
Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (sólo para los
Formularios W-3PR en papel).

Radicación usando medios electrónicos. La SSA le recomienda
a todos los patronos radicar electrónicamente. La radicación
electrónica le puede ahorrar tiempo y trámites y asegura la precisión
en los documentos. Si tiene que radicar 250 o más Formularios
499R-2/W-2PR ante la SSA, tiene que radicarlos usando medios
electrónicos. Puede pagar una multa si no radica los formularios por
medios electrónicos cuando sea obligatorio.

El usar un agente de presentación u otro servicio de tercero
sobre la nómina no exime al patrono de su responsabilidad
´
PRECAUCION
de asegurar que los Formularios 499R-2/W-2PR sean
distribuidos a los empleados y que los Formularios 499R-2/W-2PR y
W-3PR sean radicados ante la SSA correctamente y a tiempo.

!

CONSEJO

Es preferible que radique los formularios ante la SSA por
medios electrónicos aunque radique menos de 250
Formularios 499R-2/W-2PR.

Exención de radicación electrónica. Puede solicitar una
exención de radicar planillas por medios electrónicos completando
el Formulario 8508, Request for Waiver From Filing Information
Returns Electronically (Solicitud para la exención de radicar planillas
informativas por medios electrónicos), en inglés. Envíe el Formulario
8508 al IRS por lo menos 45 días antes de la fecha en que envía el
primer Formulario 499R-2/W-2PR. Vea el Formulario 8508,
disponible en inglés, para informarse sobre cómo se radica.

Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es
responsable de radicar ante la SSA para la fecha de vencimiento un
Formulario W-3PR correcto y completo con los Formularios 499R-2/
W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que resulte por
no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese que el nombre
y el número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés)
sean los mismos que aparecen en el Formulario 941-PR, Planilla
para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono; Formulario
943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución
Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Formulario 944(SP),
Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o
Empleador; o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones
sobre el Empleo de Empleados Domésticos, radicados por el
patrono o a favor del mismo.

!

Si radica los formularios por medios electrónicos, no
radique los mismos formularios en papel.

´
PRECAUCION

La página web Business Services Online (Servicios para
Empresas por Internet o BSO, por sus siglas en inglés) de la SSA
hace que la radicación electrónica sea fácil al proveer dos maneras
para radicar el Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3PR.
Si necesita radicar hasta 50 Formularios 499R-2/W-2PR o hasta
25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, puede usar el BSO para crearlos
en la Internet. El BSO le guía sobre el proceso de cómo crear
Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios 499R-2c/W-2cPR, cómo

Cuándo se debe radicar el formulario. Si radica por medio de
papel, tiene que radicar el Formulario 499R-2/W-2PR con el
Formulario W-3PR a más tardar el 31 de enero de 2017 ante la
SSA. Si radica el Formulario 499R-2/W-2PR por medios
-3-

W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario
1040-PR), más adelante.

guardarlos, imprimirlos y enviarlos a la SSA cuando usted lo
prefiera. Usted no tiene que esperar hasta que haya transmitido los
Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR a la SSA antes de
imprimir copias para sus empleados. El BSO genera el Formulario
W-3PR o W-3c PR automáticamente según los Formularios 499R-2/
W-2PR o 499R-2c/W-2cPR que esté transmitiendo.
Si necesita radicar más de 50 Formularios 499R-2/W-2PR o más
de 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, la opción de Subir Registro
de Salarios del BSO podría ser la mejor opción de radicación
electrónica para su empresa u organización. Si desea obtener las
especificaciones de formato para utilizar esta opción, visite el sitio
web de la SSA titulado Employer W-2 Filing Instructions &
Information (Instrucciones e información para patronos sobre la
radicación de Formularios W-2), disponible en inglés, en
www.socialsecurity.gov/employer. Seleccione Publications & Forms
(Publicaciones y formularios), pulse sobre el enlace Specifications
for Filing Forms W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C)
(Especificaciones para la radicación electrónica de Formularios W-2
y W-2c), disponible en inglés, y luego seleccione el documento
correspondiente. Esta información también está disponible
llamando libre de cargos al Centro de Servicio para la Declaración
de Patronos al 1-800-772-6270 o llamando a su Employer Services
Liaison Officer (Oficial de enlace de los servicios para patronos o
ESLO, por sus siglas en inglés) de la SSA al 212-264-1462.

Recuadro a: Clase de pagador. Marque el recuadro que le
corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Comp. por enferm. de
tercero pagador, más adelante, para una excepción). Si le
corresponden dos o más recuadros (excepto en el caso de
“compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”),
envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario
W-3PR por separado.
941-PR. Marque este recuadro si radica el Formulario 941-PR y
no le corresponde ninguna otra categoría (a menos que sea
“Compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”).
Una iglesia o una organización con fines religiosos deberá marcar
este recuadro aunque no esté obligada a radicar el Formulario
941-PR o el Formulario 944(SP). También marcaría este recuadro si
en 2016 avisa a tiempo al IRS de haber radicado por primera vez el
Formulario 941-PR en vez del Formulario 944(SP). Para más
información sobre esto, consulte las Instrucciones para el
Formulario 941-PR o las Instrucciones para el Formulario 944(SP)
de 2016.
943-PR. Marque este recuadro si usted es patrono agrícola y
radica el Formulario 943-PR y envía el (los) Formulario(s) 499R-2/
W-2PR para empleados agrícolas. Para empleados no agrícolas,
envíe los Formularios 499R-2/W-2PR de éstos con otro Formulario
W-3PR, marcando el recuadro correspondiente.
944(SP). Marque este recuadro si usted radica el Formulario
944(SP) y no corresponde otra categoría (excepto “Compensación
por enfermedad pagada por un tercero pagador”). Para los negocios
que pagan ingresos de fuentes estadounidenses, si radica el
Formulario 944(SP), tiene que marcar el recuadro “944” del
recuadro b del Formulario W-3, en inglés, y no el Formulario
W-3PR, el cual sólo se utiliza para informar ingresos de fuentes de
Puerto Rico.
Doméstico. Marque este recuadro si usted es un patrono de
empleados domésticos que envía el Formulario 499R-2/W-2PR para
empleados domésticos y no incluyó las contribuciones de tales
empleados en el Formulario 941-PR, Formulario 943-PR o en el
Formulario 944(SP).
Comp. por enferm. de tercero pagador. Marque este recuadro
si usted es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o
declara pagos de compensación por enfermedad hechos por un
tercero pagador) que radica el Formulario 499R-2/W-2PR con dicha
compensación declarada en el recuadro 7 (“Sueldos”). No marque
este recuadro si el tercero pagador radica el Formulario 499R-2/
W-2PR y usted solamente radica un formulario de resumen (en el
Formulario 8922; vea la Publicación 15-A, en inglés, para más
detalles). Si le corresponde más de un recuadro (por ejemplo, éste y
el que es para el Formulario 941-PR), marque ambos recuadros y
radique un solo Formulario W-3PR tanto para el Formulario 499R-2/
W-2PR regular como para el Formulario 499R-2/W-2PR
correspondiente a un tercero pagador de compensación por
enfermedad.
Sólo empleados con cobertura de Medicare. Marque este
recuadro si se trata de una agencia gubernamental con empleados
sujetos solamente a la contribución al Medicare.

Si desea más información sobre la radicación electrónica
de Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios W-3PR ante
la SSA, visite www.socialsecurity.gov/employer, en inglés.
Si es la primera vez que radica, seleccione Go To Register
(Inscribirse). Si ya está inscrito y no es la primera vez que visita la
página, seleccione Go To Log In (Iniciar sesión) para utilizar el
sistema de radicación electrónica.
CONSEJO

El sistema de radicación electrónica ofrecido por la SSA en
su página de BSO es un sistema independiente del
´
PRECAUCION
sistema de radicación electrónica para patronos y agentes
retenedores ofrecido por el Departamento de Hacienda de Puerto
Rico. Si desea información sobre cómo presentar formularios
electrónicamente al Departamento de Hacienda de Puerto Rico,
visite www.hacienda.gobierno.pr.

!

Cómo hacer correcciones. Use el Formulario W-3c PR,
Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para
enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante
de Retención, o para hacer correcciones a un Formulario W-3PR
radicado anteriormente. Para más detalles sobre cómo corregir un
Formulario W-3PR utilizando el Formulario W-3c PR, vea las
Instrucciones para el Formulario W-3c PR, por separado.

Instrucciones Específicas
Ciertas leyes promulgadas en Puerto Rico que proveen
exenciones para las contribuciones estatales
´
PRECAUCION
puertorriqueñas sobre los ingresos no corresponden a las
contribuciones federales estadounidenses sobre los ingresos,
incluidas las contribuciones sobre la nómina. Estas exenciones no
se pueden tomar en cuenta al completar planillas federales
estadounidenses de contribuciones personales y de contribuciones
sobre la nómina.

!

Recuadro b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.
Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales
completados que envíe con este Formulario W-3PR. No incluya los
Formularios 499R-2/W-2PR “Nulos”.

El Formulario W-3PR es leído por máquinas; por lo tanto, escriba
a maquinilla, si es posible, o escriba con letra de imprenta bien
oscura. Envíe la página entera del Formulario W-3PR junto con el
Formulario 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en dólares, omita
el signo ($) y la coma, pero no omita el punto decimal (00000.00).

Recuadro c: Número de identificación patronal (EIN). Anote el
número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS. Tiene que
escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote tiene que
ser el mismo que aparece en su Formulario 941-PR, 943-PR,
944(SP) o Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). No use el EIN de un
propietario anterior.
Si usted no tiene un EIN cuando radique su Formulario W-3PR,
escriba “Solicitado” en el recuadro c; no escriba su número de
Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés). Puede obtener un
EIN solicitándolo por Internet en IRS.gov o enviando el Formulario

Las cantidades declaradas en formularios relacionados
con las contribuciones sobre la nómina (tales como los
Formularios 499R-2/W-2PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) o el
Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)) deben coincidir con las
cantidades declaradas en los recuadros pertinentes del Formulario
W-3PR. Si hay diferencias, el IRS y la SSA podrían comunicarse
con usted. Retenga su información de conciliación para futura
referencia. Vea Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR,
CONSEJO

-4-

Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) sólo del año en curso. Si los
ajustes declarados en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o
del Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) incluyen cantidades
correspondientes a un año anterior, no declare esos ajustes
correspondientes a un año anterior en los Formularios 499R-2/
W-2PR y W-3PR del año en curso.
2. Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare
(recuadros 11 y 13). Las cantidades indicadas en los Formularios
941-PR trimestrales (o los Formularios 943-PR, 944(SP) o Anexo
H-PR (Formulario 1040-PR) anuales), que incluyen los ajustes del
año en curso, deben ser aproximadamente el doble de las
cantidades indicadas en el Formulario W-3PR.

SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN), por
correo o por fax al IRS.
Recuadros d y e: Nombre y dirección del patrono. Escriba el
nombre del patrono, número y calle, ciudad, estado y código postal
(ZIP).
Recuadro f: Otro número de identificación patronal usado este
año. Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un propietario
anterior) en el Formulario 941-PR, 943-PR o el Formulario 944(SP)
radicado para el año 2016, que sea distinto al EIN anotado en el
recuadro c del Formulario W-3PR, anote aquí el otro EIN que usó.
Los agentes del patrono, por lo general, anotan el EIN del patrono
en el recuadro f. Si un agente declara por más de un patrono, deje
el recuadro f en blanco.

Las cantidades informadas en los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario
1040-PR) a veces no concuerdan por razones válidas. Si no
concuerdan, usted deberá verificar que las razones sean válidas.
Conserve su conciliación en caso de que el IRS o la SSA tenga
dudas relativas a dichos formularios.

Persona de contacto, número de teléfono, de fax y dirección
de email. Facilite esta información para que la pueda usar la SSA
si surge cualquier duda durante la tramitación del formulario.
Necesita proveer el nombre de la persona con quien nos podemos
comunicar si hay alguna pregunta con respecto al formulario al
momento de tramitarse. El número de teléfono, número de fax y
dirección de correo electrónico (email) que se solicitan son del
patrono.

!

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de
Información y la Ley de Reducción de Trámites

Solicitamos la información requerida en el Formulario W-3PR para
cumplir con las leyes que regulan la recaudación de las rentas
internas de los Estados Unidos. La necesitamos para calcular y
cobrar la cantidad correcta de contribución. La sección 6051 del
Código Federal de Rentas Internas y su reglamentación
correspondiente requieren que usted provea copias del formulario
de retención a sus empleados, la Administración del Seguro Social
y al Servicio Federal de Rentas Internas. La sección 6109 del
Código requiere que usted incluya su número de identificación
patronal (EIN). Si no nos provee esta información o nos provee
información errónea o fraudulenta, podría estar sujeto a multas.

Los proveedores de servicios de nómina deben anotar la
información de su cliente en esos espacios.

´
PRECAUCION

Las cantidades anotadas en los recuadros 1-4 y 6-16,
mencionados a continuación, son los totales
correspondientes sólo de los Formularios 499R-2/W-2PR
(no a los Formularios 499R-2/W-2PR indicados como “NULOS”)
que se van a enviar con dicho Formulario W-3PR.
CONSEJO

Recuadros 1-4 y 6-16. Declare los totales correspondientes de los
Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con este Formulario W-3PR.
Recuadro 13. En este recuadro, incluya la cantidad total de la
retención de la Contribución Adicional al Medicare, si la hay. Si
desea más información sobre la Contribución Adicional al Medicare,
acceda a IRS.gov e ingrese “Additional Medicare Tax” (Contribución
Adicional al Medicare) en el encasillado Search (Buscar). La
información está disponible en inglés.

Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un
formulario sujeto a la Ley de Reducción de Trámites a menos que el
mismo muestre un número de control válido de la Office of
Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto
u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o récords relativos a un
formulario o sus instrucciones tienen que ser conservados mientras
su contenido pueda ser utilizado en la administración de toda ley
contributiva federal.

Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo
H-PR (Formulario 1040-PR)

Por regla general, las planillas de contribución y toda información
pertinente son confidenciales, como lo requiere la sección 6103. No
obstante, la sección 6103 permite o requiere que el IRS divulgue o
provea tal información a otros, tal como se describe en el Código.
Por ejemplo, la información facilitada en este formulario puede ser
compartida con el Departamento de Justicia para hacer cumplir las
leyes contributivas en casos de litigio civil y penal, con las ciudades,
estados, el Distrito de Columbia, los estados libres asociados con
los Estados Unidos y las posesiones (territorios no autónomos)
estadounidenses, a fin de ayudarlos en la aplicación de las leyes
contributivas respectivas. Podemos divulgar su información
contributiva al Departamento del Tesoro de los Estados Unidos y a
sus contratistas para propósitos de la administración contributiva y a
otras personas, si fuera necesario, para obtener información a fin de
determinar la cantidad de contribución que usted adeuda o para
recaudarla. Podemos divulgar su información contributiva al
Contralor General de los Estados Unidos para que el mismo pueda
evaluar al Servicio Federal de Rentas Internas. Además, podemos
divulgar su información contributiva a los Comités del Congreso; a
las agencias locales, estatales y federales dedicadas a velar por la
manutención de los menores; y a otras agencias federales a fin de
determinar su derecho a recibir beneficios o para determinar su
derecho a recibir o reintegrar préstamos. Podemos también divulgar
la información contenida en este formulario a otros países conforme
a un tratado tributario, a las agencias del gobierno federal o estatal
para hacer cumplir leyes penales federales no tributarias o a
agencias federales encargadas de la aplicación de la ley y a
agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo.

Concilie las cantidades indicadas en los recuadros 10, 12a y 14 de
todo Formulario W-3PR para el año 2016 con sus cantidades
relacionadas totales para el año indicadas en los Formularios
941-PR trimestrales o los Formularios 943-PR, 944(SP) y el Anexo
H-PR (Formulario 1040-PR) anuales. Cuando surgen diferencias
entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR
y W-3PR radicados ante la SSA y los Formularios 941-PR, 943-PR,
944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) radicados ante el
IRS, tenemos que comunicarnos con usted para resolver tales
diferencias.
Cómo reducir las diferencias entre las cantidades
declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR y los
Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR
(Formulario 1040-PR):
Asegúrese que las cantidades declaradas en el Formulario
W-3PR para el año 2016 sean aquellas sumas totales
correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR.
Se deben conciliar, por medio de comparación, las cantidades
declaradas en el Formulario W-3PR con las cantidades declaradas
en las líneas correspondientes de los Formularios 941-PR
trimestrales (o los Formularios 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR
(Formulario 1040-PR) anuales) en las siguientes partidas:
1. Los salarios sujetos a la contribución al Seguro Social,
salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare y las
propinas sujetas a la contribución al Seguro Social (recuadros 10,
12a y 14). El Formulario W-3PR debe incluir los ajustes que se
declararon en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o del

El tiempo que se necesita para completar y radicar este
formulario varía, dependiendo de las circunstancias individuales. El
-5-

wages or compensation it pays to an employee in excess of
$200,000 in a calendar year. An employer is required to begin
withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which it
pays wages or compensation in excess of $200,000 to an employee
and continue to withhold it until the end of the calendar year.
Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is
no employer share of Additional Medicare Tax. All wages and
compensation that are subject to Medicare tax are subject to
Additional Medicare Tax withholding if paid in excess of the
$200,000 withholding threshold.
For more information on Additional Medicare Tax, go to IRS.gov
and enter “Additional Medicare Tax” in the search box.
Unless otherwise noted, references to Medicare tax include
Additional Medicare Tax.

tiempo promedio que se estima para completar este formulario es
27 minutos. Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud
de este estimado de tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude
a que este formulario sea más sencillo, por favor envíenoslos. Envíe
sus comentarios al Internal Revenue Service, Tax Forms and
Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526,
Washington, DC 20224. No envíe el Formulario 499R-2/W-2PR ni el
Formulario W-3PR a esta dirección. En su lugar, vea Adónde
enviar el formulario, anteriormente.

Future Developments

For the latest information about developments related to Form
W-3PR and its instructions, such as legislation enacted after they
were published, go to www.irs.gov/w3pr.

What's New

Due date for filing forms. When you file your Forms 499R-2/
W-2PR electronically with the SSA, the due date for filing the 2016
Form 499R-2/W-2PR is January 31, 2017. For information on how to
file electronically, see Electronic Reporting, later.

New due date for filing with SSA. The due date for filing 2016
Forms 499R-2/W-2PR with the Social Security Administration (SSA)
is now January 31, 2017, whether you file using paper forms or
electronically.

Business Services Online. The SSA has enhanced its secure
BSO website to make it easier to register and navigate. To get
access to “Business Services Online (BSO),” visit the SSA's website
www.socialsecurity.gov/bso/bsowelcome.htm to obtain general
information about annual wage reporting, and use other services
offered by SSA to employers. Call the SSA at 1-888-772-2970 if you
experience problems using any of the services within BSO.
To obtain additional information about these topics, visit the
Treasury Department of Puerto Rico's website
www.hacienda.gobierno.pr. You can also call them at 787-722-0216
or send a fax to 787-977-3806.

Same-sex marriage. For federal tax purposes, marriages of
couples of the same sex are treated the same as marriages of
couples of the opposite sex. The term "spouse" includes an
individual married to a person of the same sex. However, individuals
who have entered into a registered domestic partnership, civil union,
or other similar relationship that is not considered a marriage under
state law are not considered married for federal tax purposes. For
more information, see Revenue Ruling 2013-17, 2013-38 I.R.B. 201,
available at https://www.irs.gov/irb/2013-38_IRB/ar07.html. Notice
2013-61 provides special administrative procedures for employers
to make claims for refunds or adjustments of overpayments of social
security and Medicare taxes with respect to certain same-sex
spouse benefits before expiration of the period of limitations. Notice
2013-61, 2013-44 I.R.B. 432 is available at https://www.irs.gov/irb/
2013-44_IRB/ar10.html.

Contact information. The employer must provide the name of their
contact person, the employer's telephone number, fax number, and
email address in the boxes provided. SSA will notify the employer by
email or postal mail to correct and resubmit reports from the
information provided on Form W-3PR.

Third-party sick pay recap reporting. See Form 8922,
Third-Party Sick Pay Recap, for third-party sick pay recap reporting.

Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). Employers
may be required to report wages and taxes on a form different from
the form you generally use if an employee claims residence or
domicile under MSRRA in a different jurisdiction than one of the 50
states, the District of Columbia, American Samoa, Commonwealth
of the Northern Mariana Islands, Guam, Puerto Rico, or the U.S.
Virgin Islands.
Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember
(civilian spouse) may keep his or her prior residence or domicile for
tax purposes (tax residence) when accompanying the
servicemember spouse, who is relocating under military orders, to a
new military duty station in one of the 50 states, the District of
Columbia, or a U.S. commonwealth or possession. Before
relocating, both spouses must have had the same tax residence.
For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but
properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA,
his or her income from services wouldn't be taxable income for
Puerto Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld
and submitted to the Internal Revenue Service. State and local
income taxes may need to be withheld and remitted to state and
local tax authorities. You should consult with state, local, or U.S.
possession tax authorities regarding your withholding obligations
under MSRRA.

Reminders
Rejected wage reports from the SSA. The SSA will reject Form
499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports under the
following conditions:
Medicare wages and tips are less than the sum of social security
wages and social security tips,
Social security tax is greater than zero; social security wages and
social security tips are equal to zero, and
Medicare tax is greater than zero; Medicare wages and tips are
equal to zero.
Additionally, Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage
reports for household employers will be returned under the following
conditions:
The sum of social security wages and social security tips is less
than the minimum yearly earnings subject to social security and
Medicare tax withholding for a household employee, and
The Medicare wages and tips are less than the minimum yearly
earnings subject to social security and Medicare tax withholding for
a household employee.
If the above conditions occur in a wage report filed electronically
or on paper, the SSA will notify the submitter of its rejection by email
or postal mail and ask them to correct the report and resubmit it to
the SSA.

Severance payments. Severance payments are wages subject to
social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of Pub.
15, Special Rules for Various Types of Service and Payments,
severance payments are also subject to Federal Unemployment Tax
Act (FUTA) tax.

Note. Do not write “corrected” or “amended” on any resubmitted
reports.
Household employers, see Pub. 926, Household Employer's Tax
Guide.

Information about state tax requirements for employers. If you
are an employer in the Commonwealth of Puerto Rico, contact the
Puerto Rico Department of the Treasury (Departamento de
Hacienda de Puerto Rico) at 787-722-0216 or send a fax to
787-977-3806. Send any correspondence to:

Additional Medicare Tax. In addition to withholding Medicare tax
at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9% Additional
Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions Act (FICA)
-6-

General Instructions for Form W-3PR

Puerto Rico Department of the Treasury
P.O. Box 9024140
San Juan, P.R. 00902-4140

Purpose of form. Use Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/
W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3PR for the correct year
and also keep a copy of Form W-3PR for your records.

To locate your local Hacienda Taxpayer Service Center, go to
www.hacienda.gobierno.pr and click on Contáctenos (Contact us).

Who must file Form W-3PR. Employers and other payers must file
Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA.
Household employers. You must file a Form W-3PR even if
filing only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee.
On Form W-3PR check the “Household” box in box a. For more
information, see Schedule H-PR (Form 1040-PR) and its separate
instructions. You must have an employer identification number
(EIN). See Box c: Employer identification number (EIN), later.

Need Help?

If you need information about how to get forms and publications, see
Pub. 15.

Employment tax information. Detailed employment tax
information is given in:
Pub. 15 (Circular E), Employer's Tax Guide;
Pub. 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide;
Pub. 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits;
Pub. 51 (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide;
Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos
Puertorriqueños (Federal Tax Guide for Employers in Puerto Rico),
in Spanish, for use solely in Puerto Rico;
Pub. 926, Household Employer's Tax Guide;
Schedule H-PR (Form 1040-PR), Contribuciones sobre el
Empleo de Empleados Domésticos, in Spanish, for use solely in
Puerto Rico; and
Pub. 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in the
U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the
Commonwealth of the Northern Mariana Islands.
You can also obtain more information on employment taxes by
visiting IRS.gov and typing “Employment Taxes” in the search box.

Who may sign Form W-3PR. A transmitter or sender (including a
service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent)
may sign Form W-3PR (or use its personal identification number
(PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the
sender satisfies both of the following.
It is authorized to sign by an agency agreement (whether oral,
written, or implied) that is valid under state law, and
It writes “For (name of payer)” next to the signature (paper
Form(s) W-3PR only).
Use of a reporting agent or other third-party payroll service
provider doesn't relieve an employer of the responsibility to
CAUTION
ensure that Forms 499R-2/W-2PR are furnished to
employees and that Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR are filed with
the SSA, correctly and on time.

!

If an authorized sender signs for the payer, the payer is still
responsible for filing with the SSA, when due, a correct and
complete Form W-3PR and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is
subject to any penalties that result from not complying with these
requirements. Be sure that the payer's name and employer
identification number (EIN) are the same as those used on Form
941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del
Patrono; Form 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la
Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Form
944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o
Empleador; or Schedule H-PR (Form 1040-PR), Contribuciones
sobre el Empleo de Empleados Domésticos, filed by or for the
employer.

Internet. You can access the IRS website 24 hours a day, 7 days a
week at IRS.gov to:
Download, view, and order tax forms, instructions and
publications;
Research your tax questions online;
See answers to frequently asked tax questions;
Search publications online by topic or keyword;
Use the Internal Revenue Code, regulations, or other official
guidance;
View Internal Revenue Bulletins (IRBs) published in the last few
years;
Sign up to receive local and national tax news by email; and
Tax Topics that provide you information on federal and other tax
information for residents of Puerto Rico. If you wish to see these
topics, visit www.irs.gov/taxtopics. Look for “900” series topics,
which provide information for residents of Puerto Rico.
You can order forms, instructions, and publications at
www.irs.gov/orderforms. For any other tax information go to
www.irs.gov/uac/Tax-Law-Questions.

When to file. If you file on paper, you must file Form 499R-2/
W-2PR with Form W-3PR with the SSA by January 31, 2017. If you
file Form 499R-2/W-2PR electronically, the due date is also January
31, 2017. You may owe a penalty for each Form 499R-2/W-2PR you
file late.
Note. Contact the Puerto Rico Department of Treasury to obtain the
filing dates for Puerto Rican information returns.

Walk-in. You can visit our Taxpayer Assistance Center (TAC) in
Guaynabo at:

Where to file. Send Form 499R-2/W-2PR with the entire page of
Form W-3PR to:

City View Plaza II Bldg. 48
Carr. 165 km. 1.2
Guaynabo, P.R. 00968-8000

Social Security Administration
Data Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

For general information regarding office hours, locations and
services provided, you may call 787-522-8660. The hours of
operation are Monday through Friday from 8:30 a.m. to 4:30 p.m.

If you use “Certified Mail” to file, change the ZIP code to
“18769-0002.” If you use an IRS-approved private delivery
service, add “Attn: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr.” to
the address and change the ZIP code to “18702-7997.” See Pub. 15
for a list of IRS-approved private delivery services.

TIP

Mail. You can send your order for forms, instructions, and
publications to the following address. You should receive a
response within 10 days after we receive your request.

Don't send cash, checks, money orders, or other
forms of payment with Forms 499R-2/W-2PR and
CAUTION
W-3PR that you submit to the SSA. Employment tax
forms (for example, Form 941-PR, 943-PR, or 944(SP)) and
remittances must be sent to the IRS.

Internal Revenue Service
1201 N. Mitsubishi Motorway
Bloomington, IL 61705-6613

!

Shipping and mailing. Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR
either alphabetically by employees' last names or numerically by
-7-

Specific Instructions

employees' social security numbers. Don't staple or tape Form
W-3PR to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Form(s) 499R-2/W-2PR to
each other. Don't fold either of these forms; send them to the SSA in
a flat envelope. If you file more than one type of employment tax
form, please group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a
separate Form W-3PR for each same type and send them in
separate groups.

Certain Acts enacted in Puerto Rico that provide
exemptions from Puerto Rico state income taxes don't
CAUTION
apply for purposes of U.S. federal income tax as well as
U.S. federal employment taxes. These exemptions can't be
considered when completing U.S. federal individual and
employment tax returns.

!

Electronic reporting. The SSA encourages all employers to e-file.
E-filing can save you time and effort and helps ensure accuracy. If
you are required to file 250 or more Forms 499R-2/W-2PR with SSA,
you must file them electronically. You may be charged a penalty if
you fail to file electronically when required.

TIP

Form W-3PR is read by machines, so please type entries, if
possible, or print as dark as possible. Send the entire page of Form
W-3PR with Form(s) 499R-2/W-2PR. Make all dollar entries without
the dollar sign ($) and comma, but don't omit the decimal point
(00000.00).

You are encouraged to file electronically with SSA even
though you are filing fewer than 250 Forms 499R-2/W-2PR.

Amounts reported on related employment forms (for
example, Form 499R-2/W-2PR, Form 941-PR, Form
943-PR, Form 944(SP), or Schedule H-PR (Form
1040-PR)) should agree with the amounts reported in the pertinent
boxes of the Form W-3PR. If there are any differences, you may be
contacted by the IRS and SSA. Retain your reconciliation
information for future reference. See Reconciling Form(s) 499R-2/
W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR
(Form 1040-PR), later.

TIP

Waiver from e-filing. You may request a waiver from filing
electronically by filing Form 8508, Request for Waiver From Filing
Information Returns Electronically. Submit Form 8508 to the IRS at
least 45 days before you file your first Form 499R-2/W-2PR. See
Form 8508 for filing information.

!

If you file electronically, don't file the same returns on
paper.

Box a: Kind of payer. Check the box that applies. Check only one
box (see 3rd-party sick pay, later, for an exception). If more than one
box applies (except for “Third-party sick pay”), send each type of
Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR.
941-PR. Check this box if you file Form 941-PR and no other
category (except “Third-party sick pay”) applies. A church or church
organization should check this box even if it isn't required to file
Form 941-PR or Form 944(SP). You would also check this box if in
2016 you timely notify the IRS of filing Form 941-PR for the first time
instead of Form 944(SP). For more information in regard to this,
refer to the Instructions for Form 941-PR or the Instructions for Form
944(SP) for 2016.
943-PR. Check this box if you are an agricultural employer and
file Form 943-PR and you are sending Form(s) 499R-2/W-2PR for
agricultural employees. For nonagricultural employees, send their
Form(s) 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR, checking the
appropriate box.
944(SP). Check this box if you file Form 944(SP) and no other
category (except “Third-party sick pay”) applies. For businesses that
pay U.S. source income, if you file Form 944, you must mark the
checkbox for “944” in box b of the Form W-3 and not use the
W-3PR, which is only used for reporting income from sources in
Puerto Rico.
Household. Check this box if you are a household employer
sending Form(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you
didn't include the household employee's taxes on Form 941-PR,
Form 943-PR, or Form 944(SP).
3rd-party sick pay. Check this box if you are a third-party payer
of sick pay (or are reporting sick pay payments made by a third
party) filing Form(s) 499R-2/W-2PR with third-party sick pay
reported in box 7 (“Wages”). Don't check this box if the third-party
payer is filing Form(s) 499R-2/W-2PR and you are only filing a recap
form (on Form 8922, see Pub. 15-A for more details). If more than
one box applies (for example, this box and the Form 941-PR box),
check both boxes and file a single Form W-3PR for the regular and
third-party sick pay Form(s) 499R-2/W-2PR.
Medicare employees only. Check this box if you are a
government agency with employees subject only to the Medicare
tax.

CAUTION

The SSA’s BSO website makes e-filing easy by providing two
ways to submit your Forms 499R-2/W-2PR and Forms W-3PR.
If you need to file 50 or fewer Forms 499R-2/W-2PR or 25 or
fewer Forms 499R-2c/W-2cPR at a time, you can use BSO to create
them online. BSO guides you through the process of creating Forms
499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR, saving and printing them, and
submitting them to the SSA when you are ready. You don't have to
wait until you have submitted Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/
W-2cPR to the SSA before printing copies for your employees. BSO
generates Form W-3PR or W-3c PR automatically based on your
Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR.
If you need to file more than 50 Forms 499R-2/W-2PR or more
than 25 Forms 499R-2c/W-2cPR, BSO’s file upload feature might be
the best e-filing method for your business or organization. To obtain
file format specifications, visit the SSA’s Employer W-2 Filing
Instructions & Information website at www.socialsecurity.gov/
employer, select Publications & Forms and click on Specifications
for Filing Forms W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) and
select the appropriate document. This information is also available
by calling the SSA’s Employer Reporting Service Center at
1-800-772-6270 (toll free) or by contacting the SSA's Employer
Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico at 212-264-1462.
For more information on electronic filing of Forms 499R-2/
W-2PR and Forms W-3PR with the SSA, go to
www.socialsecurity.gov/employer. First time filers, select
Go To Register; returning filers select Go To Log In.

TIP

The SSA's BSO e-filing system is an independent system
from the electronic filing program offered by the Treasury
CAUTION
Department of Puerto Rico for employers and withholding
agents. For more information on filing information returns
electronically using the Treasury Department of Puerto Rico's
electronic filing system, visit www.hacienda.gobierno.pr.

!

Making corrections. Use Form W-3c PR, Transmittal of Corrected
Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) 499R-2c/W-2cPR,
Corrected Withholding Statement, or to make corrections to a
previously filed Form W-3PR. For more details on how to correct a
Form W-3PR using Form W-3c PR, see the Instructions for Form
W-3c PR separately.

Box b: Total number of attached Forms 499R-2/W-2PR. Enter
the number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you are
sending with this Form W-3PR. Don't count “Void” Forms 499R-2/
W-2PR.
Box c: Employer identification number (EIN). Enter the
nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be shown
as 00-0000000. The EIN you enter must be the same number you

-8-

the current year Form W-3PR adjustments from Forms 941-PR,
943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR) that include
adjustment amounts for a prior year.
2. Social security and Medicare taxes (boxes 11 and 13). The
amounts shown on the four quarterly Forms 941-PR (or annual Form
943-PR, Form 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR)),
including current year adjustments, should be approximately twice
the amounts shown on Form W-3PR.

used on Form 941-PR, 943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form
1040-PR). Don't use a prior owner's EIN.
If you don't have an EIN when filing Form W-3PR, enter “Applied
For” in box c, not your social security number (SSN). You can get an
EIN by applying online at IRS.gov or by faxing or mailing Form SS-4,
Application for Employer Identification Number, to the IRS.
Boxes d and e: Employer's name and address. Enter the
employer's name, street address, city, state, and ZIP code.

Amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR,
943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) may not
match for valid reasons. If the amounts don't match, you should
determine that the reasons are valid. Keep your reconciliation in
case there are inquiries from the IRS or the SSA.

Box f: Other EIN used this year. If you have used an EIN
(including a prior owner's EIN) on Form 941-PR, 943-PR, or 944(SP)
submitted for 2016 that is different from the EIN reported in box c on
Form W-3PR, enter the other EIN used. Agents generally report the
employer's EIN in box f. If an agent is reporting for more than one
employer, leave box f blank.

Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice. We ask for
the information on Form W-3PR to carry out the Internal Revenue
laws of the United States. We need it to figure and collect the right
amount of tax. Section 6051 of the Internal Revenue Code and its
regulations require you to furnish wage and tax statements to
employees, the Social Security Administration, and the Internal
Revenue Service. Section 6109 of the Code requires you to provide
your employer identification number (EIN). Failure to provide this
information, or providing false or fraudulent information, may subject
you to penalties.

Contact person, telephone number, fax number, and email address. Enter this information for use by the SSA if any questions
arise during processing. The name of a contact person must be
provided in case there are any questions in regard to the form during
processing. The employer's phone number, fax number, and email
address need to be provided.

!

Payroll service providers enter your client's information for
these fields.

CAUTION

You are not required to provide the information requested on a
form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form
displays a valid OMB control number. Books or records relating to a
form or its instructions must be retained as long as their contents
may become material in the administration of any Internal Revenue
law.

The amounts to enter in boxes 1 through 4 and 6 through
16, described next, are totals from only the Forms 499R-2/
W-2PR (excluding any Forms 499R-2/W-2PR marked
“VOID”) that you are sending with this Form W-3PR.

TIP

Boxes 14 and 6-16. Enter the amounts from the corresponding
totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you are sending with this
Form W-3PR.
Box 13. Include in this box the total amount of Additional
Medicare Tax withheld, if any. For more information about the
Additional Medicare Tax, go to IRS.gov and enter “Additional
Medicare Tax” in the search box.

Generally, tax returns and return information are confidential, as
required in section 6103. However, section 6103 allows or requires
the IRS to disclose or give the information shown on your tax return
to others as described in the Code. For example, we may disclose
your tax information to the Department of Justice to enforce the tax
laws, both civil and criminal, and to cities, states, the District of
Columbia, and U.S. commonwealths or possessions to carry out
their tax laws. We may disclose your tax information to the
Department of the Treasury and contractors for tax administration
purposes; and to other persons as necessary to obtain information
needed to determine the amount of or to collect the tax you owe. We
may disclose your tax information to the Comptroller General of the
United States to permit the Comptroller General to review the
Internal Revenue Service. We may disclose your tax information to
committees of Congress; federal, state, and local child support
agencies; and to other federal agencies for the purposes of
determining entitlement for benefits or the eligibility for and the
repayment of loans. We may also disclose this information to other
countries under a tax treaty, to federal and state agencies to enforce
federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement and
intelligence agencies to combat terrorism.

Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR,
941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR
(Form 1040-PR)

Reconcile the amounts shown in boxes 10, 12a, and 14 from all
2016 Forms W-3PR with their corresponding amounts from the
yearly totals of the quarterly Forms 941-PR, or annual Forms
943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR). When there
are discrepancies between amounts reported on Form(s) 499R-2/
W-2PR and W-3PR filed with the SSA and Forms 941-PR, 943-PR,
944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) filed with the IRS,
you will be contacted to resolve the discrepancies.
Reducing discrepancies between amounts reported on
Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR, and Forms 941-PR, 943-PR,
944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR):
Be sure that the amounts on Form W-3PR for 2016 are the total
amounts from Form(s) 499R-2/W-2PR.
Reconcile Form W-3PR with your four quarterly Forms 941-PR (or
annual Forms 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form
1040-PR)) by comparing amounts reported for:
1. Social security wages, Medicare wages and tips, and social
security tips (boxes 10, 12a, and 14). Form W-3PR should include
Form 941-PR or Forms 943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form
1040-PR) adjustments only for the current year. You can't report on

The time needed to complete and file this form will vary
depending on individual circumstances. The estimated average time
is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy of this
time estimate or suggestions for making this form simpler, we would
be happy to hear from you. You can send your comments to the
Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications Division,
1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. Don't
send Form(s) 499R-2/W-2PR or W-3PR to this address. Instead,
see Where to file, earlier.

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