PTA - FrCop

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 14, 2009 
Page 1 of 7 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 

DHS WEB PORTALS 
This form is used to determine whether 
the DHS Web Portals Privacy Impact Assessment (PIA) covers the relevant portal. 
Many DHS operations and projects require collaboration and communication amongst affected 
stakeholders.  One method of effectuating such collaboration is the establishment of an online “portal” 
allowing authorized users to obtain, post and exchange information, access common resources, and 
generally communicate with similarly situated and interested individuals.  DHS has written the DHS 
Web Portals PIA to document these informational and collaboration‐based portals in operation at DHS 
and its Components, which collect, use, maintain, and share limited personally identifiable information 
about individuals who are “members” of the portal or who seek to gain access to the portal “potential 
members.” 
To determine whether your portal is covered please review the DHS Web Portals PIA, complete this 
form, and send it to your component Privacy Office.  If you do not have a component Privacy Office, 
please send the PTA to the DHS Privacy Office: 

Rebecca J. Richards 
Director of Privacy Compliance 
The Privacy Office 
U.S. Department of Homeland Security 
Washington, DC 20528 
Tel: 703‐235‐0780 
[email protected] 

Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form. If the DHS Privacy Office determines that 
your portal is covered, the name of your project to Appendix A of the Web Portals PIA.  If the Privacy 
Office determines that your portal is not covered, we will send you a copy of the Official Privacy Impact 
Assessment Guide and accompanying Template to complete and return. 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 14, 2009 
Page 2 of 7 
PRIVACY THRESHOLD ANALYSIS (PTA) 
Please complete this form and send it to the DHS Privacy Office. 
Upon receipt, the DHS Privacy Office will review this form  
and may request additional information. 
SUMMARY INFORMATION 

DATE submitted for review: July 20, 2009 
NAME of Project: First Responder Communities of Practice (FR CoP) 

Name of Component: Science and Technology 

Name of Project Manager: King Waters 

Email for Project Manager: [email protected]  

Phone number for Project Manger: 202‐254‐6766 

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 14, 2009 
Page 3 of 7 
SPECIFIC QUESTIONS 
1.

Describe the project and its purpose: 
DHS  S&T  Directorate‘s  First  Responder  Technologies  (R‐Tech)  program  is 
developing a secure web application to provide the nation’s First Responders with a 
platform  they  can  use  to  collaborate  on  important  issues  that  affect  the  safety  and 
security  of  the  nation.  The  First  Responders  Community  of  Practice  (FR  CoP) 
application  will  serve  federal,  state,  local  and  tribal  First  Responders  in  fostering 
information sharing, communication, collaboration and innovation.  The system will 
be owned by DHS S&T and hosted at a DHS data center. The system will be operated 
by S&T and S&T contractors, who will have access to system user registration data. 

2.

Status of Project: 
 This is a new development effort. 
 This an existing project. 
Date first developed:            
Date last updated:            

3.

What information about individuals could be collected, generated, or retained? 
 First and Last Name  

 Email Address 

 Phone Number 

 Business Affiliation 

 Mailing Address 

 Supervisor Information 

 Other:   
REQUIRED:  First Name, Last Name, E‐Mail, Discipline(s), Job Title, Primary Work Zip, Primary 
Work City, and Primary Work State. 
 REQUIRED FOR USERS WHO REQUIRE VETTING (See PTA #6):  Sponsor First Name, Sponsor 
Last Name, Sponsor Title, Sponsor E‐Mail, and Sponsor Organization Phone Number. 
OPTIONAL:  Organization Name, Retired (Y/N), Work Phone Number, Primary Work Zip 
Extension, Time Period With Organization, Profile Picture, Professional Bio (free text), 
Professional Certifications, Professional Associations, and Interests.  Also OPTIONAL and 
related to a users education:  School Name, Dates Attended, and Degree Obtained.  

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 14, 2009 
Page 4 of 7 
4.

What information is collected for security questions1? 
 Mothers Maiden Name 
 Social Security Number 
 Date of Birth 
 Other:    

5.

Is the information collected directly from the individuals seeking membership to the 
informational/collaboration‐based portal? 
 Yes. 
 No. Please describe the information source and collection method. 

6.

Please describe how individuals are verified during the portal registration process.  
 Email Supervisor 
 Phone Supervisor 
 Other: FR CoP users will fall in to four ʺvettingʺ categories when they register: 
1.  Users with existing/active FR CoP accounts will be authorized to invite colleagues/contacts 
relevant to the mission of FR CoP to join the system (after being asked to actively acknowledge 
that the individual they are inviting is indeed a First Responder).  No further vetting will be 
required for individuals who are invited by existing/active members.  NOTE:  The system will be 
developed to automatically record this relationship (who a user was invited by and who the user 
has invited). 
2.  Designated DHS personnel (approved by the FR CoP System Owner) will be authorized to 
invite individuals to register for FR CoP.   Designated Contractors will be permitted to 
recommend prospective users to the FR CoP System Owner for approval.   No further vetting 
will be required for individuals officially invited to register. 

1

The  Privacy  Office  encourages  Components  to  collect  non‐sensitive  PII  as  an  alternative  to  sensitive  PII  wherever  possible, 
including  for  registration  purposes.    If  your  Component  seeks  coverage  by  this  PIA  and  collects  sensitive  PII  for  registration 
purposes, please consult with the Privacy Office and provide justification for the collection of this information.  The Privacy Office 
will then determine whether the relevant portal may be covered by this PIA.

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 14, 2009 
Page 5 of 7 
3.  Prospective users who register for an FR CoP account using a .mil or .gov email address will 
be processed without further vetting if they acknowledge, via the registration form, that they are 
indeed a First Responder or regularly work with First Responders (making them a relevant FR 
CoP system stakeholder). 
4.  Prospective users who register without an explicit invitation (and therefor do not fall into any 
of the previous three categories) will be manually vetted by designated DHS personnel.  Data 
provided by the prospective user during the registration process (to include First and Last Name, 
E‐Mail, Discipline(s), Organization Name, Work Phone, Primary Work Zip, Primary Work State, 
Sponsor First and Last Name, Sponsor Title, Sponsor E‐mail, and Sponsor Organization Phone 
Number), will be used to confirm the First Responder affiliation of the requestor before granting 
access to the system.  
 No verification is performed. 
7.

Is the personally identifiable information exchanged on the portal limited to members’ contact 
information?  
 Yes. 
 No.   

8.

Is the personally identifiable information collected, used, or exchanged limited to the 
purpose(s) of facilitating registration, providing information to, and collaboration among 
authorized members? 
 Yes. 
 No.   

9.

Can web portal member routinely post commercial or publicly available data containing PII? 
 Yes. 
 No.   

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 14, 2009 
Page 6 of 7 
10.

Is an appropriate Privacy Act notice (e)(3) statement given to the potential member outlining 
the uses of personally identifiable information? 
 Yes. Please attach the (e)(3) statement. 
 No.   

11.

Has an Authority to Operate from the Chief Information Security Officer been granted to the 
portal or to the larger information technology system on which the portal resides?   
 No. 
  Yes.  Please  provide  the  date  of  the  ATO  and  indicate  the  determinations  for  each  of  the 
following: 
Confidentiality: 

Integrity: 

Availability: 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined 

 Low 

 Moderate 

 High 

 Undefined  

The Privacy Office
U.S. Department of Homeland Security
Washington, DC 20528
703-235-0780, [email protected]
www.dhs.gov/privacy

Privacy Threshold Analysis 
Version date: July 14, 2009 
Page 7 of 7 
PRIVACY THRESHOLD REVIEW 
(To be Completed by the DHS Privacy Office) 

DATE reviewed by the DHS Privacy Office: July 28, 2009 

NAME of the DHS Privacy Office Reviewer: Rebecca J. Richards 
DESIGNATION 
  This  is  NOT  a  Privacy  Sensitive  System  –  the  system  contains  no  Personally  Identifiable 
Information. 
 This IS a Privacy Sensitive System 
Category of System 
 IT System 
 National Security System 
 Legacy System 
 HR System 
 Rule 
 Other:            
Determination 
 PTA sufficient at this time 
 Privacy compliance documentation determination in progress 
 PIA is not required at this time 
 A PIA is required 

 System covered by existing PIA: DHS‐Wide Portals PIA 

 A new PIA is required.   
 A PIA Update is required.   
 A SORN is required  

 System covered by existing SORN: DHS/ALL‐004; DHS/ALL‐002 

 A new SORN is required. 
DHS PRIVACY OFFICE COMMENTS