Summer Food Site Locations for State Agencies

OMB Control Number:  0584‐
XXXX
Form:  FNS‐905
Expires: XX/XX/20XX
INSTRUCTIONS

Summer Food Site Locator: 
State data exchange: 2019 Template 
Instructions

2019

Visit the Portal to access this material any time, and to see the 
status of your state throughout the cycles over the course of 2019.

According to the Paperwork Reduction Act of 1995, an agency may not conduct 
or sponsor, and a person is not required to respond to, a collection of 
information unless it displays a valid OMB control number. The valid OMB 
control number for this information collection is 0584‐XXXX.  The time required 
to complete this information collection is estimated to average 7.5 minutes per 
response, including the time for reviewing instructions, searching existing data 
sources, gathering and maintaining the data needed, and completing and 
reviewing the collection of information.  Send comments regarding this burden 
estimate or any other aspect of this collection of information, including 
suggestions for reducing this burden, to: U.S. Department of Agriculture, Food 
and Nutrition Services, Office of Policy Support, 3101 Park Center Drive, Room 
1014, Alexandria, VA 22302, ATTN: PRA (0584‐xxxx*).  Do not return the 
completed form to this address.

Worksheet 1:  Instructions for using the template and sending data to FNS
 (Data Dictionary)   

https://www.partnerweb.usda.gov/communities/SF‐
SummerRocks‐states  

Notes: 
1. PLEASE ENSURE ALL REQUIRED FIELDS ARE RECORDED. The Summer site will not import into the database without this information.  
2. Fields (cells) may highlight YELLOW if potential errors are detected. Please review cells highlighted yellow and amend any errors. 
3. State agencies may request that FNS provide a list of sites passed without error and sent for mapping, or sites not‐passed (not sent)
4. See "Overview of Major Steps" at bottom of this sheet for additional information. 
DATA DICTIONARY
Field Order Field Name
1

Site Name

Required
Required

2

Site Status (Open, Closed, Camp, Migrant, 
Delete)

Required

3
4

Site Address1
Site Address2

Required
Optional

Field Type
text ‐ 255 characters
text ‐ 255 characters

text ‐ 255 characters
text ‐ 255 characters

Business rules

Example(s)

MUST USE ONLY ONE OF THE FIVE STATUSES: Open, Closed, Camps, Migrant or  Camp
Delete. Closed means closed enrolled sites.  Site types can be found at 7 CFR 
225.2.  Only open sites will be on the Summer Site Finder for the public to 
search or download.  After summer is over, all site types will be displayed on the 
Capacity Builder and symbolized by type for strategic planning; please submit all 
site types for this reason.  
The Delete status should only be used for State agencies who sent a site in error.  
The Delete status will remove the site and permanently delete the record.

optional if needed

123 Mockingbird Lane
Building #21

5
6
7

Site City
Site State
Site Zip

Required
Required
Required

8

Site Phone

Strongly 
Suggested

9
10
11

Ext
Contact First Name
Contact Last Name

Optional
Optional
Optional

12

Contact Phone

Optional

13
14
15

Sponsoring Organization
Start date (MM/DD/YY)
End date (MM/DD/YY)

Required
Required
Required

16

Days of operation  (S, M, T, W, TH, F, SA)

Strongly 
Suggested

text ‐ 255 characters
text ‐ 2 characters
numeric ‐ 5 to 10 characters
numeric ‐ 10 characters

numeric ‐ 10 characters
text ‐ 255 characters
text ‐ 255 characters
numeric ‐ 10 characters

provide only number with no alpha characters. 
Site contact first name OR first and last name
Site contact last name
this is for a phone number for the contact, if you do not have a phone number 
for the general site then it is suggested you have one have for people to call, the 
import process will format the phone number properly.  There is no extension 
field for this phone number.

1234 or 12 or 0 (NOT  "x1234" )
Ami or Ami Nguyen
Nguyen
123‐123‐1234 or (123) 123‐1234 or 1234567891

MUST USE FORMAT: MM/DD/YY or MM/DD/YYYY
MUST USE FORMAT: MM/DD/YY or MM/DD/YYYY
MUST HAVE A COMMA BETWEEN DAYS. This is used for advanced filtering in 
search. If you do not capture this information you can use the "Comments" to 
provide instructions
Please note: This field allows States to add clarification, hours, additional 
comments, details or directions to the Summer sites.  For open sites, this field 
WILL APPEAR in the Summer Site Finder.

06/01/19 or  06/01/2019
We can process dates MM/DD/YY or MM/DD/YYYY
Examples: M,T,W  or M,T,W,TH

varchar ‐ 255 characters

Please provide start and end times seperated by a hyphen.

9:00‐10:00 a.m.

text ‐ 255 characters

Please provide start and end times seperated by a hyphen.

12:00‐1:00 p.m.

text ‐ 255 characters

Please provide start and end times seperated by a hyphen.

9:00‐9:30 a.m. 

text ‐ 255 characters

Please provide start and end times seperated by a hyphen.

2:00‐3:00 p.m. 

text ‐ 255 characters

Please provide start and end times seperated by a hyphen.

7:00‐8:00 p.m. 

text ‐ 255 characters

Location type ‐ FIXED at the same site, likely at or near a brick and motar 
location or MOBILE site, similar to a food truck
Either Summer Food Service Program (SFSP) or Seamless Summer Option (SSO)

Fixed or Mobile

text ‐ 255 characters
date field
date field
text

text‐ 255 characters
Strongly 
Suggested

17

Comments

18

Breakfast Time

19

Lunch Time

20

Snack Time AM 

21

Snack Time PM

22

Supper/Dinner Time

23

Site Location

Optional

24

Site Program

Optional

Dependent on 
site
Dependent on 
site
Dependent on 
site
Dependent on 
site
Dependent on 
site

State Site ID Number
25

text ‐ 255 characters
text ‐ 255 characters

Optional

MUST USE 2 LETTER DESIGNATION FOR YOUR STATE  
NE
5 digit zip code with or without 4 digit extension
12345 or 12345‐1341
123‐123‐1234 or (123) 123‐1234 or 1234567891
this is for a general phone number for the site, if you do not have a phone 
number for the contact then it is suggested you have one have for people to call, 
the import process will format the phone number properly

9:00‐5:30 or "Site is closed between meal times" or "See meal times for 
hours" or "contact site for days open & meals served"
3/14/16 JWK Looking to see if this can be changed to "general info" and 
used for special information, re: unique closed dates (closed July 4) or 
access info (meet at tennis courts in park)

SFSP or SS)

State agency site ID or reference key. This field can assist in communication with  106‐001
FNS in identifying, updating and deleting specific sites. This field will not be made 
public. 

26

State Sponsor ID Number

Optional

27

soo‐x

Optional

28

soo‐y

Optional

text ‐ 255 characters

State agency sponsor ID or reference key. This field will not be made public. 

numeric ‐ 25 characters

PLEASE NOTE:  if your State has already geocoded your sites, please include the x 
coordinate of the site here
PLEASE NOTE:  if your State has already geocoded your sites, please include the y 
coordinate of the site here

numeric ‐ 25 characters

106

OVERVIEW OF MAJOR STEPS
Below are the five major steps performed for each of the 19 cycles during the Summer Food Site Finder season.  
More detailed information can be found at the Summer Food PartnerWeb site: https://www.partnerweb.usda.gov/communities/SF‐SummerRocks‐states/Pages/Home.aspx   
Step 1:  Review template and supporting material for 2019

Step 2:  Baseline/add new data for 2019

Use this excel file together with the FNS‐905 Template‐2019 excel file.  The FNS‐ Communicate to FNS via email:  [email protected] 
 ..................................................................
905 template is a "data template" for submitting sites to FNS.  It is in the 
Visit the Portal to access this material any time, and to see the status 
format needed to successfully upload data  into the Summer Site Finder and 
of your state throughout the cycles over the course of 2019.
Capacity Builder.   Please read through this guide to ensure your data will meet 

validation requirements, and submit questions to 
https://www.partnerweb.usda.gov/communities/SF‐SummerRocks‐
[email protected].    
states 

  .................................................................
This guide describes how each column in the template is used .   You will see 
You'll find the USPS addressing standards at this site: 
additional FNS fields on any site lists we report back to you about 
http://pe.usps.gov/cpim/ftp/pubs/Pub28/pub28.pdf
process/cycle runs.     

Please review this guide and the data template.  Instructions and data fields 
have been clarified.    
Please complete all REQUIRED fields.
NEW: 
COMMENTS: WILL BE PUBLIC.  Stakeholder feedback indicated that directions 
and other information would be useful to share with the public here. 
Morning and Afternoon Snack times are now in two columns to ease 
confusion.

x and y coordinates can now be completed by States.  Stakeholders indicated 
this would be easier for them and help improve site location on the Summer 
Site Finder.

Step 3:  Review results/feedback 

Step 4:  Submit Cycle updates (after the 
first successful upload in Step 2)

Step 5: Review

FNS will notify you once you have successfully processed through an entire 
cycle.  If some, but not all, sites succeeded all the way through, we can provide 
you with a list of the sites that did not pass.  You can resubmit those in a future 
cycle with corrections.

New: Common issues now highlight the issue in the form allowing you to 
correct it.   The "Custom Sort" option under "Sort & Filter" will allow you to 
sort by cell color and display those highlighted cells first, making it easier to 
correct errors.
PLEASE REMEMBER THAT THIS YEAR WE ONLY WANT NEW SITES or SITES THAT 
HAVE BEEN CORRECTED/UPDATED.  DO NOT RESUBMIT SITES THAT HAVE 
SUCCESSFULLY UPLOADED.  We can give you this list of passed/failed sites at 
your request.

Steps 4 and 5 are "Cycle runs" where you can submit new sites.  Once you have 
successfully baselined, you can submit new data during cycles at any time, as 
needed.
same as Step 3.