Data File

Technical Bulletin #1:
 File Structure
Revised: November 20, 2017
The purpose of this Technical Bulletin is to provide states with the information that is required to create and
transmit the National Youth in Transition Database (NYTD) data file to the Administration for Children and 
Families (ACF) NYTD System.  ACF has revised this technical bulletin to emphasize that all NYTD data must
be reported in a single record (Section 2.2), clarify the use of Federal Information Processing Series (FIPS)
codes (Section 3.3) and to share the new registration form for file transmission (Appendix B). The new
registration form should be submitted when a state requests connection to NIH.

Table of Contents

1

Introduction ................................................................................................................................... 2

1.1 Purpose of the Technical Bulletin ................................................................................................................... 2

1.2 Overview of the Technical Bulletin ................................................................................................................. 2

1.3 NYTD Background ........................................................................................................................................... 2

2

General Information ....................................................................................................................... 4

2.1 NYTD Data File Description ............................................................................................................................. 4

2.2 NYTD Youth Record Description ..................................................................................................................... 4

3

Data File Structure .......................................................................................................................... 5

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8

4

Overview of XML ............................................................................................................................................ 5

Requirements for NYTD XML Data File Structure ........................................................................................... 5

NYTD Data File Structural Hierarchy ............................................................................................................... 7

Group Element “nytd_data_file” .................................................................................................................. 18

Group Element “record”............................................................................................................................... 19

Group Element “served_population” ........................................................................................................... 20

Group Element “baseline_followup_populations” ....................................................................................... 21

Group Element “baseline_followup_outcome_survey” ............................................................................... 22

Encryption ..................................................................................................................................... 23

4.1 General Information on Encryption of Record Numbers .............................................................................. 23

4.2 Guidelines for Encryption of Record Numbers for Youth Who Are or Were in Foster Care ......................... 23

4.3 Guidelines for Encryption of Record Numbers for Youth Who Were Never in Foster Care.......................... 23

5

Notes (Footnotes) .......................................................................................................................... 24

5.1 General Information on Notes...................................................................................................................... 24

5.2 Information on Including Notes in a Data File Submission ........................................................................... 25

6

Data File Name .............................................................................................................................. 26

6.1 Naming the NYTD Data File for Transmission ............................................................................................... 26

6.2 Examples of Types of Submissions and File Names ...................................................................................... 26

7

Electronic Data Transmission ......................................................................................................... 28

7.1 Requirements for Electronic Data Transmission........................................................................................... 28

Appendix A

NYTD XML Schema Definition ........................................................................................ 29

Appendix B

AFCARS/NYTD Registration Form for File Transmission .................................................. 48

AFCARS/NYTD Registration Form for File Transmission .......................................................................... 49

NYTD Technical Bulletin #1: File Structure

Page 1

1

Introduction 

1.1

Purpose of the Technical Bulletin

The purpose of this Technical Bulletin is to provide states with the information required to create and
transmit the National Youth in Transition Database (NYTD) data file to the Administration for Children 
and Families (ACF) NYTD System. 

1.2

Overview of the Technical Bulletin

States must submit NYTD data files in a format that meets ACF specifications (45 CFR 1356.85(a)(2)).
This Technical Bulletin outlines these specifications, including the following requirements for the NYTD
data file structure:
• The Extensible Markup Language (XML) structure of the NYTD data file to be used in the 
transmission of data to the NYTD system;
• The electronic data transmission standards; 
• The NYTD data file name standards; 
• Format for optional footnotes included in the NYTD data file; and
• Guidelines for assigning and encrypting record numbers of youth reported to NYTD.

1.3

NYTD Background

Public Law 106‐169 established the John H. Chafee Foster Care Independence Program (CFCIP) at section
477 of the Social Security Act, providing states with flexible funding to carry out programs that assist 
youth in making the transition from foster care to self‐sufficiency.  The law requires the Administration 
for Children and Families (ACF) to develop a data collection system to track the independent living
services states provide to youth and develop outcome measures that may be used to assess states’ 
performance in operating their independent living programs. The law also requires ACF to develop 
reporting requirements and impose a penalty of between 1 and 5 percent of states’ annual allotment
under CFCIP for noncompliance with these requirements.
To meet the law's mandate, ACF published a proposed rule in the Federal Register on July 14, 2006, and 
a final rule on February 26, 2008. The rule, codified into federal regulation at 45 CFR 1356.80
(http://edocket.access.gpo.gov/2008/pdf/E8‐3050.pdf), establishes the National Youth in Transition
Database (NYTD) and requires that states engage in two data collection activities.  First, states must
collect information on youth and the independent living services they receive that are paid for or 
provided by state agencies that administer the CFCIP. Second, states must collect outcome information
on certain youth in foster care and must follow these youth over time to collect additional outcome
information. The regulation also outlined the compliance standards a state’s NYTD data file must meet, 
including the penalties that may be imposed on states based on the area and degree of noncompliance. 
States began collecting NYTD data on October 1, 2010, (federal fiscal year 2011) and report data to ACF 
semiannually.  The collected information allows ACF to track which independent living services states 
provide and to assess the collective outcomes of youth.  In addition, because a common identifier must 
NYTD Technical Bulletin #1: File Structure

Page 2

be used for youth reported to both NYTD and the Adoption and Foster Care Analysis and Reporting
System (AFCARS), ACF also is able to analyze the information related to a youth’s foster care experiences 
reported to AFCARS along with their service and/or outcomes information reported to NYTD.

NYTD Technical Bulletin #1: File Structure

Page 3

2

General Information 

2.1

NYTD Data File Description 

A NYTD data file must contain information on all applicable NYTD data elements listed in 45 CFR 
1356.83(g) in a single data file. The NYTD data file contains case‐level data on youth in three reporting 
populations: 

• Served population:  includes all youth who receive at least one independent living service paid for or 
provided by the state CFCIP agency or an agent of the state during a six month reporting period. 

• Baseline population: includes all youth in foster care who reach their 17th  birthday in FFY 2011 or in 
every third fiscal year following FFY 2011 (e.g., 2014, 2017, 2020, etc.). 

• Follow‐up population: includes youth who turn age 19 or 21 in a certain fiscal year and who 
participated in data collection as part of the baseline population. 

There are 13 data elements (1‐13) providing information about youth in all NYTD reporting populations, 
20 data elements (14‐33) providing information exclusively about youth in the served population , and 
25 data elements (34‐58) providing information exclusively about youth in the baseline and follow‐up 
populations.  Further information on the NYTD data elements, including the definition of each element 
and response option can be found in regulation at 45 CFR 1356.83. 
(http://edocket.access.gpo.gov/2008/pdf/E8‐3050.pdf). 

2.2

NYTD Youth Record Description 

States must report all applicable data elements for an individual youth in one record in each semiannual 
data file (45 CFR 1356.83(f)). Please note that it is possible for a youth to be in more than one reporting 
population. For example, a youth who turned age 17 while in foster care in FY 2017 and who was 
receiving academic support such as tutoring paid for by the CFCIP agency would be in both the baseline 
population and the served population. The state is required to report all data on this youth in a single 
record, including basic demographic information required for all youth (elements 1‐13), information 
required for served population youth (elements 14‐33) and information on the youth’s baseline 
outcomes (elements 34‐58). 

  NYTD Technical Bulletin #1:  File Structure  

Page 4

3

Data File Structure 

3.1

Overview of XML 

Extensible Markup Language (XML) is a language that allows text documents to be structured and 
annotated using particular syntax elements ("markup").  The language is extensible in that it allows sets 
of markup elements to be created for a given scenario. 

XML was chosen for use with the NYTD data file because it offers distinct advantages as a file format: 

• XML is stored in plain text, for maximum system compatibility; 
• XML is widely used and is based on defined standards; 
• Because of its extensibility, XML may be tailored to the particular requirements of the NYTD 
system. Thus, the markup can be specifically designed to structure NYTD data, and to provide both 
record‐level population data and additional metadata. Metadata ("data about the data") included 
within the file includes a file identifier number, a file generation date, the file type (file type), and 
various notes (see Section 5).  By including both data and metadata within XML markup, data may 
be bound explicitly to their relevant descriptors, with limited external information required; 
• XML is self‐documenting, so the markup provides semantic information on the file contents; 
• XML provides a flexible means of providing contextual structure to hierarchical and other complex 
data; and 
• XML is easily parsed, so the marked‐up information may be read and extracted from the file 

without difficulty.

3.2 Requirements for NYTD XML Data File Structure 

• A valid transmission will consist of a single data file including both the data and associated 

metadata.

• The data file will be a well‐formed XML document in accordance with defined World Wide Web 
Consortium (W3C) XML standards (see http://www.w3.org/TR/REC‐xml/). 
• The overall structure of the XML‐based data file (see Appendix A: NYTD XML Schema Definition) is 
dictated by an associated W3C XML Schema (nytd_data_file_format.xsd). 
• The XML data file structure must begin with a proper XML declaration, including the appropriate 
character encoding: 
o The suggested encoding is UTF‐8 Unicode, with the corresponding initial declaration: 
. 
o If the use of UTF‐8 is specified, it is expected that only the 128 characters defined by the 
ASCII encoding scheme will be included in the file.  UTF‐8 is backwards compatible with 
the ASCII standard. 
o The record number (NYTD data element 3) for youth reported to NYTD must be the 
same encrypted record number reported to AFCARS for youth who are or were in 
foster care.  States that use "extended ASCII" encodings in their encrypted record 
numbers for AFCARS must specify an extended ASCII encoding for their NYTD data files. 
These states should use a declaration corresponding to the "extended ascii" 

  NYTD Technical Bulletin #1:  File Structure  

Page 5

encoding/code page they utilize, such as  
or . 
• With the exception of characters used in the  encrypted record numbers for NYTD data element 3, 
all other data in the file should be standard (not extended) printable ASCII and should exclude the 
defined control characters (0 to 31, and 127). 
• A few characters must only be included in an XML data file if they are escaped (replaced by 
another representative set of characters) or if they are specifically denoted as "CDATA” (Character 
DATA). These characters are the ampersand character (&), the left‐angle bracket character (<),   
and the right‐angle bracket character (>).  To allow for nesting, the single quotation mark (') and 
double quotation mark (") should also be escaped.  The table below shows replacement characters 
which may be used in place of the prohibited characters.  To denote a group of characters as 
CDATA, they must be wrapped in the "" start and end delimiters.  For   
example, for a record‐level note (see Section 5) that includes special characters, both of the 
following are equivalent: 

 record 123 & record 124, but < 'special' record 125. 

]]> 

This record is > record 123 & record 124, but < 'special' record 
125. 

Special Character 
&
'
"
<
>

Replacement 
&
'
"
<
>

• Acceptable reported values for each NYTD data element, which are explicitly enumerated in the 
XML Schema, are typically lower case strings corresponding to the response options listed in 
Appendix A of the NYTD regulation (73 FR 10372 – 10375).  In order to meet the NYTD 
compliance standard associated with file format (45 CFR 1356.85(a)(2)) a data file must contain 
an acceptable value for each NYTD data element exactly as that value appears inside the 
quotation marks in Table 1. 
• Dates for data element 4 (date of birth) and data element 35 (date of outcome data collection) are 
to be reported in the format "YYYY‐MM‐DD" (e.g. 1994‐02‐01) consistent with the base XML 
Schema date type, where: 
o “YYYY” is the year; 
o “MM” is the month (0‐12); and 
o “DD” is the day (01‐31). 
• The date for data element 2 (report date) is not formatted as a date, but rather as a set of 6 
numbers that correspond to the last month and year of a reporting period, formatted as 
“YYYYMM”, where “YYYY” and “MM” are consistent with their descriptions above. 
• The XML Schema defines sequences which require that NYTD data elements be reported in order. 
  NYTD Technical Bulletin #1:  File Structure  

Page 6

3.3

NYTD Data File Structural Hierarchy 

XML provides a structural hierarchy to a data file by organizing the data into “nested” sets of tags to 
make the entire file more readable.  Figure 1 shows an overview of the NYTD data file’s structural 
hierarchy. The data for the NYTD XML file is nested within the top level XML tag 
"nytd_data_file".  Nested under this tag, the data is then organized into two sections: section one 
contains the overall metadata for the NYTD data file and section two contains the data for the NYTD 
data elements that are required for each youth.  A third level is nested under section two that contains 
each youth's data "record". There are then two additional areas nested under each youth data record 
labeled with "served_population" and "baseline_followup_populations" tags.  These sections help to 
group the NYTD data elements based on each reporting population’s associated NYTD data elements. 

Figure 1. NYTD Data File Structural Hierarchy

The naming convention used for the NYTD XML tags that correspond to the NYTD data elements found 
in the regulation at 45 CFR 1356.83(g) utilize the data element number followed by the data element 
name (where “#” is the NYTD data element number): 

If the name has more than one word, each word is separated by an underscore.  The XML tags that 
correspond to the NYTD data elements as well as the acceptable values for each NYTD data element 
correspond to those provided in the regulation, though the precise wording or letter case may differ. 
Table 1 lists each of the NYTD data elements found in the regulation and its corresponding XML tag.  The 
NYTD data element response options found in the regulation are also listed in Table 1 alongside their 
corresponding acceptable XML values.  Please note that the term "element" used in the following 
sections refers to an XML element as used in the XML Schema Definition (XSD) file, rather than to a  
NYTD data element.  XML elements are commonly referred to as XML "tags."  To avoid confusion, the 
term "NYTD data element" will be used explicitly in this document to differentiate the two terms.  The  
58 NYTD data elements are numbered as they appear in regulation at 45 CFR 1356.83(g). 
  NYTD Technical Bulletin #1:  File Structure 

Page 7

Table 1: List of NYTD Elements/Tags
NYTD Data File
NYTD Data
Element Number
and Name
45 CFR 1356.83(g)
N/A

File_id

N/A

1. State

E1_state

XML Element/Tag Name

NYTD Response
Options
45 CFR 1356.83(g)

State

File_generation_date

2-digit state FIPS
code
N/A

State

File_note

N/A

State

field_note

N/A

NYTD XML Values 1

Data Type

[a string of 1 to 255
letters, numbers,
periods, colons,
hyphens and
underscores]
"[FIPS code]" 2

NMTOKEN

[Date] [yyyy-mm-dd]

recentDateType

[optional] [multiple
file notes allowed,
each note can be up
to 2000 characters]
[optional] [multiple
field notes allowed,
each note can be up
to 2000 characters]

varcharStringType

stateFipsCodeType

varcharStringType with element_id

1 NYTD data elements 3-58 accept the optional attribute of "note". This attribute is of data type “charStringType” and its length cannot be more than 255
characters.
2 At the time of the publication of the NYTD regulation, FIPS (Federal Information Processing Standards) codes were geographic identifiers for states and
counties that were maintained by the National Institute of Standards and Technology (NIST). We are aware that the American National Standards Institute
(ANSI) has since taken over the management of geographic codes from NIST. Under NIST, the codes adhered to the Federal Information Processing Standards
(FIPS). ANSI continues to issue the commonly used FIPS codes, although the name has changed to “Federal Information Processing Series”, because it is no
longer considered the standard. We are continuing the use of FIPS codes for NYTD reporting at this time. To access the list of FIPS codes, please visit:
http://www.census.gov/geo/reference/ansi.html.

NYTD Technical Bulletin #1: File Structure

Page 8

NYTD Data
Element Number
and Name
45 CFR 1356.83(g)
State

2. Report date

XML Element/Tag Name

NYTD Response
Options
45 CFR 1356.83(g)

File_category

N/A

E2_report_date

Month and year

NYTD XML Values 1
“test”
“regular”
“corrected”
“subsequent
”“yyyymm” [as
described in Section
3.2 above]

Data Type
fileCategoryType

reportDateType

Record
NYTD Data
Element Number
and Name
45 CFR 1356.83(g)
3. Record number

XML Element/Tag Name

NYTD Response
Options
45 CFR 1356.83(g)

E3_record_number

encrypted, unique
person identification
number

record_note

N/A

4. Date of birth

E4_date_of_birth

Year, month, day

5. Sex

E5_sex

Male
Female

Record number

NYTD Technical Bulletin #1: File Structure

NYTD XML Values 1
[a string of 5 to 255
characters, with
whitespace collapsed,
encrypted as
described in Section
4. See Section 3.2 for
information about
CDATA]
[A single (optional)
record note element
per each record, each
note allows up to
2000 characters]
[Date] [yyyy-mm-dd,
as described in
Section 3.2 above]
“male”
“female”

Data Type
recordNumberWithNoteType

varcharStringType

filteredDateWithNoteType

sexWithNoteType

Page 9

NYTD Data
Element Number
and Name
45 CFR 1356.83(g)
6. Race: American
Indian or Alaska
Native
7. Race: Asian

XML Element/Tag Name

NYTD Response
Options
45 CFR 1356.83(g)

NYTD XML Values 1

Data Type

E6_race_american_indian_alaska_native

Yes
No

“yes”
“no”

noYesWithNoteType

E7_race_asian

Yes
No
Yes
No

“yes”
“no”
“yes”
“no”

noYesWithNoteType

E9_race_hawaiian_pacific_islander

Yes
No

“yes”
“no”

noYesWithNoteType

E10_race_white

Yes
No
Yes
No
Yes
No
Yes
No
Unknown
Declined

“yes”
“no”
“yes”
“no”
“yes”
“no”
“yes”
“no”
“unknown”
“declined”

noYesWithNoteType

8. Race: Black or
African
American
9. Race: Native
Hawaiian or
Other Pacific
Islander
10. Race: White

E8_race_black_african_american

11. Race: unknown

E11_race_unknown

12. Race: declined

E12_race_declined

13. Hispanic or
Latino ethnicity

E13_hispanic_latino

NYTD Technical Bulletin #1: File Structure

noYesWithNoteType

noYesWithNoteType
noYesWithNoteType
noYesUnknownDeclinedWithNoteType

Page 10

Served Population
NYTD Data
Element Number
and Name
45 CFR 1356.83(g)
14. Foster care
status –
services
15. Local agency

XML Element/Tag Name
E14_foster_care_status_services

E15_local_agency

16. Federally
recognized
tribe
17. Adjudicated
delinquent

E16_federally_recognized_tribe

18. Educational
level

E18_educational_level

E17_adjudicated_delinquent

NYTD Response
Options
45 CFR 1356.83(g)
Yes
No
Blank
FIPS code
Centralized unit
Blank
Yes
No
Blank
Yes
No
Blank
Less than 6th grade
6th grade
7th grade
8th grade
9th grade
10th grade
11th grade
12th grade
Post secondary
education or
training
College
Blank

NYTD XML Values 1
“yes”
“no”
“”
“[5-digit FIPS code]” 33
“centralized unit”
“”
“yes”
“no”
“”
“yes”
“no”
“”
“under 6”
“6”
“7”
“8”
“9”
“10”
“11”
“12”
“post secondary”

Data Type
noYesBlankWithNoteType

localAgencyWithNoteType

noYesBlankWithNoteType

noYesBlankWithNoteType

educationLevelWithNoteType

“college”
“”

3 At the time of the publication of the NYTD regulation, FIPS (Federal Information Processing Standards) codes were geographic identifiers for states and
counties that were maintained by the National Institute of Standards and Technology (NIST). We are aware that the American National Standards Institute
(ANSI) has since taken over the management of geographic codes from NIST. Under NIST, the codes adhered to the Federal Information Processing Standards
(FIPS). ANSI continues to issue the commonly used FIPS codes, although the name has changed to “Federal Information Processing Series”, because it is no
longer considered the standard. We are continuing the use of FIPS codes for NYTD reporting at this time. To access the list of FIPS codes, please visit:
http://www.census.gov/geo/reference/ansi.html.
NYTD Technical Bulletin #1: File Structure

Page 11

NYTD Data
Element Number
and Name
45 CFR 1356.83(g)
19. Special
education

XML Element/Tag Name
E19_special_education

NYTD Response
Options
45 CFR 1356.83(g)

NYTD XML Values 1

Data Type

Yes
No
Blank
Yes
No
Blank
Yes
No
Blank
Yes
No
Blank

“yes”
“no”
“”
“yes”
“no”
“”
“yes”
“no”
“”
“yes”
“no”
“”

noYesBlankWithNoteType

20. Independent
living needs
assessment
21. Academic
support

E20_independent_living_needs_assess

22. Post-secondary
educational
support

E22_post_secondary_educ_support

23. Career
preparation

E23_career_preparation

Yes
No
Blank

“yes”
“no”
“”

noYesBlankWithNoteType

24. Employment
programs or
vocational
training
25. Budget and
financial
management

E24_employment_programs

Yes
No
Blank

“yes”
“no”
“”

noYesBlankWithNoteType

E25_budget_financial_mgmt

Yes
No
Blank

“yes”
“no”
“”

noYesBlankWithNoteType

26. Housing
education and
home
management
training
27. Health
education and
risk prevention

E26_housing_educ_home_mgmt_training

Yes
No
Blank

“yes”
“no”
“”

noYesBlankWithNoteType

E27_health_educ_risk_prevention

Yes
No
Blank

“yes”
“no”
“”

noYesBlankWithNoteType

E21_academic_support

NYTD Technical Bulletin #1: File Structure

noYesBlankWithNoteType

noYesBlankWithNoteType

noYesBlankWithNoteType

Page 12

NYTD Data
Element Number
and Name
45 CFR 1356.83(g)
28. Family support
and healthy
marriage
education
29. Mentoring

XML Element/Tag Name

NYTD Response
Options
45 CFR 1356.83(g)

NYTD XML Values 1

Data Type

E28_family_support_healthy_marriage_educ

Yes
No
Blank

“yes”
“no”
“”

noYesBlankWithNoteType

E29_mentoring

Yes
No
Blank

“yes”
“no”
“”

noYesBlankWithNoteType

30. Supervised
independent
living

E30_supervised_independent_living

Yes
No
Blank

“yes”
“no”
“”

noYesBlankWithNoteType

31. Room and
board financial
assistance

E31_room_board_financial_assist

Yes
No
Blank

“yes”
“no”
“”

noYesBlankWithNoteType

32. Education
financial
assistance

E32_educ_financial_assist

Yes
No
Blank

“yes”
“no”
“”

noYesBlankWithNoteType

33. Other financial
assistance

E33_other_financial_assist

Yes
No
Blank

“yes”
“no”
“”

noYesBlankWithNoteType

NYTD Technical Bulletin #1: File Structure

Page 13

Baseline Follow Up Information
NYTD Data
Element Number
and Name
45 CFR 1356.83(g)
34. Outcomes
reporting
status

XML Element/Tag Name
E34_outcomes_reporting_status

NYTD Response
Options
45 CFR 1356.83(g)

NYTD XML Values 1

Youth participated
Youth declined
Parent declined
Youth incapacitated
Incarcerated
Runaway/missing
Unable to
locate/invite
Death
Not in sample
Blank

“participated”
“declined”
“parent declined”
“incapacitated”
“incarcerated”
“runaway missing”
“unable to locate”

Data Type
outcomesReportingStatusWithNoteType

“death”
“not in sample”
“”

35. Date of
outcome data
collection

E35_date_outcome_data_collection

Year, month, day

[yyyy-mm-dd, as
described in Section
3.2 above]

recentDateBlankWithNoteType

36. Foster care
status –
outcomes
37. Current fulltime
employment

E36_foster_care_status_outcomes

Yes
No
Blank
Yes
No
Declined
Blank
Yes
No
Declined
Blank
Yes
No
Declined
Blank

“yes”
“no”
“”
“yes”
“no”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“declined”
“”

noYesBlankWithNoteType

E37_current_full_time_employment

38. Current parttime
employment

E38_current_part_time_employment

39. Employmentrelated skills

E39_employment_related_skills

NYTD Technical Bulletin #1: File Structure

noYesDeclinedBlankWithNoteType

noYesDeclinedBlankWithNoteType

noYesDeclinedBlankWithNoteType

Page 14

NYTD Data
Element Number
and Name
45 CFR 1356.83(g)
40. Social Security

E40_social_security

41. Educational aid

E41_educ_aid

42. Public financial
assistance

E42_public_financial_assist

43. Public food
assistance

E43_public_food_assist

44. Public housing
assistance

E44_public_housing_assist

45. Other financial
support

E45_other_financial_support

XML Element/Tag Name

NYTD Technical Bulletin #1: File Structure

NYTD Response
Options
45 CFR 1356.83(g)
Yes
No
Declined
Blank
Yes
No
Declined
Blank
Yes
No
Not applicable
Declined
Blank
Yes
No
Not applicable
Declined
Blank
Yes
No
Not applicable
Declined
Blank
Yes
No
Declined
Blank

NYTD XML Values 1
“yes”
“no”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“not applicable”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“not applicable”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“not applicable”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“declined”
“”

Data Type
noYesDeclinedBlankWithNoteType

noYesDeclinedBlankWithNoteType

noYesDeclinedNABlankWithNoteType

noYesDeclinedNABlankWithNoteType

noYesDeclinedNABlankWithNoteType

noYesDeclinedBlankWithNoteType

Page 15

NYTD Data
Element Number
and Name
45 CFR 1356.83(g)

XML Element/Tag Name
E46_highest_educ_certification

46. Highest
educational
certification
received

47. Current
enrollment and
attendance

E47_current_enrollment_attendance

48. Connection to
adult

E48_connection_adult

49. Homelessness

E49_homelessness

50. Substance
abuse referral

E50_substance_abuse_referral

51. Incarceration

E51_incarceration

52. Children

E52_children

NYTD Technical Bulletin #1: File Structure

NYTD Response
Options
45 CFR 1356.83(g)
High school
diploma/GED
Vocational
certificate
Vocational license
Associate’s degree
Bachelor’s degree
Higher degree
None of the above
Declined
Blank
Yes
No
Declined
Blank
Yes
No
Declined
Blank
Yes
No
Declined
Blank
Yes
No
Declined
Blank
Yes
No
Declined
Blank
Yes
No
Declined
Blank

NYTD XML Values 1
“high school ged”

Data Type
highestEducationCertificationWithNoteType

“vocational certificate”
“vocational license”
“associate”
“bachelor”
“higher degree”
“none of the above”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“declined”
“”

noYesDeclinedBlankWithNoteType

noYesDeclinedBlankWithNoteType

noYesDeclinedBlankWithNoteType

noYesDeclinedBlankWithNoteType

noYesDeclinedBlankWithNoteType

noYesDeclinedBlankWithNoteType

Page 16

NYTD Data
Element Number
and Name
45 CFR 1356.83(g)
53. Marriage at
child's birth

XML Element/Tag Name
E53_marriage_at_childs_birth

54. Medicaid

E54_medicaid

55. Other health
insurance
coverage

E55_other_health_insurance

56. Health
insurance type:
Medical

E56_health_insurance_type_medical

57. Health
insurance type:
Mental health

E57_health_insurance_type_mental_health

58. Health
insurance type:
Prescription
drugs

E58_health_insurance_type_prescription_drugs

NYTD Technical Bulletin #1: File Structure

NYTD Response
Options
45 CFR 1356.83(g)
Yes
No
Not applicable
Declined
Blank
Yes
No
Don’t know
Declined
Blank
Yes
No
Don’t know
Declined
Blank
Yes
No
Don’t know
Not applicable
Declined
Blank
Yes
No
Don’t know
Not applicable
Declined
Blank
Yes
No
Don’t know
Not applicable
Declined
Blank

NYTD XML Values 1
“yes”
“no”
“not applicable”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“do not know”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“do not know”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“do not know”
“not applicable”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“do not know”
“not applicable”
“declined”
“”
“yes”
“no”
“do not know”
“not applicable”
“declined”
“”

Data Type
noYesDeclinedNABlankWithNoteType

noYesDeclinedDKBlankWithNoteType

noYesDeclinedNADKBlankWithNoteType

noYesDeclinedNADKBlankWithNoteType

noYesDeclinedNADKBlankWithNoteType

noYesDeclinedNADKBlankWithNoteType

Page 17

3.4

Group Element “nytd_data_file” 

The first section of the XML file structure contains a root element ("nytd_data_file"), which subsumes an 
ordered set of other elements.  This then defines the metadata and record‐level data for the file.  The 
nytd_data_file group element contains the following seven elements: 

• file_id: This is the unique identifier of the generated XML file that allows users to differentiate files 
easily. 
• E1_state: This represents NYTD data element 1 (State), the two digit FIPS code for the state. 
• file_generation_date: This corresponds to the date when the XML file was generated by the state. 
• file_note: These are the overall data file notes for the associated reporting period.  The maximum 
length of each note is 2000 characters and a nytd_data_file can contain up to 512 file_note 
elements, though it is not required to include any. It is at the states’ discretion to/how to collect 
this optional information (see Section 5 for more information). 
• field_note: This is the note corresponding to each NYTD data element outlined in regulation (45 
CFR 1356.83(g)).  The maximum length of each note is 2000 characters and there can be up to 512 
field_note elements, though it is not required to include any.  If a field_note is included, its 
corresponding "element_id" attribute is required. The element_id corresponds to the NTYD data 
element number as it appears in regulation at 45 CFR 1356.83(g). It is at the states’ discretion 
whether and how to collect this optional information (see Section 5 for more information). 
• file_category: This corresponds to the type of transmission.  It is of data type "fileCategoryType." 
and accepts the following values: 
o “test” – file is for testing purposes and is not to be used as an official submission to the 
federal NYTD database; 
o “regular” – file is for a current report period submitted during the appropriate 
transmission period; 
o “corrected” – file is to replace a non‐compliant regular file that is submitted after the 
report due date and prior to the end of the corrective period; 
o “subsequent” – file is received after regular report due dates or any corrective due 
dates. 
• E2_report_date: This represents NYTD data element 2 (Report date).  Its value is the year 
(between 2010 and 2099) and last month of the reporting period, formatted as "yyyymm" (e.g. 
201103 for March, 2011). 
• record: This is a group element which consists of an ordered list of the NYTD data elements as they 
appear in regulation at 45 CFR 1356.83(g) and also contains an element to provide record‐level 
notes.  There may be many records in NYTD data files. As noted in Section 2.2, the state must report 
all applicable data elements for an individual youth in a single, unique record regardless of the 
reporting population membership(s) of the youth. 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure  

Page 18

3.5

Group Element “record”

Figure 2. Group Element "record" Structural Hierarchy 

Each "record" consists of an ordered list of NYTD data elements 3 – 13 (see Table 1), as well as two 
group elements: 

• served_population: This is a group element consisting of an ordered list of the elements relevant 
only to the served population, including NYTD data elements 14‐33. 
• baseline_followup_populations: This is a group element consisting of an ordered list of the 
elements relevant only to the baseline and follow‐up populations, including NYTD data elements 
34‐36. 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure  

Page 19

3.6

Group Element “served_population”

Figure 3. Group Element "served_population" Structural Hierarchy 

The served_population group element is an ordered list of NYTD data elements 14 – 33 (see Table 1).

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 20

3.7

Group Element “baseline_followup_populations”

Each "baseline_followup_populations" consists of an ordered list of NYTD data elements 34 ‐ 36 (see 
Table 1), as well as the group element baseline_followup_outcome_survey: 

• baseline_followup_outcome_survey: Contains the elements related to the Youth Outcome Survey
for baseline/follow‐up youth. 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure  

Page 21

3.8

Group Element “baseline_followup_outcome_survey”

Figure 5. Group Element "baseline_followup_outcome_survey" Structural Hierarchy

The baseline_followup_outcome_survey group element is an ordered list of NYTD data elements 37 – 
58 (see Table 1). 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 22

4

Encryption 

4.1

General Information on Encryption of Record Numbers 

To protect confidentiality when reporting case‐level data about a youth to NYTD, states are required to 
use an encrypted, unique person identification number for the youth which follows the youth as long as 
he or she is reported to NYTD (45 CFR 1356.83(g)(3)).  Sections 4.2 and 4.3 below describe the 
procedures for encrypting youth record numbers.  Section 3.2 contains important, related requirements 
for formatting record numbers for NYTD. 

4.2

Guidelines for Encryption of Record Numbers for Youth Who Are or Were in Foster 
Care 

If a youth reported to NYTD is in foster care as defined in 45 CFR 1355.20 or was previously in foster 
care, then the state agency must use and report for data element 3 (record number) the same person 
identification number for the youth the state agency reports or reported to AFCARS. The person 
identification number must remain the same for the youth wherever the youth is residing and in any 
subsequent NYTD reports. The guidelines for encrypting the record numbers of such youth were 
detailed in AFCARS Technical Bulletin #7: Encryption Guidelines and Algorithms 
(https://www.acf.hhs.gov/cb/resource/afcars‐tb7). 

4.3

Guidelines for Encryption of Record Numbers for Youth Who Were Never in Foster 
Care 

If a youth reported to NYTD was never in foster care as defined in 45 CFR 1355.20, then the state agency 
must assign a person identification number that remains the same for the youth wherever the youth is 
residing and in any subsequent reports to NYTD.  States should follow the same guidelines outlined in 
AFCARS Technical Bulletin #7: Encryption Guidelines and Algorithms when assigning and encrypting the 
record numbers of youth reported to NYTD that were never in foster care. 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure  

Page 23

5

Notes (Footnotes) 

5.1

General Information on Notes 

States may include notes or "footnotes" with the NYTD file which comment on or clarify the data 
provided in a NYTD data file.  The intent of these footnotes is to provide additional information that may 
be helpful in understanding the state's NYTD data.  This technical bulletin suggests the types of subject 
matter that may be contained in a note and provides the format for submitting notes with a NYTD data 
file.  ACF will include the notes in any distribution of the data set. 

A state may include a note with a NYTD data file pertaining to the entire file (file‐level note), an 
individual data element (element‐level note), an individual youth record (record‐level note), or an 
individual value in the data file (value‐level note).  When considering adding optional notes, states 
should follow a rule of reason and identify and discuss significant issues that may lead to 
misinterpretation of the data.  Notes should not give the appearance of being a research finding, but 
rather should offer a specific possible explanation for an occurrence in the data. Listed below are 
examples of the four types of notes.  See Table 2 for an overview of each type of note. 

Example of a note about a NYTD data file: 

During report period B, the state opted to extend its title IV‐E foster care program to include 
youth up to age 21 as authorized by P.L. 110‐351. 

Example of a note about a NYTD data element 

Independent living needs assessment (element 20): 
State policy requires all youth in foster care to receive an independent living needs assessment 
no more than 30 days after the youth’s 13th, 15th, and 17th  birthdays. 

Example of a note about a NYTD youth record: 

This youth’s 17th  birthday fell on September 29, 2017 but survey data was not collected until 
October 13, 2017 and was not included in the state’s regular 2017B NYTD data file. 

Example of a note about a NYTD datum or “value” (value‐level notes) 

Other financial assistance (element 33), with the value “yes”: 
The state CFCIP agency paid the youth’s public transportation costs so that the youth could 
attend and maintain a part‐time job. 

Outcomes reporting status (element 34), with the value “incarcerated” 
The youth was located but was incarcerated.  The state was unable to invite the youth to 
participate in the survey by the end of the report period. 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 24

5.2

Information on Including Notes in a Data File Submission 

Notes included in the NYTD file are optional character strings.  File‐level, record‐level, and element‐level 
notes cannot exceed 2000 characters in length per note, while value‐level notes cannot exceed 255 
characters. 

In general, valid note strings may consist of any ASCII characters except for an unescaped4  ampersand 
character (&) and a left‐angle bracket character (<). To allow for nesting, single (') and double quotation 
marks (") may also be escaped.  For additional information, consult the World Wide Web Consortium's 
XML standards for acceptable character data (http://www.w3.org/TR/REC‐xml/#syntax). 

Table 2: List of NYTD Note Types 

Note Type 
(pertains to): 

XML Element/Tag 
Name 

File‐level 
(Entire file) 

0 to 2000 
characters 

During report period B, the state 
opted to extend its title IV‐E foster care 
program to include youth up to age 21 as 
authorized by P.L. 110‐351. 

0 to 512 

0 to 2000 
characters 

State policy 
requires all youth in foster care to receive an 
independent living needs assessment no more 
than 30 days after the youth's 13th, 15th, and 
17th birthday. 

0 or 1 per 
record 

0 to 2000 
characters 

This youth's 17th birthday fell 
on September 29, 2017 but survey data was 
not collected until October 13, 2017 and was 
not included in the state's regular 2017B NYTD 
data file. 

0 or 1 per 
data value 

0 to 255 
characters 

unable to 
locate 

Value‐level 
(Value for an 
element in a 
youth record) 

0 to 512 

XML Example 

field_note, with 
NYTD Element 
number specified 
in element_id 
attribute 

Record‐level  record_note 
(Youth record) 

Length of 
Note 

file_note 

Element‐level 
(Data 
element) 

Number 
of Notes 

note attribute 
added to an XML 
tag for NYTD data 

4 

An escape character is a single character designated to invoke an alternative interpretation on immediately 
subsequent characters in a character sequence. The term escape sequence refers to the escape character and the 
 character or characters whose meaning is modified.  

NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 25

6

Data File Name 

6.1

Naming the NYTD Data File for Transmission 

The state’s NYTD data file name is to follow this naming convention (which is the same general format 
used in AFCARS): 

VVG1CX4.CFI.ss.Zyyyy.Xyymmdd.Thhmm.xml 

Where: 

• “VVG1CX4” is the application account number that identifies NYTD data files for storage at the NIH 
Center for Information Technology; 
• “CFI” refers to the historically required software of transmission “Cyberfusion”.  While the name 
of this technology has changed, we are retaining “CFI” as the designation in the file name for 
simplicity; 
• “ss” is the state code; 
• “Z” is the report period “A” (corresponding to the period October 1‐March 31) or “B”

(corresponding to the period April 1‐September 30);

• “yyyy” is the report year; 
• “X” is the type of submission R, C, S, or T as described below; 
• “yymmdd” is the year, month, and day; 
• “T” refers to the time of transmission; 
• “hhmm” is the hour and minutes that correspond to the time the state transmits the data file (24‐ 
hour clock); and 
• “.xml” is the XML file name extension. 

The NYTD data file name must include the date and time the state is transmitting the NYTD data file, not 
the date and time the NYTD data file was created. 

6.2

Examples of Types of Submissions and File Names 

The data file should be named according to the type of submission being made: regular (R), corrected 
(C), subsequent (S), or test (T).  The submission types are described below. 

• Regular (R) Data File: A NYTD data file for a current report period that is submitted during the

appropriate transmission time frame, April 1 – May 15 and October 1 – November 14.

o Example:  A state submits a NYTD data file for the 2015A report period (October 1, 
2014 – March 31, 2015) on May 1, 2015 at 12:30 pm 

File name:  VVG1CX4.CFI.ss.A2015.R150501.T1230 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure  

Page 26

• Corrected (C) Data File:  A NYTD data file submitted for the appropriate corrective action time 
frame.  Corrected files may be submitted by a state in order to correct errors in their file that 
caused the state to be out of compliance with the NYTD standards.  The transmission periods are: 
May 16 – September 30 for corrected “A” period (October 1 – March 31) files and November 15 – 
March 31 for corrected “B” period (April 1 – September 30) files. 

o Example:  A state is notified by the Children’s Bureau that its data file for the 2017A 
report period is not in compliance with NYTD standards.  The state has until 
September 30, 2017 to submit a corrected 2015A data file.  The state submits a 
corrected file on September 28, 2017 at 4:00 pm. 

File name:  VVG1CX4.CFI.ss.A2017.C170928.T1600 

• Subsequent (S) Data File: A NYTD data file submitted after the due dates for a regular NYTD data file 
(May 15 or November 14) for a reason other than completing a corrective action are considered 
subsequent data files. 

o Example: A state’s NYTD data file was compliant with the NYTD standards for the 
2015B report period. The state then makes corrections to information related to 
data element 23 (Career Preparation) for several records and submits a subsequent 
file on December 10, 2015 at 8:30 am. 

File name:  VVG1CX4.CFI.ss.B2015.S151210.T0830 

• Test (T) Data File:  A NYTD data file that is submitted for testing purposes and is not to be used as an 
official submission to NYTD. 

o Example: A state wants to check its electronic data transmission routine and  
submits a NYTD test data file for the 2015B report period on October 7, 2015 at 2:00 
pm. 

File name:  VVG1CX4.CFI.ss.B2015.T151007.T1400 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure  

Page 27

7

Electronic Data Transmission 

7.1

Requirements for Electronic Data Transmission 

The NYTD regulation requires states to report all NYTD data to ACF electronically according to ACF’s 
specifications (45 CFR 1356.83(h)). To meet this requirement, states must electronically transmit NYTD 
data files to the National Institutes of Health (NIH) Center for Information Technology in Bethesda, 
Maryland using the software identified by the Children’s Bureau for secure electronic data file transfers. 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 28

Appendix A  NYTD XML Schema Definition

This element_id must correspond to the element number 
(1‐58) that the note corresponds to.   

corresponds with the end of the reporting period 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 29

This element may not be omitted. 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 30

This element may not be omitted. 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 31

This element may not be omitted. 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 32

NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 33

No 

Yes 

No 

Yes 
  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 34

Declined

No 

Yes 

Unknown 

Declined 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 35

Less than 6th grade 

6th grade 

7th grade 

8th grade 

9th grade 

10th grade 

11th grade 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 36

12th grade 

Post secondary education or training 

College 

Blank

High school diploma/GED 

Vocational certificate

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 37

Declined 

Vocational license 

Associate’s degree 

Bachelor's degree 

Higher degree 

None of the above 

Blank 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 38

Youth participated 

Youth declined 

Parent declined 

Youth incapacitated 

Incarcerated 

Runaway/missing 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 39

Unable to locate/invite 

Death 

Not in sample

Blank

Blank 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 40

No 

Yes 

Declined 

Blank

No 

Yes 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 40

Declined 

Not applicable 

Blank

No 

Yes 

Declined 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 41

Don’t know 

Blank

No 

Yes 

Declined 

Not applicable 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 42

Don’t know 

Blank

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 43

Male 

Female

Test 

Regular 

Corrected 
  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 44

Subsequent

A year‐month date string between 2010 and 2099, formatted as "yyyymm" E.g. 201103 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 45

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 46

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure 

Page 47

Appendix B  AFCARS/NYTD Registration Form for File Transmission

Instructions: Please submit a separate form for each system registration and for each update to the state 
or tribal program official. 

1.

Date: Date the form is emailed. 

2.

IV‐E Agency: Name of the state or tribe requesting connection to NIH. 

3.

System Name: The federal reporting system for which the state or tribe is requesting connection to 
NIH. 

4.

Program Official: The person that is the primary program contact in the title IV‐E agency office.

Please provide name and contact information. (The Children’s Bureau will contact this person 

regarding non‐technical matters related to AFCARS/NYTD reporting).

5.

System Contact: The person responsible for setting‐up/maintaining the data transfer software. 

Please provide name and contact information. (The Children’s Bureau will contact this person if

there is a connection problem such as an incorrect IP address).

6.

Network Contact: The  person responsible  for maintaining/updating VTAM network  definitions and 
connection. Please  provide name and  contact information.  (The  Children’s Bureau will  contact this 
person if there is a network problem). 

7.

Platform: Indicate the type of platform/operating system where specified data transfer software is 
hosted. 

8.

State or Tribe IP address: Staff from ACF OCIO will contact the staff person noted in item 5 and/or

6 by telephone to obtain this information.

9.

State or Tribe PORT #: Staff from ACF OCIO will contact the staff person noted in item 5 and/or 6

by telephone to obtain this information.

Once the form is completed, send to [email protected] (for AFCARS) or to [email protected]  (for 
NYTD).  When the form is received, the Children’s Bureau will send the identifiers to set up the 
connection to the server at NIH to the system contact. 

  NYTD Technical Bulletin #1: File Structure  

Page 48

AFCARS/NYTD Registration Form for File Transmission

Check all that apply: 
I am updating my state or tribal program official (complete items 1‐4) 
I am updating my state or tribal file transmission registration (complete items 5‐9) 

Items 1‐4 are required to be completed by the primary state/tribal program office contact for AFCARS or by the primary 
state office contact for NYTD. 

1.  Date: 

_/ 

/  

2. IV‐E Agency:   


NYTD 

3. System Name:  This request is for (check one):    AFCARS 

4. Program Official:

Phone: 

Email:

Items 5‐10 are to be completed by a state/tribal system contact. 

5. System Staff Name:   

Phone: 

Email:

6. Network Staff Name:

Phone: 

Email:

7. Platform (check one or write in):  HPUX    SUN/SOLARIS    AIX    LINUX    WINDOWS    AS/400   OS/390 

 z/OS    Other:    

8. IP Address: ACF OCIO will contact state point of contact listed in item 5 and/or 6. 

9. Port #: ACF OCIO will contact state point of contact listed in item 5 and/or 6. 

For VPN users only 
State VPN Device Brand [Router, FW]
IV‐E Agency VPN endpoint IP Address 
Encapsulation AES 256 or AES 128 
Hash Code HMAC (MD5, SHA1, SHA2) 
Transport or Tunnel Mode 
Agree on a pre‐shared key 

ACF OCIO will contact state POC listed in item 5 and/or 6.

For AFCARS please email completed form to [email protected].  For NYTD please email completed form to 
[email protected]. 

For Internal Use Only 

CB Contact 
OCIO Contact 
NYTD Technical Bulletin #1: File Structure  

_ Rec’d Date 

_/ 

/  

Rec’d Date 

/

/  

Page 49