FR Y-14Q Operational Risk Schedule - Quarterly

Quarterly Operational Loss Data Collection Schedule 

Table of Contents 

1.  Reporting Instructions…………………………………………. 

2 

4 

2.  Operational Loss Data Collection Schedule ………… 

3.  Internal Business Line………………………………………….  9 

4.  Unit‐of‐Measure…………………………………………………..  8 

5.  Threshold Information…………………………………………  8 

  Appendix A: Level 1 and Level 2 Event‐Types……….  10 

  Appendix B: Level 1 and Level 2 Business Lines……  11 

1

1. Reporting Instructions 

1. Each quarter, submit a data file of the institution's complete history of operational losses at and 
above the collection threshold(s) established by the institution.   An operational loss is defined as a 
financial loss (excluding insurance or tax effects) resulting from an operational loss event and 
includes all expenses associated with an operational loss event except for opportunity costs, forgone 
revenue, and costs related to risk management and control enhancements implemented to prevent 
future operational losses.  An operational loss event is defined as an event that results in loss and is 
associated with any of the seven operational loss event type categories (Level 1) identified and 
defined in Appendix A. 

2. The data file should contain all operational losses, with the exception of data on legal reserves, 
captured by the institution as of the respective reporting quarter end, starting from the point‐in‐
time at which the institution began capturing operational loss event data in a systematic manner.  
Data on legal reserves should not be included in the submission. 
3. Each loss event must contain a unique reference number.  A single operational loss event could have 
multiple transaction dates (e.g., several accounting or recovery dates) and/or could be assigned to 
multiple business lines.   In cases where the institution submits a single loss event that has multiple 
transactions and/or is assigned to multiple business lines, the same reference number must be used 
to link these individual records to the same event. 

4. The requirement for reporting a loss event is based on the event’s total loss amount, regardless of 
how the loss amount is distributed.  For example, if an institution’s collection threshold is $10,000 
and a single loss event of $12,000 was assigned evenly to three business lines (i.e., $4,000 each), 
then the event needs to be included in the institution’s submitted data file.  

5. Do not report separate, distinct operational loss events on an aggregated basis; for example, 
bundling separate loss events that fall below the institution’s established threshold into one loss 
event record. 

6. Foreign banking institutions should report operational losses that impact the institution’s U.S. 
operations in accordance with these reporting instructions. 

7. Ensure that the information provided for each descriptive element conforms to the reporting 
instructions in the Operational Loss Data Collection Schedule in Section 2. 

2

2. Operational Loss Data Collection Schedule 

Field 
Reference 

Format 
Field Name 

Description 

A 

Reference 
Number 

The unique institution‐established identifier assigned to 
each loss event.  The reference number should not 
include any white spaces, tabs, or special characters. 

B 

Capture 
Date 

C 

Occurrence 
Date 

D 

N: Numeric 
C: Character 
N

The date that the institution captured/recorded the loss 
Date 
event in its internal operational loss database.   The 
MM/DD/YYYY
Capture Date must be submitted in the following format: 
MM/DD/YYYY.  For example, “January 5, 2011, should be 
“01/05/2011”. 
The date that the operational loss event occurred or 
began.  The Occurrence must be submitted in the 
following format: MM/DD/YYYY.  For example, “January 
5, 2011, should be “01/05/2011”. 

Date 
MM/DD/YYYY 

Discovery Date  The date that the operational loss event was first 
discovered by the institution.  The loss event’s discovery 
date should not be earlier than its occurrence date. The 
Discovery Date must be submitted in the following 
format: MM/DD/YYYY.  For example, “January 5, 2011, 
should be “01/05/2011”. 

Date 
MM/DD/YYYY

E 

Accounting 
Date 

The date that the financial impact of the operational loss 
Date 
event was recorded on the institution's financial 
MM/DD/YYYY
statements.  The loss event’s accounting date should not 
be earlier than its occurrence date.  The Accounting Date 
must be submitted in the following format: 
MM/DD/YYYY.  For example, “January 5, 2011, should be 
“01/05/2011”. 

F 

Applicable 
Loss Data 
Collection 
Threshold 

The institution‐established loss data collection threshold 
that was applicable to the respective business 
line/function and in effect at the time the loss event was 
captured.   

3

N

Field 
Reference 
G 

Format 
Field Name 

Description 

Gross Loss 
Amount  
($USD) 

The total financial impact of the operational loss event 
before any recoveries and excluding insurance and/or 
tax effects.  The GLA should include all expenses 
associated with an operational loss event except for 
opportunity costs, forgone revenue, and costs related to 
risk management and control enhancements 
implemented to prevent future operational losses.  
Also,  the following types of events should not be 
included in the gross loss amount or the institution’s 
completed Schedule: 










Near Misses:  An operational risk event that did not 
result in an actual financial loss or gain to the 
institution. 
Timing Events:  An operational risk event that 
causes a temporary distortion of the institution’s 
financial statements in a particular financial 
reporting period but that can be fully corrected 
when later discovered  (e.g., revenue 
overstatement, accounting and mark‐to‐market 
errors). 
Credit Boundary Events:  Losses that are related to 
both operational risk and credit risk.  For example, 
where a loan defaults (credit risk) and the bank 
discovers that the collateral for the loan was not 
properly secured (operational risk).  [Exception: 
Retail credit card losses arising from non‐
contractual third‐party initiated fraud (for example, 
identity theft) should be treated as external fraud 
operational losses and should be included in the 
institution’s submission.] 
Forgone Revenues/Opportunity Costs:  Inability to 
collect potential future revenues due to 
operational risk related failures. 
Gains:  Situations where an operational risk related 
failure results in a financial gain for the institution.  

In addition, Gross Loss Amounts should: 






Be reported in units of one (not thousands), 
rounded to the nearest unit (for example, a one 
million dollar loss would be reported as 1,000,000).  
Be reported in $US dollars.  Losses amounts 
recorded in foreign currency amounts should be 
converted to $US dollars using a foreign exchange 
rate as of the accounting data associated with the 
respective loss.  
Not be reported as $0.00 or as a negative value. 

4

N: Numeric 
C: Character 
N

Field 
Reference 

Format 
Field Name 

Description 

H 

Recovery 
Amount  
($USD) 

I 

Basel  
Event‐Type 
Category: 
Level 1 

An independent occurrence, related to the original loss 
event, separate in time, in which funds or outflows of 
economic benefits are received from a third party, 
excluding funds received from insurance providers.  
Recovery Amounts: 
 Should not be included in the Gross Los Amount 
Column or netted into the gross loss amount. 
 Should have the same reference number as the 
associated loss event. 
 Should be reported in units of one (not thousands), 
rounded to the nearest unit (for example, a one 
million dollar loss would be reported as 1,000,000).  
 Should be reported in $US dollars.  Recoveries 
recorded in foreign currency amounts should be 
converted to $US dollars using a foreign exchange 
rate as of the accounting data associated with the 
respective recovery.      

All loss events reported by the institution must be 
mapped to one of the seven “Level 1 Event Types” in 
Appendix A.  This field must contain the respective Level 
1 Event‐Type code specified in Appendix A (i.e., ET1, ET2, 
ET3….ET7).   The exact code provided must be used (e.g., 
“ET1”) with no additional characters or spaces added. 

J 

Basel 
Event‐Type 
Category: 
Level 2 

If the institution categorizes loss events to the “Level 2 
Event‐Types” in Appendix A, use the Level 2 Event‐Type 
codes specified in Appendix B (i.e., ET11 – ET76).  If the 
institution does not map loss events to those Level 2 
Event‐Types, or cannot map a particular loss event to 
one of the Level 2 Event‐Types contained in Appendix A, 
then “ET00” should be inserted in this field.  The exact 
code provided must be used (e.g., “ET41”) with no 
additional characters or spaces added. 

N

K 

Basel  
Business Line 
Level 1 

All loss events reported by the institution must be 
mapped to one of the nine “Level 1 Business Lines” in 
Appendix B.  This field must contain the specific Level 1 
Business Line code identified in Appendix B (i.e., BL1, 
BL2, BL3….BL9) which corresponds to the Level 1 
Business Line. 

N

L 

Basel 
 Business Line 
Level 2 

If the institution categorizes loss events to the “Level 2 
Business Lines” (Column L) in Appendix B, use the Level 2 
Business Line codes specified in Appendix B (i.e., BL11 – 
BL81).    If the institution does not map loss events to 
those Level 2 Business Lines, then insert BL00 in the 
respective field(s) in this column. 

N

5

N: Numeric 
C: Character 
N

N

Field 
Reference 

Format 
Field Name 

Description 

M 

Internal 
Business Line 
or Corporate 
Function 

The institution‐specific business line (e.g., Equities) or 
corporate function (e.g., HR, Finance or Compliance) to 
which the operational loss event has been assigned.   
This field should contain a numeric code (i.e., 1, 2, 3…) 
with each unique internal business line mapped to a 
unique digit representing that business line/corporate 
function.  The institution should provide this mapping 
using the schedule provided in Table 3 (‘Internal 
Business Line’) of the attachment. 

N 

Acquired or 
Merged 
Entities 

If the loss event being reported originated from an 
acquired or merged entity, then include the name of the 
respective acquired or merged entity in this field.  If not, 
then insert “NA” (not applicable).  “Events originating 
from acquired or merged entities” refers to loss events 
that have a capture date prior to the acquisition/merger 
date.  This requirement should also apply to loss events 
originating from acquired or merged entities that have 
capture dates after the acquisition/merger date, if those 
losses have not yet been integrated into the business 
lines/functions of the merged entity. 

O 

Is Loss Event 
Included in the 
Institution’s 
Most Recently 
Reported 
Operational 
Risk Capital 
Estimate?  

P 

Unit of 
Measure 

Q 

Detailed 
Description of 
Loss Event  
(required for 
events > 
$250k) 

If the institution uses statistical model to estimate
operational risk capital, enter “Yes” or “No” depending 
on whether or not the respective loss event is included 
in the institution's most recently reported operational 
risk estimate.    

N: Numeric 
C: Character 
N

C

C
Y/N/NA 

If the institution does not estimate operational risk using 
a statistical model, enter "N/A" for this field. 
The Unit‐of‐Measure (UOM), established by the 
institution, to which the loss has been assigned for 
regulatory and/or economic capital calculation purposes.  
It is the level at which the BHC's quantification model 
generates a separate distribution for estimating 
potential operational losses (for example, organizational 
unit, operational loss event type, risk category, etc.).  
Some institutions estimate a unique loss distribution for 
each business line/event type combination while others 
may estimate scenario loss distributions that span 
multiple business lines or events types (for example, 
"Retail Banking/External Fraud").  The UOM field should 
contain a numeric code (i.e., 1, 2, 3….) that is mapped to 
a unique UOM.  The institution should provide this 
mapping using the schedule provided in Table 4 (‘Unit‐
of‐Measure’) of the attachment. 

N

For all operational loss events with gross loss amounts 
greater than or equal to $250 thousand, include a 
detailed description of the loss event.  Generally, the 
"short‐form" descriptions captured in an institutions' 
internal loss database should suffice. 

N

6

3. Internal Business Line  
Format 
Field Name 
Internal 
Business Line 
Code 
Internal 
Business Line 
Name 
Internal 
Business Line 
Description 

Description 
The unique numeric code assigned to the respective 
Internal Business Line by the institution. 

N: Numeric 
C: Character 
N 

The name of the Internal Business Line.

C 

Brief description of the Internal Business Line.

C 

4. Unit‐of‐Measure (UOM) 
Format 
Field Name 
UOM Code 
UOM Name 
UOM 
Description 

Description 
The unique numeric code assigned to the respective Unit‐
of‐Measure by the institution. 
The name of the Unit‐of‐Measure.
Additional details on Unit‐of‐Measure, as necessary.

7

N: Numeric 
C: Character 
N 
C 
C 

5. Threshold Information 
Format 

Field Name 

Description 

Collection 
Threshold(s) 
Applicable 
Internal 
Business 
Line(s) 
Effective 
Time Period 
of Collection 
Threshold 
(FROM) 
Effective 
Time Period 
of Collection 
Threshold 
(TO) 
Comments 

Identify all loss data collection thresholds used for the data 
reported. 
Identify the "Applicable Internal Business Line(s)" for which 
the threshold applies.  If the same threshold is used for all 
data reported, indicate "firmwide" in the Applicable 
Internal Business Line(s) field. 
For all collection thresholds applicable to the data
reported, identify the time period for which the respective 
threshold is/was in effect.   

For all collection thresholds applicable to the data 
reported, identify the time period for which the respective 
threshold is/was in effect.   

Use as necessary.

N: Numeric 
C: Character 
N 
C 

Date 
MM/DD/YYYY 

Date 
MM/DD/YYYY 

C 

8

Appendix A  
Level 1 and Level 2 Event‐Types
Level 1 Event-Type Categories

Level 2 Event-Type Categories

Code Name

Code Name

ET1

Internal Fraud

ET2

External Fraud

ET3

Employment Practices and Workplace
Safety

ET4

Clients, Products & Business Practices

ET5
ET6

Damage to Physical Assets
Business disruption and system failures

ET7

Execution, Delivery and Process
Management

ET11
ET12
ET21
ET22
ET31
ET32
ET33
ET41
ET42
ET43
ET44
ET45
ET51
ET61
ET71
ET72
ET73
ET74
ET75
ET76
ET00

Level 1 Event-Type Categories

Unauthorised Activity
Theft and Fraud
Theft and Fraud
Systems Security
Employee Relations
Safe Environment
Diversity & Discrimination
Suitability, Disclosure & Fiduciary
Improper Business or Market Practices
Product Flaws
Selection, Sponsorship & Exposure
Advisory Activities
Disasters and other events
Systems
Transaction, Capture, Execution and Maintenance
Monitoring and Reporting
Customer Intake and Documentation
Customer/Client Account Management
Trade Counterparties
Vendors & Suppliers
Not Applicable

Definition

Internal Fraud

Losses due to acts of a type intended to defraud, misappropriate property
or circumvent regulations, the law or company policy, excluding
diversity/discrimination events, which involves at least one internal party.

External Fraud

Losses due to acts of a type intended to defraud, misappropriate property
or circumvent the law, by a third party.

Employment Practices and Workplace Safety

Losses arising from acts inconsistent with employment, health or safety
laws or agreements, from payment of personal injury claims, or from
diversity/discrimination events.

Clients, Products & Business Practices

Losses arising from an unintentional or negligent failure to meet a
professional obligation to specific clients (including fiduciary and
suitability requirements), or from the nature or design of a product.

Damage to Physical Assets

Losses arising from loss or damage to physical assets from a natural
disaster or other events.

Business disruption and system failures

Losses arising from disruption of business or system failures.

Execution, Delivery and Process
Management

Losses from failed transaction processing or process management, from
relations with trade counterparties and vendors.

9

Appendix B 
Level 1 and Level 2 Business Lines 
Level 1 Business Lines
Code
BL1

BL2

BL3

Name
Corporate Finance

Trading & Sales

Retail Banking

Level 2 Business Lines
Code

Name

BL11

Corporate Finance

BL12

Municipal/Government
Finance

BL13

Merchant Banking

BL14

Advisory Services

BL21

Sales

BL22

Market Making

BL23

Proprietary Positions

BL24

Treasury

BL31

Retail Banking

BL32

Private Banking

BL33

Card Services

Activity Groups
Mergers and acquisitions, underwriting,
privatisations, securitization, research, debt
(government, high yield), equity,
syndications, IPO, secondary private
placements

Fixed income, equity, foreign exchanges,
commodities, credit, funding, own position
securities, lending and repos, brokerage,
debt, prime brokerage

Retail lending and deposits, banking
services, trust and estates
Private lending and deposits, banking
services, trust and estates, investment advice
Merchant/commercial/corporate cards,
private labels and retail
Project finance, real estate, export finance,
trade finance, factoring, leasing, lending,
guarantees, bills of exchange

BL4

Commercial Banking

BL41

Commercial Banking

BL5

Payment and Settlement

BL51

External Clients

Payments and collections, funds transfer,
clearing and settlement

BL6

Agency Services

BL61

Custody

Escrow, depository receipts, securities
lending (customers) corporate actions

BL62

Corporate Agency

Issuer and paying agents

BL63

Corporate Trust

BL71

Discretionary Fund
Management

Pooled, segregated, retail, institutional,
closed, open, private equity

BL72

Non-Discretionary Fund
Management

Pooled, segregated, retail, institutional,
closed, open

BL81

Retail Brokerage

Execution and full service

BL00

Not Applicable

BL7

BL8

BL9

Asset Management

Retail Brokerage

Corporate Level – NonBusiness Line Specific

Losses originating from a corporate/firm-wide function that cannot be linked to a specific
business line.

10