Invitation and Reminder Letters

EMAIL INVITATION [TO BE SENT THE DAY THE SURVEY IS DEPLOYED] 
Dear NIH Research Scientist:  
NIH is conducting a survey of scientists to gather information about NIH peer review.   The objectives of this 
survey are to better understand investigators’ interests in serving as a peer reviewer and to help define 
appropriate expectations for reviewer commitments. The information may be used to further improve the peer 
review process. 
You were randomly selected to participate in this survey from a pool of scientists who have applied for research 
grant funding in the past five years.  We are interested in the opinions of potential reviewers with different 
levels of research and peer review experience. Even if you have limited experience reviewing research grant 
applications, your opinions are very important to us.  
I ask that you take a few moments to share with us your experiences, and complete the questionnaire at the link 
below.  To access the survey, click the link below, or copy and paste it into your browser. 
 [ENTER UNIQUE URL] 
This link provides access to your personal copy of the survey. To protect your privacy under the Privacy Act, and 
the integrity of the survey, please do not forward this link to anyone else. Should you need to stop in the 
middle of your survey and return at a later time to complete it, this link will return you to the last question that 
you answered.  
The survey is anonymous and takes about 15 minutes to complete. You are being asked for your opinions, and 
you may skip any questions you do not wish to answer.  
RTI International, an independent, not‐for‐profit research firm based in Research Triangle Park, North Carolina, 
is carrying out this study in collaboration with the NIH Office of Extramural Research (OER). If you have any 
questions regarding this project, please feel free to call ____ of RTI toll free at 1‐800‐334‐8571 ext. ____ (NIH‐
[email protected]) or Luci Roberts in OER at (301) 594‐1841.   
Again, thank you for your commitment to peer review at the NIH. Ongoing evaluation helps to ensure that the 
NIH peer review process is as rigorous, efficient and effective as possible. I hope you will take the time to share 
your opinions and help to improve NIH peer review. 
Sincerely,  

Sally J. Rockey, Ph.D.
NIH Deputy Director for Extramural Research
OD/NIH/DHHS
One Center Drive 
Building 1, Room 144
Bethesda, MD 20892

REMINDER EMAIL #1 
A. FOR THOSE WHO HAVE STARTED BUT NOT COMPLETED THE SURVEY 
Dear NIH Research Scientist:  

Recently we sent you an invitation to participate in a survey to gather information about NIH peer review.  The 
objectives of this survey are to better understand investigators’ interests in serving as a peer reviewer and to 
help define appropriate expectations for reviewer commitments. The information may be used to further 
improve the peer review process.  
Because you have applied for research grant funding in the past five years, your  opinions are very important to 
us.  
We see that you’ve started the survey but were unable to finish. You can complete the questionnaire at [ENTER 
UNIQUE URL]. Once you click on the link you will be taken to the last question that you answered.  
If you have questions about the survey or need assistance accessing the website, please feel free to contact ___ 
of RTI toll free at 1‐800‐334‐8571 ext. ___ or by email at NIH‐[email protected].  
Thank you for your time. 
B. FOR THOSE WHO HAVE NOT YET STARTED THE SURVEY  
Dear NIH Research Scientist:  

Recently we sent you an invitation to participate in a survey to gather information about NIH peer review.  The 
objectives of this survey are to better understand investigators’ interests in serving as a peer reviewer and to 
help define appropriate expectations for reviewer commitments. The information may be used to further 
improve the peer review process.  
We’ve yet to hear from you and your insight is very important to us.  To access the survey, click the link below, 
or copy and paste it into your browser 
 [ENTER UNIQUE URL] 
This link provides access to your personal copy of the survey. To protect your privacy under the Privacy Act, and 
the integrity of the survey, please do not forward this link to anyone else. Should you need to stop in the 
middle of your survey and return at a later time to complete it, this link will return you to the last question that 
you answered.  
If you have questions about the survey or need assistance accessing the website, please feel free to contact ___ 
of RTI toll free at 1‐800‐334‐8571 ext. ___ or by email at NIH‐[email protected].  
Thank you for your time. 

REMINDER EMAIL #2 
A. FOR THOSE WHO HAVE STARTED BUT NOT COMPLETED THE SURVEY 
Dear NIH Research Scientist:  
Thank you for beginning the survey on the preferences of prospective and current NIH peer reviewers.  Your 
insight into the peer review process is very important!  
We see that you’ve started the survey but were unable to finish. You can complete the questionnaire at [ENTER 
UNIQUE URL]. Once you click on the link, you will be taken to the last question that you answered.  
We hope that you will be able to complete your survey soon. Please don’t forget that the survey will only remain 
open until ____ 2014.  
If you have questions about the survey or need assistance accessing the website, please feel free to contact ___ 
of RTI toll free at 1‐800‐334‐8571 ext. ___ or by email at NIH‐[email protected].  
Thank you for your time. 
B. FOR THOSE WHO HAVE NOT YET STARTED THE SURVEY  
Dear NIH Research Scientist:  
Recently, we sent you an e‐mail invitation to participate in a survey about NIH peer review.  The objectives of 
this survey are to better understand investigators’ interests in serving as a peer reviewer and to help define 
appropriate expectations for reviewer commitments.  
If you have not had a chance to complete the survey, we would greatly appreciate your participation. Your 
insight into the peer review process is very important!  This is an anonymous survey and should take about __ 
minutes to complete. This survey will end on ____ 2014.  
To access the survey, click the link below, or copy and paste it into your browser 
 [ENTER UNIQUE URL] 
This link provides access to your personal copy of the survey. To protect your privacy under the Privacy Act, and 
the integrity of the survey, please do not forward this link to anyone else. Should you need to stop in the 
middle of your survey and return at a later time to complete it, this link will return you to the last question that 
you answered.  
If you have questions about the survey or need assistance accessing the website, please feel free to contact ___ 
of RTI toll free at 1‐800‐334‐8571 ext. ___ or by email at NIH‐[email protected].  
Thank you for your time. 

REMINDER EMAIL #3 
A. FOR THOSE WHO HAVE STARTED BUT NOT COMPLETED THE SURVEY 
Dear NIH Research Scientist:  
Thank you for beginning the survey on the NIH peer review process.  This is a friendly reminder that the survey 
will end on ____ 2014, and your opinions about peer review are very important! 
You can complete the questionnaire at [ENTER UNIQUE URL]. Once you click on the link you will be taken to the 
last question that you answered. You will have until ____ 2014 to complete the survey. 
If you have questions about the survey or need assistance accessing the website, please feel free to contact ___ 
of RTI toll free at 1‐800‐334‐8571 ext. ___ or by email at NIH‐[email protected]  
Thank you for your time. 
B. FOR THOSE WHO HAVE NOT YET STARTED THE SURVEY  
Dear NIH Research Scientist:  
Recently, we sent you an e‐mail invitation to participate in a survey on peer review.  The objectives of this 
survey are to better understand investigators’ interests in serving as a peer reviewer and to help define 
appropriate expectations for reviewer commitments.  
If you have not had a chance to complete the survey, this is the last reminder you will receive.  Your 
participation in this project is critical to its success. The survey is anonymous and should take about __ minutes 
to complete.  
This survey will end on ____ 2014. We would greatly appreciate if you could complete the survey by then.   
To access the survey, click the link below, or copy and paste it into your browser 
 [ENTER UNIQUE URL] 
This link provides access to your personal copy of the survey. To protect your privacy under the Privacy Act, and 
the integrity of the survey, please do not forward this link to anyone else. Should you need to stop in the 
middle of your survey and return at a later time to complete it, this link will return you to the last question that 
you answered.  
If you have questions about the survey or need assistance accessing the website, please feel free to contact ___ 
of RTI toll free at 1‐800‐334‐8571 ext. ___ or by email at NIH‐[email protected].  
Thank you for your time.