SED Institution Contact Materials

ATTACHMENT 7: SED Institution Contact Materials
EMAIL TO NOTIFY IC OF SED WEB 2022 LAUNCH
Subject: Launch of the 2022 Survey of Earned Doctorates
Dear :
Thank you for your continued support of the Survey of Earned Doctorates (SED) and welcome to the 2022 SED!
The 2022 survey is now available on the web for all research doctoral students who expect to graduate
between July 1, 2021 and June 30, 2022.
Your students can access the SED web survey at https://sed-ncses.org, the same URL from last year.
As we informed you last year, the 2022 SED is only available on the web only. If your institution was using the
paper questionnaires, we encourage you to transition to the web survey. The web survey should be easier for
your graduates and for you to track their survey completions.
The 2022 SED Job Aid is available at https://sedsurvey.org/Content/pdf/SED_IC_JobAid_2022_Final.pdf. The
Job Aid provides an overview of your role as the Institution Contact (IC) and includes helpful FAQs. All the
survey materials are also available on the website for the ICs at https://sedsurvey.org/Home/ICAT. For more
detail information about the SED, please go to https://sedsurvey.org.
If you have any changes in the Institution Contact and Graduate Dean contact information, please send the
updated information to [email protected].
For any questions or concerns, please contact us at 1-877-256-8167 or [email protected].
Thank you again for your support.
Sincerely,
Kelly H. Kang
Project Officer
Survey of Earned Doctorates
National Center for Science and Engineering Statistics
National Science Foundation
For information on the SED, please visit https://nsf.gov/statistics/srvydoctorates/.
SED is collected under contract by RTI International, a nonprofit research organization, for NSF.

JOB AID, ENGLISH, page 1

2021 Survey of Earned Doctorates

Institution Contact Job Aid
Welcome!
Welcome to the 2022 cycle of the Survey of Earned Doctorates (SED). The SED is an annual census of all research
doctorate recipients from U.S. accredited institutions. The goal is to gather objective data about doctoral
graduates, which help improve graduate education by providing governmental and private agencies with the
information necessary to make program and policy decisions.
In addition, participating institutions receive data about their own doctorate recipients which can be used for
institutional program evaluation and improvement.
The survey is conducted by the National Science Foundation in collaboration with the National Institutes of
Health, the U.S. Department of Education, and the National Endowment for the Humanities. The SED data
collection activities are currently contracted to RTI International.
Each institution awarding research doctorates appoints an institution contact (IC) who helps facilitate the
administration and completion of the SED. Over the past few decades, ICs have successfully ensured extremely
high response rates – above 90 percent – for the more than 50,000 research doctorate recipients who
graduate each year. This commitment to data quality is critical to ensuring the integrity of these
comprehensive data on U.S. research doctorate recipients.

ICAT Website
The SED Institution Contact Administrative Tool (ICAT) https://sedsurvey.org/Home/ICAT contains
information and helpful tools to assist ICs administer the SED on their campus. On the website, ICs can
obtain survey materials to distribute to graduating research doctorates, transmit various SED forms and files,
and maintain contact information for key personnel responsible for SED administration. Furthermore, ICs can
view their school’s response rate, SED document submission status, and students’ survey response status.
The ICAT allows you to access the following:
 View informational brochures, current and past SED questionnaires, FERPA exemption letter, and the
SED’s Confidentiality and Privacy policy.
 Update contact information for Deans, Institution Contacts, and List Coordinators.
 The SED Response Rate table displays various counts for each graduation date provided in the
graduation list.
 The SED Response Status table displays various student counts, including ineligible students and
students who have completed the survey versus students who have not.
 The Document Status table displays all documents needed from your school and their current status.
 The Student List displays all students currently in the SED’s records, along with their survey status
(Complete, In Progress, Not Started, Receipted), for any open round of data collection.

IC Contact Information
If you are new to the IC role or your contact information has changed, please email your updated contact
information to [email protected].

JOB AID, ENGLISH, page 2

Eligible Types of Doctorates
The SED includes research doctorates only; for this survey, a r esearch doctorate is a doctoral degree that
requires the completion of an original intellectual contribution in the form of a dissertation or an equivalent
culminating project (such as a musical composition), and that is not primarily intended as a degree for the
practice of a profession.
Types of research doctoral degrees eligible for the Survey of Earned Doctorates
Abbreviation

Degree title

PhD

Doctor of Philosophy

DA

Doctor of Arts

DBA

Doctor of Business Administration

DDes

Doctor of Design

DEng, DESc, DES

Doctor of Engineering or Engineering Science

DFA

Doctor of Fine Arts

DHL

Doctor of Hebrew Letters

DMA

Doctor of Musical Arts

DME

Doctor of Music Education

DML

Doctor of Modern Languages

DNSc

Doctor of Nursing Science

DPH

Doctor of Public Health

DSc, ScD

Doctor of Science

EdD

Doctor of Education

JCD

Doctor of Canon Law

JSD, SJD

Doctor of Juridical Science

STD

Doctor of Sacred Theology

ThD

Doctor of Theology

The PhD is the most common research doctorate degree. Recipients of professional, practitioner, or
applied doctorates – such as MD, DDS, JD, PsyD, DMin, PharmD and DNP degrees – are NOT included in
the SED.
However, in some institutions, there are some doctoral degree programs that may be equivalent to the
PhD, such as the Doctor of Education, Doctor of Science, and the Doctor of Engineering; these should be
included in the SED ONLY if the NSF has determined that these particular degrees at your institution are
research degrees.
If your institution has a medical school, please make sure that any research doctorates awarded through
the medical school are included in the SED. If you have any questions about a SED eligible degree
awarded by your institution, please call us toll-free at 1-877-256-8167.

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Types of Data Requested (2022 SED Eligibility Period: July 1, 2021 - June 30, 2022)
Graduation Lists
Address Roster

•are required to ensure the SED has an accurate base

count of your doctoral graduates.

•contact information requested only for students who
have yet to complete the survey, where contact
information was not provided on the Graduation List

•a subset of critical data items requested only for
Missing Information Roster
students who have yet to complete the survey.

(1) GRADUATION LIST:


After each graduation date during the eligibility period, please submit each graduation list
within 2 months of the graduation date.



Graduation lists are needed to ensure we have an accurate base count of your doctoral graduates.



Following information is requested for each student:
• Student’s First and Last Name
• Email Address
• Graduation Month/Year
• Physical Mailing Address
• Degree Type (PhD, EdD, JSD, etc.)
• Telephone number
• Doctoral Field of Study
• Advisor’s Name

(2) ADDRESS ROSTER (Requested only if contact information was not provided on the Graduation List and
only for students who have yet to complete the survey):


Requested two times during the eligibility period.



Address roster information is needed to contact the students to complete the survey.



Following information is requested for each student:
• Student’s Email Address
• Physical Mailing Address
• Telephone Number

(3) MISSING INFORMATION ROSTER (MIR):


Requested near the end of data collection.



Missing Information Roster (MIR) information are a subset of critical data items for students who
have not completed the survey.



Following information is requested for each nonresponding student.
• Student’s Doctoral Field of Study
• Birthdate
• Sex
• Citizenship
• Ethnicity and Race
• Bachelor’s Degree Year, Institution Name and Location
• Post Degree Location (U.S. or Out of U.S.)

JOB AID, ENGLISH, page 4

Step-by-Step Instructions

1

3-4 months before graduation, distribute the SED web survey link— https://sed-ncses.org

2
3

Monitor SED web survey completion status on the ICAT's Student Status page

Within two months after each graduation date, submit a graduation list via the ICAT.

1. 3-4 months before graduation, distribute the SED web survey link— https://sed-ncses.org — for each
student applying for graduation or award of a research doctorate. The SED web survey can be linked to
your institution’s exit survey or included in a graduation checklist for your research doctorates.
2. Monitor SED web survey completion status on the ICAT for each upcoming graduate and follow-up
regularly with doctoral recipients who have not yet completed the survey.
3.

Within 2 months of each graduation date, use the Excel template on the ICAT to upload a final
graduation list. Alternatively, you may upload a Word document or a copy of an annotated
commencement program.

2022 SED Timeline
Graduation Eligibility Period

July 1, 2021 – June 30, 2022

SED Web Survey Available to Institutions

May 2021

Submit Graduation Lists

Quarterly

Submit Address Rosters
(if needed)

March 2022 and August 2022

Submit Missing Information Rosters
(if needed)

October 2022

Deadline to Submit Graduation Lists

October 15, 2022

Data Collection Ends

December 31, 2022

JOB AID, ENGLISH, page 5

SED Frequently Asked Questions (FAQs)
 What is the student SED web survey link?
https://sed-ncses.org – we suggest adding this survey link to a graduation checklist.
 What is the Institution Contact Administrative Tool (ICAT)?
The SED Institution Contact Administrative Tool (ICAT), https://sedsurvey.org/Home/ICAT, contains
information and helpful tools to assist ICs administer the SED on their campus. Please see page 1 of this
document for more information.
 What are the roles of an Institution Contact (IC) and a List Coordinator (LC)?
o Each school has the option of having one Institution Contact (IC) and one List Coordinator (LC). These two
roles are granted access to the Institution Contact Administrative Tool (ICAT).
o The main responsibilities of an Institution Contact (IC) are to:
• direct your research doctorate students to complete the survey at https://sed-ncses.org.
• provide a Graduation List of research doctorate graduates via the ICAT system, preferably within
2 months of each graduation period.
o If your school has both an Institution Contact (IC) and a List Coordinator (LC):
• The IC is responsible for directing research doctorates to complete the survey.
• The LC is responsible for providing graduation lists (and other requested data, as needed) of research
doctorate graduates via the ICAT system, preferably within 2 months of each graduation period.
 Where do I find my ICAT username?
When you were identified as an IC or LC, you were sent login credentials via email. If you cannot locate that
email, you may retrieve your ICAT username by contacting the SED Help Desk at 877-256-8167 or
[email protected]. For security purposes, Help Desk staff are unable to provide password information.
 How do I reset my ICAT password?
1. Go to https://sedsurvey.org/Home/ICAT
2. Enter your username
3. Click “forgot password”
4. A password reset email will be sent to you
Note: some institution email security settings will prevent automated email from reaching your inbox. If you
cannot find the password reset email in your inbox, spam, or junk folders, please email the SED Help Desk at
[email protected] and we will manually forward the email to you.

 How do I update my contact information?
You may update contact information by notifying us at [email protected] or by calling us at 877-256-8167.
 Where do I find my SED institution ID?
You may retrieve your SED Institution ID by contacting the SED Help Desk at 877-256-8167 or [email protected].
Your Institution ID is also included in all Graduation List email prompts, in the email subject line.

JOB AID, ENGLISH, page 6

SED Frequently Asked Questions (FAQs) continued
 Can I receive copies of the Certificate of Completion email that is sent to the student?
Yes. We can identify one email address to be cc’d on the email sent to the student, upon completion of their
survey. Please email [email protected] to make this request.
 How often should I provide a graduation list?
As a general practice, we ask that graduation lists be provided within two months of each graduation date.
 Where do I find the graduation list excel template?
1.
2.
3.
4.
5.

Log into ICAT https://sedsurvey.org/Home/ICAT
Select Data Collection menu
Select Graduation Lists, download excel template
Enter student information in template
Submit graduation list via the Upload Forms page

 What should I title my graduation list?
Please include the month/year in your file title. Our suggestion is to title your graduation list using the
following format: “MonthYear_GraduationList_School”
Examples: December2021_GraduationList_HarvardLaw
January_March2022_GraduationList_EastCarolinaUniv
 What data is requested on the Graduation List?
o
o
o
o
o
o
o
o

Student first and last name
Graduation Month/Year
Degree Type (PhD, EdD, JSD, etc.)
Field of Study
Student email address
Student physical mailing address
Student phone number
Advisor’s name

 What is the difference between the Graduation List and the Address Roster?
Graduation lists are a complete list of all eligible research doctorate per conferral date (graduation).
Address Rosters are a subset of students who were previously reported on a graduation list(s) but have
yet to complete the survey. For more information about data each list requests, please see page 3 of this
document.
 How do I request my institution’s data?
There are several types of data requests available to you. Please visit the ICAT for instructions.
1. Log into ICAT https://sedsurvey.org/Home/ICAT
2. Select Study Results menu
3. Select Institution Data
4. Follow directions to request Institution Datasets or Preliminary Institution Files

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SED Frequently Asked Questions (FAQs) continued
 A student told me their graduation date is not available to register for the SED—what should I do?
If your student is attempting to register for a survey cycle that is not yet available, their graduation date
will not be visible in the drop-down menu. Please ask your student to email the SED Help Desk at
[email protected] for instructions.
Each survey cycle is associated with a specific range of graduation dates. For example:
SED 2022 cycle allows access to students with graduation dates between July 1, 2021 – June 30, 2022
SED 2021 cycle allows access to students with graduation dates between July 1, 2020 – June 30, 2021
A couple of months prior to a new cycle beginning, the new SED survey becomes available online. When a
new cycle’s survey becomes available, SED Institution Contacts will receive a “Launch” email notifying the
institution.
 A student registered with the incorrect graduation date and/or misspelled their name—what should I
tell the student?
The SED staff can make this correction on behalf of the student. Please ask your student to contact the SED
Help Desk at [email protected] with the following information:
o First and Last Name
o Certificate of Completion confirmation number
o Description of the error/what information needs to be corrected
o Description of the correct information

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Encuesta de Doctorados Obtenidos de 2021

Plan de trabajo para contactos institucionales
¡Bienvenido!
Bienvenido al ciclo de 2022 de la Encuesta de Doctorados Obtenidos (SED, por sus siglas en inglés). La encuesta SED es un
censo anual de todos los egresados de un doctorado de investigación de las instituciones acreditadas en los Estados
Unidos. El objetivo es recolectar datos sobre los egresados de doctorado, que ayudarán a mejorar la educación de
postgrado, al proporcionar a las agencias de gobierno y privadas la información necesaria para tomar decisiones sobre
programas y política.
Además, las instituciones participantes reciben datos sobre sus propios egresados de doctorado que pueden ser
utilizados para la evaluación y mejoramiento de programas institucionales.
La Fundación Nacional de Ciencias (NSF por sus siglas en inglés) lleva a cabo la encuesta en colaboración con los Institutos
Nacionales de la Salud, el Departamento de Educación de los Estados Unidos y el Fondo Nacional para la Humanidades.
RTI International fue contratado para las actividades de recolección de datos de SED.
Cada institución que otorga doctorados en investigación designa un contacto de la institución (IC) que ayuda a facilitar la
administración y realización de la encuesta SED. Durante las últimas décadas, los contactos de la institución han logrado
asegurar con éxito altos niveles de respuesta – más de 90 por ciento – para más de 50,000 egresados de doctorado de
investigación que se gradúan cada año. Este compromiso a la calidad de los datos es vital para asegurar la integridad de estos
datos amplios sobre los egresados de doctorados en investigación en los Estados Unidos.

Sitio web de ICAT
La herramienta administrativa del contacto de la institución (ICAT, por sus siglas en inglés)
https://sedsurvey.org/Home/ICAT contiene información y herramientas útiles para ayudar a que los contactos de la
institución administren la encuesta SED en su recinto. En el sitio web, los contactos de la institución pueden obtener los
materiales de la encuesta para distribuir a los egresados con un doctorado en investigación, transmitir varios
formularios y archivos de la encuesta de doctorados Obtenidos (SED), y mantener la información de contacto del
personal clave responsable por la administración de la encuesta SED. Además, los contactos de la institución pueden ver
el resumen con el nivel de respuesta, estatus de documentos y encuestas de los estudiantes. El sito web de ICAT le
permite tener acceso a las siguientes opciones:
 Ver folletos informativos, el cuestionario SED actual y los cuestionarios pasados, la carta de exención de FERPA y
la política de confidencialidad y privacidad de SED.
 Actualizar información de contacto para los directores/decanos de facultades ('deans'), los contactos de la
institución y la lista de coordinadores.
 La tabla de nivel de respuesta de SED muestra varios conteos por cada fecha de graduación, donde se ha
proporcionado una lista de graduación.
 La tabla de estatus de respuesta muestra varios conteos de estudiantes por cada fecha de graduación para su
escuela, incluye si hay estudiantes no elegibles y la cantidad de estudiantes que han completado la encuesta
comparado con los que no lo han hecho.
 La tabla de estatus del documento muestra todos los documentos necesarios de su escuela y su estatus actual.
 La lista de estudiantes muestra todos los estudiantes que actualmente están en los registros de SED, junto con
su estatus de encuesta (completa, en proceso, no se ha comenzado, recibida), para cualquier ronda de
recolección de datos abierta.

Información de contacto de contactos institucionales

Si usted es nuevo en el rol de contacto de la institución o su información de contacto ha cambiado, por favor envíe su
información de contacto a [email protected].

JOB AID, SPANISH, page 2

Tipos de doctorados que reúnen los requisitos para ser incluidos
La encuesta SED solamente incluye doctorados en investigación; para esta encuesta, un doctorado de investigación es un
título de doctorado que requiere completar una contribución intelectual original en forma de una tesis doctoral o un
proyecto culminante equivalente (tal como una composición musical), y que no es principalmente un título para ejercer
una profesión.
Tipos de estudios de doctorado de investigación que reúnen los requisitos para la Encuesta de Doctorados Obtenidos
Abreviación

Tipo de título

PhD

Doctorado en Filosofía

DA

Doctorado en Artes

DBA

Doctorado en Administración de Empresas

DDes

Doctorado en Diseño

DEng, DESc, DES

Doctorado en Ingeniería o Ciencias de Ingeniería

DFA

Doctorado en Bellas Artes

DHL

Doctorado en Letras Hebreas

DMA

Doctorado en Arte Musical

DME

Doctorado en Educación Musical

DML

Doctorado en Lenguas Modernas

DNSc

Doctorado en Ciencias de la Enfermería

DPH

Doctorado en Salud Pública

DSc, ScD
EdD
JCD
JSD, SJD
STD
ThD

Doctorado en Ciencias
Doctorado en Educación
Doctorado en Abogacía/Leyes
Doctorado en Ciencia Judicial
Doctorado en Teología Sagrada
Doctorado en Teología

El doctorado (PhD) es el título más común de doctorado en investigación. Los egresados de títulos profesionales
avanzados o doctores practicantes/aplicados - como Doctorado en Medicina (MD), Doctorado en Cirugia Dental
(DDS), Abogacía/leyes (JD), Doctorado en Psicología (PsyD), Doctorado en Ministerio (DMin), Doctorado en
Farmacia (PharmD) y Doctorado en Salud Pública (DNH) – NO se incluyen en la encuesta SED.
Sin embargo, algunas instituciones cuentan con algunos programas de doctorado que pueden ser equivalentes a
un PhD, tales como Doctor en Educación, Doctor en Ciencias y Doctor en Ingeniería; estos doctorados deben ser
incluidos en SED SOLO si la Fundación Nacional de Ciencias (NSF) ha determinado que esos títulos en particular
de su institución son clasificados como títulos de investigación.
Si su institución tiene una facultad de medicina, asegúrese que los doctorados en investigación otorgados a
través de la facultad de medicina son incluidos en la encuesta SED. Si tiene alguna pregunta sobre la inclusión en
la encuesta SED de un doctorado otorgado por su institución, llámenos a la línea gratis de teléfono 1-877-2568167.

JOB AID, SPANISH, page 3

Tipos de datos solicitados (Periodo de elegibilidad de SED de 2022: 1o de julio de 2021 al 30 de junio de

2022)

Listas de graduación
Lista de direcciones
Información faltante en
la lista

•son necesarias para asegurar que la encuesta SED incluya una

cantidad básica precisa de sus egresados de doctorado.
•información de contacto solicitada únicamente para los estudiantes
que aún no han completado la encuesta, es decir, que la
información de contacto no fue proporcionada en la lista de
graduación.
•un subconjunto de datos fundamentales solicitados solamente
para estudiantes que aún no han completado la encuesta

(1) LISTA DE GRADUACIÓN:
 Después de cada fecha de graduación dentro del periodo de elegibilidad, entregue cada lista de
graduación en los siguientes 2 meses de la fecha de graduación.
 Las listas de graduación son necesarias para asegurar que tenemos una cantidad base exacta de los
egresados de doctorado.
 Se solicita la siguiente información sobre cada estudiante:
• El nombre y apellido del estudiante
•Dirección de correo electrónico
• Mes y año de graduación
•Dirección física de correo postal
• Tipo de titulación (PhD, EdD, JSD, etc.)
•Número de teléfono
• Campo de estudios del doctorado
• Nombre del asesor
(2) LISTA DE DIRECCIONES (Información solicitada solo si el contacto de información no se proporcionó en
la lista de graduación y únicamente para los estudiantes que aún no han completado la encuesta):
 Se solicita dos veces durante el periodo de elegibilidad.
 La información en la lista de direcciones es necesaria para contactar a los estudiantes para que
completen la encuesta.
 Se solicita la siguiente información sobre cada estudiante:
• Dirección de correo electrónico del estudiante
• Dirección física de correo postal
• Número de teléfono
(3) LISTA DE INFORMACIÓN FALTANTE (MIR, por sus siglas en inglés):
 Información solicitada casi al final de la recolección de datos.
 La lista de información faltante (MIR) es un subconjunto de los datos fundamentales de los
estudiantes que no han completado la encuesta.
 Se solicita la siguiente información sobre cada estudiante que no ha respondido.
• Campo de estudios del doctorado del estudiante
• Fecha de nacimiento
• Sexo
• Ciudadanía
• Origen étnico y raza
• Año en que obtuvo el título universitario, nombre y ubicación de la institución académica
• Ubicación de la institución académica del título de postgrado (En los Estados Unidos o fuera de
los Estados Unidos)

JOB AID, SPANISH, page 4

Instrucciones paso a paso
3 a 4 meses antes de la graduación, distribuya el enlace web a la encuesta SED— https://sedncses.org
Monitorear el estatus de las encuestas web de SED que se completen en la página de estatus
del estudiante de ICAT
Enviar la lista de graduación a través de ICAT en los siguientes dos meses después de la fecha de
graduación.
1. 3 a 4 meses antes de la graduación, distribuir el enlace web a la encuesta SED — https://sedncses.org—para cada estudiante que está solicitando graduarse o cuando se otorga un doctorado
en investigación. La encuesta web de SED se puede enlazar con la encuesta de salida o se puede
incluir con la lista de verificación de graduación de los doctorados en investigación.
2. Monitorear el estatus de las encuestas web de SED que se completen en ICAT para cada egresado y
dar seguimiento regularmente con los egresados de doctorado que aún no han completado la
encuesta.
3. En los siguientes 2 meses después de la fecha de graduación, utilizar la plantilla de Excel en ICAT
para subir la lista final de graduación. Como alternativa, puede cargar un documento Word o una
copia del programa de graduación con anotaciones.

Desarrollo cronológico de la encuesta SED 2022

Período de elegibilidad de graduación

1o de julio de 2021 al
30 de junio de 2022

Encuesta web de SED disponible para las
instituciones

Mayo de 2021

Enviar listas de graduación

Trimestralmente

Enviar listas de direcciones
(si es necesario)

Marzo de 2022 y agosto de 2022

Enviar listas de información faltante
(if needed)

Octubre de 2022

Fecha límite para enviar las listas de graduación

Octubre 15, 2022

Fin de la recolección de datos

31 de diciembre de 2022

JOB AID, SPANISH, page 5

Preguntas más frecuentes sobre SED
 ¿Cuál es el enlace a la encuesta web de estudiantes SED?
https://sed-ncses.org – sugerimos que se agregue el enlace a la encuesta a la lista de verificación de
graduación.
 ¿Qué es la herramienta administrativa del contacto de la institución (ICAT por sus siglas en inglés)?
La herramienta administrativa del contacto de la institución (ICAT), https://sedsurvey.org/Home/ICAT,
contiene información y herramientas útiles para ayudar a que los contactos de la institución administren la
encuesta SED en su recinto. Vea la página 1 de este documento para más información.
 ¿Cuáles son las funciones del contacto de la institución (IC) y las del coordinador de la lista (LC)?
o Cada escuela tiene la opción de tener un contacto de la institución (IC) y un coordinador de la lista (LC). A
estos dos puestos se le permite el acceso a la herramienta administrativa del contacto de la institución
(ICAT).
o Las responsabilidades principales de un contacto de la institución (IC) son:
• dirigir a los estudiantes de doctorado de investigación a completar la encuesta en https://sedncses.org
• proporcionar una lista de graduación de los egresados de doctorado de investigación a través del
sistema ICAT, de preferencia en los siguientes 2 meses de cada periodo de graduación.
o Si su escuela tiene ambos, un contacto de la institución (IC) y un coordinador de la lista (LC):
• El contacto de la institución (IC) es responsable de dirigir a los doctores en investigación a completar
la encuesta
• El coordinador de la lista (LC) es responsable de proporcionar listas de graduación (y otros datos
solicitados, cuando sea necesario) de los egresados de doctorado de investigación a través del
sistema ICAT, de preferencia en los siguientes 2 meses de cada periodo de graduación.
 ¿Dónde puedo encontrar mi nombre de usuario de ICAT?
 Cuando usted fue identificado para el rol de contacto de institución o de coordinador de la lista, se le
enviaron sus credenciales de acceso por correo electrónico. Si no puede localizar el mensaje
electrónico, puede recuperar su nombre de usuario de ICAT comunicándose con el servicio de
asistencia técnica de SED al 877-256-8167 o [email protected]. Por motivos de seguridad, el personal de
servicio de asistencia técnica no puede dar información de contraseña.
 ¿Cómo restablezco mi contraseña de ICAT?
1. Vaya a https://sedsurvey.org/Home/ICAT
2. Ingrese su nombre de usuario
3. Haga clic en “forgot password” (“olvidó su contraseña”)
4. Se le enviará un mensaje electrónico para restablecer su contraseña
Nota: la configuración de seguridad de algunas instituciones va a prevenir que mensajes electrónicos automáticos
lleguen a su bandeja de entrada. Si no puede encontrar el mensaje electrónico para restablecer su contraseña en la
bandeja de entrada, en 'spam' o en la carpeta de correo basura, envíe un mensaje electrónico al servicio de asistencia
técnica de SED a [email protected] y le remitiremos el mensaje electrónico en forma manual.

 ¿Cómo actualizo mi información de contacto?
Puede actualizar su información de contacto avisándonos a [email protected] o llamándonos al 877-256-8167.
 ¿Dónde puedo encontrar mi identificación de institución de SED?
Puede recuperar su identificación de SED comunicándose con el servicio de asistencia técnica al 877-2568167 o por correo electrónico a [email protected]. Su identificación de institución también se incluye en todos los
mensajes electrónicos que mencionan la lista de graduación en la línea de asunto del mensaje de correo
electrónico.

JOB AID, SPANISH, page 6

Preguntas más frecuentes sobre SED continuación
 ¿Puedo recibir copias del mensaje de correo electrónico que se envía al estudiante que certifica haber
completado la encuesta?
Sí. Podemos identificar una dirección de correo electrónico a copiar en el mensaje de correo electrónico
que se envía al estudiante, una vez que el estudiante complete su encuesta. Envíe un mensaje de correo
electrónico a [email protected] para hacer esta solicitud.
 ¿Con qué frecuencia debo proporcionar una lista de graduación?
Por lo general, pedimos las listas de graduación en los siguientes dos meses de cada fecha de graduación.
 ¿Dónde encuentro la plantilla Excel con la lista de graduación?
o Inicie la sesión en ICAT https://sedsurvey.org/Home/ICAT
o Seleccione el menú de recolección de datos
o Seleccione listas de graduación, descargar plantilla Excel
o Ingrese la información del estudiante en la plantilla
o Envíe la lista de graduación a través de la página “Upload Forms” (“Cargar formularios”)
 ¿Qué título le debo poner a la lista de graduación?
Por favor incluya el mes/año en el nombre del archivo. Nuestra sugerencia es que el nombre de la lista de
graduación use el siguiente formato: “MonthYear_GraduationList_School”
(“MesAño_ListadeGraduación_Escuela”)
Ejemplos: “December2021_GraduationList_HarvardLaw”
(“Diciembre2021_ListadeGraduación_HarvardLaw”)
“January_March2022_GraduationList_EastCarolinaUniv”
(“Enero_Marzo2022_ListadeGraduación_EastCarolinaUniv”)
 ¿Qué datos se piden en la lista de graduación?
o Nombre y apellido del estudiante
o Mes y año de graduación
o Tipo de titulación (PhD, EdD, JSD, etc.)
o Campo de estudios
o Dirección de correo electrónico del estudiante
o Dirección física de correo postal del estudiante
o Número de teléfono del estudiante
o Nombre del asesor
 ¿Cuál es la diferencia entre la lista de graduación y la lista de direcciones?
Las listas de graduación son una lista completa de todos los doctorados de investigación elegibles por fecha
de otorgamiento (graduación).
Las listas de direcciones son un subconjunto de estudiantes que fueron reportados previamente en una(s)
lista(s) de graduación pero aún no han completado la encuesta. Para obtener más información sobre los
datos que cada lista solicita, consulte la página 3 de este documento.
 ¿Cómo solicito los datos de mi institución?
Hay varios tipos de solicitudes de datos disponibles. Visite el sitio ICAT para instrucciones.
o Inicie la sesión en ICAT https://sedsurvey.org/Home/ICAT
o Seleccione el menú de resultados del estudio
o Seleccione datos de la institución
o Siga las instrucciones para solicitar base de datos o archivos institucionales preliminares

JOB AID, SPANISH, page 7

Preguntas más frecuentes sobre SED continuación
 Un estudiante me dijo que su fecha de graduación no está disponible para el registro en SED— ¿qué debo
hacer?
Si un estudiante está tratando de registrarse en un ciclo de encuesta que aún no está disponible, la fecha de
graduación no será visible en el menú desplegable. Pida al estudiante que envíe un mensaje electrónico al
servicio de asistencia técnica de SED a [email protected] para instrucciones.
Cada ciclo de encuesta está asociado con un rango específico de fechas de graduación. Por ejemplo:
El ciclo SED 2022 permite acceso a los estudiantes con fechas de graduación entre el 1o de julio de 2021 al
30 de junio de 2022.
El ciclo SED 2020 permite acceso a los estudiantes con fechas de graduación entre el 1o de julio de 2020 al
30 de junio de 2021.
Un par de meses antes de que comience el nuevo ciclo, la nueva encuesta SED estará disponible por
Internet. Cuando un nuevo ciclo de encuesta está disponible, el contacto de la institución recibirá un
mensaje electrónico de “lanzamiento” de la encuesta para notificar a la institución.
 Un estudiante se registró con una fecha de graduación incorrecta y/o no ingresó bien su nombre—¿qué le
digo al estudiante?
El personal de SED puede hacer esta corrección a nombre del estudiante. Pida al estudiante que se
comunique con el servicio de asistencia técnica de SED a [email protected] con la siguiente información:
o Nombre y apellido
o Número de confirmación que certifica que completó la encuesta
o Descripción del error o qué información se necesita corregir
o Descripción de la información correcta

AUTOMATICALLY GENERATED EMAIL TO NEW INSTITUTION CONTACT (IC) OR LIST COORDINATOR (LC)
Subject: Survey of Earned Doctorates (SED): ICAT Login Credentials
Dear :
We appreciate your interest in the National Science Foundation’s Survey of Earned Doctorates (SED). We
understand that you have requested login credentials for your institution’s ICAT website.
The SED Institution Contact Administrative Tool (ICAT) contains information necessary for ICs to administer
the SED on their campus. To access your institution’s ICAT, please click https://sedsurvey.org/Account/Login.
UserName:
Password:
You will be asked to change your password on your first login.
Please reply to this email or contact us at 1-877-256-8167 if you have any questions.
Sincerely,
Patricia J. Green
Project Director
Survey of Earned Doctorates
RTI International

EMAIL TO NEW INSTITUTION CONTACT
Subject: Survey of Earned Doctorates (SED) Institutional Contact Information
Dear ,
You have now been designated as the Institution Contact (IC) for . You should have received an
automated email from [email protected], which contains your username, temporary password, and a link to the
Institution Contact Administrative Tool (ICAT), which you will use to upload related documentation.
The most common uses of the ICAT are to (1) upload documents (Graduation Lists, Address Rosters, Missing
Information Rosters) and to (2) look at students’ survey statuses (Registered, In Progress, or Complete). I have also
attached the 2022 SED Job Aid, which provides an overview of your role as the Institution Contact (IC). It includes
helpful FAQs on pages 5-7.
The main responsibilities of an Institution Contact (IC) are to:
1. Direct your research doctorate students to complete the survey at https://sed-ncses.org. We highly
recommend the survey link be listed on a graduation checklist.
2. Provide a Graduation List of research doctorate graduates per graduation. I have also attached a Graduation
List Template you can use to provide the requested data.
To Submit a Graduation List
1. Go to https://sedsurvey.org/Home/ICAT
• Enter your username and password.
• Click “forgot password” if you cannot recall your password.
2. Click on Upload Forms, located at top left of page
3. Select “Graduation List”
4. Click the Upload Graduation List button
5. The successfully uploaded file will appear in two places:
(1) Recent Uploads section on the Uploads Forms page
(2) Document Status table on the School Summary (Home) page.
**Your Institution ID is **
Please do not hesitate to contact us with any questions or if you need additional clarification.
Best,
SED Data Collection Team
Tel: 1-877-256-8167| [email protected]
SED Survey Link: https://sed-ncses.org
SED Info Site: https://sedsurvey.org/
SED 2018 Results: https://ncses.nsf.gov/pubs/nsf20301/
More Info: https://www.nsf.gov/statistics/srvydoctorates/

GRADUATION LIST PROMPTING EMAIL – SUMMER, FALL, SPRING, WINTER
Subject: Graduation List for the Survey of Earned Doctorates
Dear ,
Thank you for your institution’s continued support of the Survey of Earned Doctorates (SED).
At this time, we would like to ask you to submit your institution’s graduation list(s) for all students awarded a
research doctoral degree in .
To submit the graduation list, please log onto your ICAT website, and follow the instructions below:
1. Go to https://sedsurvey.org/Home/ICAT and enter your username and password. (If you do
not know your password click “forgot password”, click “yes” to the question “I know my username” and enter
your username. Your password will be emailed to you.)
2. Click on the Upload Forms page
3. Select Graduation List
4. Download a Graduation List Template (if needed)
5. Enter the requested information into the Graduation Template
6. Click the Upload Graduation List button
7. A successfully uploaded file will appear in the list of Recent Form Uploads and in the Document Status table
on the School Summary page.
Should you have any questions, please contact us at 1-877-256-8167 or [email protected].
We really appreciate your assistance with our effort to collect accurate counts of the SED research doctorates in
the United States.
SED Data Collection Team
877-256-8167
[email protected]
Thank you for ensuring that your doctoral students are directed to https://sed-ncses.org to complete the SED.

ADDRESS ROSTER REQUEST— EMAIL TO INSTITUTION CONTACTS: LOW RESPONSE SCHOOLS
Subject: Information request for the Survey of Earned Doctorates
Dear :
Thank you for your continued support of the Survey of Earned Doctorates (SED). In order to maintain a high response
rate in the SED, we need your assistance in obtaining contact information for your graduates who have not yet
completed the survey, to encourage them to respond.
To access the Address Roster, please log in to the ICAT website (https://sedsurvey.org/Home/ICAT):
1. Log in using your ICAT Username and Password
2. Select the Data Collection menu and then Select Address Roster
a. Download the Address Roster (Excel spreadsheet)
b. Add the requested information for the graduates listed
3. Click on Upload Forms and select Address Roster
a. Upload the completed Address Roster
4. A successfully uploaded file will appear in the list of Recent Form Uploads and in the Document Status table on
the School Summary page
If you have any questions, please contact us at 877-256-8167 or at [email protected].
The student contact information is exempt from FERPA protections as per guidance from the United States
Department of Education. To review this document, click here:
https://edsurveys.rti.org/sedinfo/Content/pdf/FERPA_Letter_SED.pdf
Your prompt response to our request is greatly appreciated. Thank you in advance for your help.
Sincerely,
Kelly Kang
Project Officer
Survey of Earned Doctorates
National Center for Science and Engineering Statistics
National Science Foundation

ADDRESS ROSTER REQUEST— EMAIL TO INSTITUTION CONTACTS: HIGH RESPONSE SCHOOLS
Subject: Information request for the Survey of Earned Doctorates
Dear :
Thank you for your continued support of the Survey of Earned Doctorates (SED). We appreciate your efforts in
achieving a high SED response rate from your students. At this time, we need your assistance in obtaining contact
information for a few of your graduates who have not yet completed the survey.
To access the Address Roster, please log in to the ICAT website (https://sedsurvey.org/Home/ICAT):
1. Log in using your ICAT Username and Password
2. Select the Data Collection menu and then Select Address Roster
a. Download the Address Roster (Excel spreadsheet)
b. Add the requested information for the graduates listed
3. Click on Upload Forms and select Address Roster
a. Upload the completed Address Roster
4. A successfully uploaded file will appear in the list of Recent Form Uploads and in the Document Status table on
the School Summary page
If you have any questions, please contact us at 877-256-8167 or at [email protected].
The student contact information is exempt from FERPA protections as per guidance from the United States
Department of Education. To review this document, click here
https://edsurveys.rti.org/sedinfo/Content/pdf/FERPA_Letter_SED.pdf
Your prompt response to our request is greatly appreciated. Thank you in advance for your help.
Sincerely,
Kelly Kang
Project Officer
Survey of Earned Doctorates
National Center for Science and Engineering Statistics
National Science Foundation

MISSING INFORMATION ROSTER EMAIL TO INSTITUTION CONTACTS (ICs)
Subject: Survey of Earned Doctorates: Request for Important Information from NSF
Dear [Salutation] [Last Name]:
As Survey of Earned Doctorates (SED) for the academic year 2022 comes to a close, we need your assistance one
last time for important key information for the doctorate recipients from your institution who have not completed
the SED.
This year, in addition to the doctorate field of study name, please include the Classification of Instructional
Programs (CIP) code for the doctorate field of study, if available. Please see column “S” on the missing information
roster template.
To access the Missing Information Roster, please login to the SED ICAT website (https://sedsurvey.org/Home/ICAT).
1. Log in using your ICAT Username and Password
2. Select the Data Collection menu and then Select Missing Information Roster
a. Download the Missing Information Roster (Excel spreadsheet)
b. Add the requested information for the graduates listed
3. Click on Upload Forms and select Missing Information Roster
a. Upload the completed Missing Information Roster
4. A successfully uploaded file will appear in the list of Recent Form Uploads and in the Document Status table on
the School Summary page
We would appreciate your submission by October 31, 2022. If you have questions, please e-mail us at [email protected]
or call us at 877-256-8167.
The student information is exempt from FERPA protections as per guidance from the United States Department of
Education. To review this document, click here:
https://edsurveys.rti.org/sedinfo/Content/pdf/FERPA_Letter_SED.pdf.
Thank you for your continued assistance and support for this important national survey.
Sincerely,
Kelly Kang
Project Officer
Survey of Earned Doctorates
National Center for Science and Engineering Statistics
National Science Foundation

GRADUATE SCHOOL DEAN THANK YOU LETTER (SENT WITH 2021 SED DATA)
[Date]
[Salutation] [Fname Lname]
[Institution_Name]
[School_Name]
[Address 1]
[Address 2]
[City, State Zip]
Dear [Salutation] [Lname]:
On behalf of the National Science Foundation (NSF) and the other federal sponsors of the Survey of Earned
Doctorates (SED), I would like to thank you for your institution’s support of the SED.
The 2022 SED data collection ended a few months ago, and I want you to know how much we appreciate you and
your colleagues at «institution_name», especially «contact1_first_name» «contact1_last_name»,
«contact2_first_name» «contact2_last_name», the university contact(s) for assistance on the SED. Your support
and the work of your staff contribute to making the SED a rich and valuable database on doctoral educations.
Enclosed is the Doctorate Recipients from U.S. Universities report with the results from the 2021 SED (academic
year ending June 30, 2021). This report provides information on major trends in doctoral education and addresses
important question about doctorate recipients. The online version of the report, plus additional data tables can be
found at: http://www.nsf.gov/statistics/sed/.
Also enclosed is a profile of your institution’s research doctorate recipients from the 2022 SED. The profile includes
statistics on the demographic characteristics, debt status, and postdoctoral plans of your doctorate recipients, with
comparisons to national-level data and to data from peer institutions in the same Carnegie classification.
Your institution’s profile may be of limited use if many of your institution’s doctorate recipients did not respond to
the SED. At the bottom of the first page of the profile is a “response rate” calculation so that you can gauge your
doctorate recipients’ participation level in the SED (national average response rate is 92 percent). Each institution’s
contribution to attaining the highest response rate possible maximizes the usefulness of SED data.
Again, our thanks to you and your staff for helping to make the SED a success. We look forward to continued
collaboration with your institution on the SED.
Sincerely,
Kelly H. Kang
Project Officer
Survey of Earned Doctorates
National Center for Science and Engineering Statistics
National Science Foundation
cc: Coord 1, Coord 2

NEW INSTITUTION GRADUATE SCHOOL DEAN LETTER
[DATE]
[Dean FirstName LastName]
[Dean Title]
[School Name]
[Address 1]
[Address 2]
[City, State Zip]
Dear [Dean Title] [Dean LastName],
Based on a recent review of the research doctoral degree programs at [School Name], we have identified your
institution’s [ProgramName] as eligible for the Survey of Earned Doctorates (SED). I am writing to provide you with
an overview of the SED.
The SED is an annual census of U.S. research doctoral degree recipients, sponsored by the National Science
Foundation, the National Institutes of Health, the Department of Education, and the National Endowment of
Humanities. The SED provides valuable information to policymakers and leaders in higher education about the
characteristics of doctorate recipients and investments in graduate student support. Data collection activities are
currently contracted to RTI International. To view the latest SED annual report, please go to
https://ncses.nsf.gov/pubs/nsf20301/
The survey asks recent doctoral graduates about their educational history, post-graduation plans, and demographic
information. The survey data are aggregated into a profile for each institution, allowing you to assess doctorate
trends within your institution as well as those at other peer institutions. I am enclosing a brochure with additional
information about the survey.
The SED maintains extremely high response rates (92%) every year with the support of all doctorate granting
institutions in the U.S. Your institution is invited to participate in the SED by:
• Providing a list of all research doctoral degree recipients for each commencement from [School Name] for us
to establish an accurate survey frame of the graduates;
• Distributing the SED web survey URL to all graduates who earned a research doctorate in the current
academic year (July 1, 2021 – June 30, 2022); and
• Providing contact information for graduates who did not responded to the SED so that we can follow up with
a reminder to complete the survey.
At this time, we would like to request your nomination of an Institution Contact who can oversee the SED
administration at your institution. Please contact us at [email protected] or (877) 256-8167 with the nominee’s contact
information and any questions you may have. Thank you in advance for your participation and support of the SED.
Sincerely,
Kelly H. Kang
SED Project Officer
National Center for Science and Engineering Statistics
National Science Foundation

GRADUATION LIST TEMPLATE
Institution
ID

First
Name

Middle
Name

Last
Name

Grad
Month

Grad
Year

Degree
Type

Middle
Name

Last Graduation
Name
Date

Field of
Study

Email
Address

Address
Line 1

Address
Line 2

City

State

Zip
Code

Country

Phone

Advisor
Name

ADDRESS ROSTER TEMPLATE
SED
School
Reference ID Name

First
Name

Field of
Study

Email Phone
Address

Address
Line 1

Address
Line 2

City

State

ZIP Country
Code

Notes

MISSING INFORMATION ROSTER TEMPLATE
2022 SURVEY OF EARNED DOCTORATES - MISSING INFORMATION ROSTER
Please submit by
10/31/2022
to Survey of Earned Doctorates
Upload to ICAT
https://sedsurvey.org/Home/ICAT
Phone 1-877-256-8167
Email: [email protected]

CITIZENSHIP TYPE
1= U.S. Native
2= U.S. Naturalized
3= U.S. Citizen; Type Unknown
4= Non U.S. Perm Resident
5= Non U.S. Temp Visa Resident
6= Non U.S. Citizen; Status
Unknown

RACE CODE (Select one or more)
1= American Indian/Alaska Native
2= Native Hawaiian/Pacific Islander
3= Asian
4= Black/African American
5= White

HISPANIC CODE
1=No, not Hispanic
2=Yes, Mexican or Chicano
3=Yes, Puerto Rican
4= Yes, Cuban
5= Yes, other Hispanic or
Hispanic origin unknown

BACHELOR'S DEGREE INSTITUTION
U.S. Institution: Name/City or
Branch/State
Foreign Institution: Name/Country
No Bachelor's Degree: Indicate "No BA"

X = Information already received

SCHOOL
ID

SU_ID

STUDENT
NAME

DOCTORATE
AWARD
DATE

BIRTHDATE
MONTH

DAY

YEAR

SEX

CITIZENSHIP
COUNTRY
TYPE
(if 4-6)

RACE HISPANIC
CODE
CODE

BACHELOR'S DEGREE INSTITUTION
NAME

CITY

STATE/COUNTRY

BA
YEAR

DOCTORATE
FIELD OF
CIP
STUDY
CODE

POST DEGREE
LOCATION
IN U.S. or
OUTSIDE U.S.?