USITC-Support Statement Part A

Supporting Statement for Paperwork Reduction Act Generic Information Collection 
Submissions for  
“Generic Clearance for the Collection of Qualitative Feedback on Agency Service Delivery” 

A. JUSTIFICATION 

1. Circumstances Making the Collection of Information Necessary 

Executive Order 12862 directs Federal agencies to provide service to the public that matches or exceeds 
the best service available in the private sector. In order to work continuously to ensure that our 
programs are effective and meet our customers’ needs, the U.S. International Trade Commission 
(hereafter “the Agency”) seeks to obtain OMB approval of a generic clearance to collect qualitative 
feedback on our service delivery.  By qualitative feedback we mean information that provides useful 
insights on perceptions and opinions, but are not statistical surveys that yield quantitative results that 
can be generalized to the population of study. 

This collection of information is necessary to enable the Agency to garner customer and stakeholder 
feedback in an efficient, timely manner, in accordance with our commitment to improving service 
delivery.  The information collected from our customers and stakeholders will help ensure that users 
have an effective, efficient, and satisfying experience with the Agency’s programs.  This feedback will 
provide insights into customer or stakeholder perceptions, experiences and expectations, provide an 
early warning of issues with service, or focus attention on areas where communication, training or 
changes in operations might improve delivery of products or services.  These collections will allow for 
ongoing, collaborative and actionable communications between the Agency and its customers and 
stakeholders.  It will also allow feedback to contribute directly to the improvement of program 
management.  

2. Purpose and Use of the Information Collection 

Improving agency programs requires ongoing assessment of service delivery, by which we mean 
systematic review of the operation of a program compared to a set of explicit or implicit standards, as a 
means of contributing to the continuous improvement of the program.  The Agency will collect, analyze, 
and interpret information gathered through this generic clearance to identify strengths and weaknesses 
of current services and make improvements in service delivery based on the feedback received.  The 
solicitation of feedback will target areas such as:  timeliness, appropriateness, accuracy of information, 
courtesy, efficiency of service delivery, and resolution of issues with service delivery.   Responses will be 
assessed to plan and inform efforts to improve or maintain the quality of service offered to the public.  If 
this information is not collected, vital feedback from customers and stakeholders on the Agency’s 
services will be unavailable. 

The Agency will only submit a collection for approval under this generic clearance if it meets the 
following conditions:    











Information gathered will be used only internally for general service improvement and program 
management purposes and is not intended for release outside of the agency (if released, 
procedures outlined in Question 16 wil be followed); 
Information gathered will not be used for the purpose of substantially informing influential 
policy decisions; 1 
Information gathered  will yield qualitative information; the collections will not be designed or 
expected to yield statistically reliable results or used as though the results are generalizable to 
the population of study ;   
The collections are voluntary; 
The collections are low‐burden for respondents (based on considerations of total burden hours, 
total number of respondents, or burden‐hours per respondent) and are low‐cost for both the 
respondents and the Federal Government; 
The collections are non‐controversial and do not raise issues of  concern to other Federal 
agencies;  
Any collection is targeted to the solicitation of opinions from respondents who have experience 
with the program or may have experience with the program in the near future; and 
With the exception of information needed to provide renumeration for participants of focus 
groups and cognitive laboratory studies, personally identifiable information (PII) is collected only 
to the extent necessary and is not retained.  

If these conditions are not met, the Agency will submit an information collection request to OMB for 
approval through the normal PRA process.   

To obtain approval for a collection that meets the conditions of this generic clearance, a standardized 
form will be submitted to OMB along with supporting documentation (e.g., a copy of the comment 
card).  The submission will have automatic approval, unless OMB identifies issues within 5 business days. 

The types of collections that this generic clearance covers include, but are not limited to: 







Customer comment cards/complaint forms; 
Small discussion groups; 
Focus Groups of customers, potential customers, delivery partners, or other stakeholders; 
Cognitive laboratory studies, such as those used to refine questions or assess usability of a 
website; 
Qualitative customer satisfaction surveys (e.g., post‐transaction surveys; opt‐out web surveys); 
and 
In‐person observation testing (e.g., website or software usability tests). 

The Agency has established a manager/managing entity to handle this generic clearance and will 
conduct an independent review of each information collection to ensure compliance with the terms of 
this clearance prior to submitting each collection to OMB.  

1

 As defined in OMB and agency Information Quality Guidelines, “influential” means that “an agency can 
reasonably determine that dissemination of the information will have or does have a clear and substantial impact 
on important public policies or important private sector decisions.” 

3. Consideration Given to Information Technology 

If appropriate, the Agency will collect information electronically and/or use online collaboration tools to 
reduce burden. 

4.  Duplication of Information 

No similar data are gathered or maintained by the Agency or are available from other sources known to 
the Agency. 

5.  Reducing the Burden on Small Entities 

Small business or other small entities may be involved in these efforts but the Agency will minimize the 
burden on them of information collections approved under this clearance by sampling, asking for readily 
available information, and using short, easy‐to‐complete information collection instruments.   

6. Consequences of Not Conducting Collection  

Without these types of feedback, the Agency will not have timely information to adjust its services to 
meet customer needs. 

7. Special Circumstances 

There are no special circumstances. The information collected will be voluntary and will not be used for 
statistical purposes. 

8. Consultations with Persons Outside the Agency 

In accordance with 5 CFR 1320.8(d), on December 22, 2010, a 60‐day notice for public comment was 
published in the Federal Register.  The Agency received no comments.  

9. Payment or Gift 

The Agency will not provide payment or other forms of remuneration to respondents of its various 
forms of collecting feedback.  Focus groups and cognitive laboratory studies are the exceptions. 

In the case of in‐person cognitive laboratory and usability studies, the Agency may provide stipends of 
up to $40. In the case of in‐person focus groups, the Agency may provide stipends of up to $75.  If  
respondents participate in these kinds of studies remotely, via phone, or Internet, any proposed stipend 
needs to be justified to OMB and must be considerably less than that provided to respondents in in‐
person studies, who have to travel to the agency or other facility to participate.  If such information 
collections include hard‐to‐reach groups and the agency plans to offer non‐standard stipends, the 

Agency will provide OMB with additional justifications in the request for clearance of these specific 
activities. 

10.  Confidentiality  

If a confidentiality pledge is deemed useful and feasible, the Agency will only include a pledge of 
confidentiality that is supported by authority established in statute or regulation, that is supported by 
disclosure and data security policies that are consistent with the pledge, and that does not unnecessarily 
impede sharing of data with other agencies for compatible confidential use.  If the agency includes a 
pledge of confidentiality, it will include a citation for the statute or regulation supporting the pledge. 

11. Sensitive Nature 

No questions will be asked that are of a personal or sensitive nature. 

12. Burden of Information Collection 

A variety of instruments and platforms will be used to collect information from respondents.  The annual 
burden hours requested (457) are based on the number of collections we expect to conduct over the 
requested period for this clearance.   

Type of Collection 

Feedback surveys (for 
Commission investigation 
processes) 

           Estimated Annual Reporting Burden 

No. of 
Annual Frequency 
Respondents 
per Response 

595

1

Hours per 
Response 

0.77 

Total Hours 

457

13. Costs to Respondents 

No costs are anticipated.   

14. Costs to Federal Government 

The anticipated costs to the Federal Government total approximately $18,720 annually.  These costs 
comprise:  

Personnel cost:   
=$12,420 
Operational cost:  
= $6,300 

15.

16.

17.

18.

The estimated personnel and operational costs cover survey development (design and field testing), 
distribution, and compilation.  

Personnel costs reflect 180 hours x $69.00/hour for Commission staff.  The hourly rate estimate for 
Commission staff reflects the FY 2010 average hourly rate for salaries plus benefits.  

Operational expenses consist of government contractor time (60 hours x $105/hour).  Other operational 
expenses are estimated to be minimal because the Commission anticipates using electronic distribution 
of these surveys. Moreover, the agency expects to use existing equipment to distribute and process the 
surveys.   

Reason for Change 

Not applicable.  This is a new request for a generic ICR. 

Tabulation of Results, Schedule, Analysis Plans 

Feedback collected under this generic clearance provides useful information, but it does not yield data 
that can be generalized to the overall population. Findings will be used for general service improvement, 
but are not for publication or other public release.   

Although the Agency does not intend to publish its findings, the Agency may receive requests to release 
the information (e.g., congressional inquiry, Freedom of Information Act requests).  The Agency will 
disseminate the findings when appropriate, strictly following the Agency's "Guidelines for Ensuring the 
Quality of Information Disseminated to the Public.", and will include specific discussion of the limitation 
of the qualitative results discussed above.  

Display of OMB Approval Date 

We are requesting no exemption. 

Exceptions to Certification for Paperwork Reduction Act Submissions 

These activities comply with the requirements in 5 CFR 1320.9.